LIITE 2 HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 1. TIETOA HANKINTAYKSIKÖSTÄ... 2 2. HANKINNAN TAUSTA... 2 3. NYKYTILAN KUVAUS... 2 Käytetyt käsitteet... 2 Tilastointiprosessin vaiheet... 3 Tilastointiprosessin ja nykyisen verkkosovelluksen kuvaus vaiheittain... 4 Vaihe 1: Kyselyn luominen ja avaaminen (joulukuu tammikuu)... 4 Vaihe 2: Kyselyyn vastaaminen (tammikuu maaliskuu)... 4 Vaihe 3: Tietojen käsittely ja tarkistaminen (huhtikuu toukokuu)... 5 Vaihe 4: Tietojen analysointi (kesäkuu elokuu)... 6 Vaihe 5: Tietojen julkistaminen (syyskuu marraskuu)... 7 4. TAVOITETILAN KUVAUS... 8 Esimerkkejä muista tilastopalveluista... 8 5. PROJEKTIN ALUSTAVA AIKATAULU... 8 6. TYÖSKENTELYPROSESSI... 9 Sivu 1 / 9
1. TIETOA HANKINTAYKSIKÖSTÄ Museovirasto on aineellisen kulttuuriperinnön ja kulttuuriympäristön asiantuntija, palvelujen tuottaja, toimialansa kehittäjä ja viranomainen. Se kartuttaa, hoitaa ja esittelee kulttuurihistoriallista kansallisomaisuutta, tallentaa, tuottaa ja välittää tietoa. Museoviraston Kehittämispalvelut -yksikkö vastaa mm. Suomen museoalan yleisestä kehittämisestä, museoiden alueellisen toiminnan sopimusohjauksesta, valtionavustusten jakamisesta ja museotilaston ylläpidosta. Lisätietoa löydät Museoviraston verkkosivuilta: http://www.nba.fi/. 2. HANKINNAN TAUSTA Museovirasto on vuodesta 1975 lähtien koonnut suomalaiseen museotoimintaan liittyvää tilastotietoa. Vuodesta 1989 näiden lähinnä museoiden henkilöstöä ja taloutta koskevien tilastokyselyiden lähtökohtana on ollut museoiden valtionosuusjärjestelmän käyttöönotto ja siihen liittyvä tiedontarve. Nykyisin tilastokysely kattaa valtionosuutta saavat ns. vos-museot sekä päätoimisesti ja ammatillisesti hoidetut valtion museot, yliopistolliset museot ja muut nämä kriteerit täyttävät kunnalliset ja yksityiset museot (v. 2013 vastaajia oli 154 museota). Tiedot on kerätty Museotilasto-verkkosovelluksella vuodesta 2008 alkaen. Nykyinen verkkosovellus löytyy osoitteesta: http://www.museotilasto.fi/. Sovellus on toteutettu perustuen Page Express -sisällönhallintajärjestelmään. Sivusto on sekä suomen- että ruotsinkielinen. Vuosittaisessa kyselyssä on n. 100 kysymystä sisältäen valinta-, monivalinta- ja avoimia kysymyksiä. Kysymykset pyritään pitämään vuodesta toiseen valtaosin samoina vertailukelpoisuuden vuoksi (ks. Liite 4 Museotilastokysely 2013). Kyselyn vastaus vaiheessa kaikki museot saattavat syöttää tietojaan järjestelmään yhtäaikaisesti. Museotilasto julkaistaan vuosittain sekä painettuna että verkkoversiona Museoviraston verkkosivuilla (ks. Liite 4, Museotilasto 2012). Tilastojulkaisu koostuu tekstiosuudesta sekä taulukoista, joissa museokohtaisesti esitetään taloutta ja henkilökuntaa, toimintaa sekä käyntimääriä kuvaavat tiedot. Tietoja kerätään mm. museoita ja niiden sidosryhmiä varten sekä viranomaiskäyttöön. Kuka tahansa verkon käyttäjä voi käyttää Museotilaston tietoja. Museotilasto-verkkosovelluksen avulla toteutetaan myös erillisiä kyselyitä tarpeen mukaan. Tällaisesta esimerkki on Paikallismuseo-kysely, joka toteutetaan 5 vuoden välein ja jolla on enintään 1000 vastaajaa. Museotilastoa on kehitetty vuonna 2013 projektissa, jonka tavoitteena on vastata entistä enemmän mm. museoiden ja opetus- ja kulttuuriministeriön muuttuneisiin tarpeisiin tilastoitavista asioista. Projektissa huomiota on kiinnitetty erityisesti kysymysten sisältöön ja ohjeistukseen. Projektin yhteydessä havaittiin, että nykyinen Museotilasto-verkkosovellus ei enää vastaa tämän hetken tarpeisiin. 3. NYKYTILAN KUVAUS Käytetyt käsitteet Käytetty termi Selite Sivu 2 / 9
