Länsirannikon Koulutus Oy WinNova Toimintakäsikirja
1. Johdanto... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Standardien ja suositusten soveltaminen WinNovan toimintajärjestelmässä... 3 1.2.1. Merenkulkualan koulutuksen laadunhallinta... 3 1.2.2. Lentokonealan koulutuksen laadunhallinta... 3 1.2.3. Pätevöintilaitoksen palveluiden laadunhallinta... 4 1.2.4. Pätevöintilaitoksen riippumattomuus... 4 1.3. Termit ja määritelmät... 4 2. WinNovan yleiskuvaus... 4 2.1. Yleistä... 4 2.2. Omistus... 5 2.3. Toimitilat... 5 2.4. Henkilöstö... 5 2.5. Tuotteet ja palvelut... 5 3. Johtaminen... 6 3.1. Johdon sitoutuminen ja organisaation jatkuva menestys... 6 3.2. Sidosryhmät, tarpeet ja odotukset... 6 3.3. Toimintaympäristön seuranta ja ennakointi... 7 3.4. Strategia, arvot ja toimintaperiaatteet... 7 3.5. Toiminnan organisointi... 8 3.6. Viestintä... 8 3.7. Johdon katselmointi... 9 4. Toimintajärjestelmä... 9 4.1. Toimintajärjestelmän kuvaus... 9 4.2. Toimintajärjestelmän dokumenttien hallinta... 10 4.3. Laadunhallintajärjestelmä... 11 4.4. Ympäristöjärjestelmä... 12 4.5. Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä (TTT-järjestelmä)... 13 5. Resurssien hallinta... 13 5.1. Resurssien varaaminen... 13 5.2. Henkilöstö... 13 5.3. Talous... 14 5.4. Infrastruktuuri... 14 5.5. Työ- ja toimintaympäristö... 14 5.6. Tiedonhallinta... 14 5.7. Yhteistyö- ja kumppanuus... 15 6. Prosessien hallinta... 15 6.1. Palveluiden ja tuotteiden toteuttaminen... 15 6.2. Prosessien suunnittelu, toteutus, arviointi ja parantaminen... 15 6.3. Prosesseihin liittyvät vastuut ja valtuudet... 15 6.4. WinNovan prosessit... 16 7. Seuranta, mittaus, arviointi, analysointi ja johtopäätökset... 17 7.1. Itsearviointi ja ulkoinen arviointi... 17 7.2. Mittaustiedon kerääminen... 17 7.3. Tuloskortti... 18 7.4. Koulutuksen opiskelijapalautejärjestelmät... 18 7.5. Asiakastyytyväisyys... 18 7.6. Henkilöstötutkimukset... 18 7.7. Talouden seuranta... 18 7.8. Toiminnan arviointi... 18 7.8.1. Johdon katselmukset... 18 7.8.2. Sisäiset auditoinnit... 19 7.9. Analysointi ja johtopäätökset... 19 8. Parantaminen, innovaatiot ja oppiminen... 19 8.1. Parantaminen... 19 8.2. Innovaatiot... 20 8.2.1. Hanketoiminta... 20 8.2.2. Aloitetoiminta... 20 8.3. Oppiminen... 20 WinNova / Toimintakäsikirja / 2
1. Johdanto 1.1. Yleistä WinNovan toimintajärjestelmä perustuu prosessimaiseen toimintatapaan sekä toiminnan jatkuvaan arviointiin ja parantamiseen. Se tarjoaa tehokkaat työkalut kokonaisvaltaiseen laadunhallintaan ja vaikuttavaan toimintaan. Toimintakäsikirja on yhteenvetokuvaus WinNovan toimintajärjestelmästä. Se sisältää kuvaukset keskeisistä toimintaperiaatteista, johtamisesta, resurssien hallinnasta, prosesseista, mittareista ja toiminnan parantamisesta. Toimintakäsikirjan avulla turvataan toiminnan systemaattisuus, yhdenmukaisuus sekä korkea laatu. WinNovassa laadukkaalla toiminnalla tarkoitetaan sitä, että toimitaan yhteisesti määriteltyjen ja sovittujen tavoitteiden ja toimintaperiaatteiden mukaisesti sekä arvioidaan ja mitataan systemaattisesti toimintaa ja tuloksia asetettujen tavoitteiden pohjalta. WinNovan toimintakäsikirja on laadittu sähköisesti ja se on koko henkilöstön käytettävissä intran kautta. 1.2. Standardien ja suositusten soveltaminen WinNovan toimintajärjestelmässä WinNovan toimintajärjestelmä on rakennettu integroimalla laatustandardi ISO 9001, ympäristöstandardi ISO 14001 sekä työterveys- ja turvallisuusjärjestelmästandardi OHSAS 18001 yhdeksi toimintajärjestelmäksi. Toimintajärjestelmän suunnittelussa ja rakentamisessa on lisäksi sovellettu ja hyödynnetty Opetushallituksen ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositusta, ISO 9004 standardia sekä EQFM-mallia. 1.2.1. Merenkulkualan koulutuksen laadunhallinta WinNovan merenkulkualan koulutuksen laadunhallinta toteutetaan erillisen laatujärjestelmän mukaisesti. Järjestelmä perustuu Kansainvälisen merenkulkujärjestön IMO:n STCWyleissopimuksen ja merenkulkijoiden vähimmäiskoulutusta koskevan 2008/106/EY direktiivin vaatimuksiin. Linkki: WinNovan merenkulkualan laatukäsikirja 1.2.2. Lentokonealan koulutuksen laadunhallinta WinNovan lentokonealan koulutuksen laadunhallinta toteutetaan erillisen PART-147 määräysten vaatimuksiin perustuvan koulutuskäsikirjan mukaisesti. Koulutuskäsikirjassa määritellään lentokonealan organisaatio ja menetelmät, joilla koulutustoiminta toteutetaan. Linkki: WinNovan lentokonealan koulutuskäsikirja WinNova / Toimintakäsikirja / 3
