Tieto Skannauspalvelu Palvelun kuvaus sivu 1/8
Tieto Tiedon asiakirjat: tekijänoikeudet Tämän asiakirjan sisältöä tai mitään sen osaa ei saa jäljentää yrityksenne ulkopuolella ilman Tiedolta etukäteen saatua kirjallista suostumusta. Kaikki tähän palvelunkuvaukseen ja palveluun liittyvät oikeudet kuuluvat Tiedolle tai kolmannelle osapuolelle. Tätä asiakirjaa ja sen sisältöä sekä palvelun ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti, ja Tieto saattaa tehdä niihin muutoksia oman harkintansa mukaisesti. Kaikista olennaisista muutoksista keskustellaan teidän kanssanne sovellettavan sopimuksen mukaisesti. sivu 2/8
Tieto Sisällysluettelo 1 Palvelun yleiskuvaus... 4 2 Toiminnallisuus... 4 2.1 Kuvaus... 4 2.2 Toteutus... 4 3 Palveluelementit... 4 3.1 Asiakirjojen toimittaminen skannauskeskukseen... 4 3.2 Asiakirjojen esikäsittely... 5 3.3 Asiakirjojen skannaus... 5 3.4 Skannattujen asiakirjojen laadunvalvonta... 5 3.5 Indeksointi ja vahvistus... 5 3.6 Oppiva ohjelmisto... 5 3.7 Välitys ja kuittaus... 5 3.8 Digitoidut kentät... 6 3.9 Muut tiedostomuodot ja tuotteet, käsittelypoikkeukset... 6 3.10 Laadunvalvonta... 7 3.11 Häiriönhallinta... 7 3.12 Arkistointi... 8 3.13 Alkuperäisten paperiasiakirjojen palauttaminen... 8 3.14 Alkuperäisten paperiasiakirjojen hävittäminen... 8 3.15 Kuukausiraportointi laskutusta varten... 8 4 Palvelun saatavuus... 8 4.1 Palveluaika... 8 4.2 Vastuualueet... 8 5 Palvelukuvauksen muutokset... 8 sivu 3/8
Tieto 1 Palvelun yleiskuvaus 2 Toiminnallisuus 2.1 Kuvaus 2.2 Toteutus 3 Palveluelementit Tämä palvelunkuvaus kattaa laskujen skannauspalvelun. Tieto skannaa asiakkaan paperiasiakirjat tässä asiakirjassa kuvatun prosessin mukaisesti. Tiedolla on oikeus käyttää alihankkijoita palvelun toimittamisessa. Asiakirjojen skannauspalvelu on osa asiakkaan asiakirjojen digitointiprosessia. Tässä palvelussa Tieto muuntaa asiakkaan paperiset asiakirjat sähköisiksi asiakirjoiksi. Tiedon luomat sähköiset asiakirjat koostuvat paperisen asiakirjan kuvasta ja sovituista lisätiedoista. Tiedon vastuu prosessissa alkaa siitä, kun alkuperäiset paperiasiakirjat on toimitettu skannauskeskukseen ja loppuu siihen, kun Tieto on lähettänyt vaaditut tiedot asiakkaalle ja alkuperäiset paperiasiakirjat on hävitetty tai lähetetty takaisin asiakkaalle sen mukaan, mitä osapuolet ovat keskenään sopineet. Tieto vastaa alkuperäisten paperiasiakirjojen esikäsittelystä, niiden skannaamisesta sähköisiksi tiedostoiksi, indeksoimisesta sekä tiedostojen toimittamisesta asiakkaan rajapintaan. Eri palveluelementit on kuvattu jäljempänä tässä asiakirjassa. Tässä asiakirjassa kuvataan palvelun tuottaminen. Kaikki elementit on jaettu alapalveluihin, rooleihin ja vastuualueisiin osapuolten välillä. Tämän asiakirjan kohdassa 3.10 kuvataan, miten palvelun laatua voidaan mitata. Asiakirjojen skannauspalvelu perustuu Tiedon yleiseen asiakirjojen skannausprosessiin. Yleiseen prosessiin voidaan kuitenkin tehdä joitakin muutoksia asiakkaan erityisvaatimusten mukaisesti. Sekä Tieto että asiakas osallistuvat suunnitteluun, rajapintakuvausten laatimiseen, testaukseen ja palvelun käyttöönottoon toteutusprosessissa. Toteutus kuvataan yksityiskohtaisemmin palvelun teknisessä kuvauksessa. Asiakas on vastuussa sovittujen tietojen toimittamisesta Tiedolle. 