HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTIN TÄYDENNYSOSA (29.5.2015)

HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTIN TÄYDENNYSOSA (29.5.2015) Täydennysosassa raportoidaan työryhmän selvitystyön tulokset selvitysalueen viiden kunnan osalta, hallinto-, henkilöstö- ja tukipalveluita koskien. Tiedot on päivitetty selvitykseen osallistuvien kuntien kokoonpanossa tapahtuneista muutoksista johtuen. Selvityksessä mukana jatkavat kunnat ovat Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Pornainen ja Tuusula. Sisällysluettelo 1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän loppuraportti... 3 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa... 3 3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely... 5 3.1 Hallinto... 5 3.2 Henkilöstö... 6 3.3 Tukipalvelut... 6 3.4 Työryhmälle esitetyt erityiskysymykset ja työryhmän johtopäätökset... 6 3.4.1 Eläköitymisen hyödyntäminen ennen yhdistymistä eli vuosina 2015 2016 (euroa)... 6 3.4.2 Muun henkilöstöpoistuman hyödyntäminen vuosina 2015 2016 sekä erikseen 1.1.2017 jälkeen (euroa) huomioiden viiden vuoden irtisanomissuoja... 7 3.4.2 Palkkojen harmonisointitapa ja sen kustannukset yhdistymisessä... 8 4. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski- Uudenmaan kaupungissa... 11 4.1 Ehdotus hallinnon järjestämisestä/hallintopalvelujen tuottamisesta... 11 1

4.2 Ehdotus henkilöstöpalvelujen järjestämisestä... 12 4.3 Ehdotus tukipalvelujen järjestämisestä... 13 4.3.1 Henkilöstöhallinnon tukipalvelut... 13 4.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut... 14 4.3.3 Maaseutuhallintopalvelut... 15 4.3.4 Valmiussuunnittelu... 15 4.4 Yhteenveto koskien ehdotusta palveluiden tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa... 17 6. Johtopäätökset nykytila-analyysistä, tulevaisuudesta erillisinä kuntina sekä tulevaisuudesta uutena yhdistyneenä kaupunkina... 22 Maaseutuhallintopalvelut... 24 Valmiussuunnittelu... 24 Liitteet... 27 2

1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän loppuraportti Työryhmä on tehnyt valmistelutyönsä koko kahdeksan kunnan selvityksen työsuunnitelmaan sekä työryhmän tarkennettuun työsuunnitelmaan perustuen. Loppuraportin valmistuttua työryhmä on vastannut johto- ja ohjausryhmiltä saamiinsa toimeksiantoihin, jotka ovat koskeneet etenkin henkilöstökriteerien täytäntöönpanoa. Tässä loppuraportin täydennysosassa selvitystyön tulokset esitellään viiden selvityksessä mukana jatkavan kunnan osalta. 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa Ryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Jäsen Päivi Autere, henkilöstöjohtaja (Järvenpää) 1.8.2014 alkaen Harri Lipasti, henkilöstöjohtaja (Tuusula) Anne Iijalainen, henkilöstöpäällikkö (Sipoo) 31.3.2015 saakka Mira Keitaanranta, henkilöstöjohtaja (Kerava) 31.1.2015 saakka Mika Lindgren, henkilöstöjohtaja (Mäntsälä) Seija Marttila, hallintojohtaja (Pornainen) Leena Ojala, henkilöstöpäällikkö (Nurmijärvi) 30.9.2014 saakka Markus Peevo, vs. henkilöstö- ja talousjohtaja (Hyvinkää) 15.4.2015 alkaen Merja Ylipaavalniemi, palvelussuhdepäällikkö (Hyvinkää) 14.4.2015 saakka Sihteeri Muut osallistujat Tiia Viljanen, suunnittelija (Hyvinkää) Virpi Kolehmainen, palvelussuhdepäällikkö (Järvenpää) Johanna Viita, hankkeen johtaja Työryhmä jatkoi työskentelyään loppuraportin palauttamisen jälkeen jo kesäkuussa 2014, osallistuen etenkin organisaatiorakenteen suunnitteluun yhdessä johtoryhmän kanssa. Työ- 3

ryhmän varsinainen yhteinen työskentely jatkui jälleen elokuussa 2014, ja ryhmä kokoontui syyskauden aikana kaikkiaan 7 kertaa (1.9., 29.9., 27.10., 6.11., 10.11., 24.11. ja 8.12.2014). Kevätkaudella 2015 työryhmä on kokoontunut 7 kertaa (5.2., 26.2., 12.3., 20.3., 15.4., 18.5. ja 22.5.) Tämän lisäksi ryhmä kävi tammikuussa 2015 tutustumiskäynnillä Jyväskylässä, saadakseen tietoa Jyväskylän kaupungin kunta- ja palvelurakenneuudistuksen valmistelusta ja käytännön toteutuksesta. Tammi- ja helmikuussa työryhmä tapasi myös KT kuntatyönantajien edustajat. Työryhmän keskeisin sidosryhmä on muodostunut henkilöstöjärjestöjen edustajista. Työryhmä on osaltaan huolehtinut siitä, että hankkeen osallisuussuunnitelmaa koskevat vaatimukset ovat tulleet henkilöstön osalta täytetyiksi. Työryhmän valmistelutyön tulokset on läpikäyty henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa ennen asioiden viemistä johtoryhmän ja edelleen hankkeen ohjausryhmän päätöksentekoon. Näin ollen henkilöstöjärjestöjen edustajat ovat saaneet mahdollisuuden tuoda esiin näkemyksensä henkilöstökriteerejä koskevaa valmistelutyötä ja yhdistymissopimusluonnoksen henkilöstöosiota koskien. Henkilöstön edustajien näkemykset on otettu valmistelutyössä näiltä osin huomioon. Ylikunnallisen yhteistoiminnan tiimoilta järjestettiin syksyn 2014 aikana kaksi tilaisuutta (27.10. ja 26.11). Myös kevään aikana ylikunnallisia yhteistoimintatapaamisia on järjestetty kaksi (18.3. ja 7.5.). Kaikki selvitysalueen kuntien pääluottamusmiehet ovat olleet koolle kutsuttuina näihin tilaisuuksiin. Ylikunnallisten yhteistoimintatapaamisten rinnalla selvityshanke on ollut esillä kuntien omissa yhteistoimintaelimissä. Loppuraportin tulokset henkilöstöjärjestöjen edustajille esiteltiin yhteisessä tiedotustilaisuudessa jo syyskuussa 2014. Lisätietoja selvitykseen liittyen antaa: työryhmän puheenjohtaja Päivi Autere (paivi.autere@jarvenpaa.fi, puh. 040 315 2999) ja sihteeri Tiia Viljanen (tiia.viljanen@hyvinkaa.fi, puh. 040 631 1457). 4