1.2.3. Pätevöintilaitoksen palveluiden laadunhallinta Painelaitedirektiivin (PED 97/23/EU) pysyvien liitosten menetelmien ja henkilöiden pätevöintiin Työ- ja elinkeinoministeriön tunnustaman III osapuolen organisaation, WinNovan Pätevöintilaitoksen, toiminnan laadunhallinta toteutetaan erillisen FINAS-akkreditointipalvelun arvioiman laatukäsikirjan mukaisesti. Laatukäsikirja perustuu ISO 17020, ISO/IEC 17024, painelaitedirektiiviin PED 97/23/E) ja asetukseen 890/1999. Pätevöintilaitoksen laatukäsikirjassa määritellään laitoksen organisaatio ja menetelmät, joilla toiminta toteutetaan. Linkki: WinNovan pätevöintilaitoksen laatukäsikirja 1.2.4. Pätevöintilaitoksen riippumattomuus WinNova sitoutuu kaikessa toiminnassaan takaamaan, että organisaation osana olevan painelaitedirektiivin (PED 97/23/EU) perusteella tunnustetun pysyvien liitosten pätevöintilaitoksen riippumattomuutta kolmantena osapuolena ei vaaranneta sen muiden toimintojen tai toimeksiantojen kautta. Riippumattomuus tarkoittaa sitä, että muut WinNovan organisaatioon kuuluvat osat eivät osallistu pätevöintitoiminnan kohteina olevien painelaitteiden tai muiden samankaltaisten tuotteiden suunnitteluun, valmistukseen, toimittamiseen, asennukseen, käyttöön tai kunnossapitoon. WinNovan toiminta- ja laatujärjestelmän ohjeistuksessa huomioidaan, että sisäisissä auditoinneissa tarkastellaan pätevöintilaitostoiminnan vaatiman riippumattomuuden toteutumista. 1.3. Termit ja määritelmät Toimintakäsikirjan termit ja määritelmät perustuvat ISO 9000, ISO 14000 sekä OHSAS 18000 standardisarjojen määritelmiin. 2. WinNovan yleiskuvaus 2.1. Yleistä Yhtiön toiminimi on Länsirannikon Koulutus Oy ja aputoiminimi WinNova (toimii myös oppilaitoksen nimenä). Yhtiön kotipaikka on Rauma. Yhtiön päätoimialana on toisen asteen ammatillisen koulutuksen järjestäminen. Yhtiö voi järjestää muutakin koulutusta, kehitystoimintaa, valmennusta ja konsultointia. Yhtiö voi toimintaansa varten omistaa ja hallita osakkeita, osuuksia ja kiinteistöjä sekä käydä niillä kauppaa ja vuokrata niitä. Yhtiö valvoo ja hyväksyy tunnustettuna kolmantena osapuolena PED:in pysyvien liitosten henkilö- ja menetelmäpätevöintejä. Yhtiön tarkoituksena ei ole tavoitella voittoa eikä se jaa omistajilleen osinkoa, vaan mahdollinen voitto on käytettävä yhtiön oman toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Linkki: Toimintaa ohjaavat säädökset ja asiakirjat WinNova / Toimintakäsikirja / 4
2.2. Omistus Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan omistavat Porin kaupunki, Rauman kaupunki, Laitilan kaupunki ja Porin Aikuiskoulutussäätiö. 2.3. Toimitilat WinNovan toimitilat sijaitsevat pääosin Satakunnan ja Varsinais-Suomen alueella. Linkki: WinNovan toimitilarekisteri 2.4. Henkilöstö WinNovan henkilöstön kokonaismäärä on noin 700 henkilöä. 2.5. Tuotteet ja palvelut WinNova vastaa työ- ja elinkeinoelämän sekä yksilöiden muuttuviin osaamistarpeisiin elinikäisen oppimisen periaatteen mukaisesti. WinNovan koulutus antaa yksilöille, niin nuorille ja aikuisille kuin ammattitaitoa vailla oleville sekä huippuosaajille työelämän tarpeita vastaavaa ammatillista osaamista. Sen toiminta tukee myös uuden työn syntyä ja tarjoaa väestölle sekä työ- ja elinkeinoelämälle valmiuksia sopeutua jatkuviin muutoksiin. Palvelut Koulutuspalvelut nuorten ammatillinen koulutus aikuisten ammatillinen perus-, lisä- ja täydennyskoulutus työvoimakoulutus oppisopimuskoulutus yritysten ja yhteisöjen henkilöstökoulutus muu koulutus Asiantuntijapalvelut työelämän kehittämis- ja palvelutoiminta o yritysten ja yhteisöjen kehittämispalvelut o hitsausalan pätevöintilaitospalvelut o laserhitsausteknologiapalvelut, Lasepro Muut palvelut ravintolapalvelut koulutus- ja tapahtumatilapalvelut asiakastyöt Taulukko 1. WinNovan palvelut Linkki: WinNovan www-sivut WinNova / Toimintakäsikirja / 5
3. Johtaminen 3.1. Johdon sitoutuminen ja organisaation jatkuva menestys Johtaminen tukee WinNovan toimintaa ja luo sellaiset olosuhteet, että perustehtävän mukainen työskentely on mahdollista. Johto sitoutuu ylläpitämään organisaatiota, joka pystyy tuottamaan asiakkaiden ja lainsäädännön vaatimukset täyttäviä palveluja tehtyjen sopimusten mukaan. Johtamisessa yhdistyvät toiminnan ja ihmisten johtaminen. Asiajohtaminen tuottaa selkeitä vastuita, tavoitteita, informaatiota sekä työkaluja ja toimintamalleja työn tekemiseen. WinNovassa asiajohtamisen perustan muodostavat toimintajärjestelmä ja yhteiset toimintaperiaatteet. Ihmisten johtaminen tuottaa rajat ylittävää yhteistyötä, näkemystä ja sitoutumista jatkuvaan parantamiseen. Henkilöjohtamisen lähtökohtana ovat arvot, visio ja päämäärät, joiden avulla luodaan yhteinen tahtotila ja innostuksen ilmapiiri. Käytännössä hyvä