versio 0.4
Creative Commons License Attribution under a Creative Commons Attribution 2.0 http://creativecommons.org/licenses/by/2.0 pg 6; Old Cash Register by Jo Jakeman, http://www.flickr.com/photos/jojakeman/4883501638 Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan versio 0.4 01.12.2010 lataa uusin versio osoitteesta http://www.mp-plan.fi/opas (C) MP-Plan Oy 2010 2
Lukijalle, tämä opas on kirjoitettu sinulle, joka olet hankkimassa tietojärjestelmää yrityksesi tarpeisiin. Tietojärjestelmien hankinta ei ole yrityksesi ydinliiketoimintaa, eikä yritykselläsi ole välttämättä erityistä tietohallinto-osastoa joka vastaisi hankinnoista. Olen kirjoittanut tämän oppaan antaakseni sinulle yleiskuvan järjestelmähankinnan läpivientiin liittyvistä asioista - hankinnan tärkeimmistä osa-alueista jotta hankintasi onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla. Amerikkalaisen Standish Groupin tutkimus vuodelta 2008 kertoi, että vain 29 prosenttia kaikista tutkimusaineiston tietojärjestelmähankkeista toteutui aikataulun ja kustannusarvion mukaisina. 59 prosenttia hankkeista ylitti sekä kustannusarvion että aikataulutuksen, eikä siltikään toteuttanut kaikkia tavoiteltuja järjestelmän piirteitä. 18 prosenttia hankkeista lopetettiin kesken, ennen niiden valmistumista. Koska tietojärjestelmähankkeet ovat teknisiä, vaativia ja monimutkaisia, tulee niiden läpivientiin kiinnittää erityistä huomiota. Järjestelmähankkeiden tavoitteena on tehostaa yrityksen ydinliiketoimintaa, ratkaista ongelmia, vakiinnuttaa ja luoda prosesseja sekä tehostaa tiedon kulkua ja hallintaa. Huonosti toimiva tietojärjestelmä aiheuttaa merkittäviä ongelmia yrityksen toiminnalle, luoden hallitsemattomia tappioita sekä tarpeettoman työajan käytön että takertelevan toiminnan myötä. Turhaan sijoitettu hankintahinta saattaa olla vain pieni osa huonosti toimivan tai liiketoimintatarpeisiin soveltumattoman järjestelmän aiheuttamasta kokonaiskustannuksesta. Hyvin toimiva tietojärjestelmä auttaa liiketoiminnan suorittamista, vauhdittaa ihmisten työtä ja antaa siihen uusia näköaloja. Kukaan tuskin lähtisi vaikkapa rakentamaan toimitiloja ilman tarkkoja suunnitelmia ja piirustuksia. Myös tietojärjestelmän hankinta kannattaa toteuttaa huolellisesti, ja siinä toivon tämän lyhyen oppaan sinua auttavan! Oulussa 10.6.2010, Mikko Pekkala 3
PROJEKTI Projekti on tehokas tapa toteuttaa hankkeita, joiden tulee täyttää tietyt vaatimukset ja valmistua aikataulussa. Projektilla on aina alku, sekä loppu. Mikäli projektin loputtua halutaan yhä toteuttaa muutoksia hankkeen tuotokseen, tulee muutoksille aloittaa uusi projekti. Näin vältetään tilanne jossa muutokset seuraavat hallitsematta toisiaan, toimintaympäristö ei koskaan vakiinnu ja jatkuvasta epävarmuudesta syntyy hallitseva prosessi. Projektin puitteet esitetään usein projektikolmiolla: Perussääntönä on että mikäli projektin aikana mitä tahansa kolmion osaa muutetaan, tulee kartoittaa ja ymmärtää vaikutukset muihin projektin perusosiin. Mikäli projektin aikana esimerkiksi lisätään tai tarkennetaan vaatimuksia, vaikuttaa se hyvin todennäköisesti sekä hankkeen kuluihin että valmistumisaikatauluun. 4
