Taloussuunnittelu ja -seuranta

Taloussuunnittelu ja -seuranta Case Kuopion yliopisto / Itä-Suomen yliopisto Esa Kaarakainen IT2010-päivät Joensuu 12.-13.10.2010

Esityksen sisältö Taustaa, kehitys vuodesta 2002 BuRa (Budjetointi / Raportointi) kokonaisarkkitehtuurikehikossa BuRa-ohjelmiston rakenne BuRa - valtuushallinta WebBud - budjetointi BuRaHal - hallinta WebRap - raportointi Mitä olemme oppineet 2

Taustaa, kehitys vuodesta 2002 2002-2003 Excel-pohjainen yhden laitoksen (Tietotekniikkakeskus, Tike) budjetointi ja seuranta Aluksi tavoitteena Tiken eli laitostason järjestelmä Tikessä myös ulkoisen rahoituksen projekteja 2004 2005 Naapuriyksiköt (kirjasto ja oppimiskeskus) kiinnostuivat Hallintojohtaja halusi koko yliopiston mukaan 2006-2009 Excel-pohjainen budjetointi koko yliopiston laajuisesti VaSu, ProSu, HanSu Excel-budjetointipohjien luonti ja jakelu käyttäjille ohjelmallisesti Tietojen siirto Excelistä ohjelmallisesti tietovarastoon ja edelleen raportointiin 3

Kehityspolun keskeiset mutkat ja kivikot Yhden laitoksen systeemi on helppo Ei laajaa valtuushallintaa Omat tarpeet hyvin tiedossa jne. Alempi projektitasokin hyvin hanskassa Naapurilaitokset jo hyvä happotesti Käytännöissä sopivasti eroja Yliopiston laajuinen systeemi haastava Staattinen Excel-pohja ei kanna kovin pitkälle Systemaattinen tietovarastointi tarpeellinen Valtuushallinnasta tulee keskeinen kysymys 4

BuRa kokonaisarkkitehtuurikehikossa: Toiminnan tarpeet Monta hierarkiatasoa: Yliopisto tiedekunnat laitokset yksiköt projektit; kaikilla omat erityistarpeensa Lisäksi paljon poikkitieteellisiä kokonaisuuksia Monia eri rahoittajia omine budjetoinnin ja raportoinnin vaatimuksineen Monia eri näkökulmia Organisaatiorakenne Kululajit/tulolajit (tilikartta) Budjetoitavan rahoituksen varmuus: Varma - perusrahoitus ja entisellään jatkuva täydentävä rahoitus Suunniteltu - aihiot Haaveiltu - könttäbudjetointi 5

BuRa kokonaisarkkitehtuurikehikossa: Tietosisältö 1 Talous lävistää koko yliopiston toiminnan Suuria haasteita ajantasaisen tiedon ylläpidolle Keskeisiä tietoalueita Talouden omat: vastuualueet, projektit, tilit ja varsinaisen perusdatan muodostavat kirjausrivit Henkilöstö: henkilötason suunnittelu laitos/projektitasolla tarpeen Ulkoinen rahoitus ja kokonaiskustannusmalli Henkilösivukulut Yleiskustannukset Tietojen siirto järjestelmäkokonaisuudessa Tietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus (verifiointi) Toimivat liittymät keskeisiin järjestelmiin Tietojen omistajuus 6

BuRa - kaavio kokonaisuudesta 7

BuRa kokonaisarkkitehtuurikehikossa: Järjestelmät Operatiivinen talousjärjestelmä: Logican Raindance Taustatietojen siirto tietovaraston kautta budjetointiin ja raportointiin Budjettitietoja ei viedä Raindanceen Budjetointimoduli: WebBud Oma ohjelmointityö Raportointi pohjautuu Business Navigatorin HAT-työkaluun (High Speed Analysis Tool) Raporttien määrittely HAT-työkalulla Raportointikäyttöliittymä WebRap - oma ohjelmointityö Henkilöstötiedot: Prima Autentikointi: Shibboleth / AD 8

BuRa kokonaisarkkitehtuurikehikossa: Tekniikka Budjetointi Käyttöliittymä Microsoft IIS, ASP.NET Tietokanta Oracle 11 g R1 Tietovarastointi / lataukset Oracle 11 g R1 Oracle Warehouse Builder Tietojen siirto osittain tiedostopohjaista, osittain tietokantalinkeillä Raportointi HAT-nopeana raportoinnin moottorina Käyttöliittymä Microsoft IIS, ASP.NET, HAT-luokkakirjastot Autentikointi Shibboloimalla Käyttäjätunnistus UEFAD:ta vastaan 9

BuRa - Päävalikko 10

BuRa - ohjelmiston rakenne Budjetointi WebBud Budjettitietojen ylläpito Vastuuryhmän työkalu BuRaHal Budjetointialueiden hallinta Raportointi WebRap Budjettien ja toteumien seuranta Pääkäyttäjän työkalu - BuRaAdmin 11

