Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Liikenneväyliä ja yleisiä alueita koskeva mittariprojekti Päijät-Hämeen kunnissa PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Sisällys Projektin tavoitteet Työpajarakenne Mittaristo Käyttöönotto ja seuranta Lisätietoja 2 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
3 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Projektin tavoitteet
Tavoite Helppokäyttöinen ja yksinkertainen tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalu, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä jonka avulla voidaan arvioida mihin tuloskortin näkökulmista resursseja tulee kohdentaa Pilottikohteena liikenneväylät ja yleiset alueet Hankkeeseen osallistuville kunnille muodostuu työskentelyn myötä yhteinen tapa lähestyä tuloskortin eri näkökulmia, saada vertailuaineistoa ja kehittää omaa toimintaansa. Tavoitteena on tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalun avulla tunnistaa toimintatapojen eroja yksinkertaisella tavalla. 4 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Tasapainotettu tuloskortti Tasapainotettu tuloskortti Balanced Scorecard on strategisen suunnittelun ja johtamisen työkalu Tuloskortin näkökulmat pitävät sisällään organisaation tavoitteet sekä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi ts. viestivät, mihin halutaan mennä Asiakas: Toiminnan tuloksen ja vaikuttavuuden näkökulma Henkilöstö: Työyhteisön ja henkilöstön näkökulma Visio ja strategiset alueet Talous: Resurssien hallinnan sekä priorisoinnin näkökulma Prosessit: Organisaation rakenteen sekä toimintaprosessien näkökulma 5 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Eteneminen Lähtökohtana mittarirakenteen valmistelulle oli vanha totuus: Sitä saat, mitä mittaat Mittareiden tulee tuottaa tietoa toiminnan parantamisesta ja auttaa kiinnittämään huomiota oikeisiin asioihin oikeat asiat ovat niitä, joita organisaatio on asetettu tekemään ja niitä mekanismeja, joiden avulla tekeminen saadaan aikaiseksi. Lähtökohdaksi mittareiden kehittämisessä tarvitaan selkeä käsitys organisaation strategiasta ja toiminta-ajatuksesta: pitää tietää, mitä organisaation toiminnalla tavoitellaan, mitkä asiat ovat tärkeitä, miten organisaatio tehtäväänsä toteuttaa ja miten tulokset syntyvät Strategia Prosessit Mittarit 6 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
7 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Työpajarakenne
Eteneminen työpajojen sarja lähtökohtana ovat asetetut tavoitteet ja yleiset linjaukset tulokset syntyvät toiminnasta tunnusluvut kertovat, onko onnistuttu toimimaan tavoitteita edistävästi oleellista on tunnistaa ja mitata oikeat toiminnot ja niihin liittyvät tulokset 8 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Strategiatarkastelun avulla tunnistettiin keskeiset tavoitteet ja kunnan asettamat painopistealueet Prosessitarkastelussa selvitettiin toiminnot, jotka toteuttavat strategisia tavoitteita ja tuottavat mitattavaa tai mitattua tietoa Mittaripajassa tehtiin valinta olemassa olevien ja potentiaalisten mittareiden välillä ja otettiin huomioon mittariston mahdollisimman helppo käyttöön otettavuus ja käytettävyys Lopputuloksena on malli teknisen sektorin mittareista kuntatekniikan alueella, Joiden avulla voi seurata kunnassa asetettujen keskeisten tavoitteiden toteutumista Joka on sovellettavissa ja laajennettavissa muille kunnan toimialoille Jotka huomioivat tasapainoisesti toiminnan tekemisen edellytykset ja saadut tulokset ja ajan myötä mahdollistavat johtopäätösten tekemisen näiden välisestä suhteesta 9 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Työpajojen sarja
Työpajojen tulokset Asiakas: Strateginen tavoite Asukkaiden osallistuminen Asukasvaikuttavuus Ympäristön viihtyisyys ja toimivuus, vetovoimatekijät Asukastyytyväisyys (asukasraati, lähipalvelualueneuvosto tms) Elinkeinokyselyn tulos (LAKES tms) Asiantuntijaraati Strateginen tavoite Ammattitaito, osaaminen, monialaisuus Tyhykyselyn tulos Koettu koulutuksen hyödyllisyys Johtaminen Henkilöstö, osaaminen: Strateginen tavoite Talouden tasapaino Henkilöstön riittävyys Talous, resurssit: Satsaus liikenneympäristöön /m² Satsaus viherympäristöön /m² Investointitavoitteiden toteutuma / hankkeiden valmiusaste Käyttömenot / palkkamenot Henkilötyötunnit Strateginen tavoite Älykkäät ratkaisut Ydintehtäviin keskittyminen Prosessien tehokkuus Kuinka paljon prosesseista on kuvattu Tuottavuutta parantavat toimintatavat Ulkopuolinen tuotanto / oma tuotanto Suunnitelmavalmius teemaprojektien seuranta Prosessit, rakenteet: 10 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
