Pöytäkirja 5/2016 1 (33) Johtoryhmä 14.06.2016 Aika 14.06.2016 klo 09:04-12:56 Paikka Mikkelin kampus neuvottelutila H208 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 53 Kokouksen avaus 3 54 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 55 Esityslistan hyväksyminen 6 56 Xamkin vastuullisuusohjelman laatiminen, vastuullisuustyöryhmän nimeäminen ja vastuullisuusviestinnän kehittäminen 7 57 Xamkin brändi-identiteetti 12 58 Työhyvinvointihanke 2017-2018 13 59 Opettajien työaikasuunnittelun periaatteet (TAS) 15 60 Opetushenkilöstön rekrytoinnin prosessi 17 61 Koulutusvastaavan vastuut ja tehtävät 15.6.2016 alkaen 18 62 Koulutusjohtajan vastuut ja tehtävät 15.6.2016 alkaen 20 63 Henkilöstöasioiden päätösvaltamatriisi 22 64 Opetuksen johtoryhmän asettaminen ja kokoonpano 1.6.2016 alkaen 23 65 Budjetti 2017 25 66 Johtajien työhuoneet 26 67 Laskujen hyväksyminen kesällä 27 68 Johtoryhmätyöskentelyn ja -valmistelun toimintatavat 28 69 Muut asiat 29 70 Tiedoksi asiat 30 71 Tapahtumat 31 72 Seuraava kokous 32 73 Kokouksen päättäminen 33
Pöytäkirja 5/2016 2 (33) Johtoryhmä 14.06.2016 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori (pj.) Ervaala Olli opetuksen palvelujohtaja Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija, (kokouksen sihteeri) Ikonen Petteri koulutusalajohtaja Jyräs Katja henkilöstöpäällikkö kutsuttuna asiantuntijana Koivisto Matti koulutusalajohtaja Niemi Kalevi kehitysjohtaja Ryttyläinen-Korhonen koulutusalajohtaja Katri Tallinen Tero hallinto- ja talousjohtaja Toikka Mirja varatoimitusjohtaja, vararehtori Pukkila-Nupponen Tiivi markkinointi- ja 56, 57 viestintäpäällikkö Laitinen Marja-Liisa TKI-asiantuntija 58 Allekirjoitukset Heikki Saastamoinen pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat 53-73 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Aika Paikka Pöytäkirjan valmistuttua Henkilöstön intranet Staff
Pöytäkirja 5/2016 3 (33) Johtoryhmä 53 14.06.2016 Kokouksen avaus Johtoryhmä 14.06.2016 53 Toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen avaa kokouksen ja toteaa johtoryhmän uuden kokoonpanon ja tehtävän sekä toivottaa johtoryhmän jäsenet tervetulleeksi johtoryhmätyöskentelyyn. Johtoryhmän kokoonpano: Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja, rehtori Heikki Saastamoinen Toimitusjohtaja-rehtorin hallinto,trh Johtoryhmään kuuluvat seuraavat toimitusjohtajan suorat alaiset: varatoimitusjohtaja, vararehtori Mirja Toikka Opetuksen hallinto, OPH opetuksen palvelujohtaja Olli Ervaala Opetuksen palvelut, OTP kehitysjohtaja Kalevi Niemi TKI ja palvelut hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Talous, henkilöstö- ja hallintopalvelut, THH koulutusalajohtaja Petteri Ikonen Talous ja kulttuuri, LTK koulutusalajohtaja Matti Koivisto, Tekniikka, TEK koulutusalajohtaja Katri Ryttyläinen-Korhonen Hyvinvointi, HYV Johtoryhmän sihteerinä toimii hallinnon suunnittelija Marjo Heiskanen, Talous, henkilöstö- ja hallintopalvelut, THH Lisäksi johtoryhmän kokouksiin kutsuttaan henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Talous, henkilöstö- ja hallintopalvelut, THH, Henkilöstöpalvelut, HR) Johtoryhmän tehtävänä on toimintojen kehittäminen, suunnittelu ja yhteensovittaminen. Johtoryhmä käyttää päätöksenteossaan toimitusjohtajan päätösvaltaa. Johtoryhmä päättää yhtiön muiden monijäsenisten toimielinten asettamisesta ja kokoonpanosta, ellei lainsäädännössä tai johtosäännössä toisin määrätä. Ammattikorkeakoulun ja yhtiön toimintaan liittyvät viralliset ohjeet käsitellään ja hyväksytään johtoryhmässä.
Pöytäkirja 5/2016 4 (33) Johtoryhmä 53 14.06.2016 Toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen avasi kokouksen ja totesi johtoryhmän uuden kokoonpanon ja tehtävän sekä toivotti johtoryhmän jäsenet tervetulleiksi johtoryhmätyöskentelyn pariin.