3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely Työryhmän tehtävänä on ollut selvitystyön laatiminen hallintoa, henkilöstöä sekä erikseen määriteltyjä tukipalveluita koskien. Selvitystyön tukena työryhmä on hyödyntänyt selvitysalueen kuntien nykytilaa kuvaavia tunnuslukuja sekä tilastoennusteita. Työryhmän selvitysvastuulle kuuluvien teemojen tarkempi määrittely sekä selvitykseen sisällytetyt asiat kuvataan alla. 3.1 Hallinto Selvitysalueen kuntien organisaatiorakenteet kuvattiin karkealla tasolla jo väliraportin yhteydessä. Raportin liitteenä toimitettiin kaaviokuvat kuntien nykyisistä toimintaorganisaatioista sekä keskeisimmät tunnusluvut muun muassa henkilöstökustannusten osalta. Organisaatiorakenteiden vertailu osoitti, että kuntien palvelu- ja hallintorakenteissa esiintyy kuntakohtaisia eroja, mikä heikentää muun muassa kustannusvertailun perusteella tehtävien johtopäätösten luotettavuutta. Tilanne ei ole muuttunut tältä osin olennaisesti, vaikka selvityksessä on mukana nyt vain viisi kuntaa aiemman kahdeksan sijasta. On huomattava, että hallintorakenteiden yksityiskohtaisiin eroavaisuuksiin paneutuminen edellyttää palveluprosessien keskinäistä vertailua sekä mahdollisesti myös hallinto- ja toimintasääntötason tarkastelua. Tämä työ on väistämättä edessä mahdollisen yhdistymispäätöksen jälkeen. Ennen yhdistymispäätöksen tekemistä tätä perusteellista rakenteiden ja toimintaprosessien analyysiä ei sen sijaan ole katsottu tarkoituksenmukaiseksi. Toisekseen, mikäli tulevan hallintorakenteen etuja ja haittoja halutaan verrata nykytilaan nähden, tulee palveluverkkoa koskevilla suunnitelmilla olemaan tässä huomattava vaikutus. Myös hallintotoimintojen suunnittelu on sidoksissa palveluverkkorakenteeseen ja palvelu-/toimipisteiden maantieteelliseen sijaintiin. Tästä johtuen hallintotoimintojen arvioiminen kuntaliitoksen näkökulmasta on varsin haastavaa ilman ilman tarkempaa tietoa palvelutuotannon merkittävien muutossuunnitelmien sisällöstä ja aikataulutuksesta. Työryhmä on pyrkinyt esittämään yleisesti huomioon otettavia seikkoja ja suosituksia hallintopalveluiden tuottamistavan suhteen. Todettakoon, että nämä suositukset eivät poikkea olennaisesti siitä, mitä kahdeksan kunnan liitossuunnitelmien osalta loppuraraportin yhteydessö esitettiin. Lisäksi työryhmä esittää yhteenvedon kuntien viranhaltijajohdon johtamisrakenteen nykytilasta sekä siitä, millaisia käytännön mahdollisuuksia päällekkäisyyksien purkamiseen on, mikäli kunnat yhdistyvät. 5

3.2 Henkilöstö Työryhmä tarkensi loppuraportissaan väliraporttivaiheen aikana esitettyjä henkilöstön nykytilaa kuvaavia tietoja. Näiden tietojen pohjalta työryhmä laati ehdotuksensa myös henkilöstöpalvelujen järjestämisestä. Tämä ehdotus esitetään luvussa 4. 3.3 Tukipalvelut Tukipalveluiden osalta työryhmä on loppuraportin päivittämisen jälkeen tarkastellut seuraavia selvitystysvastuulleen kuuluvia asiakokonaisuuksia: henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamistapa (taloushallinnon tuottamistapa kuulunut talousryhmän selvitysvastuulle) ruoka- ja siivouspalvelut maaseutuhallintopalvelut ja valmius- ja varautumisasiat. Sekä maaseutuhallintopalveluiden että valmius- ja varautumisasioiden ollut osalta on käytettävissä asiantuntijalausunnot. Molemmat palvelut toteutetaan jo nykytilassa pääosin seudullisena yhteistyönä. 3.4 Työryhmälle esitetyt erityiskysymykset ja työryhmän johtopäätökset 3.4.1 Eläköitymisen hyödyntäminen ennen yhdistymistä eli vuosina 2015 2016 (euroa) Työryhmän laatima arvio perustuu Kevan (31.12.2010) tilastoimaan eläköitymisennusteeseen. Kevan eläkepoistuma on rakennettu tilastokeskuksen mukaisen ammattinimikkeistön ja toimialojen pohjalta, ja vanhuuseläkkeiden lisäksi aineistossa ovat mukana työkyvyttö- 6

