Viitasaaren seudun kuntien kuntaliitosselvitys ICT-selvitys

1 Loppuraportti 10.6.2015 Viitasaaren seudun kuntien kuntaliitosselvitys ICT-selvitys

2 Sisällysluettelo JOHDANTO... 3 TIETOHALLINNON NYKYTILA... 4 Kuntien ICT-henkilöstö ja kustannukset... 4 Tietohallinnon järjestämismallit... 5 Järjestelmä- ja toimittajakenttä... 5 Päätelaitemäärät... 6 ICT-toimittajat... 6 Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja... 6 Haasteet ja kehittämistarpeet... 7 TIETOHALLINNON TAVOITETILA... 8 Yhtiö vai seutu-it?... 8 Perustietotekniikan hoitamisesta kohti toimialojen ja tietohallinnon yhteistyötä... 9 Tunnistetut arvioitavat etenemisvaihtoehdot nykytilanteesta... 9 Kohti toimintaa kehittävää tietohallintoa... 11 Selvityksessä tarkastellut tavoitetilavaihtoehdot... 12 Vaihtoehtojen arviointi osa-alueittain... 13 Kustannusvaikutukset... 14 Toiminnalliset hyödyt... 16 Muutosaikataulut... 18 Riskit... 19 Hallintamallit... 21 Raportointi ja yhtenäisen päätöksenteon tukeminen... 22 Luonnos visioksi, läpimurtotavoitteiksi ja linjauksiksi... 24 Hankinnat... 24 YHTEENVETO... 27

3 JOHDANTO Tämä ICT-selvitys on laadittu osana Viitasaaren seudun kuntaliitosselvitystä. Kuntajohtajista koostunut kuntajakoselvityksen työvaliokunta on toiminut tämän selvityksen ohjausryhmänä. Ohjausryhmän kokoonpano: Maarit Autio, Kannonkosken kunta Pekka Helppikangas, Kivijärven kunta Tiina Honkanen, Viitasaaren kaupunki, sihteeri Pekka Kanervio, Kinnulan kunta Ari Kinnunen, Pihtiputaan kunta Janne Kinnunen, Viitasaaren kaupunki, puheenjohtaja Ohjausryhmän puheenjohtajana on toiminut Viitasaaren kaupunginjohtaja Janne Kinnunen ja sihteerinä Tiina Honkanen. Selvityksen projektiryhmän jäseninä ovat toimineet kuntien tietohallinnosta vastaavat henkilöt ja VM:n edustajat: Ilari Kotilainen, Kivijärvi Ari-Jukka Käsmä, Viitasaari ja Pihtipudas Seppo Lappalainen, ympäristötoimiala Marko Muhonen, Kinnula Marko Risunen, Kannonkoski Kimmo Sutinen, Pihtipudas Ossi Korhonen / Hanna Majurinen, VM Miika Mielityinen, Kuntien Tiera Oy Selvitys laadittiin tammi-kesäkuussa 2015. Helmikuun alussa kuntatoimijoiden edustajat koostivat omien kuntiensa nykytilan kuvaukset. Maaliskuussa nykytilakuvauksia yhtenäistettiin ja tarkistettiin sekä laadittiin lähestymistapa, jolla eri tavoitetilavaihtoehtoja voitiin tunnistaa. Toukokuussa arvioitiin tunnistettuja vaihtoehtoja sekä koostettiin selvityksen yhteenveto.

4 TIETOHALLINNON NYKYTILA Kuntatoimijoiden tietohallintotoimintojen nykytilaa kartoitettiin lähettämällä kysely kuhunkin selvitysalueen kuntatoimijaan. Tässä yhteenvedossa olevat tiedot perustuvat annettuihin vastauksiin ja erikseen pyydettyihin täydennyksiin. Kyselyssä pyydettiin kunnan tietoja ja näkemyksiä seuraaviin kysymyksiin: ICT-henkilöstön määrä ICT-kustannukset (käyttömenot sekä investoinnit, vuoden 2014 budjetin mukaisesti) ICT:n/tietohallinnon organisointi ja/tai sijainti kuntatoimijan organisaatiossa ICT:n hallinnointimalli Keskeisimmät käytössä olevat sovellukset sekä päätelaitemäärät Tärkeimmät meneillään olevat ICT-kehitysprojektit Tärkeimmät käynnistymässä tai suunnitteilla olevat ICT-kehitysprojektit Keskeiset ICT-toimittajat (vuonna 2014) sekä käytetyt euromäärät Yhteistyö muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa Annettujen vastausten osalta on syytä huomioida, että ne eivät ole joka kuntatoimijan osalta täydellisiä, eivätkä vastaukset myöskään ole kaikilta osin vertailukelpoisia tai yhteismitallisia kuntien ja toimijoiden välillä. Ne antavat kuitenkin hyvän yleiskuvan tilanteesta ja kokoluokista. Kuntien ICT-henkilöstö ja kustannukset Selvitysalueella olevan kuntatoimijoiden henkilöstön määrä oli vuoden 2014 lopussa noin 1 250 työntekijää, joista ICT-henkilöstöä on 4,7 henkilöä. -.) Vertailtaessa eri kuntien ICT-käyttömenojen ja -investointien suhteellista osuutta havaittiin, että kunnat käyttävät kohtuullisen pienen osuu -kuluihin noin 0,6 prosenttia kuntien ulkoisista toimintakuluista. Vertailuna voi käyttää valtakunnallista keskiarvoa, joka on noin 2,5 %. - - - kuluissa. Selvitetyt luvut ovat siis realistisesti ajateltuna alin arvio alueen kuntien IT-kuluista. Viitasaari ja Pihtipudas (Wiitaunioni) kattavat ITkokonaisbudjetista yli 80%. Loppuosa jakautuu varsin tasaisesti muiden toimijoiden kesken. ICT-henkilöstö jakautuu samassa suhteessa. - muilla analysoiduilla alueilla. Selvitysalueella asui vuoden 2014 lopull - siis 4,7, eli suhdeluku on 3300 2100 2700:1. Kuntalaista kohti tietotekniikkaan kuluu alueella noin 62 euroa.

