Tarkastuslautakuntien toiminta ja tilintarkastajien valinta valtuustokauden vaihtuessa 1 Johdanto Tilintarkastus on lakisääteistä ja riippumatonta toimintaa, jossa selvitetään tilikauden hallinnon ja taloudenhoidon lain- ja päätöstenmukaisuutta. Tilintarkastaja ottaa kantaa myös siihen, antavatko tilinpäätös ja konsernitilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, talouden kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Lisäksi tilintarkastaja tarkastaa, ovatko valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita sekä onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Kuntalain muutoksen myötä tilintarkastajan tulee ottaa jatkossa kantaa myös riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuuteen. Tilintarkastaja luovuttaa tarkastuslautakunnalle valtuustolle osoitetun tilintarkastuskertomuksen. Siinä tilintarkastaja esittää, onko tilinpäätös hyväksyttävä, ja voidaanko tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus. Tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä tulee olla edellytykset riippumattomaan tilintarkastukseen (JHTT-laki 4 ). Tilintarkastustehtävää suorittaessaan tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön tulee noudattaa julkishallinnon hyvää tilintarkastustapaa. Tilintarkastaja tuottaa luotettavaa ja käyttökelpoista tietoa eri toimialojen taloudesta ja toiminnasta. Tilintarkastajan havainnot auttavat kehittämään toimintaa ja luovat edellytyksiä toimintaa korjaaville päätöksille. Vastuu toimenpiteistä, joihin tilintarkastajan havainnot antavat aihetta ovat aina tarkastuskohteen johdolla. Havaintoihin liitetään mahdollisuuksien mukaan ehdotus tai suositus menettelytavoiksi. Parhaimmillaan tilintarkastus luo hyvät edellytykset toimintojen uudelleen arvioinnille ja uudistamiselle (Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa). 2 Tarkastuslautakuntien toiminta ja tilintarkastajien valinta valtuustokauden vaihtuessa Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Kuntalain 72 :n 1 momenttia on muutettu siten, ettei tilintarkastajien toimikautta sidota enää valtuuston toimikauteen. Valtuusto voi valita tilintarkastajat enintään kuudeksi tilikaudeksi eli kuudeksi vuodeksi. Eduskunta hyväksyi hallituksen esityksen 28.5.2012. Lakimuutos tuli voimaan 1.7.2012. Tilintarkastajien valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Lakimuutoksen jälkeen tilintarkastajien toimikausi ei kuitenkaan ole jatkossa sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastajat voidaan valita valtuuston päättämäksi enintään kuuden tilikauden ajaksi. Toimikauden pituus voidaan viedä valtuustolle ratkaistavaksi joko erillisenä asiana tai tilintarkastajan valinnan yhteydessä. Viimeksi mainitussa tapauksessa on mahdollisuus kauden muutokseen huomioitava tarjouspyynnössä. Lakimuutos on perusteltu sillä, että tilintarkastajan toimikauden sitominen valtuuston toimikauteen on aiheuttanut ongelmia tilintarkastajan valinnan valmistelussa. Muutos on perusteltu myös sillä,
ettei ole tarkoituksenmukaista, että kuntasektorilla kaikki tilintarkastusta koskevat kilpailutukset tehdään yhtä aikaa. Tästä on aiheutunut ongelmia sekä kunnille että tilintarkastusyhteisöille kilpailutusten ruuhkautuessa. 3 Tilintarkastajan valinta kunnassa ja kuntayhtymässä vuonna 2013 alkavalle kaudelle Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävä jatkuu siihen saakka, kunnes toimikauden viimeisen tilikauden tilintarkastus on suoritettu. Keväällä 2013 tulee siten olemaan kaksi toimivaltaista tarkastuslautakuntaa. Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Ehdotuksen kunnan ja kuntayhtymän tilintarkastajista tekee vuosiksi 2013-2016 valittu tarkastuslautakunta. Uuden valtuuston asettaman tarkastuslautakunnan ensimmäinen tehtävä on tehdä valtuustolle esitys tilintarkastajien valinnasta. Kuntayhtymissä, joissa valtuusto kokoontuu vain muutaman kerran, joudutaan yleensä keskeyttämään ensimmäinen valtuusto, jotta uusi valittu tarkastuslautakunta voi tehdä esityksensä tilintarkastajien valinnasta. Kuntaliitto suosittelee, että uutta tilintarkastuskautta koskevan tarjouspyynnön ja -vertailun, mukaan lukien esitys tilintarkastajan toimikauden pituudesta, valmistelee vuosiksi 2009-2012 valittu tarkastuslautakunta. Nykyinen tarkastuslautakunta pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. Menettely on perusteltu varsinkin kuntayhtymissä, jotta uusi tilintarkastaja voitaisiin valita kevään aikana. Käytännössä kunnan tilintarkastaja valitaan valtuuston toisessa kokouksessa; valtuusto valitsee tammikuun kokouksessaan tarkastuslautakunnan, joka tekee ehdotuksen tilintarkastajan valinnasta valtuuston toiseen kokoukseen. Vuosille 2009-2012 valittu tilintarkastaja tarkastaa vuoden 2012 tilinpäätöksen ja antaa siitä tilintarkastuskertomuksen. Kuntayhtymässä ja liikelaitoskuntayhtymässä tilintarkastajan valinta saattaa ajallisesti muodostua ongelmaksi. Yhtymävaltuusto ja yhtymäkokous kokoontuvat ensimmäiseen kokoukseen aikaisintaan maaliskuussa, jolloin valitaan myös tarkastuslautakunta. Jos kuntayhtymän päättävä elin kokoontuu toiseen kokoukseen vasta syksyllä, voidaan tilintarkastaja tällöin valita tarkastuslautakunnan valmistelun pohjalta vasta syksyllä 2013. Tilintarkastajan valintaa voidaan jouduttaa ylimääräisellä päättävän elimen kokouksella, jossa tilintarkastaja valitaan. Toinen käytännön mahdollisuus on, että tarkastuslautakunta kokoontuu heti valintansa jälkeen yhtymävaltuuston kokouksen tai yhtymäkokouksen tauolla, jonka jälkeen mainitut päättävät elimet valitsevat tilintarkastajan tarkastuslautakunnan ehdotuksesta. Tällainen menettely edellyttää pitkälle menevää valmistelua ja yhteisymmärrystä. Jos tarkastuslautakuntaan valitaan jäsenet yhtymävaltuuston jäsenistä, menettely on ehkä yksinkertaisempi kuin muuten, jolloin valinnat pitää ennakoida ja valittavat tarkastuslautakunnan jäsenet pitää erikseen kutsua kokouspaikalle pitämään tarkastuslautakunnan kokousta. 4 Tilintarkastajan valinta kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöihin Kuntakonsernissa tehtyjen päätösten pohjalta tarkastuslautakunnan on perusteltua sille kuntalain mukaan kuuluvan koordinaatiotehtävän puitteissa kilpailuttaa tytäryhteisöjen tilintarkastuksen
samanaikaisesti kunnan ja kuntayhtymän tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen yhteydessä vastaavaksi ajanjaksoksi. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (27.4.2007/519). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä määrätyksi toimikaudeksi. Huomattava kuitenkin on, että kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöön voidaan vuosille 2013-2016 eli enintään neljäksi tilikaudeksi edelleen valita päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-tarkastaja KHT- tai HTM-tarkastajan sijasta tietyin yhteisön kokoon liittyvin rajoituksin. Poikkeuksesta on säädetty tilintarkastuslain (459/2007) siirtymäsäännöksessä (57.4 ). Konsernitarkastuksen yhtenäisyyden kannalta on tärkeää, että kunnan tytäryhtei-söön valitaan kunnan JHTT-tilintarkastaja tai -tilintarkastusyhteisö. Näin on perusteltua toimia, vaikka Kuntalaissa ei edellytetä kunnan vastuunalaisen tilintarkastajan valitsemista tytäryhteisöön, toisin kuin tilintarkastuslaissa (6.2 ), jossa tytäryrityksen tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi emoyrityksen tilintarkastajista. Tilintarkastajan valinnassa tulee myös huomioida yhtiöjärjestyksen määräykset. Tilitarkastuslain mukaan (4 ) tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta pienissä kirjanpitovelvollisissa. Kuntaliitto suosittaa kuitenkin, että kaikkiin kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöihin ja -säätiöihin valitaan JHTT-, KHT- tai HTM-tutkinnon suorittanut ammattitilintarkastaja. 