myyseläkkeet ja muut eläkelajit. Eläkepoistuma ilmaistaan Kevan aineistossa todennäköisyyslaskelmana, johon vaikuttavat mm. vakuutetun ikä ja asuinalue. Käytännössä vanhuuseläkkeelle jäädään nykyisen eläkelainsäädännön mukaisesti 63 68 -vuotiaana, yksilöllisen valinnan mukaisesti. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -työryhmää on pyydetty arvioimaan, millä tavoin eläköitymistä voitaisiin selvitysalueen kunnissa hyödyntää jo ennen yhdistymistä, tavoitteena henkilöstömäärän/-kulujen vähentäminen. Työryhmä on laatinut selvitysalueen eläkepoistumaennusteesta yhteenvedon vuoteen 2022 saakka. Yhteenveto esitetään loppuraportin liitteenä (liite 1). Johtopäätökset: Eläkepoistuma-aineistoon pohjautuen on todettavissa, että vuosien 2015 2016 aikana eläkkeelle arvioidaan siirtyvän viiden selvitysalueen kunnan osalta kaikkiaan yhteensä noin 500 henkilöä. Viiden kunnan vakinaisen henkilöstön osalta henkilöstömäärä on yhteensä noin 6800 henkilöä. Kokonaishenkilöstömäärä, määräaikaiset mukaan lukien (mutta ilman sijaisia), on puolestaan 31.3.2014 raportoitujen tietojen mukaan noin 8100. Hallintohenkilöstöön ja johtoon kuuluvien kokonaismäärästä (noin 1000 henkilöä) arvioidaan vuosien 2015-2016 aikana eläköityvän yhteensä 90 henkilöä. Mikäli kaikkien näiden eläköityvien työtehtävät jätettäisiin täyttämättä ja laskennallisena vuosipalkkaoletuksena käytettäisiin 50 000 euroa, saavutettaisiin kahdessa vuodessa henkilöstömenosäästönä yhteensä 4,5 M. Muun kuin hallintohenkilöstön osalta eläköitymisen hyödyntämispotentiaali voidaan arvioida vasta palvelujen tarkempien volyymitietojen sekä palvelurakenteen ja -verkon suhteen tehtävien ratkaisujen pohjalta. 3.4.2 Muun henkilöstöpoistuman hyödyntäminen vuosina 2015 2016 sekä erikseen 1.1.2017 jälkeen (euroa) huomioiden viiden vuoden irtisanomissuoja Työryhmä on arvioinut mahdollisuuksia myös muun henkilöstöpoistuman hyödyntämiseen osana talouden sopeuttamistarvetta. Tältä osin työryhmä on toimeksiannon mukaisesti arvioinut etenkin mahdollisuuden määräaikaisten työsopimusten karsimiseen. Kuntien vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön määrät esitetään taulukossa loppuraportin liitteenä 2. 7

Johtopäätökset: Sopeuttamismahdollisuus nykyisten määräaikaisten osalta ei ole merkittävä. Suurin osa määräaikaisesta henkilöstöstä toimii sijaisina tai on sellaisissa palvelutuotannon tehtävissä, joissa ei ole sopeuttamismahdollisuutta ilman palvelurakenteeseen tehtäviä muutoksia (esim. tuntiopettajat, koulunkäyntiavustajat). Muihin määräaikaisiin lukeutuvat myös hanketyöntekijät, joista osa saattaa työskennellä osittain ulkopuolisella rahoituksella. Vakinaisen henkilöstön nykyinen keskimääräinen lähtövaihtuvuus (sisältäen myös eläkkeelle siirtyvät) on noin 8 prosenttia vuodessa. Edellä esitettyä 8 prosenttia mukaillen sopeutumispotentiaali koskisi kokonaisuudessaan enimmillään noin 500 henkilöä/vuosi. Näin ollen vuosien 2015 2016 osalta sopeuttamispotentiaali koskisi enimmillään noin 1000 henkilöä. Määrä tosin sisältää kaikki ammattiryhmät, myös hoito- ja opetushenkilöstön. Mikäli kunnissa ei ole tehty hallinto-, asiantuntija- ja johtohenkilöstön määrän suhteen sopeuttamistoimenpiteitä ennen yhdistymistä, on 1.1.2017 jälkeen kuntien yhdistyessä hallintohenkilöstön (noin 1000 henkilöä) osalta sopeuttamismahdollisuus enintään 20 % eli 200 henkilöä. Jos näissä tehtävissä lähtövaihtuvuus olisi vähintään noin 5 % eli 50 henkilöä vuodessa (200 vakanssin vähentämistavoitteeseen vaadittava) sopeuttamisaika olisi 4 vuotta. Neljän vuoden kuluessa hallintohenkilöstön osalta säästöpotentiaaliksi muodostuisi näin ollen yhteensä noin 10M (laskennan perustana vuosipalkkaoletus 50.000 euroa). On huomattava, että henkilöstön irtisanomissuojasta johtuen sopeuttamisaikaa ei ole mahdollista nopeuttaa edellä esitetystä; sopeuttamisaika on eläköitymisestä ja muusta luonnollisesta henkilöstövaihtuvuudesta riippuvainen. Mikäli kunnissa on hyödynnetty edellä kuvattu hallinto-, asiantuntija- ja johtohenkilöstön eläköitymispotentiaali, on 1.1.2017 kuntien yhdistyessä edellä mainittua henkilöstöä jäljellä 910 henkilöä, joista päällekkäisissä tehtävissä työskentelee noin 110 henkilöä. Jos näissä tehtävissä lähtövaihtuvuus olisi vähintään noin 50 henkilöä vuodessa sopeuttamiseen kuluisi hieman yli kaksi vuotta. Näin ollen edellä mainitusta 10M :sta säästöpotentiaalista olisi mahdollista saavuttaa 4,5M jo ennen yhdistymistä vuosina 2015 2016. Tarkempi muiden toimialojen henkilöstöä koskeva arvio edellyttää tietoa palvelurakenteesta, palveluverkosta, mahdollisen kunnanosahallinnon tulevasta rakenteesta sekä muutosten toteuttamisen aikataulusta. 3.4.2 Palkkojen harmonisointitapa ja sen kustannukset yhdistymisessä Palkkojen harmonisointiarviota varten tarvittava tiedonkeruu toteutettiin seuraavalla tavalla: 8

