PRH Toiminta- ja talousitelma vuosille 2016 2019 Patentti- ja rekisterihallitus
PRH/1366/20/2014 1 (12) SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto... 2 2. Toimintaympäristön muutokset... 2 2.1. Yritys- ja yhteisölinja... 2 2.2. Patentti- ja innovaatiolinja... 4 2.3. Tavaramerkki- ja mallilinja... 4 2.4. Yhdistys- ja säätiöasiat... 5 2.5. Tietohallinto... 5 2.6. Viestintä ja asiakaspalvelu... 6 2.7. Hallinto... 6 2.8. Tilintarkastajien valvonta... 6 3. Toimintalinjaukset... 6 3.1. Vaikuttavuus... 7 3.2. Toiminnallinen tuloksellisuus... 9 3.3. Riskienhallinta... 11 3.4. Määrärahat ja kehysehdotukset... 11
PRH/1366/20/2014 2 (12) Toiminta- ja talousitelma vuosille 2016 2019 1. Johdanto 2. Toimintaympäristön muutokset 2.1. Yritys- ja yhteisölinja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tehtävänä on edistää yrittäjyyttä, innovatiivisuutta ja yhteisöllistä toimintaa Suomessa ja kansainvälisesti. Tämän mukaisesti PRH myöntää toiminimien, tavaramerkkien ja keksintöjen teollisoikeudellisen suojan sekä luo yritysten, yhdistysten ja säätiöiden oikeudellisen perustan. PRH ylläpitää ja julkistaa kattavat yritys- ja yhteisötiedot yhteiskunnan käyttöön sekä tarjoaa asiakaslähtöisesti asiointi-, tieto- ja asiantuntijapalveluja. PRH myös valvoo säätiöitä sekä yritysten ja yhteisöjen rekisteröintivelvoitteen noudattamista. PRH:n toiminta- ja talousitelma (TTS) vuosille 2016-2019 on laadittu ottaen huomioon talousarviolain määräykset sekä työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) ohjeet. Suunnitelmassa esitetään näkemys viraston toimintaympäristön muutoksista, vaikuttavuuden ja toiminnallisen tuloksellisuuden tavoitteista sekä tehdään esitykset määrärahoista. Suunnittelukaudella PRH:n tavoitteena on edistää uutta ja kasvavaa yritystoimintaa, toimia arvostettuna yksinoikeuksien myöntäjänä ja sähköisen asioinnin edelläkävijänä. PRH myös saattaa rekistereissään olevat tiedot koko yhteiskunnan tehokkaaseen käyttöön. PRH toimii aktiivisesti konsernin yhteisissä toiminnallisissa sekä palvelutuotannon kehittämishankkeissa. PRH on nettobudjetoitu virasto ja sen toiminnan rahoitus perustuu asiakkailta perittäviin maksuihin. Yrityksiä ja yhteisöjä palvelevana virastona PRH:n rahoitus on riippuvainen talouden suhdanteista ja yritystoiminnan aktiivisuudesta. Normaalissa taloudellisessa tilanteessa PRH:n suoritteiden kysyntä on varsin vakaata. Talouskehityksen mahdollinen hidastuminen ittelukauden aikana vaikuttaisi muun muassa perustettavien yritysten määrään ja yritysten mahdollisuuksiin hakea ja pitää voimassa teollisoikeuksiaan. Ilmoitus- ja hakemusmäärien lasku sekä teollisoikeuksien ylläpidosta maksettavien maksujen väheneminen heikentäisivät viraston toiminnan rahoitusta. Talouden vaihteluista johtuvien epävarmuustekijöiden lisäksi PRH:n toimintaan ja rahoitukseen vaikuttavat ittelukaudella muutamat merkittävät rakenteelliset muutokset. Yhtenäispatentin voimaantulo pienentää toteutuessaan huomattavasti patenttien julkaisu- ja vuosimaksuista kertyviä tuloja. Samoin siirtyminen tietoluovutusten maksuttomuuteen vähentää PRH:n tietopalvelutuloja. Lisäksi säätiövalvontaa ei voida kokonaisuudessaan rahoittaa maksutuloilla. Muutoksista johtuva maksutulojen väheneminen tulee ottaa huomioon viraston määrärahoissa. Yritys- ja yhteisölinjan toimintaan vaikuttaa ittelukaudella erityisesti asiointipalvelujen ja toimintaprosessien laaja sähköistäminen. Kaupparekisteriasioinnin sähköistämistä edistetään yhteistyössä sekä Verohallinnon että TEM:n kanssa yrityksen perustajan palvelukokonaisuudessa, joka on osa valtiovarainministeriön koordinoimaa sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (SADe). Yhteistyö käsittää muun muassa sähköisen ilmoittamisen, yritysten sähköisen tunnistamisen ja perustamisen sekä valvontatoimet. PRH on mukana kansainvälisen tilinpäätösten laadintaan ja raportointiin tarkoitetun XBRL-standardin (extensible Business Reporting Language) käyttöönotossa. Tarkoituksena on, että XBRL-standartin käyttöönoton myötä tilinpäätöstiedot toimitetaan taas suoraan PRH:lle ja PRH tarjoaisi keskitetysti niistä tietopalvelua. XBRL:n käyttö tehostaa tilinpäätöstietojen julkaisemista, parantaa tilinpäätösten tietosisältöä sekä