Projekti kannattaa organisoida siten, että projektihenkilöstö tuntee ja hallitsee vastuunsa. Projektiorganisaation yleinen perusrakenne on seuraava: Projektin ohjausryhmän kokoonpano riippuu toteutettavan hankkeen laajuudesta. Ohjausryhmään tulisi kuulua henkilö, joka omistaa hankkeen. Hankkeen omistaja on esimerkiksi se henkilö, jonka vastuulla olevaa liiketoimintaa hankkeella tehostetaan. Ohjausryhmällä tulisi myös olla riittävästi valtuuksia, jotta se pystyy tarvittaessa tekemään projektikolmion osia koskevia päätöksiä. Mikäli projektin aikana tulee esille tarpeita tehdä muutoksia projektin puitteisiin, haetaan päätös muutoksen tekemiselle ohjausryhmästä. Näin päätökset ovat hallittuja ja niiden vaikutus hankkeen tuloksiin tiedostetaan. Projektipäällikkö toimii projektin aktiivisena vetäjänä. Projektipäällikön vastuulla on huolehtia että projekti viedään lävitse suunnitellun aikataulun puitteissa, vaatimukset täytetään eikä budjetti ylity. Mikäli projektipäällikkö havaitsee että jonkin tavoitteen toteutuminen on vaarassa, eikä hän pysty itse hallitsemaan riskiä, vie projektipäällikkö asian käsiteltäväksi ohjausryhmään. Vain ohjausryhmällä on valtuudet muuttaa jotain projektin perusosaa ongelman ratkaisemiseksi budjettia (lisäämällä projektin resursseja), vaatimuksia (esimerkiksi päättämällä että jotain tavoitetta ei projektissa toteuteta) tai aikataulua (myöntämällä lisäaikaa projektin läpivientiin). Projektiryhmä toteuttaa projektin tehtävät projektipäällikön ohjeistuksessa, hakien tarvittaessa projektipäälliköltä ratkaisut tehtävissä mahdollisesti eteen tuleviin ongelmiin. 5
6
BUDJETTI Projektikolmion osista ensimmäisenä voidaan budjetin suhteen todeta, että budjetissa tulee huomioida tietojärjestelmän hankintahinnan lisäksi yrityksesi oman työn myötä aiheutuvat kustannukset. Järjestelmän varsinaisen hankintahinnan käsitämme luontevasti hinta koostuu mm. lisenssimaksuista, käyttöönoton yhteydessä toimittajan suunnitellusti tekemästä työstä eli mm. muutosten työveloituksista, käyttöönottoon liittyvistä kertaluonteisista palveluveloituksista, koulutusveloituksista sekä mahdollisten laitteiden hankintahinnoista. Toistuvia kustannuksia voivat aiheuttaa erilaiset ylläpitomaksut, mahdollisen ulkoistetun laitteistokapasiteetin vuokra- ja hallinnoimiskulut sekä järjestelmätukeen liittyvät veloitukset. Toinen tärkeä tekijä budjetissa on järjestelmän vastaanottajan tekemän työn määrä, jota ei välttämättä aina osata ottaa täysin huomioon kustannuksia arvioitaessa. Kaikesta tehdystä työstä aiheutuu kuitenkin kustannuksia, joita ei kannata sivuuttaa ajatuksella että työt hoidetaan oman toimen ohella. Järjestelmän vastaanottajan tekemään työhön sisältyvät yleisesti mm. hankintaprojektin suunnittelu ja ohjaus, järjestelmän määrittelyyn osallistuminen, järjestelmän käyttöönotto sekä loppukäyttäjäkoulutusten järjestäminen. Käyttöönottoon liittyen tulee huomioida käyttöönotossa tapahtuvan perustietojen perustamisen aiheuttama työ, sekä mahdollisesti muista järjestelmistä tapahtuvan perustietojen tuonnin aiheuttama työ. Näitä työvaiheita on usein mahdollista automatisoida esimerkiksi toteuttamalla kerta- tai toistuvaisluonteisia siirtoja järjestelmien välillä, ja kannattaakin harkita onko työ kustannustehokkaampaa suorittaa käsin vai automaattisesti. Tämä luonnollisesti riippuu mm. siirtorutiinien toteutuksen aiheuttamasta työmäärästä. 7
