TOTEUTA OMA ROHKEA STRATEGIA. Miten saat erinomaisia tuloksia rennosti Viisi päivässä - sovelluksen avulla.

TOTEUTA OMA ROHKEA STRATEGIA Miten saat erinomaisia tuloksia rennosti Viisi päivässä - sovelluksen avulla. Torfinn Slåen Innomieli Oy +358 400 442 404 torfinn.slaen@tuloskunnossa.fi 20130727

Oppaan rakenne... 2 Rohkea strategia... 3 Rohkean strategian toteuttaminen... 3 Työkalujen tausta ja periaate... 5 1. Tehtäväkandidaattien kartoitus... 8 Tallentaminen tehtävävarastoon... 9 Tehtäväkandidaattien tyhjennys... 11 2. Suunnan kirkastaminen... 13 Suuntani... 14 My Way... 14 3. Tuloksista nauttiminen... 18 Viisi päivässä -seurannan ideologia... 18 Kirjaa syntyneet tulokset... 20 Tee muistiinpanoja vaikutuksistsa... 21 4. Tehtävien valinta... 22 Valikoivuudella elämä helpommaksi... 22 Valinta helpommaksi... 26 Sovelluksen säännöllinen käyttö... 31 Seurantapalaverin vaiheet... 32 Tee tilaa sovelluksen käytölle... 33 33 33... 33 20/80-analyysit... 34 Sähköpostirutiinit... 35 Tuloksia alitajunnasta... 36 Seurantapalaverin muistilista... 37 2013 Torfinn Slåen 1

OPPAAN RAKENNE Viisi päivässä - sovellus on helppokäyttöinen, ja tarvittavat käyttöohjeet ovat mukana ohjelmassa. Tämän oppaan tarkoituksena on lisätä ymmär- rystäsi sovelluksen pohjana olevista periaatteista ja ajatusmaailmasta, jotta saat käytöstä vielä enemmän irti. Opas on kirjoitettu yksilön näkökulmasta, vaikka suurin hyöty tulee sovelluksen käytöstä ryhmässä. Sisältö on jaettu osiin, jotka vastaavat sovelluksen eri osioiden käyttöjärjestystä. Kannattaa lukea opas ensin kertaalleen läpi, minkä jälkeen voit ruveta hyödyntämään sovellusta toden teolla. Rohkea strategia johdanto siihen, miten Viisi päivässä -sovellus voi auttaa sinua rakentamaan ja toteuttamaan rohkeaa strategiaa rennosti arjessa. Tehtäväkandidaattien kartoitus opit nopeasti kartoittamaan koko tehtäväkenttäsi ja näin välttämään turhan stressin tekemättä olevista tehtävistä. Suunnan kirkastaminen opit tekemään strategisia valintoja koskien omia tekemisiä ja tekemättä jättämisiä. Tällä tavalla vapautat voimavaroja, toimit vapaammin ja olet tyytyväisempi omiin tuloksiisi. Tuloksista nauttiminen opit keräämään tuloksia ja vaikutuksia niin, että matkastasi kohti erinomaisia tuloksia tulee entistä nopeampi ja nautinnollisempi. Tehtävien valinta opit, miten Viisi päivässä -priorisointi eroaa perinteisestä tehtävä- ja ajankäytön hallinnasta. Työkalujen säännöllinen käyttö opit, miten voit yksinkertaisen seurantarutiinin avulla johtaa itseäsi kohti niitä tuloksia, joita oikeasti haluat saada. Onnea matkaan! Terveisin Torfinn Slåen, kehittäjä 2013 Torfinn Slåen 2

Viisi päivässä -sovellus auttaa sinua rakentamaan ja toteuttamaan omaa rohkeaa strategiaasi rennosti arjessa. ROHKEA STRATEGIA Apollon matka kuuhun oli lähtökohtaisesti mahdoton tehtävä. Kun silloinen USA:n presidentti John F. Kennedy 1960- luvun alussa asetti tavoitteeksi lennättää miehen kuuhun vuosikymmenen loppuun mennessä, oli se varsin rohkea veto. Se oli silloin koko kansakunnan ja jopa ihmiskunnan rohkea strategia, mahdottomalta tuntuva tärisyttävä tavoite. Tavoite saavutettiin 29.7.1969, ja Neil Armstrong lausui kuuluisat sanansa: Tämä on pieni askel ihmiselle, suuri askel ihmiskunnalle. Kaikkien mielestä se oli uskomaton tarkka- ammuntatehtävä. Vähemmän tunnettu on tosiasia, että Apollo oli menossa väärään suuntaan yli 90 prosenttia ajasta. Tarkka- ammunta onnistui ainoastaan siksi, että kurssia jatkuvasti seurattiin ja korjailtiin. Sama periaate pätee työnteossa: jos haluat saada normaalista poikkeavia tulok- sia ja päästä vaikeaan maaliin, onnistuu se ainoastaan jatkuvalla toiminnan seu- rannalla ja ohjauksella. Tänä päivänä meillä on lisähaasteita, joita Apollolla ei ollut tyhjässä avaruudes- sa. Meille tarjoutuu koko ajan valtavia määriä tietoa, tehtäviä, tulosvaatimuksia ja jopa ristiriitaisia tavoitteita, jotka yrittävät viedä meitä moneen eri suuntaan yhtä aikaa. Joudumme jatkuvasti tekemään valintoja ja tarvitsemme välineitä oman toimintamme seurantaan ja ohjaukseen. Valintatilanteet helpottuvat ja toiminta selkeytyy, kun meillä on mietitty strate- gia. Pitkään on ollut itsestäänselvyys, että organisaatiolla on oltava toimintaa oh- jaava strategia. Nyt tarve on siirtynyt myös henkilökohtaiselle tasolle. Saavuttaak- sesi erinomaisia tuloksia, samalla kun voit hyvin ihmisenä, sinulla kannatta olla rohkeisiin valintoihin perustuva henkilökohtainen strategia. ROHKEAN STRATEGIAN TOTEUTTAMINEN Apollon tapauksesta opimme jatkuvan seurannan ja palautteen voiman. Opimme myös sen, että selkeällä päämäärällä on tehtävien priorisointi helppoa. Kun tietää minne on menossa ja muutama perusvalinta on tehty, voi keskittyä matkantekoon ja turha haahuilu jää itsestään pois. 2013 Torfinn Slåen 3

Viisi päivässä - sovelluksen käytön perusperiaate on yksinkertainen. Samat työ- vaiheet toistuvat, kun pysähdyt vähäksi aikaa päivittäin, viikoittain ja kuukausit- tain arvioimaan: 3$ 1$ 2$ Halutut$ tulokset$ 4$ Edellinen$ Nyt$ Seuraava$ 1. Missä olen nyt tarkistat ja täydennät varaston kaikista tehtäväkandidaateista. 2. Mihin haluan mennä tarkistat ja täydennät päätavoitteesi, fokusalueesi ja muut strategiset valintasi. 3. Mistä olen tullut arvioit edellisen jakson tapahtumia, mitä tuloksia ja vaikutuksia syntyi. 4. Mitä teen seuraavaksi priorisoit ja kirjaat viisi tärkeintä tehtävää tulevalle jaksolle. Viisi päivässä - sovelluksen avulla toimit kuin kokenut suunnistaja. Hän luottaa omiin valintoihinsa, hidastaa aina välillä vauhtia tarkistaakseen kartasta ja kom- passista, että hän valitsee parhaan mahdollisen reitin. Huono suunnistaja lähtee herkästi seuraamaan muita, vaihtaa välillä seurattavaa, ryntää sinne tänne ja on helposti eksyksissä. Viisi päivässä antaa parasta mahdollista tukea myös aivoillesi. Aivojen keskei- nen toimintaperiaate psycho- feedback perustuu samanlaiseen jatkuvaan havainnoin- tiin ja itseohjautuvaan maalinhakuun. 2013 Torfinn Slåen 4