Pöytäkirja 5/2016 5 (33) Johtoryhmä 54 14.06.2016 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Johtoryhmä 14.06.2016 54 Johtoryhmä sopii johtoryhmän kokouspöytäkirjojen tarkastamisesta ja allekirjoittamisesta. Esitys Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan kukin johtoryhmän jäsen vuorotellen aakkosjärjestyksessä. Kokouksen sihteeri lähettää sähköpostitse pöytäkirjaluonnoksen mahdollisimman pian kokouksen jälkeen puheenjohtajalle ja pöytäkirjan tarkastajalle hyväksyttäväksi. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan opetuksen palvelujohtaja Olli Ervaala. Sovitaan siitä, otetaanko esityslistan alkuun aina edellisen kokouksen pöytäkirja tiedoksi. Johtoryhmä ei valitse erikseen pöytäkirjan tarkastajaa, vaan kiireelliset päätökset tai päätökset, joihin liittyy esim. toimeksianto, tarkistetaan jo kokouksessa. Muutoin pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.
Pöytäkirja 5/2016 6 (33) Johtoryhmä 55 14.06.2016 Esityslistan hyväksyminen Johtoryhmä 14.06.2016 55 Esitys Johtoryhmä hyväksyy esityslistan. Johtoryhmä hyväksyi esityslistan.
Pöytäkirja 5/2016 7 (33) Johtoryhmä 28 11.04.2016 Johtoryhmä 56 14.06.2016 Xamkin vastuullisuusohjelman laatiminen, vastuullisuustyöryhmän nimeäminen ja vastuullisuusviestinnän kehittäminen 33/07/2016 Johtoryhmä 11.04.2016 28 Esittely viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen Xamkin strategia ja vastuullisuusnäkökulma Xamkin johtoryhmä päätti 14.10.2015, että konserni liittyy yritysvastuuverkosto Fibsin jäseneksi. Jäsenyys hyväksyttiin 18.11.2015. Xamkin johtoryhmässä on tämän jälkeen keskusteltu yhteisen vastuuraportin tekemisestä Kyamkille ja Mamkille toimintavuodesta 2016 ja uuden vastuuohjelman laatimisesta. Syksyllä 2015 hyväksytyssä strategiassa Xamk profiloituu kestävän hyvinvoinnin ja teknologian ammattikorkeakouluksi. Vastuullisuutta kuvataan strategiassa seuraavasti: Kaikessa toiminnassa kannamme vastuun sosiaalisesta, taloudellisesta, kulttuurisesta ja ekologisesta kestävyydestä. Kestävällä hyvinvoinnilla vahvistamme toiminta-alueemme elinvoimaisuutta ja onnellisuutta. Kestävällä teknologialla synnytämme innovaatioita, luomme uutta liiketoimintaa ja ratkaisemme ongelmia. Vastuullisuusohjelmien ja toimintalinjausten nykytilanne Kyamk ja Mamk Kyamkissa ja Mamkissa on tällä hetkellä käytössä erilaisia vastuullisuusohjelmia, jotka ovat ohjanneet toimintaa jo reilut kymmenen vuotta: Kyamkin ympäristöjohtamisen periaatteet ja toimintatavat kestävän kehityksen ohjelmassa 2003 ja kestävä kehitys ja turvallisuus läpileikkaavana teemana vuodesta 2007 ja integroituna laadunvarmistusjärjestelmään. Mamkin ympäristöasioiden hoidon suuntaviivat 2005 2010 ja kestävämpi Mamk ympäristöohjelma 2011 2015. Sosiaalista ja kulttuurista kestävyyttä on Mamkissa ohjattu erillisillä toimenpideohjelmilla kuten tasa-arvosuunnitelmalla, työterveyssuunnitelmalla, päihde- ja hyvinvointiohjelmilla. Vastuullisuusraportoinnin ja -viestinnän nykytilanne Kyamk ja Mamk Kyamk on julkaissut yhteiskuntavastuuraportin vuodesta 2007. Vastuuraportoinnin viitekehyksenä on käytetty vastuuraportointia