johtaminen on tilannejohtamista, jossa sekä ihmisten että toiminnan johtaminen tapahtuvat samanaikaisesti ja johtamisen perusta lepää luottamuksen ja toimivan vuorovaikutuksen varassa. Kaiken johtamisen perusta on hyvä itsensä johtaminen. WinNovan jatkuvan menestyksen lähtökohtana on täyttää sidosryhmien tarpeet ja odotukset pitkällä aikavälillä. WinNovan menestyksen varmistamiseksi johto: määrittelee pitkän ja lyhyen tähtäimen tulokset, jotka se haluaa saavuttaa suunnittelee ja kehittää yhtenäiset ja tarkoituksenmukaiset toimintatavat toimii järjestelmällisesti sovittujen toimintatapojen mukaan seuraa, mittaa, arvioi ja analysoi toimintaansa kehittää toimintaansa jatkuvan parantamisen periaatteella viestii henkilöstölleen, asiakkailleen ja sidosryhmilleen toimintaansa ohjaavat arvot, päämäärät ja tavoitteet 3.2. Sidosryhmät, tarpeet ja odotukset WinNovan sidosryhmiä ovat opiskelijat, yritykset ja yhteisöt sekä osakkeenomistajat, WinNovan henkilöstö, yhteistyökumppanit ja yhteiskunta. Eli henkilöt ja yhteisöt: joihin organisaation toiminta vaikuttaa jotka tuovat lisäarvoa organisaatiolle jotka ovat kiinnostuneita organisaation toiminnasta. Sidosryhmä Opiskelija-asiakkaat Julkiset ja yksityiset yritysasiakkaat Yhteisö- ja järjestöasiakkaat Yksityisasiakkaat Viranomaisasiakkaat Omistajat WinNovan henkilöstö Toimittajat ja yhteistyökumppanit Yhteiskunta Tarpeet ja odotukset Osaaminen, laatu, hinta, toimitusvarmuus Asiantuntijuus, laatu, hinta, reagointinopeus, toimitusvarmuus Osaaminen, laatu, hinta, toimitusvarmuus Osaaminen, laatu, hinta, toimitusvarmuus Laatu, hinta, toimitusvarmuus Vaikuttava ja kannattava toiminta sekä avoimuus Hyvä työympäristö ja työilmapiiri, turvattu työsuhde ja mahdollisuus itsensä kehittämiseen, työhyvinvointi Yhteiset edut ja jatkuvuus Ympäristö, terveys, turvallisuus, kestävä kehitys Lakien ja viranomaisten vaatimusten täyttäminen Taulukko 2. WinNovan sidosryhmät, tarpeet ja odotukset WinNova / Toimintakäsikirja / 6
3.3. Toimintaympäristön seuranta ja ennakointi WinNovan toiminta keskittyy Satakunnan ja Varsinais-Suomen alueille. Lisäksi yhtiö toimii kansallisesti ja kansainvälisesti valitsemillaan osa-alueilla. WinNova seuraa toimintaympäristöään winnovalaisen ennakointimallin mukaisesti. Seurantatiedon avulla tunnistetaan ja arvioidaan sidosryhmien muuttuvia tarpeita sekä odotuksia ja niitä hyödynnetään organisaation strategiatyössä. Ennakoinnin lähdeaineisto perustuu yleisesti käytettävissä oleviin ennakointiaineistoihin. Valtakunnallisesti ja alueellisesti riippumatonta tietoa koostetaan Tilastokeskuksen, Opetushallituksen, maakuntaliittojen ja ELY-keskusten aineistoista sekä keskeisten sidosryhmien tietoa mm. työmarkkinajärjestöjen aineistoista. Lisäksi hyödynnetään muuta käytettävissä olevaa ennakointiaineistoa, kuten asiakkuuksien hoidossa ja maakunnallisesta sekä valtakunnallisesta ennakointiyhteistyöstä saatavaa tietoa. WinNovan tilastollisen tausta-aineiston koostamisesta vastaa Turun kauppakorkeakoulun Porin yksikkö, tietojen analysoinnista maakuntaliiton koordinoima yhteistyöverkosto ja hyödyntämisestä WinNovan kehityspalvelut. 3.4. Strategia, arvot ja toimintaperiaatteet WinNovan johtoryhmä vastaa strategiaperustan luomisesta vuorovaikutuksessa henkilöstön ja sidosryhmien kanssa sisäisten ja ulkoisten muutostarpeiden mukaan. WinNovan arvot ovat: Yhteistyö Ihmisläheisyys Kehittäminen Palvelu Turvallisuus WinNova luo edellytykset jatkuvaan menestykseen laadunhallintaan perustuvalla toimintamallilla ja toimintaperiaatteilla, jotka luovat perustan yhteiselle kielelle sekä ajattelu- ja toimintatavoille yli toimintorajojen. WinNovan toimintaperiaatteet ovat: asiakaslähtöisyys tuloshakuisuus johtajuus ja toiminnan määrätietoisuus prosessimainen toimintamalli henkilöstön kehittäminen ja osallistuminen kumppanuuksien kehittäminen jatkuva oppiminen, innovointi ja parantaminen yhteiskunnallinen vastuu Linkki: WinNovan strategia 2014-2017 Linkki: WinNovan toimintapolitiikka Linkki: WinNovan toimintaperiaatteet WinNova / Toimintakäsikirja / 7
