Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 1 / 14 Kokoustiedot Aika 27.11.2014 torstai klo 17:00-20:05 Paikka Valtuustotalo, perussuomalaisten ryhmähuone Saapuvilla olleet jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Marita Backman Antero Krekola Antero Laukkanen Mika Levänen, poistui klo 18.50 Jarno Mäkelä Susanna Rahkonen Jaakko Ravald Simo Repo Maija Saimalahti, poissa klo 19.29-19.35 ja 19.43-19.57 asian 6 aikana esteellisyys Arja Sääksvuori Ken Thilman, poistui klo 18.46 Muut saapuvilla olleet Pasi Leppänen Ari Virolainen Virpi Ala-aho Riitta Björklund JHTT, KHT vastuunalainen tilintarkastaja, BDO Audiator Oy, poistui klo 19.24 asian 5 käsittelyn aikana JHTT, BDO Audiator Oy, poistui klo19.24 asian 5 käsittelyn aikana kaupunginreviisori kaupunkitarkastaja, sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 2 / 14 Allekirjoitukset Paula Viljakainen puheenjohtaja Riitta Björklund sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty: 5.12.2014 Pöytäkirjan nähtävänä olo Simo Repo 31.12.2013 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 8.12.2014 ulkoisen tarkastuksen yksikön arkistossa, osoitteessa Asemakuja 2 C, 3. kerros, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 3 / 14 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 110 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 111 Pöytäkirjan tarkastaminen 5 112 1 Ensimmäinen väliraportti Espoon kaupungin vuoden 2014 6 lakisääteisestä tilintarkastuksesta 113 2 Valtionavustusten hakuprosessi vuosina 2013-2014 7 114 Sopimuksien ja hankintojen ohjeistus ja valvonta 9 115 3-4 Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi 11 116 Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet 12 117 Muut asiat 13
Espoon kaupunki Pöytäkirja 110 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 4 / 14 110 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunnan kokous on kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 20.11.2014 päivätyllä tarkastuslautakunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla, joka on jaettu varajäsenille tiedoksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 111 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 5 / 14 111 Pöytäkirjan tarkastaminen Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Simo Repo. Pöytäkirjan tarkastajaksi ehdotettua pyydetään ilmoittamaan ennen valintaansa mahdollisesta esteestä. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että pöytäkirja voidaan tarkastaa sähköisesti.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 112 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 6 / 14 3479/00.01.03/2014 112 Ensimmäinen väliraportti Espoon kaupungin vuoden 2014 lakisääteisestä tilintarkastuksesta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kokouksessa kuullun selvityksen. Käsittely JHTT, KHT Pasi Leppänen jakoi kokouksessa pöydälle ja esitteli ensimmäisen väliraportin Espoon kaupungin vuoden 2014 lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Asiaa käsiteltäessä oli läsnä myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy -tilintarkastusyhteisöstä. Päätös Liite Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. 1 Ensimmäinen väliraportti vuoden 2014 tilintarkastuksesta JHTT -väliraportti lakisääteisestä tilintarkastuksesta jaetaan kokouksessa pöydälle. Selvityksen tarkastuslautakunnalle antaa vastuunalainen tilintarkastaja JHTT, KHT Pasi Leppänen. JHTT väliraportti ei ole julkinen asiakirja. JulkL 24.1 15 k. Tarkastuslautakunnan esityslistan oheismateriaalina on kaupunginhallituksessa 27.10.2014 käsitelty vastine vuoden 2013 tilintarkastusmuistion havaintoihin. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 113 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 7 / 14 4441/02.05.01/2014 113 Valtionavustusten hakuprosessi vuosina 2013-2014 Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen sekä päättää jatkotoimenpiteistä. Käsittely JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen esitteli tarkastuslautakunnan tilaaman erillisselvityksen tarkastushavainnot vuosien 2013-2014 valtionavustusten hakuprosessista Espoon kaupungilla. Asiaa käsiteltäessä kokouksessa oli läsnä myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy -tilintarkastusyhteisöstä. Raportti on salassa pidettävä JulkL 24.1 15 k. Käsitellessään vuoden 2013 tilintarkastuskertomusta, tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapaudesta päättämistä kokouksessaan 19.5.2014 56 valtuusto kehotti kaupunginhallitusta ryhtymään toimenpiteisiin valtionavustusten hakemisprosessin ja valvonnan saattamiseksi asianmukaiselle tasolle ja raportoimaan asiasta valtuustolle. Esittelijä teki kokouksessa seuraavan muutetun päätösehdotuksen: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen. Tarkastuslautakunta tiedustelee kaupunginhallitukselta mihin toimenpiteisiin se on ryhtynyt koskien valtionavustusten hakemisprosessia ja valvonnan saattamista asianmukaiselle tasolle sekä pyytää antamaan tarkastuslautakunnalle ja edelleen valtuustolle vastauksen liitettäväksi vuoden 2013 vastuuvapausasian käsittelyä koskevaan asiaan. Päätös Liite Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän tekemän muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. 2 Valtionavustukset, raportti
