HELSINGIN KAUPUNKI 1 VIRASTOPÄÄLLIKÖIDEN JA OSASTOPÄÄLLIKÖIDEN HENKILÖKOHTAISEN TYÖSUORI- TUKSEN ARVIOIMINEN JOHDON KOKONAISPALKKAJÄRJESTELMÄSSÄ Kaupunginhallitus päätti 10.12.2012 ( 1420) virastopäälliköiden ja osastopäälliköiden kokonaispalkkajärjestelmän uudistamisesta. Virastopäälliköiden ja osastopäälliköiden kuukausittain maksettavan kokonaispalkan perusteena on sekä tehtävien vaativuus että henkilökohtainen työsuoritus. Tehtävä sijoitetaan tehtävän vaativuuden arvioinnin perusteella vaativuusryhmään, jonka sisällä kokonaispalkka voi kehittyä henkilökohtaisen työsuorituksen perusteella. Tässä ohjeessa on tarkennettu henkilökohtaisen työsuorituksen arviointiin liittyviä menettelytapoja, kertakorotusten enimmäismäärää ja kokonaispalkan mahdolliseen alentamiseen liittyvät periaatteet. Kokonaispalkkajärjestelmän periaatteet kokonaisuudessaan ovat nähtävänä Helmi-intran henkilöstösivuilla (henkilöstö_palkka ja palkitseminen_ johdon kokonaispalkkaus). 1 Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi (TSA) Työsuorituksen arvioinnin tarkoituksena on tukea johtajan kehittymistä johtajana ja antaa palautetta työssä onnistumisista. Se muodostaa samalla yhtenäisen keskusteluvälineen ylimmän johdon työsuorituksen arvioinnille. Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointialueet Ylimmän johdon henkilökohtaista työsuoritusta arvioidaan neljällä osaalueella: asukkaiden/asiakkaiden menestyminen, tarkoituksenmukaiset toimintatavat, uudistumiskyky ja talouden hallinta. Arviointi tehdään kullekin osa-alueelle suhteessa strategisiin tavoitteisiin.
HELSINGIN KAUPUNKI 2 Asukkaiden/asiakkaiden menestymisessä arvioidaan mm. seuraavia näkökulmia: - laadukkaiden palvelujen järjestäminen - asiakastyön kehittäminen ja toiminnan tunnettuuden lisääminen - asukkaiden/ asiakkaiden kannustaminen omatoimisuuteen - miten asukas-/asiakastyytyväisyys kehittyy, asukas- /asiakastyytyväisyysmittarin tulokset, asukas-/asiakaspalautteet Tarkoituksenmukaisia toimintatapoja arvioidaan mm. seuraavista näkökulmista: - kuinka säännöllisesti asiakas- ja muita prosesseja arvioidaan ja parannetaan - ennakoidaanko tulevaa ja kuinka ajoissa toimitaan - kumppanuusyhteistyö - yli hallintokuntien menevät prosessit ja niiden kehittäminen: - miten keskeisiä prosesseja mitataan ja miten ne kehittyvät: prosessimittarit, tehokkuus, käyntikerrat, kehittämistoimenpiteet ym. Uudistumiskykyä arvioidaan mm. seuraavista näkökulmista: - perustehtävän kehittäminen - miten uudistuu, kokeilee ja kehittyy johtajana - miten varmistaa hyvinvointia - miten kannustaa ja palkitsee - mitä käytettävissä olevat mittarit osoittavat kehittymisestä ja uudistumiskyvystä: johtamisen arviointitulokset, työhyvinvointitulokset, sairauspoissaolot, kehittämistoimenpiteet Talouden hallintaa arvioidaan mm. seuraavista näkökulmista: - kustannustietoisuus ja seuranta - tuottavuustavoitteet ja niiden seuranta - budjetissa pysyminen - miten tulokset ovat kehittyneet: tuottavuus, taloudellisuus, kehittämistoimenpiteet Tulokset ja kehittämistoimenpiteet arvioitavana Arvioitavana ovat em. osa-alueiden tosiasialliset tulokset sekä kehittämistoimenpiteet. Tulosten arvioinnissa hyödynnetään nykyisiä tulosmittareita, joita muutoinkin seurataan strategian toteutumisessa sekä talous- ja toimintasuunnitelmien yhteydessä. Tarkastelussa ovat tällöin tavoitteiden saavuttaminen ja tuloskehitys viime vuosilta.
