Koulutuksen tavoitteet Laskutusprosessi Myyntitilauksen luonti ja siihen liitteen liittäminen, liitteen poistaminen ja avoimen erän tarkastelu Myyntitilauksen luonti maksupostein prr- osalle ja avoimen erän tarkastelu Kanavamatriisi Hyvityslasku ja sen kohdistus Laskuttajan raportit 1
Alustava aikataulu 8.00 9.00 Lyhyt teoria 9.00 9.20 Kahvitauko 9.20 10.30 Laskutusprosessi, myyntitilauksen luonti, myyntitilauksen luonti maksupostein projektille 10.30 10.45 Tauko 10.45 12.00 Myyntitilauksen luonti, myyntitilauksen luonti maksupostein projektille, hyvityslasku ja laskuttajan raportit Sovitaan yhdessä että - Koulutuksen aikana kännykkä on vähintään äänettömällä (tauoilla voi hoitaa tarvittavat viestit ja puhelut) - Sähköpostia ei lueta eikä siihen vastata koulutuksen aikana - Näillä säännöillä kaikki saavat rauhassa keskittyä koulutukseen 2
Myyntitilaukset - Yliopistolla tehdään kolmenlaisia myyntitilauksia - Tilauksellinen myyntitilaus - Tilauksellinen myyntitilaus maksupostein prr-osalle - Hyvitys myyntitilaus - Tilauksellisella myyntitilauksella laskutetaan julkaisumyyntiä, tilavuokria, täydennyskoulutusta, tutkimusrahoitusta (vain jos projektille ei ole tehty maksuposteja) ym. - Tilauksellisella myyntitilauksella maksupostein prr-osalle laskutetaan projekti-/tutkimusrahoitusta kun projektille on projektin ylläpitäjä tehnyt maksupostit (rahoitus saadaan useammassa erässä) - Laskut myyntitilauksista tekee Certia, laskuttaja tekee vain myyntitilauksen Nimikkeet - Yliopistolla on keskitetyt nimikkeet joita käyttävät kaikki laskuttajat - Nimikkeet ovat ns. kattonimikkeitä ja lisätieto annetaan asiakkaalle rivitekstillä (esim. julkaisun nimi) - Nimike määrää laskun arvonlisäverollisuuden - Nimike ohjaa myös tulon pääkirjatilin - Yliopiston nimikkeille on annettu veroluokka, mutta ei hintaa, hinta annetaan laskutettaessa - Nimikkeelle laskutuksessa annettava hinta on AINA nettohinta, hinnan päälle SAP laskee arvonlisäveron - Palvelukeskus pyytää uutta nimikettä hallintokeskuksesta, ei suoraan Certialta 3
Tulojen kohdennus - Kaikki laskutuksen tulot yliopistolla kohdennetaan projektille - Tuloja ei ohjata sisäiselle tilaukselle eikä tulosyksikölle - Tulosyksikölle tulee tuloa VAIN OPM:n rahoituksesta Kanavamatriisi - Asiakkaalle lähetetään joko verkkolaskuja, paperilaskuja tai asiakkaalle ei haluta lainkaan lähetettävän laskuja. Laskun toimitustapa riippuu kanavamatriisista, joka on asiakkaan Yleisissä tiedoissa - Kanavamatriisi näkyy ja sitä voi laskuttaja muuttaa myyntitilauksella otsikkotason tekstiosiossa (Siirry Otsikko - Tekstit) - Tuotantoympäristössä asiakkaalla on oletuksena joku laskun toimittamisen tavoista - Tilauksella on huolehdittava, että kanavamatriisi on oikein, koska kun tilaus vapautetaan laskulukituksesta, lasku lähtee Itellaan kanavamatriisin perusteella verkkolaskuna, paperisena tai ei ollenkaan. 4