Pöytäkirja 5/2016 8 (33) Johtoryhmä 28 11.04.2016 Johtoryhmä 56 14.06.2016 standardisoivaa kansainvälistä GRI-ohjeistoa. Raportissa vastuullisuutta tarkastellaan sosiaalisen, ympäristö- ja taloudellisen vastuun näkökulmista. Vastuuraportilla on oma toimituskunta, jota johtaa Mirja Toikka. Viestintä- ja markkinointipalvelut on vastannut raportin koostamisesta ja toimitustyöstä. Raportti sisältää toiminnan tulosten esittelyn lisäksi asiantuntija-artikkeleita, jossa tuodaan esille hyviä käytäntöjä (opetus, tki jne). Vastuuraportti vuodelta 2014 on tuottanut julkaisupisteitä 42 (142 000 euroa). Vastuullisuudesta on viestitty myös arjessa monin eri tavoin sekä sisäisesti että ulkoisesti (esitteet, tiedotteet, jne.), mutta yhtenäistä viestintäohjelmaa ja -suunnitelmaa ei ole ollut. Vastuuraportit on julkaistu verkossa www.kyamk.fi sivustolla ja raportista on myös tehty pieni painos sidosryhmille postitettavaksi. Vastuullisuusraportit ja toimintalinjaukset ovat verkkosivuilla eri sisältökokonaisuuksina ja sisältö on www-sivustolla melko piilossa ja syvällä sivuhierarkiassa. Mamkissa ei ole tehty vastuuraporttia. Vuosikertomus toimitettiin aina vuoteen 2009 asti, jonka jälkeen Mamk Oy:n tasekirjassa on ollut aina toimintakertomus-osio. Tämän vuoksi erillistä digitaalista tai painettua vuosikertomusta ei ole tehty. Vastuullisesta toiminnasta kuitenkin viestitään eri tavoin (tiedotteet, esitteet, www-sivut), vaikkakin melko hajanaisesti. Vastuullisuus ja siitä viestiminen on ollut monen eri toimijan vastuulla. Esimerkiksi toiminnan laadusta ja ympäristöohjelmasta ja saavutetuista tuloksista http://www.mamk.fi/ymparistoasiat) on kerrottu verkkosivuilla, mutta esimerkiksi opiskelijan ja henkilöstön hyvinvointiin liittyviä ohjelmia ja saavutettuja tuloksia ei verkkosivuilta löydy. Vastuullisuuden kokonaisuuden hahmottaminen on haasteellista, koska yksi yhtenäinen vastuullisuusohjelma ja viestintäsuunnitelma puuttuu. Se, että Xamk julistaa olevansa vastuullinen toimija ei riitä, vaan vastuulliselle toiminnalle tulee asettaa tavoitteita, jotka ovat mitattavia, saavutettavia, realistisia ja aikaan sidottuja. On tehtävä valintoja, jotka ovat Xamkin vastuullisen toiminnan ja asiakkaiden näkökulmasta relevantteja. Koska olemme luomassa uutta ammattikorkeakoulua, Xamkia, tulee meidän määritellä vastuullisuusperiaatteet ja luoda uusi, yhteinen vastuullisuusohjelma, joka tukee strategiamme toteutumista. Vastuullisuutta tulee johtaa niin, että vastuullinen toiminta on tavoitteellista, sitä mitataan ja siitä kerrotaan avoimesti. Jokaisen työntekijän pitäisi pystyä ymmärtämään mitä vastuullisuus tarkoittaa omassa työssä ja millä tavoin sitä edistetään. Paineet vastuullisuudesta raportointiin kasvavat valtiovallan taholta ja yksi näistä on EU:n direktiivi vastuullisuusraportoinnista, jonka myötä kaikkien suurten yritysten (yli 500 henkeä työllistävät) tulee
Pöytäkirja 5/2016 9 (33) Johtoryhmä 28 11.04.2016 Johtoryhmä 56 14.06.2016 raportoida vastuullisuudestaan vuodesta 2017 alkaen. Yhtenäisen viestintäsuunnitelman laatiminen edistää vastuuohjelman näkyvyyttä ja vaikuttavuutta. Vastuullisuusviestinnän suunnittelun tulee nivoutua arvoihin, vastuullisuuden periaatteisiin ja vastuullisuusohjelmaan. Esitys Esitän, että Xamkin johtoryhmä nimeää vastuullisuustyöryhmän, joka valmistelee Xamkin vastuullisuusohjelman ja vastuullisuusraportoinnin ja -viestinnän suunnitelman. Työryhmän kokoonpanoksi esitän seuraavaa: Opiskelijoiden edustaja Opetus TKI-toiminta Palvelutoiminta Hankinnat Toimitilat Henkilöstöpalvelut Laatu Viestintä- ja markkinointipalvelut Vastuullisuuden asiantuntija Ryhmän puheenjohtaja (vastuullisuuden johtaja) Johtoryhmä nimesi vastuullisuusryhmän puheenjohtajaksi Olli Ervaala (opetuksen palvelujohtaja 1.6.2016 alkaen). Johtoryhmä lisäsi esitettyyn työryhmän kokoonpanoon turvallisuus ja työsuojelupäällikön, muutoin esitys kokoonpanosta hyväksyttiin. Kokoonpano: ryhmän puheenjohtaja (vastuullisuuden johtaja) Olli Ervaala opiskelijoiden edustaja opetus TKI-toiminta palvelutoiminta hankinnat toimitilat henkilöstöpalvelut laatu viestintä- ja markkinointipalvelut vastuullisuuden asiantuntija turvallisuus ja työsuojelupäällikkö.