TYÖKALUJEN TAUSTA JA PERIAATE Viisi päivässä - sovellus edustaa uutta ja innovatiivista tapaa saavuttaa erinomaisia tuloksia. Työtapana Viisi päivässä sai kuitenkin alkunsa jo yli sata vuotta sitten. Tausta 1900- luvun alussa kouluttaja Ivy Lee tapasi Bethlehem Steelin toimitusjohtajan Charles M. Schwabin. Leen tavoitteena oli myydä palveluitaan Schwabille ja auttaa häntä tule- maan tehokkaammaksi. Schwab vastasi, että hänen työntekijänsä tiesivät jo, mitä heidän tuli tehdä hänen ongelmansa oli vain saada heidät tekemään sitä. Schwab ei aikonut ostaa Leen palveluita. Kuvittele, että antaisin sinulle työkalun, joka takaisi, että olisit tehokkaampi. Olisit kiinnostunut, etkö vain? Lee kysyi. Mikä parempaa, hän jatkoi tuntien Schwabin vas- tustuksen, mitäpä, jos kerron sinulle periaatteen ja annan sinun kokeilla sitä kolmen vii- kon ajan. Voit jakaa sen työntekijöidesi kanssa. Kerro minulle kolmen viikon kuluttua, mitä ajattelet työkalusta. Jos pidät sitä jonkin arvoisena, maksa minulle sen verran. No, mikä se on? Schwab kysyi. Joka aamu tai pikemminkin aamua edeltävänä iltana otat esiin paperin ja kirjoitat kuusi tärkeintä asiaa, jotka sinun tulee tehdä saavuttaaksesi tulevan päivän tavoitteet, Lee sanoi. Tee se itse asiassa nyt heti huomista varten. Schwab kirjoitti kuusi tehtävää. Laita ne nyt tärkeysjärjestykseen yhdestä kuuteen, Lee jatkoi ja Schwab teki pyydetyl- lä tavalla. Aloita huomenna ensimmäisestä kohdasta. Älä siirry kohtaan kaksi ennen kuin olet tehnyt kohdan yksi loppuun saakka. Jatka sitten jokaisen tehtävän tekemistä järjestyksessä. Ellet ole iltaan mennessä tehnyt kaikkia kuutta, siirrä jäljelle jääneet seuraavalle päivälle. Jos tehtävät viisi ja kuusi ovat jääneet tekemättä, tulee niistä automaattisesti tehtävät yksi ja kaksi seuraavalle. Käytä tätä työkalua niin pitkään kuin haluat. Jos koet sen olevan jon- kin arvoinen, maksa minulle sen verran. Alle kuukauden kuluttua Ivy Lee sai maksun, joka oli 25 000 dollaria. Liitteenä oli Charles M. Schwabin allekirjoittama viesti: Tämä on tehokkain tietämäni työkalu tulosten saavuttamiseen. Ohessa seuraa lasku sen arvosta. Bethlehem Steel oli tuolloin varsin tuntematon, mutta viiden vuoden kuluessa siitä tuli maailman suurin teräsyhtiö. Schwab ansaitsi 100 000 000 dollaria, mikä teki hänestä mah- tavimman ja kuuluisimman elossa olevan teräspohatan. 25 000 dollarin sijoitus muuttui miljooniksi aikana, jolloin amerikkalaisen keskimääräinen päiväansio oli kaksi dollaria. 2013 Torfinn Slåen 5

Moni vaikutusvaltainen henkilö on sen jälkeen käyttänyt Leen yksinkertaista työkalua menestyksensä perustana. Olen vienyt Ivy Leen perusajatuksen eteenpäin ja yhdistänyt sen Tuloskunnon rakentamisen keskeisiin työkaluihin. Postissa ei enää lähetetä shekkejä, mutta jos haluat maksaa minulle Viisi päivässä - sovelluksella saavutetuista hyödyistä kuten toimitusjohtaja Schwab maksoi Leelle, annan mielelläni tilinumeroni Periaate Koska Amerikoissa kaikki on isompaa kuin meillä, käytämme kuuden päivittäisen tehtävän tilalla ainoastaan viittä. Toinen syy lukumäärän muuttamiseen liittyy Tuloskuntovalmennuksen mahdolliseen ruotsinkieliseen versioon. Rutiini Sex varje dag voidaan tulkita väärin. Päivittäisen rutiinin tarkoitus on lisätä valikoivuutta ja tuloksellisuutta käyttä- mällä ainoastaan viiden tehtävän priorisoitua listaa. Käytät samaa rutiinia viikon, kuukauden tai minkä tahansa ajanjakson tehtävien hallintaan. Listan avulla huomiosi pysyy niissä asioissa, jotka vievät sinua kohti päätavoi- tettasi ja visiotasi. Kun teet oikeita asioita, riittää pienikin lukumäärä, ja sinulle jää voimavaroja vaikka mihin. Satsaa aina vain viiteen tehtävään kerralla muusta viis! Perusperiaate on sangen yksinkertainen: Poimit kaikista tehtäväkandidaateistasi joka päivälle viisi tärkeintä tehtävää, joilla aiot kyseisenä päivänä edistää päätavoitettasi. Tehtävien ei tarvitse välttämättä olla isoja ja aikaa vieviä, mutta ne vievät omalla tavallaan sinua kohti päätavoitettasi. Kirjaat viisi tehtävää mielellään edellisenä iltana, jolloin alitajuntasi tekee alihankintatöitä jo yön aikana. Jos et ehdi tekemään kaikkia viittä päivän aikana, siirrät tekemättömät luonnollisesti seuraavan päivän listalle. Käytät samaa rutiinia viikon ja kuukauden viiden tärkeimmän tehtävän kirjaamiseen. Kun päivä, viikko ja kuukausi on mennyt kirjaat, mitä tuloksia valituissa tehtävissä syntyi. Alussa saattaa tuntua vaikealta priorisoida viittä tehtävää etukäteen. Silloin täydennät yksinkertaisesti jakson päätteeksi niillä tehdyillä asioilla, jotka ovat edistäneet päätavoitteitasi. 2013 Torfinn Slåen 6

Muutaman vuoden käyttökokemuksella voin sanoa, että Viisi päivässä on ih- meellinen rutiini. Arvioin päivän tapahtumat ja laadin seuraavan päivän viiden tehtävän listan illalla. Käyn menneen viikon tapahtumat läpi ja laadin tulevan vii- kon viiden listan sunnuntai- iltana tai maanantaiaamuna. Kuukauden tapahtumat ja tulevat tehtävät käyn vastaavasti läpi kuukauden vaihteessa. Saatat olla yhtä epäileväinen kuin itse olin alussa. Ihmettelet kenties, mitä eroa tällä on verrattuna tavalliseen tehtävälistaan. Tavallinen tehtävälista kuormittaa henkisesti, kun se aina kasvaa kasvamistaan vaikka kuinka hoidat tehtäviä pois. Kaikki tehtävät alkavat tuntua yhtä tärkeiltä ja on vaikeaa jättää mitään tekemättä. Viisi päivässä keventää henkistä kuormaa, kasvattaa osumatarkkuutta ja lisää sisäistä varmuutta. Ero on kuin yöllä ja päivällä. Päivän viisi 1. 2. 3. 4. 5. Viikon viisi 1. 2. 3. 4. 5. Kuukauden viisi 1. 2. 3. 4. 5. Fokusalueet Tavoitteet Tehtäväkandidaatit 2013 Torfinn Slåen 7

1. TEHTÄVÄKANDIDAATTIEN KARTOITUS Stressi ja työpaineet syntyvät harvemmin työnteosta, ne syn- tyvät tekemättä olevista töistä. Tehtäväkentän epämääräisyys ja koettu hallitsemattomuus syövät yllättävän paljon energiaa. Kii- reessä on houkuttelevaa tarttua Edellinen$ tehtäviin sitä mukaa, kun ne tarjoutuvat. Tällä tavalla pysytään kiireisenä ja teke- vän näköisenä koko ajan ja kaikki tehtävät alkavat vähitellen tuntua yhtä tärkeiltä. On kaksi helppoa tapaa huolehtia siitä, että tehtävät pysyvät hallinnassasi ei- vätkä hallitse sinua: 1. Tallennat tehtävät erilliseen varastoon sitä mukaa kun ne tulevat mieleen. Siellä ne ovat turvassa ja voit sopivina hetkinä priorisoida tehtävät suhteessa siihen, mitä oikeasti haluat saada aikaan. 2. Toinen pätevä lääke löytyy urheilun puolelta. Urheilijat tekevät silloin tällöin tyhjennysharjoituksia, joilla he päästävät ylimääräistä höyryä pihalle ja välttävät ylikierroksia. Työnteossa tyhjennysharjoituksen vastine on koko tehtäväkentän perusteellinen kartoittaminen. 3$ 1$ Nyt$ 2$ 4$ Halutut$ tulokset$ Seuraava$ Tässä osassa opit käsittelemään tehtäväkenttääsi niin, että vältät turhaa stressiä tekemättä olevista tehtävistä. 2013 Torfinn Slåen 8