- kuntia pyydettiin toimittamaan tiedot joulukuun 2013 maksupalkkojen osalta (maksupalkka = tehtäväkohtainen palkka, työkokemuslisä ja muut lisät yhteensä): hinnoittelutunnuksittain alimmat ja ylimmät maksupalkat; kunkin hinnoittelutunnuksen osalta joulukuun maksupalkan keskiarvo; TKP eli tehtäväkohtainen palkkasumma/ hinnoittelutunnus ja henkilömäärä / hinnoittelutunnus - tiedot kerättiin seuraavia sopimusaloja koskien: KVTES, OVTES ja TS Arvioitavan aineiston ulkopuolelle jätettiin: osa-aikaiset, tuntityöntekijät, lääkärisopimuksen piiriin kuuluva henkilöstö sekä KVTES palkkahinnoittelun ulkopuolinen henkilöstö (ns. hinnoittelukohta 99999999). Palkkahinnoitteluun kuulumattomat on jätetty laskennan ulkopuolelle kyseisen ryhmän erittäin suuren palkka- ja tehtävähajonnan takia. Tähän palkkahinnoitteluun kuulumattomien joukkoon kuuluvat niin kunnanjohtajat kuin esimerkiksi yksittäiset projektityöntekijätkin. Ryhmään kuuluvien nimikkeiden palkkaerot voivat tästä johtuen olla kuukausitasolla jopa tuhansia euroja. Palkkahinnoitteluun kuulumattomien ryhmän sisällyttäminen palkkaharmonisointiarvioon ei olisi edistänyt mahdollisuuksia luotettavien johtopäätösten tekemiseen, pikemminkin päinvastoin. Lääkärisopimukseen ja tuntityöläisten työehtosopimukseen kuuluva henkilöstö jouduttiin jättämään analysoitavan aineiston ulkopuolelle raportointivaikeuksien takia. Alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen kaikkien kuntien osalta ei myöskään saatu hinnoittelutunnuskohtaisia mediaaneja. Kerättyä aineistoa työstettiin siten, että joulukuun 2013 kuukausipalkoista laskettiin kunkin hinnoittelutunnuksen osalta kuntakohtaiset keskipalkat ja näistä edelleen keskiarvot kaikkien kahdeksan kunnan osalta yhteensä. Näin laskettua arviota verrattiin joulukuun todelliseen nykytilaan eli maksettuun palkkasummaan. 9

Selvitysalueen kuntajoukon pienennyttyä palkkaharmonisointilaskelmat päivitettiin viiden kunnan tietoje pohjalta, alkuperäistä pohjadataa käyttäen. Kahdeksan kunnan osalta tehty arvio ei tosin sisältänyt Hyvinkään ovtes:n piiriin kuuluvaa henkilöstöä. Nyt nämä tiedot sisältyvä mukaan arvioon. Tulokset ovat viiden kunnan osalta seuraavat: Sopimusalat Maksettu Keskiarvopalkkojen Keskiarvopalkkojen % palkkasumma (joulukuu 2013) mukaan laskettu palkkasumma ero maksettuun KVTES/kk 12 681 470 12 743 976 62 506 0,5 % OVTES/kk 5 730 063 5 754 968 24 905 0,4 % TS/kk 1 413 586 1 414 373 786 0,1 % yhteensä/kk 19 825 120 19 913 317 88 197 0,4 % yhteensä/ vuosi 237 901 434 238 959 801 1 058 367 lisäkustannus yhteensä (sisältäen sivukulut)/ vuosi 1 422 177 Johtopäätökset: Kerätyn aineiston perusteella voitiin todeta, että mikäli tehtäväkohtaiset palkat määräytyisivät kussakin hinnoittelutunnuksessa selvitysalueen kuntien korkeimman palkan mukaan, palkkakustannukset nousisivat kuntien yhdistyessä noin 5,0 %. Näin ollen suurimman keskiarvon mukainen palkkasumma nostaisi palkkakustannuksia jopa noin 16 M. Työryhmän yksimielinen näkemys on kuitenkin, että palkkaharmonisointikustannusten laskeminen suurimpien maksettujen palkkojen mukaan antaisi kustannuksista vääristyneen kuvan. Suurimpien palkkojen pohjalta laskettua arviota ei voida pitää todellisuutta vastaavana, sillä samaankin hinnoittelukohtaan sisältyvien henkilöiden työtehtävien sisällöissä ja vastuissa on kuntien kesken nykytilassa huomattavia eroja. Tästä johtuen työryhmä pitää todenmukaisempana arviota, jonka mukaan kustannukset tulisivat asettumaan lähemmäksi hinnoittelutunnuskohtaisia keskiarvopalkkoja. Henkilöstömäärän pysyessä nykyisellään palkkaharmonisoinnin arvioidaan nostavan palkkakustannuksia vuositasolla 1,4 M. Arvio on laskettu seuraavalla tavalla: joulukuussa maksetun palkkasumman ja kuntakohtaisten keskipalkkojen keskiarvon välinen erotus noin 88 197 euroa kuukaudessa x 10