Espoon kaupunki Pöytäkirja 113 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 8 / 14 Selostus Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 29.11.2014 ostaa kaupungin lakisääteiseltä tilintarkastajalta sopimuksessa määritellyllä hinnalla arviolta viisi päivää vuosien 2013-2014 valtionavustusten hakuprosessien tarkastustyötä sekä totesi ulkoisen tarkastuksen yksikön avustavan tilintarkastajaa tarkastuksessa arviolta viisi päivää. JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen esittelee lautakunnalle erillisselvityksen havainnot. Erillisselvitys jaetaan kokouksessa pöydälle. Raportti ei ole julkinen asiakirja, JulkL 24.1 15 k. Esityslistan oheismateriaalina on 18.11.2014 kaupungin intranetissä julkaistu ohjeistus loppuvuodeksi 2014 valtionosuuksien ja -avustusten hakemisesta sivistystoimessa sekä prosessikaavio. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 114 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 9 / 14 4440/02.08.00/2014 114 Sopimuksien ja hankintojen ohjeistus ja valvonta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen sekä kokouksessa käydyn keskustelun ja päättää asian jatkovalmistelusta. Käsittely Kaupunginhallitus päätti 24.11.2014 tilata Merellisen ulkoilun yksikköä koskevan erityistilintarkastuksen yhteistyössä ulkoisen tarkastuksen kanssa. Tarkastuslautakunnan aiemmin tilaama erillisselvitys on täten mahdollista kohdentaa laajemmin kaupungin sopimuksien ja hankintojen ohjeistukseen ja valvontaan. JHTT, KHT Pasi Leppänen esitteli selvitystyön tavoitteita ja etenemistä. Asiaa esiteltäessä läsnä oli myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy tilintarkastusyhteisöstä. Pasi Leppänen ja Ari Virolainen poistuivat esteellisinä klo 19.24 lautakunnan aloittaessa keskustelun palvelun hankinnasta. Esittelijä teki kokouksessa seuraavan muutetun päätösehdotuksen: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen ja päättää kohdentaa aiemmin tilatun erillisselvityksen riskiperusteisesti kaupungin sopimuksien ja hankintojen valvonnan tarkastukseen. Päätös Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 29.10.2014 oikeuttaa kaupunginreviisorin tarvittaessa tilaamaan JHTT- tilintarkastusyhteisöltä erillisselvityksen koskien Liikuntapalvelut - Merellinen ulkoilu -yksikköä. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti palata asiaan marraskuun kokouksessa. Kaupunginreviisori on tilannut JHTT -tilintarkastusyhteisöltä erillisselvityksen koskien sopimuksien ja hankintojen ohjeistusta ja valvontaa. JHTT - tilintarkastaja Pasi Leppänen kertoo kokouksessa selvitystyön tavoitteista ja etenemisestä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 114 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 10 / 14 Esityslistan oheismateriaalina on kaupunginhallituksen kokouksen 3.11.2014 pykälän 317 asia liitteineen. Kokouksessa jaetaan pöydälle kaupunginhallituksen 24.11.2014 kokousaineisto liitteineen. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 115 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 11 / 14 3478/00.01.03/2014 115 Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saamansa raportin ulkoisen tarkastuksen yksikön vuoden 2014 tarkastusohjelman toteutumisesta sekä selvityksen palkanmaksun perusteista. Käsittely Maija Saimalahti poistui kokouksesta sosiaali- ja terveyslautakunnan varajäsenyydestä johtuvan esteellisyyden vuoksi käsiteltäessä sosiaali- ja terveystoimen toimialaa koskevia asioita klo 19.29-19.35 ja 19.43-19.57. Esittelijä jakoi kokouksessa pöydälle raportin valmistuneista ulkoisen tarkastuksen yksikön tarkastuksista sekä ulkoisen tarkastuksen yksikössä laaditun selvityksen palkanmaksun perusteista. Päätös Liite Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti sekä päätti antaa päätöksen sekä selvityksen palkanmaksun perusteista tiedoksi kaupunginjohtajalle. 3 Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi 4 Selvitys palkanmaksun perusteista Ulkoisen tarkastuksen yksikön vuoden 2014 tarkastusohjelma on koordinoitu JHTT -tilintarkastajan sekä sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastusohjelmien kanssa ja esitelty tarkastuslautakunnalle 27.8.2014 kokouksessa, jossa se merkittiin tiedoksi. Kokouksessa jaetaan pöydälle raportti valmistuneista tarkastuksista sekä ulkoisen tarkastuksen yksikössä laadittu selvitys palkanmaksun perusteista. Ulkoisen tarkastuksen tarkastusohjelma ei ole julkinen (JulkL 24.1. 15 kohta) Tiedoksi - Jukka Mäkelä, Espoon kaupunki
Espoon kaupunki Pöytäkirja 116 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 12 / 14 245/00.01.02/2014 116 Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. 046 877 2801 Ira Kaukanen, puh. 046 877 3153 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta keskustelee seuraavan kokouksen arviointiaiheista ja antaa etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille. Käsittely Kokouksessa ei esitetty etukäteiskysymyksiä seuraavan kokouksen arviointiaiheista. Todettiin, että valmistelijoille voi lähettää kokouksen jälkeenkin etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille. Päätös Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen 29.1.2014 aiheina ovat Espoon johtamisjärjestelmät, kaupungin ja konsernin johtaminen sekä talous ja tuottavuus ohjelma (TATU). Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 117 Tarkastuslautakunta 27.11.2014 Sivu 13 / 14 117 Muut asiat Pöydälle jaettiin lautakunnan 26.11.2014 hyväksymä lausunto lokakuun kuukausiraportista. Esittelijä kertoi, että kokouksen jälkeen havaittiin eräitä vanhentuneita lukuja ja tiedot korjattiin lokakuun kuukausiraportin tietojen mukaisiksi. Muilta osin lausuntoon ei tehty muutoksia.
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Muutoksenhakuohje Sivu 14 / 14 Muutoksenhakukielto KuntaL 91 ( :t 110 117) Edellä mainituista päätöksistä, jotka koskevat vain asianvalmistelua ja täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 91 :n mukaan hakea muutosta.