Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 17 Tarkastuslautakunta Kokousaika 12.10.2016 kello 14:00-15:40 Kokouspaikka Maakuntaliiton virasto, Mikonkatu 5, Mikkeli, kokoushuone Piällysmies Asialista: Otsikko Sivu 13 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 19 14 Pöytäkirjan tarkastaminen 20 15 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 21 16 Maakuntaliiton talouden suuntaviivat 2017-2019 22 17 Tilintarkastajan työohjelma vuodelle 2016 24 18 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma 25 19 Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle 2017-2018 26 20 Muut asiat 27
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 18 Tarkastuslautakunta Kokousaika 12.10.2016 kello 14:00-15:40 Kokouspaikka Maakuntaliiton virasto, Mikonkatu 5, Mikkeli, kokoushuone Piällysmies Läsnäolleet: varsinainen jä sen läs nä varajäsen läs nä Ilkka Paatero, pj x Rauni Pietarinen Leena Pekkanen, vpj x Jaakko Väänänen Hannu Auvinen x Marketta Auvinen Anne-Maarit Perälä - Raili Suomi Vesa Himanen x Jarmo Parkkinen Muut: Aki Rusanen JHTT, Oy Audiator Ab, poistui klo 15.35 x Anita Hahl-Weckström vs.hallinto- ja kehittämisjohtaja x Pentti Mäkinen maakuntajohtaja, poistui klo 14.56 x Tiina Hämäläinen hallintosihteeri x Asiat 13-20 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Ilkka Paatero Tiina Hämäläinen Pöytäkirja on Aika ja paikka: Aika ja paikka: tarkastettu Vesa Himanen Leena Pekkanen
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 19 Tarkastuslautakunta 13 12.10.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta 12.10.2016 13 Maakuntaliiton hallintosäännön määräyksiä sovelletaan liiton toimielimiin valtuustoa lukuunot tamat ta. Hallinto säännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja pai kassa. Ko kous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö jäse nistä tekee pu heenjohtajalle esityk sen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Ko kouskut sussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Ko kouskutsu ja esityslista lähetetään toimielimen päättämässä määräajassa. Kokouskutsu lä hetetään jäse nille, va rajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimieli men päättämällä tavalla. (hal lintosääntö 31) Tarkastussäännön 3 :n mukaan tilintarkastajalla on tarkastuslautakunnan kokouksissa läs näolo- ja pu he oikeus. Läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa on tilintarkastajalla, lautakun nan määräämillä luotta mushenkilöillä ja viranhaltijoilla, jos lautakunta niin päättää. Maakunta hal litus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kuntalain 58 2 momentin mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puo let jäsenistä on läsnä. Lautakunnan kokouskutsu on lähetetty 4.10.2016. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 20 Tarkastuslautakunta 14 12.10.2016 Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta 12.10.2016 14 Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. (hallintosääntö 42) Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 3.9.2013 23 päättänyt, että se valitsee kussakin kokouk sessa kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastuslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Vuorossa ovat Anne-Maarit Perälä ja Leena Pekkanen. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Leena Pekkanen ja Vesa Himanen Anne-Maarit Perälän poissaollessa.
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 21 Tarkastuslautakunta 15 12.10.2016 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Tarkastuslautakunta 12.10.2016 15 Maakuntaliiton hallintosäännön 5. luvun 33 mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Tarkastuslautakunta hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 22 Maakuntahallitus 84 20.06.2016 Tarkastuslautakunta 16 12.10.2016 Maakuntaliiton talouden suuntaviivat 2017-2019 89/00.01.02.00/2016 Maakuntahallitus 20.06.2016 84 Etelä-Savon maakuntaliiton perussopimuksen mukaan talousarviota ja -suunnitelmaa valmisteltaessa on jäsenkunnille varattava tilaisuus esityksen tekemiseen maakuntaliiton toiminnan kehittämiseksi. Vuosien 2017-2019 toiminta- ja taloussuunnitelmaa varten on seutukuntakierros sovittu pidettävästi seuraavasti: 8.9.2016 klo 9.30 Pieksämäki, Latomo, kokoushuone Holvi 1, Kauppakatu 1. 