Ylläpitäjä Vastaaja Käyttäjä Kyselysovellus Tietokanta Museotilastoverkkosivusto Museotilastoverkkopalvelu Museovirasto Museo Tiedon hyödyntäjä Sovellus, jossa vastaajat täyttävät tiedot Kaikille avoin verkkosivusto osoitteessa www.museotilasto.fi/ Tietokanta, jossa museotilaston data säilytetään Hankinnan kohteena oleva kokonaisuus, joka sisältää yllä määritellyt osat, ks kaavio alla. Kuva 1: viitteellinen kuva Museotilasto-verkkopalvelun arkkitehtuurista Tilastointiprosessin vaiheet Tilastointiprosessi voidaan jakaa seuraaviin, vuosittain toistuviin vaiheisiin, jotka koskevat ensisijaisesti mainittuja käyttäjäryhmiä: Vaihe 1: Kyselyn luominen ja avaaminen (joulukuu tammikuu) - Ylläpitäjä Vaihe 2: Kyselyyn vastaaminen (tammikuu maaliskuu) - vastaaja Vaihe 3: Tietojen käsittely ja tarkistaminen (huhtikuu toukokuu) - ylläpitäjä Vaihe 4: Tietojen analysointi (kesäkuu elokuu) - ylläpitäjä Vaihe 5: Tietojen julkistaminen (syyskuu marraskuu) - käyttäjä Vuosittain toistuvan tilastointiprosessin lisäksi Museotilaston tietoja käytetään jatkuvasti verkkosivuston kautta. Sivu 3 / 9
Tilastointiprosessin ja nykyisen verkkosovelluksen kuvaus vaiheittain Vaihe 1: Kyselyn luominen ja avaaminen (joulukuu tammikuu) Tilastointiprosessi Nykyinen verkkosovellus Kehitettävää Museovirasto luo uuden kyselyn vuosittain vuoden vaihteessa. Ylläpitäjä luo verkkosovelluksessa uuden kyselyn kopioimalla edellisen vuoden kyselyn ja muokkaamalla sitä tarpeen mukaan. Ylläpitäjän tulisi voida muokata kyselyä visuaalisesti. Verkkosovelluksessa tulisi olla useampia kysymystyyppivaihtoehtoja Vaati mus (ks. liite 3) V25 V19 Kysymykset linkitetään vanhoihin kysymyksiin (kysymyksillä oma koodi) tietojen vertailtavuuden säilyttämiseksi. Museovirasto tarkistaa vuosittaisen vastaajajoukon. Museovirasto lähettää vastaajille tammikuussa ennen kyselyn avaamista postitse kirjeen, joka sisältää Museotilastokysymykset ja vastausohjeet. Kirjeen mukana on myös verkkosovelluksen käyttäjätunnus. Ylläpitäjä tarkistaa, että vastaajien käyttäjätunnukset ovat ajan tasalla. Tarvittaessa muokataan vanhoja ja luodaan uusia käyttäjätunnuksia. Ylläpitäjä linkittää kyselyyn vastaajat, joilla on omat käyttäjätunnukset. Ylläpitäjä avaa kyselyn vastaajille täytettäväksi. Vastaajien perustietojen muokkaamisen ei tulisi vaikuttaa aikaisempien vuosien tietoihin. Ylläpitäjän tulisi saada lista kyselyyn linkitetyistä vastaajista ja heidän käyttäjätunnuksistaan. V13 Vaihe 2: Kyselyyn vastaaminen (tammikuu maaliskuu) Prosessi Nykyinen verkkosovellus Kehitettävää Vaat imus Kysely on avoinna vastaajille tammikuusta maalis-huhtikuun vaihteeseen saakka. Vastaajat kirjautuvat sovellukseen omilla käyttäjätunnuksillaan ja täyttävät vastauksensa verkkosovellukseen, josta ne tallentuvat tietokantaan. Nykyisessä sovelluksessa vastaaja voi edetä kyselyssä ainoastaan sivusta seuraavalle tai edelliselle sivulle. Sovelluksessa tulisi kuitenkin voida siirtyä esimerkiksi suoraan ensimmäiseltä sivulta viimeiselle sivulle. Kyselyn rakenne ja vaihe olisi hyvä olla näkyvissä vastaajalle vastausvaiheessa. V28 V27 Vastaajan tulisi pystyä tulostamaan verkkosovelluksesta kysymyksiä ohjeineen kokonaisuudessaan (muuten kuin kopioimalla kyselyn sivu sivulta). V26 Sivu 4 / 9