11 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Mittaristo
Mittarirakenne Hollolan aineistolla 12 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Esimerkki skaalatusta aineistosta Alkuperäinen data: 2008 2009 2010 Asukas LSKT-kysely 79 65 72 Talous Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Prosessit prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 0,11 0,10 0,09 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö TYHY-kysely 3,9 4,02 4,04 Henkilöstö Hollola: skaalattu data Asukas 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Talous 2008 2009 2010 Skaalattu data: 2008 2009 2010 Asukas 3,00 2,00 2,50 Talous 3,00 3,30 4,30 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 4,00 4,00 4,00 Prosessit *) LSKT-kysely = Lahden seudun kuntatekniikka, asukaskysely katujen hoidon tasosta TYHY-kysely = työhyvinvointikysely 13 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Aineiston skaalaus - vastaavuustaulukko Asukastyytyväisyys / jalankulku- ja pyöräteiden kunto: 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 <60 60-64 65-69 70-74 75-79 80-84 85-89 90-94 95-100 Aineistoa tarkastelemalla määritellään tuloksille arvosana Jokaiselle mittarille luodaan oma vastaavuustaulukkonsa, jonka avulla aineisto arvotetaan yhteismitalliseksi Edut: Oma linjaus tai painotus pisteisiin Mahdollisuus nostaa esiin vähäisiäkin muutoksia Haitat: Lisävaihe Ennakkopohdinta ja linjaus Luotettavuus? 14 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Aineiston skaalaus 1 2 3 1 2 3 Alkuperäinen data: 2008 2009 2010 Asukas LSKT-kysely 79 65 72 Talous Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Prosessit prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 0,11 0,10 0,09 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö TYHY-kysely 3,9 4,02 4,04 Skaalattu data: 2008 2009 2010 Asukas 3,00 2,00 2,50 Talous 3,00 3,30 4,30 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 4,00 4,00 4,00 Asukastyytyväisyys / jalankulku- ja pyöräteiden kunto: 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 <60 60-64 65-69 70-74 75-79 80-84 85-89 90-94 95-100 tarkastellaan alkuperäistä dataa Henkilöstö pisteytetään alkuperäinen data vastaavuustaulukkoon pisteytetty data kootaan excel-taulukkoon kuvaajaksi Hollola: skaalattu data Asukas 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Prosessit Talous 2008 2009 2010 15 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
16 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Käyttöönotto ja seuranta
Mittariston kehittämisja käyttöpohdintaa Nelikentän mittareita voi käyttää itsenäisinä, mutta ajan myötä hahmottuu näkökulmien keskinäiset suhteet Toimintamallin muutoksen vaikutus esim. asukastuloksiin Taloudellisten resurssien merkitys toimintaan 17 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
Etenemistapa Mitä pitäisi olla, että mittarit voidaan ottaa käyttöön? Lyhyellä aikavälillä käyttöön otettavia mittareita? Kuntien valmiudet ottaa mittaristo käyttöön? Mittareiden lukujen tulkinta? 1. Päätös mittariston käyttöön ottamisesta 2. Olemassa olevan aineiston kartoitus ja kokoaminen 3. Aineiston syöttäminen excel-taulukkoon 4. Kuvaajien luominen 5. Mallin toiminnan seuranta ja arviointi, tarvittaessa korjaaminen 18 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen
19 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Lisätietoja
Lisätietoja Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Puh. 050 340 2406, lauri.kuukasjarvi@paijat-hame.fi Heikki Salonsaari, Hollolan kunta Puh. 044 780 1141, heikki.salonsaari@hollola.fi Päivi Ahlroos, Sito Oy Puh. 020 747 6185, paivi.ahlroos@sito.fi PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 20 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen