Sovellussalkku White Paper 2010 Sisällysluettelo 2 3 4 Sovellussalkku -strategisen tason johtamisväline Salkut johtamisvälineinä: Case ICT-salkunhallinta Hankesalkun rakennusaineet - Widgetit 8 Raportointi 9 Sovelluksen käyttöönotto 1
THINKINGPORTFOLIO White Paper 2/2010 Salkunhallinta on johtamismalli, jossa omaisuutta, hankkeita ja kehitysideoita koskevia päätöksiä tehdään konaisvaltaisesti ja strategiaan perustuvin kriteerein. Sovellussalkku - strategisen tason johtamisväline Thinking Business Thinking Portfolio -ratkaisu sisältää salkunhallinnan kannalta keskeisimmät johdon tarvitsemat näkökulmat ja painopisteet hyvään strategiseen johtamiseen ja hallintoon (Corporate ja IT Governance -käytännöt). Salkunhallintaratkaisu yhdistää ja selkeyttää liiketoiminnan kannalta keskeiset näkökulmat ja painopisteet suunnitteluun ja päätöksentekoon. Thinking Portfolio -ratkaisu koostuu ns. Widget-salkkunäkymistä. Jokainen Widget jäsentää ja visualisoi strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon tarvittavan tiedon sekä roolittaa salkunhallintaprosessissa tarvittavat henkilöt. Salkun sisältö jäsentyy sivuiksi, jotka koostuvat 4-6 Widgetitstä. Kehitystyön lähtökohtana ovat salkunhallinnan viitekehykset ja toimialariippumattomat liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymallit kuten IT Value Barometer. Thinking Portfolio ratkaisun käyttöönottamalla organisaatiolle luodaan lähtökohdat nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien tunnistamiseen ja luokitteluun. Oikeiden päätöksien tekemistä juuri oikeaan aikaan tukee Thinking Portfolion erittäin havainnollinen visuaalinen esitystapa sekä yksinkertainen ja helppokäyttöinen selainpohjainen käyttöliittymä. Thinking Portfolio on kehitetty Microsoftin teknologia-alustoille. Tekninen ratkaisu mahdollistaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen. Tässä julkaisussa esitellään sovellussalkkusovellus, joka on tarkoitettu tietojärjestelmien strategisen tason johtamisvälineeksi. 2
THINKINGPORTFOLIO White Paper 2/2010 Salkut johtamisvälineinä Case ICT-salkunhallinta Salkunhallinta menetelmänä ICT-salkunhallinta on jatkuva prosessi ja systematiikka liiketoimintavaatimusten mukaisten teknologiapäätösten tekemiseen. ICT-salkku on luokiteltu joukko projekteja tai ICT-resursseja. ICT-salkunhallinnan perustekijät ovat seuraavat: 1. Prosessi ja viitekehys salkkujen suunnitteluun, luontiin, arviointiin, tasapainottamiseen ja viestintään. 2. Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa, jonka mukaisesti salkkujen sisältö muodostetaan ja jonka mukaisesti päätösten tuloksia kontrolloidaan ja niistä viestitään. 3. Työvälineet, joilla pystytään arvioimaan liiketoiminta-arvoa, riskejä, kustannuksia, hyötyjä, suhdetta ICT- arkkitehtuuriin sekä liiketoimintastrategiaan. Menetelmän mukaisesti esim. ICT-projektit kuvataan sovitun arviointikehyksen mukaisesti. Kaikille projekteille yhteisen kriteeristön avulla määritellään mm. investoinnin strateginen merkitys, suorat liiketoimintahyödyt, riskit ja vaaditut panostukset. Kun kaikkien projektien vastaavat tiedot kootaan yhteen, saadaan ICT-investointisalkku. Salkkuun otetaan uusia projekteja tai siitä poistetaan niitä salkutusstrategian mukaisesti. Salkutusstrategia määrittelee tasapainottamisen keinot. Tasapainoa haetaan esim. seuraavilla akseleilla : Suuret riskit - pienet riskit Suuret panostukset - pienet panostukset Ylläpitävä - uutta luova Paikallinen - globaali Keskitetty - hajautettu Nopeat tulokset - pitkän tähtäimen tulokset ICT-elinkaaren hallinta ICT-salkunhallinta kattaa laajimmillaan koko ICT- ratkaisun tai -palvelun elinkaaren. Salkunhallinta