5 Tietohallinnon järjestämismallit Tietohallinto on pääsääntöisesti sijoitettu organisaatioissa yleishallinnon tai taloushallinnon alaisuuteen. ICT-toimintamalliltaan kuntaorganisaatiot ovat varsin samankaltaisia toisiinsa nähden. Kuntatoimijoille muodostuneessa toimintamallissa hyödynnetään niin omia kuin ulkoistettuja palveluita. Kinnula on poikkeus, koska sillä ei ole omaa tietohallintofunktiota ja joka on ulkoistanut käytännössä koko tarvitsemansa ICT-palvelutuotannon. Kuva 1 osoittaa selvitysalueen kuntatoimijoiden suuntaa-antavan sijoittumisen tietohallinnon johtamisen ja ICT-toimintamalli kartalle. Toimintakarttaa ja selvityksessä käytettyä viitekehystä selitetään tarkemmin myöhemmin tavoitetilaa koskevissa osioissa. Kuva 1. Selvitysalueen kuntien suuntaa-antava sijoittuminen tietohallinnon johtamisen ja ICTtoimintamalli kartalle. Järjestelmä- ja toimittajakenttä Sosiaali- ja terveystoimessa on alueella harmonisoitu tietojärjestelmiä Medi IT:n kautta. Opetustoimessa kaikissa kunnissa on samoin käytössä samat Primus-tuoteperheen sovellukset. Sen sijaan teknisessä toimessa ja yleishallinnossa käytössä olevien tietojärjestelmien ja ICT-toimittajien kirjo on laaja. Selvitysalueella on pyritty yhtenäistämään talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä. Järjestelmien välinen integraatio ja tietojen (tietovirtojen) yhdistely on kuitenkin vähäistä. Tässä mielessä ICT ei pysty sujuvasti tukemaan toiminta- ja palveluprosesseja varsinkaan toimialarajat ylittäviltä osin. Kuntatoimijoiden ICT-kyselyssä nimeämät tärkeimmät käynnissä ja suunnitteilla olevat kehitysprojektit jaoteltiin kohdealueen mukaan. Vastausten mukaan kuntatoimijoiden tärkeimmät käynnissä olevien ICT-

6 kehittämisprojektit kohdistuvat rakennusvalvonnan sähköisen asiointiin, tietoturvan kehittämiseen ja ICTinfrastruktuurin rakentamiseen (mm. datacenter-hanke, seutuverkon päivitys). Päätelaitemäärät Selvitysalueen kuntatoimijoilla on yhteensä käytössään päätelaitteita seuraavasti: - Työasemia: 871 kpl - Kannettavia: 573 kpl - Tabletteja: 228 kpl - Älypuhelimia: 216 kpl ICT-toimittajat Alueen viisi merkittävintä ICT-toimittajaa olivat vuonna 2014 Medi-IT, PKSV, CGI, Kasenet ja Elisa. Taulukko 1. Merkittävimmät ICT-toimittajat Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Viitasaaren alueen seudullinen ICT-yhteistyö on viety selvästi pidemmälle kuin monilla muilla alueilla. Kunnilla on seutu-it:n kautta hankinta- ja tietohallintoyhteistyötä, jonka myötä niille on muodostunut

7 yhteisiä teknisiä ratkaisuja. Koko sote -toimialan tietohallinto on keskitetty yhden toimijan eli Medi-IT:n vastuulle. Kunnilla on myös yhteisiä teknisen toimen ratkaisuja. Kunnilla on myös yhteinen kirjastojärjestelmä käytössään. ICT-infrastruktuurin kehittämisessä kunnat tekevät yhteistyötä seutuverkon ylläpitämisessä sekä siihen liittyviä tietoliikenneverkkojen ylläpitämisessä ja hoitamisessa Pohjoisen Keski- Suomen verkkopalveluiden kanssa. Viitasaaren seudun kunnat ovat myös Kuntien Tiera Oy:n omistajia, ja voivat olla myös sitä kautta mukana valtakunnallisessa yhteistyössä (taulukko 1). Taulukko 2. Kuntien nimeämät yhteistyöjärjestelyt julkishallinnon toimijoiden kanssa. Haasteet ja kehittämistarpeet Taloudellisten ja henkilöresurssien vähyys on yleisesti ottaen kunnissa merkittävä haaste. Henkilöresurssien vähyyden lisäksi myös osaamisessa todettiin puutteita. Esimerkkeinä tästä mainittiin kokonaisarkkitehtuuri, tietoturva ja tuki toiminnan prosessien kehittämiseen. Henkilöresurssien vähyyden vuoksi voimavarat eivät riitä oman osaamisen ylläpitämiseen. Tämä pätee niin ICT-henkilöstöön kuin koko kunnan henkilöstöön. Resurssivajetta pahentaa entisestään se, että perustietotekniikan järjestäminen ja tuki vie suuren osan käytettävissä olevista resursseista. Toimialojen palvelutuotannon kehittämiseen ja sitä kautta saavutettaviin merkittäviin tuottavuushyötyihin ei kyetä panostamaan riittävästi. Tietohallinnon organisoinnissa ei ole juurikaan kiinnitetty huomiota substanssijohdon ja tietohallinnon väliseen yhteistyöhön, jolloin tietohallinnon näkökulmat eivät ole osa kunnan yleistä johtamistoimintaa. Seudun kuntatoimijoilla on suhteellisen paljon yhteistyötä, joka konkretisoituu erityisesti yhteisten ylikunnallisten organisaatioiden roolissa (esim. Seutu-IT, PKSV, Medi-IT). Kokonaisuutena järjestelmäkenttä on alueella hyvin hajanainen ja erityisesti erilaisia hallinnon sovelluksia on suuri määrä. Kun kokonaisarkkitehtuuriosaamista puuttuu, järjestelmähankinnat ovat tyypillisesti pistemäisiä. Tämä lisää riskiä toimittajariippuvuudesta.

8 Kuva 2. Keskeisimmät ICT-palvelujen järjestämiseen liittyvät haasteet ja kehittämistarpeet TIETOHALLINNON TAVOITETILA Yhtiö vai seutu-it? Selvitysalueella oli tehty vuonna 2013 selvitys P -Suomen ICT nykytila- O tavoitetilan luomista, projektiryhmä analysoi raportin. Vuoden 2013 selvitys esitti, että tietohallintoa lähdettäisiin kehittämään yhtiömuotoisena. Projektiryhmä katsoi, että yhtiömuoto ei ole paras ratkaisu tietohallinnon kehittämiseen selvitysalueella. Projektiryhmän mielestä seutu-it:n tarkastelu jäi vuoden 2013 selvityksessä liian vähälle huomiolle eikä seutu-it:n tuomaa löyhää yhteistyötä noteerattu. Tekijäporrasta ei myöskään vuonna 2013 kuunneltu riittävästi. Projektiryhmän mielestä pitkät välimatkat ovat haasteena yhtiömuotoisessa toiminnassa. Lisäksi projektiryhmä katsoi, ettei pohjoisen Keski-Suomen verkkopalvelun roolia kuvattu riittävän selkeästi. Yhtiömalli olisi myös kallis ratkaisu. Näillä perusteilla projektiryhmä katsoi, että yhtiömalli ei tuo lisäarvoa. Siksi projektiryhmä päätyi esittämään ohjausryhmälle, että tavoitetila rakennetaan seutu-it mallin pohjalle. Ohjausryhmänä toiminut kuntajakoselvityksen työvaliokunta päätti, että tavoitetila rakennetaan seutuit:n pohjalle.

9 Perustietotekniikan hoitamisesta kohti toimialojen ja tietohallinnon yhteistyötä Alueella tähän asti tehty ICT yhteistyö on painottunut perustietotekniikan järjestelyihin, ja niissä erityisesti keskeisten järjestelmä- ja palvelinympäristöiden yhteiseen järjestämiseen. Yhteistyössä onkin saavutettu hyviä tuloksia. Sen sijaan tietotekniikan hyödyntämisen suunnitelmallinen kehittäminen kuntien sisäisessä toiminnassa ja palvelutoiminnassa ja sitä tukevien tietohallinnon palveluiden kehittäminen on jäänyt vähemmälle. Tämä näkyy mm. päällekkäisinä kehittämishankkeina ja. Jatkossa painopiste tulisikin siirtää substanssin eli toimialojen (johdon) ja tietohallinnon yhteistyön tiivistämiseen sekä tietohallinnon suunnittelutoimintojen ja menetelmien kehittämiseen (kuva 3). Tällä mahdollistetaan tietotekniikan vaikuttavuuden nosto alueella. Tietohallinnon ja toimialojen kytkeytyminen kansallisiin verkostoihin mahdollistaa tehokkaamman kansallisten tuotosten hyödyntämisen ja siten vaikuttavampien tietohallinnollisten kehittämishankkeiden käynnistämisen alueella. Alueellinen yhteistyö mahdollistaa myös tietohallintoon liittyvän erikoisosaamisen kehittämisen. Kuva 3. Kehittämisen painopisteen muutos perustietotekniikasta tietohallinnon suunnittelutoimintoihin. Tunnistetut arvioitavat etenemisvaihtoehdot nykytilanteesta Yleisellä tasolla kuntien ICT-toiminnot voidaan jakaa kahteen osakokonaisuuteen: - IT-palvelutuotantoon, joka kattaa kaiken ICT:n hyödyntämiseen tarvittavan tekniikan konesaleista, tukipalveluista ja työasemista aina tietojärjestelmiin saakka.

10 - Johtamiseen ja tietohallinnon järjestämiseen, joka kuvaa ICT:n hyödyntämistä ohjaavaa päätöksentekoa ja johtamista. Kyse ei ole pelkästään kuntien tietohallintoyksiköiden tai tietohallintotoimintojen johtamisesta, sillä ICT:n tehokas hyödyntäminen edellyttää aktiivista roolia myös kuntien ylimmiltä päätöksenteko- ja johtotasoilta. Kummassakin osakokonaisuudessa on mahdollista tehdä eri syvyistä ja laajuista kuntien välistä yhteistyötä. Tätä visualisoidaan kuvan 4 vaihtoehtoisten tavoitetilojen tunnistamisen apuna käytettävässä viitekehyksessä siten, että mitä ylemmäksi pystyakselilla tai mitä oikeammalle vaaka-akselilla liikutaan, sitä syvemmäksi kuntien yhteistyö muuttuu. IT-palvelutuotannon osalta tämä tarkoittaa siirtymistä täysin erillisistä ratkaisuista yksittäisten pistemäisten yhteisten ratkaisuiden kautta aina täysin yhtenäiseen ITpalvelutuotantoon. On syytä huomioida, että äärioikeallakaan ei kuitenkaan ole kyse siitä, että kaikki ITpalvelutuotanto toteutettaisiin yhden toimijan toimesta, vaan siinä on mahdollista hyödyntää niin monia toimittajia kuin on tarpeen. IT-palvelutuotanto on kuitenkin organisoitu siten, että yksittäinen kunta ei pysty tekemään itsenäisiä päätöksiä siitä, mitä toimittajaa tai millaisia teknisiä ratkaisuja se hyödyntää. Johtamisen ja tietohallinnon järjestämisen osalta viitekehyksessä siirrytään täysin erillisistä ja itsenäisistä yksiköistä ensin koordinoidumpaan yhteistyöhön, jossa kunnat sitoutuvat hallinnointimalleilla yhteiseen kehittämiseen ja johtamiseen, ja siirrytään sitten kokonaan yhteiseen strategiseen johtamiseen, jossa ICT valjastetaan yhteisten strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Vaikka viitekehyksellä ei muuten oteta suoraan kantaa kuntaliitosten tarpeellisuuteen, on selvityksessä määritelty, että tätä yhteistä strategisen johtamisen yhteistyön tasoa on vaikea saavuttaa ilman kuntaliitoksia. Tämän perusteluna on se, että itsenäisten ja autonomisten kuntien strategista johtamista ei ole mahdollista koordinoida niin tiiviisti kuin tässä tarkoitetaan, vaan yhteiseen strategiseen johtamiseen tarvitaan yhteinen strateginen päätöksentekotaso. Suomen kuntakentässä tämä tarkoittaa yhtä kunnanvaltuustoa ja kunnanhallitusta. Kuva 4. Vaihtoehtoisten tavoitetilojen tunnistamisen viitekehys.

11 Kohti toimintaa kehittävää tietohallintoa Yhteisen tietohallinnon tehtäväkenttää määriteltäessä käytetään apuna Kuntien Tieran kehittämää tietohallintomallia. Nykytila-analyysin perusteella kuntajakoselvityksessä mukana olevat kunnat ovat tasolla Palveleva tietohallinto (tai Palveleva kuntayhteinen tietohallinto.) Tavoitteena on varmistaa ja vakiinnuttaa aluksi kuvassa esitetty toimintaa kehittävän tietohallinnon toteutuminen riittävällä kuntatoimijoiden tarpeiden mukaisella tasolla. 2 3 vuoden kuluessa tavoitteena on edetä hallitusti toimintaa kehittävän kuntayhteisen tietohallinnon tehtäväalueelle. Tämä vaiheistus pitää huomioida myös tietohallinnon johtamisen resursoinnissa (henkilötyön määrässä) ja siihen liittyvien ostopalvelujen mitoituksessa. Eteneminen ja sen aikataulu tarkennetaan tietohallinnon kehittämissuunnitelmissa vuosittain.