5 Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen ja tarjouspyynnön laadinta Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07). Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta. Kynnysarvot määräytyvät hankintakokonaisuuden ennakoidun kokonaisarvon mukaan ilman arvonlisäveroa. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan hankittavien tarkastuspalveluiden vuosittaisen arvon mukaan kerrottuna sopimuskauden pituudella (vuosittainen arvo x sopimusvuosien määrä = hankinnan ennakoitu kokonaisarvo). Ennakoidun arvon perusteella tarkistetaan, ylittääkö hankinta EU:n vai kansalliset kynnysarvot. EU:n kynnysarvo (1.1.2012 alkaen 200 000 euroa) ylittyy tilintarkastuspalveluissa yleensä vain suurimmissa kaupungeissa. Sen sijaan kansallinen, 30 000 euron kynnysarvo, ylittyy useimmissa kunnissa. Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia. Sen sijaan em. kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin tulee soveltaa avointa ja syrjimätöntä hankintamenettelyä sekä kuntien omia hankintaohjeita pienhankintojen kilpailuttamisesta. Kunnan tai kuntayhtymän ja sen tytäryhteisöjen tarkastuspalveluja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksina arvioitaessa kynnysarvojen ylittymistä. Sekä kansallisen että EU-
kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi). EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee myös ilmoittaa EU:n hankintailmoituskanavassa TED:ssä. Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisessa on pääsääntöisesti perusteltua noudattaa avointa hankintamenettelyä, sillä kunta-alan tilintarkastuspalveluissa tarjoajien lukumäärä on melko pieni. 5.1 Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö Tarjouspyynnön tulee sisältää tiedot hankinnan kohteesta, sisällöstä ja laajuudesta. Olennaisia tarjouksessa huomioon otettavia ja tarkastuksen sisältöön ja laajuuteen vaikuttavia seikkoja ovat mm. palvelutuotannon liikelaitostaminen palvelutuotannon ulkoistaminen palvelujen järjestäminen yhteistoiminnassa muiden kuntien ja kuntayhtymien kanssa kunnan konsernirakenne tukipalvelujen (varsinkin kirjanpidon ja palkanlaskennan) ulkoistaminen (minne on ulkoistettu, tiedot tarjouspyyntöön) Hankittavien tilintarkastuskausien määrä: Vaikka hankintayksikkö pitäisikin neljän vuoden toimikautta tilintarkastajalle sopivana, voidaan esimerkiksi väliaikaisesti poiketa neljän vuoden kaudesta lakimuutoksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimikauden pituutta arvioitaessa on kuitenkin huomattava että vuosittaisten tarkastuspäivien määrä on myös jossain määrin riippuvainen hankittavien tarkastuskausien määrästä niin, että lyhyempi toimikausi edellyttää enemmän tarkastuspäiviä vuodessa. Tarkastuspalvelut tulee tarjouspyynnössä eritellä kunnan ja kuntayhtymän lakisääteiseen tilintarkastukseen muihin kunnan ja kuntayhtymän tarkastuspalveluihin tytäryhteisöjen tilintarkastukseen. 5.1.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Tarjouspyynnössä on tarjousten vertailun mahdollistamiseksi määriteltävä tarkastuspäivien lukumäärä. Kuntaliitto suosittaa, että vuotuisten tarkastuspäivien määrä olisi sitä suurempi, mitä lyhyempi on sopimuskausi. Aiemmin tilintarkastaja on yleensä laatinut tarkastussuunnitelman neljäksi vuodeksi, jolloin kunnan kaikkia toimialoja on tarkastettu sopimuskauden aikana. Jotta tilintarkastaja pystyy hoitamaan lakisääteisen velvollisuutensa, tulee hänellä olla riittävästi tarkastuspäiviä käytössään. Lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspäivien määrän arvioinnissa on syytä ottaa huomioon ainakin tarkastuspäivien tarve ja riittävyys aikaisemmilla tarkastuskausilla. Tarvittavien tarkastuspäivien määrää lisäävät mm. kuntajaon muutokset, kuntayhteistyöjärjestelyt ja muut merkittävät muutokset kunnan organisaatiossa ja konsernirakenteessa tulevalla tarkastuskaudella.