henkilöstösivukulujen osuus (x 1,29) x 12,5 kk (sisältäen lomarahat) = 1,42 M 4. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa 4.1 Ehdotus hallinnon järjestämisestä/hallintopalvelujen tuottamisesta Työryhmän näkemyksen mukaan hallintopalvelujen toimintamenoissa on mahdollista saavuttaa säästöjä henkilöstökriteerien mukaisia menettelytapoja noudattamalla jo ennen kuntien yhdistymistä. Sen lisäksi säästöpotentiaali pitkällä aikavälillä on huomattava, edellyttäen, että toimintatapojen uudistamisessa ja tämän osana henkilöstösuunnittelussa onnistutaan sekä tietojärjestelmät yhtenäistetään. Työryhmän näkemyksen mukaan hallintopalveluiden osalta on pyrittävä toimintojen keskittämiseen ja sähköistämisasteen lisäämiseen. Yleishallinto voitaisiin keskittää siirtymävaiheen aikana yhteen toimipisteeseen. Palvelupisteiden sijoittelun osalta tulee hyödyntää selvityksen yhdyskuntarakennemallia, jonka mukaan Keski-Uudenmaan kaupunkirakenteessa on kolme nykyiset kuntarajat ylittävää kaupunkialuetta (Tuusulanjärvi, Mäntsälä ja Hyvinkää). Työryhmän näkemyksen mukaan hallinnon palvelupisteitä ei kuitenkaan tarvittaisi kaikilla kaupunkialueilla vaan palvelut voisivat olla toteutettavissa kaupunkitason palveluina (yksi tai useampi palvelupiste). Keskittämisen arvioidaan tehostavan hallintoprosessien käsittelyä ja mahdollistavan asiantuntijuuden uudenlaista kehittämistä. Toimintojen keskittäminen luo paremmat mahdollisuudet eläkepoistuman tehokkaammalle hyödyntämiselle ja lisää toimintavarmuutta, muun muassa sijaisjärjestelyjen helpottuessa. Nykyisistä hallinnon toiminnoista tulisivat keskitettäviksi muun muassa kirjaamot ja arkistotoimi. Keskitettäviin toimintoihin lukeutuisivat työryhmän näkemyksen mukaan myös hankintaosaaminen sekä lainopillinen neuvonta ja muu asiantuntijaosaaminen. Asiakasnäkökulmasta on huomioitava hallintopalveluiden keskittämisen mahdolliset haittavaikutukset asiakkaille. Suurin riskitekijä koskee palvelupisteiden välisten etäisyyksien kasvamista ja sen mukanaan tuomia haasteita palveluiden saavutettavuuden suhteen. Toisaalta 11

yleishallinnon osalta suoraan asiakasrajapinnassa tehtävän työn osuus on suhteellisen vähäistä, keskittyen lähinnä kuntalaisaloitteiden sekä palautteiden käsittelyyn. Nämä toiminnot ovat luonteeltaan myös sellaisia, joissa sähköisen asioinnin kehittäminen voisi osaltaan helpottaa tilannetta. Yleishallinnon lisäksi tulisi panostaa myös toimialakohtaisten esikuntien keskittämiseen. On perusteltua pyrkiä tilanteeseen, jossa toimialojen hallinnot toimivat mahdollisimman keskitetysti, tiiviinä esikuntina/hallintotiimeinä. Työryhmän näkemyksen mukaan toimialojen hallintopalvelujen ei tarvitse olla kaupunkialueen palveluja. Palveluja keskitettäessä on kuitenkin kiinnitettävä huomiota palvelujen saavutettavuuteen eri käyttäjäryhmien näkökulmasta sekä etenkin sähköisten palvelujen kehittämiseen. Keskittämisen mahdollistamia kustannussäästöjä ei saavuteta ilman perusteellista henkilöstösuunnittelua, osana palvelutuotantoa koskevia uudelleenjärjestelyjä. Toimintoja uudistettaessa on hallintohenkilöstön osalta arvioitava mahdollisuudet eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden hyödyntämiseen sekä pyrittävä rakentamaan työnkuvista tarvittaessa uudenlaisia kokonaisuuksia. Lisäksi on huomattava, että hallinnon keskittämiseen tähtäävät toimet edellyttävät onnistuakseen tietojärjestelmien yhdenmukaistamista ja yhtenäisten toimintatapojen käyttöönottoa koko kunnan alueella. 4.2 Ehdotus henkilöstöpalvelujen järjestämisestä Työryhmän näkemyksen mukaan henkilöstöpalvelut tulisi uudessa kunnassa hoitaa keskitetysti. Näiden palvelujen fyysinen sijainti ei lähtökohtaisesti ole ratkaisevaa. Henkilöstöjohdon alaisuuteen keskitettäviä palvelukokonaisuuksia olisivat henkilöstöpolitiikkaan, henkilöstösuunnitteluun, työsuojeluun, työhyvinvointiin, osaamisen hallintaan, yhteistoimintaan ja palvelussuhdeneuvontaan liittyvät kokonaisuudet. Nämä palvelut ovat jatkossakin lähtökohtaisesti kunnan omana toimintana tuotettavia (vertaa henkilöstöhallinnon tukipalvelut, joita käsitellään edempänä). Henkilöstöpalvelujen keskittäminen mahdollistaisi päällekkäisyyksien karsimisen ja toisaalta tarjoaisi henkilöstöjohtamisessa uudenlaisen mahdollisuuden erikoistua esimerkiksi osaamisen hallintaan liittyviin kysymyksiin. Toisaalta työryhmä pitää tärkeänä sitä, että myös toimialoilla toimivat henkilöstöasioiden hoitajat sijoitettaisiin työnjohdollisesti henkilöstökeskuksen alaisuuteen. Sähköiset tietojärjestelmät mahdollistavat kuitenkin sen, ettei henkilöiden työpisteitä ole välttämättä sijoitettava samaan toimipisteeseen, vaan työntekijät voisivat jatkossakin työskennellä tarvittaessa toimialojen tiloissa. 12