12 Kuva 5. Tietohallintomalli Selvityksessä tarkastellut tavoitetilavaihtoehdot Seudullisena tietohallinnon tavoitetilana arvioitiin kahta vaihtoehtoa, jotka on myös sijoitettu yo. viitekehykseen kuvassa 5: - Vaihtoehto A (tiiviimpi yhteistyö): Koordinoitua IT-palvelutuotantoa, organisoitua yhteistä johtamista ja tietohallinnon järjestämistä. Yhteistä IT-palvelutuotantoa kehitetään yhteisen tiekartan avulla, jolla pyritään saavuttamaan merkittäviä tuottavuushyötyjä kuntien perustoiminnoissa. - Vaihtoehto B (kuntaliitos): Yhteinen IT-palvelutuotanto, yhteinen strateginen johtaminen. ITpalvelutoimintaa johdetaan keskitetysti ja tuottavuushyötyjä haetaan toimialarajoista tai vanhoista kuntarakenteista riippumatta.

13 Kuva 6. Tarkasteltavien vaihtoehtojen sijainti viitekehyksessä. Vaihtoehtojen arviointi osa-alueittain Selvitystyössä määriteltiin joukko osa-alueita, joiden pohjalta vaihtoehtoisia tavoitetiloja voidaan luonnehtia paremmin. Osa-alueiden avulla saadaan eroja tavoitetilojen välille. Valittuja vaihtoehtoisia tavoitetiloja arvioitiin seuraavien osa-alueiden näkökulmasta 1. Kustannusvaikutukset 2. Toiminnalliset hyödyt 3. Muutosaikataulut 4. Riskit 5. Hallintamallit 6. Hankinnat Seuraavassa on tarkempi kuvaus eri osa-alueilta löydetyistä eroavaisuuksista.

14 Kustannusvaikutukset Vaihtoehdot eroavat toisistaan sen perusteella, millaisia kustannuksia niistä syntyy. Kustannukset poikkeavat toisistaan muutoksen aikana, palveluiden vakiinnuttamisvaiheessa ja jatkuvan toiminnan aikana. Muutoskustannukset syntyvät projekteissa, joiden avulla muutos toteutetaan. Osa projekteista on luonteeltaan teknisiä (esimerkiksi konesalien tai järjestelmien yhdistäminen), mutta ne voivat olla myös laajempia muutosprojekteja (uusien toimintatapojen koulutus ja käyttöönotto). Uudet yhdistetyt tai yhteistyössä tuotetut palvelut (esimerkiksi uudet järjestelmät) eivät välttämättä toimi optimaalisella tavalla heti alussa, vaan niiden normalisoituminen vaatii aikaa ja toimenpiteitä, jotka aiheuttavat väliaikaisia kustannuksia. Toiminnan aikaiset kustannukset edustavat jatkuvia tietotekniikasta syntyviä kustannuksia, joiden voidaan arvioida muuttuvan erilailla riippuen siitä, miten tietohallinto organisoidaan. Vertailupohja: nykytilan jatkaminen Kustannusten analysoimiseksi on syytä arvioida eräänlaisena nollatasona miten kustannukset tulevat todennäköisesti käyttäytymään keskipitkällä (5-10 vuotta) tähtäimellä, jos mitään muutoksia ei tehdä, vaan kunnat jatkavat erillään ja ne tuottavat ICT-palvelunsa nykyisillä malleillaan. ICT-infrastruktuuriin (verkot, palvelimet, työasemat, sähköposti jne.) liittyvät kustannukset voivat laskea loivasti ajan kuluessa johtuen mm. infrapalveluiden tarjonnan kilpailusta ja toiminnan yleisestä tehostumisesta sekä kustannustehokkaiden ratkaisujen käyttöönoton myötä. Liiketoimintasovelluksiin liittyvät kustannukset todennäköisesti nousevat ajan kuluessa. Järjestelmät vaativat päivityksiä ja uusien toimintojen automatisoimiseksi rakennettavat järjestelmät voivat lisätä teknisen arkkitehtuurin monimutkaisuutta, mikä yleensä kasvattaa kustannuksia. ICT-asiantuntijoiden ja ulkopuolisten asiantuntijoiden työkustannukset nousevat maltillisesti pitkällä juoksulla. On kuitenkin syytä huomioida, että tulevat kuntaliitokset ajoittuvat todennäköisesti hyvin samoihin aikoihin, jolloin lukuisia muutosprojekteja on käynnissä tai käynnistymässä samaan aikaan. Tämä tarkoittaa, että ICT-asiantuntijoista - sekä omista että ulkoisista asiantuntijoista voi tulla pulaa. Tämä vääjäämättä aiheuttaa ainakin hetkittäistä työkustannusten nousua. Vaihtoehto A: tiivistyvä yhteistyö Vaihtoehdossa A kuntien välistä yhteistyötä ICT-palveluiden kehittämiseksi ja tuottamiseksi tiivistetään sellaisella tavalla, että yhteistyössä voi olla mukana suurempi joukko kuntia kuin selvitysalueen kunnat. Leimallista yhteistyölle on se, että sitä voidaan tehdä eri osapuolille luonnollisella aikataululla. Kustannusten voidaan olettaa alenevan tuntuvasti niiltä osin (ja sillä aikataululla), kun päästään käyttämään yhteisiä palveluita. Yhteisen infrastruktuurin ja yhteisten sovellusten käyttäminen voi laskea tiettyjen palveluiden kustannuksia kymmenillä prosenteilla.