HELSINGIN KAUPUNKI 3 Tulosten lisäksi arvioitavana ovat johtamistoimenpiteet, joilla tuetaan toiminnan kehittämistä ja sitoutetaan henkilöstöä toimimaan strategisten tavoitteiden suuntaisesti. Arvioitavana ovat tällöin strategialähtöinen kehittäminen ja muu kehittämistoiminta. 2 Työsuorituksen arviointi tulos- ja kehityskeskusteluissa Työsuorituksen arviointia tehdään vuosittain tulos- ja kehityskeskustelujen yhteydessä. Kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtajat arvioivat vuosittain rootelinsa virastopäälliköiden työsuoritusta. Vastaavasti virastopäällikkö arvioi osastopäälliköidensä työsuoritusta. Arviointi tehdään liitteenä olevalle lomakkeelle arviointialueittain. Arviointikeskustelun käyminen edellyttää hyvää valmistautumista ja tulosten kokoamista etukäteen keskustelun pohjaksi. Arviointikeskustelun lähtökohtana käytetään seuraavia asiakirjoja: - tuloskortin tai vastaavan toteutumatiedot sekä henkilökohtaisten tulospalkkiotavoitteiden toteutuminen, - dokumentoidut tulokset arviointialueittain sekä - tiedot kehittämistoiminnan sisällöstä ja aikaansaannoksista. Arviointialueen arviointitason valinta muodostetaan yhteenvetona siinä olevien eri osatekijöiden perusteella. Työsuorituksen arviointi on luonteeltaan karkea kokonaisarviointi, jossa ei lasketa pisteitä. Työsuorituksen arviointi antaa arvioitsijalle välineen tunnistaa hyvää johtamista ja perusteet kannustavalle palkitsemiselle. Lomakkeelle kirjatut arviointitiedot tallennetaan arvioijan omiin tiedostoihin. Niitä pyydetään palkankorotusesitysten yhteydessä henkilöstökeskukseen. 3 TSA:n perusteella tehtävät palkankorotukset Henkilökohtaisen työsuorituksen perusteella toteutettaviin kokonaispalkkojen tarkistuksiin käytetään vähintään KVTES:n järjestelyerää vastaava osuus laskettuna kokonaispalkkajärjestelmän soveltamispiiriin kuuluvien palkkasummasta.
HELSINGIN KAUPUNKI 4 Kokonaispalkankorotuksiin liittyvät päätökset valmistellaan henkilöstökeskuksessa: - Henkilöstökeskus pyytää työsuorituksen arviointiin perustuvat palkankorotusesitykset keskitetysti kaupunginjohtajilta ja virastopäälliköiltä vuosittain maaliskuussa - huhtikuussa - korotuspäätökset valmistellaan kaupunginjohtajan päätettäväksi johtajiston kokoukseen - kokonaispalkkoja korotetaan pääsääntöisesti kunnallisten yleisten virka- ja työehtosopimusten palkankorotusajankohtina. Korotusesityksen laatija vastaa esitysten priorisoinnista ja siitä, että esitykselle on olemassa tämän järjestelmän mukaiset perustelut. Korotuksia voidaan esittää sellaisille henkilöille, joiden toiminta on ollut tuloksellista useamman vuoden ajan ja kehittämistoiminta systemaattista. Samalle henkilölle ei voida esittää korotusta kahta vuotta useammin peräkkäin. Kokonaispalkan kertakorotus on suuruudeltaan 3 8 %. Hyvästä työsuorituksesta voidaan palkita eri tavoin Helsingin palkitsemisjärjestelmässä, mutta siitä ei automaattisesti seuraa pysyvää korotusta kokonaispalkkaan. Huomattavaa on, että ylintä johtoa voidaan palkita myös muulla keinoin, kuten kertapalkitsemisella ja tulospalkkioilla. Kullakin palkitsemisen välineellä on olemassa omat tavoitteensa. Kun näitä käytetään rinnakkain, tulee huolehtia siitä, ettei samoista saavutuksista palkita samanaikaisesti eri välineillä. 4 Kokonaispalkan alentaminen työsuorituksen perusteella Kokonaispalkkaa voidaan laskea erityisestä syystä vaativuusryhmän sisällä, enintään vaativuusryhmän alarajalle työsuorituksessa tapahtuneiden muutosten johdosta. Kokonaispalkan alentaminen on mahdollista, kun palkan perusteena oleva tuloksellinen toiminta osoittaa pidempiaikaista heikkenemistä eikä kehittämistoiminta ole edennyt sovitulla tavalla. Työsuoritusta arvioiva esimies esittää kokonaispalkan alentamista. Päätöksen kokonaispalkan alentamisesta tekee kaupunginjohtaja. Palkan alentaminen edellyttää henkilön kuulemista, jolloin myös perusteet on keskusteltu henkilökohtaisessa tapaamisessa.