Pöytäkirja 5/2016 10 (33) Johtoryhmä 28 11.04.2016 Johtoryhmä 56 14.06.2016 Johtoryhmä 14.06.2016 56 Vastuullisuusryhmän puheenjohtaja Ervaala kokoaa vastuullisuusryhmän jäsenet esityksen mukaisesti ja tuo työryhmän nimittämisen konsernin johtoryhmän seuraavaan kokoukseen 16.5.2016. Esittely viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen Esitys Opetuksen palvelujohtaja Olli Ervaala ja viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen esittävät Xamkin vastuullisuusohjelman tekoon ja vastuullisuusviestinnän kehittämiseen seuraavaa työryhmää: Opiskelijakunta Kaakon edustaja (opiskelijakunnalta pyydetään esitys jäseneksi) Sinkko Arja, asiantuntija/opetus Niemi Kalevi, TKI Nykänen Marjo, laatu Mentula Minna-Mari, palvelutoiminta Kalve Heikki, kiinteistöt Jyräs Katja, henkilöstöpalvelut Tallinen Tero, hallinto- ja talouspalvelut Leviäkangas Riitta, vastuullisuusviestinnän asiantuntija Pukkila-Nupponen Tiivi, viestintä- ja markkinointipäällikkö Ervaala Olli, puheenjohtaja Ryhmä järjestäytyy alkusyksystä ja päättää työskentelymenetelmistä ja -ajoista. Johtoryhmä nimesi Xamkin vastuullisuusohjelman tekoa ja vastuullisuusviestinnän kehittämistä varten työryhmän seuraavasti: Opiskelijakunta Kaakon edustaja (opiskelijakunnalta pyydetään esitys jäseneksi) Sinkko Arja, asiantuntija/opetus Huhtinen Markku, TKI-johtaja Nykänen Marjo, laatu Mentula Minna-Mari, palvelutoiminta Kalve Heikki, kiinteistöt Jyräs Katja, henkilöstöpalvelut Tallinen Tero, hallinto- ja talouspalvelut
Pöytäkirja 5/2016 11 (33) Johtoryhmä 28 11.04.2016 Johtoryhmä 56 14.06.2016 Leviäkangas Riitta, vastuullisuusviestinnän asiantuntija Pukkila-Nupponen Tiivi, viestintä- ja markkinointipäällikkö Työryhmän puheenjohtajana toimii opetuksen palvelujohtaja Olli Ervaala. Tiedotus: Viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen hoitaa asiasta tiedottamisen työryhmän jäsenille.
Pöytäkirja 5/2016 12 (33) Johtoryhmä 57 14.06.2016 Xamkin brändi-identiteetti Johtoryhmä 14.06.2016 57 Esittely viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen Xamkin brändi-identiteettiä ja lanseerauskonseptia on valmisteltu kevään 2016 aikana uuden strategian pohjalta. Xamkin hallitus on päättänyt tunnuksesta, pääviesteistä ja brändihierarkiasta. Sen jälkeen työtä on jatkettu asiantuntijavoimin yhdessä mainostoimisto Ilmeen ja viestintä- ja markkinointipalveluiden kanssa. Viestintä- ja markkinointipäällikkö esittelee Xamkin brändi-identiteetin ja lanseerauskonseptin. Johtoryhmä keskusteli asiasta ja esitti pientä kritiikkiä esittelyssä käytetyistä valokuvista, muutoin johtoryhmä suhtautui myönteisesti esitettyyn brändi-identiteettiin ja lanseerauskonseptiin.