3.5. Toiminnan organisointi Kuva 1. WinNovan hallinto-organisaatio Hallituksen työjärjestyksessä, johtosäännössä ja toimintasäännössä määritellään Länsirannikon Koulutus Oy:n toimintaperiaatteet sekä hallituksen jäsenten ja henkilöstön vastuut, valtuudet ja keskinäiset suhteet. Toimintajärjestelmä- ja laadunhallintapalvelut vastaavat WinNovan toimintajärjestelmän kokonaisvaltaisesta suunnittelusta, ylläpidosta ja kehittämisestä sekä toiminnan sisäisestä ja ulkoisesta arvioinnista. Linkki: Hallituksen työjärjestys Linkki: Johtosääntö Linkki: Toimintasääntö 3.6. Viestintä Viestintä on menestystekijä, jolla luodaan mielikuva WinNovasta. Sen tehtävänä on synnyttää ja ylläpitää vuorovaikutusta, luottamusta ja arvostusta. Viestinnän avulla luodaan sisäisiä ja ulkoisia verkostoja, yhteenkuuluvuutta ja aitoa yhdessä tekemistä. Sisäisellä työyhteisöviestinnällä varmistetaan, että henkilöstö eri toiminnoissa ja organisaatiotasoilla saa riittävästi omaan työhönsä ja koko organisaation toimintaan liittyvää ajan tasalla olevaa tietoa. Ulkoisella markkinointi- ja yritysviestinnällä varmistetaan, että asiakkaat ja sidosryhmät saavat haluamaansa tietoa organisaation toiminnasta, tuotteista ja palveluista. Linkki: Viestintäsuunnitelma WinNova / Toimintakäsikirja / 8
3.7. Johdon katselmointi Johdon katselmukset toteutetaan toimintajärjestelmän mukaisesti laaditun katselmointisuunnitelman mukaisesti. Katselmusten tuloksia käytetään lähtötietoina WinNovan toiminnan parantamisessa sekä strategian, tavoitteiden ja suunnitelmien laadinnassa. Linkki: Katselmointisuunnitelma Menettelyohje: Johdon katselmus 4. Toimintajärjestelmä 4.1. Toimintajärjestelmän kuvaus Toimintajärjestelmä on WinNovan strateginen valinta asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimintajärjestelmän avulla varmistetaan WinNovan laadukas toiminta sekä systemaattinen suunnittelu, johtaminen, ohjaus, arviointi ja kehittäminen. WinNovan toimintajärjestelmä on organisaatiorakenteiden, toimintaperiaatteiden, menettelyjen, prosessien ja resurssien muodostama kokonaisuus, jonka avulla toimintaa johdetaan ja ohjataan siten, että toiminnan kohteena oleva asiakas on tyytyväinen saamaansa palveluun, tavaraan tai tietoon. Toimintajärjestelmän ohjausmalli antaa suunnan organisaation toiminnalle. Yhteistyömalli auttaa organisoitumaan suunnan mukaisesti. Tekemisen malli tukee osaavia ihmisiä käytännön työssä. Toiminnan yhdensuuntaistamiseksi ja päällekkäisten toimintojen välttämiseksi WinNovan toimintajärjestelmä on rakennettu integroimalla laatustandardi ISO 9001, ympäristöstandardi ISO 14001 sekä työterveys- ja turvallisuusjärjestelmästandardi OHSAS 18001 yhdeksi toimintajärjestelmäksi. Toimintajärjestelmämalli on kokonaisvaltainen kuvaus WinNovan toimintajärjestelmän osaalueista strategiasta jatkuvaan parantamiseen. Varsinainen toimintajärjestelmä on kuvattu ja dokumentoitu selainpohjaisella IMS-toimintajärjestelmällä. Kirjainlyhenne IMS tulee sanoista Integrated Management System. Linkki: IMS WinNova / Toimintakäsikirja / 9
Kuva 2. WinNovan toimintajärjestelmämalli Linkki: Toimintajärjestelmämalli 4.2. Toimintajärjestelmän dokumenttien hallinta Toimintajärjestelmän dokumenttien hallinta toteutetaan sähköisesti IMS-järjestelmällä ISO 9001, ISO 14001 ja OHSAS 18001 standardien vaatimusten mukaisesti. Menettelyohje: Toimintajärjestelmän dokumentointi Menettelyohje: Menettelyohjeiden laatiminen ja ylläpitäminen WinNova / Toimintakäsikirja / 10
Kuva 3. Toimintajärjestelmän dokumentointirakenne 4.3. Laadunhallintajärjestelmä WinNovassa laadulla tarkoitetaan organisaation kaikkia toimintoja. Toimintajärjestelmän avulla varmistetaan laadukas toiminta sekä systemaattinen suunnittelu, johtaminen, ohjaus, arviointi ja kehittäminen. Laatu-, ympäristö- sekä työterveys- ja -turvallisuusstandardit muodostavat toimintajärjestelmän peruskokonaisuuden, jolla varmistetaan WinNovan laadunhallinta. Laadunvarmistuksessa käytetään sekä ulkoista että sisäistä arviointia, sillä viime kädessä kysymys on sisäisen tai ulkoisen asiakkaan subjektiivisesta kokemuksesta, jolla mitataan onko laatu hyvää vai huonoa. WinNovan toimintajärjestelmä noudattaa prosesseihin perustuvan laadunhallintajärjestelmän laajennettua mallia, joka sisältää ISO 9001 ja ISO 9004 standardien keskeiset periaatteet. WinNova / Toimintakäsikirja / 11
Kuva 4. Prosesseihin perustuvan laadunhallintajärjestelmän laajennettu malli 4.4. Ympäristöjärjestelmä Ympäristöasioiden hallinta on osa WinNovan toimintajärjestelmää. WinNovan ympäristöjärjestelmän suunnittelussa, toteuttamisessa, ylläpidossa ja parantamisessa hyödynnetään ISO 14001 standardin ja ympäristösuojelulain vaatimuksia, suosituksia ja ohjeistuksia. Ympäristönsuojelu on toimintaa, jonka tavoitteena on ratkaista, lievittää ja ennaltaehkäistä ympäristöongelmia. Ympäristönsuojelun yleisten tavoitteiden voidaan katsoa olevan luonnonympäristön suojeleminen, ihmisen hyvinvoinnin turvaaminen ja kestävän kehityksen edistäminen. Ympäristönsuojelulaki (86/2000) määrittelee ympäristönsuojelun tavoitteiksi seuraavat asiat: ehkäistä ympäristön pilaantumista sekä poistaa ja vähentää pilaantumisesta aiheutuvia