kohdistuu tällöin kolmelle aikatasolle: nykyhetkeen, lähitulevaisuuteen ja pitkään tähtäimeen. Vastaavat salkut ovat tällöin omaisuus-, projekti- ja kehittämissalkku. Kehittämis- tai ideasalkkua hyödynnetään uusien mahdollisuuksien, ideoiden ja konseptien liiketoiminnallisuuden arviointiin, priorisointiin ja tasapainottamiseen. Onnistunut ICTkehittämissalkutus edellyttää erittäin kiinteää suhdetta liiketoiminnan ja ICT:n johtamisen välillä. Ideaalitapauksessa kaikkea liiketoiminnan uudistamista tarkastellaan kehittämissalkun avulla. Projektisalkku (tai hankesalkku) sisältää käynnistyvät, käynnistyneet ja väliaikaisesti keskeytetyt investointi- ja kehittämisprojektit. Kaikki projektit on luokiteltu yhdenmukaisilla kriteereillä, jotka ilmaisevat mm. projektin hyödyt, riskit, laajuuden ja resurssitarpeen. ICT-omaisuussalkku (englanniksi mm. Assets Portfolio) sisältää projektien ja investointien tulokset, jotka on otettu käyttöön. Tyypillistä salkutettavaa ei-aineellista tai aineellista omaisuutta ovat sovellukset ja tietojärjestelmät, henkilöt ja osaaminen, prosessit ja palvelut sekä data ja tietovarastot. Thinking Portfolio -ratkaisu on rakennettu edellä kuvattuihin johtamistarpeisiin. Se tarjoaa työvälineet ICT-omaisuuden, hankkeiden ja kehittämisideoiden salkunhallintaan. Suuri Suuri Pieni Liiketoimintastrategia ICT-salkutus Kehittämissalkku Pitkän tähtäimen Riski arvo- Sitoutunut potentiaali raha Omaisuussalkku Infrastruktuuri, sovellukset, data, ihmiset, prosessit Projektisalkku (Hankesalkku) Toiminnan kehittämisen ja investointiprojektit Tutkimukset, ideat, skenaariot Pieni Pieni Suuri Todennettavaa arvoa Ennakoitavaa, mitattavaa tai arvioitavaa arvoa Potentiaalista, epävarmaa arvoa Nykyhetki Lähitulevaisuus Pitkä tähtäin Operatiivinen toiminta 3
THINKINGPORTFOLIO White Paper 2/2010 Sovellussalkun rakennusaineet Widgetit Asemointi Positioning Widget Sovelluksen asemointi määrittää sovelluksen liiketoiminnallisen merkityksen. Asemointiin käytetään neliportaista asteikkoa, jossa jokaista askelta vastaa tietty sanallinen kuvaus. Prioriteetti Priority Widget Prioriteetti kuvaa sovelluksen tai koko järjestelmän keskeytyksensietokykyä. Prioriteetti 0 tarkoittaa, että järjestelmä ei siedä keskeytyksiä ollenkaan. Jos sovellus palvelee esim. usean tuotteen valmistusta tai palveluprosessia, prioriteetti voidaan määritellä tuotekohtaisesti. Kaikkein tärkein prioriteettivaatimus määrittää koko sovelluksen tai järjestelmän prioriteettiarvon. Tukisovellukset tuottavat liiketoiminnallista arvoa välillisesti. Ne eivät ole kriittisiä toiminnan jatkuvuuden kannalta. Niiden määrää ja niiden tuottamia kustannuksia on pyrittävä minimoimaan. Liiketoimintakriittiset sovellukset ovat operativiisia välttämättömyyksiä, joiden jatkuvuus ja toimintavarmuus ovat tärkeitä. Strategiset sovellukset ovat niitä, jotka tuottavat yritykselle kilpailuetua nyt ja lähitulevaisuudessa. Niitä on pyrittävä vahvistamaan ja kehittämään edelleen, jotta etumatka säilyisi. Potentiaaliset sovellukset ovat mahdollisia tulevia kilpailuvaltteja, mutta eivät ole vielä laajamittaisessa käytössä. Käytön laajuus Scope Widget Sovelluksen käytön laajuutta kuvataan matriisilla, jossa ulottuvuuksina ovat yrityskohtaisesti määritellyt avainprosessit ja organisaatiorakenne. Matriisi osoittaa sovellusen rajat ja sitä kautta sen painoarvon koko yritykselle. Se auttaa tekemään päätelmiä sovelluksen kriittisyydestä ja paljastaa sovellussaarekkeet. Saarekkeet kertovat joko aidosta tarpeesta erikoistuneille ratkaisuille tai puutteellisesta koordinoinnista. Laajuusmatriisi voi myös indikoida integraatiotarpeita tai -mahdollisuuksia eri sovellusten välillä. Sovelluksen käytön laajuus 4