Pöytäkirja 5/2016 13 (33) Johtoryhmä 58 14.06.2016 Työhyvinvointihanke 2017-2018 12/01.04/2016 Johtoryhmä 14.06.2016 58 Esittely TKI-asiantuntija Marja-Liisa Laitinen (Mamk) Konsernille valmistellaan työhyvinvointihanketta vuosille 2017 ja 2018. Hankkeen tavoitteena on edistää yhteisen toimintakulttuurin ja -konseptin syntymistä uudessa, fuusioituvassa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa ja tukea henkilöstön työhyvinvointia. Hankkeen taustalla on tunnistettu mm. kulttuurieroja eri maakuntien, kampusten ja toimintojen välillä. Uusina elementteinä Xamk-kokonaisuuteen on tullut Pienyrityskeskus Aalto yliopistolta ja Mamkin suunnitelma perustaa Savonlinnan Kuitulaboratorion ympärille korkeatasoinen Biotuotealan koulutus- ja kehittämiskeskus. Tässä muutoksen ja erityisesti viimeaikaisten yrityskasvuun liittyvien prosessien yhteydessä nousee esille kysymys: Miten henkilöstön työhyvinvoinnille käy tässä muutoksessa? Voidaanko nopeaa muutosta tukea erilaisten uusien, innovatiivisten, työhön liittyvien toimenpiteiden avulla? Hankkeelle on suunniteltu kolme toisiaan täydentävää työpakettia: yhteisen toimintakulttuurin edistäminen esimiestyön tuki ja työhyvinvointi. Työpakettien keskeinen teema on digitaalisuus; miten uudet, jo olemassa olevat innovaatiot tukevat hanketta? Ja miten tämä hanke tuottaa innovaatioita monikulttuurisuuteen ja yhteisölliseen toimijuuteen eri paikkakunnilla ja niiden välillä? Tavoitteena on, että kaikki työntekijät osallistuvat hankkeen aikana muutoksen Speed-Up -prosessiin ja hyödyntävät omassa työssään hankkeessa syntyvää aineistoa. Hankkeelle on suunniteltu haettavaksi rahoitusta Tekesin tuottavuus -ohjelmista. Tekesiltä saatava tuki on maksimissaan 100 000 euroa. Omarahoitusosuus koostuu pääosin laskennallisista palkkakustannuksista. Lisäksi hankkeella on mahdollisuus osallistua
Pöytäkirja 5/2016 14 (33) Johtoryhmä 58 14.06.2016 Helsingin yliopiston tutkimushankkeeseen Suomen Akatemian rahoittamana. Päätösesitys Johtoryhmä keskustelee hanke-esityksestä ja päättää sen jatkovalmistelusta. Johtoryhmä siirsi työhyvinvointihankkeen TKI-johtoryhmän käsiteltäväksi.
Pöytäkirja 5/2016 15 (33) Johtoryhmä 59 14.06.2016 Opettajien työaikasuunnittelun periaatteet (TAS) 55/01.00/2016 Johtoryhmä 14.06.2016 59 Esittely varatoimitusjohtaja, vararehtori Mirja Toikka Liitteenä on tarkistettu Opettajien työaikasuunnittelun periaatteet (TAS) menettelytapaohje. Käyttöönotto voi olla portaittainen tai vaihtoehtoisesti kaikkien opettajien työaikasuunnitelmat tarkistetaan jo syksyllä 2016 ohjeen mukaisesti. Mamkin kaikkien opettajien vuoden 2016 työaikasuunnitelmat on vahvistettu sähköisesti ja allekirjoituksin. Esitys Keskustellaan opettajien työaikasuunnittelun periaatteista. Toimenopiteet ja päätökset Tehdään TAS-ohjeeseen seuraava tarkennus: Itsensä kehittämiseen voidaan resursoida täyttä vuosityöaikaa tekeville maksimissaan 80 tuntia vuodessa. Mikäli vuosityöaika on pienempi, on myös itsensä kehittämiseen resursoitu tuntimäärä vastaavan % -osuuden pienempi. Opettajien työaikasuunnitelmiin kirjattu itsensä kehittämiseen varattu resurssi käytetään ensisijaisesti jatko- ja uudelleenkoulutukseen. Päätös tehdään siten, että kirjallisen sopimuksen hyväksymisen jälkeen työaikasuunnitelmaan lisätään tunnit. Keskustellaan ja päätetään ohjeen käyttöönotosta. Keskustelun jälkeen toimitusjohtaja nimesi työryhmän jatkovalmistelemaan työaikasuunnittelun periaatteet (TAS) -menettelytapaohjetta. Valmisteluryhmään nimettiin seuraavat henkilöt: talous- ja hallintojohtaja Tero Tallinen henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs opetusjohtaja Tuija Vänttinen sekä koulutusalajohtajat Koivisto, Ryttyläinen-Korhonen ja Ikonen. Koulutusjohtajan ja koulutusvastaavan tehtävistä käytiin lähetekeskustelu. Nimetty työryhmä tarkentaa TAS-menettelytapaohjeen yhteydessä myös koulutusjohtajan ja koulutusvastaavan tehtävät ja vastuut.