vahinkoja, turvata terveellinen ja viihtyisä sekä luonnontaloudellisesti kestävä ja monimuotoinen ympäristö, ehkäistä jätteiden syntyä ja haitallisia vaikutuksia, tehostaa ympäristöä pilaavan toiminnan vaikutusten arviointia ja huomioon ottamista kokonaisuutena, parantaa kansalaisten mahdollisuuksia vaikuttaa ympäristöä koskevaan päätöksentekoon edistää luonnonvarojen kestävää käyttöä, sekä torjua ilmastonmuutosta ja tukea muuten kestävää kehitystä. WinNovan ympäristökäsikirjassa kuvataan, miten WinNova sitoutuu ympäristön laadun jatkuvaan parantamiseen. Ympäristökäsikirja sisältää ympäristötoiminnan sekä kestävän kehityksen periaatteet ja menettely- ja toimintaohjeet. WinNova / Toimintakäsikirja / 12
Linkki: WinNovan ympäristökäsikirja Linkki: WinNovan ympäristöopas 4.5. Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä (TTT-järjestelmä) WinNovan toiminnan tärkeä kulmakivi on turvallisuus. WinNova tarjoaa turvallisen opiskelu- ja työympäristön sekä opiskelijoilleen että työntekijöilleen. Tällä tarkoitetaan yhteisesti sovittuja menettely- ja toimintatapoja, joilla varmistetaan turvalliset ja terveelliset opiskelu- ja työolosuhteet. Ammatillisen koulutuksen laissa (630/1998) määritellään opiskelijan oikeus turvalliseen opiskeluympäristöön. Lain mukaan koulutuksen järjestäjän tulee laatia opetussuunnitelman yhteydessä suunnitelma opiskelijoiden suojaamiseksi väkivallalta, kiusaamiselta ja häirinnältä sekä toimeenpanna ja valvoa sen noudattamista ja toteutumista. Koulutuksen järjestäjän tulee hyväksyä järjestyssäännöt tai antaa muut oppilaitoksessa sovellettavat järjestysmääräykset, joilla edistetään sisäistä järjestystä, opiskelun esteetöntä sujumista sekä oppilaitosyhteisön turvallisuutta ja viihtyisyyttä. Työturvallisuuslaissa (738/2002) säädetään työnantajan ja työntekijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on työntekijöiden työkyvyn turvaamiseksi ja ylläpitämiseksi parantaa työympäristöä ja työolosuhteita sekä ennalta ehkäistä ja torjua tapaturmia, ammattitauteja ja muita työstä johtuvia terveyden haittoja. Laissa tarkoitetaan terveydellä sekä fyysistä että henkistä terveyttä. TTT-järjestelmä on toimintajärjestelmän osa, jota käytetään TTT-toiminnan kehittämiseen ja toteuttamiseen sekä TTT-riskien hallintaan. OHSAS 18001-standardi määrittelee työterveys- ja työturvallisuus-järjestelmää koskevat vaatimukset, joiden avulla hallitaan TTT-riskejä ja parannetaan TTT-toiminnan tasoa. Turvallisuuskäsikirja on väline turvallisuustyön jäsentämiseen ja kehittämiseen. Se on perustietopankki erilaisista turvallisuuteen liittyvistä asioista. Käsikirjan avulla havainnollistetaan turvallisuusnäkökulmia henkilökunnan perehdytyksessä sekä edesautetaan tietojen vaivatonta ja nopeaa löytymistä myös mahdollisissa kriisitilanteissa. Linkki: WinNovan turvallisuuskäsikirja 5. Resurssien hallinta 5.1. Resurssien varaaminen Resursseilla tarkoitetaan ihmisiä, infrastruktuuria, työ- ja toimintaympäristöä, informaatiota, toimittajia, yhteistyökumppaneita, luonnonvaroja sekä taloudellisia resursseja. WinNovan strategian ja tavoitteiden mukaiset sisäiset ja ulkoiset resurssit tunnistetaan ja määritellään kokonaisarkkitehtuuriin perustuvien prosessikuvausten perusteella. Johto tekee resurssien varauspäätökset vuosittain toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä ja varmistaa, että tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat resurssit on varattu ja että ne ovat käytettävissä. 5.2. Henkilöstö Strategisten tavoitteiden ja jatkuvan menestyksen saavuttamiseksi WinNovan henkilöstöjärjestelmän ja johtamisen avulla varmistetaan, että WinNova / Toimintakäsikirja / 13
henkilöstöresursseja hallitaan niin, että vaikuttavan ja tehokkaan toiminnan edellyttämä osaaminen ja pätevyys ovat optimaalisesti käytettävissä henkilöstön osaamista ja pätevyyttä ylläpidetään ja parannetaan jatkuvasti ihmiset voivat täysipainoisesti osallistua organisaation tavoitteiden saavuttamiseen työympäristö tukee henkilökohtaista kasvua, oppimista, tiedon siirtämistä ja yhteistyötä henkilöstöjohtaminen noudattaa suunniteltua, avointa, eettistä ja yhteiskuntavastuullista toimintamallia henkilöstön on mahdollista muuntaa organisaation strategiset ja prosesseihin liittyvät tavoitteet henkilökohtaisiksi työtavoitteiksi henkilöt ymmärtävät työpanoksensa tärkeyden ja omat roolinsa WinNovassa osaamisen hallintaan ja kehittämiseen kuuluvat osaamisen kartoitukset, riittävä ja kunnollinen perehdytys, mahdollisuus osallistua henkilöstön täydennyskoulutukseen, opettajien työelämäjaksot, toimiva kehityskeskustelujärjestelmä, mahdollisuus tarvittaessa työnkiertoon, työohjaukseen sekä mentorointiin. 