15 Eri palveluita yhdistetään kehitysprojekteissa, joista syntyy ylimääräisiä kertaluontoisia kustannuksia. Hyvässä tilanteessa projekteissa on mukana suuri määrä kuntia, jolloin yksittäisen kunnan osuus kustannuksista on pienempi kuin jos kunta olisi ryhtynyt kehittämishankkeeseen yksin. Vaihtoehto B. Kuntaliitos Vaihtoehdossa B kunnat ovat yhdistyneet ja ICT:hen liittyvät päätökset ja ICT-palveluiden tuotanto tehdään yhtenäisellä tavalla. Mikäli kuntaliitos toteutuu, tulee yhdistymisen tapahtua määräajassa, mikä asettaa palveluiden yhdistämiselle aikataulun, joka todennäköisesti on suhteellisen kireä. Tällainen ajallisesti tiivis projekti edellyttää paljon ulkopuolista apua, mikä nostaa projektivaiheen kustannuksia tuntuvasti verrattuna vaihtoehtoon A. Tilannetta saattaa pahentaa se, että samaan aikaan voi olla käynnissä useita muitakin kuntien yhdistämisiin liittyviä hankkeita, mikä johtaa resurssipulaan. Vaihtoehto B voi olla vaihtoehtoa A edullisempi, koska kuntien vapaaehtoinen IT-yhteistyö on tyypillisesti ollut varsin hidasta ja kuntaliitos pakottaa yhdistämään kaikki ICT-palvelut lyhyellä aikavälillä. Näin ollen B- vaihtoehdossa tehostamistoimia päästään toteuttamaan nopeasti ja yhteisen käytön aikana saatavat säästöt voivat teoriassa alkaa suhteellisen nopeastikin. Tämä edellyttää, että vaihtoehto B toteutetaan onnistuneesti. On kuitenkin olemassa myös riski, että kiireessä tehdään vääriä tai hätiköityjä valintoja tai kompromisseja, jotka vaativat myöhemmin uusia ratkaisuja ja valintoja, jotka puolestaan nostavat kokonaiskustannuksia.

16 Toiminnalliset hyödyt ICT-selvitystyön keskeisimpiä tavoitteita on kuntaliitoksessa syntyvien potentiaalisten synergiaetujen löytäminen. Synergiavaikutukset on johdettu selvityksessä mukana olevien kuntien nykytilakuvauksista sekä kuntien tunnistamista keskeisistä haasteista ja kehittämiskohteista. Lähtökohta synergioiden tunnistamiselle on yhteinen tietohallinto ja organisointi. Mahdollisiin kuntakokoonpanoihin tai organisoitumismalleihin ei oteta kantaa. Tunnistetut synergiaedut ovat sovellettavissa näistä riippumatta, mutta niiden merkittävyys vaihtelee sen mukaan, miten suurista kokonaisuuksista on kyse. Kuten edellisestä luvusta käy ilmi, kuntien ICT-haasteet liittyvät hyvin keskeisesti osaamiseen, sen varmistamiseen ja oikeanlaiseen kohdentamiseen. Tästä johtuen synergiavaikutusten tunnistamiseksi on sovellettu keskeisten ICT-osaamisten viitekehystä (kuva 7). Viitekehys jaottelee ICT-toiminnassa tarvittavan osaamiseen neljään osa-alueeseen, joissa tunnistettuja synergiavaikutuksia on tunnistettu alla. Kuva 7. Keskeisten ICT-osaamisten viitekehys. ICT-strategia - Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja -hallinto tukee alueen ICTpalvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan. - Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan.

17 - Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja pitkäjänteistä johtamista. Kokonaisarkkitehtuuri - Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa. - Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja pienentää kokonaiskustannuksia. - Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuvat - kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella. - Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee. - Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin. ICT-toimittajahallinta ja hankinnat - Kokonaisjohtaminen parantaa toimittajahallinnan edellytyksiä ja mahdollistaa toimittajariskin pienentämisen. - Laajempi hankintaosaaminen pienentää hankintoihin liittyviä riskejä erityisesti monimutkaisissa tietojärjestelmähankinnoissa. - Volyymietuja pystytään hyödyntämään täysimittaisesti hankinnoissa. - Suurempien volyymien kautta vaikutusmahdollisuudet toimittajien suuntaan kasvavat myös yleisemmin. ICT-palvelutuotanto - Resursseja ja osaamista yhdistämällä palvelutuotannon kapasiteetti ja palvelukyky kasvavat (tiimit, sijaisjärjestelyt). - Osaamisen jatkuvuuteen ja resurssien riittävyyteen liittyvät riskit ovat kokonaisuutena paremmin hallittavissa (tiimit, sijaisjärjestelyt). - Päällekkäisyyksien poistuminen vapauttaa resursseja toiminnan kehittämiseen. - Olemassa olevia yhteistyöalustoja (esim. Tiera, Medi-IT, PKSV) saadaan laajemmin ja kustannustehokkaammin hyödynnettyä palvelutuotannossa.

18 Kuva 8. Toiminnallisten hyötyjen yhteenveto. Muutosaikataulut Tietohallinnon erilaiset organisointivaihtoehdot vaativat erilaisia toimenpiteitä, jotka puolestaan vaativat toisistaan poikkeavan määrän aikaa. Aikataulujen kohdalla kannattaa täsmentää, mitä erilaisia muutostoimenpiteitä eri vaihtoehdot edellyttävät, mitkä ovat näiden toimenpiteiden mahdolliset riippuvuudet, niiden väliset prioriteetit ja niiden vaatimat ajat. Selvityksessä ei otettu kantaa eri vaihtoehtojen aikatauluun tarkasti. Aikatauluja luonnehdittiin kuitenkin yleisellä tasolla. Jotta vaihtoehdossa A saataisiin nopeasti hyötyjä, tulee siinä edetä palveluiden yhdistämisessä mahdollisimman nopeasti. Etuna on se, että yhdistämisprojekteilla ei ole tiukkaa takarajaa, joten aikataulupaineista johtuva lisäresurssien tarve jää pois ja silti voidaan huolehtia ratkaisuiden laadukkuudesta. Hyötyjen saavuttaminen vaatii kuitenkin, että yhteisiin ratkaisuihin sitoudutaan ja päätöksenteko niiden osalta on nopeaa. Vaihtoehdossa B edellytettäisiin kaikkien ICT-palveluiden yhdistämistä selvitysalueen kuntien välillä tietyssä aikaikkunassa, n. 18 24 kuukauden kuluessa kuntaliitospäätöksestä. Jo olemassa olevat yhteistyömallit, erityisesti Wiitaunioni, PKSV, seutu-it, helpottavat suuresti tällaisen yhdistämisprojektin läpivientiä, mutta kunnilla on silti edelleen suuri määrä erillisiä järjestelmiä ja toimintoja, joita pitäisi suhteellisen lyhyessä ajassa saattaa yhteen. Suurin riski on se, että kaikkia palveluita ei kyetä yhdistämään laadukkaasti määräaikaan mennessä, mikä saattaa aiheuttaa häiriöitä ja katkoksia uuden kaupungin palvelujen toimivuudessa.