Kuntayhtymissä on tarpeen arvioida nykyisten tarkastuspäivien riittävyyttä erityisesti silloin, kun kuntayhtymän tehtäviä on lisätty tai sen toiminta on muutoin laajentunut. Huomattava on, että kunnan tai kuntayhtymän oma tarkastushenkilöstö ei voi tehdä lakisääteistä tilintarkastusta. Oman tarkastuksen perusteella ei lakisääteisen tilintarkastuksen päivien lukumäärää voi siis vähentää. Tarjouspyynnössä on syytä määritellä ostettavien tarkastuspäivien lukumäärä yksiselitteisesti. Tällöin saadaan lasketuksi tarjousten kokonaishinnat vertailukelpoisesti. Todellisten tarkastuspäivien lukumäärä perustuu tilintarkastajan tekemään riskienarviointiin ja sen edellyttämään tarkastustyön määrään. Siksi tarjouspyynnössä käytetty tarkastuspäivien lukumääräarvio voi poiketa toteutuvista tarkastuspäivistä. 5.1.2 Muut palvelut Tarjouspyynnössä esitetään kuvaus muun tarkastuspalvelun sisällöstä ja laajuudesta. Muita tarjouspyynnössä erikseen mainittavia tarkastuspalveluja ovat muun muassa EU-projektien tilintarkastukset muut tilintarkastukseen liittyvät palvelut (IT-, alv-, sopimustarkastus yms.) arviointipalvelut tarkastuslautakunnalle. Muiden palvelujen määrä ja niiden sisältö aiheutuvat yleensä kunnan omasta tarpeesta. Tarjouspyynnössä on syytä arvioida myös näiden palvelujen määrä sekä pyytää niistä tarjoushinta. Tarkastuslautakunnan sihteeripalvelut eivät kuulu lakisääteiseen tilintarkastukseen. Jos kuitenkin tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät halutaan kilpailuttaa, tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä tarjousten vertailussa käytettävä sihteerin tehtävien työtuntien määrä. Tarjouspyynnössä on myös syytä esittää tarkastuslautakunnan sihteerille kuuluvat tehtävät. Arviointityö on syytä erottaa tarkastuslautakunnan teknisen sihteerin tehtävästä. Arviointityö kuuluu tarkastuslautakunnalle, ja tilintarkastaja raportoi tai häntä kuullaan asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta voi kilpailuttaa myös arviointityön tukipalvelut, jotka tulee tällöin määritellä tarjouspyynnössä sisällön ja laajuuden osalta. 5.2 Soveltuvuus ja valintakriteerit Tarjouspyynnön valmistelu on syytä tehdä huolella. Erityistä huomiota on syytä kiinnittää soveltuvuusehtojen täyttymiseen, laadun määrittelyyn, laadun arviointiin sekä päätöksen perustelemiseen. Myös hankintailmoituksen laadinnassa on syytä olla tarkkana. Sen tulee sisällöltään vastata tarjouspyyntöä. Virheet hankintailmoituksessa johtavat helposti päätöksen kumoamiseen. 5.2.1. Soveltuvuus Tarjoajien soveltuvuus on arvioitava ennalta ilmoitettuja, tarjoajien taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn tai ammatilliseen pätevyyteen liittyviä taikka muita objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita noudattaen.
Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä päävastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Ellei tilintarkastajaksi valita yhteisöä ja tilintarkastajia valitaan vain yksi, on valittava myös yksi varatilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta on säädetty. Pääsääntöisesti kunnat ja kuntayhtymät ovat omissa johtosäännöissä määritelleet, että tilintarkastajaksi valitaan JHTT-yhteisö. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattomaan tilintarkastukseen. Tämä edellyttää, ettei tarkastettava osallistu tilintarkastajan valintaan. Tilintarkastajan valinnan valmistelu tarjouspyyntöineen on siten tarkastuslautakunnan tehtävä eikä kunnan tai kuntayhtymän hallituksen taikka johdon tai tilivelvollisen tule siihen osallistua. Kuntien tilintarkastuksessa soveltuvuuden arviointi perustuu pääosin kuntalakiin ja pääsääntöisesti riittää se, että tarjoaja on JHTT-yhteisö. Tilintarkastusyhteisöt toimittavat vuosittain julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnalle toimintaselvityksen, jonka perusteella arvioidaan, että yhteisöllä on riittävästi toimeksiantoja, pätevää henkilöstä ja laadunvarmistusjärjestelmä sekä muut JHTT-yhteisön rekisteröinnin edellytykset. Tarjouspyynnössä voidaan asettaa soveltuvuudelle lisäedellytyksiä, jotka liittyvät yhteisön tai päävastuullisen tarkastajan kokemukseen. Lisäksi on täsmennettävä, kuinka paljon kokemusta ja minkälainen kokemus otetaan huomioon. Soveltuvuudelle asetettujen ehtojen tulee liittyä hankinnan kohteeseen. Tarjouspyynnössä voidaan asettaa myös palvelu sisältöön, toimitusaikaan, kieleen, sopimusehtoihin ja hinnan määrittelyyn ja muita ehtoja. Tarjouspyyntöä ja -menettelyä vastaamattomat tarjoukset on pääsääntöisesti hylättävä. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi ja poissulkeminen tarjouskilpailusta tulee tehdä tarjousmenettelyn erillisenä vaiheena ennen tarjousten vertailua. Lisäksi tarjoajan soveltuvuuden varmistamiseksi on pyydettävä tilaajavastuulain mukaiset tiedot rekisteröinnistä kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonverovelvollisten rekisteriin. 5.2.2. Vertailuperusteet Tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä on oltava hankinnan kohteen määrittely sekä tarjouksen valintaperuste ja käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys tai painoarvo. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tulee esittää tarjouksen vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli taikka poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. Tilintarkastuspalveluissa, joissa palvelun tarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä on erityinen merkitys, vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää yksilöityä pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa.