5.3. Talous Toiminta- ja taloussuunnitelma laaditaan strategian määrällisten ja laadullisten tavoitteiden perusteella. Lisäksi kehitetään innovatiivisia rahoitusmenetelmiä tukemaan organisaation suorituskyvyn parantamista. Linkki: Taloussääntö 5.4. Infrastruktuuri Infrastruktuuri on toimintaa varten tarvittavien tilojen, laitteiden ja palveluiden järjestelmä. Organisaation tulee määrittää, hankkia ja ylläpitää infrastruktuuri, joka tarvitaan toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Infrastruktuuri sisältää ainakin seuraavat resurssit: kiinteistöt, rakennukset, työtilat, laitteet ja työvälineet, tieto- ja viestintäteknologiat. Johdon tulee määrittää vastuut ja valtuudet hankinta-, vastaanotto-, varastointi-, asennus-, käyttö-, huolto- ja vartiointitoiminnoille. Linkki: WinNovan toimitilarekisteri 5.5. Työ- ja toimintaympäristö Työympäristöllä luodaan myönteinen vaikutus henkilöstön motivaatioon ja työsuorituksiin sekä asiakkaiden tyytyväisyyteen. Organisaation tulee turvallisuuden hallinnan avulla varmistaa toimintansa häiriöttömyys suojaamalla henkilöstöä, asiakkaita ja muita sidosryhmiä sekä tietoja, omaisuutta ja toimintaympäristöä vahingoilta ja väärinkäytöltä. Työsuojelun avulla organisaation tulee tukea ja kehittää työntekijöidensä fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista hyvinvointia. Linkki: Työsuojelun toimintaohjelma 5.6. Tiedonhallinta WinNovalla on kokonaisvaltainen tiedonhallintajärjestelmä WIN-ERP, jota se käyttää sekä hyödyntää johtamisen ja päätöksenteon sekä toiminnan suunnittelun, viestinnän, toteuttamisen, arvioinnin ja ohjaamisen välineenä. Linkki: Tiedonhallintajärjestelmä WinNova / Toimintakäsikirja / 14
5.7. Yhteistyö- ja kumppanuus WinNovalla on kiinteät ja toimivat suhteet toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin, jotta toimintaprosessien vaikuttavuutta ja tehokkuutta voidaan yhdessä kehittää ja parantaa. 6. Prosessien hallinta 6.1. Palveluiden ja tuotteiden toteuttaminen WinNova toteuttaa palvelunsa ja tuotteensa prosessimaisella toimintamallilla, johon sisältyy prosessien, niiden välisten riippuvuuksien ja yhteisten resurssien määrittely. Toiminnan vaikuttavuus ja menestys perustuu toisiinsa liittyvien toimintojen määrittelyyn ja prosessimaiseen hallintaan, jossa resursseja johdetaan ja käytetään siten, että toimintaan suunnatuista panoksista saadaan tavoitteiden mukaisia tuotoksia. 6.2. Prosessien suunnittelu, toteutus, arviointi ja parantaminen Prosessi tarkoittaa joukkoa loogisesti toisiinsa liittyviä toimintoja sekä niitä toimintojen toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla saadaan aikaan tavoitteiden mukaiset tulokset. Prosessi muodostuu toisiaan seuraavista vaiheista: suunnittelusta, toteutuksesta, arvioinnista ja parantamisesta. Jokaiseen vaiheeseen sisältyy viestintä. Suunnittelu asetetaan tavoitteet ja luodaan tarvittavat prosessit, joilla saavutetaan asiakkaiden vaatimusten ja asetettujen tavoitteiden mukaiset tulokset Toteutus toteutetaan prosessit Arviointi seurataan, arvioidaan ja mitataan prosesseja, verrataan tavoitteisiin ja raportoidaan tuloksista Parantaminen tehdään arviointitulosten perusteella johtopäätökset ja päätetään toimenpiteistä, joilla jatkuvasti parannetaan prosessien suorituskykyä 6.3. Prosesseihin liittyvät vastuut ja valtuudet WinNovan prosessit kuvataan IMS-ohjelmalla ja kuvauksen yhteydessä kullekin prosessille nimetään prosessin omistaja, jolla on määritellyt vastuut ja valtuudet luoda prosessi sekä ylläpitää, ohjata ja parantaa sitä. WinNovan johto vastaa suunnasta vision ja strategian mukaisesti asettaa organisaation päämäärät ja sopii tavoitteet sitoutuu prosessimaiseen toimintamalliin hyväksyy prosessikartan ja varmistaa, että prosessit tukevat strategisia tavoitteita nimeää ja vastuuttaa prosessin omistajat varmistaa, että prosessin omistajilla on tarvittava osaaminen päättää resurssien käytöstä seuraa prosessien suorituskykyä ja tuloksia WinNova / Toimintakäsikirja / 15
Prosessin omistaja Prosessin omistaja on vastuuhenkilö, joka vastaa prosessin määrittelystä, kuvaamisesta, mittaamisesta, arvioinnista ja kehittämisestä koko prosessin osalta. WinNovassa prosessin omistaja vastaa prosessin suunnittelusta, toiminnasta, arvioinnista ja parantamisesta sekä viestinnästä vastaa prosessin kuvaamisesta ja hyväksyy prosessikuvauksen viestii sovitut tavoitteet ja määrittää prosessin mittarit määrittelee prosessin sisältämät tehtävät, vastuut ja valtuudet varmistaa, että prosessin toimijat ovat tietoisia prosessin kokonaisuudesta ja omasta roolistaan siinä varmistaa, että prosessilla on tarvittavat resurssit ja henkilöstöllä on tarvittava osaaminen vastaa prosessin toimivuudesta, suorituskyvystä ja jatkuvasta parantamisesta vastaa prosessin rajapinnoista ja yhteyksistä muihin prosesseihin vastaa prosessikuvausten ylläpidosta 6.4. WinNovan prosessit WinNovan prosessit kuvataan yhteistyössä prosessin omistajien ja henkilöstön kanssa IMSohjelmalla ja ne ovat koko henkilöstön käytössä intranetin kautta. Kuva 5. WinNovan prosessikartta WinNova / Toimintakäsikirja / 16