3.1 Asiakirjojen toimittaminen skannauskeskukseen Asiakirjat käsitellään skannauskeskuksissa. Asiakirjat toimitetaan erillisiin postilokeroihin, missä jokaisella asiakasyksiköllä on oma postilokeronsa (kaikki samassa postilokerossa olevat asiakirjat käsitellään samalla tavalla, mutta eri postilokeroiden välillä saattaa olla eroavaisuuksia). Kaikkien osapuolten pitää sopia käytettävistä postilokeroista, koska Tieto ei voi vaikuttaa asiakkaan postilokeroihin tai siirtää niitä yhdestä paikasta toiseen. Tietovastaanottaa skannattavat asiakirjat skannauskeskukseen. Postilokerokulut sekä mahdolliset laskujen kuljetuskulut Salon skannauskeskukseen ovat asiakkaan vastuulla. sivu 4/8
Tieto Prosessiin voidaan ottaa mukaan sähköisesti toimitettuja asiakirjoja (sähköpostiliitteet). Kaikille saapuville sähköpostilaskuille on yksi oma sähköpostiosoite (esimerkiksi asiakkaannimi_laskut@xbs-salo.com). Tällöin sähköpostin aihekentän tiedot (esimerkiksi PL 100 00101 Helsinki ) määrittävät laskun käsittelyyn käytettävän asiakkaan postilokeroprosessin. Palvelu hyväksyy ainoastaan PDF-liitteitä, ja yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi liite (lasku). Tieto vastaa sähköpostilaskujen käsittelystä (indeksointi, vahvistus, välitys ja kuittaus) paperilaskun tapaan vain, jos ne on saatu sähköpostissa, jonka aihekentässä on oikeat tiedot. Tieto lähettää kuittaussähköpostin laskun lähettäneeseen sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostilaskun lähettäjä on vastuussa sen seuraamisesta, että kaikki tarvitut kuittaukset on saatu toimittajalta. 3.2 Asiakirjojen esikäsittely Tieto esikäsittelee asiakirjat ja valmistelee alkuperäiset paperiasiakirjat skannausta varten. Tähän vaiheeseen kuuluu kirjekuorien avaus, niittien poistaminen, alkuperäisten paperiasiakirjojen suoristus jne. Skannaamattomien materiaalien käsittelystä sovitaan asiakkaan kanssa toteutusvaiheessa. 3.3 Asiakirjojen skannaus Tieto vastaa asiakirjojen skannaamisesta. Yhdestä (1) asiakirjasta ja sen liitteestä tulee yksi (1) asiakirja, joka lähetetään asiakkaan rajapintaan. Skannausresoluutio on 240 dpi. Kuvan muoto on PDF tai TIFF. Paperiasiakirjaan tulostetaan tunniste. Tunnisteessa on skannauspäivämäärä ja yksilöllinen numero. 3.4 Skannattujen asiakirjojen laadunvalvonta Tieto tarkastaa skannatut asiakirjat silmämääräisesti ja katsoo, että skannauslaatu on hyväksyttävä. Paperiasiakirjat, jotka eivät vastaa asiakkaan määrittämiä laatukriteerejä tai ovat lukukelvottomia, lähetetään asiakkaalle. 3.5 Indeksointi ja vahvistus 3.6 Oppiva ohjelmisto 3.7 Välitys ja kuittaus Tieto indeksoi asiakirjasta löytyvät yhdessä sovitut kentät. Osapuolet sopivat indeksoitavien kenttien määrityksestä toteutusvaiheessa. Laadun takaamiseksi indeksoidut tiedot vahvistetaan manuaalisesti. Jos indeksoitu kenttä on tyhjä, siihen lisätään sovittu merkkijono (esim. xxx). Tieto käyttää ennakoivaa oppivaa ohjelmistoa. Jos ohjelmiston tiedonindeksoimiskyky on alle määritetyn tason (määritetty %-taso), se luo laskusta kuvan manuaalista tulkintaa varten. Ohjelmiston kykyä löytää laskusta tulevaisuudessa olennaiset tiedot parannetaan. Tieto välittää käsitellyt sähköiset asiakirjat asiakkaan rajapintaan. Lähetetyssä asiakirjassa on kuva alkuperäisestä paperiasiakirjasta PDF-muodossa ja indeksoidut tiedot TEAPPSXMLmuodossa. Ohjaustietona on Y-tunnus-parametri (1 postilokero = 1 Y-tunnus-parametri) tai jokin muu sovittu parametri. sivu 5/8