TALLENTAMINEN TEHTÄVÄVARASTOON Paras tapa pysyä ohjaajan penkillä kasvavan tehtävämäärän kanssa on tallentaa tarjolla olevat tehtävät sitä mukaa kun ne tulevat vastaan. Viisi päivässä - sovellus sisältää tähän tarkoitukseen kätevän varastoratkaisun. Voit nopeasti luokitella ja sijoittaa tarjolla olevia tehtäviä neljään laariin alla olevan kuvan mukaisesti. Kirjaat tehtävän nimen lisäksi myös, mitä odotat tai toi- vot tehtävästä syntyvän. Tämä auttaa sinua heti arvioimaan, onko tehtävä sitten- kään tarpeellinen vai onko se vain tehtävä tekemisen vuoksi. Tehtävien luokittelussa on kaksi merkittävää päätekijää. Ensimmäinen on tär- keys ja toinen on kiireellisyys. Kahdessa vasemmanpuoleisessa laarissa ovat kii- reelliset tehtävät ja kahdessa oikeanpuoleisessa ne, jotka eivät ole kiireellisiä. Kah- dessa ylimmässä laarissa ovat tärkeät tehtävät, kahdessa alimmaisessa ne, jotka eivät ole tärkeitä. Voit muuttaa tehtävien alustavan priorisoinnin kätevästi siirtä- mällä ne laarista toiseen. 2.# Olen#tehokas # 1.# Rakennan# tuloskuntoa # Tärkeys# 4.## Olen#kova# tekemään # 3.# Olen#vain## töissä#täällä # Kiireellisyys# Tämän luokittelun perusidean on tehnyt tunnetuksi Stephen Covey (The Seven Habits of Highly Effective People), mutta ensimmäinen tunnettu käyttäjä oli USA:n presidentti Eisenhower. Laarien avulla saat hyödyllisen välineen punnita jokapäi- väisiä tehtäviäsi. Minkä laarin tehtävien parissa sinä vietät eniten aikaa? 2013 Torfinn Slåen 9

Laari 4. Jos sinulla (ja tiimilläsi) on paljon kiireellisiä tehtäviä, joiden tärkeys on kyseenalainen, sopii pysähtyä miettimään asioita strategisella tasolla. Onko toiminnallanne suuntaa, oletteko tehneet tarvittavia valintoja? Miten kirkas on visio, onko selkeitä tavoitteita? Neloslaariin tippuu koko ajan tehtäviä myös keskeytysten, häiriöiden ja huomiovarkaiden muodossa. Ellei tehtäville ala löytyä tärkeyttä, laita niiden päälle isot ruksit samalla varmistaen, ettei niiden pois jättäminen todellakaan vaikuta tuloksiin. Laari 3. Jos tehtävä ei ole tärkeä eikä kiireellinen, kannattaa miettiä kahteen kertaan, miksi tekisit sitä. Teetkö vanhasta tottumuksesta? Teetkö mukavuudenhalusta? Netissä surffaaminen on aina mukavaa, samoin ovat joutavat kahvikeskustelut kavereiden kanssa. Joskus on ihan paikallaan tehdä kolmoslaarin tehtäviä palkitsemismielessä. Tehtyäsi tärkeään ja vaikean tehtävän olet ansainnut palkitsemishetken, vaikkapa Angry Birds -pelin parissa. Monien ongelmana on, että he ottavat palkitsemiset förskottina ja haastava tehtävä jää tekemättä. Viisi päivässä -sovellus auttaa sinua löytämään ja keskittymään ensisijaisesti ykköslaarin tehtäviin silloin, kun on niiden oikea aika! Laari 2. Kakkoslaariin kuuluvat tehtävät, jotka ovat sekä tärkeitä että kiireellisiä. Sellaiset tehtävät on yleensä hoidettava pois mahdollisimman pian. Jos käytävällä syttyy tulipalo, on turha jäädä pitkäksi aikaa aprikoimaan, pitäisikö asialle tehdä jotain. Jatkuvien tulipalojen sammuttaminen on kuitenkin oire vakavammasta ongelmasta. Tuppaako kakkoslaariisi kertymään paljon tärkeitä ja kiireellisiä asioita? Tilanne voi jaksoittain olla ok, mutta pysyvänä olotilana se on hätäkutsu toiminnan kehittämiseen. Sinulle saatetaan ehdottaa ratkaisuksi parempaa delegointia, mikä on helpommin sanottu kuin tehty. Delegoinnin puute voi olla merkki luottamuksen puutteesta. Et luota siihen, että muut pystyvät hoitamaan asian yhtä hyvin ja nopeasti kuin sinä. Luottamus muiden kykyihin on rakennettava yhdessä kehittämällä prosesseja ja toimintamalleja ja seuraamalla niiden toteutumista. Laari 1. Erityisen aikaansaavat ihmiset tekevät pääsääntöisesti ykköslaarin tehtäviä. He ovat kirkastaneet itselleen mikä on tärkeää ja he pyrkivät pois kiireellisyydestä. He ovat oivaltaneet, että tärkeille muttei niin kiireellisille asioille on otettava aikaa; sitä aikaa ei anneta mistään. Heillä on hyvä tasapaino operatiivisten tehtävien ja kehittämistehtävien välillä. He tietävät, että tuloskunnon rakentaminen on yhtä tärkeää kuin tulosten te- 2013 Torfinn Slåen 10

keminen. Heidän tehtävänsä päätyvät ykköslaariin tietoisten valintojen kautta. Huomasit kenties, että Neljän tehtävälaarin kuvassa on kiireellisyysakseli piirretty oikealta vasemmalle eli väärään suuntaan? Piirsin sen tarkoituksella näin päin osoituksena siitä, että jatkuva kiire yleensä vie meitä taaksepäin eikä eteenpäin. TEHTÄVÄKANDIDAATTIEN TYHJENNYS Normaalissa työympäristössä on vaikeaa irrottaa aikaa tehtävien laajempaan kar- toitukseen ja perinteinen tehtävälista saattaa pikemminkin lisätä kuin vähentää stressiä. Mind Mapping on listaa nopeampi ja fiksumpi tapa kartoittaa tarjolla ole- via tehtäviä. Monet kuvittelevat tietävänsä jo kaiken Mind Mappingin käytöstä ja mahdolli- suuksista ennestään. He tietävät, mutta eivät hyödynnä. Tiedossa oleva asia on eri asia kuin käytössä oleva. Olen lisännyt tämän monikäyttöisen työtavan ohjeet Tuloskuntovalmennuksen Työkalupakkiin. Kun otat Mind Mapping - työkalun käyttöön ohjeiden mukaisesti ja avoimella mielellä, kohtaat joukon myönteisiä yllätyksiä. Kyse on jostain aivan muusta kuin pelkästään hassusta ideointi- tai muistiinpanotekniikasta. Olet otta- massa vakiokäyttöön tehokkaimman tuntemani tavan kommunikoida oman mie- lesi syvien kerrosten kanssa. Olen monta vuotta sitten ottanut tavaksi, että stressin iskiessä laitan kaiken muun sivuun, otan tyhjän A3- arkin ja värikynät käteen. Kaadan kaikki mahdolli- set ja mahdottomat tehtäväni karttaan ja tehtäviä on yleensä paljon. Parikym- mentä minuuttia riittää tyhjentävään kartoitukseen. Tyhjennys tapahtuu kätevästi näin: Kirjoita keskelle A3- arkkia Kaikki tehtäväni ja piirrä yksinkertainen kuva ai- heesta nousevista mielikuvista. Laita kartan eri haaroille tehtäviä sitä mukaa kun ne tulevat mieleesi. Kirjaa vapaasti ilman erityistä rakennetta tai järjestystä ja kir- joita yhtä hyvin työtehtäviä kuin vapaa- aikaan liittyviä tehtäviä. Tarkoituksena on saada kokonaiskuva kaikista niistä tehtävistä, jotka vaativat sinun aikaasi ja ener- giaasi. Konkretisoi ja yksilöi tehtäviä mahdollisimman pitkälle. Jos johonkin haaraan tulee sana suunnittelu, yksilöi minkälaista suunnittelua se on ja mistä kaikista yk- sittäisistä tehtävistä suunnittelusi koostuu. Kirjaa, mitä aiot tehdä, mitä muut odot- 2013 Torfinn Slåen 11