Tietojärjestelmien yhdenmukaistamisella ja kehittämisellä on huomattava merkitys tavoiteltaessa säästöpotentiaalia henkilöstöpalvelujen osalta. Tavoitteena on oltava myös automaation lisääminen ja tämän myötä henkilöstöpalveluissa tarvittavan henkilöstömäärän vähentäminen. Työryhmä arvioi, että yhdistymistä seuraavien lähivuosien aikana tietojärjestelmäkustannukset lisääntyisivät tietojärjestelmien yhtenäistämistarpeista ja käyttöönottokustannuksista johtuen. Pidemmällä aikavälillä tilanteen arvioidaan kuitenkin tasoittuvan ja sähköisten järjestelmien hyötyjen konkretisoituvan. On myös huomattava, että suuremman kunnan neuvotteluvoima suhteessa järjestelmätoimittajiin on pieniä kuntia vahvempi. Henkilöstöpalveluita uudistettaessa on huomioitava, että uuden kunnan henkilöstöjohdolla ja -asiantuntijoilla on keskeinen rooli ja vastuu henkilöstöstrategian rakentamisessa, toimeenpanossa ja seurannassa. Tästä johtuen henkilöstöjohdon roolia ja vastuuta on selkiytettävä ja vahvistettava. Pitkäjänteisellä henkilöstösuunnittelulla on keskeinen merkitys myös uuden kunnan vakanssien päällekkäisyyksien arvioinnin ja henkilöstöresurssien sopeuttamisen osalta. Uuden ajan henkilöstöhallinnossa strateginen ja operatiivinen toiminta voivat toimia toisistaan eriytettyinä. Henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamista koskevia ehdotuksia käsitellään seuraavassa luvussa. Palvelutuotannon uudistuksia suunniteltaessa on otettava huomioon myös henkilöstöön vaikuttavat näkökulmat ja henkilöstön osallistamiseen liittyvät mahdollisuudet. Näiltä osin keskeisiä ovat etenkin henkilöstön saatavuuden turvaamiseen, osaamiseen ja työhyvinvointiin liittyvät seikat. 4.3 Ehdotus tukipalvelujen järjestämisestä 4.3.1 Henkilöstöhallinnon tukipalvelut Työryhmän näkemyksen mukaan henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tulee pyrkiä nykyistä yhtenäisempään tuottamistapaan sekä rekrytoinnin että palkanlaskennan osalta jo ennen yhdistymistä. Rekrytoinnissa etenkin lyhytaikaisten sijaisten välittäminen tulisi voida hoitaa keskitetysti. Muutos lisäisi toimintavarmuutta ja vapauttaisi yksiköiden esimiesten ja vuorovastaavien sijaisvälitykseen kuluvaa työaikaa. Selvitysalueen kunnista saatujen kokemusten mukaan rekrytointiprosessin yhtenäistäminen parantaa hakuprosessien tehokkuutta ja laatua merkittävästi. Tämän on tarkoitus toteutua henkilöstökriteerien määrittelyn ja käyttöönoton myötä. 13