Tieto 3.8 Digitoidut kentät Seuraavat kentät lisätään XML-muotoisiin sähköisiin laskuihin. Vastaanottajan verkkolaskuosoite ei ole paperilaskussa, vaan se luodaan vastaanottajan postilokerotietojen perusteella. Vastaanottajan nimi lisätään vastaavalla prosessilla. Tulkittavat yleiset laskutiedot TEAPPSXML-elementti Tulkintatasot Laskun tunniste HEADER/INVOICE_ID X X Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys) HEADER/INVOICE_TYPE X Laskun päivämäärä HEADER/INVOICE_DATE/DATE/DAY, MONTH, CENTURY, X X DECADE_AND_YEAR Eräpäivä HEADER/DUE_DATE/DATE/DAY, MONTH, CENTURY, DECADE_AND_YEAR X X Hyvitettävän laskun numero (vain HEADER/CREDIT_INVOICE_NUMBER X hyvityslaskussa) Valuutta HEADER/CURRENCY/CODE X X Ostajan tilausnumero HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDER_TYPE='CO']/ORDER_NUMBER X Laskun lähettäjän nimi PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/CUSTOMER_NAME X X Laskun lähettäjän ALV-numero PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/VAT_NUMBER X Tilinumero (IBAN) PAYEE/BANKS/IBAN_ACCOUNT_NUMBER X X Tilinumero (BBAN) PAYEE/BANKS/ACCOUNT_NUMBER X X BIC-koodi PAYEE/BANKS/SWIFT_CODE X X Maksun viite (kotimainen tai RF- PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/FI_PAYMENT_REFERENCE tai X X viite) Vastaanottajan nimi (päätellään postilokeronumerosta) Vastaanottajan verkkolaskuosoite (päätellään postilokeronumerosta) Laskun kokonaissumma veroineen Laskun kokonaissumma ilman veroja PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/IPI_REFERENCE RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/CUSTOMER_NAME X X RECEIVER/NET_SERVICE_ID X X SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@VAT= INCLUDED ], merkki @SIGN X X SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@VAT= EXCLUDED ], merkki @SIGN Laskun ALV:n kokonaissumma SUMMARY/VAT_TOTAL/AMOUNT, merkki @SIGN X Tuotetunnus ROW/ARTICLE/ARTICLE_ID X X Tuotteen/palvelun nimi ROW/ARTICLE/ARTICLE_NAME X X Veloitettu määrä ROW/QUANTITY/CHARGED, merkki @SIGN X X Yksikköhinta ilman veroja ROW/PRICE_PER_UNIT/AMOUNT[@VAT= EXCLUDED ], merkki @SIGN X X Rivin ALV-prosentti % ROW/VAT/RATE X X Rivin kokonaissumma ilman ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VAT= EXCLUDED ], merkki @SIGN X X veroja 3.9 Muut tiedostomuodot ja tuotteet, käsittelypoikkeukset Min 12 Std 18 X Digitalisointiprosessiin voidaan sisällyttää muita erikoistuotteita, joita voidaan käsitellä eri tavalla, jos osapuolet näin sopivat. Tällaisiin tuotteisiin voi kuulua: Pelkkä PDF-tiedoston luominen, ei indeksointia Formatted: Space Before: 12 pt, Line spacing: At least 13 pt sivu 6/8