8
VAATIMUKSET Järjestelmän hankinnalla on aina tavoite. Tavoite kannattaa purkaa tarkoiksi ja yksiselitteisiksi vaatimuksiksi, joiden mukaan hankittava järjestelmä voidaan valita tai suunnitella, ja joiden mukaisesti projektin päättyessä voidaan todeta tavoitteiden toteutuminen. Vaatimusten määrittelyssä voidaan lähteä liiketoiminnan kehittämisen tavoitteesta, josta johdetaan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset vaatimukset hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi. Vaatimukset kirjataan vaatimusmäärittelydokumentaatioon, joka hyväksytään projektin ohjausryhmän tasolla - ja lukitaan. Mikäli vaatimuksiin liittyen havaitaan muutostarpeita projektin aikana, on se lähtökohtaisesti päätavoitteen - liiketoiminnan kehittämisen - kannalta hyvä asia, sillä on kuitenkin aina sitä parempi mitä varhaisemmassa vaiheessa pystytään hahmottamaan oikeat vaatimukset järjestelmän toteuttamiseksi. Aina kun muutoksia hyväksyttyihin ja lukittuihin vaatimuksiin joudutaan tekemään, tulee muutokset käsitellä hallitun muutosmenettelyn kautta ja tiedostaa sekä hyväksyä vaikutukset projektikolmion muihin perusosiin budjettiin ja aikatauluun. Vaikutus on hyvin todennäköisesti sitä suurempi, mitä myöhäisemmässä vaiheessa projektia muutostarpeet havaitaan. 9
AIKATAULU, SEURANTA JA PALAVERIT Aikataulutuksella hallitaan projektin tehtävien ajoitus siten, että tehtävien riippuvuussuhteet huomioidaan, ja tehtäviin osataan varata riittävästi niiden vaatimia resursseja. Tehtävien suorittaminen ajallaan vaatii usein sekä hankkeen toteuttajan että vastaanottajan resursseja, työmäärän jakautumisen vaihdellessa projektin eri vaiheissa. Koska etenkin hankkeen vastaanottajalla on usein runsaasti myös projektin ulkopuolisia tehtäviä, on tärkeää pystyä priorisoimaan tehtäviä ja varata tarpeeksi työaikaa projektin läpivientiin projektin niissä vaiheissa joissa panostusta tarvitaan. Projektin aikataulu tulee rakentaa siten, että projektin edistymisen seuraaminen on tehokasta. Aikataulussa tulee olla riittävästi välietappeja, joiden saavuttamista tarkkaillaan. Viimeistään mikäli jokin välietapeista viivästyy, tulee ongelma ratkaista siten että projektin valmistuminen aikataulussa vaatimukset täyttäen ei vaarannu. Sopivin välietapein on suositeltavaa kokoontua myös projektin ohjausryhmän kesken toteamaan projektin edistyminen. Ohjausryhmäkokouksissa voidaan käsitellä projektissa päätöstä tarvitsevia asioita, ja säännöllinen ohjausryhmäraportointi myös varmistaa sen, ettei projektin viivästyminen tule käsittelyyn pahimmassa tapauksessa liian myöhässä. Välietappien seuraamisen lisäksi on suotavaa että projektiryhmä kokoontuu projektin tilannepalavereihin mieluummin liian