Pöytäkirja 5/2016 16 (33) Johtoryhmä 59 14.06.2016 Menettelytapaohje otetaan käyttöön 1.1.2017. Työaikasuunnitelman periaatteet sekä koulutusvastaavan ja koulutusjohtajan tehtävät käsitellään uudelleen johtoryhmän kokouksessa elokuun aikana. Hyväksynnän jälkeen asia viedään myös yhteistoimintaneuvottelukunnalle tiedoksi. Liitteet Liite 1 Menettelytapaohje - Opettajien työsuunnittelun periaatteet (TAS) (2017 alkaen)
Pöytäkirja 5/2016 17 (33) Johtoryhmä 60 14.06.2016 Opetushenkilöstön rekrytoinnin prosessi Johtoryhmä 14.06.2016 60 Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Henkilöstöpäällikkö selvittää asiaa kokouksessa. Henkilöstöpäällikkö kertoi rekrytointitilanteen. Avoimet toimet ovat auki Staffissa, myös irtisanotuille on tarjottu avoinna olevia tehtäviä. Toimitusjohtaja tekee nimityspäätökset kesäkuun aikana.
Pöytäkirja 5/2016 18 (33) Johtoryhmä 61 14.06.2016 Koulutusvastaavan vastuut ja tehtävät 15.6.2016 alkaen 56/01/2016 Johtoryhmä 14.06.2016 61 Esittely varatoimitusjohtaja, vararehtori Mirja Toikka TAS-ohjeen mukaisesti koulutusvastaavalle on suunniteltu 180 220 tunnin resurssi. Liitteenä on luonnos koulutusvastaavan tehtävästä. Yhteisissä opinnoissa on seuraavat koulutusvastaavat: Venäjä-koulutusvastaava (Arja Haikara osana koulutuspäällikön tehtäväänsä), Yrittäjyys ja johtaminen (lehtori Ari Lindeman), Tutkimusmenetelmät ja opinnäytetyö (yliopettaja Satu Peltola). Asian käsittely 1: Keskustellaan koulutusvastaaville kohdennettavasta kokonaisresursoinnista korkeakoulussa (talouden näkökulma, tarkoituksenmukaisuus). Koulutusalajohtajat ovat tutustuneet ehdotukseen koulutusvastaavan tehtävästä ja tarkistaneet, onko tehtävässä sisältöjä, jotka ovat koulutusjohtajan tehtäviä. Koulutusalajohtajat esittelevät kirjallisen ehdotuksensa kokouksessa. Asian käsittely 2: Opetussuunnitelmissa on moduuli Digitaalisen tiedon hallinta ja palvelut. Opintoja koordinoi Yhteisten opintojen koulutusyksikkö. Keskustellaan tarpeesta nimetä ko. moduulin vastuuopettaja, jonka resurssi voisi olla 30 50 tuntia. Opetussuunnitelmissa on uusi moduuli, Hyvinvointiteknologia, jonka suunnittelua jatketaan syksyllä 2016. Opintoja koordinoi Yhteisten opintojen koulutusyksikkö. Keskustellaan tarpeesta nimetä ko. moduulin vastuuopettaja vuoden 2017 alusta. Resurssi voisi olla 30 50 tuntia. Kouluvastaavan tehtävänkuvan valmistelua jatketaan nimetyn työryhmän toimesta. Työryhmä: talous- ja hallintojohtaja Tero Tallinen
Pöytäkirja 5/2016 19 (33) Johtoryhmä 61 14.06.2016 henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs opetusjohtaja Tuija Vänttinen sekä koulutusalajohtajat Koivisto, Ryttyläinen-Korhonen ja Ikonen. Asia käsitellään uudelleen johtoryhmän kokouksessa elokuussa. Liitteet Liite 2 Koulutusvastaavan tehtävät (LUONNOS)
Pöytäkirja 5/2016 20 (33) Johtoryhmä 62 14.06.2016 Koulutusjohtajan vastuut ja tehtävät 15.6.2016 alkaen 60/01/2016 Johtoryhmä 14.06.2016 62 Esittely toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulun johtosääntö on vahvistettu hallituksen kokouksessa 7.6.2016. Johtosäännössä määritellään ylimmän johdon; rehtori-toimitusjohtajan, vararehtorivaratoimitusjohtajan, kehitysjohtajan, opetuksen palvelujohtaja, hallinto- ja talousjohtajan sekä koulutusalajohtajan vastuut. Koulutusjohtajan vastuut jätettiin pois viimeisimmästä hallitukseen menneestä johtosääntöversioista, joten koulutusjohtajan vastuut tulee määritellä nyt erillisellä päätöksellä. Päätösesitys Johtoryhmä määrittää koulutusjohtajan vastuut seuraavasti: Koulutusjohtajat vastaavat yksikkönsä työntekijöiden suoranaisista esimiestehtävistä johtamisesta, opetuksesta, opetuksen ja opetusmenetelmien kehittämisestä ja laadusta sekä yksiköiden välisestä yhteistyöstä palvelu- sekä tutkimus- ja kehitystoiminnasta asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta toiminnasta ja taloudesta organisaation toimivuudesta ja kehittämisestä henkilöstön kehittämisestä sekä työelämäsuhteista ja aluekehitystehtävistä. Koulutusjohtajat päättävät lisäksi harkinnanvaraisen lisäajan myöntämisestä opiskelijalle. Koulutusjohtajan tehtävänkuvan valmistelua jatketaan nimetyn työryhmän toimesta. Työryhmä: talous- ja hallintojohtaja Tero Tallinen henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs opetusjohtaja Tuija Vänttinen sekä koulutusalajohtajat Koivisto, Ryttyläinen-Korhonen ja Ikonen. Asia käsitellään uudelleen johtoryhmän kokouksessa elokuussa.
