LOGISTIIKKAYKSIKÖN PERUSTAMINEN SISÄLLYSLUETTELO 1. SELVITYKSEN TARKOITUS... 1 1.1. Selvityksen lähtökohta... 1 1.2. Selvityksen laadinnan menettelyt... 1 2. NYKYTILA... 2 2.1. Kuljetusten kokonaisuus... 2 2.1.1. Koulukuljetukset... 2 2.1.2. Sosiaali- ja terveyspalvelut... 3 2.1.3. Joukkoliikenne... 3 2.1.4. Tavarakuljetukset:... 3 2.2. Kuljetuskustannukset... 4 2.3. Kuljetusten nykytilan swot-arviointi... 4 3. TAVOITTEET JA TOIMENPITEET... 5 3.1. Selvitystyön tavoite... 5 3.2. Toimenpiteet... 6 3.3. Henkilöstövaikutukset... 6 3.4. Taloudelliset vaikutukset... 6 3.5. Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi... 7
1 1. SELVITYKSEN TARKOITUS 1.1. Selvityksen lähtökohta Kaupunginvaltuusto päätti talousarvion hyväksymisen yhteydessä (25.11.2013 191) rakennemuutosohjelmasta ja sitä varten laadittavista selvityksistä. Ensimmäiset toimenpiteet sisällytet-tiin vuoden 2014 talousarvioon. Seuraavana vaiheena oli kevään 2014 aikana tehtävät jatkoselvitykset, jotka toimivat talousarvion 2015 laadinnan pohjana. Kaupunginhallitus päätti 27.1.2014, että kaikki selvitykset tullaan käsittelemään samanaikaisesti ja selvitystyö tulee tehdä 15.5.2014 mennessä. Teknisen keskuksen selvitysvastuulla on kaksi selvitystehtävää: 1) Logistiikkakeskuksen perustaminen, joka sisältää selvityksen henkilö- ja tavarakuljetuksista, niiden kehittämismahdollisuuksista, organisoinnista ja säästöpotentiaalista 2) Teknisen keskuksen rakennemuutokset, joka sisältää muutosten säästövaikutukset 2015 ja 2016. Lisäksi Teknisen keskuksen kehittämistyönä syntyy osa Kaupunkirakenneyksikön vastuulla olevan selvitystehtävän toimenpiteistä vuosille 2015-2017 3) katujen ja puistojen hoidon tuottavuuden parantaminen. Logistiikkakeskusselvityksen näkökulma liittyy pääasiassa toimintojen organisointiin. Sillä on myös liittymäpintoja Teknisen keskuksen rakennemuutosselvitykseen ja eri vastuualueiden kehittämissuunnitelmiin. Varsinainen logistiikan substanssin kehittämistarkastelu on tarvittaessa tehtävä erikseen. Teknisen keskuksen rakennemuutos Ostopalvelujen lisääminen Prosessien kehittäminen Uudelleen organisointi Kuntatekniikan prosessit Logistiikkakeskusselvitys Kiinteistöpalveluiden prosessit 1.2. Selvityksen laadinnan menettelyt Logistiikkakeskusselvityksen ovat laatineet teknisen keskuksen johtaja Hannele Portman ja logistikko Juha-Matti Alanen kaupunkirakenneyksiköstä. Asiantuntija-apua selvitystyössä on antanut kaavoituspäällikkö Juha-Pekka Vartiainen.