Prosessikuvaukset laaditaan 3-sivumenetelmällä, joka käsittää yhteenvedon, prosessikaavion ja vaiheiden kuvaukset. yhteenvedossa määritellään prosessin tarkoitus, omistaja, asiakkaat ja sidosryhmät. asiakastarpeet ja -vaatimukset, lähtö- ja lopputilanne, keskeiset resurssit ja menestystekijät, mittarit, ohjaus- ja kehittämismenettelyt sekä prosessin rajapinnat prosessikaaviossa kuvataan prosessin eteneminen ja prosessin osallistuvien tehtävät vaiheiden kuvauksessa määritellään vastuut, kriittiset tekijät, menetelmät ja ohjeet sekä syntyvä ja jäljitettävä tieto Linkki: IMS 7. Seuranta, mittaus, arviointi, analysointi ja johtopäätökset 7.1. Itsearviointi ja ulkoinen arviointi Lainsäädäntö velvoittaa ammatillisen koulutuksen järjestäjän arvioimaan toimintaansa ja sen vaikuttavuutta sekä osallistumaan toimintansa ulkopuoliseen arviointiin. WinNova arvioi toimintaansa seuraavilla menetelmillä: tuloskortti koulutuksen opiskelijapalaute asiakastyytyväisyys henkilöstötutkimukset talouden seuranta toiminnan arviointi o johdon katselmoinnit o sisäiset auditoinnit WinNovan toiminnan ulkoinen arviointi: ammatillisen koulutuksen kustannusten ja tulojen seuranta (oph) ammatillisen peruskoulutuksen tulosrahoitusmittari (oph) ammatillisen peruskoulutuksen oppimistulosten arviointi (oph) opiskelijapalautteet (oph, Ely-keskus) Vertaisarviointi Laadun varmistamisessa ja kehittämisessä voidaan hyödyntää myös vertaisarviointia. Siinä ulkoisten asiantuntijoiden muodostama vertaisarviointiryhmä kutsutaan arvioimaan organisaation toimintojen laatua. Vertaisarvioijat työskentelevät vastaavassa ympäristössä ja ovat arvioitavan aihepiirin riippumattomia asiantuntijoita ja ammattilaisia. 7.2. Mittaustiedon kerääminen Mittaustieto kerätään WinNovan tiedonhallintajärjestelmän (Win-Erp) tietovarastoon, jossa se muokataan käsiteltävään ja raportoitavaan muotoon. Näin varmistetaan, että analysointi, johtopäätökset ja parantamistoimenpiteet tehdään tosiasioiden perusteella. Linkki: Mittaus- ja tilastotiedon kerääminen, menettelyohje WinNova / Toimintakäsikirja / 17
7.3. Tuloskortti Tuloskortti on strategisen ja navigoivan johtamisen työväline, jolla mitataan miten tavoitteet ja strategia toteutuvat sekä varmistetaan sellainen työyhteisön jatkuva uudistuminen ja henkilöstön kokonaisvaltainen työkyky, joka mahdollistaa tavoitellun vaikuttavuuden, prosessien ja rakenteiden uudistamisen sekä resurssien taloudellisen, tuottavan ja tehokkaan käytön. Linkki: WinNovan tuloskortti Linkki: WinNovan ohjausmittaristo 7.4. Koulutuksen opiskelijapalautejärjestelmät WinNova kerää opiskelijapalautetta seuraavilla arviointijärjestelmillä: INKA-järjestelmä o nuorten ops-perusteinen ammatillinen peruskoulutus Aipal-järjestelmä o aikuisten näyttötutkintoperusteinen koulutus Opal-järjestelmä o työvoimakoulutus Opiskelijapalautteiden kerääminen on kuvattu ja ohjeistettu IMS-järjestelmään. Menettelyohje: INKA-palautteen kerääminen Menettelyohje: AIPAL-palautteen kerääminen Menettelyohje: OPAL-palautteen kerääminen ja ARVI-arvioinnit 7.5. Asiakastyytyväisyys Muiden asiakkaiden palautteet kerätään tapauskohtaisesti Webropol-järjestelmällä. 7.6. Henkilöstötutkimukset WinNova kerää palautetta henkilöstön näkemyksistä joka toinen vuosi tehtävällä henkilöstötutkimuksella. Tutkimuksessa kartoitetaan WinNovan henkilöstötyytyväisyyttä muun muassa työnantajakuvan, työilmapiirin, johdon toiminnan ja tiedonkulun näkökulmista. Saatua palautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. 7.7. Talouden seuranta WinNovan talouden toteutumista seurataan sisäisellä laskennalla sekä toiminta- ja talousmittaristoilla. Vuosittaisen seurantajärjestelmän valmistelevat talouspalvelut ja sen hyväksyy toimitusjohtaja. Talouden seuranta on kuvattu ja ohjeistettu IMS-järjestelmään. 7.8. Toiminnan arviointi 7.8.1. Johdon katselmukset Toimintajärjestelmän suorituskykyä ja tehokkuutta mitataan johdon katselmuksilla. Arvioinnissa hyödynnetään Opetushallituksen laadunhallintasuosituksia ja EFQM-mallia. Toiminnan arviointi on kuvattu ja ohjeistettu IMS-järjestelmään. WinNova / Toimintakäsikirja / 18