Johtoryhmä 62 14.06.2016 Pöytäkirja 5/2016 21 (33)
Pöytäkirja 5/2016 22 (33) Johtoryhmä 63 14.06.2016 Henkilöstöasioiden päätösvaltamatriisi Johtoryhmä 14.06.2016 63 Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä täydensi ja hyväksyi henkilöstöpäällikön laatiman henkilöstöasioiden päätösvaltamatriisi. Tiedottaminen: Pöytäkirjan ote ja liite toimitetaan esimiehille. Henkilöstöasioiden päätösvaltamatriisi liitetään Staffiin. (Staff: Henkilöstöasiat - Konsernin henkilöstö- hallinto-päätöksentekomatriisit)
Pöytäkirja 5/2016 23 (33) Johtoryhmä 64 14.06.2016 Opetuksen johtoryhmän asettaminen ja kokoonpano 1.6.2016 alkaen 57/00/2016 Johtoryhmä 14.06.2016 64 Esittely vararehtori Mirja Toikka Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun johtosäännön mukaan johtoryhmä päättää yhtiön muiden monijäsenisten toimielinten asettamisesta ja kokoonpanosta, ellei lainsäädännössä tai johtosäännössä toisin määrätä. Toimitusjohtaja on päätöksellään 31.5.2016 nimittänyt alaisuudessaan toimivien johtajien vastuualueiden johtajat ja päälliköt. Uuden organisaation astuessa voiman 1.6.2016 Kymenlaakson ammattikorkeakoulun pedagoginen johtoryhmä ja Mikkelin koulutustiimi sekä ammattikorkeakoulujen yhteinen pedagoginen ohjausryhmä lakkasivat ja toimintansa aloittaa uusi opetuksen johtoryhmä. Opetuksen johtoryhmän tehtävänä on opetustoiminnan yhteisten prosessien kehittäminen, suunnittelu ja ohjaus. Työskentelyssä kiinnitetään erityisesti huomiota tuloksellisuuden parantamiseen, prosessien ja vuosisuunnittelun sujuvoittamiseen ja laatuun sekä selkeiden ohjeiden laadintaan. Opetuksen johtoryhmän puheenjohtajana toimii vararehtori. Opetuksen johtoryhmän kokoonpano: Vararehtori, varatoimitusjohtaja (puheenjohtaja) Koulutusalajohtajat (3) Koulutusjohtajat (14) Opetusjohtaja Opetuksen palvelujohtaja Kehityspäällikkö, opetus ja pedagogiikka Täydennyskoulutuspäällikkö koulutuspäällikkö, kielet Viestintä- ja markkinointipäällikkö Opiskelijakunnan valitsema opiskelijajäsen ja hänen henkilökohtainen varajäsenensä Opetuksen johtoryhmän sihteerinä toimii vararehtorin assistentti. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Opetuksen johtoryhmän ensimmäinen kokous pidetään 16.6.2016. Kokousaikataulu tarkennetaan Staffiin opetuksen johtoryhmän sivulle.
Pöytäkirja 5/2016 24 (33) Johtoryhmä 64 14.06.2016 Päätösesitys Johtoryhmä asettaa opetuksen johtoryhmän ja päättää sen kokoonpanosta esityksen mukaisesti. Johtoryhmän hyväksyi esityksen opetuksen johtoryhmän kokoonpanosta.
Pöytäkirja 5/2016 25 (33) Johtoryhmä 65 14.06.2016 Budjetti 2017 Johtoryhmä 14.06.2016 65 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Budjetin valmistelu aloitetaan syksyllä 2016. Hallinto- ja talousjohtajan mukaan säästötavoite on 2-3 milj. euroa.