tiheään, kuin liian harvoin. Vaikka saattaisi ajatella, että turha palaverointi vain kuluttaa tehokasta työaikaa, ei tämä kuitenkaan pidä paikkaansa kunhan palaverikäytäntö pidetään tehokkaana. Mikäli käsiteltäviä asioita ei ole paljoa, voidaan palaveri viedä nopeasti ja tehokkaasti lävitse. Säännöllisellä kokoontumisella pidetään työt käynnissä, voidaan ratkaista nopeasti eteen tulevat ongelmat ja varmistetaan tiedonkulku projektin sisällä. Tulee kuitenkin muistaa, että tehokas palaverikäytäntö ei tarkoita sitä että ennalta tiedetyt asiat todetaan ja eriävät mielipiteet sivuutetaan. Koska järjestelmähankinta merkitsee aina myös muutoksia järjestelmän käyttäjien työtapoihin, voidaan yhteisellä päätöksenteolla myös helpottaa järjestelmän tulevaa käyttöönottoa 10
merkittävästi jo projektin aikana. Myös työprosessien yleinen kehittäminen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on luontevaa. Siksi tuleekin huolestua, mikäli projektin aikana ei palavereissa synny lainkaan keskustelua, jolloin mahdollisia epävarmuutta aiheuttavia asioita ja riskejä ei päästä käsittelemään ja ratkaisemaan. Bell Labs on yhdysvaltalainen tutkimus- ja kehitysorganisaatio, jossa on kehitetty muun muassa transistori, laser, informaatioteoria, Unixkäyttöjärjestelmä ja C-ohjelmointikieli. Kun tiimien innovatiivisuus laski, syytä ryhdyttiin heti etsimään. Havaittiin että tiimit olivat ystävystyneet sen verran toistensa kanssa, etteivät enää viitsineet haastaa toisiaan kovin helposti. Ratkaisuna yhtiö palkkasi kaiken maailman eri alojen ihmisiä, joita istutettiin tiimeihin esittämään tyhmiä kysymyksiä. Innovaatiotaso nousi jälleen. Kauppalehti Optio 17/2010 s. 50 11
KÄYTTÖÖNOTTO Kun projekti lähestyy loppuaan, projektin työt alkavat olla valmiina ja tavoitteet lähenevät toteutumistaan, on jäljellä vielä yksi projektin tärkeimmistä, mutta usein myös vähälle huomiolle jäävä vaihe. Käyttöönottovaihe siihen liittyvine vastaanottotarkistuksineen saattaa vaatia ennakoimattoman suuren panostuksen sekä hankkeen vastaanottajalta että toteuttajalta. Käyttöönottovaiheessa tulee tarkistaa projektin vaatimusten toteutuminen, sekä laadullisesti että määrällisesti. Mikäli tässä vaiheessa havaitaan ongelmia vaatimuksien täyttymisessä, tai ongelmia vaatimuksien määrittelyssä, saattaa se aiheuttaa suuria ongelmia projektikolmion muille osille budjetille ja aikataululle. Mikäli ongelmat jäävät havaitsematta tai käsittelemättä käyttöönottovaiheessa, vaikutukset liiketoiminnalle ja hankkeen tavoitteelle ovat väistämättä merkittäviä. Käyttöönottovaiheen yhteydessä tarkistetaan projektikolmion pääosien tila, ja tehdään päätös projektin päättämisestä. Mikäli projektin aikana on esimerkiksi havaittu tarpeita uusien vaatimusten toteuttamiseen, tai on päätetty jättää osa alkuperäisistä vaatimuksista projektin ulkopuolelle, voidaan päättää näiden vaatimusten toteuttamisesta projektin jälkeen. Tällöin tätä varten tulee aloittaa uusi projekti, jolloin tavoitteen ja vaatimusten saavuttaminen on hallittua. 12