Ennen varsinaiseen kyselyyn vastaamista museot tarkistavat omat perustietonsa. Vastaukset koostuvat sekä museoiden kirjaamista luvuista että museon antamien lukujen summista. Aloittaessaan kyselyyn vastaamisen vastaaja ohjautuu perustietosivulle, jonka tiedot on tallennettu käyttäjätietoihin. Tässä vaiheessa vastaaja voi muokata perustietojaan (esim. yhteystiedot, maakunta, museoryhmä, omistusmuoto ja museokohteet). Ylläpitäjä voi luoda kyselyyn Järjestelmä laskee toiminnalla varustettuja kysymyksiä. Tämä tarkoittaa sitä, että verkkosovellus laskee aikaisemmissa kysymyksissä annettujen vastausten summan. Kysymyskohtaiset ohjeet tulisi olla helposti saatavissa. Vastaajan tulisi voida muokata perustietojaan kyselyn ollessa kesken. Nykyisessä sovelluksessa ongelmana on, että Järjestelmä laskee toiminnolla varustetut kysymykset eivät välttämättä toimi (riippuu todennäköisesti vastaajan selaimesta). Vastaajilla ei myöskään tulisi olla mahdollisuutta syöttää Järjestelmä laskee toiminnolla varustettuihin kysymyksiin vastauksia. V31 V16 V20 Suurin osa museoista vastaavat kyselyyn useassa osassa. Osa tiedoista tarvitaan jo helmikuussa (käyntiluvut), kun taas osa tiedoista on saatavilla vasta myöhemmin keväällä (osa taloustiedoista). Museovirasto muistuttaa museoita vastaamisesta noin puolivälissä. Museovirasto seuraa vastausten saapumista ja ottaa yhteyttä niihin museoihin, jotka eivät ole määräaikaan mennessä vastanneet tai joiden vastauksissa on tarkistettavaa. Vastaaja voi täyttää tiedot osissa tallentamalla ja keskeyttämällä kysely. Vastaaja merkitsee vastauksen valmiiksi ja lähettää ne ylläpitäjälle. Tämän jälkeen vastaaja ei pääse enää muokkaamaan vastauksiaan verkkosovelluksessa. Vastaajat saavat halutessaan yhteenvedon vastauksistaan Exceltiedostona. Ylläpitäjän tulisi voida erottaa Järjestelmä laskee kysymykset visuaalisesti muista kysymyksistä nykyistä selkeämmin. Muistutusviestiä olisi hyvä voida automatisoida niin, että verkkosovellus lähettäisi sen tiettynä ajankohtana. Vastausten yhteenvedossa eivät näy vastaajan edellisten vuosien vastaukset. Vertailu helpottaisi vastaajaa tietojen tarkistuksessa. Olisi myös hyvä, että yhteenvedossa näkyisivät mahdolliset ristiriitaisuudet tiettyjen vastausten välillä. V29, V30 V23, V24 V34 V35 Vaihe 3: Tietojen käsittely ja tarkistaminen (huhtikuu toukokuu) Prosessi Nykyinen verkkosovellus Kehitettävää Vaat imus Kun vastaukset on merkitty valmiiksi, Ylläpitäjä hakee vastaukset Nykyisin vastausten vertailu täytyy tehdä manuaalisesti sovelluksen ulkopuolella. Olisi V38 Sivu 5 / 9