Elinkaari Life Cycle Widget Sovelluksen elinkaaritarkastelu kertoo tulevista kehittämistarpeista. Sovellus asemoituu teknisen ja toiminnallisen laadun sekä liiketoiminta-arvonsa mukaan nelikenttään. Asema nelikentässä ilmaisee kehittämisstrategian. Sovellusriskit Risk Widget Sovelluksiin ja järjestelmiin liittyviä riskejä tarkastellaan salkun riskimittarilla. Riskikaavio kertoon yhdellä silmäyksellä riskien hallinnan nykytason ja tarkoituksenmukaisen tavoitetason. Riskit määritetään kolmiportaisella asteikolla, kuudesta eri näkökulmasta. Kokonaisriski lasketaan näkökulmien keskiarvona. Näkökulmat ovat: 1. Käytön henkilöriskit 2. ICT-henkilöriskit 3. Informaatioriskit 4. Tekniset riskit 5. Toimittajariskit 6. Jatkuvuusriskit Teknisen ja toiminnallisen laadun taso määrittyy omistajan, käyttäjän, asiakkaan ja ITvastuutahon tekemien arvioiden perusteella. Liiketoiminta-arvon määritykseen käytetään yrityksen kannalta oleellisia arvotekijöitä kuten operatiivista tai strategista asemaa tai käyttäjämäärää. Liiketoiminta-arvon ja laadun määritys 5
Sovelluksen kustannukset Cost Widget Sovellussalkussa käsitellään valittuja kustannustekijöitä kuten investoinnin, ylläpidon ja käytön kustannuksia. Sovelluksen toimimattomuuden aiheuttamat tulon menetykset tai maksettavat korvaukset voidaan kuvata esim. aikayksikköä kohden. Suorituskyky Performance Widget Sovelluksen kykyä täyttää tehtävänsä nyt ja lähitulevaisuudessa arvioidaan neliportaisella asteikolla. Arvioinnin tekevät kunkin sovellukselle määritellyn roolin edustajat, kuten omistaja, pääkäyttäjä, asiakas ja IT-vastuuhenkilö. Tasoarviota täydentää sanallinen seloste. Suorituskykyasteikon alla oleva i-ikoni kertoo, että arvioon liittyy selostetietoa, joka avautuu omaan ikkunaansa. Joissakin tapauksissa halutaan tietää mitä sovelluksen korvaaminen esim. modernimmalla ratkaisulla maksaisi. Tämän kuvaamiseen käytetään yrityskohtaisesti säädettyä asteikkoa. Kehitysideat Idea Widget Sovelluksen kehittämiseen liittyvät ideat kerätään taulukkoon, jonka sisältö muodostaa ideasalkun. Sen sisältö toimii lähtökohtana sovellusta koskeville päivitys- tai uudistamispohdinnoille. Luettelossa on lyhyt otsikko, joka toimii linkkinä tarkempaan ideakuvauseen. Asiakkaat Customer Widget Asiakasluettelo kuvaa sovelluksen ulkoisten asiakkaiden tarpeita. Asiakkaat on segmentoitu ja käyttäjämäärä on mitoitettu. Käyttäjäluettelossa kerrotaan kuinka kriittinen järjestelmä on esimerkiksi asiakkaille tai kumppaneille. Kolmiportaisessa asteikossa A on toimintaa tukeva, B on toiminnalle hyödyllinen ja C toiminnalle välttämätön. Lisäksi kuvataan käyttötapa: luku, kirjoitus tai tiedostojen/ tulosteiden haku järjestelmästä. Asiakasluettelo 6
Liittymäkartta Integration Map Sovellukset ovat harvoin saarekkeita, joilla ei olisi liittymiä muihin sovelluksiin tai järjestelmiin. Liittymäkartta on Thinking Portfolion tuottama visuaalinen raportti, joka kuvaa valitun sovelluksen liittymät, niiden kriittisyyden ja tietosisällön. Tieto liittymäkarttaan tallennetaan liittymälomakkeella. Tekninen informaatio ICT View Sovellussalkun informaatiosta suuri osa on liiketoimintalähtöistä. Tämä siksi, että yrityksillä on käytössään erilaista teknisen hallinnan sovelluksia, mutta selvästi vähemmän liiketoimintajohdon näkökulmaa tukevia välineitä. On asiakkaan päätettävissä kuinka paljon teknistä informaatiota salkkutietokantaan halutaan tallentaa. Saman informaation päällekäinen tallennus eri tietokantoihin ei ole suositeltavaa. Ratkaisuna on tallentaa sovellussalkkuun tunnistetason tietoja, jotka linkittyvät muihin hallintajärjestelmiin. Vastuuhenkilöt Responsibilities Widget Thinking Portfolio tarjoaa mahdollisuudet tallentaa sovellus- ja roolikohtaisesti tiedot vastuuhenkilöistä. Vastuuhenkilöt näkyvät roolikohtaisilla sivuilla ja sovellusluettelossa. Thinking Portfolio sisältää mm. palvelin- ja käyttöliittymäluettelot. Palvelimen nimi voi toimia linkkinä esim. palvelinhallinnan järjestelmän tiettyyn palvelimeen. Sovellus- tai järjestelmäluettelo 7
