Talousarvio 2016 Täytäntöönpano-ohjeet

Talousarvio 2016 Täytäntöönpano-ohjeet

1 / 7 Sisällys I TALOUSARVIO... 2 Talousarvion sitovuus... 2 Tuloslaskelmaosa... 2 Rahoitusosa... 2 Käyttötalousosa... 2 Investointiosa... 2 Talousarvion seuranta... 3 Talousarviomäärärahat ja talousarviomuutokset... 3 II HENKILÖSTÖ... 3 Viran / toimen perustaminen ja täyttölupamenettely... 3 Määräaikaisen henkilökunnan, sijaisten ja työllistettyjen palkkaus... 4 Koulutukset ja matkustaminen... 4 III HANKINNAT... 5 Toimivalta hankinnoissa... 5 Tilaaminen... 5 Keskitetyt hankinnat / ostot... 5 Kannatusilmoitukset... 5 IV TALOUDEN HOITO JA HALLINTO... 6 Käyttösuunnitelmat... 6 Maksuvalmiussuunnitelma... 6 Laskujen hyväksyminen... 6 Laskutus... 6 Rahoitusosuudet ja avustukset... 7 Lainanotto... 7 Asian- ja sopimusten hallinta... 7

2 / 7 I TALOUSARVIO Talousarvion sitovuus Taipalsaaren kunnanvaltuusto on hyväksynyt kokouksessaan 16.12.2015 / 82 talousarvion vuodelle 2016 ja päättänyt kunnanhallitusta ja lautakuntia sitovista kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteista. Talousarvion sitovia eriä ovat kuntalain 65 :n mukaisesti valtuuston hyväksymät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Toimielin ei saa ylittää sille talousarviossa osoitettua määrärahaa. Jos määräraha osoittautuu riittämättömäksi, on talousarviota muutettava. Muutoksen yhteydessä on osoitettava, miten rahoitustarve katetaan. Toisaalta toimielin ei ole velvollinen käyttämään määrärahaa kokonaisuudessaan, jos toiminnalle asetetut tavoitteet muutoin saavutetaan tai määrärahan käyttötarkoitus muutoin toteutuu. Talousarviossa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta ja siihen liittyvästä raportoinnista vastaavat talousarviokirjaan 2016 merkityt toimielinten jäsenet ja viranhaltijat. Tuloslaskelmaosa Tuloslaskelmaosan sitovia eriä ovat: verotulot (kunnan tulovero, osuus yhteisöveron tuotosta, kiinteistövero) valtionosuudet rahoitustulot ja -menot Rahoitusosa Rahoitusosan sitovia eriä ovat: antolainauksen muutokset lainakannan muutokset oman pääoman muutokset Toiminnan, investointien ja rahoituksen rahavirtojen lisäksi rahoitusosassa ilmoitetaan valtuustoon nähden sitovina tavoitteina ja tunnuslukuina: Käyttötalousosa Investointien omarahoitustavoite (toiminnan ja investointien rahavirran kertymä) Lainanhoitokykytavoite (lainanhoitokate) Valtuustoon nähden sitovia eriä ovat tehtäväaluekohtaisen tuloslaskelman sisäiset + ulkoiset toimintakulut määrärahoina ja vastaavasti ulkoiset + sisäiset toimintatuotot tuloarviona (bruttoperiaate). Investointiosa Valtuustoon nähden sitovia ovat lisäksi tehtäväaluekohtaiset toiminnalliset tavoitteet. Investointien aktivointiraja on 10 000 euroa. Investointiosan sitovuustaso määräytyy toimialakohtaisesti hankkeittain. Valtuustoon nähden sitovana eränä huomioidaan toimielinkohtaisesti yksittäisen hankkeen tulo- ja menoarviot bruttoperiaatteen mukaisesti.