Selvitystä laadittaessa haastateltiin kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppulaa, talouspäällikkö Jaakko Majavaaraa, vammaispalvelupäällikkö Tarja Hallikaista ja tiimivastaava Teija Kärkeä. Haastatteluissa ei tavoiteltu kattavuutta vaan lähinnä yleiskäsityksen luomista nykyisistä kuljetusmenettelyistä. 2 Rakennemuutosselvityksen toimenpiteiden valmistelussa on haluttu pitää henkilöstö ajan tasalla suunnittelun etenemisestä. Erillisiä henkilöstöinfoja on pidetty matkojen yhdistelykeskuksen henkilöstölle ja sisäisen postiyksikön työntekijöille. Tehtävämuutostilanteissa on käyty erillisiä neuvotteluita yksittäisten henkilöiden kanssa. Teknisen keskuksen vastuulla olevien rakennemuutosselvitysten tilanteesta on informoitu liiketoiminnan johtokuntaa 20.2.2014 ja 24.4.2014 sekä tuottajan neuvottelukuntaa 26.3.2014. Asia oli esillä myös tuottajan neuvottelukunnan ja tuotantolautakuntien yhteisessä iltakoulussa 16.4.2014. 2. NYKYTILA 2.1. Kuljetusten kokonaisuus Kaupungin logistisien toiminnoista kuljetukset jakautuvat karkeasti kahteen isoon kokonaisuuteen, jotka ovat henkilö- ja tavaraliikenne. Tässä selvityksessä käsitellyt kuljetusmuodot palvelevat pääosin suoraan kaupungin palvelutuotantoa. Joukkoliikenne palvelee yksittäisten henkilöiden liikkumistarpeita, eikä kunnalla ole suoranaista velvoitetta palvelun järjestämiseen. Henkilö- ja tavaraliikenteen nykytilannetta kartoitettiin hallinnonaloittain. Alla olevassa taulukossa on esitetty merkittävimmät kuljetuskokonaisuudet. Toimintayksikkö henkilökuljetukset tavarakuljetukset Varhaiskasvatus- ja koulutus Sosiaali- ja terveys Vapaa-aika Tekninen keskus Kaupunkirakenneyksikkö - koulukuljetukset - esikoululaisten kuljetukset - päivähoidon kuljetukset - vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset - erityis-, vammais- ja vanhuspalveluiden ryhmäkuljetukset - avoin joukkoliikenne - kutsuohjattu joukkoliikenne - laboratorionäytteiden ja terveydenhuollon tarvikkeiden kuljetukset - sote sisäinen posti - kirjaston kirjat - sisäinen posti - ruokakuljetukset 2.1.1. Koulukuljetukset Koulukuljetukset toimivat pääsääntöisesti osana joukkoliikennettä. Sen lisäksi on ostettu täydentävää palvelua alueilla, jossa joukkoliikenne ei pysty palvelemaan kaikkia koulukuljetustarpeita. Koulukuljetuksien piirissä on kaikkiaan noin 1480 oppilasta, joista joukkoliikenteessä kulkee 570 oppilasta. Tämän lisäksi kaupunki järjestää tarvittaessa esikoululaisten, päivähoidon ja erityisoppilaiden kuljetuksia, joissa kaikkiaan arvioidaan olevan n. 100 lasta.
3 Ostettujen koulukuljetusten suunnittelu on liikennöitsijälähtöistä ja tarvitsee jatkossa yhä enemmän tilaajalähtöistä suunnittelutyötä. 2.1.2. Sosiaali- ja terveyspalvelut Joensuun kaupungilla on sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminta-alue Kontiolahden ja Outokummun kanssa. Sosiaali- ja terveyspalveluiden alaisuudessa on laaja kirjo lakisääteisiä, harkintaan ja toimintaan perustuvia kuljetuspalveluita, kuten taksein hoidettavat vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaiset matkat, Palveluautoliikenne, vammais- ja vanhuspalveluiden ryhmäkuljetukset, taksein tehtävät terveyspalveluiden kotiuttamiskyydit, hammashoidon kuljetukset sekä terveyskeskusten väliset siirtokuljetukset. Sosiaali- ja terveyspalveluiden alaisuudessa toimiva Pohjois-Karjalan matkojenyhdistelykeskus hoitaa keskitetysti Joensuun, Kontiolahden, Liperin, Outokummun ja Nurmeksen taksimatkojen tilausten yhdistelyn. Liikenteen suunnittelu on tilaajalähtöistä ja siitä noin puolet suunnitellaan ja järjestellään reaaliaikaisesti matkojenyhdistelykeskuksen toimesta. 2.1.3. Joukkoliikenne Joensuun kaupunki on joukkoliikenteen toimivaltainen viranomainen Joensuun kaupungin sekä Kontiolahden ja Liperin kuntien muodostamalla alueella. Joukkoliikenne aloittaa uudella hankintatavalla järjestetyn liikenteen 1.7.2014 alkaen. Heinäkuusta alkaen joukkoliikenne on bruttomallilla hankittua, jossa liikennöitsijälle liikenteestä korvataan vuosittainen sopimushinta vähennettynä liikennöitsijän keräämillä asiakastuloilla. Tätä ennen joukkoliikenne on ollut lippurahoituksen kautta tuettua tai markkinaehtoisesti kannattamattomien vuorojen kohdalla ostoliikennettä. Kaupunkirakenneyksikkö hankkii myös perinteisten joukkoliikenteen toimintojen lisäksi täydentäviä kutsujoukkoliikennepalveluita, kuten Noutopoika-palveluliikenteen keskusta-alueella ja asiointiliikenteen maaseutualueilla. Nämä kaikille avoimet kuljetuspalvelut ovat täydentämässä myös sosiaali- ja terveyspalveluiden kuljetuspalvelutarpeita. 2.1.4. Tavarakuljetukset: Ravintopalvelukeskus hankkii ruokakuljetukset toimipisteille, kouluille ja päiväkodeille sekä kotipalvelun asiakkaille. Liikenteen suunnittelu on tilaajalähtöistä ja kuljetuspalveluiden osalta on tehty osittaista yhteishankintaa koulukuljetushankintojen kanssa. Sisäinen posti palvelee kaupungin toimipisteiden välistä ja organisaation ulkopuolelle lähtevän postin kuljetuksia. Näiden lisäksi sisäisen posti hoitaa myös valtuuston listojen jakelun sekä pienissä määrin myös tavarakuljetuksia. Sosiaali- ja terveyspalvelut hankkivat toimintaansa tukemaan myös sekä laboratorionäytteiden kuljetuksia ja muita terveydenhuollon tarvikkeiden kuljetuksia. Seutukirjaston kuljetuksissa kulkee kirjastojen välillä aineistoa kaksi kertaa viikossa. Kirjastojen vahtimestarit kuljettavat myös aineistoa kaupungin kirjastojen välillä.
4 2.2. Kuljetuskustannukset Jäljempänä olevaan taulukkoon on koottu kaupungille kuljetuksista syntyneet kustannukset vuodelta 2013. Kustannukset 2013 (1000 ) Varko Esiopetuksen kuljetukset 251 Peruskoululaisten matkaliput 2 552 Lukion ja keskiasteen matkaliput 18 Yhteensä 2 821 Sote SHL- ja VPL-kuljetuspalvelut Joensuu 862 SHL- ja VPL-kuljetuspalvelut Kontiolahti 247 SHL- ja VPL-kuljetuspalvelut Outokumpu *** 251 Vanhuspalvelu 29 Terveydenhuollon kuljetukset taksein 70 Terveydenhuollon kuljetukset P-K:n Pelastuslaitos 120 Yhteensä 1 580 MYK P-K:n Matkojenyhdistelykeskus (MYK) 239 MYK kuntaosuudet -54 Yhteensä 185 Tavaraliikenne Kirjaston kuljetukset 37 Hoitotarvikkeet ja lääkeaineet sekä muut tavarakuljetukset (Sote) 72 Ravintopalveluiden ruokakuljetukset 705 Sisäinen posti 547 Yhteensä 1 361 Joukkoliikenne Paikallisliikenne alueen joukkoliikenne * 6 426 Paikallisliikenne alueella kerätyt lipputulot -5 200 ELY:n kanssa tehtävä yhteishankintainen liikenne ** 70 Noutopoika 140 Maaseutualueiden asiointiliikenne 48 Ostoliikenne (Kiihtelysvaara) *** 40 Yhteensä 1 524 Kaikki yhteensä 7 472 *Vuositasoisesti arvioitu kokonaiskustannus, josta vähennetään valtionavustus ja kerätyt lipputulot sekä kuntaosuudet **arvioitu kokonaiskustannus *** ta2014 2.3. Kuljetusten nykytilan swot-arviointi Henkilö- ja tavarakuljetusten nykyisen organisoinnin tilannetta on seuraavassa tarkasteltu swotarvioinnin avulla.
5 VAHVUUDET Kokonaiskuva kuljetuksien hajautuneisuudesta on tunnistettu Kuljetuspalveluiden markkinatilanne on tiedossa Hallintokuntien kesken tehty onnistuneita logistisia yhteishankintoja 2 logistikkoa palveluksessa HEIKKOUDET Hajautettu organisointimalli on tehoton Tehdään päällekkäistä työtä Osaaminen on hajautunut eri yksiköihin Kustannustietoisuus on heikkoa Osaoptimointia esiintyy Hankintaosaaminen rajallista MYK ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla MAHDOLLISUUDET Valtakunnallinen päätöksenteko kuljetuksien keskittämisestä vireillä Alueellisia logistiikkakeskuksien muodostuminen mahdollista Kela voi lähteä mukaan keskitettyihin hankintaratkaisuihin Sote-uudistuksen vaikutus kuljetuksien hankintojen keskittymiseen Uudelleen organisoinnilla voidaan saada laatua ja kustannushyötyä UHAT Hajanaisuus kasvattaa yksikkökustannuksia Liikenteen hankinnoissa leikkauksia vääristä paikoista, joka aiheuttaa kokonaistaloudellisten kustannusten kasvua Asiantuntijoiden ammattitaitoa ei osata käyttää kaikissa hankinnoissa Kuljetuksien yhdistelyiden mahdollisuutta ei aina tunnisteta 3. TAVOITTEET JA TOIMENPITEET 3.1. Selvitystyön tavoite Rakennemuutosselvitysten yleisenä tavoitteena oli taloudellisten hyötyjen saavuttaminen. Kuljetusten järjestelyiden osalta todettiin lähtötilanteessa, että nykytila on muodostunut sekavaksi ja pirstoutuneeksi. Selvitystyön tavoite perustui olettamaan, että keskittämällä ja yhdistämällä toimintoja voidaan toimintatapaa parantaa ja sitä kautta saavuttaa talouden kannalta positiivisia muutoksia. Selvitystyön tuloksena voidaan arvioida, että kuljetustoimintoja keskittämällä voidaan aikaansaada parannuksia toimintojen järjestämiseen. Nykyiseen tilanteeseen verrattuna hyödyt ovat seuraavat: kokonaisuuden hallinta päällekkäisen työn vähentäminen asiantuntijaresursseista parempi hyöty oman henkilöstön työpanoksen parempi organisointi. Euromääräiset hyödyt logistiikkatoimintoja yhdistämisessä syntyvät kahdella tavalla: Ulkoisilta toimijoilta ostettavien kuljetuspalvelujen määrä vähenee. Tähän päästään yhdistelemällä ja koordinoimalla kuljetuksia yli nykyisten hallintokuntarajojen. Toinen euromääräinen parantamistavoite liittyy oman organisaation työnä tapahtuvaan kuljetuspalveluun. Sen tehostamisen kautta voidaan saavuttaa hyötyjä. Eimitattavissa oleva kolmas muutostavoite on hallintokunnissa tehtävien kuljetusten järjestelyn väheneminen, jolloin joidenkin asiantuntijahenkilöiden työpanosta voidaan paremmin hyödyntää hallintokunnan muissa tehtävissä. Tavoitteena on myös itse järjestettävien kuljetusten reittien optimointi, jolloin säästöjä syntyy ajettujen kilometrien vähenemisen kautta. Logistiikkaselvityksen tuloksena saavutettavat euromääräiset säästöt ovat aluksi melko pieniä. Ensisijaisena tavoitteena on pidettävä kustannusten nousun estäminen tulevaisuudessa. Nousupaineita syntyy
6 kustannusten yleinen kasvu ja väestön ikääntymisestä johtuva kuljetustarpeiden lisääntyminen. Kuljetusten keskittämisen kautta voidaan säästöpotentiaalin arvioida kasvavan vähitellen. 3.2. Toimenpiteet Kaupungin organisaatioon muodostetaan 1.1.2015 alkaen logistiikkayksikkö, johon siirretään seuraavat toiminnot: - vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaisten kuljetusten järjestäminen - koululaiskuljetusten järjestäminen - sisäisen postin kuljetusten järjestäminen - ruokakuljetusten järjestäminen - laboratorionäytteiden ja terveydenhuollon tarvikkeiden kuljetusten järjestäminen - kiinteistöpalvelujen eri yksiköissä tehtävät tavarakuljetukset - peruskaupungin omistamien ja hallinnassa olevien autojen hallinnointi - maaseutualueen asiointiliikenne, joka tukee sosiaali- ja terveyspalveluiden kuljetustarpeita. Logistiikkayksikköön eivät siirry - avoin joukkoliikenne, Noutopoikaliikenne ja joukkoliikenteen viranomaistehtävät (krak) - päätöksenteko vpl- ja shl-kuljetuksiin liittyvistä asiakkaiden oikeuksista (sote) - päätöksenteko koululaiskuljetuksiin liittyvistä asiakkaiden oikeuksista (varko). Myöhemmin selvitettäväksi jää, onko järkevää keskittää esim. seuraavia kuljetuksia logistiikkayksikköön - seutukirjaston ja kantakaupunkialueen kirjakuljetusten järjestäminen - terveyspalveluiden henkilökuljetukset. Logistiikkayksikkö perustetaan Teknisen keskuksen organisaatioon ja se toimii kuntatekniikan vastuualueen tulosyksikkönä. Yksikön esimieheksi siirretään Kaupunkirakenneyksikön logistikko. 3.3. Henkilöstövaikutukset Perustettavaan logistiikkayksikköön siirretään seuraava henkilöstö - esimieheksi Kaupunkirakenneyksikön logistikko - Sotesta matkojenyhdistelykeskuksen työntekijät (5) - Teknisen keskuksen sisällä sisäisen postin yksikön työntekijät (4). Toimistohenkilöstön tarve resursoidaan Teknisen keskuksen hallintopalveluiden tehtäviä uudelleen järjestelyillä. Kuljetustehtäviin voidaan myöhemmin siirtää Teknisen keskuksen henkilöstöä esim. uudelleensijoitustilanteissa. Logistiikkayksikön kuljetusten suunnittelutyöpanoksen tarvetta joudutaan arvioimaan myöhemmin. Mikäli työpanoksen lisääminen osoittautuu välttämättömäksi, tavoitteena on sen järjestäminen Teknisen keskuksen eläköitymisen kautta vapautuvista tehtävistä. Logistiikkayksikön henkilöstö sijoitetaan mahdollisimman yhteiseen sijaintipaikkaan. Tila-asian kartoittamiseksi on käynnistetty erillinen selvitys, joka kattaa Teknisen keskuksen käytössä olevat toimitilat. 3.4. Taloudelliset vaikutukset Logistiikkayksikön perustamisen yhteydessä noudatetaan talousarvion 2015 laadinnassa seuraavia periaatteita: Logistiikkayksikön talousarvioon 2015 siirretään henkilöstökuluihin ja kuljetuksiin varatut kuluja tuottoerät hallintokuntien yksiköistä. Euromäärät on tarkistettava talousarvion laadinnan yhteydessä,
7 erityisesti siirtyviin henkilöihin liittyvien kuluerien osalta. Yhteenveto euromuutoksista on kuvattu alla olevassa taulukossa. Logistiikkaselvitykseen sisältyvien tehtäväkokonaisuuksien kuluvaraukset talousarviossa muutos muutos 1 000 TA2014 TA2015 TA2016 2014/2015 2014/2016 Logistiikkayksikkö 0-3017 -5787-3017 -5787 Muu tekninen keskus -1252 0 0 1252 0 Sote -1675 0 0 1675 0 Krak -120 0 0 120 0 Varko -2800-2800 0 0 2800 kaikki yhteensä -5847-5817 -5787 30 60 Lisäksi talousarvioon 2015 tehdään hallintokuntien yksiköihin logistiikkapalveluiden ostojen hankintaa varten määrärahavaraus (eivät näy taulukossa). Logistiikkayksikön talousarvioon tehdään vastaava tulovaraus. Krakin TA-laadinnassa otetaan huomioon henkilöstökulujen vähennys. Kuljetuspalvelujen keskittämisellä arvioidaan saavutettavan myös taloudellista hyötyä. Säästöpotentiaalin arvioidaan syntyvän tehokkaammista hankintakokonaisuuksista joukkoliikenteen palveluiden kehittämisestä, jolloin erityiskuljetuspalveluiden määrää voidaan vähentää kaupungin organisaation sisäisen postin ja tarvikkeiden kuljetustiheyden harventamisesta ja yhdistämisistä. Em. toimenpiteillä arvioidaan voitavan saavuttaa kustannuksissa 1 % eli 60.000 euron suuruinen säästö vuoteen 2016 mennessä. 3.5. Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi Laaditun selvityksen perusteella Tekninen keskus ehdottaa, että kaupunginhallitus ja edelleen kaupunginvaltuusto päättävät, että kaupungin kuljetustoiminnat keskitetään aiemmin esitetyssä laajuudessa logistiikkayksiköksi, joka toimii hallinnollisesti Teknisen keskuksen osana. Logistiikkayksikön talousarvio ja sen vaikutukset muiden hallintokuntien talousarvioihin valmistellaan talousarviovalmistelun aikataulun mukaisesti. Yksikön perustaminen ei vaadi hallintosääntömuutoksia. Henkilöstön siirtopäätökset valmistellaan erikseen henkilöstö- ja työllisyysjaoston päätettäväksi. 14.5.2014 Hannele Portman teknisen keskuksen johtaja