Käyttöönottovaiheen tärkeä osa on myös uusien työtapojen käyttöönotto järjestelmän käyttäjien keskuudessa. Hankkeen ja projektin tarkoituksenahan ei ole jonkin tietyn teknisen tietojärjestelmän hankinta, vaan alkuperäisen ongelman ratkaiseminen tai muu liiketoiminnan tehostaminen. Järjestelmän käyttöönotto tuo mukanaan väistämättä muutoksia yrityksen työntekijöiden käyttämiin prosesseihin, toimintatapoihin. Jotta kehittämistavoitteet toteutuisivat mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti tuoden suurimman mahdollisen hyödyn yritykselle, tulee uusien menetelmien käyttöönotosta tehdä niin vaivatonta ja sujuvaa kuin mahdollista. Siksi järjestelmän levittämiseen, koulutukseen ja ohjeistukseen tulee kiinnittää erityisesti huomiota. 13
MUUTOS Kuten tässä oppaassa onkin jo useaan kertaan todettu, tulee tietojärjestelmäprojektissa aina huomioida se, että itse järjestelmän käyttöönotto johtaa väistämättömään muutokseen ympäristössänsä. Tämä aiheuttaa yhden järjestelmäprojektien suurimmista haasteista, sillä muutoksen johdosta on erityisen vaikeaa pystyä järjestelmän määrittelyvaiheessa ymmärtämään kaikkia vaatimuksia jotka tuleva - muuttunut - käyttöympäristö järjestelmälle asettaa. Järjestelmäprojekteissa onkin tämän johdosta tärkeää pystyä hyvän alkumäärittelyn lisäksi myös tarkentamaan ja muuttamaan tähtäyspistettä hallitusti, ilman että vaikutukset mm. budjettiin ja aikatauluun ovat hallitsemattomia. Käyttäjäorganisaatioiden - joille tietojärjestelmien hankinta ei yleensä ole usein toistuvaa ja vakiintunutta työtä tulee osata huomioida että koko järjestelmähankkeen laajuus on pelkän järjestelmän hankinnan osaa suurempi. Näin ollen tietojärjestelmätoimittajan keskittyessä oman toimitusprojektinsa suunnittelussa järjestelmän rakentamisen ja toimituksen osaan, käyttäjäorganisaation tulee hallita myös työtapojen ja prosessien muutoksen läpivienti. 14
15
JÄLKISANAT Olet juuri lukenut pikaisesti lävitse yrityksemme tarjoaman Lyhyen Oppaan Tietojärjestelmän Hankintaan. Haluamme tällä oppaalla antaa yleiskuvan tehokkaaseen järjestelmähankintaan liittyvistä asioista ja työvaiheista. Toivomme sinun saaneen oppaastamme ajatuksia tulevien hankintojesi hoitamiseen siten että hankintojen läpivienti ja käyttöönotto olisi mahdollisimman tehokasta ja liiketoimintaasi hyödyttävää. Tietojärjestelmien monimutkaisuuden ja teknisen vaativuuden johdosta hankintoihin tulee käyttää riittävästi työaikaa, ja tarvittaessa yrityksenne on mahdollista hankkia myös ulkopuolista, riippumatonta asiantuntija-apua hankinnan laadun varmistamiseen ja suurimman mahdollisen hyödyn realisoimiseen yrityksen liiketoiminnalle. Täydennämme opastamme uusin version aika-ajoin. Voit tarkistaa ja ladata uusimman version aina verkko-osoitteestamme, www.mp-plan.fi/opas. Verkkosivuiltamme löydät halutessasi myös lisätietoja tarjoamistamme palveluista, ja sovimme mielellämme tapaamisen kanssasi keskustellaksemme juuri sinun hankintasi erikoispiirteistä! Vastaanotamme mielellämme myös palautetta oppaamme sisällöstä. Mikko Pekkala MP-PLAN OY Kiilakiventie 1 90250 Oulu e-mail: mikko.pekkala@mp-plan.fi web: www.mp-plan.fi puhelin: 0400 935 988 16