Palkanlaskennan keskittämisen ja siihen sisältyvän palveluprosessien tehostumisen arvioidaan tuottavan jopa 300.000 euron suuruisen kustannussäästöpotentiaalin. Työryhmän näkemyksen mukaan myös uusi kunta voisi halutessaan hankkia palkanlaskentapalvelut ulkoa tai tuottaa palvelut esimerkiksi kuntien välisenä yhteistyönä. Keskittämistä suunniteltaessa on kuitenkin huomattava, että palkanlaskentapalvelujen tuottamistavassa on selvitysalueen kuntien osalta nykytilassa eroja. Kolmessa kunnassa palvelut tuotetaan omana tuotantona; yhdessä palvelut hankitaan kokonaisuudessan ja yhdessä järjestelmäpalveluna Kunta Pro osakeyhtiöstä. Henkilöstöhallinnon tukipalveluista on huomioitava lisäksi työterveyshuollon palvelut. Työryhmän näkemyksen mukaan palvelut ovat hankittavissa myös ostopalvelusopimuksin. Palvelua ei näin ollen tarvitse tuottaa kunnan omana tuotantona. Työterveyshuollon seudullista organisointia on selvitetty vuoden 2014 aikana. Selvitysraportissa on arvioitu, että toimintojen yhdistämisestä syntyvä kustannushyöty tulisi olemaan noin 9 % kokonaiskustannuksista nykytilaan verrattuna. 4.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut Työryhmän näkemyksen mukaan ruokapalveluissa tulisi siirtyä keskuskeittiö-jakelukeittiö - mallin mukaiseen tuotantotapaan. Tämän mallin mukaisesti uuden kunnan alueelle sijoitettaisiin 2-3 keskuskeittiötä (=valmistuskeittiö) ja tarpeellinen määrä jakelukeittiöitä. Jakelukeittiöiden (=palvelukeittiö) määrä sopeutettaisiin uuteen palveluverkkoon ja jakelukeittiöiden lopullinen määrä arvioitaisiin tulevan palveluverkkorakenteen pohjalta. Selvitysalueen kuntien palveluksessa olevan ruokapalveluhenkilöstön keski-ikä on korkeahko. Toimintojen keskittäminen tarjoaisi paremmat sopeutumismahdollisuudet henkilöstön eläköitymisen mukanaan tuomiin haasteisiin. Lisäksi toimintojen keskittäminen mahdollistaisi joustavammat sijaisjärjestelyt ja paremmat mahdollisuudet henkilöstön osaamisen kehittämiselle (esimerkiksi erityisruokavaliot). Keskuskeittiöissä ruuanvalmistus voidaan tarvittaessa toteuttaa helpommin myös kahdessa vuorossa. Ruokapalvelujen tuottamisessa tarvittavat laiteinvestoinnit ovat tyypillisesti varsin kalliita, ja laitehankinnat sisältyvät monessa kunnassa lähivuosien hankintalistalle. Laitehankintojen rinnalla monessa kunnassa ovat arvioitavina keittiötiloihin kohdistuvat peruskorjaustarpeet. Toimintojen keskittämisen myötä logistiikkakustannusten osuus todennäköisesti lisääntyisi. Vastaavasti uudet valmistus- ja säilytystavat mahdollistavat sen, että kuljetukset ovat järjes- 14

tettävissä myös ruuhka-aikojen ulkopuolella. Palveluverkkorakenteen mukaisesti sijoitetut jakelukeittiöt edesauttaisivat puolestaan jakelureittien johdonmukaisempaa suunnittelua. Suurimmat, keskittämisestä aiheutuvat, lisäkustannukset muodostuisivat uusien keskuskeittiöiden rakentamisesta ja keittiöihin tarvittavista laiteinvestoinneista. Tästä huolimatta keskuskeittiöiden käyttöönotolla ja jakelukeittiöiden sopeuttamisella uuteen palveluverkkoon on työryhmän näkemyksen mukaan saavutettavissa todellista ja pitkäkestoista hyötyä. Työryhmän karkean arvion mukaan keskuskeittiö-jakelukeittiömalliin siirtyminen tuottaisi noin 20 %:n säästöpotentiaalin. Tämä edellyttää, että toimintojen keskittäminen saadaan kytkettyä palveluverkkorakenteen uudistamiseen. Lisäksi investointikulujen osalta pidetään välttämättömänä sitä, että mahdollisen yhdistymispäätöksen jälkeisenä siirtymäaikana pidättäydytään kuntakohtaisista keittiölaite- ja tilainvestoinneista. 20 %:n kustannussäästö merkitsisi toimintakuluissa enintään 2,8 M :n säästöpotentiaalia. Arvioon on päädytty laskemalla 20 %:n osuus viiden kunnan ruokapalveluiden kokonaiskustannuksista siten, että raaka-ainekulut on jätetty tarkastelun ulkopuolelle. Vuoden 2012 tilinpäätöstietojen mukaan kuntien ruokapalveluiden toimintakulut olivat 20 M, josta raakaainekulujen osuus oli noin 30 %. Työryhmän näkemys on, että ruoka- ja siivouspalvelujen osalta tulee panostaa seudullisten yhteistyömahdollisuuksien selvittämiseen myös siinä tapauksessa, ettei selvitysalueen kuntaliitos toteutuisi. Ruoka- ja siivouspalvelujen sisällyttäminen osaksi palveluverkkosuunnitelmia nähdään erittäin tärkeäksi. Siivouspalvelujen osalta työryhmän näkemys on, ettei siivouspalveluja tarvitse tuottaa kokonaan kunnan omana tuotantona. Siivouspalvelujen hallinnointi, ostopalvelujen sopimushallinta mukaan lukien, tulee hoitaa uudessa kunnassa keskitetysti. 4.3.3 Maaseutuhallintopalvelut Järjestetään seudullisena yhteistyönä jo nykytilassa. Työryhmän näkemyksen mukaan palvelujen hajauttamiseen ei ole tarvetta. 4.3.4 Valmiussuunnittelu 15

Keski-Uudenmaan pelastuslaitos jätti pyynnöstä asiantuntijalausuntonsa väliraportin yhteydessä. Lausunnossa käsiteltäviin asioihin on sisällytetty paitsi valmiussuunnittelu, myös varautuminen sekä muu turvallisuustoiminta. Työryhmä yhtyy Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen näkemykseen siitä, että kuntien valmiussuunnittelun tasossa esiintyy nykytilassa kuntakohtaisia eroja. Kuntien yhdistyminen mahdollistaisi näiden erojen kaventamisen ja toimintojen koordinoimisen saman johdon alaisuudessa. Toisaalta valmiussuunnittelun yhtenäistäminen vaatii siirtymävaiheessa resursointia ja laaja-alaisen valmiussuunnittelua koskevan kokonaisuuden haltuunottoa. Kaikki selvitysalueen kunnat kuuluvat nykytilassa Keski-Uudenmaan pelastuslaitokseen ja tekevät jo tältä osin yhteistyötä alueen kokonaisturvallisuuden varmistamiseksi. Pelastustoimi ja sairaankuljetuspalvelut tuotetaan näin ollen Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen toimesta, eikä kuntaliitos muuttaisi tilannetta. 16