PRH/1366/20/2014 3 (12) niiden sisältämien tietojen jalostamista. Tavoitteena on, että vuonna 2016 päättyviltä tilikausilta yritykset voivat toimittaa tilinpäätöstietonsa XBRL:n mukaisina. Kaupparekisteri-ilmoitusten sähköinen käsittelyjärjestelmä otettiin onnistuneesti käyttöön keväällä 2014. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) uusista sähköisen asioinnin palveluista osakeyhtiöiden edustamisilmoitusten tekeminen (esim. hallituksen jäsenten ilmoittaminen) valmistuu syksyllä 2014, ja muut sähköisen ilmoittamisen palvelut toteutetaan vuosien 2015-2017 aikana. Uusien palvelujen avulla saavutetaan hankkeisiin kytkeytyvät tuottavuustavoitteet sekä vastataan asiakkaiden palveluodotuksiin. TEM on esittämässä PRH:n paikallisviranomaisverkoston uudistamista selvittäneen työryhmän muistion pohjalta kauppa- ja yhdistysrekisteriasioiden vastaanoton, käsittelyn ja neuvonnan keskittämistä kokonaisuudessaan PRH:lle. Maistraattien ja ELYkeskusten toiminta paikallisviranomaisina lakkaisi, mutta ilmoituksia voisi edelleen toimittaa Verohallinnon toimipisteisiin. Jatkossa kaikki asunto-osakeyhtiöiden ilmoitukset käsiteltäisiin PRH:ssa, mikä merkitsee 12,5 henkilötyövuoden resurssitarvetta. Tavoitteena on, että muutokset tulevat voimaan syyskuussa 2015. Toinen ehdotus, joka toteutuessaan vaikuttaisi PRH:n toimintaan, on vaikuttavuus- ja tuloksellisuus-ohjelman yhteydessä tehty ehdotus perusrekisterien hallinnon ja ohjauksen uudelleen järjestämisestä. Tämän ehdotuksen tarkempi sisältö ja aikataulu ovat kuitenkin vielä avoinna. Hallitusohjelmassa edellytetään julkisten tietoaineistojen maksuttomuutta, tiedonluovutuskäytäntöjen helpottamista ja rekisteritietojen entistä joustavampaa viranomaiskäyttöä muun muassa harmaan talouden torjumiseksi. Nykyisin PRH saa maksutuloja erityisesti kaupparekisterin tietopalveluista. Vuonna 2013 maksutulot olivat yli kolme miljoonaa euroa. Mikäli tietoluovutusten maksuttomuus toteutuu, tästä johtuva viraston toiminnan rahoitusvaje sekä maksutonta tietoluovutusta tukevien järjestelmärajapintojen rakentamiskulut tulee kattaa budjettirahoituksella. Tietoluovutuksia iteltaessa tulee myös varmistaa, ettei tietojen maksuton jakelu vaaranna PRH:n rekistereissä olevien henkilöiden tietosuojaa. EU:n yritys- ja yhtiöoikeudellisilla direktiiveillä pyritään harmonisoimaan yhtiöoikeuden säädöksiä unionin sisällä, edistämään ylikansallista yritystoimintaa ja helpottamaan mikroyritysten hallinnollista taakkaa. Komission keväällä 2011 julkistama direktiiviehdotus kaupparekisterien yhteen liittämiseksi sisältää useita eri toimenpiteitä rekisterien välisen tiedonvaihdon ja rekisteristä saatavan tietopalvelun parantamiseksi. Näiden toimenpiteiden toteuttamisessa tulisi PRH:n näkemyksen mukaan hyödyntää European Business Registerin (EBR) tietopalvelua, jossa jo valtaosa talousalueen jäsenvaltioista on mukana. PRH aloitti vuoden 2014 alusta toiminnan kansainvälisten LEI-yhteisötunnusten jakelijana Suomessa. Kansainvälisellä LEI-yhteisötunnuksella (Legal Entity Identifier) tarkoitetaan maailmanlaajuista, eri viranomaisten yhteishankkeena muodostettua yhteisötunnusta, jonka avulla on mahdollista tunnistaa kansainvälisillä finanssimarkkinoilla toimivat yritykset ja yhteisöt. LEI-yhteisötunnusten hakemisen odotetaan kasvavan, kun sen käyttö muuttuu pakolliseksi finanssimarkkinoihin liittyvässä raportoinnissa. Euroopan talousalueella ollaan avaamassa ja harmonisoimassa arvopaperimarkkinoita. VM:n asettama työryhmä on selvittänyt toimenpiteitä, joihin Suomessa tämän johdosta olisi ryhdyttävä. Koska osakkeiden omistajia koskeva tieto on hajaantumassa jatkossa eri jäsenvaltioihin eikä suomalaisten omistuksia koskevia tietoja ole enää saatavissa arvopaperikeskuksen pitämästä rekisteristä, työryhmä ehdottaa perustettavaksi uuden julkisen rekisterin. Rekisteriä ylläpitäisi PRH. Siihen kerättäisiin neljä kertaa vuodessa tiedot suomalaisista osakkeenomistajista, joiden omistus on yli 500 osaketta julkisesti noteeratusta suomalaisesta osakeyhtiöstä.
