TARJOUSPYYNTÖ Tuusulan kunta Tarjouspyyntö 27.1.2015
2/6 Tarjouspyyntö 1. Tilaaja Tuusulan kunta Tekninen toimi, tilakeskus Koskenmäenpolku 4, PL 60 04301 Tuusula 2. Tarjottavat kohteet Tuusulan kunta pyytää tarjoustanne seuraavista kohteista: Ryhmä A Päiväkodit ja koulut ylläpito- ja perussiivouspalvelut sekä ruoka- ja vaatehuoltopalvelut Ryhmässä on 11 päiväkotia, 3 perhekeskusta, 1 iltapäiväkerho ja 14 koulua. Ryhmä B Muut kohteet ylläpito- ja perussiivouspalvelut Ryhmässä B on 35 eri kohdetta (22 kiinteistössä). Tarjoukset, infotilaisuus ja tutustuminen kohteisiin Palveluntarjoaja voi tarjota halutessaan vain pelkästään joko ryhmä A kohteet tai ryhmä B kohteet tai voi myös tarjota molemmat kohteet erikseen. Tilaaja tekee valinnat palveluntuottajiksi molemmista kohteista erikseen. Tarjoushinnat tulee esittää liitteenä oleville tarjouslomakkeille. Tarjouslomakkeiden kaikki pyydettävät tiedot on annettava. Ylläpitosiivousten tarjoushintojen tulee sisältää ovimattojen kustannukset, joko vaihtomattojen kustannukset tai palveluntarjoajan omat matot sisältäen niiden pesukustannukset. Tilaaja järjestää infotilaisuuden ja yhteisen tutustumiskäynnin kohteisiin tiistaina 17.2.2015 klo 9:00 Koskenmäenpolku 4 D 3 Tuusula. Tilaaja ei järjestä tutustumiskäyntiä kaikkiin tarjouspyynnön kohteisiin vaan käymme tutustumiskierroksella Kellokosken, Jokelan ja Hyrylän muutamissa suurimmassa kohteissa. 3. Hankinnan kuvaus Tilaajan tavoitteena on tehostaa siivous-, ruokahuolto- ja vaatehuoltopalveluja ja sopeuttaa palveluja niin, että ne vastaavat kunkin toimipisteen ja asiakkaan paikallisia tarpeita mahdollisimman hyvin. Palvelujen tuottamisessa tulee hyödyntää eri palvelujen synergiaa niin, että palvelut voidaan tuottaa laadukkaasti mutta kuitenkin taloudellisesti. Tilaajan edellyttää palveluntuottajalta innovatiivisuutta ja vuorovaikutteisuutta käyttäjän/tilaajan kanssa palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Sopimuskauden aikana voi tulla siivottaviin neliömääriin, siivoustaajuuksiin tai ateriamääriin tai muihin palveluihin muutoksia tai palvelut voivat loppua joistakin kohteista kokonaan kunnan palvelutarjonnan ja toimipaikkojen muutosten vuoksi. Tämän vuoksi pyydämme tarjouspyynnössämme kokonaishintojen lisäksi myös erilaisia yksikköhintoja kuten siivouksen, ruokahuollon ja vaatehuollon päiväkohtaisia hintoja.
