LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 3/2013 Summer edition Sähkö OK J. Mänty ja Kuopion Putki ja Säätö Kylmästä lämpimään AK-Sähkö Oy Adminet osaksi asentajien arkea HELPPO LOMIEN HALLINTA Adminetin lomakalenterilla TESTAA TEHOKKUUTESI Kuinka nykyaikaiset toimintatapasi ovat? KESÄRISTIKKO Täytä ja voita! Adminetin ansiosta Restasähköllä on LIIKKUVA TOIMISTO www.admicom.fi
sisältö palveluksessanne 0-katteella Pääkirjoitus pääkirjoitus 3 0-katteella restasähkö 4 Adminetin ansiosta liikkuva toimisto helppo lomien hallinta 6 Adminetin kalenterilla ak-sähkö 7 Adminet osaksi asentajien arkea kylmästä lämpimään 8 Sähkö OK J. Mänty & Kuopion Putki ja Säätö testaa tehokkuutesi 10 Kuinka nykyaikaiset toimintatapasi ovat? kesäristikko 11 Ratkaise ja voita! ajankohtaista Admicomin asiakasristeily elokuussa! Ohjelmassa rentoa yhdessäoloa, ajatustenvaihtoa ja asiaa liiketoiminnan tehostamisesta. Ohjelma tarkentuu kesän aikana. Tarkemmat tiedot päivitämme osoitteeseen www.admicom.fi/uutiset. sosiaalisessa mediassa Tykkää meistä Facebookissa Vinkkejä yrittäjän arkeen johto marianne hautsalo toimitusjohtaja 045 111 1739 asiakastuki ja koulutus anna-maija ijäs asiakastuki: palkanlaskenta 044 091 5374 tuija seppänen asiakastuki: kirjanpito 044 353 1869 sari julkunen 044 745 4725 jorma santahuhta 044 091 5372 myynti ja markkinointi simo ratilainen aluemyyntipäällikkö Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733 tiina metsä aluemyyntipäällikkö Etelä-Suomi 040 541 7791 etunimi.sukunimi@admicom.fi hanne tiilikainen asiakastuki 044 031 1429 ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375 markku myllylä 044 091 5373 sanni bomberg 044 059 1381 antti noronen aluemyyntipäällikkö Länsi-Suomi 044 715 0297 katja mäenpää markkinointipäällikkö 044 027 3812 Nyt ollaan jonkin aikaa eletty aikakautta kun on saanut kuulla kovaäänistä voivotteluja tiukoista urakkakilpailuista ja katteita polkevista tarjoajista (aina niistä muista). Tuskinpa tulee aikakautta jolloin kilpailu ei olisi kovaa tai katetaso liian korkea. Kun hintataso on painettu älyttömäksi, tarjouskilpailijoiden määrä tuplaantunut ja töitä vähänlaisesti, ovat keinot yksinkertaiset: sopeuttaa menot tuloihin. Kuulostaa helpolta, muttei onnistu käden käänteessä. Kulujen sopeuttaminen on aina jonkin pois ottamista, luopumista, lopettamista ja se on inhimillisesti vaikeaa. Osa miettii toimintaansa liiketoimintana ja ainoana tavoitteena on omistajien tulos. Toisilla yrittäjillä vaakakupissa painaa myös vastuu työntekijöistä, asiakkaista ja tulevaisuudesta. Vastuu on merkittävä. Lomautuslappujen jakaminen on monesti äärikeino, mutta keinoja on muitakin. Muutaman mainitakseni: Ostoprosessit kuntoon: Hintaneuvottelut käyty useampien osapuolien kanssa ja kaikilla hankintoja tekevillä on kirkkaana mielessä optimaalisin tapa toimia. Enkä nyt tarkoita jokaisen tuhannen euron ostoksen vinguttamista vaan kokonaiskuvan katsomista. Jos tukkuun ajaa joka aamu vaikka 7 asentajaa, niin onhan tuossa ajankäytössä ja suunnittelussa jotain viilattavaa. Eikö? Tai jos jokainen tilaus tehdään puhelimitse ja viilataan pienten erien hintoja ja annetaan samalla tukkumyyjälle mahdollisuus myydä sitä hieman katteellisempaa kampetta, jonka olit aikonut ostaa edullisemmin toisaalta? Pienen ostoksen tekoon hulahtikin puolisen tuntia, mutta kannatti kun säästöä sai jopa 15 euroa. Kannattikohan? Lisäksi ostaminen omilla rahoilla tai firman rahoilla on tyystin eri homma. Omilla rahoilla ostettaessa hinta merkitsee enemmän, varsinkin jos firman rahat eivät ole omat rahat. Millä varmistat, että ostajaa ohjaa kokonaistaloudellisuus? Hävikki SEIS: Jokainen