tavat sinun tekevän, mitä pitäisi tehdä, mitä on jäänyt tekemättä, mitä olisi muka- va saada hoidetuksi jne. Jossain vaiheessa saattaa tuntua jopa masentavalta, että tehtäviä on niin paljon. Jatka silti kartan täyttämistä. Kohta helpottaa. Voit tietysti myös täydentää karttaa myöhemmin. Kun tuntuu, että kaikki tehtävät alkavat olla tyhjentävästi paperilla, käy koko tehtäväkarttasi läpi ja arvioi yksittäisten tehtävien vaikutusta energiaasi. Toiset tehtävät antavat enemmän energiaa kuin mitä ne kuluttavat, toiset taas vievät energiaa kohtuuttomasti. Laita jokaisen tehtävän kohdalle yksi kolmesta seuraa- vasta symbolista sen mukaan, miten tehtävä vaikuttaa sinuun. ì tehtävä tuottaa tai antaa paljon energiaa ~ vaikutus on neutraali, eli tehtävä ei tuota eikä vie erityisesti energiaa î tehtävä vie tai kuluttaa suhteettoman paljon energiaa. Jos jokin tehtävä tuntuu sekä antavan että vievän energiaa, se tarkoittaa yleensä, että tehtävä koostuu vaiheista, joilla on erilainen vaikutus sinuun. Jaa tehtävä edel- leen vaiheisiin kunnes löydät mikä vaihe kuluttaa ja mikä energisoi. Vihreistä ja punaisista nuolista saat hyviä johtolankoja siihen, mihin tehtäviin sinun kannattaa satsata. Vihreitä kannattaa yleensä lisätä. Punaiset, mutta silti tär- keiltä vaikuttavat tehtävät kertovat siitä, että niihin liittyy energiahukka. Yleensä hukka johtuu sinun omista sisäisiä esteitäsi, joita kannattaa käsitellä jollain es- teidenkäsittelytekniikalla. Viiden A:n tekniikka on yksi tehokas vaihtoehto, joka otetaan varsinaisessa valmennuksessa käyttöön. 2013 Torfinn Slåen 12

2. SUUNNAN KIRKASTAMINEN Tehtäväkandidaatteja on yleensä paljon enemmän kuin mitä pystyt tekemään. On siis tehtävä valinto- ja. Kun strategiaprosesseista riisu- taan konsulttien tuoma jargoni ja munkkilatina, jäljelle jäävät hyvin Edellinen$ käytännönläheiset ja konkreettiset asiat. Strategian laatimisessa on ensisijaisesti kysymys valintojen tekemisestä. Teet valintoja siitä, mihin haluat mennä ja millä tavalla. Tie on vähintään yhtä tärkeä kuin päämäärä. 3$ 1$ Nyt$ 2$ 4$ Halutut$ tulokset$ Seuraava$ Tässä osassa teet strategisia valintoja koskien omia tekemisiä ja tekemättä jättämisiä. Tällä tavalla vapautat voimavaroja, toimit vapaammin ja olet tyytyväisempi omiin tuloksiisi. Kun tuotat vastauksia alla oleviin tukikysymyksiin, tuota runsaasti, miettimättä sen tarkemmin kuinka hyvin vastaukset kuuluvat asiaan. Käytä mielellään Mind Mapping - työtapaa, koska silloin voit keskeyttää ja jatkaa kun sinulle sopii. Käy sitten koko aineisto läpi, tee valintoja ja siirrä tärkeimmät löydöt asianmukaisiin kohtiin Suuntani- osiossa. Päivität sisältöä aina silloin tällöin sitä mukaa kun asiat kirkastuvat. Tällä taval- la toimintasi elää ja kehittyy. Pääset vielä syventämään Suuntani- osion eri kohtia Viisi päivässä - valmennusmoduulien tehtävillä ja harjoituksilla. 2013 Torfinn Slåen 13

SUUNTANI Voit kirkastaa strategiaasi vastaamalla seuraaviin tukikysymyksiin. Kysymysten tarkoitus on selvittää itsellesi, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä. Henkilökohtainen strategiasi perustuu sinun omiin valintoihisi, ei muiden ihmisten oletettuihin odo- tuksiin. Organisaation kannalta on tietysti tärkeää, että osaat sovittaa omia valinto- jasi organisaation strategisiin valintoihin. Tuota ensin mahdollisimman paljon vastauksia kysymyksiin, jonka jälkeen siir- rät tärkeimmät Suuntani- osioon. Päätavoitteeni Tavoitteellisuus on kaksipiippuinen juttu. Liiallinen tavoitteellisuus voi haitata tuloksentekoa, mutta ilman tavoitteita ihmismieli näyttää kärsivän. Etsi päätavoitteesi pitemmäksi ajaksi, esimerkiksi kuukausiksi tai jopa muuta- maksi vuodeksi. Mikä on sellainen tavoite, jonka saavuttaminen tuo mukanaan ratkaisuja moneen tämän hetken ongelmaasi ja samalla tyydyttää monia halujasi? Kirjaa korkeintaan kolme päätavoitetta, kuvaa niitä tarkemmin ja kirjaa myös, miksi niiden saavuttaminen on niin tärkeä. Fokusalueeni Tietoa ja tehtäviä on tarjolla niin paljon, etteivät vuorokauden tunnit millään rii- tä. Meidän on tehtävä tarkkoja valintoja siitä, mihin keskitymme ja mitä jätämme vähemmälle. Mihin asioihin aiot keskittyä, jotta saavutat päätavoitteesi? Rajaa lopuksi kaikista vaihtoehdoista valintasi korkeintaan viiteen fokusalueeseen. Kir- jaa fokusalueet, niiden tarkemman kuvaukset sekä miksi ne ovat tärkeitä halutun toiminnan ja tulosten kannalta. MY WAY Olemme kaikki ainutlaatuisia, mutta ainutlaatuisuuden käyttöönotto vaatii itse- tuntemusta ja uskallusta. Tuota tässäkin mahdollisimman paljon vastauksia kysy- myksiin, jonka jälkeen siirrät tärkeimmät My Way osioon. Jonain päivänä voit tyytyväisenä todeta Frank Sinatran tapaan: I did it my way. Voimavarani Viisi päivässä - työssä emme keskity heikkouksien parantamiseen niin kuin yleensä kehittämisohjelmissa, vaan satsaamme ensin vahvuuksien voimistamiseen ja hyö- 2013 Torfinn Slåen 14

dyntämiseen. Valmennusmoduuleissa pääset syventämään ja etsimään piilossa olevia voimavarojasi. Listaa kuitenkin jo, mitkä voimavarasi tulevat nyt mieleen. Vahvuuteni ja lahjani Mitkä ovat sinun luontaiset vahvuutesi? Niiden avulla olet myös tähän asti tehnyt parhaat tuloksesi. Tee ensin mahdollisimman pitkä lista, vaikka omista vahvuuksista puhuminen onkin useimmille kiusallista. Ai, että minä mukamas lahjakas? Pohjolan kasvatusperinteisiin ei ole kuulunut lahjoista puhuminen. Jokaisella on kuitenkin lahjoja eli sellaisia asioita, joissa on todella hyvä. Toisilla niitä on jopa monta, ja silloin puhumme monilahjakkuuksista, mutta lahjojen lukumäärällä ei lopulta ole väliä. Sillä on väliä, uskallammeko käyttää omia lahjojamme vai emme. Mitkä ovat sinun lahjasi, missä asioissa olet lahjakkaampi kuin moni muu? Osaamiseni ja taitoni Osaamisten ja taitojen luettelointi voi olla iso urakka, jos haluamme kartoittaa ihan kaikki. Mehän osaamme vaikka mitä; kävellä, seistä omilla jaloillamme, lukea, kirjoittaa, syödä haarukalla ja veitsellä ja niin edelleen. Valitse tästä valtavasta osaamis- ja taitomäärästä ne, joita mieluiten käytät. Kun saat käyttää tiettyjä osaamisia ja taitoja, tuntuu että olet oikeassa tehtävässä oikeaan aikaan. Mitkä nämä ovat? Onko sinulla myös sellaisia osaamisia ja taitoja, joita et tällä hetkellä pääse hyödyntämään, mutta joita käyttäisit mielelläsi? Vipuvoimani Kun haluat saada erinomaisia tuloksia, huomaat nopeasti, kuinka riippuvainen olet muiden ihmisten ajasta, rahasta ja energiasta. Ketkä ovat ne ihmiset ja tahot, joiden kanssa haluat toimia ja joiden resurssit ovat tulostesi kannalta tärkeitä? He muodostavat vipuvoimaasi. Nosteeni Meissä toimii ikään kuin kaksi vastakkaista voimaa. Noste pyrkii viemään meitä kohti haluttuja tuloksia ja Esteet pyrkivät pitämään meidät kiinni nykyisissä olois- sa. Noste syntyy muun muassa kun uskallamme tehdä sitä, mitä oikeasti haluam- me tehdä ja valjastamme rakentavia asenteita ja edistäviä uskomuksia. Esteet koos- tuvat suurelta osin haitallisista tavoista, peloista ja estävistä uskomuksista. Nautintoni ja intohimoni Luterilainen työmoraali on opettanut meille, että työ ja hupi eivät välttämättä kuulu yhteen. Siitä huolimatta teemme parhaat tuloksemme silloin, kun nautimme tehtävistämme. Mitkä tehtävät ja tilanteet tuottavat sinulle syvää nautintoa? Mitä voisit tehdä, vaikket saisikaan palkkaa siitä? Mitä tykkäsit tehdä lapsena ja nuorena? Mistä tehtävistä ja tilanteista tulee melkein huono omatunto, koska ne tuntuvat niin helpoilta ja mukavilta, ettei niissä ole työnteon makua al- 2013 Torfinn Slåen 15