3/6 4. Turvallisuus ja terveellisyys 5. Asiakaspalvelu 6. Töiden suoritusajankohdat Palvelujen tuottamisessa on noudatettava lainsäädännön ja asetusten sekä viranomaisten antamia ohjeita ja velvoitteita. Puhdistus- ja desinfiointiaineiden käytössä on noudatettava aineiden tuote- ja käyttöturvallisuustiedotteissa annettuja ohjeita. Puhdistus- ja pesuaineiden käytössä on aina tarvittaessa käytettävä suojaimia. Siivouspalvelun tulee käyttää kullekin materiaalille oikeita ja sopivia pesu- ja puhdistusaineita ja lisäksi aineiden annosteluun työmenetelmiin on kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta materiaalit eivät vaurioidu siivoustyössä. Siivouspalvelu on velvollinen korvaamaan tilaajalle aiheuttamat vahingot, jos siivouspalvelu vahingoittaa materiaaleja sopimattomien puhdistus- ja pesuaineiden käytöllä tai käyttää vääriä työmenetelmiä siivoustyötä tehdessään. Palveluntuottaja tekee tehtäviä päivittäin asiakkaiden ollessa läsnä. Nämä seikat asettavat palvelujen suorittamiselle erityispiirteitä ja haasteita niin työn suunnittelulle, tekniselle toteutukselle, asiakaspalvelulle kuin myös ystävällisyydelle. Huomaavaisuus asiakkaita kohtaan on tärkeää. Asiakkaat vaikuttavat myös omalla toiminnallaan palvelun onnistumiseen. Tämän vuoksi hyvä ja aktiivinen yhteistyö asiakkaiden kanssa on ensiarvoisen tärkeää. Palveluntuottaja tulee suorittaa työt klo 6.00 22.00. Liitteessä 1 vaatehuollon ja ruokahuollon ajat ovat kiinteitä työaikoja, joita on noudatettava. Palveluntuottajan tulee mitoittaa tarvitsemansa siivoustyöajat tarjouspyyntöasiakirjojen laatu- ja laajuustietojen vaatimusten mukaan, mutta lomakkeessa olevia minimiaikoja on kuitenkin noudatettava. 7. Työn suunnittelu ja toteutus SIIVOUSPALVELUT Siivouspalvelut sisältävät tilojen ylläpitosiivouksen sisältäen jaksottaiset siivoukset sekä lisäksi perussiivoukset. RUOKAHUOLTOPALVELUT Ruokahuoltopalvelut sisältävät mm. aamupalan valmistamiset, lounaan tarjoilut, välipalan valmistamiset, keittiöiden siivoukset, ruokasalin pöytäpintojen ja tuolien puhdistamiset. VAATEHUOLTOPALVELUT Vaatehuoltopalvelut sisältävät tekstiilien pesut, viikkaukset ja kaappiin laittamiset sekä sänkyjen ja patjojen imuroinnit. Lisäksi vaatehuoltoon kuuluvat pesulaan menevistä tekstiileistä huolehtiminen ja pesulasta tulevien tekstiilien paikoilleen laittamiset. Palveluntuottajan tulee tehdä päivittäisestä palvelujen käytännön toteuttamisesta työsuunnitelma. Työsuunnitelman tulee sisältää mm. työsuoritusten valmistelut, tavoitteet, työjärjestykset, erikoistyömenetelmät, henkilöstömäärätarpeet ja mahdolliset laatupoikkeamien korjaukset. Erityisen tärkeää on kuvata suunnitelmassa tehtävien aikataulullinen toteutus. Kaikki palvelut tulee suunnitella ja toteuttaa siten, että tiloissa tapahtuva päivittäinen toiminta on koko ajan mahdollista. Työsuunnitelman tulee olla selkeä, konkreettinen ja näihin kohteisiin laadittu työsuunnitelma. Siivoustyön puhtaanapidossa ja puhtaustasoissa noudatetaan tilojen puhtausluokituksia. Lisäksi palvelukuvaus, vastuunjakotaulukko ja ohjeelliset työohjeet antavat lisäohjeita ja määrityksiä, jotta siivous on riittävä ja tilat pysyvät viihtyisinä ja hygieenisinä. Tilat siivotaan
4/6 sopimuksen mukaisten siivoustasojen mukaan niin, että ylläpitosiivous ja tarkistussiivous kohdennetaan hygienian kannalta tilojen kriittisiin pisteisiin (mm. kulkuväylät, roskakorit, kosketuspinnat) ja varmistetaan, että tilat pysyvät viihtyisinä, turvallisina ja terveellisinä. Ylläpitosiivouksen ja tarkistussiivouksen taajuus ja suoritusajankohdat tulee huomioida siivouspalvelun suunnittelussa ja toteutuksessa, jotta tilojen hygienia-/ puhtaustasot pysyvät mahdollisimman tasaisina ja tilojen yleisilme koko toiminnan aikana siistinä. Päivittäinen siivous on kohdennettava hygienian kannalta kriittisiin kohtiin kuten kulkuväylille, kosketuspinnoille ja runsaasti likaantuviin kohtiin. Menetelmätapa- ja työhygieniavalinnoissa tulee peruslähtökohtana olla likaan ja pintamateriaaliin ja tilojen käyttöasteisiin nähden oikeat veden ja puhdistusaineiden määrät, oikeat puhdistusaineet, lian irtoamista edistävät oikeat työvälineet ja työtavat. Palveluntuottajan objektiivisista ja visuaalisista laadunmittauksista saatujen tulosten tulee ohjata päivittäistä siivoustoimintaa niihin tiloihin ja kohtiin, missä laadunmittauksista saadut tulokset eivät ole tavoitteen mukaisia. Tilojen huonekohtaiset pintamateriaalitiedot on kuvattu erillisessä taulukossa. 