3 / 7 Talousarvion seuranta Arvio taloudellisten tavoitteiden toteutumasta tehtäväaluetasolla ja olennaisista toiminnan ja talouden poikkeamista talousarvioon verrattuna raportoidaan valtuustolle 1-6 kuukausilta. Kunnanhallitukselle raportoidaan säännöllisesti: Talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen valtuustotasolla kolmen kuukauden välein Maksuvalmiussuunnitelma neljän kuukauden välein Taloustilanteessa tapahtuvat muutokset ja muut kunnan talouteen vaikuttavat asiat tarvittaessa Konsernin tytäryhtiöiden talouden seuranta järjestetään samojen periaatteiden mukaan, kuin edellä on mainittu kunnan talousarvion seurannasta, ellei konserniohjeessa ole muuta määrätty. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on jatkuvaa toimintaa, jonka tuloksellisuutta seurataan osana talousarvion toteutuman muuta raportointia. Talousarviomäärärahat ja talousarviomuutokset Talousarvion määrärahoja saa käyttää vain talousarvion perusteluissa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Talousarvion noudattaminen tarkoittaa mm. sitä, ettei talousarviovuoden aikana toimintaa laajenneta tai aloiteta uutta toimintaa, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Jos määrärahat eivät riitä, toimintaa on ensisijaisesti sopeutettava määrärahan mukaiseksi tai pyrittävä kattamaan vaje muilta kustannuspaikoilta. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti lautakunnille ja määrärahojen käytöstä vastaaville viranhaltijoille. Jos määrärahat ovat ylittymässä, ylitykset on välittömästi käsiteltävä lautakunnissa / kunnanhallituksessa. Määrärahamuutokset kootaan valtuuston hyväksyttäväksi talousarviotarkistuksena syksyllä 2016. Kuntalain 65 :n mukaan talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. II HENKILÖSTÖ Viran / toimen perustaminen ja täyttölupamenettely Viran perustamisesta päättää kunnanvaltuusto. Työsuhteisen tehtävän perustamisesta päättää kunnanhallitus. Hallintosäännön mukaista täyttölupaa on haettava hyvissä ajoin. Täyttölupiin liittyvän viranhaltijavalmistelun tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot ja ne tulee toimittaa kunnanhallitukselle esityslistaan liitettävänä oheismateriaalina: työntekijän suunniteltu tehtävänkuva (täytetty kunnan virallinen tehtävänkuvalomake) arvio palkkauksen kustannusvaikutuksesta vuositasolla (huomioitava myös henkilösivukulut) riippumatta määrärahavarauksesta talousarvioon

4 / 7 peruste vakinaisen henkilön palkkaukselle: perusteeksi ei automaattisesti katsota tehtävää aiemmin hoitaneen henkilön eläkkeelle jäämistä tai siirtymistä toisiin tehtäviin, vaan perusteen täytyy liittyä kuntalaiselle tärkeän palvelun turvaamiseen / kunnan palvelutuotannon järjestämiseen selvitys mahdollisuudesta hoitaa virka/työsuhde, johon täyttölupaa haetaan sisäisin toimenkuvajärjestelyin Rekrytointi ja täyttölupamenettely tehdään Kuntarekry-järjestelmää hyödyntäen. Kuntarekryjärjestelmästä hakuilmoitukset siirtyvät automaattisesti kunnan verkkosivuille ja TE-palveluiden sivuille. Hakuilmoituksia ei pääsääntöisesti enää julkaista erikseen lehdissä. Henkilöstön rekrytoinnista tulee tehdä perusteltu hallinnollinen päätös. Tehtäväkohtaisesta palkasta päätettäessä tulee tehdä tehtävän vaativuuden arviointi ja määrittää tehtäväkohtainen palkka hinnoitteluryhmälle määritetyn palkkataulukon mukaisesti. Määräaikaisen