kuunkaan. Suurten menestyjien elämäkerrat ovat täynnä tarinoita siitä, miten he ovat seuranneet omia intohimojaan. Oli intohimo mikä tahansa, sillä voi elättää itseään ja hyvin. Harva vain uskaltaa ja kuvittelee, että oman intohimon kohde ei ole oikeaa työtä tai että muut eivät arvosta sitä. Tekosyitä on monenlaisia. Mihin asioihin olet palannut uudestaan ja uudestaan elämäsi eri vaiheissa? Mitä voit tehdä niin, että ajan ja paikan taju häviää ja uppoudut tehtävään pitkiksi ajoiksi? Missä asioissa olet jo kerännyt isoja määriä tietoa, osaamista ja taitoa? Asenteeni Lukuisat tutkimukset osoittavat, että vaikuttavin tekijä tuloksenteossa ovat omat asenteet. Eniten tuloksiin vaikuttavat asenteet ovat heijastuksia syvistä uskomuksistamme koskien maailmaa, toisia ihmisiä sekä itseämme. Monissa valmennuksen harjoituksissa ja tehtävissä pääset penkomaan kaiken takana olevia uskomuksiasi. Mitkä ovat ne asenteet, jotka ovat auttaneet sinua eniten tähän asti? Edistävät uskomukseni Uskomuksemme voivat joko edistää tai estää tuloksentekoa. Uskomukset ovat yleensä kätkettyinä tiedostamattomissa, mutta tuleeko sinulle jo nyt mieleen muutama tuloksia edistävä uskomus? Etsi myös sellaisia uskomuksia, joita haluat omaksua, koska tiedät niiden myönteisen vaikutuksen. Esteeni Haitalliset tapani Meillä kaikilla on enemmän tai vähemmän tiedostamattomia tapoja, jotka estävät meitä saavuttamasta haluttuja tuloksia. Joku saattaa lykätä tärkeitä mutta vaikeiksi koettuja tehtäviä ja tarttua helppoihin ja mukaviin. Joku saattaa aloittaa päivänsä surffaamalla netissä ja jää pitkäksi aikaa siihen kiinni. Viime aikoina yleistynyt tapa on istua kokouksissa lähettämässä sähköposteja ja tekstiviestejä. Haitallisten tapojen vähentäminen vaatii ensin tiedostamista, minkä jälkeen on tehtävä tietoinen päätös tapojen vähentämiseksi. Mitä tapoja aiot tietoisesti vähentää tai peräti jättää kokonaan pois? Kun pidät näistä rajauksista kiinni, vapautuu yllättävän paljon resursseja tärkeisiin asioihin. Pelkoni ja murheeni Meillä kaikilla on toimintaamme haittaavia pelkoja, murheita ja epäilyjä. Mitkä ovat tärkeimmät sinun kohdallasi tällä hetkellä? Omien pelkojen tiedostaminen ja kohtaaminen on resurssimielessä tärkeimpiä asioita, joita voimme tehdä. Pelkojen ja murheiden takaa vapautuu yleensä sidottuja voimavaroja. Estävät uskomukseni Tuloksiamme rajaavat uskomukset ovat yleensä 2013 Torfinn Slåen 16

hyvin kätkettyinä ja niihin voi liittyä voimakkaita kielteisiä tunteita. Tuleeko sinulle jo nyt mieleen muutama rajaava uskomus? Ei ole syytä häpeään, koska uskomukset ovat yleensä lainatavaraa ja perittyjä kasvuympäristöstä. 2013 Torfinn Slåen 17

3. TULOKSISTA NAUTTIMINEN Perinteinen tehtävälista johtaa hel- Halutut$ posti jatkuvaan suorittamiseen ja tulokset$ 3$ 1$ 2$ riittämättömyyden tunteeseen. Vaikka kuinka hoidat tehtäviä pois, 4$ tulee aina vähintään yhtä paljon tilalle. Päivät, viikot ja kuukaudet kuluvat ja alkaa yhä useammin tuntua siltä, ettet saa mitään aikaiseksi. Edellinen$ Nyt$ Seuraava$ Riittämättömyyden tunne on harha, sillä teet ja saat koko ajan paljon aikaiseksi. Ainakin viimeisen kolmenkymmenen vuoden aikana ovat henkilökohtaiset työ- määrät kasvaneet kasvamistaan ja teemme eri teknologiaratkaisujen avulla paljon asioita, joihin aikaisemmin tarvittiin apulaisia. Ongelma on lähinnä, ettemme pysähdy havaitsemaan ja nauttimaan aikaan- saannoksistamme. Viisi päivässä - sovelluksessa on omat välineet tulosten ja vaiku- tusten kirjaamiseen. Tässä osassa opit keräämään tuloksia ja vaikutuksia niin, että matkastasi kohti erinomaisia tuloksia tulee entistä nopeampi ja nautinnollisempi. VIISI PÄIVÄSSÄ -SEURANNAN IDEOLOGIA Seurannan perimmäinen tarkoitus on varmistaa halutut tulokset. Se tehdään an- tamalla aivoille ja erityisesti alitajunnalle mahdollisimman reaaliaikaista palautetta ja ohjausta. Viisi päivässä - sovellus poikkeaa perinteisestä tuloshakuisesta seuran- nasta ainakin kolmella tavalla. Vertaat vain omiin suorituksiisi etkä muihin ihmisiin. Vertaat lähtökohtaan etkä karkaavaan ihannetavoitteeseen. Havainnoit mitä oikeasti tapahtuu syyllistämättä itseäsi tai muita. 2013 Torfinn Slåen 18

Vertaat omiin suorituksiisi etkä muihin ihmisiin. Norjalainen pikaluistelija Johann Olav Koss oli vielä muutama kuukausi ennen vuoden 1994 Lillehammerin olympialaisia epätoivoinen. Vaikka fyysinen kunto oli huippulukemissa, alkukauden tulokset olivat surkeita. Edellisenä kautena hän oli ollut ylivoimainen ykkönen koko maailmassa. Kahden psykologin avulla hän korjasi tilanteen siirtämällä huomionsa tavoit- teista ja tulospaineista siihen, mitä hän oli kulloinkin tekemässä. Hän keskittyi nykyhetkeen ja siihen, miten hän voisi tehdä mahdollisimman hyvin juuri sitä, mitä oli tekemässä. Hän rupesi läsnä olevaksi. Koss siis lakkasi vertailemasta kilpailijoihin ja tulostavoitteisiin. Lopputulos oli nosteen mestarinäyte: kolme kultaa ja yhtä monta maailmanennätystä samoissa kisoissa. Kun vertaat muihin, löytyy aina joku masentavasti parempi, kauniimpi, rik- kaampi, etevämpi ja sopivampi kuin sinä. Huomion siirtäminen auttaa myös teh- tävien suhteen. Ilahdu tehdyistä saavutuksista ja kirjaa ne listaan tai karttaan. Se antaa energiaa. Kaikkien tekemättä olevien tehtävien tuijottaminen masentaa. Vertaat lähtökohtaan etkä karkaavaan ihannetavoitteeseen. Tri Robert Anthony on yksi maailman johtavista henkisen valmennuksen osaajista. Hän toteaa valmennusohjelmassaan The Secret of Deliberate Creation seuraavaa. On olemassa kahdenlaisia ihmisiä. Ensinnäkin on niitä, jotka arvioivat saavutuksiaan vertaamalla niitä jonkinlaiseen ihannemalliin. Toiseksi on niitä, jotka vertaavat saavutuksiaan siihen, mistä aloittivat. Jos mittaat saavutuksiasi vertaamalla niitä johonkin ihanteeseen, on se kuin yrittäisit saavuttaa horisontin. Et koskaan pääse sinne, sillä vaikka kuinka pyrkisit horisonttia kohti, se siirtyy koko ajan kauemmas, ja näyttää siltä, että olet aina yhtä pitkän matkan päässä siitä, mistä aloitit. Ihmiset, jotka päättävät ihannemalliin vertaamalla ovatko saavuttaneet jotain vai eivät, ovat aina turhautuneita sillä näyttää siltä, että he eivät edisty lainkaan. Sen sijaan ne, jotka panevat merkille, missä olivat aloittaessaan, huomaavat taakseen katsoessaan, että he ovat saavuttaneet jotain vaikka ihan pientäkin. Me emme riittävän usein pysähdy juhlimaan saavutuksiamme. Sen sijaan tuijotamme vain sitä, missä olemme ja minne haluamme ja olemme pettyneitä silloin, kun meidän itse asiassa tulisi juhlia saavutuksiamme. Opettele arvioimaan saavutuksiasi vertaamalla niitä siihen, mistä aloitit. Jos 2013 Torfinn Slåen 19