Pöytäkirja 5/2016 26 (33) Johtoryhmä 66 14.06.2016 Johtajien työhuoneet Johtoryhmä 14.06.2016 66 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Keskusteltiin johtoryhmän jäsenten työhuonejärjestelyistä eri kampuksilla.
Pöytäkirja 5/2016 27 (33) Johtoryhmä 67 14.06.2016 Laskujen hyväksyminen kesällä Johtoryhmä 14.06.2016 67 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmän jäsenet hyväksyvät laskuja myös loma-aikana.
Pöytäkirja 5/2016 28 (33) Johtoryhmä 68 14.06.2016 Johtoryhmätyöskentelyn ja -valmistelun toimintatavat Johtoryhmä 14.06.2016 68 Esitys Johtoryhmä keskustelee johtoryhmätyöskentelyn ja -valmistelun toimintatavoista. Sovittiin seuraavat asiat: asiat johtoryhmän listalle esitetään johtoryhmän jäsenten kautta kokouspäivä on pääsääntöisesti joka toinen keskiviikko (tarkempi kokousaikataulu tallennetaan Staffiin johtoryhmän sivulle) johtoryhmän jäsenet toimittavat listalle tulevat asiat liitteineen kokouksen sihteerille viimeistään kokousta edeltävänä torstaina klo 8 mennessä johtoryhmän lista lähetetään johtoryhmän jäsenille kokousta edeltävänä perjantaina. Todettiin johtajien paikallaolo eri kampuksilla seuraavasti: tiistaisin Mikkeli keskiviikkoisin Kotka torstaisin Kouvola.
Pöytäkirja 5/2016 29 (33) Johtoryhmä 69 14.06.2016 Muut asiat Johtoryhmä 14.06.2016 69 Ei muita asioita.
Pöytäkirja 5/2016 30 (33) Johtoryhmä 70 14.06.2016 Tiedoksi asiat Johtoryhmä 14.06.2016 70 Ei tiedoksi asioita.
Pöytäkirja 5/2016 31 (33) Johtoryhmä 71 14.06.2016 Tapahtumat Johtoryhmä 14.06.2016 71 Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (Karvi): Kolmanteen laatujärjestelmien auditointikierrokseen liittyvä valtakunnallinen seminaari ti 25.10. klo 9.30-16. Kolmas ammattikorkeakoulujen laatujärjestelmien auditointikierros alkaa vuonna 2018. Suunnitteluryhmä tekee parhaillaan työtä uuden mallin parissa. Tavoitteena on luoda malli, joka vastaa yhteisiin eurooppalaisiin laadunvarmistuksen standardeihin, mutta samalla myös innostaa korkeakouluja kehittämään toimintaansa. Kolmannesta auditointikierroksesta tullaan järjestämään valtakunnallinen seminaari ti 25.10. klo 9.30-16. Tarkemmat tiedot ilmoittautumisesta ja ohjelmasta lähetetään alkusyksystä. Paikalle toivotaan opiskelijoita ja opetuksen kehittäjiä rehtoreiden, vararehtoreiden, laatupäälliköiden ja laatuvastaavien lisäksi. Karvi kustantaa kaikista korkeakoulujen opiskelija- ja ylioppilaskunnista yhden opiskelijaedustajan seminaariin. Päätösesitys Merkitään tiedoksi. Päätökset ja toimenpiteet Merkittiin tiedoksi.
Pöytäkirja 5/2016 32 (33) Johtoryhmä 72 14.06.2016 Seuraava kokous Johtoryhmä 14.06.2016 72 Päätösesitys Johtoryhmän kokoukset pidetään syyslukukauden 2016 aikana pääsääntöisesti joka toinen keskiviikko Kotkan kampuksella klo 9 12 rehtorin työhuoneessa. Kokousaikataulu: ke 31.8. ke 14.9. poikkeuksellisesti videokokous 26.9. klo 9-12 ke 12.10. tarvittaessa ylimääräinen kokous ke 19.10. viikko 43 (ei kokousta) ke 2.11. ke 16.11. ke 30.11. poikkeuksellisesti videokokous 12.12. klo 9-12 tarvittaessa 21.12. Vuoden 2017 kevään kokoukset pidetään pääsääntöisesti Mikkelissä joka toinen tiistai klo 9-12. Johtoryhmä hyväksyi kokousaikataulun. Sovittiin, että kokouspäiville varataan myös videotila H208 Mikkelistä.
Pöytäkirja 5/2016 33 (33) Johtoryhmä 73 14.06.2016 Kokouksen päättäminen Johtoryhmä 14.06.2016 73 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.56.