henkilökunnan, sijaisten ja työllistettyjen palkkaus Lyhyisiin, 1-3 päivän mittaisiin virka-/työvapaisiin, ei tule ottaa ulkopuolista sijaista, vaan työt on hoidettava sisäisin järjestelyin hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan kunnan koko henkilöstöä. Kolme päivää pidempiin sairaslomasijaisuuksiin voidaan palkata ulkopuolinen sijainen, mikäli se on välttämätöntä eikä tehtävää pystytä hoitamaan sisäisin järjestelyin esimerkiksi työllistettyjä hyödyntämällä. Tulosyksiköiden esimiesten tulee suunnitella henkilöstön vuosilomat siten että vuosilomasijaisia ei lähtökohtaisesti tarvitse palkata. Vuosilomasijaisen saa palkata, mikäli: tehtäviä ei voida hoitaa sisäisillä tilapäisjärjestelyillä talousarviossa on tarkoitukseen varattu riittävä palkkamääräraha kyseisen toimintayksikön kustannuspaikalla tehtäväalueen sisältä (ts. muiltakin kuin palkkatileiltä) voidaan osoittaa riittävä kate vuosilomasijaisen palkkamenoihin (käyttösuunnitelmamuutos vietävä ao. viranomaisen hyväksyttäväksi) Muihin työtehtäviin kuin sijaisuuksiin palkataan työllistämisvaroin taipalsaarelaisia henkilöitä vain, mikäli käyttösuunnitelmassa on tarkoitukseen varattu riittävä palkkamääräraha. Määräaikaisiin työsopimuksiin ja viranhoitomääräyksiin on ehdottomasti merkittävä määräaikaisuuden peruste ja sijaisuuksissa lisäksi sijaistettavan henkilön nimi. Rekrytoitaessa henkilökuntaa tulee toimivaltaisen viranhaltijan tehdä asiaa koskeva viranhaltijapäätös. Määräaikaisen henkilöstön rekrytoinnissa tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan Kuntarekry-järjestelmää. Koulutukset ja matkustaminen Henkilöstön koulutuksia järjestettäessä tulee aina ensisijaisesti hyödyntää kunnan omia olemassa olevia tiloja ja välttää koulutuksen järjestämistä vuokratiloissa. Työntekijän koulutukseen osallistumisesta tulee olla esimiehen hyväksyminen henkilöstöhallinnon järjestelmässä (ESS) ennen koulutusta. Matkustettaessa junalla tulee liput varata riittävän ajoissa kunnan matkatiliä ja sopimusasiakkuutta hyödyntäen.

5 / 7 III HANKINNAT Maakunnallinen hankintapalveluyksikkö hoitaa pääsääntöisesti Etelä-Karjalan kuntien yhteiset hankinnat (ks. hankintakalenteri). Hankintayksikkö ohjeistaa ja neuvoo kuntia tarvittaessa hankinta-asioissa. Yhteyshenkilönä hankintayksikön ja kunnan välillä toimii hallintojohtaja. Hankinnalla tarkoitetaan tässä luvussa tavaran tai palvelun toimittajan valitsemista (hankintasopimuksen hyväksyminen mahdollisen kilpailuttamisen päätteeksi). Tilaamisella tarkoitetaan tavaran tai palvelun ostamista valitulta sopimustoimittajalta. Hankintoja tehtäessä ao. viranomaisen tulee aina huolehtia, että kulloinkin voimassaolevaa julkisia hankintoja sääntelevää lainsäädäntöä noudatetaan. Tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, saadut tarjoukset ja niiden pisteytystä koskevat asiakirjat tulee liittää viranomaisen hankintapäätökseen. Hankintailmoitukset tulee julkaista HILMA:ssa ja kunnan verkkosivuilla. Toimivalta hankinnoissa Hankinnoista päättämisestä ja hankintavaltuuksista on määräykset kunnan hallintosäännössä. Toimielin tai viranhaltija voi hallintosäännön 2 :n mukaan siirtää tarvittaessa sille siirrettyä toimivaltaa alaiselleen viranomaiselle (viranhaltijalle) ellei laista muuta johdu. Hankinnasta tulee tehdä viranhaltijan hankintapäätös Dynastyssa tai toimielimen