Olemassa olevat kanavamatriisit - 100100 jos halutaan verkkolasku (eli kun asiakkaalla on OVT-tunnus) - 010100 jos halutaan paperilasku (kaikille muille asiakkaille) - 000100 ei laskua ollenkaan (päivitetään manuaalisesti SAPissa eli konversiossa asiakkaille on tuotu joko 100100 tai 010100) Tilauksellinen myyntitilaus (VA01) - Aloitusnäyttö: tilauslaji (ZZL2) ja myyntiorganisaation tiedot - Yleistiedot näyttö: - asiakas - laskutus päivämäärä - ostotilausnumerokenttä (asiakkaan viite, esim. rahoitus-päätöksen numero) - otsikkotason tekstit - nimike - määrä - ja poistetaan laskulukitus 5
- Rivitiedot näyttö: - Ehdot välilehti (hinta) - Tiliöinti välilehti (prr-osa) - Tekstit välilehti (laskutuksen lisätiedot esim. julkaisun nimi) - Myyntitilauksen prosessi tulee tehdä yllämainitussa järjestyksessä jotta kaikki tarvittavat kentät tulee täytettyä - HUOM! Laskulukitus poistetaan viimeisenä, kun myyntitilaus on valmis Tilauksellinen myyntitilaus prr-osalle maksupostein (VA01) - Aloitusnäyttö: tilauslaji (ZZL2) ja myyntiorganisaation tiedot - Yleistiedot näyttö: - asiakas - laskutus päivämäärä - ostotilausnumerokenttä (asiakaan viite, esim. rahoituspäätöksen numero) - otsikkotason tekstit - nimike - määrä - rivityyppi (muutettava ZLFN:si) - ja poistetaan laskulukitus 6
- Rivitiedot näyttö: - Ehdot välilehti (hinta) - Tiliöinti välilehti (prr-osa) - Tekstit välilehti (laskutuksen lisätiedot) - Laskutussuunnitelma välilehti (haetaan maksupostit ja valitaan laskutettava maksuposti) - Myyntitilauksen prosessi tulee tehdä yllämainitussa järjestyksessä jotta kaikki tarvittavat kentät tulee täytettyä ja laskutussuunnitelma välilehdellä löytyy projektin maksupostit - HUOM! Laskulukitus poistetaan viimeisenä, kun myyntitilaus on valmis Hyvitysmyyntitilaus (VA01) - Aloitusnäyttö: - tilauslaji (ZZG2) - myyntiorganisaation tiedot - luo viitteen kanssa painike - laskunumero joka halutaan hyvittää - Yleistiedot näyttö: - tulee automaattisesti hyvitettävän laskun tiedot - otsikkotason tekstit (esim. hyvityksen syy) - poistetaan laskulukitus 7
- Rivitiedot näyttö: - Ehdot välilehti (hyvitettävä hinta) - Tekstit välilehti (jos tarvetta) - HUOM! Laskulukitus poistetaan viimeisenä, kun myyntitilaus on valmis Ennakkolasku - SAPissa on mahdollista tehdä ennakkolaskuja - Ennakkolasku on muuten samanlainen kuin tavallinen lasku, vain tulosteen otsikko on ennakkolasku eikä lasku - SAPin käytön alkuvaiheessa ennakkolaskujen teko on keskitetty hallintokeskukseen 8
Myyntitilauksen teon prosessi - Aloitusnäytöllä annetaan: tilauslaji ja myynti-organisaation tiedot - Yleistiedoissa annetaan: asiakas, laskutuspäivä, otsikkotason tekstit (viitteemme, kanavamatriisi), nimike, määrä, rivityyppi (vain prr-osalle maksuposteille tehtävään tilaukseen) ja poistetaan laskulukitus - Rivitiedoissa annetaan: annetaan hinta (Ehdot välilehti), annetaan tiliöinti (Tiliöinti -välilehdellä), Rivitason tekstit (Tekstit välilehti),laskutussuunnitelma välilehdellä haetaan maksupostit ja annetaan uudelleen hinta (vain prr-osalle maksuposteille