4.4 Yhteenveto koskien ehdotusta palveluiden tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Hallintopalvelut Keskitetysti yhtenäiset tietojärjestelmät ja toimintatavat eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden hyödyntäminen, prosessien uudistaminen, työtehtävien uudelleenorganisointi henkilöstökriteerien menettelytapojen noudattaminen tilasuunnittelu, tilojen tehokas käyttö toimialojen hallinnon uudistaminen osana palveluverkkorakenteen muutosta sähköisten palvelujen kehittäminen palvelujen saavutettavuuden turvaaminen (asiakastarpeiden huomioiminen) Toimintakuluissa huomattava säästöpotentiaali, joka alkaa konkretisoitua 3-5 vuoden kuluessa yhdistymisestä, edellyttäen että onnistutaan tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämisessä ja että henkilöstösuunnittelu tukee palvelutuotannon suhteen tehtäviä muutosratkaisuja. toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet mahdollisuus hallinnon asiantuntijaosaamisen keskittämiseen, paremmat mahdollisuudet työtehtävien jakamiseen ja erikoistumiseen 17

HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Henkilöstöpalvelut Keskitetysti tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja kehittäminen yhdenmukaisten henkilöstöpoliittisten periaatteiden ja toimintatapojen kehittäminen palkkaharmonisoinnissa ja muissa siirtymävaiheen erityiskysymyksissä/ toimenpiteissä onnistuminen. riittävä resursointi paitsi palvelussuhdeneuvontaan, myös kehittämistoimintoihin. selkeät roolit henkilöstöjohdon ja toimialajohdon työnjaon osalta, henkilöstöpoliittisen ohjausotteen vahvistaminen suhteessa toimialoihin Keskittäminen mahdollistaa henkilöstötarpeen vähentämisen ja tehostaa toimintaprosesseja; säästöpotentiaali toimintakulujen kautta. paremmat mahdollisuudet strategisen henkilöstösuunnittelun kehittämiseen (osaamisen hallinta, työhyvinvointi, palvelussuhdeneuvonta, henkilöstöpolitiikka jne.) mahdollisuus tarjota monipuolisempia vaihtoehtoja henkilöstön ammatilliseen kehittymiseen ja asiantuntijaosaamisen hyödyntämiseen 18

HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Tukipalvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Keskittämisasteen vahvistaminen Henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tuottamistavan yhtenäistäminen palkanlaskennan ja rekrytoinnin osalta jo ennen yhdistymistä ruoka- ja siivouspalvelujen osalta siirtyminen keskuskeittiöjakelukeittiö -malliin siivouspalvelujen hallinnon keskittäminen. henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tuottamistavan yhtenäistäminen palkanlaskennan ja rekrytoinnin osalta jo ennen yhdistymistä (maaseutuhallintopalvelujen ja valmiussuunnittelun suhteen ei tarvetta muutoksiin) Ruoka- ja siivouspalvelujen osalta tämä merkitsisi toimintakulujen osalta jopa 2,8 M :n vuotuista säästöpotentiaalia. Henkilöstöhallinnon tukipalvelujen (palkanlaskenta) osalta mahdollista saavuttaa toimintamenoissa 300.000 euron vuotuiset säästöt. toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet ruokapalvelujen tarkoituksenmukaisempi kytkeminen osaksi palveluverkkokokonaisuutta. henkilöstöhallinnon tukipalvelujen keskittämisen kautta syntyvät volyymiedut sekä paremmat mahdollisuudet palvelutuotannon tehostamiseen. tuki henkilöstöhallinnon strategisen suunnittelun ja operatiivisen puolen toimintojen eriyttämistarpeelle 19

HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet erityiskysymykset Kunnat yhdistyneinä, kustannusvaikutus Palkkaharmonisointi lisäkustannukset vähintään noin 1,4 M /vuosi Muutoksen kuvaus palkkojen yhdenmukaistamisesta aiheutuvat lisäkustannukset (kuntakohtaisten keskipalkkojen keskiarvon pohjalta laskettuna, ks. tarkemmin s.10) Erityistä huomioitavaa palkkojen harmonisointi toteutetaan 31.5.2021 mennessä Päällekkäisyyksien karsiminen hallintohenkilöstön määrän osalta sopeuttamispotentiaali enintään -20 % = yhdistymistä seuraavan neljän vuoden aikana säästö- /sopeuttamispotentiaaliksi hallintohenkilöstön henkilöstömenojen osalta muodostuu enimmillään 10 M /4vuotta Henkilöstömenojen ja muiden toimintamenojen vähentämisen osalta etujen saavuttaminen edellyttää eläköitymisen ja muun henkilöstöpoistuman suunnitelmallista hyödyntämistä valmisteltujen henkilöstökriteerien menettelytapojen noudattamista siirtymäaikana palvelu- ja toimintaprosessien uudistamista johtamisvastuiden uudelleensuunnittelua tietojärjestelmien yhtenäistämistä henkilöstön 5 vuoden irtisanomissuoja tietojärjestelmien yhtenäistämisestä aiheutuvat kustannukset palveluverkkoselvityksen tarkempien yksityiskohtien selvittyä mahdollista arvioida päällekkäisyyksiä myös toimialojen osalta 20