1(10) KANTA-HÄMEEN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT Hankinnan kohde ja laajuus Seutukeskus Oy Häme pyytää Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän toimeksiannosta tarjoustanne Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän tilivuosien 2013 2016 JHTTtarkastuspalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kirjanpito ja reskontrat on ulkoistettu Seutukeskus Oy Hämeelle. Tarjouspyyntö koskee tilivuosien 2013-2016 kuntalain 72 :n mukaista hallinnon ja talouden tilintarkastusta Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle. Tilintarkastuspalvelulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä ensisijaisesti kuntalain 9. luvun ( :t 72, 73 ja 75) mukaisen julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT -tilintarkastuksen) suorittamista Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky:lle siten, että tarkastuksessa noudatetaan JHTT ry:n suositusta hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa. Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus on 40 tarkastuspäivää vuodessa, joka pitää sisällään myös tarkastuslautakunnan kokoukset sekä tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät. Edellytetään, että vastuunalainen JHTT suorittaa tilintarkastuksen, ellei muuta sovita. JHTT-tarkastajalla on käytettävissä seuraavat palvelut tarkastettavassa kohteessa: - työhuone - liityntämahdollisuus sairaanhoitopiirin IT-verkkoon - kopiointipalvelut Edellytetään, että tilintarkastuksesta suoritetaan vähintään 80 % sairaanhoitopiirin tiloissa. Tilintarkastusyhteisö voi vain perustellusta syystä vaihtaa vastuunalaisen tilintarkastajan sopimuskauden aikana. Mikäli vastuunalainen tarkastaja vaihtuu, siitä on sovittava etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Mikäli uuden tarkastajan pätevyys ja kokemus ei vastaa tarjouksessa vastuunalaiseksi tarkastajaksi esitetyn henkilön osaamista, voi tarkastuslautakunta purkaa tilintarkastussopimuksen. Tarjoajalla ei ole oikeutta laskuttaa asiakkaalta muutoksesta aiheutuvia kustannuksia, eikä muutoksesta saa aiheutua asiakasyhteisölle tarkastustoiminnan viivästymistä tai muita ylimääräisiä kuluja.
2(10) Pidätetään oikeus hankkia tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta lakisääteisen tilintarkastuksen lisäksi muita asiantuntija- ja koulutuspalveluja tarvittaessa. Sopimusaikana Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky:n kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-palvelussa. Hankintapäätöksen jälkeen Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky voi käydä valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintasopimusneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Hankintasopimus tehdään yhden (1) tarjoajan kanssa. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liiketai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
3(10) Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 4. Tarjous liitteineen Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä tekee hankintapäätöksen. Tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta. Hankintapäätös ei tarkoita sitä, että valittu tarjous tulisi kokonaisuudessaan tarjouksen pyytäjää sitovaksi. Tarjouksessa saattaa olla hankintayksikön näkökulmasta sellaisia kohtia, joita hankintayksikkö ei voi hyväksyä ilman tarkentavia neuvotteluja, vaikkakaan kyseiset kohdat eivät ole sinällään olleet tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskausi on 4 vuotta käsittäen tilivuosien 2013-2016 tilintarkastuksen. Valitulla toimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli sopimuksen purkaminen tapahtuu heikkoon palvelutasoon / toimimattomaan palveluun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todennettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle tai vastuunalaisen tilintarkastajan sopimuksen vastainen vaihdos. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista.
4(10) Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopijapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopijapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 Palvelut) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset Tarjous- ja hinnoittelulomakkeeseen (liite 1) tulee kirjata tarjoajan tarjoamat hintatiedot. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen palauttamisen yhteydessä palautettava täydellisesti täytettynä, eikä sitä saa miltään osin muuttaa tai muokata. Tarjottujen hintojen on sisällettävä kaikki sellaiset palvelusta aiheutuvat kustannuserät, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Mitään muita maksuja ja veloituksia, kuin hinnoitteluliitteellä mainitut maksut, ei hyväksytä. Tällaisia ovat esimerkiksi matkakulut, joita ei ole oikeus veloittaa erikseen. Erikseen tilatuista ja sovituista asiantuntijapalveluista on mahdollista neuvotella sopimusaikana. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi (kuitenkin ainakin ensimmäisen sopimusvuoden ajan; lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Tämän jälkeen hinnanmuutoksia voi esittää sekä tarjoaja että tilaaja. Tarjoajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan vain tilaajan hyväksymisellä. Raportointi Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta kaksi kertaa tarkastusvuoden aikana. Tarkastustyön kulusta ja työssä tehdyistä havainnoista lautakuntaa on informoitava vähintään neljä kertaa vuodessa ja useamminkin lautakunnan niin päättäessä. Tilintarkastuskertomuksen luovuttamisajankohdasta sovitaan sopimuksen teon yhteydessä. Palvelujen kehittäminen Tarjoajan edellytetään kehittävän sopimusaikana sekä omaa että asiakkaan tarjouksen kohteena olevaa toimintaa. Kehittämisen tavoitteena on tarkastustoiminnan laadun parantaminen ja kokonaiskustannusten alentaminen. Alihankinta Tarjoajalla ei ole oikeutta ilman tarkastuslautakunnan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä tarjoajaa käyttämästä alihankkijoita. Tarkastuslautakuntaa on aina informoitava alihankkijoiden käytöstä kirjallisesti etukäteen. Tarjoaja vastaa alihankkijan tarkastustoiminnasta kuin omastaan. Alihankkijan käyttäminen ei kuitenkaan oikeuta muutoksiin tarkastusryhmän koostumuksessa ilman tarkastuslautakunnan kirjallista suostumusta.