8.9.2016 klo 13.00 Mikkeli 12.9.2016 klo 12.30 Savonlinna Tilaisuuksien tarkempi ohjelma ilmoittautumisohjeineen toimitetaan kunnille elokuun alussa. Tilaisuus on tarkoitettu kuntien virkamies- ja luottamushenkilöjohdolle. Lisää vastuita liitoille Maamme hallitus linjasi 5.4.2016 maakunnille siirrettävät tehtävät ja maakunnan tehtävät kaikkineen tehtäväsiirtojen jälkeen. Valtiovarainministeriön (VM)ja sosiaali- ja terveysministeriön lähettämässä 26.5.2016 päivätyssä kirjeessä todetaan, että maakuntien toiminnan käynnistämisen esivalmistelusta on perusteltua sopia uudistusten aikataulu huomioiden kesäkuun 2016 loppuun mennessä. Samalla annettiin ensimmäisen kerran maakuntien liitoille virallinen mandaatti toimia maakuntauudistuksen koordinoijina. Jo syksyllä 2016 on tarkoitus resurssoida maakuntauudistuksen valmistelua Etelä-Savossa. Maakuntahallitus kokouksessaan 16.5.2016 päätti perustaa ohjaus- ja johtoryhmät uudistukselle ja pyysi niihin eri toimijoita nimeämään edustajansa. 20.6.2016 pidettävässä hallituksen kokouksessa on tarkoitus vahvistaa ryhmien kokoonpano. Ensimmäiset kokoukset on tarkoitus pitää elokuussa 2016. Alakohtaiset valmistelutyöryhmät päätetään syksyn 2016 aikana. Maakuntauudistuksen valmisteluun on varauduttu maakuntaliiton vuoden 2017 budjetissa varaamalla siihen 100 000 euroa omalle kustannuspaikalleen. Tästä on tarkoitus rahoittaa mahdollisen uudistuksen vetäjän henkilöstökustannukset ja muita aiheutuvia kustannuksia. Kilpailukykysopimuksen mukaisesti kuntien ja kuntayhtymien henkilöstön lomanmääräytymisvuosien 2016 2017, 2017 2018 ja 2018 2019 lomarahoja leikataan nykyisestä tasosta 30 prosentilla ajanjaksolla 1.2.2017 30.9.2019. Etelä-Savon maakuntaliitossa leikkaus tarkoittaa noin 29 000 euronmuutosta henkilöstömenoissa. Taloussuunnitelmassa lähdetään liikkeelle siitä linjauksesta, että maakuntien liittojen toiminta lakkaa 31.12.2018. Tämä tarkoittaa sitä, että kuntayhtymä puretaan perussopimuksen määräysten mukaisesti. Perussopimuksen 5. luvun 39 mukaan maakuntaliiton varat, joita ei tarvita loppuselvityksen kustannusten ja velkojen suorittamiseen eikä sitoumusten täyttämiseen, jaetaan jäsenkunnille jäsenosuuksien suhteessa. Etelä-Savon maakuntaliitolla on kertynyttä ylijäämää noin 605 000. Maakuntaliitto on budjetoinut vuodelle 2016 kuntien jäsenmaksuosuuksiin 2 451 200. Vuodelle 2017 valmistelussa esitys on alentaa niitä 3 % eli 73 500. Tarkoitus on, että maakuntaliiton kertyneet ylijäämät noin 605 000 käytetään jäsenkuntien hyväksi mm. alennettuina jäsenmaksuina. Loppuvarat jaetaan aikanaan jäsenkunnille jäsenosuuksien suhteessa. Taloussuunnitelmassa ei maakuntaliitolle osoiteta kustannuksia suunnitelmakauden viimeiselle vuodelle eli 2019.
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 23 Maakuntahallitus 84 20.06.2016 Tarkastuslautakunta 16 12.10.2016 Maakuntajohtaja: Maakuntahallitus päättää, että seutukuntakierrokselle esitellään maakuntaliiton toiminnan ja talouden suuntaviivat vuodelle 2017 siten, että kuntien jäsenmaksuosuuksiin tehtäisiin kolmen prosentin alennus. Esitys hyväksyttiin. Tarkastuslautakunta 12.10.2016 16 Maakuntaliiton talousarvioluonnos vuodelle 2017 on laadittu siten, että jäsenkuntien maksuosuuksiin on esitetty 3 % alennusta ja talousarvio on 200 000 alijäämäinen. Vuodelle 2019 ei ole taloussuunnitelmassa budjetoitu lukuja. Talousarvio ja -suunnitelmat on laadittu olettamalla, että maakuntauudistuksen toimeenpano toteutuu tavoitellussa aikataulussaan ja maakuntaliitot lakkaavat ja uudet maakunnat aloittavat toimintansa vuoden 2019 alussa. Vuoden 2017 talousarvioluonnoksessa toimintatulot ovat 83 500 euroa pienemmät kuin vuoden 2016 talousarviossa. Jäsenkuntien maksuosuuksien 3 % alennus pienentää toimintatuloja 73 500 euroa. Toimintamenot ovat talousarvioluonnoksessa 116 500 euroa suuremmat kuin vuoden 2016 talousarviossa. Tämä selittyy pääosin sillä, että hankkeiden nettomenot ovat kasvaneet 99 700 euroa. Hankkeiden nettomenojen kasvu johtuu mm. maakuntauudistuksen valmistelun aiheuttamista kustannuksista, joiden nettovaikutus talousarvioehdotuksessa on 100 000 euroa. Lisäksi EU-rakennerahasto-ohjelman hallinnointiin käytettävän teknisen avun määrän pienenemisestä kuluvalla hankekaudella 2014-2020 aiheutuu vuosittain merkittävät nettomenot. Vuonna 2017 EAKR-teknisen avun hankkeen nettomenot ovat 120 500. Maakuntajohtaja ja hallinto- ja kehittämisjohtaja esittelevät tarkemmin liiton talouden ja toiminnan suuntaviivoja 2017-2019 kokouksessa. Tarkastuslautakunnan vuoden 2017 talousarvio on vuoden 2016 suuruinen. Toimintakulut on arvioitu 16 000 euroksi. Vuonna 2015 toteutuneet toimintakulut olivat 15 397 euroa. Tarkempi budjettiluonnos esitellään lautakunnan kokouksessa Tarkastuslautakunta hyväksyy talousarvioehdotusluonnoksen lautakunnan osalta vuodelle 2017. Esitys hyväksyttiin. Liitteet Liite 1 Tarkastuslautakunnan talousarvio vuodelle 2017