työmaalle kuskattu nippeli, nappa, kiinnike ja kannake tulee laskuttaa. Jokainen työmaalla vietetty tunti tulee laskuttaa. Asentajien pääasiallinen aika on oltava työmailla, ei varastolla tai tukussa kahvin keitossa. SPR kantaa tavaraa tarvitseville talkoovoimin. Urakoitsijan ei tarvitse. On ihan hevonkukkua, että ei työmaita voi mitenkään seurata tai että seisontatunteja tulee väkiselläkin. Ihminen on käynyt kuussa, siihen verrattuna työmaaseuranta ja laskutus eivät ole rakettitiedettä. Kyse on vain halusta ja osaamisesta. Laskenta ja seuranta samaan maailmaan: Niin pitkään, kun laskentaa ei verrata toteutumaan, on laskenta parhaimmillaankin vain arvausta. Totta kai hyvä laskija TIETÄÄ miten urakka menee. Ja jokaisella urakoitsijallahan on vain hyviä laskijoita, eikö totta? Jälkilaskennasta saa arvokasta tietoa tulevaisuuden laskennan säätämiseen, jos sitä käytetään. Jatkuvalla urakan aikaisella seurannalla saadaan tietoa nyt menossa olevan urakan katteen säätämiseen. Vaikea ymmärtää, miksi sitä ei käyttäisi? Ihan sama kuin istuisi autoon, painaisi kaasua ja vasta perillä katsoisi, että mihinkäs päädyttiin. Tieto ja osaaminen ajan tasalle: Hämmästyttävän usein kuulen, että ei meidän asentajat osaa, ei meidän työnjohdolta voi vaatia. Viimeksi kun vilkaisin ihmisen lajimääritelmää, niin tiivistetysti se meni näin: Kädellinen nisäkäs joka oppii ja muuttaa omaa toimintaansa vallitsevien olosuhteiden puitteissa itselleen edulliseksi. Useimmat meistä jopa vapaaehtoisesti. Olen vankasti sitä mieltä, että jos työntekijät (tai vaikka lapset, asiakkaat, oma armas puoliso jne.) eivät osaa, viitsi, jaksa tai ehdi, niin opastus ja ohjaaminen on vaan vielä kesken. Ja koska huonoja esimiehiä tai taitamattomia yrittäjiä ei maa päällään kanna, niin taas tullaan haluun: Haluatko, että työntekijäsi osaavat tavoitteiden kannalta olennaiset asiat? Kun halu on kunnossa, niin keinot ja aikakin löytyvät. Monessakaan asiassa ei tarvitsisi pyörää keksi uudelleen vaan jo testattuja ja hyväksi havaittuja keinoja on olemassa. Haluatko kuulla? Näin mukavilla helteillä kuitenkin noille asioille on helppo viitata hikisellä rukkasella, että paneudutaan sitten syksyllä. Syksyllä on kiire alkavien työmaiden kanssa, homma siirtyy loppu vuoteen, joulutohinoissa on luovutuksia ja pitää saada valmista. Kiireellä toimittaessa hukataan rahaa viime hetken ostoksiin ja maksetaan ylitöistä. Ja hupsista vaan, vuoden tulos onkin kasassa. Siksipä juuri nyt on hyvä hetki katsoa omat prosessit läpi ja tukkia vuotavat bensaletkut. Eikä nuo nyt niin hassuja lääkkeitä ole sellaisellekaan yritykselle, jossa töitä riittää ja tilanne on katteellinen. Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Laurinmäenkuja 3, 00440 Helsinki Marianne Hautsalo toimitusjohtaja 2 lvis-maailma lvis-maailma 3
TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Menestystarinat Adminetin ansiosta Restasähköllä on LIIKKUVA TOIMISTO Ravintoloiden sähköistyksiin erikoistuminen tarkoittaa Restasähkö Oy:lle työtilauksia ympäri Suomen. Liikkuva työ aiheutti päänvaivaa toimistorutiinien ja erityisesti laskutuksen hallintaan, mutta homma otettiin haltuun Adminetillä. Jesse Tikkala perusti ravintoloiden sähköistyksiin erikoistuneen Restasähkö Oy:n vuonna 2009 yhteistyössä Restafactory Oy:n kanssa. Itselläni oli ravintoloihin erikoistunut yritys sähköurakoinnin puolella, mutta tarkoitus oli laajentua, joten löimme hynttyyt yhteen ja ihan hyvää kasvua olemme saavuttaneet. Toimitamme yhteistyössä ravintoloihin kokonaisvaltaisesti ihan kaiken. Restafactory tekee rakentamispuolen ja me sähkötyöt sekä äänentoisto- ja valaistustekniikan, mikä on meidän