mittaat saavutuksiasi jollain muulla tavalla, olet aina turhautunut. Huomaa, että sinä edistyt ja saavutat jo. Varmista, että juhlit pienintäkin menestystä. Huolehdi tästä pienestä seikasta ja huomaat, että menestystä tulee kohdallesi lisää ja nopeammin. Arvioit mitä oikeasti tapahtuu syyllistämättä itseäsi tai muita. Seurannan tarkoitus on ohjata omaa toimintaasi samalla tavalla kuin Apolloa oh- jattiin kuulennon aikana. Seuraat mahdollisimman reaaliaikaisesti, missä olet ja mihin olet menossa. Mennyt on mennyttä, tuleva on tulevaa. Ainoa, mitä voit kontrolloida, ovat tapahtumat tässä ja nyt. Oman toimintasi neutraali ja rehellinen seuranta on haastavaa. Välillä tekee mieli kaunistella tuloksia, välillä tekee mieli väistellä totuutta. Oman mielen ja tunnemaailman esteisiin liittyy helposti asioita, joiden julkituominen edes itselleen on vaikeaa. Kannattaa aina muistaa, että suurimpien esteiden takana odottavat suurimmat aarteet. Kun peikko joutuu päivänvaloon ja muuttuu kiviröykkiöksi, avautuu ovi peikon kotivuoreen ja kaikki maailman kalleudet ovat siellä noudatettavissa. Sen opin jo lapsuuteni norjalaisista kansansaduista. KIRJAA SYNTYNEET TULOKSET Jos vain rastitat hoidetut tehtävät pois listalta, kuten useimmat tekevät, teet aivoil- lesi ja hyvinvoinnillesi karhunpalveluksen. Lyhytkin hetki syntyneiden tulosten kirjaamiseen vaikuttaa ajan mittaan uskomattomalla tavalla. Aikaansaannoksista, opeista ja oivalluksista syntyy vähitellen aarreaitta, johon voit aina silloin tällöin palata ja nauttia sen sisällöstä. Kun seuraat mitä oikeasti tapahtuu, kasvaa myös osumatarkkuutesi. Tuloskun- to ja hyvä olo ovat pitkälti kiinni siitä, saatko lisää sellaisia tuloksia, joita oikeasti haluat ja vähemmän sellaisia tuloksia, joita et halua. Tulostavoitteiden kirjaaminen priorisointivaiheessa ja toteutuneiden tulosten tarkistus jälkeenpäin poikkeaa perinteisestä tavoitehakuisuudesta. Tavoitekeskei- nen ihminen asettaa tavoitteen ja pitää siitä kiinni toteutukseen asti. Muuttuvissa olosuhteissa voi toteutunut tulos joskus olla hyvinkin erilainen kuin mitä etukä- teen osasit asettaa tulostavoitteeksi. Kannattaa olla avoin sille, että erilainen tulos voi olla ajateltua parempi. 2013 Torfinn Slåen 20

TEE MUISTIINPANOJA VAIKUTUKSISTSA Vähintään yhtä tärkeää kuin tehtävistä syntyneet tulokset ovat eri tilanteiden ja tapahtumien synnyttämät vaikutukset keskeisiin resursseihisi. Sen sijaan, että itket rajallisten resurssien perään, kannattaa seurata omien resurssien käyttöä. Tee tästä muistiinpanoja päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Sinulla on periaatteessa kolme resurssityyppiä: aika, raha ja energia. Aika on resursseista ainoa tasa- arvoinen. Ajan vähyyttä on turhaa valittaa, sillä meillä kaikilla on sitä yhtä paljon ja yhtä vähän. Rahan suhteen tilanne on erilainen, koska kaikilla ei ole sitä yhtä paljon. Niuk- kuusajattelu lähtee siitä, että rahaa on rajallisesti. Kun joku saa rahaa, on se jolta- kulta toiselta pois. Runsausajattelu lähtee siitä, että rahaa on rajattomasti, ja me pystymme luomaan sitä koko ajan lisää luomalla lisäarvoa toisillemme. Päätät itse, kumman ajattelun valitset. Löydät halutessasi vahvat perustelut kummallekin. Perususkomuksesi ja asenteesi rahaa kohtaan näyttävät ratkaisevan rahamääräsi saannin. Aikaa ja rahaa voimme budjetoida ja seurata niiden kulutusta. Energia on mut- kikkaampi, mutta sitä tärkeämpi resurssi. Kykysi tuottaa ja hyödyntää energiaa on aivan ratkaiseva tekijä tulostesi ja hyvinvointisi kannalta. Käytettävissäsi oleva energia ilmenee fyysisellä tasolla kehosi kautta. Tunteesi ja ajatusmallisi määräävät pitkälti, miten paljon tästä energiasta pystyt kohdista- maan haluamiisi asioihin. Osa energiasta menee hukkaan sisäisenä kitkana johtuen epämääräisistä tun- teistasi ja rajaavista ajatusmalleistasi. Pelkosi, epäilysi ja murheesi sekä rajaavat uskomuksesi ovat tärkeitä kitkan aiheuttajia. Osa energiastasi menee hukkaan ei- haluttuihin asioihin, jos et pysty keskittymään ja toimimaan valikoidusti. Saatat ampua varpusia tykeillä ja hääriä liian monessa asiassa. Asennoitumisesi ja työtapasi ratkaisevat viime kädessä sen, kuinka suuri osa käytettävissäsi olevista resursseista kohdistuu tulokselliseen toimintaan omalla tehtäväkentälläsi. Vanha ruotsinkielinen sananlasku sisältää suuren viisauden: Det är inte hur man har det, men hur man tar det. Sinulle voi tapahtua mitä vain, mutta tapahtumien ja tilanteiden vaikutus sinuun riippuu itsestäsi. Seuraamalla avoimin mielin vaikutuksia opit vähentämään resurssihukkaa ja li- säämään käytettävissä olevia resursseja. Pystyt tietoisemmin valitsemaan, mihin tilainteisiin ja tapahtumiin menet mukaan ja mihin et. Pystyt myös vapauttamaan piilossa olleita resursseja. 2013 Torfinn Slåen 21

4. TEHTÄVIEN VALINTA Viisi päivässä tähtää tuloskunnon rakentamiseen ja olennaisten teh- tävien hoitamiseen, jotta voit to- teuttaa rohkean strategiasi. Viisi päivässä - sovellus poikkeaa merkit- tävästi perinteisistä tehtävä- ja ajankäytönhallintatyökaluista. Edellinen$ Eroa voi kuvata muinaisten kreikkalaisten kahden eri aikakäsityksen avulla. Kreikassa oli käytössä Chronos, joka on lineaarinen aika; asiat tapahtuvat peräk- käin. Kairos, sen sijaan, tarkoittaa sananmukaisesti oikeaa aikaa. Chronos on kvantitatiivinen ja sille määrä on tärkeää, mutta Kairos on kvalitatiivinen ja sille laatu on tärkeää. Viisi päivässä - priorisoinnissa emme pyri perinteiseen tehokkuuteen ja suuren tehtävämäärän suorittamiseen, vaan etsimme aina oikeita tehtäviä oikeaan aikaan. Etsintään tarvitsemme hyviä työkaluja ja uudenlaista ajattelua. Tässä osassa selviää, miten Viisi päivässä - priorisointi eroaa perinteisestä tehtävä- ja ajankäytönhallinnasta. 3$ 1$ Nyt$ 2$ 4$ Halutut$ tulokset$ Seuraava$ VALIKOIVUUDELLA ELÄMÄ HELPOMMAKSI Elämme kolmen t:n kasvavassa ristipaineessa. Koko ajan tarjoutuu lisää tietoa, tehtäviä ja tulosvaatimuksia. Ennen vanhaan paineet tulivat virkateitse organisaa- tiossa ylhäältä alas. Nyt kun organisaatioissa toimitaan matriiseissa ja ihmiset ver- kostoituvat keskenään, tulevat paineet joka suunnasta. Määrällisesti tieto, tehtävät ja tulospaineet paisuvat kuin pullataikina. Vanha kansa tiesi, että tieto lisää tuskaa, työt eivät lopu tekemällä ja ahneus ajaa vaatimaan yhä kovempia tuloksia. Jotta saisimme mahdollisimman hyviä tuloksia ja samalla hyvinvointia tässä ti- lanteessa, meidän kannattaa toimia valikoidusti. 2013 Torfinn Slåen 22