19 Riskit Selvitystyössä tehdyn riskiarvioinnin lähtökohtana on, voiko vaihtoehdon toteuttamisessa tapahtua jotain odottamatonta, jolla todennäköisesti on epämiellyttävät seuraukset. Voiko vaihtoehdossa tavoiteltaviin tai tavoittelemisen arvoisiin asioihin liittyä myös mahdollisuus negatiivisesta lopputuloksesta. Kuntien välisen yhteistyön ja yhdistymisen osalta on tunnistettu seuraavanlaisia riskejä/riskiryhmiä: - talouteen liittyvät riskit - toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit - päätöksentekoon liittyvät riskit - yhtenäisten ratkaisujen saavuttamiseen (harmonisointiin) liittyvät riskit - rahoituksen saatavuus - muutosprojektin aikataulu - nykytilasta siirtymisen muutoskustannukset - tekniikkaan/teknologiaan liittyvät riskit (esim. teknologioiden yhteensopivuus) - kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät riskit Jokaisella riskillä on kaksi keskeistä ominaisuutta: riskin todennäköisyys sekä sen vaikuttavuus toteutuessaan. Yllä mainitut riskit ilmenevät molemmissa vaihtoehdoissa, mutta erilaisin painotuksin. Riskejä on arvioitu vaihtoehdoittain alla olevan kuvan 8 (riskikartan) mukaisesti. X- Y-

20 Kuva 9. Vaihtoehtojen riskien sijoittuminen riskikartalle. Mitä lähemmäksi riskikartan oikeaa yläkulmaa ja punaista aluetta riski sijoittuu, sen vakavammasta riskistä on kyse. Vaihtoehtojen osalta voidaan todeta seuraavia keskeisiä havaintoja. Vaihtoehto A Vaihtoehdossa tavoitellaan tiiviimpää kuntien yhteistyötä ja kansallisten ratkaisuiden parempaa hyödyntämistä. Kuntakohtainen päätöksenteko mukaan lähtemisestä korostuu. Hyötyjen saavuttaminen edellyttää kuntakohtaisten prosessisen harmonisointia, kansallisten yhtenäisten ratkaisujen tavoittelua ja hyväksyntää sekä kompromisseja. Kokonaisarkkitehtuuriajattelu korostuu tässä yhteydessä. Edellä mainittuihin liittyvät suurimmat riskit, joiden realisoituessa myös taloudellinen riski kasvaa. Vaihtoehto B Yhdistymisvaihtoehtoon liittyy monia operatiivisia riskejä. Yhdistäminen tarkoittaa todennäköisesti Y läpiviennin muutosprojekti on aikataulultaan todennäköisesti lyhyt ja kireä. Tällöin yhdistettävien ITympäristöjen samanlaisuus/erilaisuus ja teknologiset tekijät (eroavaisuudet/yhteneväisyydet) korostuvat ja vaikuttavat osaltaan muutosprojektin aikatauluun ja kustannuksiin.

21 Hallintamallit Eri vaihtoehdot edellyttävät erilaista hallintomallia. Hallintamalli onkin keskeinen asia, josta tulee päättää, kun otetaan kantaa yhteistyön syvyyteen. Hallintamallia voidaan ajatella jatkumona, jonka toisessa päässä on täysin erilliset kuntakohtaiset päätöksentekoelimet ja -tavat sekä toisessa päässä yksi täysin yhteinen päätöksentekotapa. Erityisesti tiiviimmän seudullisen yhteistyön (vaihtoehto A) toteutumisen kannalta on oleellista, että kuntien yhteistyö on organisoitu järjestelmällisesti. Vaihtoehto A:ssa toimitaan projekti- tai palvelukohtaisesti jokaisesta tapauksesta erikseen sopien, kun taas vaihtoehto B:ssä hallintamalli tulee (mahdollisesti) annettuna kuntaliitoksen myötä. Kuvassa 9 on esimerkki siitä, miten vaihtoehdossa A tietohallintoon liittyvä yhteistyö, organisointi ja päätöksenteko voidaan järjestää siten, että mahdollistetaan toiminnan tarpeista lähtevä suunnitelmallinen ICT kehittäminen ja sitä kautta tietotekniikan vaikuttavuuden nosto. Kuva 10. Esimerkki yhteistyön järjestämiseksi ja päätöksentekomalliksi alueellisessa yhteistyössä. P

22. Tietohallinnon ohjausryhmä koostuu seudun kunti kehit - -. Kullakin painopistealueella on oma. : Kehittämiskohteet tunnistetaan useimmiten toimialoilla (kehittämisryhmissä tai yksittäisten asiantuntijoiden esille nostamina) Kehittämisehdotukset arvioidaan kuntayhteisessä, painopistekohtaisessa kehittämisryhmässä Kehittämisryhmässä kuntakohtaisiksi arvioidut kehittämiskohteet palautuvat yksittäiseen kuntaan kuntakohtaista jatkotyöstämistä varten Kehittämisryhmässä yhteisen kehittämisen piiriin kuuluvat kehittämiskohteet viedään ohjausryhmän ja johtoryhmän linjattaviksi. Yhteisen hankesalkun avulla ohjataan yhteistä kehittämistä. Alueellisessa yhteistyössä kuntien toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet. Tämä tapahtuu kuntayhteisissä kehittämisryhmissä. Ne esittävät alueellisesti käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja yhteistyössä tietohallinnon kanssa tehdyt budjetointiehdotukset. Ohjausryhmä tukee painopistekohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan. Ohjausryhmä valmistelee asiat johtoryhmän päätettäväksi. Se koostuu seudun tietohallintovastaavista ja painopisteiden projektipäälliköistä. Ohjausryhmä priorisoi hankkeet ja sopii jatkokäsittelyyn ja toimijoiden päätöselimiin menevät esitykset alueellisesti käynnistettävistä hankkeista. Ohjausryhmä myös koostaa ja jalostaa painopistekohtaiset tarpeet jatkokäsittelyyn huomioiden painopisteiden väliset synergiaedut ja mm. kansalliset mahdollisuudet. Johtoryhmä päättää seudun tietohallinnon budjetista ja painopisteistä. Se koostuu seudun kunnanjohtajista ja kokoontuu neljännesvuosittain. Sihteerinä ja asioiden valmistelijana toimii ohjausryhmän puheenjohtaja. Esimerkin mukainen toimintamalli vaatii hyvää kuntien sitoutumista ja toimialaresurssien kiinnittämistä kehittämistoimintaan. Erityisenä haasteena on eri kuntien toimialojen välisen substanssiyhteistyön käynnistäminen, jos sitä ei jo entuudestaan ole. Kokonaisuus muodostuu useista osapuolista, ja eri osapuolten tarpeiden synkronointi (mm. ajallisesti) voi olla haastavaa. Raportointi ja yhtenäisen päätöksenteon tukeminen Pääasiallinen raportointi tapahtuu ohjausryhmän puheenjohtajalta tietohallinnon johtoryhmälle, jotka puolestaan varmistavat tiedon kulkemisen kuntien johtoryhmille. Tarvittaessa ohjausryhmän puheenjohtaja raportoi myös suoraan kuntien johtoryhmille. Tietohallinnon kehittämisryhmien fasilitoijat / tietohallinnon edustajat raportoivat kuntien toimialojen vetäjille kehittämisryhmien toiminnasta. Lisäksi tietohallinto raportoi hankekohtaisesti kunkin hankkeen kohderyhmille sekä jatkuvien toimintojen osalta (esim. sopimusseuranta) tarvittavassa määrin.