erikoisosaamistamme ja noin puolet kaikesta toiminnastamme, toimitusjohtaja Jesse Tikkala kertoo. Restasähköllä on toimipisteet Jyväskylässä ja Tampereella, mutta töitä tehdään ympäri Suomen. Työt jakautuvat suurin piirtein puoliksi urakoinnin ja laskutöiden kesken. Tampereella on varmaan puo- Adminet let töistä muutti ja loput Savonlinnassa ympäri Suomea. Ravintoloiden Oy:n yrityskulttuurin. lisäksi asiakkainamme Nykyään on Jos asiat on autossa hoidetaan ja hotellissa, eri niin sinne on toimivan vanha paperilaskumeininki sähköurakointiyritys oikein toimi. Sioma järjestyksessä muun muassa kuin teattereita. ennen, Tällä tehokkaammin hetkellä vähän hankala ja nopeammin. kantaa mukana valtavaa on käynnissä esimerkiksi Tampereen Työväenteatterin peruskorjaus. Ihan omakotitalosähköistykseen emme ole ikinä lähteneet, vaan haluamme pitää erikoisosaamisestamme kiinni. Ja erikoisosaamista ravintoloiden sähkötekniset työt nykyään vaativatkin. Ravintolassahan ei nykyään saa tyyliin valoja päälle tai musiikkia soimaan ilman tietokonetta. Äänessä ja valossa on digitaalinen ohjaus, jolla niitä hallitaan. Nykyään kaikkea on automatisoitu paljon ja esimerkiksi tanssilattioiden valojen ohjaus on meille ihan ykkösjuttu. Kymmenen neliön tanssilattian sähköistys tekniikan kanssa saattaa maksaa tuplat koko muun ravintolan sähköistykseen verrattuna. Siellä on kallista tavaraa, mikä sitten näkyy liikevaihdossakin isona osana vaikka ei työmäärältään niin iso olekaan. Helpotusta tienpäälle Alun perin Tikkala kuuli Adminetistä Admicomin asiantuntijalta, joka esitteli hänelle ohjelmistoa. Asiaa harkittuaan hän vielä kysyi kokemuksia tutulta urakoitsijalta ja päätti ottaa Adminetin käyttöön noin puolitoista vuotta sitten. Käyttöönotto sujui ihan hyvin. Olen niin paljon reissun päällä, että taidettiin ehkä neljä tuntia käydä yhdessä perehtymässä ohjelmaan, mutta sen jälkeen on oikeastaan itse opiskeltu. Ei siinä mitään ongelmia ole ollut ja saahan tuesta apua jos tulee kysyttävää. Menevä mies haki Adminettillä helpotusta erityisesti työskentelyyn työmatkojen aikana. Kun on paljon tienpäällä, ei paperipinoa, mutta läppäri menee helpommin. Kyllä Adminetillä sai toimistotyömäärän erittäin paljon vähemmäksi, kun sai ostolaskut, tuntikortit ja kaiken muun suoraan järjestelmään. Se on ollut suuri helpottava tekijä. On sellaisia aikoja, että matkustan paljon junassa, niin enhän minä mappeja ota sinne mukaan. Jos ennen piti vaikka torstai-perjantai tehdä paperihommia, niin nyt voin hyödyntää matka-ajat, eikä toimistohommia tarvitse hoitaa paikanpäällä toimistolla ollenkaan. Käytössäni on liikkuva toimisto. Toimistotilankin sanoin kokonaan irti, kun mitä sillä enää tekee. Tiedot säilyy Adminetissä, niin ei minun tarvitse maksaa vuokraa mappien säilytyksestä. Automatisoituun työajanseurantaan Restasähkö työllistää tällä hetkellä 10 15 vakituista työntekijää, mutta työn luonteen vuoksi yrityksessä hyödynnetään paljon alihankkijoita. Meillä on reissuhommaa niin paljon, että alihankintaverkostomme on laaja. Oikeastaan vain työnjohto on omassa talossa suoraan kiinni ja sitten käytetään paljon paikallisia alihankkijoita asennuksissa. Adminetin myötä Exceliin täytetyistä tuntilistoista luovuttiin ja siirryttiin täyttämään työt suoraan Adminettiin. Vaihtuvasta asentajakannasta johtuen kaikki asentajat eivät kuitenkaan itse täytä tuntejaan, vaan joissain tapauksissa vastuu on annettu työnjohdolle. Kun työpäivä päättyy, nokkamies voi helposti merkitä tunnit. Ne on aika nopeasti kopioitu joka henkilölle. Haluaisin, että työajanseuranta olisi reaaliaikaista ja tunnit merkittäisiin joka päivä, mutta siinä meillä on vielä tekemistä ja keskustelua käydään koko ajan. Pääasiassa asentajat kuitenkin täyttävät tuntinsa ajallaan ja varsinkin palkkapäivän lähestyessä ne viimeisetkin aina sieltä löytyvät. Aiemmin Saavutetut edut: - helppo laskujen käsittely - tuntien ja tarvikkeiden kohdistuminen suoraan myyntilaskulle - riippumattomuus paikasta - kaikki toiminnot yhdessä järjestelmässä Jos ennen piti torstai-perjantai tehdä paperihommia, nyt voin hyödyntää matka-ajat, eikä toimistohommia tarvitse hoitaa paikanpäällä toimistolla ollenkaan, kertoo toimitusjohtaja Jesse Tikkala. Taustalla parhaillaan käynnissä oleva kohde Old Brick s Inn. Restasähkön kirjanpito ja palkanlaskenta oli ulkoistettu tilitoimistoon. Nykyään Adminet tekee suuren osan rutiineista ja loput hoitaa Admicomin kirjanpitäjä. Minä vain hyväksyn tuntikortit palkanmaksuun ja asiat hoituvat siitä eteenpäin. On helppo toimia, kun on yksi henkilö jonka kanssa voin olla tekemisissä, on kyseessä sitten mikä tahansa taloushallintoon liittyvä asia. Rahat kiertoon nopeasti Ehkäpä Adminetin parhaana, ja eniten omaa työtään helpottavana asiana Tikkala pitää Adminetin osto- ja myyntilaskuja. Sähköiset laskut ovat varmistaneet laskutuksen sujuvuuden. Adminetissä ostolaskut voi siirtää suoraan myyntilaskuksi, joten ei jää mitään tavaraa laskuttamatta. Yritämme pitää varaston arvon mahdollisimman pienenä siten, että kaikki tavarat tilattaisiin suoraan työmaalle tai tarvittaessa haettaisiin tukusta. Tällä tavalla ostoista jää heti jälki Adminettiin ja kaikki menee varmasti laskutukseen. Laskutuksessa on saavutettu paljon ajansäästöä, kun kaikki työt ja tarvikkeet löytyvät yhdestä järjestelmästä ja siirtyvät helposti myyntilaskulle. Ennen laskutus oli sellaista pakkopullaa, että se saattoi laahata aika pahasti myöhässä. En pystynyt kohdistamaan tehtyjä tunteja kohteelle ja siirtämään myyntilaskuun. Nyt saan kasattua kaikki työt ja tarvikkeet yhdestä järjestelmästä, eikä tarvitse etsiä miljoonaa eri sähköpostia tai paperia, mistä tieto löytyy. Asioitten niputtaminen yhteen vei aiemmin paljon aikaa. Välillä oli niin paljon laskutettavaa, ettei sellaisia alle tonnin laskuja viitsinyt edes tehdä, vaan ne hoidettiin joskus myöhemmin yhdellä kertaa. Saattoi olla, että lähti lasku vaikka kaksikin kuukautta tehdyn työn jälkeen. Nyt saa rahat kiertämään nopeammin. Hallittua kasvua Adminet hankittiin lääkkeeksi helpottamaan toimitusjohtajan työtaakkaa ja suuntaamaan työaika kasvun kannalta mielekkäisiin tehtäviin. Aiemmin meni hirveästi aikaa paperilaskujen käsittelyyn ja mappien toimittamiseen tilitoimistoon. Se ei ollut mukava juttu, vaan pakollista työtä, johon käytetyn ajan voisi käyttää myyvään työhön uusien asiakkaiden hankkimiseksi. Restasähkö tavoittelee jatkuvaa kasvua ja Adminetin avulla homma pysyy hanskassa kasvavista volyymeistä huolimatta. Tarkoitushan meillä on kasvaa koko ajan ja tämä oli yksi keino saada kasvusta hallittua. Adminet pitää toiminnan järkevästi nipussa ja talouspuolen asiat jatkuvasti ajan tasalla. Vanhalla systeemillä paperipinot olisivat kasvun myötä vain lisääntyneet ja kasvu käynyt erittäinkin hallitsemattomaksi. Monta asiaa jäisi varmasti tekemättä. Adminet antaa paljon paremmat puitteet järkevälle kasvulle ja silti kaikki pysyy omissa hanskoissa sen kautta. Adminet on tullut sujuvasti osaksi Restasähkön arkea. Jopa siinä määrin, että kysyttäessä Adminetin hyötyjä, Tikkala ei enää kunnolla muista aikaa ennen Adminettiä. Hankala oikeastaan sanoa hyötyjä, kun ei enää oikein edes muista mitä se vanha oli. On jo niin luonnollista että asiat tehdään Adminetillä, mutta kyllä se paljon on helpottanut. Parasta Adminetissä on kokonaisuus - kun kaikki on samassa paikassa ja helposti löydettävissä, turha työ jää pois. 4 lvis-maailma lvis-maailma 5
Sovellusuutiset Menestystarinat Adminetin kalenterilla LOMIEN HALLINTA ON HELPPOA Adminet on tehnyt lomien hallinnan helpoksi. Asentajat ja muut työntekijät voivat ehdottaa loma-ajat ja syöttää muut poissaolot suoraan Adminetin sähköiseen kalenteriin. Esimiehen hyväksyttyä lomat, tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja näkyville yrityskalenteriin. Näin töiden suunnittelu helpottuu, kun yhdellä vilkaisulla näkee ketkä ovat käytettävissä ja ketkä lomailemassa. Lomien syöttäminen Asentajat voivat itse tarkistaa lomaja pekkaskertymät Adminetistä aina halutessaan, ja jättää lomaehdotuksia syöttämällä ne kalenteriin toivomalleen ajankohdalle. Adminetissä kokonaiset lomaviikot merkitään aina maanantaista sunnuntaihin. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti viikonloput ja arkipyhät, eikä näistä kulu lomapäiviä. Työntekijän loma-anomus tulee esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimiehen hyväksyessä loman, tieto on saman tien palkanlaskennassa. Automatiikka osaa tehdä lomakäsittelyt oikealle palkkajaksolle. Lomien suunnittelu Adminetin kalenteri on myös työkalu lomien suunnitteluun ja sijaisuuksien hallintaan. Esimies voi suunnitella loma-ajat kalenterin avulla ja määrittää lomailevalle työntekijälle sijaisen. Esimerkiksi hyväksymättömät ostolaskut siirtyvät tarkistettavaksi sijaiselle, jolloin mikään asia ei jää hoitamatta työntekijän poissa ollessa. Lomien hyväksynnän yhteydessä Adminet tarkistaa henkilön lomasaldot, jolloin lomia ei voida hyväksyä liikaa. Kun loma hyväksytään, järjestelmä kirjaa automaattisesti lomapalkan palkanlaskentaan ja vastaavasti vähentää kuukausipalkkaa. Kalenterinäkymästä esimies näkee nopeasti haluamaltaan aikaväliltä työntekijöiden lomat ja poissaolot sekä niiden syyt. Kaikki työntekijöiden lomat ja poissaolot löytyvät myös arkistosta. Toimitusjohtaja Matti Niemonen ällistyi, kuinka hyvin asentajat ottivat Adminetin vastaan. AK-Sähkö Oy: Adminet NOPEASTI OSAKSI ASENTAJIEN ARKEA Me ollaan ihan äimänkäkenä, kuinka asentajat ovat ottaneet tämän. Kaikki ovat tosi innoissaan, Lahdessa toimivan AK-Sähkön toimitusjohtaja Matti Niemonen ja kirjanpitäjä Kirsi Rantanen kertovat kuin yhdestä suusta. AK-Sähkö Oy otti kevättalvella 2013 käyttöön Adminetin ja jo keväällä asentajat aloittivat sähköisten työmääräinten käytön. Tyytyväisiä asentajia Kirsi näytti yhden keikan ja sitten vaan aloin tehdä, sähköasentaja Mikko Hartikainen kertoo kokemuksistaan. Hartikainen osallistui Adminetin käyttökoulutukseen muiden asentajien mukana. Hartikainen on tykännyt erityisesti, kun saa itse rauhassa kokeilla, ja hän onkin toiminut tukihenkilönä muille asentajille. Kun on päässyt enempi räpläämään, niin en ole huomannut mitään mikä ei toimisi. Kunhan vaan muistaa aina tallentaa. No, sittenhän se siitä herjaa jos yrität lähteä tallentamatta, huoltoasentaja Ari Ovaska jatkaa asentajien kokemuksista. AK-Sähköllä myös asentajat ottavat vastaan huoltokeikkoja ja työtilauksia asiakkailta sekä perustavat työt Adminettiin. Toimistolle tulleet tilaukset perustetaan työpooliin, josta asentajat saavat poimittua ne itselleen. Asentajat pystyvät myös heittämään töitä toisilleen, jolloin työkuorman hoito ja asiakaspalvelu on joustavaa ja sujuvaa. Jokainen työntekijä pääsee ite tarkistamaan lomasaldonsa. Kalenterista näkee yhdellä silmäyksellä, ketkä ovat käytettävissä ja milloin. Adminetissä voi myös määritellä sijaisen, joka hoitaa tehtävät loman aikana. 6 lvis-maailma lvis-maailma 7
TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Katja Mäenpää ja Sähkö OK J. Mänty Menestystarinat Adminet-Jarit suuntaavat talvella KYLMÄSTÄ LÄMPIMÄÄN Kesä on urakointiyritysten kulta-aikaa. Tyytyväiset Adminet-asiakkaat panostavatkit matkailuun sesonkiajan ulkopuolella. Lomat hallinnassa Sähkö OK J. Männyllä asentajat jättävät lomaehdotuksensa suoraan Adminettiin. Jari tarkistaa toivotut loma-ajat ja hyväksyy ne. Siellä ne lomaehdotukset ovat nytkin hyväksyntää vaille valmiina. Nätisti Adminetistä näkee, mitä kenelläkin on ajatuksia loman ajankohdan suhteen. Ei jää muistin varaan kun ehdotukset tulevat suoraan koneelle. Kyllä tämä varmasti on asentajillekin helpompi. Itse Jari ei aio kesän aikana pitkää lomaa viettää, vaan säästää lomansa kylmempiin keleihin. Heinäkuulle olen ajatellut viikon kesälomaa. Pidän lomaa sitten, kun sopiva väli tulee. Viime vuonna lomailin niin paljon, ettei tänä vuonna tarvitse paljon lomaa pitää. Adminet on helpottanut yrittäjän lomien viettoa, eikä kaikkea tarvitse suunnitella niin tarkasti kuin ennen. Nyt ei ole esteitä loman pitämiselle milloin haluaa, kun ei tarvitse huolehtia, etteivätkö hommat hoituisi kun tekee matkasuunnitelmia. Normaalirutiinit eivät muutu lomalla, hoidan ne Adminetillä siellä missä olen. Ennen piti aina miettiä lomittaja, kuka hoitaa toimistorutiinit, laskujentarkastuksen ja muut. Nyt voi vain katsoa sopivan lomakohteen ja lähteä ilman sen kummempaa organisointia. Seuraavaksi on suunnitelmissa lähteä reissuun jonnekin vähän kauemmas ensi talvena. Eroon toimiston rutiinipuuhista Syksyllä 2011 Adminetin käyttöönottanut Sähkö OK J. Mänty on saavuttanut Adminetillä aikaa toimiston rutiinipuuhista. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely ja maksatus, laskutus sekä paperisten työmääräinten ja tuntikorttein koostaminen on vain muisto menneisyydestä. Kun aiemmin näitä asioita hoiti kokopäiväinen sihteeri, nykyään toimitusjohtaja Jari Mänty hoitaa samat asiat itse kädenkäänteessä. Nyt minulla menee puoli tuntia siihen, mihin kokopäiväisen sihteerin aika ei riittänyt vanhalla ohjelmalla. Sihteerin kulujen lisäksi myös kirjanpito- ja ohjelmistokuluista on vapauduttu. Varovaisellakin arviolla Adminetillä saamamme säästö vuositasolla on erittäin merkittävä, Jari kertoo. Kun kaikki ostot, tehdyt työt ja työmailla käytetyt tarvikkeet päivittyvät saman tien Adminettiin, on seuranta helppoa ja reaaliaikaista. Adminetin suurimmaksi hyödyksi Jari nostaa oman ajankäyttönsä. Nyt olen paljon paremmin selvillä yrityksen tilasta ja toiminnasta. Mikä tärkeintä, pystyn tekemään yrityksen johtamista, koska siihen on aikaa. Koko ajan tulee uusia helpotuksia. Tarjouslaskennan olen nyt saanut tehokäyttöön ja se tuntuu pelaavan kyllä. Mukavaa, kun kaikki on samassa paketissa eikä tarvitse välillä poukkoilla muihin ohjelmiin. Adminettiin vaihdettuani vietin ensimmäistä kertaa yhtäjaksoisen kolmen viikon loman Espanjassa. -Jari Mänty, Sähkö OK J. Mänty- Heinäkuu on hyvää aikaa olla töissä, silloin jopa saa tehdä töitä kun ei puhelin soi koko ajan ja työnteko on tehokasta, kun työt valmistellaan hyvin.. -Jari Vartiainen, Kuopion Putki ja Säätö- Paukkuja toiminnan kehittämiseen Kuopion Putki & Säätö Oy on käyttänyt Adminettiä noin kolmen vuoden ajan. Ohjelman vaihdon myötä on saavutettu sekä kustannusten että ajan säästöä, kun oma ajankäyttö on järkevöitynyt ja toimiston rutiinityöt vähentyneet. Adminetin myötä toiminta on tehostunut siten, että toimiston työmäärä on pienentynyt merkittävästi. Oman ajankäytön mittaaminen on haasteellista ja hankalaa, en osaa sanoa kuinka paljon sitä on säästynyt. Voi kuitenkin karrikoidusti sanoa, että ennen aamupäivä meni postia aukoessa ja iltapäivä postia lähettäessä. Nykyään ei ole aamu vielä kunnolla alkanut, kun postin aukominen on tehty ja postit lähtevät sähköisesti silloin, kun työt ajallaan valmistuvat. Paljon jää aikaa kaikkeen muuhun mukavaan, kertoo toimitusjohtaja Jari Vartiainen. Toimistorutiineista vapautunut aika on käytetty yrityksen kehittämiseen. Nyt kun olemme muutaman vuoden Adminettiä käyttäneet, siitä on tullut ilmi sellaisia pahoja puolia, että on tullut aikaa kehittää varsinaista toimintaa ja sen myötä on tullut kiirettä. Tällaisella ilmalla se on huono asia, Jari virnistää kesäkuisessa helteessä. Tässä on nyt viime ajat panostettu koulutukseen ja kaikennäköisiä heikkouksia on alettu hiomaan. Etupäässä olemme kehittäneet sisäisiä prosesseja, mutta uutena toimintona yritykseen on tullut maalämpöasennukset. En hirveästi tykkää urheiluvertauksista, mutta ei esimerkiksi jääkiekossa siellä laatikon sisällä pärjää, jos ei kehity koko ajan. Sama pätee LVI-puolella ja siksi meilläkin on panostettu toiminnan kehittämiseen. Yksi Adminetin parhaita puolia on oikeasti se, että jää aikaa vähän muuhunkin kun ei ole rutiineissa kiinni. Kohti paperitonta toimistoa Vartiainen kertoo, että paperin määrä toimistossa on vähentynyt merkittävästi. Yrityksessä on jo noin kuusi vuotta skannattu kaikki asiakirjat sähköiseen muotoon, eikä juuri mitään papereita enää säilytetä. Sähköinen laskutus ja laskujen vastaanotto sekä sähköinen arkistointi on auttanut meitä paljon. Mielestäni sähköinen arkistointi on ehdottomasti yksi Adminetin vahvuuksia. Yrityksen yhdeksästä asentajasta valtaosa täyttää tuntinsa jo sähköisesti tabletilla tai tietokoneella toimistolla. Asentajilta on pääsääntöisesti tullut viestiä, että nyt pitäisi paperilapuista luopua kokonaan, kun ne vaan sotkevat siellä kentällä. Että ilmeisesti he tykkäävät sähköisestä tuntikirjauksesta. Jatkuvasti olemme sähköiseen suuntaan siirtymässä ja tänä päivänä 80 % täyttää tuntinsa sähköisesti. Kyllä jatkuvasti pyritään siihen, että joka päivä pitää olla vähemmän paperia kuin edellisenä. Kesällä paiskitaan töitä Asentajista osa jättää lomaehdotuksensa Adminetin kautta, mutta pienessä yrityksessä asioista jutellaan usein kasvotusten. Motivoituneimmat tekevät lomaehdotuksia Adminetistä, mutta osalle se vaatisi vielä koulutusta. Meillä on kuitenkin aika pieni joukko ja päivittäin kasvotusten tavataan, niin luontaisesti tulee juteltua tällaisista asioista. Työtilanteen mukaan pyritään lomat myöntämään toivotuille ajankohdille ja aika pitkälle siinä tänäkin vuonna onnistuttiin. Minusta on kätevää, että jokainen voi tarkistaa Adminetistä lomasaldot ja minä pystyn helposti katsomaan kalenterista, miten lomia ja työmaita on päällekkäin. Itse yrittäjä ei aio kesällä paljoa lomailla, vaan panostaa matkailuun talven aikana. Perinteisesti urakoinnin ykköspäiviä on kesän aika, joten tahtoo sitten talvireissuksi aina mennä. Heinäkuu on hyvää aikaa olla töissä, silloin jopa saa tehdä töitä kun ei puhelin soi koko ajan ja työnteko on tehokasta, kun työt valmistellaan hyvin. Talvella ainakin henkilökohtaisesti tuonne Aasian seudulle haluaisin. Siellä on kaikin puolin ihan erilaista ja takuuvarmasti lämmintä. Kaikki tärkeät ydinasiat hoituvat Adminetillä missä vaan, eikä ole työpinoa odottamassa kun tulee takaisin toimistolle. Toimisto on oikeasti siellä, missä itse milloinkin on. 8 lvis-maailma lvis-maailma 9
Testaa tehokkuutesi Sadepäivän varalle TESTAA RISTIKKO Paljonko yrityksessäsi tuhlataan työaikaa rutiineihin, jotka automatiikka voisi hoitaa? Valitse sopivin vaihtoehto ja testaa toimintatapojesi nykyaikaisuus. 1. OSTOT Ostolaskujen nouto ja tallennus järjestelmään, tarkastuskierrätys, tiliöinti ja maksaminen, laskujen mapitus ja arkistointi, halvimman toimittajan etsiminen ja hinnastopäivitykset. 2. LASKUTUS Laskujen tulostus, kuoritus ja lähettäminen sekä suoritusten nouto ja kirjaus, perintäkirjeiden lähetys, laskujen tiliöinti ja mapitus sekä myynnin kateraporttien koostaminen. 3. PALKANLASKENTA Paperisten tuntikorttien vastaanotto, käsittely ja tietojen syöttäminen sähköiseen muotoon, asentajien tuntipalkkojen ylläpito ja verokorttien tallennus, lomapalkkojen tallennus ja laskeminen, palkkojen maksaminen ja palkkalappujen toimitus. 4. KIRJANPITO JA SISÄINEN LASKENTA Tositteiden merkitseminen, mapittaminen ja tilitoimistoon vieminen, kirjanpidon tiliöinnit, tapahtumien etsiminen mapeista, seurantatietojen koostaminen, tallentaminen ja raporttien odottelu. 5. PROJEKTIN SUUNNITTELU JA VALVONTA Massoittelu ja budjetointi tarjouksen tiedoista, tapahtumien ja töiden kirjaus, projektin tuloutus, raporttien tietojen koostaminen ja jälkilaskenta sekä vertaaminen laskettuun. Mitä vastauksia sait eniten? Katso tulos: Eniten a-vastauksia: Eniten b-vastauksia: Eniten c-vastauksia: Eniten d-vastauksia: Aiotko tosiaan jatkaa toimintaasi vielä kesälomien jälkeenkin tai vietätkö ylipäätään kesälomaa? Missä välissä ehdit tehdä oikeita töitä sihteerinpuuhien sijaan? Vai onko niin hiljaista, että onpahan edes jotain tekemistä? Toimintatapojasi olisi vara tehostaa reippaasti monellakin osa-alueella. Ota yhteyttä jutellaan, kuinka voisit päästä helpommalla ja kääntää yrityksesi kurssin nousuun. Ihan oman itsesi takia. Yrityksessäsi ehkä käytetään joitain sähköisiäkin työkaluja, käyttämäsi ohjelmat vaan eivät keskustele keskenään ja mappien raahaaminen tilitoimistoon on tuttua puuhaa. Mutta onhan se vaivan arvoista, kun parin kuukauden päästä taas näkee, kuinka työmaat ovat menneet. Vai onko? Adminet vapauttaa sinut turhasta paperinpyörittelystä ja tarjoaa reaaliaikaista seurantatietoa kaiken yhdessä ohjelmassa. Yrityksessäsi ollaan hyvällä tiellä ja käytössäsi on varmaan jokin LVIS-alan taloushallinto-ohjelmisto, mutta toimintasi voisi olla vieläkin tehokkaampaa. Ota yhteyttä, jos haluat tehostaa tai kasvattaa toimintaa, tai vaikka säästää aikaa ja viettää pidemmän kesäloman. Adminetillä et tuhlaa minuuttiakaan edellä mainittuihin puuhiin. Jos jokin testin osa-alueista vaatii yrityksessäsi tehostamista, voimme laittaa yhdessä senkin kuntoon. Hienoa, toimintatapasi ovat nykyaikaiset ja tukevat yrityksesi kannattavuutta ja menestystä! Käytössäsi lienee Adminet, sillä se on ainoa LVIS-alan ohjelmisto, jossa nämä toiminnot on automatisoitu. (Jos ei ole, kannattaa laskea kuinka paljon maksat siitä, että joku muu tekee kyseiset asiat puolestasi.) Ratkaise Admicomin kesäristikko! Kun tiedät avainsanan, mene osoitteeseen www.admicom.fi/avainsana (ristikon ratkaisusana) ja löydät kesäarvonnan! 5. 7. 1. 4. 3. 9. 10. 1. Nelisormisena tuo onnea? 2. 6. 8. 11. 12. 2. Kuuluisa suomalainen puu rapakon takana 3. Urakointialan tehokkain ohjelmisto 4. Keskikesän juhla 5. Monen loma-aikaa 6. Matto- tai maito- 7. Adminetin avain toimintojen tehostamiseen 8. Kesäinen meteorologi 9. Monen asiakkaamme leipä tästä kiinni 10. Kesäinen kulkupeli 11. Viileä herkku 12. Ohjelmistokehityksen suunnannäyttäjä 10 lvis-maailma lvis-maailma 11
admicom oy väinönkatu 26 a 29 40100 jyväskylä Toivotamme kaikille lukijoille aurinkoista kesaa! -kumppani tuloksen tekemiseen Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva -työkalut tuloksen tekoon Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen Ota yhteyttä arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! 045 111 1739 myynti@admicom.fi www.admicom.fi