päätös. Tilaaminen Mikäli hankintasopimus (kunnan tai hankintatoimen hyväksymä sopimus) toimittajan kanssa on olemassa, kyseessä on tilaaminen. Keskitetyt hankinnat / ostot Tilausoikeudella tarkoitetaan oikeutta tehdä tilauksia talousarviomäärärahalla kilpailutetulta sopimustoimittajalta tai suorahankinnan kautta valitulta sopimustoimittajalta. Näin ollen tilausoikeuden omaava viranhaltija tai työntekijä voi tilata tavaroita tai palveluja ainoastaan sellaisilta tahoilta, jotka kilpailutuksen tai mahdollisen suorahankinnan kautta on valittu kunnan sopimustoimittajiksi. Tilausoikeuden omaavat viranhaltijat ja työntekijät voivat tehdä vähäisiä (alle 200 euron) hankintoja muiltakin kuin kunnan sopimustoimittajilta. Hallintosäännön 40 :n mukaisesti hallintojohtaja antaa tilausoikeuksista erilliset määräykset. Toimistotarvike-, tietotekniikka-, puhelin- ja AV-laitteiston hankinnat hoidetaan keskitetysti hallintopalveluiden yhteyshenkilöiden kautta. Toimialoille ei ole varattu talousarvioon omia määrärahoja toimistotarvikkeisiin tai kalustohankintoihin. Toimistotarvikeasioissa tilausoikeudet on keskitetty hallinnon palvelusihteerille ja tietotekniikka- ja av-laitteiston hankinnoissa tietohallintoasiantuntijalle. Keskitettyjen hankintojen tositteet hyväksyy hallintojohtaja ja menot kirjataan hallintopalveluiden ao. kustannuspaikalle. Hankinnat laskutetaan sisäisesti ao. kustannuspaikalta. Kiinteistöihin liittyvät asennustyötä vaativat kalustohankinnat hoidetaan keskitetysti teknisen toimen kautta. Yhteyshenkilönä toimii kunnanrakennusmestari. Kalustohankintoihin on varattu määräraha kiinteistöhuollon talousarvioon. Kannatusilmoitukset Kannatusilmoituksia tms. ei pääsääntöisesti anneta. Poikkeustapauksissa kannatusilmoituksia erilaisiin julkaisuihin voidaan myöntää taipalsaarelaisille yleishyödyllisille yhteisöille.

6 / 7 IV TALOUDEN HOITO JA HALLINTO Käyttösuunnitelmat Maksuvalmiussuunnitelma Kunnan taloudessa noudatetaan konsernihallinnon ja mahdollisesti toimialojen laatimia erillisiä talouteen liittyviä ohjeistuksia. Hallintosäännön 29 :n mukaan kunnanhallitus, lautakunnat ja jaostot hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Toimielimet hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat (taso: tulosyksikkö). Tehtäväalueen taloudesta vastaavat viranhaltijat vastaavat käyttösuunnitelman tekemisestä tulosyksikön alaisille kustannuspaikoille. Toimielin voi tarkastaa käyttösuunnitelmaa kesken vuotta, mikäli valtuustoon nähden sitova määräraha ei muutu. Toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Maksuvalmiussuunnitelman laativat hallintopalveluiden laskentasihteerit. Maksuvalmiussuunnitelmaa päivitetään tarvittaessa ja se toimitetaan kunnanhallitukselle tiedoksi neljän kuukauden välein. Taloushallinnon tulee pitää ajan tasalla maksuvalmiuteen olennaisesti vaikuttavista eristä (investointimenot, yksittäiset suuremmat käyttötalouden menot ja vastaavat tulot). Laskujen hyväksyminen Hallintosäännön 40 :n mukaan hallintojohtaja päättää laskujen hyväksyjistä tilikausittain. Muutostarpeet ilmoitetaan hallintojohtajalle, joka tekee asiasta päätöksen, jotta voidaan varmistua siitä, että kunnalla on hallintosäännön edellyttämä ajantasainen luettelo laskujen asiatarkastajista ja hyväksyjistä. Tositteiden hyväksyjä vastaa siitä, että tositteessa on voimassa olevan tilikartan mukainen tilimerkintä, johon hänellä on hyväksymisoikeus ja että menon suorittamiseen on olemassa määräraha. Tarkastajan ja hyväksyjän on huolehdittava siitä, että lasku käsitellään viipymättä, jotta lasku saadaan mukaan kunnan maksuvalmiusseurantaan. Lasku tulee kuitenkin hyväksyä maksuun viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä ennen klo 12.00. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (käteisalennusten menetys ja viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kunnan maksettavaksi ja että siinä on riittävä asiaselvitys ja alv-merkintä ja, että tavara tai työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi (epäselvissä tai selventävissä tapauksissa käytettävä kommenttia). Mikäli lasku / maksu perustuu toimielimen / viranhaltijan päätökseen eikä päätöstä ole skannattu laskun mukana, tulee asia mainita kommentissa tai liittää kyseinen viranhaltijapäätös laskuun. Tavaran/palvelun tilaajan on huolehdittava siitä, että alv-rekisterin ja ennakkoperintärekisterin tiedot ovat ajan tasalla (www.ytj.fi). Huom! Mikäli työntekijä hankkii kunnalle hyödykkeitä käteisostoina, henkilökohtaisten bonuskorttien (S-etukortti, K-Plussakortti, Ykkösbonus tms.) käyttäminen on ehdottomasti kielletty. Mikäli bonuskorttia on käytetty, ostaja ei voi laskuttaa saatavaansa kunnalta. Laskutus Rahoituksen ja maksuvalmiuden turvaamiseksi kaikki laskutukset on tehtävä säännöllisesti ja viivytyksettä. Saatavakantaa seurataan ja siirrot perintätoimiston perintään tehdään säännöllisesti.

7 / 7 Sisäiset erät laskutetaan sovittujen laskutusperiaatteiden mukaisesti puolivuosittain. Sisäisellä laskutuksella tarkoitetaan kunnan sisäistä kustannuspaikkojen välistä laskutusta. Sisäisinä erinä laskutetaan (suluissa menotili): yleishallinto (5425: sisäiset palvelujen ostot, 5725: sisäiset tarvikehankinnat) taloushallinto (5425: sisäiset palvelujen ostot) henkilöstöhallinto (5425: sisäiset palvelujen ostot) tietohallinto (5425: sisäiset palvelujen ostot, 5621: sisäiset kalustohankinnat) ruokapalvelut (5351: sisäiset ruokapalvelut) siivouspalvelut (5352: sisäiset puhtaanapito-ja pesulapalvelut) sisäiset vesimaksut (5610: sisäiset vesilaskut) sisäiset tarkastus- ja valvontamaksut (5431: sisäiset tarkastus- ja valvontamaksut) Rahoitusosuudet ja avustukset Lainanotto Kunnan tulee toiminnassaan hyödyntää aktiivisesti kulloinkin saatavilla olevia ulkopuolisia rahoitusosuuksia ja avustuksia. Kopio valtionavustushakemuksista ja maksatuspäätöksistä sekä mahdollisesta hankerahoituksesta tulee toimittaa hallintopalveluiden laskentasihteereille tiedoksi. Hankkeelle perustetaan tarvittaessa oma laskentatunniste. Valtuusto on myöntänyt 3 500 000 euron suuruiset lainanottovaltuudet vuodelle 2016. Lainaa otetaan investointimenoihin ja aikaisemmin otettujen lainojen lyhennyksiin. Ennen lainan ottamista pyydetään vähintään kolmelta rahalaitokselta kirjalliset, vertailukelpoiset tarjoukset, joiden perusteella päätös voidaan tehdä. Otettaessa lainaa useamman vuoden ajaksi koronmääräytymisperustetta harkittaessa varmistetaan kunnan lainasalkun monipuolisuus. Asian- ja sopimusten hallinta Viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat kirjataan Dynastyasianhallintajärjestelmään. Allekirjoitetut sopimukset toimitetaan konsernihallintoon, jossa ne tallennetaan Dynastyn sopimushallintaan.