23 Yhteisten päätösten pitävyyden varmistamiseksi pyritään kuntien toisistaan poikkeavat tarpeet havaitsemaan jo suunnitteluvaiheessa. Tämä asettaa kehittämisryhmissä toimiville henkilöille erityisen vastuun tuoda oman kuntansa poikkeavat tarpeet esiin mahdollisimman varhain. Näin yhteinen ratkaisu voidaan muotoilla poikkeavat tarpeet huomioiden (esim. tietyt vaihtoehtoiset toimintatavat, osin poikkeavat ratkaisut). Kuvassa 10 on esimerkki siitä, miten vaihtoehdossa B eli kuntaliitoksessa tietohallintoon liittyvä yhteistyö, organisointi ja päätöksenteko voidaan järjestää siten, että mahdollistetaan toiminnan tarpeista lähtevä suunnitelmallinen ICT kehittäminen ja sitä kautta tietotekniikan vaikuttavuuden nosto Kuva 11. Esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi kuntaliitoksessa. Yhdistyneen kunnan toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet ja esittävät käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotukset. Tietohallinto tukee painopistekohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala-, markkina- ja ratkaisutuntemuksellaan. Valmistelu ja päätökset käynnistettävistä hankkeista tehdään kunnan normaalin käytänteen ja vuosikellon mukaisesti. Erityisenä haasteena on toimialojen sisäisen kehittämistyön käynnistäminen/organisointi, jos perinnettä siihen ei ole olemassa. Myös tietohallinnon organisaation ja resursoinnin tulisi olla riittävä, minkä kuntaliitos mahdollistaakin ainakin osittain.

24 Luonnos visioksi, läpimurtotavoitteiksi ja linjauksiksi Projektissa hahmoteltiin ensimmäinen luonnos visioksi vuodelle 2025, läpimurtotavoitteet ja niitä tukevat painopisteet. Kehityssuosituksena on, että seuraavaksi selvitysalueella tarkennetaan edellä kuvattu toimintamalli, täsmennetään painopisteet sekä kiinnitetään ihmiset toteuttamaan muutosohjelmaa. Kuten edellä todettiin, toimintamallin uudistaminen voidaan käynnistää riippumatta siitä, mitä päätöksiä kuntaliitoksen suhteen tehdään. Kuva 12. Luonnos visioksi, läpimurtotavoitteiksi ja linjauksiksi Hankinnat Eri yhteistyömuodoissa tarvitaan eri asioihin kohdistuvia hankintoja. Valittu organisoitumisvaihtoehto vaikuttaa mm. siihen, kuinka nopeasti erilaisia hankintoja pystytään tekemään ja millainen on hankinnan tekevän organisaation tai yhteisön neuvotteluvoima. Erikoiskysymyksenä voidaan joutua tarkastelemaan sitä, millaisia hankintoja joudutaan tekemään eri organisoitumisvaihtoehtojen muutosvaiheessa. Julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaan hankintayksiköt voivat joko kilpailuttaa hankinnat hankintasääntöjen mukaan järjestämällä julkisen tarjouskilpailun itsenäisenä hankintayksikkönä, kuntien hankintarenkaana tai yhteisen hankintayksikön kautta. Vaihtoehto A: Kuntien yhteinen hankintayksikkö

25 Vaihtoehto A:n toteuttaminen vaatii käytännössä hankintayksikön, joka hankkii omistajakunnilleen tavaroita tai palveluja. Kuntien yhteisen hankintayksikön tulee olla lain mukainen hankintayksikkö, esim. kunnan viranomainen, liikelaitos tai julkisoikeudellinen laitos, joka ei ole kaupallinen ja johon kunnan muu hankintayksikkö käyttää valvonta- ja hallintavaltaa. Kuntien yhteisenä hankintayksikkönä ei voi toimia yksityinen yritys eikä myöskään markkinaehtoisesti toimiva yhtiö. Hankintayksikkö voi olla osakeyhtiö, jolla ei ole liiketaloudellisia tulostavoitteita. Hankintayksikön toimiala tulee määritellä kunnallisen päätöksenteon mukaisesti ja tehtävistä tulee määrätä yksikön toimintaa koskevissa ohjesäännöissä tai vastaavassa asiakirjassa. Yhtiömuotoisten hankintayksiköiden toimialaa koskeva määräys on yhtiöjärjestyksessä. Yhteiseltä hankintayksiköltä hankittavien ratkaisujen ja palvelujen johtamista ja järjestämistä varten sekä kuntien omia IT-hankintoja varten on tarkoituksenmukaista laatia Viitasaaren seudun kuntien yhteinen hankintastrategia. Hankintastrategiassa voidaan määritellä muun muassa: mitä tuotetaan itse? mitä hankintaan itsenäisesti ostopalveluna? mitä hankitaan yhteisesti, yhteisen hankintayksikön kautta? mitkä kategoriat hankitaan yhteisen hankintayksikön kautta? mitkä ovat kriittiset osaamisalueet, joita tulee vahvistaa? millä periaatteilla hankinnat järjestetään niin että kustannukset ja riskit pysyvät hallinnassa? miten yhteistyö toimittajien kanssa järjestetään niin että hankintastrategian edellyttämät tavoitteet toteutuvat? miten kokonaisarkkitehtuuri otetaan huomioon omissa ja yhteisen hankintayksikön hankinnoissa? Yhteisen hankintayksikön hyödyntäminen mahdollistaa sen, että kunnilla on käytössään yksi sopimus kutakin palvelua kohden kuntakohtaisten sopimusten sijaan. Voimassaolevien hankintasopimusten hyödyntäminen toisessa kunnassa ei lähtökohtaisesti ole mahdollista, koska tarjouspyyntöjen ja sopimusten ehdoissa ei sopimusten siirtomahdollisuuksia toisille kunnille ole otettu huomioon. Tämä tarkoittaa sitä, että IT-hankintojen toteuttaminen yhteisen hankintayksikön kautta vaatii suunnitelmallisen siirtymäajan. Yhteisen hankintayksikön osakkaina olevilla kunnilla on kuitenkin mahdollisuus hyödyntää ko. yksikön jo aiemmin kilpailuttamia ja voimassaolevia sopimuksia. Yhteisen hankinnan hyötyjä ovat volyymin kasvamisen ja kilpailutusprosessin yksinkertaistumisen kautta saatavat hyödyt. Neuvotteluvoimaa on mahdollista myös hyödyntää tehokkaammin sekä kilpailuttamisvaiheessa että sopimuskauden aikana silloin, kun hankinnan tekijänä on kuntia ostovolyymiltään suurempi hankintayksikkö. Tilaajan edut ja neuvotteluvoima on myös mahdollista säilyttää tehokkaammin hankintojen elinkaaren ajan. Suurimpana haasteena ovat kaupunkien mahdollisesti erilaiset palvelukonseptit ja -prosessit, joiden yhtenäistämiseen kuntien tulee sitoutua. Vaihtoehto B: Kuntaliitoksen seurauksena syntyvä yksi ICT-yksikkö