Museovirasto tarkistaa kaikkien museoiden vastaukset vertaamalla niitä edellisen vuoden vastauksiin. Mikäli vastauksissa on puutteita tai epäselvyyksiä, Museovirasto ottaa yhteyttä vastaajamuseoon puhelimitse, sähköpostitse tai sovelluksen kautta. Museot korjaavat, täydentävät ja muokkaavat vastauksiaan tarpeen mukaan. verkkosovelluksesta ja yhdistää vastaajan edellisen vuoden vastaukset Excelissä. Verkkosovelluksen kautta ylläpitäjän on mahdollista ottaa yhteyttä vastaajiin (esim. täydennyspyynnöt). Tarvittaessa ylläpitäjä voi avata kyselyn uudelleen vastaajalle muokattavaksi. Vastaaja muokkaa vastauksiaan sovellukseen tai vaihtoehtoisesti antaa tiedot ylläpitäjälle, joka täydentää ne verkkosovellukseen. kuitenkin hyvä, jos vertailu olisi mahdollista tehdä sovelluksessa. V23 Kun kaikki vastaukset ovat tarkistettu ja merkitty valmiiksi, alkaa tietojen analysointivaihe. Lopuksi vastaaja tai ylläpitäjä merkitsee kyselyn uudelleen valmiiksi. Vaihe 4: Tietojen analysointi (kesäkuu elokuu) Prosessi Nykyinen verkkosovellus Kehitettävää Vaat imus Museovirasto koostaa ja muokkaa vastauksista erilaisia yhteenvetotaulukoita. Yhteenvetotaulukoihin poimitaan tietoja suoraan sovelluksesta ja osan Museovirasto laskee sovelluksen tietojen pohjalta. Tiedot yhteenvetotaulukoita varten haetaan verkkosovelluksesta. Sovelluksesta voi ladata haluamiensa kysymysten vastaukset. Tietojen latausvaiheessa tietoja voidaan myös suodattaa perustietolomakkeen tietojen perusteella, kuten esimerkiksi kunnan, maakunnan, läänin, museon omistusmuodon tai museoryhmän mukaan. Tiedot Yhteenvetotaulukoiden koostamista ja muokkaamista varten joudutaan käyttämään paljon työaikaa, sillä sovellus ei anna taulukoita valmiina. Esimerkiksi museokohteiden kävijämääriä ja aukioloaikoja koskeva taulukko joudutaan koostamaan käsin. Vastaajan kaikkien museokohteiden kävijämäärät ovat sovelluksesta saatavassa Excel-taulukossa yhdessä solussa, ja tietojen siirtäminen käsin paikasta toiseen lisää lyöntivirheriskiä ja vie paljon työaikaa (Liite 4, Museotilasto 2012, Taulukko 4, s. 36 43). Ladattaessa tietoja Exceliin verkkosovelluksen tulisi tehdä ero sen välillä, onko vastaaja vastannut 0 vai jättänyt kentän tyhjäksi. V39, V40, V41 Sivu 6 / 9
saadaan Excelmuodossa. Museovirasto analysoi tiedot, luo taulukoita ja kuvioita aineiston pohjalta ja toimittaa vuosittaisen tilastojulkaisun. V42 Vaihe 5: Tietojen julkistaminen (syyskuu marraskuu) Prosessi Nykyinen verkkosovellus Kehitettävää Vaat imus Julkaisu menee painoon loppukesästä. Painettuja julkaisuja jaetaan vastaajamuseoille sekä sidosryhmille. Toimitettu julkaisu ja siihen liittyvät taulukot julkaistaan alkusyksystä Museotilastoverkkosivustolla. Museoiden vuosittaiset vastaukset ovat kaikkien hyödynnettävissä. Museovirasto vastaa vuoden aikana erilaisiin tietopyyntöihin koskien Museotilaston aineistoa. Esimerkiksi Tilastokeskukselle ja median edustajille toimitetaan tietoja vuosittain. Ylläpitäjä vie valmiin tilastojulkaisun (pdftiedosto) sekä yhteenvetotaulukot (Excel-tiedostot) Museotilastoverkkosivustolle, josta ne ovat kaikkien ladattavissa (fi ja se). Ylläpitäjä avaa verkkosovelluksessa vuosittaisen tilaston tietokannan avoimeksi. Avattujen tietojen tarkastelu on mahdollista kaikille Museotilastoverkkosivustolla ilman käyttäjätunnusta tai salasanaa. Tietoja voidaan suodattaa perustietolomakkeen tietojen perusteella. Lisäksi tietoja voidaan vertailla kahden vuoden välillä. Tiedot voidaan ladata myös Exceltiedostona. Ylläpitäjä hakee tiedot verkkosovelluksesta ja koostaa niiden pohjalta yhteenvetoja tarpeiden mukaan. Tämän hetkinen