PRH/1366/20/2014 4 (12) 2.2. Patentti- ja innovaatiolinja 2.3. Tavaramerkki- ja mallilinja Olennaisin muutos patentti- ja innovaatiolinjan toiminnassa on yhtenäispatenttijärjestelmän voimaantulo ittelukaudella. EU:n huippukokous hyväksyi kesäkuussa 2012 yhtenäispatenttia koskevan asetuksen ja siihen liittyvän tuomioistuinjärjestelmän. EU-parlamentti hyväksyi asetuksen joulukuussa 2012. Tämän lisäksi yhtenäispatenttijärjestelmän voimaantulo vaatii vielä 13 jäsenvaltion ratifioinnin. Jäsenvaltioiden tulee tehdä päätökset myös muun muassa patenttien vuosimaksujen tasosta ja niiden jakoperusteista yhteistyössä mukana olevien valtioiden kesken. Tässä vaiheessa on vaikea arvioida, milloin yhtenäispatenttijärjestelmä alkaa täysimääräisesti vaikuttaa PRH:n toimintaan. Tämän hetkisen arvion mukaan järjestelmä tulisi voimaan aikaisintaan vuonna 2016. PRH on ittelussaan ottanut huomioon vaihtoehdon, että yhtenäispatenttijärjestelmä otetaan käyttöön vuoden 2016 puolivälissä. Tällöin PRH:n saamat tulot vuosina 2016-2019 pienenisivät erityisesti patenttien julkaisumaksutulojen vähenemisen myötä. Myös eurooppapatenteista saatavat vuosimaksutulot alkaisivat tällöin laskea. Haasteena on, miten PRH:n asema ja resurssit tutkivana patenttiviranomaisena turvataan, kun nämä maksutulot olennaisesti vähenevät. Kotimaiset patentin hakijat ovat ilmaisseet tarvitsevansa kansallisen patenttihakemuksen ensimmäisen teknisen välipäätöksen nykyistä selvästi nopeammin, alle kuudessa kuukaudessa. Lisäksi koska PPH (Patent Prosecution Highway) -reitin hyödyntäminen edellyttää positiivisen välipäätöksen saamista kymmenessä kuukaudessa, ja koska myönteinen päätös voidaan useimmiten antaa vasta toisessa välipäätöksessä, tulisi myös toinen välipäätös voida antaa nykyistä nopeammin. Jotta näihin asiakastarpeisiin voidaan vastata, PRH:n tulee lyhentää käsittelyaikoja ja kehittää käytäntöjään pikaisesti. PRH varautuu yhtenäispatentin voimaantuloon muun muassa vahvistamalla asemaansa kansainvälisenä tutkivana patenttiviranomaisena sekä luomalla yhteistyöjärjestelyjä muiden kansainvälisten tutkivien viranomaisten kanssa. PRH on kansallisessa hakemusprosessissa ottanut englannin käyttöön virallisena prosessikielenä, mikä tukee kansainvälistä yhteistyötä patenttiasioissa. Kilpailuasemaa parannetaan kehittämällä sähköisiä palveluja edelleen ja tekemällä jatkossakin laadukasta tutkimustyötä. Myös toiminnan kustannusten hallintaan kiinnitetään huomiota. Tavaramerkki- ja mallilinjan toimintaan vaikuttavat ittelukaudella tavaramerkkilainsäädännön muutokset. EU:ssa aloitetaan syksyllä 2014 EU:n toimielinten väliset kolmikantaneuvottelut Euroopan Neuvoston työryhmän valmistelemien tavaramerkkiasetusta ja -direktiiviä koskevien kompromissiehdotusten pohjalta. Näillä näkymin Suomelle tärkeimmät neuvottelutavoitteet näyttävät tulleen hyväksytyiksi. Erityisen merkityksellistä Suomen kannalta on se, että kansalliset virastot voivat jatkaa ehdollisten (relatiivisten) rekisteröintiesteiden tutkintaa ja palvella edelleen suomalaista asiakaskuntaa sen toiveiden mukaisesti. Muutokset EU-lainsäädäntöön tulevat todennäköisesti voimaan ittelukauden alkupuolella. Jäsenvaltioilla on tavaramerkkidirektiivin voimaan tulosta kolme vuotta aikaa saattaa oma lainsäädäntönsä direktiivin mukaiseksi. Sen lisäksi kansallisen tavaramerkkilain rakennetta kehitetään, ja se saatetaan vastaamaan Euroopan Unionin tuomioistuimen tulkintalinjauksia. Lakiuudistus selkeyttää tavaramerkkien ratkaisukäytäntöjä. Jo pitkään on ollut nähtävissä, että kansainvälisillä markkinoilla toimivat yritykset eivät enää hae kansallisia rekisteröintejä yhtä usein kuin aikaisemmin. Vaikka kansallisten hakemusten määrä on ainakin jossain määrin riippuvainen yleisestä taloudellisesta ti-
PRH/1366/20/2014 5 (12) 2.4. Yhdistys- ja säätiöasiat 2.5. Tietohallinto lanteesta, erityisesti pk-sektorin tietoisuutta yksinoikeuksien merkityksestä on lisättävä myös viraston omin toimenpitein. Varsinkin uusi yritystoiminta tarvitsee kasvaakseen ja kehittyäkseen yksinoikeuksien tarjoamaa suojaa ja mahdollisuuksia. PRH etsii keinoja yksinoikeuksien kysynnän lisäämiseksi ja tiivistää siksi yhteistyötä elinkeinoelämän ja alan muiden toimijoiden kanssa. Vuoden 2014 aikana virastossa otetaan käyttöön tavaramerkki- ja malliasioiden uusi käsittelyjärjestelmä, jonka kehitystyö on tehty yhdessä Euroopan yhteisön sisämarkkinoiden harmonisointiviraston (OHIM) kanssa ja pääosin sen yhteistyörahaston rahoituksella. Järjestelmä mahdollistaa entistä sujuvamman ja kustannustehokkaamman toiminnan. Viraston tavoitteena on tarjota tavaramerkki- ja malliasioissa kokonaisvaltaiset sähköiset asiointi- ja tietopalvelut vuoden 2015 loppuun mennessä. Sähköisten palvelujen lisäksi viraston asiantunteva palvelu ja lyhyet käsittelyajat mahdollistavat kansainvälisesti kilpailukykyisen palvelukokonaisuuden Suomessa. Yhdistys- ja säätiöasioissa rekisterien hallinta ja ylläpito sekä säätiövalvonnan toteuttaminen organisoidaan uudelleen siten, että yhdistys- ja säätiöasiat siirtyvät osaksi yritys- ja yhteisölinjan tehtäviä viimeistään 1.1.2015 alkaen. Organisaatiouudistuksella tavoitellaan työn entistä tehokkaampaa hoitamista ja rekisterien parempaa kustannusvastaavuutta. Uusien yhdistysten ja säätiöiden perustaminen pysynee ittelukaudella nykyisellä tasolla eikä muissa rekisteri-ilmoituksissa ole odotettavissa merkittävää kasvua tai vähennystä. Käsittelyajat