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 24 Tarkastuslautakunta 17 12.10.2016 Tilintarkastajan työohjelma vuodelle 2016 Tarkastuslautakunta 12.10.2016 17 Tarkastuskauden alussa on laadittu tarkastussuunnitelma koko toimikaudelle 2013-2016. Tarkastussuunnitelman tavoitteena on hahmottaa tarkastettava kohde ja tunnistaa siellä ne osa-alueet joiden tarkastamiseen on erityisesti syytä kohdentaa voimavaroja. Tilintarkastajan vuosittaisessa työohjelmassa tarkennetaan kunkin vuoden tarkastuskohteet. Tilintarkastajan työohjelma on esityslistan liitteenä. Merkitään tilintarkastajan työohjelma lautakunnan tietoon saatetuksi. Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 2 Tilintarkastajan työohjelma 2013-2016 Liite 3 Tilintarkastajan työohjelma 2016
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 25 Tarkastuslautakunta 18 12.10.2016 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma Tarkastuslautakunta 12.10.2016 18 Tarkastuslautakunta on arviointisuunnitelmaa 2013-2016 laatiessaan päättänyt, että vuosittaisessa arviointityössä noudatetaan niitä painotuksia, joita tilintarkastajan tarkastussuunnitelmassa on. Tarkastuslautakunta hyväksyy liitteen mukaisen tarkastussuunnitelman vuodelle 2016. Esitys hyväksyttiin. Liitteet Liite 4 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma 2016
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 26 Tarkastuslautakunta 19 12.10.2016 Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle 2017-2018 Tarkastuslautakunta 12.10.2016 19 Kuntalain 72 :n mukaan "valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Ellei tilintarkastajaksi valita yhteisöä ja tilintarkastajia valitaan vain yksi, on valittava vähintään yksi varatilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta säädetään. Valtuusto voi erottaa tilintarkastajan toimestaan kesken toimikauden. Tilintarkastaja voi erota toimestaan kesken toimikauden ilmoittamalla siitä valtuustolle. JHTT-yhteisöstä säädetään erikseen. (15.6.2012/325). Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei voi toimia henkilö, joka 71 :n 3 momentin mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan. Tilintarkastajaksi voidaan kuitenkin valita henkilö, jonka kotikunta kunta ei ole." Tilintarkastuskausi 2013-2016 on päättymässä ja tilintarkastajan valinta on ajankohtainen. Tilintarkastajana on tilikaudella 2013-2016 toiminut tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan hankintalakia. Mikäli palveluiden kokonaishinta alittaa 30.000 euroa, voidaan suorahankinta seuraavalle sopimuskaudelle tehdä ilman kilpailutusta. Näin voidaan toimia myös viraston oman hankintasäännön mukaan. Tarkastuspäivien määrä on 5 päivää/vuosi ja lisäksi mahdolliset maakuntaliiton omien hankkeiden tarkastukset 1-2 päivää/vuosi. Lautakunnan sihteerinä on toiminut maakuntaliiton viran- tai toimenhaltija. Kokouksia on vuosittain 4-6, ja niiden kesto on 2-3 tuntia kerrallaan. Maakuntauudistuksen vuoksi tilikausia 2013-2016 koskevan tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle 2017-2018 on käytännön kannalta perusteltua. BDO:n tarjous on tämän pykälän liitteenä. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle tilikausia 2013-2016 koskevan tilintarkastussopimuksen jatkamista tilikausille 2017-2018. Esitys hyväksyttiin. Tilintarkastaja Aki Rusanen poistui tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Liitteet Liite 5 Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle 2017-2018
Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/2016 27 Tarkastuslautakunta 20 12.10.2016 Muut asiat Tarkastuslautakunta 12.10.2016 20 1. Maakuntavaltuusto 12.12.2016 Savonlinna 2. Maakuntapäivä 1.12.2016 Punkaharju Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunnan seuraavat kokoukset ovat: 8.12.2016 klo 14 24.1.2017 klo 14 7.3.2017 klo 14 19.4.2017 klo 14