tehtävässä tilauksessa) Laskujen muodostamisesta vastaa Certia, laskuttaja ei tee kuin myyntitilauksen. Laskuttaja ei siis luo eikä tulosta laskua Myyntitilauksen tallennuksen yhteydessä järjestelmä ilmoittaa, jos myyntitilaus on puutteellinen ja puuttuvat tiedot voidaan täydentää samalta näkymältä. Myyntilaskut, jotka ovat jääneet lukitukseen, (laskusta ei ole syntynyt kirjanpitotositetta) voidaan listata järjestelmästä ja vapauttaa kirjanpitoon omalla transaktiollaan sen jälkeen, kun virheet on korjattu (VFX3). Tällä transaktiolla ajettava lista tulisi tarkistaa vähintään kerran viikossa ja viimeistään kauden vaihtuessa tarkistaa, että kuluvalle kaudelle kuuluvia laskuja ei löydy listalta. 9
Yliopiston laskuttaja EI vapauta laskuja mutta hänen tulee tarkkailla onko omia myyntitilauksia jäänyt lukkiutuneeseen tilaan (ilmoitus Certialle) Laskun tallentamisen yhteydessä syntyy reskontraan asiakastilille automaattisesti myyntisaatava Myyntitilauksella ja siten laskulla on otsikkotekstiä ja rivitekstiä jolla annetaan laskun saajalle lisäinformaatiota Hyvityslasku luodaan tekemällä hyvitysmyyntitilaus viitaten hyvitettävään laskuun. Tärkeimmät SAPin toiminnot laskuttajan roolissa VA01 Luo myyntitilaus VA02 Muuta myyntitilausta VA03 Näytä myyntitilaus XD03 Näytä asiakas VFX3 Vapauta laskut kirjanpitoon VF05 Laskuluettelo MM03 Näytä nimike FBL5N Rivit - Asiakkaat 10
Myynnin raportit ovat luetteloita tapahtumista VA05 Tilausluettelo: Raportti sisältää tehdyt myyntitilaukset VF05 Laskuluettelo: Raportti sisältää tehdyt laskut Näiltä raporteilta päästään porautumaan halutulle tositteelle kaksoisklikkaamalla haluttua riviä. Tällöin on mahdollista tarkastella tositevirtaa. VFX3 Luettelo: Lukitut laskutositteet FBL5N Asiakasriviluettelo Raportin hakuikkunassa annetaan asiakasnumero tai asiakasnumeroväli sekä yritys. Ajettavalle raportille voidaan valita asiakkaan avoimet tai suoritetut erät sekä molemmat yhtäaikaisesti. 11
Toimintapa Pääkassa 4 Suoritusten Suoritusten vastaanotto vastaanotto Viitesuoritukset Viitesuoritukset Laskuttaja 1 Luo myyntitilaus Luo myyntitilaus 2 Luo Luo lasku, lasku, josta josta syntyy syntyy kirjaus kirjaus reskontraan reskontraan 3 Lähetä Lähetä lasku lasku asiakkaalle asiakkaalle Raportoija/kyselijä/ katseluoikeus Raportit ja Raportit ja kyselyt kyselyt Asiakas 3B Tuloste Tuloste lasku lasku SAP SAP SAP SAP SAP VA01 VF01 VF02/Tuloste Esim. MCTA FEBC Projektien prosessimalli: Laskutus Tee laskutus -suunnitelma (maksupostit) CN41 Luo myyntitilaus VA01 Tiliöi mt-rivi projektille ja nouda laskutussuunnitelma projektilta VA01 Vahvista maksuposti CN41 Muodost a lasku ja lähetä se VF01 Tulon kirjaus F-06 Raportointi 12
Koulutuksessa läpikäydyt asiat Mitä tänään on opeteltu? Myyntitilauksen luonti ja laskutus Myyntitilauksen luonti Projektirakenneosalle Liitteiden liittäminen myyntitilaukseen Hyvityslasku Laskuista syntyneiden kirjausten näkyminen - asiakkaan avoimissa erissä - tositevirrassa 13