26 Hankinnat keskitetysti toteuttavan ICT-yksikön tehokkaan toiminnan edellytyksiä on siirtyminen kuntien hajautetun toiminnan mallista keskitettyyn toimintatapaan. Yhteiseen toimintamalliin siirtyminen edellyttää kuntien erilaisten palveluprosessien ja -konseptien yhtenäistämistä. Yhteisessä, keskitetyssä hankintatoimessa toimintamallit ja menettelytavat ovat yhtenäiset, hankintaosaaminen on keskitetympää ja hankintojen ohjaus on tehokasta yhdellä hankintastrategialla ja -ohjeistuksella. Samoin hankintamenojen kokonaishallinta on tehokkaampaa keskitetysti. Kuntaliitos ei sulje pois vaihtoehdossa A mainitun yhteisen hankintayksikön hyödyntämistä ICT-palvelujen ja hankintojen tuotannossa. Tästä syystä ICT-toimintojen ja palveluprosessien yhtenäistäminen ensin yhteisen hankintayksikön puitteissa (ilman kuntaliitoksia) antaa kaiken kaikkiaan paremmat edellytykset kuntien ICTpalvelutuotantoprosessin kokonaisvaltaiselle yhtenäistämiselle, ja paremman valmiuden arvioida Viitasaaren seudun kuntien ICT-yksiköiden hankintojen toteuttamista kuntaliitoksen jälkeen joko kunnan toimesta omana tuotantona tai yhteisen hankintayksikön kautta.

27 YHTEENVETO Molemmissa arvioiduissa vaihtoehdoissa tunnistettiin mahdollisuuksia ja hyötyjä, joita kuntien tietohallinnon kehittämisen näkökulmasta olisi perusteltua pyrkiä saavuttamaan. Vaihtoehdon A suurin riski liittyy vaadittavaan päätöksentekomalliin, joka väistämättä jättää avoimeksi sen mahdollisuuden, että kuntien yhteistyötä ei saada tiivistettyä niin syvälle kuin olisi tarkoituksenmukaista. Vastaavasti vaihtoehdossa B suurin riski liittyy mahdollisesti tiukkaan aikatauluun, jossa kokonaisvaltainen yhdistäminen tulisi vetää läpi. Useiden kuntatoimijoiden kanssa tehtävästä yhteistyöstä olisi kaikille seudun kunnille etua joka tapauksessa. Lisäksi valmiiksi yhtenäisesti tuotetut palvelut ja yhteistyössä johdetut tietohallintotoiminnot helpottaisivat olennaisesti kuntaliitosta, jos sellaiseen aikanaan päädytään. Vaihtoehdon mielekkyys riippuu kuitenkin vahvasti siitä, millä aikataululla kuntien mahdollinen yhdistyminen arvioidaan toteutuvaksi. Mitä myöhäisempi sen ajankohta on, sen enemmän hyötyä vaihtoehto A:n mukaisesta yhteistyöstä ehditään saada kuntaliitosta valmistelevina toimenpiteinä. Jos kuntaliitos toteutuu muutaman lähivuoden aikana, ei tämä vaihtoehto ole käytännössä mahdollinen, vaan tietohallinnon yhdistämiseen tähtäävät toimenpiteet pitää tehdä niiden kriittisyysjärjestyksessä ilman, että kaikkia hyöty- tai kustannussäästönäkökulmia todennäköisesti voidaan ottaa huomioon. Kuva 11 esittää vaihtoehtoiset etenemispolut suhteessa aikaulottuvuuteen: Kuva 13. Vaihtoehtoiset etenemispolut ja aikaulottuvuus. A-vaihtoehdossa, eli laajassa yhteistyössä, ei myöskään aiheuteta turhia kustannuksia, jos kuntaliitos jääkin toteutumatta - tai sen jälkeen syntyy vielä toinen, suuremman alueen kuntaliitos - koska vaihtoehdossa

toteutetut muutoshankkeet ovat edistäneet kuntien kokonaisvaltaista yhteisen toiminnan ja kehittämisen edellytyksiä. Uusien kuntien mukaan ottaminen laajalti kuntakentässä yhdessä hyödynnettyihin ratkaisuihin on helpompaa kuin aina erillisratkaisuiden kehittäminen jokaiseen kuntarakennemuutostilanteeseen. Toisaalta tietohallinnon näkökulmasta kuntaliitoksista potentiaalisesti saavutettavat hyödyt ovat sitä pienemmät, mitä suurempi osa tietohallinnon toiminnasta toteutetaan jo valmiiksi yhteisillä ratkaisuilla (ennen kuntaliitosta). 28