Tuloksenteon kolme lajia Voit tehdä tuloksia periaatteessa kolmella eri tavalla. Käsittelen kolmea tapaa nii- den englanninkielisillä nimillä, koska kaikki alkavat i:llä ja ovat näin ollen helppo- ja muistaa. Results by Ignorance: et tiedä, mitä haluat ja ajaudut ajopuun tapaan tilanteisiin ja tehtäviin. Toimit tiedostamatta ja tahtomatta, muiden vietävissä. Vaara on suuri, että tilanne menee tukkoon, kun toivomuksia ja vaatimuksia tulee joka suunnasta. Sinun ei tarvitse välttämättä ottaa vastuuta omasta toiminnastasi ja voit syyttää muita mahdollisista vastoinkäymisistä. Olet olosuhteiden uhrina. Results by Intention: tiedät, mitä haluat ja teet tietoisia valintoja sen mukaan. Otat vastuun omasta toiminnastasi. Ongelmana on usein, ettet tiedä, mitä kannattaa haluta. Meillä on pääsääntöisesti liian rajallinen ymmärrys siitä, mikä olisi kokonaisuuden kannalta parasta. Petymme, kun tahtomamme asiat eivät toteudu haluamallamme tavalla. Vasta myöhemmin huomaamme, että pettymys johtui liian rajallisesta näkökulmasta. Results by Inspiration: et tiedä varmasti, mitä sinun kannattaa haluta, mutta luotat omaan intuitioosi, sisäiseen ohjaukseesi. Teet tietoisia valintoja, mutta toimit samalla avoimella ja vastaanottavaisella mielellä. Teet tarvittaessa muutoksia ja uskallat tarttua uusiin mahdollisuuksiin, kun ne tulevat vastaan. Mieti elämäsi tärkeimpiä saavutuksia ja tapahtumia. Mihin kategoriaan kukin kuuluu? Huikeimmat saavutukset ja tapahtumat sijoittuvat yleensä kolmanteen kategoriaan. Ne ovat sellaisia, joita emme pysty etukäteen kuvittelemaan tai ha- luamaan. Parhaat tulokset syntyvät, kun jatkuvasti kirkastat, mitä haluat ja olet samalla valmis luopumaan haluamastasi vielä paremman tarjonnan tilalle. Valintakriteerit Monet kamppailevat ylikuormituksella, koska he eivät uskalla tehdä valintoja tai uskovat, että valintojen tekeminen on vaikeaa. Valintojen tekeminen on yllättävän helppoa. Tarvitset vain kaksi valintakriteeriä. Toinen pätee silloin, kun tiedät mitä haluat. Toinen pätee silloin, kun et tiedä mitä haluat. 2013 Torfinn Slåen 23

Valintakriteerit kolmessa eri toimintatavassa ovat: Results by Ignorance: muut tekevät valinnat puolestasi, olet heidän valintakriteereidensä armoilla. Results by Intention: tiedät, mitä haluat ja valitset ne tehtävät, jotka parhaiten vievät haluttuun tulokseen ja toimintaan. Results by Inspiration: valitset ne tehtävät, jotka tuntuvat oikeilta. Sisäinen tunne kertoo, että ne ovat tekemisen arvoisia ja saat antaa parastasi niitä tehdessäsi. Jäljellä jää enää pari pikku haastetta: mistä tiedät, mitä oikeasti haluat ja mitä kannattaa haluta? miten uskallat tuntea, miltä sisimmissäsi tuntuu ja toimia sen mukaan? Viisi päivässä - sovelluksen käytön myötä kasvaa sekä uskalluksesi valita että osumatarkkuutesi ohjaavien tunteiden suhteen. Valikoivuuden esteet Valikoivuuden voiman hyödyntäminen on siis periaatteessa yksinkertaista, mutta käytännössä esteitä tulee helposti vastaan. Esteet löytyvät yleensä mielen syvistä koukeroista uskomusten ja pelkojen muodossa. A. Uskomukset Meidät on varustettu tehokkaalla ohjausjärjestelmällä, jossa uskomukset muodos- tavat keskeisen osan. Uskomuksemme voivat edesauttaa valikoivuutta tai estää sitä. Tyypillisiä valikoivuutta estäviä uskomuksia ovat otsani hiessä minun on leipäni ansaittava vain kovalla työllä saa tuloksia mitä enemmän teen, sitä parempia tuloksia saan kaikki pitää lukea tunnollisesti ensin on huolehdittava muiden tarpeista, omat tulevat vasta sitten Tyypillisiä valikoivuutta edistäviä uskomuksia ovat johtamalla itseäni voin paremmin johtaa muita toiset tehtävät vaikuttavat tuloksiin enemmän kuin toiset terve itsekkyys on edellytys terveelle toiminnalle parhaat tulokset syntyvät levollisin mielin 2013 Torfinn Slåen 24

B. Epäilyt, murheet ja pelot Valintoja ohjaavat tunteet sekoittuvat helposti epämääräisiin tunteisiin, jotka syn- tyvät epäilyistä, murheista ja peloista. Liialliseen työntekoon johtavia pelkoja ovat perusturvan menettämisen pelko hylätyksi tulemisen pelko riittämättömyyden pelko hallinnan menettämisen pelko Käsittelemällä rajaavia uskomuksia, epäilyjä, murheita ja pelkoja vapautuu yleensä yllättäviä voimavaroja. Viisi päivässä Coachingissa saat käyttöösi useita työkaluja esteiden käsittelyyn. 2013 Torfinn Slåen 25

VALINTA HELPOMMAKSI Viisi päivässä -ideologian mukaisesti valitsemme suuresta tehtäväkandidaattien määrästä tulevalle päivälle, viikolle tai kuukaudelle korkeintaan viisi tehtävää. Alussa tämä saattaa välillä tuntua vaikealta. Miten voimme olla varmoja, että valitsemme oikein? Valinta helpottuu entisestään kahdella seuraavalla työkalulla. Ensimmäinen on 20/80- analyysit eniten vaikuttavien tehtävien löytämiseen ja toinen on vaikeiden asioiden laittaminen hautumaan. Kumpikin työkalu säästää huomattavia määriä aikaa ja energiaa. 20/80-analyysit Kuvittele 100 henkilön joukko. Jaa joukko yhteen 80 hengen ja yhteen 20 hengen tiimiin. Nyt olisi syytä odottaa, että 80 hengen tiimi aikaansaa noin neljä kertaa enemmän tuloksia kuin 20 hengen tiimi, eikö niin? Kuvittele nyt hassua maailmaa, jossa 20 hengen tiimi aikaansaa enemmän kuin 80 hengen tiimi. Tee tästä hassusta maailmasta vielä hassumpi kuvittelemalla, että 20 hengen tiimi saavuttaa neljä kertaa enemmän kuin 80 hengen tiimi. Mahdotonta? Epätodennäköistä? Mitä, jos jonain päivänä huomaat, että hassu maailma ei itse asiassa olekaan hassu, vaan meidän todellisuutemme. Meidän maailmamme näyttää rutiininomaisesti jakautuvan muutamaan voimakkaasti tu- lokselliseen tekijään ja suureen joukkoon paljon vähemmän tuloksellisia tekijöitä. Tämä epätasainen jakautuminen on meille järjenvastaista, me emme odota sitä. Olemme ikään kuin ohjelmoituja kenties tasa- arvoisuuden ja solidaarisuuden nimissä odottamaan, että kaikki tekijät ja panokset tuottavat yhtä paljon tuloksia. Todellisuudessa tilanne on kaukana siitä. Ilmiö tekijöiden epätasaisesta vaikutuksesta tunnetaan 20/80- periaatteena ja se on valikoivuuden kivijalka ja pelastaja. Sveitsin Lausannen yliopiston taloustieteen professori Vilfredo Pareto (1848 1923) havaitsi ensimmäisenä 20/80- lainalaisuuden. Hän tutki varallisuuden jakau- tumista yhteiskunnassa ja huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä omistaa 80 pro- senttia varallisuudesta. Pareton kehittämä matemaattinen kaava ilmiölle on kauan sitten jäänyt unholaan, mutta periaatteen soveltaminen valikoivuuden perustana johtaa kauaskantoisiin tuloksiin. 2013 Torfinn Slåen 26

Pareto näet havaitsi, että kysymyksessä on hyvin universaalinen periaate. Hän huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä, luonnonresursseista, taloudellisista panok- sista tai mistä tahansa mitattavista inputeista johtaa tyypillisesti noin 80 prosent- tiin tuloksista, seurauksista tai outputeista. Hauskana anekdoottina voidaan mai- nita Pareton havainto, että 80 prosenttia hänen puutarhansa papusadosta oli peräi- sin 20 prosentista papukasveista. Laki tai periaate voidaan kiteyttää niin, että 80 prosenttia tuloksista syntyy 20 prosentista panoksista. Sama asia voidaan ilmaista niin, että 80 prosenttia seurauk- sista johtuu 20 prosentista syistä. PARETON LAKI eli 20/80-PERIAATE Mitä luulemme: kaikki panokset tuottavat saman verran tuloksia. Mitä tapahtuu: noin 20 prosenttia panoksista saa aikaan noin 80 prosenttia tuloksista. Kun 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia onnistumisen tunteista työssä, niin vastaavasti 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia har- meista ja stressistä. Kun 20 prosenttia asiakkaistanne tuo 80 prosenttia tuloksista, niin toinen 20 prosenttia aiheuttaa teille 80 prosenttia kuluistanne. Suhdelukuja ei saa ottaa liian kirjaimellisesti, ne ovat noin- lukuja. Suhde voi usein olla vielä rajumpi. Löytyy monia yhteyksiä, joissa suhdeluku on 90/10, 95/5 tai peräti 99/1. Maailmassa on noin 6 700 kieltä. Niistä sataa eli vaivaista 1,5 pro- senttia puhuu 90 prosenttia maailman ihmisistä. Tuloskuntokielellä Pareton periaate sanoo, että 20 prosenttia vaikuttavista tekijöistä aikaansaa 80 prosenttia halutuista tuloksista. Vastaavasti 20 prosenttia vaikuttavista tekijöistä aikaansaa 80 prosenttia EI-halutuista tuloksista. 2013 Torfinn Slåen 27

Pareton laki löytyy elämän kaikilta alueilta. Tässä on muutamia esimerkkejä: 80 %rikosten taloudellisista vahingoista syntyy 20 % rikollisista 80 % kaikista auto-onnettomuuksista on 20 % autoilijoiden aiheuttamia 80 % työtyytyväisyydestäsi tulee 20 % tehtävistäsi 80 % onnellisuuden tunteistasi tulee 20 % kokemuksistasi 80 % ajasta käytät 20 % vaatteistasi 80 % sademääristä on peräisin 20 % pilvistä 80 % lattiamaton kulumista syntyy 20 % pinta-alasta 80 % firman tuloista tulee 20 % asiakkaista. Pareton laki selittää valikoivuuden suurta voimaa. Olemme tottuneet ajattelemaan, että eri panokset tuottavat suunnilleen saman verran tuloksia, että kaikki tehtävät ovat lähes yhtä tärkeitä ja kaikkien ihmisten panokset ovat yhtä arvokkaita. Onko Pareton periaate sitten epäreilu ja elitistinen? Mitä teemme niille ihmisil- le, jotka eivät ole 20 tuottavimman prosentin joukossa? Annammeko potkut? Ennen kuin tehdään hätiköityjä päätöksiä on syytä tarkistaa, miksi toinen ihmi- nen tuottaa tehtävissään heikommin. Onko hän oikeissa tehtävissä? Onko hänellä edellytyksiä antaa parastaan siinä työssä? Voiko hän toimia eri tavalla ja onko hä- nellä käyttämätöntä potentiaalia? Samalla kannatta tietysti tutkia niitä, jotka saavat eniten aikaiseksi. Ovatko heidän ajattelunsa ja toimintatapansa monistettavissa? Yleensä ovat. Mitä kannattaa tehdä, kun olet löytänyt ne tekijät, jotka vaikuttavat eniten ha- luttuun tulokseen? Kun olet löytänyt ne 20 prosenttia tekijöistä, jotka tuottavat 80 prosenttia halu- tuista tuloksista, kannattaa tehdä kaksi asiaa: 1. Lisää vaikuttavimpien tekijöiden käyttöä ja tuloksesi kasvavat entisestään. Keskity esimerkiksi entistä paremmin parhaisiin asiakkaisiin ja rakenna heidän kanssaan entistä parempia win-win-suhteita. 2. Tutki vähiten vaikuttavia tekijöitä ja keksi tapoja, miten voit nostaa niiden tuottavuutta. Jos parannuksia ei löydy, lakkaa käyttämästä niitä tekijöitä. Ne vievät liikaa resursseja tuotoksiin nähden. 2013 Torfinn Slåen 28

Tällä menettelyllä saat nopeasti entistä parempia tuloksia entistä vähemmillä panoksilla. Vaikeat asiat alitajuntaan hautumaan Välillä tulee vastaan asioita, jotka ovat liian vaikeita hoidettaviksi suoraviivaisilla tehtävillä. Et yksinkertaisesti tiedä, miten asian hoitaisit. Näissä asioissa kannattaa ottaa käyttöön laajempaa kapasiteettia ja teettää alihankintatöitä alitajunnassa. Pitkään on väitetty, ettemme käytä aivojemme valtavasta kapasiteetista kuin murto- osaa. Prosenttiluvut vaihtelevat, mutta viesti on aina sama lohduton: suurin kapasiteetti jää käyttämättä. Väittämä on harhaanjohtava. Sillä tarkoitetaan ilmei- sesti, että tietoinen ajattelumme edustaa vain pientä osaa aivojemme koko toimin- nasta. Silti on väärin sanoa, että aivojen muu kapasiteetti jää käyttämättä. Tietoisen ajattelun ulkopuolinen toiminta on ehdottomasti käytössä. Ajatel- laanpa vaikka kehossamme tapahtuvia suunnattoman monimutkaisia biologisia prosesseja. Niiden ohjauskeskus on nimenomaan aivoissa piilossa, mutta silti kaikki toimii. Haasteenamme on lähinnä saada piilopuolen, alitajunnan tai tiedos- tamattoman (rakkaalla lapsella on monta nimeä) prosesseja tietoisesti käyttöömme. Normaalitilassa ne toimivat tahdostamme riippumattomasti. Kaikilla on kokemusta alitajunnan toimivuudesta ja ongelmanratkaisukyvystä. Kouluaikoina saatoit sinäkin mennä nukkumaan illalla, kun joku koulutehtävä oli jäänyt ratkaisematta. Aamulla heräsit ja kumma kyllä, ongelma oli ratkennut. Kan- sanomaisesti puhutaan siitä, että pitää nukkua yön yli tai antaa asian muhia jonkin aikaa. Silloin tarkoitetaan nimenomaan alitajunnan käyttöönottoa. Alitajunnan alihankinnan merkittävin ero verrattuna tavalliseen käytäntöön on siinä, ettei alitajunnan käyttöä tarvitse jättää sattuman varaan. Otat lisää kapasi- teettia käyttöön ja ohjaat alitajuntaa kuten mitä tahansa alihankkijaa. Samat lain- alaisuudet pätevät tässä työnteossa kuin normaalissa alihankinnassa: sinä kerrot, mitä tarvitset ja alihankkijat toimittavat sen sinulle haluttuun aikaan, kunhan et puutu heidän sisäisiin asioihinsa. Tuloskuntovalmennuksessa käydään alitajunnan käyttöä tarkemmin läpi. Tässä yhteydessä riittää, kun tiedät seuraavan pääperiaatteen: Mene ikään kuin perä edellä puuhun ja lähde lopputuloksesta liikkeelle. Tee mahdollisimman tarkka kuvaus ongelmasta ja halutusta lopputuloksesta; mitä tarvitset ja mihin ongelmaan. Keskity sinä lopputulokseen ja jätä alitajunnan tekijöille mietittäväksi miten se syntyy. Kerro myös miksi haluat juuri senkaltaista ratkaisua, mitä etuja ja hyötyjä 2013 Torfinn Slåen 29