HELSINGIN KAUPUNKI 5 5 Palkan ilmoittaminen viranhakuilmoituksissa ja uuden henkilön kokonaispalkan määräytyminen Viranhakuilmoituksissa kokonaispalkasta todetaan seuraavasti: - Virasta maksettava kokonaispalkka määräytyy Helsingin kaupungin johdon palkkausjärjestelmän vaativuusluokan xx mukaisesti. Vaativuusluokassa xx maksettava kokonaispalkka on yy-zz euroa kuukaudessa. Lisätietoja johdon palkkausjärjestelmästä saa osoitteesta www.helsinkirekry.fi/vaativuusluokitus. Uuden virasto- tai osastopäällikön palkka määritellään pääsääntöisesti palkkahaarukan alarajalle. Kokonaispalkka voidaan rekrytointitilanteessa määritellä palkkahaarukan alarajaa korkeammaksi vaativuusluokan sisällä pitkän työkokemuksen ja aikaisemmin osoitettujen tulosten perusteella. 6 TSA:n perusteella valmisteltavat kokonaispalkkojen tarkistukset Työsuorituksen arvioinnin perusteella tehtävät kokonaispalkkojen tarkistukset valmistellaan henkilöstökeskuksessa kaupunginjohtajan päätettäväksi. Kaupunginjohtaja tekee päätöksen johtajistossa, jossa kokonaispalkkojen kehitystä seurataan vuosittain. Kokonaispalkkajärjestelmän ylläpito- ja valmisteluvastuu on henkilöstökeskuksella. LIITE Liite 1: Työsuorituksen arviointi lomake
HELSINGIN KAUPUNKI 6 TYÖSUORITUKSEN ARVIOINTI LIITE 1 Arvioitavat alueet ovat: uudistumiskyky, tarkoituksenmukaiset toimintatavat, talous hallinnassa ja asukkaiden/asiakkaiden menestyminen. Arviointi toteutetaan siten, että kutakin arviointialueen osatekijää käsitellään erikseen. Arviointitason valinta muodostetaan yhteenvetona näiden eri osatekijöiden perusteella kullekin arviointialueelle. Tarkasteltavana ovat henkilön toimintatapa ja tuloskehitys kussakin kohdassa. Arviointi on luonteeltaan kokonaisarvio, jossa arviointiperspektiivi on laaja ja ajallisesti pitkäkestoinen. Arviointialueet ja niiden osatekijät Arviointitasot *) Asukkaiden/asiakkaiden menestyminen Laadukkaiden palvelujen järjestäminen Asiakastyön kehittäminen ja toiminnan tunnettuuden lisääminen Asukkaiden/asiakkaiden kannustaminen omatoimisuuteen Miten asukas-/asiakastyytyväisyys kehittyy, asukas- /asiakastyytyväisyysmittarin tulokset, asukas-/asiakaspalautteet Tarkoituksenmukaiset toimintatavat Asiakasprosessien arviointi ja uudistaminen Ennakointi Kumppanuus ja yhteistyö Seuranta ja mittarit: esim. prosessimittarit, tehokkuus, käyntikerrat, kehittämistoimenpiteet Uudistumiskyky Hyvä työn hallinta Oppiminen ja innovatiivisuus Työhyvinvointi Seuranta ja mittarit: esim. johtamisen arviointitulokset, työhyvinvointitulokset, sairauspoissaolot, kehittämistoimenpiteet Talous hallinnassa Kustannusvaikuttavuus ja laatu Tuottavuus Budjetissa pysyminen Seuranta ja mittarit: esim. tuottavuus, taloudellisuus, kehittämistoimenpiteet taso 1 taso 2 taso 3 taso 4 *) Arviointitasot 1. taso: kehitettävää - tavoitteissa onnistuminen vielä epävarmaa, jolloin suorituskyky ja tulokset ovat hajanaisia ja tyydyttävällä tasolla - tavoiteasetannassa ja kehittämistoimenpiteissä nähtävissä jonkin verran systematiikkaa 2. taso: tavoitetasolla: normaali, hyvä suoritustaso - tavoitteissa onnistutaan pääsääntöisesti ja ne saavutetaan ennakoidusti, tulokset ovat hyviä ja niissä ilmenee kehitystä, hyvä suorituskyky
HELSINGIN KAUPUNKI 7 - tavoiteasetanta ja kehittämistoimenpiteet ovat systemaattista toimintaa. Tukee uusien toimintamallien kehittämistä, myös yli organisaatiorajojen ylittävissä prosesseissa. 3. taso: ylittää tavoitetason selvästi - tavoitteissa onnistuminen vakiintunutta ja tulokset ovat erinomaisia ja ylittävät selkeästi tavoitetason, vahvaa positiivista kehitystä ja erinomainen suorituskyky muutamilta vuosilta - tavoiteasetanta ja kehittämistoimenpiteet ovat vakiintunutta systemaattista toimintaa. Osallistuu aktiivisesti uusien toimintamallien kehittämiseen, myös yli organisaatiorajojen ylittävissä prosesseissa. 4. taso: ylittää tavoitetason selvästi useamman vuoden ajan - tavoitteissa onnistuminen vakiintunutta ja tulokset ovat erinomaisia ja ylittävät jatkuvasti tavoitetason, vahvaa positiivista kehitystä ja erinomainen suorituskyky usealta vuodelta - tavoiteasetanta ja kehittämistoimenpiteet ovat vakiintunutta systemaattista toimintaa. Osallistuu aktiivisesti uusien toimintamallien kehittämiseen, myös yli organisaatiorajojen ylittävissä prosesseissa. Kehittymistä vaativat asiat ja toimenpiteet: Muuta, esim. perusteluja arvioinnille: Arviointikeskustelun päivämäärä ja allekirjoitukset: