OTM-HANKE Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi - tilannekatsaus
Taustaa Aalto-yliopisto, Helsingin yliopiston ja Tampereen yliopiston yhteishanke opintohallinnon tietojärjestelmien modernisoinniksi Pohjana on 2011-2012 yhteistyössä laadittu esiselvitys, jossa kartoitettiin osapuolten nykytila ja kuvattu tavoitetila Esiselvityksessä arvioitiin erilaisten vaihtoehtojen aikatauluja ja kustannuksia Suosituksena oli joko oma ohjelmistokehitys tai valmisjärjestelmän käyttöönotto
Työn sisältö Tavoitteena on teknisesti moderni opetuksen, opiskelun ja opintohallinnon prosesseja tukeva järjestelmä Tulee korvaamaan OODI:n ja OPSU:n 20 vuoden käytön jälkeen Tänä vuonna toteutetaan yhteinen vaatimusmäärittelyvaihe Päädytty omaan ohjelmistokehitykseen Pyritään hyödyntämään jo olemassa olevia tietojärjestelmäkomponentteja sekä avoimen lähdekoodin välineitä ja ratkaisuja
Vuoden 2013 tavoitteet Keskeiset prosessit on sovittu ja määritelty Vaatimusmäärittely on valmis Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Arkkitehtuurivalinnat on tehty Teknologiat, rajapinnat, suunnitelma sovituksesta kunkin yliopiston omiin ympäristöihin Toteutetaan käyttöliittymäprototyyppi Laaditaan ja hyväksytään toteutuskelpoinen suunnitelma seuraavalle vaiheelle (2014-2016)
Työn eteneminen 2013 1. Helmikuu Työn käynnistys 2. Maalis-toukokuu Painopiste prosesseissa, muut osa-alueet käyntiin Ensimmäinen väliraportti: keskeiset prosessit 3. Kesä-syyskuu Vaatimusmäärittelytyö, arkkitehtuuri, käyttöliittymä Toinen väliraportti: vaatimusmäärittely 4. Loka-joulukuu Loppuraportti: tarkennettu vaatimusmäärittely ja seuraavan vaiheen suunnitelma
Organisointi S e u r a n t a r y h m ä Johtoryhmä OTM-projekti Hankepäällikkö Projektiryhmä Integraatio-projektit Integraatio-projektit (3 kpl) Ohjausryhmä Viiteryhmät Johtoryhmä hyväksyy tulokset ja vastaa työn puitteista (mm. talous) Ohjausryhmä vastaa sisällön ohjauksesta ja tukee hankepäällikköä Projektiryhmä vastaa toteutustyöstä Viiteryhmät tuovat asiantuntemusta Integraatioprojektit vastaavat kunkin yliopiston liittymistä ja projektin sovittamisesta yliopiston muihin töihin Seurantaryhmä koostuu hanketta seuraavista ulkopuolisista tahoista
Tämän hetken tilanne Hankeen rajaus on tehty ja hyväksytty Väliraportti valmistui 5/2013 Kesän aikana toteutettiin käyttöliittymäprototyyppi Parhaillaan on meneillään kehitysvälineistön valinta ja järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu sekä toiminnallisten vaatimusten tarkentaminen Järjestelmän tietomalli on työn alla
Järjestelmäkokonaisuus 1/2 Opiskelijahaku ja valinta Opinto-oikeuden syntyminen Opinto-oikeus Opintojen suunnittelu Opiskelijaliikkuvuus Opintojen hyväksilukeminen Suoritukset Valmistuminen Opetuksen suunnittelu Opintojaksojen, tutkintorakenteiden ja opetuksen toteutuksien kirjaaminen Tutkinnoista ja opetuksesta tiedottaminen Lihavoitu teksti = sisältyy OTM-hankkeeseen
Järjestelmäkokonaisuus 2/2 Edistymisen seuranta Rajauslakitoiminnallisuudet OKM:n määrittelemät rahoitusmalliin vaikuttavat mittarit Yliopistokohtaisesti määriteltävissä näkymiä/raportteja opiskelijoiden opintojen etenemisen seurantaan Raportit ja tilastot Tarvittavat tiedot Viralliset raportit ja tilastot Tukitoiminnot Perustietojen ylläpito Sähköinen opiskelijakansio Arkistointi Yms. Lihavoitu teksti = sisältyy OTM-hankkeeseen
Suunnittelun lähtökohtia 1/2 Toiminta nojaa laadukkaaseen opetuksen suunnitteluun Hyvin määritellyt tutkintorakenteet ja muut kokonaisuudet Aikataulutustiedot eri tasoilla (esim. toteutuksien sijoittuminen periodeille, tarkka opetusaika) Opintojen suunnitelmallinen eteneminen keskiössä Opiskelijan opintojen suunnittelua ohjataan tutkintorakenteiden ja kokonaisuuksien kautta Opintosuunnitelma ohjaa opiskelijan toimintaa (esim. oikeus ilmoittautua kurssille) Minkä opiskelija voi itse tehdä, sen hän myös tekee Työkaluja edistymisen seurantaan (esim. kelkasta putoamassa olevat opiskelijat, pullonkaulakurssit)
Suunnittelun lähtökohtia 2/2 Järjestelmä ohjaa työn kulkua ja minimoi virheiden syntymisen Automatisoidaan toiminnot, jotka on mahdollista automatisoida Tuetaan niitä prosesseja, joissa tieto syntyy ja sitä käsitellään Yksinkertaistetaan prosesseja niin paljon kuin se on mahdollista
Kiitos! Hankkeen sähköpostiosoite: otm-hanke@aalto.fi Hankepäällikkö Pekka Äikäs p. 050 4373155 pekka.aikas@aalto.fi