5(10) Maksuehto Laskutus 21 pv netto, viivästyskorko korkolain mukainen. Laskutus voidaan toteuttaa aina vasta hyväksytyn työvaiheen jälkeen. Laskujen on sisällöltään täytettävä alv-lain vaatimukset. Laskuissa tulee ilmetä mm. päivämäärät, tuntimäärät, laskutetun työn sisältö, veroton hinta, alv ja bruttohinta. Soveltuvuusperusteet, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusperusteet on esitetty liitteessä nro 2 ja valinta- ja vertailuperusteet liitteessä nro 3. Hankintapäätös Hankintapäätöksen hankinnasta tekee Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän valtuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 18.12.2012 klo 14.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset tilintarkastuspalveluista. Puhelimitse kysymyksiin ei vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan tulee joka tapauksessa käydä lukemassa yllä mainittu Internet-sivu 6 päivää ennen tarjousten jättämistä, koska sivuilla on saatettu tarkentaa tarjouspyyntöön liittyviä asioita viran puolesta. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouksen sisältö Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite nro 1). Vastausaika 15.1.2013 klo 14.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 6 kuukautta tarjousajan päättymisen jälkeen. Vastausosoitteet Sitova tarjous liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse ja allekirjoitettuna paperilla. Mikäli tarjousten sisällöt eroavat toisistaan, paperisen version sisältö on ratkaiseva. sähköposti osoite johanna.tuomola@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme Arvi Kariston katu 1 B 13100 HÄMEENLINNA
6(10) Kuoreen ja viestiin merkintä: Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky:n Tilintarkastuspalvelut Hämeenlinnassa KANTA-HÄMEEN SAIRAANHOITOPIIRIN KY. Anita Joenpalo tarkastuslautakunnan puheenjohtaja LIITTEET 1. tarjous- ja hinnoittelulomake 2. soveltuvuusperusteet 3. valintaperuste ja vertailuperusteet
7(10) TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE LIITE 1 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internetosoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
8(10) LIITE 2 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajayhteisö on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. 3. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai verovelan maksusuunnitelma. Todistus/suunnitelma ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty. Todistus/suunnitelma ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 5. Tarjoaja täyttää tilaajavastuulain edellytykset - Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6. Tarjoajalla on voimassa oleva vastuuvakuutus - Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta 7. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayhteisön Rating-luokituksen Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportissa on oltava vähintään tyydyttävä A (tai tarjoajayhteisön luottokelpoisuuden on oltava vähintään vastaavalla tasolla muussa vastaavassa yleisesti hyväksytyssä luottokelpoisuus- ja talousraportissa). Jos tarjoajayhteisön Rating-luokitus (Rating Alfa -raportin tai muun vastaavan yleisesti hyväksytyn luottokelpoisuus- ja talousraportin mukaan) on välttävä B tai heikko C (toisin sanoen huonompi kuin tyydyttävä A), suljetaan tarjoaja pois tarjouskilpailusta. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportti tai muu vastaava yleisesti hyväksytty luottokelpoisuus- ja talousraportti. 8. Tilintarkastusyhteisöllä ja vastuunalaisella tilintarkastajalla on JHTT-pätevyys - Tarjouksen liitteenä on toimitettava tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta sekä selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä 9. Tarjoajalla on laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista
9(10) 10. Tarjoajalla on viimeisen kolmen vuoden ajalta vähintään kaksi (2) vastaavaa referenssiä. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssistä asiakkaan nimi, yhteyshenkilön yhteystiedot sekä sopimuksen lyhyt kuvaus. Vastaavaksi referenssitoimitukseksi katsotaan sairaanhoitopiirit. - Tarjouksessa on ilmoitettava kaksi vastaavaksi katsottavaa referenssiä 11. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 12. Tarjoajan palvelu annetaan kokonaisuudessaan suomen kielellä.
10(10) LIITE 3 VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä Hinta 50 % 0 50 pistettä Vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemus sairaanhoitopiirien tarkastuksesta 50 % 0 50 pistettä Hinta Edullisin tarjousvertailun hinta yhteensä saa vertailussa 50 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin tarjousvertailun hinta / tarjouksen tarjousvertailun hinta) * 50 pistettä. Vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemus sairaanhoitopiirien tarkastuksesta Vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan kokemuksen osalta arvostetaan kokemusta sairaanhoitopiirien tarkastuksesta vuosina 2005-2012. Eniten kokemusta omaava henkilö saa täydet 50 pistettä ja muut tarjoukset suhteutetaan tähän. Pisteistä 25 määräytyy sairaanhoitopiirien lukumäärän mukaan ja 25 tarkastuspäivien lukumäärän mukaan. Tarjouksessa on ilmoitettava sairaanhoitopiirin nimi, tilivuosi/tilivuodet, jolta tilinpäätös on tarkastettu sekä yhteyshenkilön yhteystiedot.