Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen esivalmistelun projektisuunnitelma Projektipäällikkö Kimmo Hinno 20.9.2016
1. Esivalmistelun taustaa Pohjois-Pohjanmaan liiton maakuntahallitus päätti kokouksessaan 2.5.2016 aloittaa valmistautumisen maakuntauudistukseen muiden kuin sote-asioiden osalta Pohjois-Pohjanmaalla. Pohjois-Pohjanmaan liitto kutsui 2.6.2016 maakunnalle siirrettävien tehtävien nykyisten organisaatioiden edustajat ja vastuutahoina olevien kuntien johdon yhteiseen tilaisuuteen linjaamaan valmistelun organisointia ja aikataulutusta. Valtiovarainministeriö ja sosiaali- ja terveysministeriö ovat 26.5.2016 antaneet maakuntauudistuksen esivalmistelun koordinoinnin maakuntien liittojen tehtäväksi. Maakuntauudistuksen esivalmistelu edellyttää hyvää yhteistyötä maakuntaliiton, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen, työ- ja elinkeinotoimiston, sairaanhoitopiirin, pelastuslaitosten, aluehallintoviraston ja henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa. Yhteistyö alueen kuntien ja PoPSTer-hankkeen kanssa on tärkeää. Maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen toimeenpano jakautuu neljään vaiheeseen esivalmistelu 30.6.2017 saakka maakunnan toimintaa valmisteleva väliaikaishallinto, väliaikainen valmistelutoimielin ajalla 1.7.2017 1.3.2018 (väliaikaisen toimielimen toiminta saattaa jatkua tarpeen vaatiessa myös pitempään) maakunnan käynnistymisvaihe 1.3.2018 31.12.2018 uusi maakunta aloittaa toimintansa 1.1.2019. Esivalmisteluvaihe kestää sote-järjestämislain ja maakuntalain voimaantuloon eli 30.6.2017 saakka. Esivalmisteluvaiheessa luodaan edellytyksiä tehtävien ja omaisuuden siirtämiselle uusiin maakuntiin sekä uusien maakuntien toiminnan käynnistämiselle. Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheelle perustetaan ohjausryhmä, johon kuuluu tasapuolisesti kaikkien keskeisten tahojen edustus. 2. Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen tavoitteet Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen esivalmistelun tavoitteena on luoda pohjaa maakuntauudistukselle ja tuottaa maakuntauudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen, valtion ja muiden sidosryhmien käyttöön riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset uuteen maakuntaan siirtyvien tehtävien nykytilanteesta. Lisäksi tavoitteena on varmistaa maakuntauudistuksen osallistava suunnittelu, mukana olevien organisaatioiden, sidosryhmien ja henkilöstön välinen riittävä vuorovaikutus sekä kattava muutosviestintä Huomioitavia asioita asiakasnäkökulma sidosryhmien informointi ja mukanaolo valmistelutyössä kuntien osallistaminen sekä uuden maakunnan ja kuntien rajapinta järjestämis- ja tuottamisvastuun selkeyttäminen yhteistyö PoPSTer-hankkeen kanssa työryhmille pyritään luomaan yhtenäinen raportointipohja, jonka perusteella kokonaisraportin kokoaminen esiselvitysvaiheesta on mahdollisimman yksinkertaista.
3. Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen toimenpiteet Maakuntauudistuksen projektipäällikkö ja työryhmien puheenjohtajat laativat tarkennetut työryhmien toimintasuunnitelmat johtoryhmän antaman aikataulun ja suuntaviivojen mukaisesti. Työryhmien tulee pystyä reagoimaan nopeasti esivalmistelun aikana tuleviin uusiin valtakunnallisiin linjauksiin. Valmisteluprosessin käyttöön luodaan yhtenäiset raportointimallit ja käytännöt. Uuteen maakuntaan non-soten osalta kartoitetaan siirtyvien tehtävien ja toimintojen nykytilanne sekä tuotetaan raportit seuraavista osa-alueista maakunnalle siirtyvät tehtävät valtakunnallisesti tehtyjen linjausten mukaisesti siirtyvien tehtävien tämän hetkinen organisointi ja johtamisrakenne keskeiset toimintaprosessit siirtyvät henkilöresurssit htv-tasolla palveluiden asiakkaat ja sidosryhmät rajapintaan jäävien tehtävien pohdinta käytössä olevat ICT-ratkaisut käytössä olevat toimipaikat ja toimitilat voimassa olevat sopimukset kiinteä ja irtain omaisuus Viestintä tukee maakuntauudistuksen toteuttamista ja johtamista maakuntauudistuksen muutosviestinnän suunnittelu viestintäryhmän perustaminen. Vastuu muutosviestinnästä projektipäälliköllä tasalaatuisen, vuorovaikutteisen ja tehokkaan muutosviestinnän varmistaminen maakuntauudistuksen nettisivun luominen ja sosiaalisen median käyttäminen infotilaisuuksien järjestäminen sidosryhmille, jotka eivät ole mukana kattavasti työryhmissä, esim. kuntajohtajat, yhdistykset ym. mediaviestintä viestintäyhteistyö PoPSTer-hankkeen kanssa
4. Organisointi Ohjausryhmä Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen esivalmisteluvaihe Maakuntauudistuksen esivalmistelutyötä johtaa laaja-alainen ohjausryhmä, johon kutsutaan varsinaiset jäsenet tai heidän varajäsenensä. Ohjausryhmä on maakuntauudistuksen esivalmisteluvaihetta ohjaava ja päättävä elin. Sen tehtäviin kuuluu valmisteluprosessin ohjaus, seuranta ja arviointi. Jokainen taho vastaa ohjausryhmänsä kokous- ja matkakustannuksista itse. Ohjausryhmän kokoonpano Pohjois-Pohjanmaan liiton maakuntahallitus Pohjois-Pohjanmaan liiton maakuntavaltuuston puheenjohtajisto Pohjois-pohjanmaan liiton maakunnan yhteistyöryhmän kuntaedusteiset puheenjohtajat Pohjois-Pohjanmaan liiton maakuntajohtaja (varajäsen hallintojohtaja Riitta Pitkänen) Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen Ylijohtaja Matti Räinä (varajäsen E-vastuualueen johtaja) Pohjois-Suomen aluehallintoviraston ylijohtaja Terttu Savolainen (varajäsen johtaja Margit Päätalo) Pohjois-Pohjanmaan TE-toimiston johtaja Maire Mäki (varajäsen palvelujohtaja Mari Tuomikoski) Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kehitysjohtaja Pasi Parkkila (varajäsen hallintolakimies Sari Haataja)
Oulu-Koillismaan pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Petteri Helisten (varajäsen pelastuspäällikkö Mika Haverinen) Jokilaaksojen pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Jarmo Haapanen (varajäsen Ylivieskan kaupunginjohtaja Terho Ojanperä) Julkisten ja hyvinvointialojen liiton edustaja aluepäällikkö Saila Pirnes (varajäsen pääluottamusmies Kirsi Särkelä) Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestön edustaja suunnittelupäällikkö Ilpo Tapaninen (varajäsen erikoislääkäri Raija Niemelä) Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto Jytyn edustaja alueasiamies Teuvo Siikaluoma (varajäsen ilmoitetaan myöhemmin) Suomen palomiesliiton edustaja järjestön johtaja Kim Nikula (varajäsen Ari Parkkisenniemi) Johtoryhmä Esiselvitysvaiheen operatiivisesta suunnittelusta ja tekemisestä vastaa johtoryhmä, joka koostuu seuraavien tahojen edustajista maakuntaliiton johtoryhmä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen johto aluehallintoviraston ylijohtaja TE-toimiston johtaja Oulu-Koillismaan pelastuslaitoksen pelastusjohtaja Jokilaaksojen pelastuslaitoksen pelastusjohtaja työryhmien puheenjohtajat PoPSTer-hankkeen johtoryhmän puheenjohtaja Matti Pennanen PoPSTer-hankkeen selvityshenkilö Hannu Leskinen Teuvo Siikaluoma, varalla Kim Nikula (henkilöstön edustajat) ohjausryhmän puheenjohtaja Samuli Pohjamo (puhe- ja läsnäolo-oikeus). Maakuntauudistuksen ohjausryhmä asettaa työryhmät. Työryhmät ovat esiselvitysvaiheessa keskeisimmässä roolissa. Työryhmien puheenjohtajat ja sihteerit vastaavat valmistelutyön etenemisestä, sisällön tuottamista ja raportoinnista. Työryhmien jäseniltä edellytetään aktiivista osallistumista sisällön tuottamiseen. Työryhmät 1. Maakuntastrategia, maakuntakaava, alueidenkäyttö ja liikennejärjestelmätyö - puheenjohtaja Jussi Rämet, varapuheenjohtaja Taina Törmikoski 2. Elinkeino ja työllisyys sekä aluekehittäminen ja rahoitus - puheenjohtaja Elyn E-johtaja, 1. varapuheenjohtaja Maire Mäki, 2. varapuheenjohtaja Tiina Rajala 3. Pelastustoimi ja varautuminen - puheenjohtaja Petteri Helisten, varapuheenjohtaja Jarmo Haapanen 4. Maaseutupalvelut, ympäristöterveydenhuolto, luonnonvarat ja vesistöt sekä lomituspalvelut - puheenjohtaja Timo Lehtiniemi, 1.varapuheenjohtaja Hannu Tölli, 2.varapuheenjohtaja Leena Tuuri. 5. Henkilöstöhallinto 6. ICT 7. Omaisuus, vastuut ja sopimukset 8. Toimitilat ja kiinteistöt
9. Maakunnan talous- ja henkilöstöhallinto 10. Hankinnat Muita huomioita - työryhmät voivat asettaa alatyöryhmiä ja kutsua kokouksiin asiantuntijoita - kaikkiin työryhmiin tulee henkilöstön edustus. Projektipäällikön tehtävät - valmisteluprosessin aikataulun mukaisesta etenemisestä huolehtiminen yhdessä työryhmän kanssa - työryhmien sparraaminen, tavoitteiden kirkastaminen ja tuotosten yhteensovittaminen - huolehtiminen työryhmien pysymisestä samassa aikataulussa - varmistaa yhdessä työryhmien puheenjohtajien ja valmisteluryhmän kanssa yhteensovittaminen Popsterin tavoitteisiin ja tuloksiin - sihteerinä toimiminen ohjaus- ja johtoryhmien kokouksissa - yhdyshenkilö valtionvarainministeriön muutosjohtajaan. 5. Kustannukset Esivalmisteluvaiheen kustannukset ajalle 1.9.2016 30.6.2017 katetaan Pohjois-Pohjanmaan liiton kehittämisrahastosta. Esivalmisteluvaiheen kokonaiskustannusarvio on 114 000 (henkilöstökustannukset 94 000, viestintä 10 000, matkakulut 5 000 ja kokouskustannukset 5 000 ). Päätökset kehittämisrahaston käytöstä tekee Pohjois-Pohjanmaan maakuntahallitus. 6. Aikataulu Esivalmisteluvaihe jatkuu 30.6.2017 saakka. Yksityiskohtainen vuosikello laaditaan työryhmien puheenjohtajien kanssa syyskuun aikana. 7. Seuranta ja raportointi Raportoinnin ja seurannan tehtävänä on tuottaa tietoa valmistelutyön etenemisestä. Seurantatiedon perusteella arvioidaan asetettujen tavoitteiden mukaisesti etenemistä. Arvioinnin perusteella valmistelun suuntaa voidaan tarkistaa. Ohjausryhmä on esiselvityshanketta ohjaava elin, joka seuraa ja arvioi valmisteluprosessin etenemistä. Valmisteluryhmät raportoivat johtoryhmälle sekä antavat tilannekatsauksensa ryhmänsä valmistelun tilanteesta ohjausryhmälle. Kukin valmistelussa mukana oleva organisaatio raportoi valmistelun etenemisestä myös omalle päätöksentekoelimelleen. 8. Viestintä Esivalmisteluvaiheen toteuttamista tuetaan viestinnällä. Projektille perustetaan viestintäryhmä, joka laatii viestintäsuunnitelman. Päävastuu hankkeen tiedottamisesta on johtoryhmällä ja projektipäälliköllä.
9. Väliaikaishallintoon siirtyminen Esivalmisteluvaiheen jälkeen siirrytään väliaikaishallintoon 1.7.2017 alkaen. Tämän hetken tiedon mukaan väliaikaishallinnossa tehdään virkamiesvalmistelusta mm. maakuntavaalien järjestäminen, säännöstön luominen, sopimusten valmistelu, henkilöstökartoitus henkilö henkilöltä ja kiinteistökartoitus. Esivalmistelun loppuvaiheessa on aloitettava sopivan henkilöstön kartoitus väliaikaishallinnon käyttöön.