lyhentyvät vastaamaan yhdistys- ja säätiötoiminnan käytännön tarpeita aikaisempaa paremmin. Tämä toteutetaan sähköisten palveluiden käsittelyprosessien jatkuvalla kehittämisellä. Yhdistys- ja säätiöasioiden rekisteritietoja avataan yleisesti ja maksuttomasti saataville nykyistä laajemmin. Tietojen avaamisessa turvataan henkilötietojen ja yksityisyyden suoja. Avoimella tiedolla lisätään yleistä tietoisuutta yhdistys- ja säätiöasioista sekä edistetään rekisteritietojen ajantasaisuutta. Oikeusministeriö valmistelee säätiölain kokonaisuudistusta, jonka on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2015 aikana. Uusi säätiölaki poikkeaa voimassa olevasta laista merkittävästi säätiörekisteriin merkittävien asioiden osalta. Tämä edellyttää säätiöasioiden rekisterikäsittelyn tarkistamista vastaamaan lain vaatimuksia sekä säätiöasioiden käsittelyjärjestelmän uudistamista. Rekisteriviranomaisen käytännöt ja järjestelmäuudistukset toteutetaan lain vaatimuksien mukaisiksi ennen uuden lain voimaantuloa. Uudella lailla parannetaan säätiövalvonnan mahdollisuuksia ja edellytyksiä viranomaisyhteistyöhön. Laki mahdollistaa valvonnan toteuttamisessa muun muassa laajan tietojen vaihdon eri viranomaisten välillä. PRH:n osaamista ja tehokkuutta valvontaviranomaisena parannetaan uudella organisaatiolla ja henkilöstön lisäkoulutuksella. Kaikille yhdistyksille annetaan ittelukauden aikana Y-tunnus, ja eri yhteisörekisterien välistä tietojen vaihtoa parannetaan. Tarve ja mahdollisuudet yhdistysten tilinpäätösten julkiseksi rekisteröimiseksi arvioidaan. Yhdistysrekisteristä poistetaan erillislailla toimimattomat yhdistykset ja yhdistyslakiin lisätään pysyvät määräykset toimimattomien yhdistysten poistamisesta yhdistysrekisteristä. Valtionhallinnon it-toimintojen kokoaminen muuttaa tietohallinnon toimintaympäristöä merkittävästi lähivuosina. Perustietotekniikan Valtori-siirtoprojekti käynnistyy loppuvuonna 2014 ja valtion yhteisiä palveluja otetaan jatkuvasti lisää käyttöön. Koska myös tietoturvavaatimukset kohoavat, PRH vahvistaa tietoturvaosaamistaan ja valmiuksiaan osana valtionhallinnon kyberturvallisuus- ja tietoturvatyötä.
PRH/1366/20/2014 6 (12) 2.6. Viestintä ja asiakaspalvelu 2.7. Hallinto 2.8. Tilintarkastajien valvonta 3. Toimintalinjaukset Strategiansa mukaisesti PRH osallistuu aktiivisesti yhteisten palvelujen kehittämiseen kansallisella ja eurooppalaisella tasolla. PRH käyttää palvelujen tuottamiseen AHTipalvelualustaa, Verohallinnon ja PRH:n yhteistä YTJ-alustaa ja jatkossa palveluväylään liitettäviä yhteisiä palveluita, kuten tunnistautumista, asiointitilejä, Vetumaa ja tietoturvapalveluja. PRH on aktiivisesti mukana eurooppalaisessa järjestelmäkehitysyhteistyössä EU:n sisämarkkinoiden harmonisointiviraston (OHIM), Euroopan patenttiviraston (EPO) ja kaupparekisteriasioissa European Business Registerin (EBR) kanssa. Asiakkaat odottavat PRH:n palveluilta laadun ja luotettavuuden lisäksi ennen kaikkea asioinnin helppoutta ja nopeutta. Vuoden 2014 alussa aloittanut PRH:n uusi yhteinen asiakas- ja tietopalveluyksikkö antaa perustason neuvontaa ja tietopalvelua kaikissa PRH-asioissa yhdeltä luukulta, mikä on asiakkaille aikaisempaa selkeämpää ja yksinkertaisempaa. Myös viraston työn kannalta on tehokkaampaa, että asiakaspalvelua voidaan kehittää yhtenä kokonaisuutena. Päätavoitteena on ohjata asiakkaat käyttämään entistä laajemmin ensisijaisesti PRH:n sähköisiä asiointi- ja tietopalveluja, mikä edellyttää sekä verkkopalvelujen lisäämistä että nykyisten palvelujen käytettävyyden parantamista. Tämä tullaan tekemään yhteistyössä palvelujen käyttäjien kanssa. PRH:n palvelujen kysynnän lievän heikentymisen vuoksi patenttien, tavaramerkkien ja mallisuojan asiakastyötä aktivoidaan ja markkinointia kohdennetaan ja tehostetaan ittelukauden aikana. Viraston nykyisen toimitilan vuokrasopimus päättyy vuoden 2017 lopussa. PRH:n tavoitteena on valtion toimitilastrategian linjausten mukaisesti tehostaa tilankäyttöä ja alentaa toimitilakustannuksia sekä lisätä tuloksellisen työn tekemistä tukevia ratkaisuja. Suunnittelukaudella jatketaan henkilöstö- ja taloushallinnon prosessien sähköistämistä tavoitteena toiminnan edelleen tehostaminen. Uutena tehtävänä PRH:lle on esitetty tilintarkastajien valvontaa. Tilintarkastusvalvonnassa toimisi ehdotuksen mukaan virkamiesyksikkö ja valtioneuvoston nimittämä tilintarkastuslautakunta. Valvontajärjestelmän muutoksen on määrä tulla voimaan vuoden 2016 alusta. Toiminta on tarkoitus rahoittaa perittävillä maksuilla. Asiaa valmistellut työryhmä arvioi tilintarkastajien valvontatehtävän resurssitarpeeksi 17 henkilötyövuotta. TEM:n konsernistrategian periaatteiden mukaisesti PRH syventää vuorovaikutusta sidosryhmien kanssa tavoitteiden ja toiminnan yhdensuuntaistamiseksi, uudistaa rakenteitaan ja toimintatapojaan sekä keskittyy kaikessa tekemisessä olennaiseen. Viraston organisaatio ja toimintamalli perustuvat asiakkaiden tarpeiden tunnistamiseen ja niiden oikea-aikaiseen täyttämiseen. Palveluprosessien lähtökohtana on asiakkaalle tuotettava lisäarvo. PRH parantaa toimintojensa tehokkuutta keskittymällä erityisesti toimintaprosessien sujuvoittamiseen sekä tietojärjestelmien että asiointipalveluiden kehittämiseen. Asiantuntijaviraston edellyttämä korkea osaamistaso varmistetaan määrätietoisella johtamisen ja henkilöstön taitojen kehittämisellä sekä ennakoivilla, muuttuvia tarpeita vastaavilla rekrytoinneilla.