8. Palveluntuottajan henkilöstön osaamis-/pätevyysvaatimukset Palveluesimiehen/työnjohtajan osaamisen ja pätevyyden vähimmäisvaatimukset: opistoasteen tutkinto, esim. teknikko, restonomi tai johtamisen erikoisammattitutkinto, esim. JET tai muu johtamiskoulutus ja työkokemusta siivousalan esimiestehtävistä vähintään 1 vuosi ja Palveluohjaajan tai työnohjaajan osaamisen ja pätevyyden vähimmäisvaatimukset: siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto ja hygieniaosaamistodistus ja Ruokahuoltopalvelun osaamisen ja pätevyyden vähimmäisvaatimukset: ravitsemusalan ammattitutkinto tai vastaava ja hygieniaosaamistodistus ja Siivoojan osaamisen ja pätevyyden vähimmäisvaatimukset siivousalan perusammattitutkinto ja Palveluntuottaja saa käyttää alihankkijaa vain perussiivouksissa ja ikkunoiden pesuissa. 9. Laadunvarmistus Palveluntarjoajan tulee esittää tarjouksessa lyhyesti ja selkeästi, miten he aikovat hoitaa tässä kohteessa oman työn laadunvarmistuksen: 5.1 onko yrityksellänne kirjallinen laatujärjestelmä, pisteet 0 tai 5 5.2 konkreettinen selvitys, miten työnjohto tulee osallistumaan kohteen päivittäiseen työnjohtamiseen ja laadunvalvontaan, pisteet 1,3 tai 5 5.3 kuka suorittaa irjallisesti raportoitavan oman työ laadunarvioinnin, pisteet 1,3 tai 5
5/6 5.4 miten yrityksenne varmistaa tarjouspyyntöasiakirjoissa sovitun laadun toteutumisen ja miten yrityksenne toimii laatupoikkeamissa ja miten laatupoikkeamista raportoidaan tilaajalle, pisteet 1,2,4 tai 5 5.5 miten palveluntuottajan kuukausittaiset tilaajalle toimitettavat oman työn laaturaportit käsitellään palveluntuottajan organisaatiossa ja kuka allekirjoittaa tilaajalle toimitetun laaturaportin, pisteet 1,3 tai 5 5.6 yrityksenne toiminnat ja suoritteet asetettuihin tavoitteisiin, pisteet 1,3 tai 8 Tilaaja Tilaaja tai tilaajan ulkopuolinen asiantuntija tulee suorittamaan kohteessa laadunarviointeja ja laadunmittauksia sopimuskauden aikana. 10. Tarjouksen liitettävät selvitykset ja liitteet Tarjouksen mukana toimitettavat selvitykset: selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kaupparekisteriote todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Edellä vaaditut tiedot ja selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Tarjouksen mukana on toimitettava myös seuraavat selvitykset: lyhyt kuvaus yrityksestänne tai yrityksenne www-osoite yrityksenne referenssit vastaavista palvelukohteista lyhyt selvitys yrityksenne ympäristöasioista/-ohjelmasta lyhyt selvitys yrityksenne turvallisuusasioista/-käytännöistä 11. Sopimusehdot ja sopimusaika Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 PALVELUT-sopimusehtoja tässä tarjouspyynnössä mainituin poikkeuksin. Sopimusaika ja optio Sopimus on määräaikainen eli sopimusaika on 3 vuotta. Sopimus alkaa 1.7.2015 ja sopimus päättyy 30.6.2018. Joissakin kohteissa sopimus alkaa 1.1.2016 ja joissakin kohteissa sopimus päättyy kesken sopimuskauden eli ennen 30.6.2018. Katso liiteasiakirjat. Lisäksi sopimukseen sisältyy mahdollisuus 2 vuoden optioon eli optioaika on 1.7.2018-30.6.2020. Option käyttö vaatii molempien osapuolten, tilaajan ja palveluntuottajan, hyväksymistä. Option käytöstä päätämme erikseen sopimuskauden aikana. Sopimushinnan tarkistus Hinnat tulee antaa liitteinä oleville lomakkeille vuosille 2015, 2016, 2017 ja kevät 2018 erikseen ja näiden vuosien hinnat ovat kiinteitä hintoja. Option käytöstä päätämme sopimuskauden loppupuolella ja optiovuosille voidaan hintaa tarkistaa JYSE 2014 PALVELUT-sopimusehtojen mukaisesti.