Prosessikuvaus: Sisäinen auditointi ja johdon katselmus Menettelyohje: Johdon katselmus 7.8.2. Sisäiset auditoinnit Sisäisillä auditoinneilla arvioidaan toimintajärjestelmän suorituskykyä ja tehokkuutta osaaluekohtaisesti. Sisäiset auditoinnit tuottavat taustatietoa johdon katselmuksiin. Sisäiset auditoinnit ovat luonteeltaan kehittämispainotteisia, joissa toimintaa tarkastellaan kriittisesti ja haetaan kyseisen alueen toimintoihin kehittämiskohteita. Jokaisen auditoinnin yhteydessä tarkastetaan ja päivitetään ajan tasalle kohteen prosessikuvaukset ja menettely- ym. ohjeet. Sisäisistä auditoinneista laaditaan vähintään kahden vuoden kestoinen auditointiohjelma, jonka johtoryhmä tarkastaa ja hyväksyy vuosittain. Sisäisen auditointiohjelman rakenne vastaa toimintakäsikirjan sisältöä ja se sisältää seuraavat toimintokohtaiset auditointikohteet: johtaminen toimintajärjestelmä resurssien hallinta prosessien hallinta seuranta, mittaus ja arviointi parantaminen yhteistyöprosessit Sisäiset auditoinnit on kuvattu ja ohjeistettu IMS-järjestelmään. Prosessikuvaus: Sisäinen auditointi ja johdon katselmus Menettelyohje: Sisäiset auditoinnit 7.9. Analysointi ja johtopäätökset Toiminnan tulokset, tehokkuus ja vaikuttavuus analysoidaan seuranta-, mittaus-, auditointi ja arviointitietojen perusteella ja päätökset tarvittavista parantamistoimenpiteistä tehdään tosiasioihin perustuvan analysointitiedon pohjalta. 8. Parantaminen, innovaatiot ja oppiminen 8.1. Parantaminen Parantamistoimenpiteet voivat vaihdella työpaikalla tehtävistä vaiheittaisista jatkuvista parannuksista koko organisaation kattaviin parannuksiin. WinNova määrittelee palveluiden, tuotteiden, prosessien, organisaatiorakenteiden ja toimintajärjestelmän parantamista koskevat tavoitteet tietojen analysoinnin perusteella. Parantamisprosessit toteutetaan järjestelmälähtöisesti PDCA-mallilla, jota sovelletaan johdonmukaisesti kaikkiin toimintoihin prosessimaisen toimintamallin mukaisesti. PDCA perustuu ympyrään, jota kierretään: ensin suunnitellaan (plan), sitten tehdään (do). Tekemisen jälkeen tarkistetaan (check) ja tehdään tarvittaessa korjaukset (act). Korjausten jälkeen ympyrässä palataan alkuun, eli suunnitteluun. WinNova / Toimintakäsikirja / 19
8.2. Innovaatiot Toimintaympäristön muutokset edellyttävät innovaatioita, joilla WinNova vastaa sidosryhmien tarpeisiin ja odotuksiin. 8.2.1. Hanketoiminta Hanketoimintaa ohjaa WinNovan strategiaan perustuva kehittämisstrategia, jonka tavoitteita konkretisoidaan vuosittain laadittavassa kehityspalvelujen toimintasuunnitelmassa. Kehityspalvelut vastaa myös tulos- ja koulutusaloilla toteutettavan hanketoiminnan ohjaamisesta ja tukemisesta. Linkki: WinNovan hankekäsikirja 8.2.2. Aloitetoiminta Aloitetoiminnan tarkoituksena on edistää omatoimista Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan toiminnan sekä työ- ja opiskeluympäristön kehittämistä. Aloite on luonteeltaan parannusehdotus, jonka tavoitteena on parantaa WinNovan toimintajärjestelmän ja prosessien toimivuutta, kehittää työ-, opetus- ja opiskelumenetelmiä, parantaa työn tuottavuutta, vähentää kustannuksia tai poistaa tarpeetonta työtä sekä parantaa imagoa, tunnettuutta ja markkinointiviestintää. Aloitteen voi tehdä WinNovan jokainen vakinaisessa tai tilapäisessä työsuhteessa oleva henkilöstön jäsen tai opiskelija. Aloitteen voi tehdä myös ryhmä. Linkki: Aloitetoimintasääntö 8.3. Oppiminen WinNovassa kannustetaan jatkuvan oppimisen välityksellä tapahtuvaan parantamiseen. Win- Nova on oppiva organisaatio, jossa toiminnan parantaminen perustuu kykyyn yhdistää yksilöiden ammattitaito organisaation osaamiseen. Oppiminen organisaationa tarkoittaa, että organisaatio kerää tietoa erilaisista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä ja tapahtumista, kuten menestystarinoista ja epäonnistumisista sekä analysoi perusteellisesti kerättyä tietoa ja kartoittaa tämän tiedon pohjalta syntyviä oivalluksia. Oppiminen, joka perustuu yksilöiden kykyjen yhdistämiseen organisaation osaamiseen, on mahdollista, kun ihmisten osaaminen, ajattelutavat ja käyttäytymismallit yhdistetään organisaation arvoihin. WinNovassa tuetaan oppimista ja tunnistetaan osaamisen parantuminen ja palkitaan siitä kannustetaan verkostoitumiseen, yhteyksien luomiseen, vuorovaikutteisuuteen ja tietämyksen jakamiseen sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella ylläpidetään oppimiseen ja oppimisen jakamiseen tarkoitettuja järjestelmiä arvostetaan luovuutta ja hyväksytään, että ihmisillä on erilaisia mielipiteitä WinNova / Toimintakäsikirja / 20