verkkosivusto ei vastaa visuaalisesti, rakenteellisesti tai toiminnallisesti käyttäjien tarpeita. Tietojen hakuominaisuudet ovat rajalliset. Verkkosovellus ei esimerkiksi salli vertailuja useampien vuosien aineistoista tai useamman kysymyksen tietojen tarkastelua yhtäaikaisesti. Tällä hetkellä käyttäjät eivät myöskään pysty lataamaan koko vuoden tilastotietoja yhteen Excel-dokumenttiin. Verkkosivusto ei houkuta tiedon käyttäjiä hakemaan itse tarvitsemiaan tietoja. V49 V50, V46, V47, V48 Sivu 7 / 9
4. TAVOITETILAN KUVAUS Museotilasto-verkkosovelluksen uusimisen tärkeimpänä tavoitteena on museotilaston tietojen käytettävyyden ja saavutettavuuden parantaminen sekä tilastointiprosessin helpottaminen sekä ylläpitäjän että vastaajien näkökulmasta. Tietojen käytettävyyden parantaminen o Tavoitteena on, että uudistetun Museotilasto-verkkopalvelun käyttö on nykyistä helpompaa ja intuitiivisempaa. Tietojen käytön lisääminen o Tavoitteena on, että Museotilasto-verkkopalvelun tietoja hyödynnetään nykyistä enemmän. Tilastointiprosessin tehostaminen o Tavoitteena on, että Museotilaston täyttämiseen museoissa ja tuon prosessin tukemiseen Museovirastossa käytetty aika vähenee uudistetun palvelun myötä. Esimerkkejä muista tilastopalveluista Esimerkiksi kirjastoalan tilastopalveluissa on ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, joita Museovirasto pitää hyvinä ja toimivina ja joita toivotaan otettavan huomioon myös Museotilasto-verkkopalveluissa: o o Tieteellisten kirjastojen tilastotietokannassa (https://yhteistilasto.lib.helsinki.fi/) hyvää on: käyttöliittymän selkeys kirjastosektorin/yksittäisen kirjaston valinnan helppous sekä vuosittaisen vertailun helppous Suomen yleisten kirjastojen tilastoissa (http://tilastot.kirjastot.fi/) hyvää on: käyttöliittymän selkeys perustilasto- ja tilastohaku-sivun ominaisuudet: ajallinen, alueellinen ja sisällöllinen ulottuvuus 5. PROJEKTIN ALUSTAVA AIKATAULU Tarjouspyyntö Hilmassa: huhtikuu 2014 Tarjoukset Museovirastoon: huhtikuu 2014 Toimittajan valinta: toukokuu 2014 Projektin aloitus: kesäkuu 2014 Toteutusprojekti ja testaus: kesä-marraskuu 2014 Toimitus hyväksytty: marraskuu 2014 Museot alkavat syöttää tietoja Museotilastoon: tammikuu 2015 Ylläpitokausi 3 vuotta. Ylläpitokausi alkaa siitä, kun hankintayksikkö on kirjallisesti hyväksynyt verkkosovelluksen ja vahvistanut takuuajan alkamisen. Tarjoajan tulee esittää projektisuunnitelmassa (tarjouksen liite 3.2.) aikataulu hankkeelle. Joka tapauksessa Museotilasto-verkkopalvelun tulee olla valmis marraskuussa 2014. Sivu 8 / 9
6. TYÖSKENTELYPROSESSI Tarjoaja liittää tarjouspyynnön liitteeksi projektisuunnitelman, joka tarkennetaan tilaajan kanssa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Projektissa käytetään soveltuvissa vaiheissa (esimerkiksi julkisen verkkosivuston käyttöliittymäsuunnittelu) iteratiivista työskentelytapaa, jolloin tilaajalla on mahdollisuus osallistua kommentoimalla ohjelmistokehitykseen. Työ organisoidaan projektiksi siten, että tilaajalla ja toimittajalla on omat projektipäällikkönsä. Projektin toteuttamiseksi perustetaan tilaajan ja toimittajan yhteinen projektiryhmä. Kokonaisvastuu projektin hallinnasta ja sen kaikista osa-alueista on toimittajan projektipäälliköllä. Sivu 9 / 9