Budjetointiprosessi 12

BuRa - valtuushallinta Vastuualueen (laitos tai yksikkö) budjetointivastuu johtajalla ja hänen nimeämällään vastuuryhmällä Vastuuryhmän jäsenet näkevät kaikki vastuualueen projektit Budjetoitavat projektit ryhmitelty projektin vastuuhenkilöittäin = budjetointialueet Projektin vastuuhenkilö näkee omat projektinsa vastuualueittain = budjetoinnin osa-alueet Projektien vastuuhenkilötietojen ylläpito Raindancessä, tiedot siirtyvät automaattisesti BuRaan Vastuuryhmien jäsenten ylläpito BuRa-pääkäyttäjällä Vastuuryhmien jäsenet voivat antaa lisävaltuuksia budjetointialueisiin ja raportointiin 13

Admin-käyttäjä on koko järjestelmän pääkäyttäjä ja kehittäjä Vastuuryhmät määritellään vastuualueittain BuRa-käyttäjä voi olla kuka tahansa yliopistolla palvelussuhteessa oleva henkilö 14

WebBud-budjetointi

WebBud - ohjelman rakenne 16

Budjetointisivut Budjetointialueet rakennetaan vastuualueittain ja vastuuhenkilöittäin Raindancen projektitietojen mukaisesti Budjetointialueen valinta - kenen vastuuhenkilön projektit, ns. könttäbudjetoinnissa UudetHankkeet Budjetoinnin osa-alueen valinta - valitaan budjetoitava projekti, uusissa hankkeissa rahoituslähde Tulojen ja menojen vuosibudjetointi - vuositason budjetointi kirjanpidon tileittäin Tulojen ja menojen kuukausibudjetointi - budjetointi kuukausittain kirjanpidon tileittäin Henkilökulujen budjetointi vuositason kokonaispalkkakulut henkilöittäin Henkilökulujen budjetointi kuukausittain - palkkakulut ja sivukulut kuukausittain eriteltynä Laput-sivu solun sisällön erittely osiin (tai muistutustekstiä) 17

WebBud-sivujen yleisilme Sijainti: - sivu - osa-alue (yleensä projekti) - budjetointijakso Työkalurivi Perustoiminnot Budjetointialue - budjetointivuosi -vastuualue -vastuuhenkilön hlö-nro -vastuuhenkilön nimi Osa-alueen yhteenveto - päivittyy koko ajan lukuja syötettäessä Navigointirivi Summasarake Siirtymispainikkeet: - KK-budjetointiin - Muistilapulle Tilikartan rivit: - sulje/avaa painike - tilikoodi -tilin nimi Linkin purku - painike HUOM! Henkilöbudjetoinnissa riveinä ovat budjetoitavat henkilöt Toteumatieto - kun on saatavissa Käyttäjän syöttämät budjettiluvut ja linkit 18

WebBud-Demo 19

WebBud-sivujen yleisilme: Vuosibudjetointi henkilöittäin 20

WebBud-sivujen yleisilme: Könttäbudjetointi rahoittajittain 21

BuRaHal - vastuuryhmän työkalu

BuRaHal - päävalikko 23

WebRap - raportointi

WebRap-raportointi WebRapissa on raportteja budjeteista sekä toteumatiedoista Kirjanpidon toteumatiedot ja raportointiin lähetetyt budjettitiedot näkyvät raportoinnissa seuraavana päivänä Kirjanpidon tiedot kirjausrivitasolla Budjetointikirjaukset jaettu raportointiin kuukausitasolle Raportoitavat tiedot käyttöoikeuksien perusteella 25

WebRap-Demo 26

WebRap - esimerkkiraportti 1 27

Muutamia BuRa-tunnuslukuja Budjetointivuosi 2010 2011 Budjetointialueiden lkm 646 549 Budjetoitujen projektien lkm 1953 1067 Budjettirivien lkm 19481 8816 Budjetoijien lkm N/A 123 Vastuuryhmien lkm N/A 78 Vastuuryhmien käyttäjien lkm N/A 162 Budjetointialueiden lisäkäyttäjien lkm 31 35 Vain raportointikäyttäjien lkm N/A 43 30

Mitä olemme oppineet Useita hierarkiatasoja kattavan budjetointi- ja seurantajärjestelmän rakentaminen on mahdollista joskaan ei helppoa Todellisista tarpeista on lähdettävä liikkeelle Kaikki tasot huomioitava projekteista koko yliopiston tasolle Työkaluihin kannattaa panostaa, helpottaa merkittävästi omaa tekemistä ETL-välineet Ohjelmointivälineet Raportointivälineet Jatkuviin muutostarpeisiin varauduttava koko ajan 31

K I I T O S! Lisätietoja: bura-tuki@uef.fi esa.kaarakainen@uef.fi 32