Tieto 3.10 Laadunvalvonta 3.11 Häiriönhallinta Elementtien räätälöity indeksointi Laadunmittaus: Laatu perustuu laskun otsikkokenttien virheettömään tunnistukseen, ei rivimerkintöihin. Laatua mittaa ja siitä raportoi Asiakas. Laatua mitataan näytteiden perusteella (esim. 50 laskua/päivä). Osapuolet sopivat laadunmittauksen tarkasta määritelmästä (jakso, näytteen koko, näytteen kohteet jne.). Asiakkaan vastuulla on tunnistetietojen toimittaminen virheellisille laskuille. Laatutavoite: Laatutavoite on 96 % asiakirjatasolla. Lasku on virheellinen, jos yksi tai useampi otsikkoindeksikenttä tunnistetaan laskusta virheellisesti. Asiakas lähettää Tiedolle kuukausittain laaturaportin laatutavoitteen laskemista varten. Laaturaporteissa on näytteiden kokonaismäärä, virheellisten laskujen määrä ja virheellisten laskujen tunnistetiedot. Esimerkki: jos kuukauden näytteiden kokonaismäärä on 1000 laskua ja niistä 13:ssa on yksi tai useampi virheellinen tunnistuskenttä, virheprosentti on 1,3 % ja laatuprosentti on 98,7 %. Samaa häiriönhallintakäytäntöä, jota käytetään verkkolaskuihin, voidaan soveltaa myös skannauspalveluun. Allaolevassa taulukossa on lisätietoja: Häiriön- / ongelmanhallintaluokat Kiireellisyy s Kuvaus Reaktioaika Tavoiteratkaisuaika 1 Kriittinen 2 Korkea 3 Keskitaso 4 Matala sivu 7/8 Koko skannauspalvelu on poissa käytöstä Yksi tai useampi tärkeä palveluelementti on poissa käytöstä. Joitakin laskuja voi skannata ja toimittaa. Pieniä häiriöitä palvelussa. Vaikuttaa esimerkiksi vain joihinkin tietyn lähettäjän laskuihin. Häiriö, joka ei aiheuta palvelun käyttökatkoa Reaktioaika <1h Tavoiteratkaisuaika 4h. Reaktioaika <1h Tavoiteratkaisuaika 8h. Reaktioaika <2h. Tavoiteratkaisuaika 24h. Reaktioaika <6h Tavoiteratkaisuaika 72h Häiriö ratkaistaan toimistoaikana. 5 Palvelupyyntö Reaktioaika <72h Tavoiteratkaisuaika <120h.
Tieto 3.12 Arkistointi Toteutusvaiheessa Tieto ja asiakas sopivat yhdessä eri vakavuusluokkien määritelmistä ja raja-arvoista. Tieto arkistoi sekä alkuperäiset paperiasiakirjat että sähköiset varmuuskopiot 3 kuukaudeksi. 3.13 Alkuperäisten paperiasiakirjojen palauttaminen Osapuolet sopivat tarvittaessa erikseen alkuperäisten paperiasiakirjojen palauttamisesta asiakkaalle. 3.14 Alkuperäisten paperiasiakirjojen hävittäminen Alkuperäiset paperiasiakirjat hävitetään asiaankuuluvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tieto lähettää kuittauksen, kun asiakirjat on hävitetty. 3.15 Kuukausiraportointi laskutusta varten 4 Palvelun saatavuus 4.1 Palveluaika Suunniteltu 4.2 Vastuualueet Skannattujen ja digitoitujen laskujen määrät raportoidaan kuukausittaisessa laskutuksessa. Tiedon henkilöstö on tavoitettavissa maanantaista perjantaihin klo 8.00 16.00 Suomen aikaa, pois lukien kansalliset vapaapäivät. Digitoidut materiaalit lähetetään asiakkaalle erissä siinä järjestyksessä kuin ne tulevat valmiiksi ja ovat valmiita lähetettäviksi. Tieto lähettää kaikki ennen klo 9.00 paikalliseen keskukseen saapuneet laskut sähköisessä muodossa asiakkaan rajapintaan 24 tunnin kuluessa. Tieto vastaa prosessista paperisten asiakirjojen saapumishetkestä alkaen sähköisten asiakirjojen onnistunutta toimitusta koskevaan kuittaukseen asti. Tieto ei ole vastuussa asiakirjojen välityksestä asiakkaan järjestelmissä tai prosesseissa. Tieto ei ole vastuussa asiakkaan järjestelmissä mahdollisesti tarvittavista muutoksista tai päivityksistä. 5 Palvelukuvauksen muutokset Tieto pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän palvelukuvaukseen. sivu 8/8