THINKINGPORTFOLIO White Paper 2/2010 Raportointi näkymiä salkkuun Thinking Portfolio järjestelmä tarjoaa johdolle monipuoliset ja havainnolliset reaaliaikaiset raportit salkun tilanteesta. Raporttien näkökulma ja esitystapa riippuu käyttötarkoituksesta ja ne määritellään asiakaskohtaisesti. Salkun riskitasot Esimerkkeinä salkunhallinnan mahdollista raporteista mainittakoon Sovellusluettelo Sovelluskortti, joka sisältää kaikki yhden sovelluksen tiedot Salkun sovellusten suorituskykytaso Salkun sovellusten riskitasot Salkun suorituskyky Sovelluskortti 8
THINKINGPORTFOLIO White Paper 2/2010 Sovelluksen käyttöönotto hallinta ja teknologiat Käyttäjähallinta User Widget Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti. Sovellussalkun rooleja voivat olla omistaja, pääkäyttäjä, asiakas ja ICTvastuuhenkilö. Salkkusovelluksella on yksi tai useampi ylläpitokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien sovellusten perustamisoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko salkkusovellukselle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa kussakin salkun sovelluksessa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida tai muokata salkun sisältöä. Käyttäjätunnistus User Authentication Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows-tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnussalasana -tunnistusta. Windows-tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internetkäyttäjiä. Sovellusarkkitehtuuri Microsoft.net Thinking Portfolio Sovellussalkku on toteutettu Microsoftin WWW-teknologialla. Käytettävä WWW-palvelin on IIS 5.0 tai uudempi. Sovelluksen data tallennetaan SQL Server -tietokantaan. Käyttöliittymänä on Internet Explorer 6.0 tai uudempi. Selaimeen ei tarvitse asentaa mitään plugin-ohjelmia tai lisäkomponentteja. Sovelluksen asiakaskohtaiset parametrit on tallennettu omiin tiedostoihsa. Mukauttaminen Customization Thinking Portfolion peruskomponentit Widgetit mahdollistavat erilaisten salkkumallien rakentamisen. Widgetien sisältö on parametroitavissa asiakkaan käyttämin käsittein. Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista. Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen esim. pilottikäyttöä varten on nopeaa. Räätälöintityön toteuttaa Thinking Business Group yhteistyössä asiakkaan kanssa. Palvelumallit Hosting tai palvelinasennus Thinking Portfolion saa käyttöönsä kahdella tavalla. Thinking Business tarjoaa vaivatonta hosting-ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta. Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSLsuojattua yhteyttä pitkin. Asiakas saa käyttöönsä oman tietokantansa, joten eri asiakkaiden tiedot eivät missään vaiheessa voi sekoittua. Sovelluksen asentaminen asiakkaan omaan ympäristöön on myös mahdollista. Jos käyttö on aloitettu hosting-palveluna, siirrämme asiakkaan tietokannan ja dokumentit omalle palvelimelle. Molempiin palvelumalleihin sisältyy puhelinja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle. Yhteystiedot Thinking Business AE Thinking Business Group Insinöörinkatu 3 B 00880 Helsinki www.thinking-business.net Aarni Heiskanen, puh. 040-7304812 Esa Toivonen, puh. 040-733 6670 Sähköposti: etunimi.sukunimi@thinking-business.net 9