PRH/1366/20/2014 7 (12) Vuonna 2014 aloitetun sidosryhmätyön kehittämishankkeen tuloksena PRH kohentaa ittelukaudella sidosryhmätyötään ja -viestintäänsä. Tavoitteena on muun muassa parantaa PRH:n palvelujen tunnettuutta, tiivistää yhteistyötä tärkeimpien sidosryhmien kanssa sekä luoda uusia keinoja entistä vaikuttavammalle vuorovaikutukselle. Tärkeimpien sidosryhmien kanssa tavoitellaan aitoa kumppanuutta, joka mahdollistaa molempien organisaatioiden asiakkaita hyödyttävän yhteisen palvelukehityksen. Kullekin tulosalueelle on nimetty sidosryhmävastaavat, joiden tehtävänä on pitää yllä yhteistyösuhteita ja muun muassa kartoittaa sidosryhmien ja PRH:n yhteiset toiminnalliset ja asiakashyödyt. Lisäksi ittelukaudella parannetaan muun muassa keskeisenä asiointi- ja informaatiokanavana käytetyn prh.fi-sivuston palvelevuutta. Myös Verohallinnon ja PRH:n yhteinen ytj.fi-sivusto uudistetaan kokonaisuudessaan. Suunnittelukaudella hallinnonalan virastojen palveluprosessit ja muun muassa tietopalvelujen tarjonta yhdentyvät TEM:n vuonna 2012 hyväksytyn tietohallintostrategian mukaisesti. Toimijoiden synergiaetuja hyödynnetään, ja TEM-konsernin yhteiseen käyttöön tuleva asiakastieto pohjautuu olemassa olevan perustiedon - muun muassa PRH:n yritystietojen - hyödyntämiseen. Konkreettiset toimenpidetavoitteet: PRH parantaa rekisteriensä välistä tietojen vaihtoa siten, että asiakkaalta riittää yksi ilmoitus muuttamaan samoja tietoja PRH:n hallinnoimissa eri rekistereissä. PRH avaa tietovarantojaan avoimen tiedon periaatepäätösten mukaisesti asiakaslähtöisesti ja ottaen huomioon viraston kustannusvastaavuuden vaatimukset. PRH arvioi ulkoistettujen palveluostojen toimivuutta suhteessa itse toteutettaviin tehtäviin prosessien kehittämisessä. PRH:n tehtävät toteutetaan mahdollisimman kustannustehokkaasti ja joustavilla prosesseilla. Käsittelyprosesseissa pyritään mahdollisimman lyhyeen vasteaikaan asiakkaalle. PRH luo sidosryhmiensä kanssa aitoja kumppanuuksia, joiden avulla yhteisille asiakkaille toteutetaan uusia palveluja. 3.1. Vaikuttavuus TEM:n strategiassa painotetaan yritystoiminnan edistämistä ja innovaatioita. Erityisesti TEM:n strategian tavoitelinjaus Edistämme korkean arvonlisän uutta, kasvavaa ja vientiin suuntautuvaa yritystoimintaa on PRH:n toiminnan kannalta keskeinen. Tämän vaikuttavuustavoitteen edistämiseksi PRH on vahvistanut strategiset tavoitteensa seuraavasti: Edistämme uutta ja kasvavaa yritystoimintaa sekä tuemme yhdistysten ja säätiöiden toimintaedellytyksiä PRH tarjoaa helpon ja luotettavan tavan yritysten, yhdistysten ja säätiöiden rekisteröintiin sekä teollisoikeuksien suojaamiseen. Viraston sähköiset tietopalvelut tukevat monipuolisesti yritysten ja yhteisöjen toimintaa. PRH:n toimintaa kehitetään yhteistyössä kumppaniverkoston kanssa. Tavoitteena on tuottaa PRH:n palvelut asiakaslähtöisesti siten, että eri viranomaisten palveluprosessit sovitetaan asiakkaan prosesseihin ilman hallinnonalarajoitteita.
PRH/1366/20/2014 8 (12) Olemme arvostettu yksinoikeuksien myöntäjä Olemme sähköisen asioinnin edelläkävijä Tietomme ovat tehokkaassa käytössä Olemme yksi ja yhtenäinen PRH Virasto selvittää keksintöjen uutuuden ja keksinnöllisyyden. PRH tutkii myös tavaramerkkien rekisteröintikelpoisuuden ja yritysten toiminimien soveltuvuuden. PRH varmistaa laatusertifikaattien mukaisella toiminnalla, sisäisillä ja ulkoisilla auditoinneilla sekä aktiivisella kansallisella ja kansainvälisellä benchmarkingilla, että palvelujen laatu ja sisältö sekä käsittelyn nopeus ansaitsevat asiakkaiden ja muiden sidosryhmien arvostuksen. Tavoitteena on, että asiakas valitsee mahdollisimman usein PRH:n yksinoikeuksien myöntäjäksi kansainvälisessä toimintakentässä. Toiminimen merkityksen korostaminen yhtenä IPR-oikeutena ja keskeisenä brändin peruselementtinä lisää toiminimitutkimuksen laatuvaatimuksia. Laadukas nimitutkimus varmistetaan kehittämällä toimintaprosesseja edelleen. PRH:n sähköisen asioinnin toteutusmallina on olla yhteisten, avointen ratkaisujen varhainen hyödyntäjä ja ketterän kehittämisen osaaja. Sähköisten palvelujen kehittämisohjelma eprh koordinoi viraston sähköisten asiointi- ja tietopalvelujen ittelua, toteutusta sekä edelleen kehittämistä. eprh:n toteutuminen varmistetaan hallintamallilla, jota viraston hankesalkku ja projektimalli tukevat. PRH on mukana myös hallinnonalan yhteisen sähköisen palvelualustan kehitystyössä ja käyttöönotossa. Virasto osallistuu aktiivisesti yhdessä eurooppalaisten IPR-virastojen kanssa verkkoasioinnin ja tietojärjestelmien kehitystyöhön, esimerkkeinä sähköisen patenttiasioinnin toteuttaminen sekä tavaramerkkien ja mallien sähköisten asiointi-, käsittely- ja tietopalvelujärjestelmien kehittäminen. PRH huolehtii rekisteritietojensa kattavuudesta ja ajantasaisuudesta. Tavaramerkkien ja mallisuojien EU-yhteiskäyttöiset tietopalvelut lisäävät asiakkaiden tietoisuutta kansallisista teollisoikeuksista. PRH:n rekisteritiedot ovat prh.fi-sivuston kautta jo hyvin kattavasti tarjolla asiakkaille, ja viraston uudistettu markkinointikonsepti tukee niiden tunnettuutta ja löydettävyyttä. eprh-ohjelman osana viraston avoimen tiedon tarjontavalmiutta ja palvelumallia kehitetään. Kaikkien rekisteritietojen tarjoaminen maksutta yhteiskunnan käyttöön edellyttää kuitenkin korvaavan rahoituksen saamista PRH:lle sekä henkilötietojen suojan huomioon ottamista. PRH:n sisäiset strategiset tavoitteet toimivat edellä esitettyjen neljän ulkoisen strategisen tavoitteen mahdollistajina ja tukevat niissä onnistumista. Viraston johtamis- ja toimintajärjestelmää parannetaan katselmoimalla viraston parhaat käytännöt ja yhtenäistämällä ne soveltuvin osin. PRH:n prosessikokonaisuutta kehitetään muun muassa luomalla toimintamalli viraston resurssien tarkoituksenmukaiselle ja joustavalle käytölle. Viraston kehittämiskokonaisuuden organisointi arvioidaan osana johtamisjärjestelmän kehittämistä. PRH ottaa käyttöön tiivistä sisäistä yhteistyötä ja yhtenäisempiä prosesseja edistäviä toimintatapoja, muun muassa luomalla yhden luukun toimintamallin asiakas- ja tietopalveluille ja kehittämällä viraston tietojärjestelmiä osana eprh-ohjelmaa sekä kokonaisarkkitehtuuria. Työyhteisöviestinnän kehittäminen ja tyky-toiminta tukevat viraston yhtenäisyyttä ja yhteisöllisyyttä. Vuonna 2013 kokonaan uudistettua intranet-sivustoa kehitetään edelleen, jotta se palvelee PRH-kokonaisuutta mahdollisimman hyvin myös tulevaisuudessa.
PRH/1366/20/2014 9 (12) Toimimme kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti PRH keskittyy kaikessa toiminnassaan oleelliseen, karsii turhia työvaiheita sekä kehittää tehokkaampia työtapoja. PRH:n prosessikokonaisuutta sekä erillisiä prosesseja arvioidaan ja kehitetään asiakkaan tarpeista lähtien ja sisäinen tehokkuus huomioon ottaen. Keskeisenä tavoitteena on käsittelyaikojen selkeä lyhentäminen. Avointen tietojärjestelmäratkaisujen hyödyntämisellä nopeutetaan sovelluskehitystä, vähennetään toimittajariippuvuutta ja parannetaan kustannustehokkuutta. Toimimalla aktiivisesti eurooppalaisissa yhteistyöprojekteissa säästetään tietojärjestelmien investointikustannuksissa ja nopeutetaan palvelujen käyttöönottoa. Myös viraston oman tietojärjestelmäkehitysosaamisen laajempi hyödyntäminen yli yksikkörajojen on tärkeää. Kustannustehokkuutta parannetaan lisäämällä keskitettyjen perustietotekniikkapalvelujen hankintaa. Meillä on osaavin henkilöstö ja esimerkillinen esimiestoiminta 3.2. Toiminnallinen tuloksellisuus Henkisten voimavarojen kehittäminen on itelmallista ja sitä arvioidaan säännöllisesti PRH:n henkilöstöstrategian mukaisesti osana viraston strategista vuosikelloa. Johtaminen on tavoitteellista, arvostavaa ja oikeudenmukaista, millä varmistetaan työn mielekkyys myös muutostilanteissa. Esimiesten säännölliset arvioinnit ovat osa esimiesten ja johtajien tavoitteellista koulutus- ja valmennusohjelmaa. PRH:n toiminnan päämääränä on tyytyväinen asiakas. Motivoitunut ja sitoutunut henkilökunta on avain tuloksekkaaseen toimintaan. Virasto ylläpitää, kehittää ja jakaa osaamistaan. Osaamiskartoituksen avulla tunnistetaan tulevaisuuden ydinosaamistarpeet ja niiden edellyttämät työntekijöiden kehitys- ja urapolut. Työntekijöitä kannustetaan tehtäväkiertoon, mikä on osa henkilökohtaista oppimista ja osaamisen jakamista organisaatiossa. Rekrytoinneissa kiinnitetään erityistä huomiota parhaiden osaajien löytämiseen, ja hyvällä henkilöstöpolitiikalla varmistetaan heidän pysymisensä viraston palveluksessa. Perehdyttäminen perustuu itelmallisuuteen ja on pitkäjänteistä. PRH ottaa toiminnassaan huomioon taloudellisen toimintaympäristön ja alan kansainvälisten toimintajärjestelmien muutosten vaikutukset asiakkaiden käyttäytymisessä ja palvelujen kysynnässä. Mahdollisimman tarkka kysynnän ennakointi on tärkeää viraston tulorahoituksen sekä tehokkaan resurssien käytön kannalta. Kustannustietoisuus on perusperiaate kaikessa PRH:n toiminnassa, erityisesti tietojärjestelmien kehityshankkeissa. Virasto varmistaa palvelujen ja päätösten laadun hyödyntämällä sertifioituja laatujärjestelmiä (ISO 9001) sekä laatuarviointimallien (EFQM/CAF) kriteerejä. PRH edistää prosessiorganisaation mukaisia käytäntöjä yhtenäisillä toimintatavoilla, viestinnällä, koulutuksella sekä tulosaluerajat ylittävällä yhteistyöllä. PRH:n vaikuttavuustavoitteiden saavuttaminen edellyttää tuloksellista toimintaa. Asiakkaiden tyytyväisyyttä viraston palveluihin mitataan vuosittaisen asiakaskyselyn avulla. Kyselyn tuloksia hyödynnetään toiminnan ja palvelujen kehitystyössä. PRH on määritellyt prosessimittarit, joista keskeisimmät ovat työn tuottavuus, yksikkökustannusten muutos sekä käsittelyajat.
PRH/1366/20/2014 10 (12) 2014 tulossop 2015 TAE 2016 2019 2013 toteuma Asiakastyytyväisyys Asiakasarvio (1-5) 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 Työn tuottavuus Tuottavuuden muutos +1,3 % +2,0 % +2,0 % +1,0 % +1,0 % Taloudellisuus Yksikkökust. muutos +2,4 % +2,0 % +2,0 % + 1,0 % + 1,0 % Taulukko 1. PRH:n toiminnallisen tuloksellisuuden mittarit Käsittelyaika on käsittely- ja tutkimusprosessien palvelutasoa kuvaava mittari. Seuraavassa taulukossa on esitetty PRH:n tulossopimukseen sisältyvät käsittelyaikamittarit sekä tavoitteet. Näiden mittareiden lisäksi PRH asettaa sisäisesti käsittelyaikatavoitteet kaikille keskeisille palveluilleen. 2013 toteuma 2014 tulossop 2015 TAE 2016 2019 Patenttiasiat - Kansalliset patenttihakemukset (v) 2,6 2,4 2,4 2,2 2,2 - PCT-tutkimukset määräajassa (%) 75,4 80 85 90 90 Kansalliset tavaramerkkihakemukset (kk) 3,6 5,0 4,0 4,0 3,0 Kaupparekisteri-ilmoitukset, ei korjauskeh (pv) 10,8 8 7 6 5 Kaupparekisteri-ilmoitukset, kaikki (pv) 13,8 - - 9 8 Yrityskiinnityshakemukset (pv) 3,8 5 5 5 5 Yhdistysten perustamisilmoitukset (pv) 52 60 40 35 30 Taulukko 2. Keskimääräiset käsittelyajat Sähköisen asioinnin lisääntyminen lisää PRH:n vaikuttavuutta. Asioiden sähköisen vireillepanon arvioidaan kehittyvän seuraavasti: %-osuus 2013 toteuma 2014 tulossop 2015 TAE 2016 2019 Patenttiasiat 92,5 90 90 92 92 Tavaramerkkihakemukset 55,3 60 75 80 90 Kaupparekisteri-ilmoitukset *) 57,9 65 75 80 90 Yhdistysilmoitukset 59,9 60 65 70 80 *) sisältää tilinpäätösilmoitukset Taulukko 3. Sähköisen vireillepanon osuus Henkilöstötarve PRH:n asiantuntijatehtävissä pysynee lähivuosina ennallaan. Sen sijaan avustavissa tehtävissä tarve tulee supistumaan sähköisten asiointipalvelujen lisääntyessä ja käsittelyprosessien automatisoituessa. Kansainväliset patenttialan so-
PRH/1366/20/2014 11 (12) pimukset edellyttävät, että PCT-tutkimusten tekemiseen taataan riittävät tutkijaresurssit, jotta hakemukset voidaan käsitellä tavoitteiden mukaisissa ajoissa. TEM:ssä on valmisteilla lakimuutos maistraattien ja ELY-keskusten kaupparekisteri-, asuntoosakeyhtiö- ja yhdistysasioihin liittyvien tehtävien siirtämisestä PRH:lle vuoden 2015 aikana. Lisäresurssitarpeeksi on arvioitu 12,5 henkilötyövuotta. Lisäys on huomioitu taulukon 4 henkilötyövuosissa. 2013 toteuma 2014 tulossop 2015 TA 2016 2019 Henkilötyövuodet 416,4 412 412 397 377 Taulukko 4. PRH:n henkilötyövuodet 3.3. Riskienhallinta 3.4. Määrärahat ja kehysehdotukset PRH:n henkilöresurssitarve muuttuu yllä esitetystä itelmasta, mikäli ministeriötasolla valmisteilla olevat hankkeet ja ehdotukset uusista tai siirtyvistä tehtävistä toteutuvat. Vuoden 2016 alusta aloittavaksi itellun tilintarkastajavalvonnan vuosittaiseksi työmääräksi arvioidaan 17 henkilötyövuotta. Tämä arvio ei sisälly taulukon 4 lukuihin. Uuden säätiölain valmistelu on oikeusministeriössä vielä kesken ja resurssitarpeet tarkentuvat valmistelun edetessä. Säätiölain on iteltu tulevan voimaan vuonna 2015. Lisäksi vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman yhteydessä tehty ehdotus perusrekisterien toimintamallin uudistamisesta saattaa toteutuessaan vaikuttaa PRH:n yllä esitettyyn henkilöresurssitarpeeseen. PRH määrittelee riskin joko toimintaa uhkaavana tekijänä tai toimintaa tukevana käyttämättömänä mahdollisuutena. Riskienhallinta on osa määräaikaisittelun prosessia. PRH on riskianalyysissä tunnistanut ittelukauden strategisiin tavoitteisiin ja menestystekijöihin liittyvät riskit ja arvioinut sekä priorisoinut riskit avainriskeiksi kustannus-hyötynäkökulmasta. PRH on niin ikään määritellyt avainriskeille riskiluokat, vastuuhenkilöt ja hallintamenettelyt sekä vastaamistoimenpiteet aikatauluineen. PRH:n strategiset avainriskit ovat: Asiakkuudet ja sidosryhmät: PRH:n rooli yritys- ja yhteisötoiminnan edistäjänä ja yksinoikeuksien myöntäjänä sekä palvelujen tunnettuus, kysyntä ja laatu Yhteiskunnalliset muutokset: Toimintaympäristön muutosten vaikutus viraston tehtäviin, tulorakenteeseen ja budjettiin Tietojärjestelmät: eprh-ohjelman läpivienti, tietoturvallisuus, tietojärjestelmien rahoitus ja yhteentoimivuus Henkilöstö: Osaaminen, motivaatio, hyvinvointi työssä ja johtaminen Yhtenäispatentin arvioitu voimaantulo alentaa vuodesta 2016 lähtien patenteista saatavia tuloja merkittävästi. Voimaantulon aikatauluun liittyy kuitenkin vielä epävarmuustekijöitä. Erityisesti tuomioistuinjärjestelmä ja vuosimaksutulojen lopulliset jakoperusteet jäsenmaiden kesken ovat toistaiseksi sopimatta. Yhtenäispatentin tuleva vuosimaksutaso, Suomen osuus vuosimaksutuloista sekä kysyntätekijät vaikuttavat lopulliseen määrärahatarpeeseen. Mikäli yhtenäispatenttijärjestelmä tulee voimaan vuonna 2016, se vähentää arvion mukaan viraston maksutu-
PRH/1366/20/2014 12 (12) lokertymää vasta vuodesta 2017 lähtien 1,3 miljoonaa euroa julkaisumaksujen alenemisen vuoksi. Myöhemmin ittelukaudella myös vuosimaksujen määrä vähenee siten, että ittelukauden lopussa yhtenäispatenttijärjestelmän aiheuttama maksujen alenema olisi yhteensä jo noin 4,1 miljoonaa euroa. Tämä edellyttää budjettitukea kansallisen tutkivan patenttiviranomaistehtävän ylläpitämiseksi. Kustannusvaikutukset tarkentuvat, kun yhtenäispatentin vuosimaksutaso ja jakosuhteet jäsenvaltioille selviävät samoin kuin järjestelmän todellinen aloitusaika sekä käyttöaste Valtioneuvoston 3.3.2011 tekemän periaatepäätöksen mukaisesti viranomaisten tietoluovutukset olisivat jatkossa pääsääntöisesti maksuttomia käyttäjille. Maksujen perimisestä valtionhallinnon sisällä sekä kuntien ja valtionhallinnon välillä myös luovutaan. PRH:n itelmat perustuvat oletukselle, että tietoluovutusten maksutulot menetetään portaittain vuoden 2014 alusta ja tulonmenetykset korvataan vastaavan suuruisella määrärahalla valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti. TEM:n vuonna 2009 antaman asetuksen mukaan PRH perii omakustannusarvoa alhaisemman maksun säätiöasioiden suoritteista. Alijäämän kattamiseksi laissa säätiöiden valvontamaksusta on säädetty erillinen valvontamaksu, jonka määrärahaa lisääväksi vaikutukseksi on arvioitu 500 euroa. Kehysehdotukseen on esitetty säätiövalvontamaksun korottamista 550 euroon, joka paremmin vastaa kerätyksi arvioitua maksukertymää. PRH:n suoritteiden maksullisuutta koskevan maksuasetuksen mukaan PRH:n yhdistysasioista perittävien maksujen ei tarvitse olla kustannusvastaavia. Vuoden 2015 määrärahataso 1 247 euroa riittänee kattamaan yhdistysasioiden alijäämän ittelukaudella. PRH ehdottaa yhdistysten massapoiston toteuttamiseksi 100 euron määrärahaa vuodelle 2016. euroa 2015 TAE Yhtenäispatentin vaikutukset 0 2016 TTS 1 300 Tietopalvelutulojen menetykset 150 395 2017 TTS 2 700 3 325 2018 TTS 3 500 3 325 Yhdistysten massapoisto 64 100 0 0 0 Vakiomuotoiset tietoluovutukset * 64 64 64 64 64 Säätiövalvontamaksu (veroluonteinen) 500 550 550 550 Yhdistysasioiden alijäämän kattaminen 1 247 1 247 1 247 1 247 2019 TTS 4 100 3 325 550 1 247 Teollisoikeusasiamiesrekisterin valvontamaksut 55 55 55 55 55 Ehdotus kehykseksi 2 016 3 711 7 941 8 741 9 341 Taulukko 5. PRH:n kehysehdotus 2016 2019: Momentti 32.40.03 Patentti- ja rekisterihallitus *vuoden 2013 talousarvion määrärahan mitoituksessa huomioitu lisäys PRH:n momentille.