6/6 Laskutus Laskutus tapahtuu ainoastaan verkkolaskulla. Maksuaika on JYSE 2014 sopimusehtojen mukainen eli 21 vrk. Palveludokumentaatiot Palveluntuottajan ylläpitämät, tilaajalle toimittamat asiakirjat/dokumentaatiot ovat tilaajan omaisuutta. Sopimuksen päätyttyä dokumentaatiot/asiakirjat jäävät tilaajan omaisuudeksi. 12. Seuraamukset laatupoikkeamista Mikäli palvelusuoritus ei vastaa sopimusasiakirjoissa edellytettäviä laatuvaatimuksia eikä palveluntuottaja ole korjannut puutteellista suoritustaan tilaajan kirjallisesta huomautuksesta huolimatta, tilaajalla on oikeus laskuttaa palveluntuottajaa 800,00, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus laskuttaa palveluntuottajaa 800,00, alv 0 %, jos: 1 palveluntuottajalle on lähetetty kirjallinen reklamaatio palvelusuoritteesta, joka ei täytä sopimuksen mukaisia laatuvaatimuksia ja 2 palveluntuottaja ei ole saanut korjattua palvelusuoritteen laatua sopimuksen edellyttämälle tasolle viimeistään 2 päivän kuluttua reklamaatiosta tai 3 palveluntuottajan palvelusuoritteessa on samoja jatkuvia laiminlyöntejä kirjallisesta huomautuksesta huolimatta 13. Palveluntuottajan valinta Palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten vertailussa käytetään hinnan lisäksi hankittavan palvelun laatua määrittäviä arviointikriteereitä. Katso kohta 5. Tarjoukset arvioidaan pisteyttämällä seuraavasti: 1. hinta 60 %, kuukausiveloitushinta 2. laatu 40 %, kohdan 5 mukaan Kaikkien tarjoajien laatupisteytys tehdään tarjousasiakirjojen ja haastattelujen perusteella. Palveluntuottajaksi valitun sopimukseen kirjataan tarjoajan esittämät laadunvarmistustoimenpiteet. Kutsumme laatuhaastatteluun jokaisen palveluntarjoajan erikseen. Laatuhaastattelut pidämme maaliskuussa viikolla 13. Ilmoitamme tarkemman ajankohdan, kun olemme saaneet tarjouksenne ja tiedämme tarjousten jättäneiden määrän. 14. Tarjousten palautus Tarjous tulee jättää viimeistään maanantaina 16.3.2015 klo 16.00 mennessä. Tarjous on annettava kirjallisesti ja tarjouskielenä on suomi. Tarjouskuoreen tulee merkitä Koulut, päiväkodit ja muuta kohteet-tarjous. Tarjoushinnat ilmoitetaan liitteinä olevilla lomakkeilla. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.7.2015 saakka. Tarjouksen toimitusosoite Tuusulan kunta Tekninen toimi, tilakeskus PL 60 (Hyryläntie 16) 04301 Tuusula
7/6 15. Lisätiedot Palveluntarjoaja voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset sähköpostiosoitteeseen riikka.merilainen@tuusula.fi 27.2.2015 klo 15.00 mennessä. Sähköpostin aihekenttään on kirjoitettava kilpailutuskysymykset. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin emme vastaa. Esitetyt kysymykset ja niihin vastaukset julkaistaan Tuusulan kunnan Internet-sivuilla 3.3.2015 mennessä: www.tuusula.fi/päätöksenteko/hankinnat. Lisätietoja antaa: Riikka Meriläinen siivouspäällikkö riikka.merilainen@tuusula.fi Riikka Meriläinen siivouspäällikkö LIITTEET Liite 1 kohteet Liite 2 tarjousryhmät A ja B Liite 3 puhtaustasot Liite 4 palvelukuvaukset Liite 5 vastuunjakotaulukko Liite 6 kiinteistöjen tilat Liite 7 ruokahuoltoon liittyvät ohjeet Liite 8 JYSE 2014 palvelut -sopimusehdot Liite 9 Ryhmä A hintaliite Liite 10 Ryhmä B hintaliite