Markkinaoikeuden oikeuskäytännössä laatukriteereitä on pidetty liian yksilöimättöminä ja epätäsmällisinä kun ne on ilmaistu pelkästään sanoilla kokemus, ammattitaito, koulutus, käytännön toteutus, erityisosaaminen, vertailu ja raportointi, yhteistyö kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kanssa, neuvontatyön resurssit tai muut palvelut. Markkinaoikeus on perustellut hylkääviä päätöksiä muun ohella seuraavasti: Vertailuperusteet olivat niin yksilöimättömiä ja epätäsmällisiä, etteivät tarjoajat ole voineet ennakoida, millä seikoilla tulee olemaan merkitystä tarjousvertailussa. Laatutekijät on siis ilmastava yksityiskohtaisemmin ja kerrottava, mitkä ovat ne tekijät, joihin hankintayksikkö kiinnittää vertailussa huomiota. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi laatulomakkeella, jossa eritellään vertailussa tärkeinä pidetyt tekijät. Laissa julkisista hankinnoista ei ole kaavaa, jonka mukaisesti hintavertailu tehdään, joen se on hankintayksikön päätettävissä. Pisteytyksen tulee antaa oikea kuva todellisista hintaeroista. Markkinaoikeus on kumonnut hankintayksikön päätöksen, kun tarjousten hinta ei ollut saanut vertailussa sille tarjouspyynnössä ilmoitettujen painoarvojen mukaista merkitystä, kun tarjouksia ei ollut pisteytetty hintoja aidosti kuvastavalla tavalla. Yleisesti käytetty kaava on: maksimipisteet x halvin hinta / asianomaisen tarjouksen hinta 5.3. Hankintapäätös Kunnan on tehtävä tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä valinnasta kirjallinen päätös, joka on perusteltava sanallisesti. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Päätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta sekä siihen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, kuten valintaperusteet ja niiden soveltamistapa. Tarjouksia on verrattava jokaista vertailuperustetta käyttäen ja hankintapäätöksessä on perusteltava perusteiden soveltaminen tarjoukseen. Tarjousvertailusta on selvästi ilmettävä kaikkien tarjousten osalta, miten niitä on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta sanallisesti ja tarjousvertailusta on ilmettävä, mihin annetut piste-erot perustuvat. Oikeuskäytännön mukaan hankintapäätöksestä on ilmettävä, mihin konkreettisiin tarjouksista ilmenneisiin seikkoihin suoritettu vertailu on kunkin vertailuperusteen osalta perustunut. Pelkkä pisteytys ei ole riittävä perustelu valinnalle. 6 Hankintasopimus ja sopimusehdot Hankintalaissa edellytetään, että tarjouspyynnön tai hankintailmoituksen on sisällettävä tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä. Sopimusehdot ovat olennainen osa tilintarkastuspalvelujen hankintaa ja ne vaikuttavat myös tarjousten sisältöön ja hintaan. Tämän johdosta hankintasopimuksen sopimusehdot tulisi muotoilla jo tarjouspyynnön
laadintavaiheessa. Kuntaliitto suosittelee, että tarjouspyyntöasiakirjoihin liitettäisiin myös sopimusluonnos. Lisäksi on huomioitava, että keskeisistä sopimusehdoista ei voida poiketa enää sopimuksentekovaiheessa, sillä tällöin tarjoajien tasavertainen kohtelu vaarantuisi. Hankintalain 76 :n mukaan hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Näin ollen, kun tarjousvertailu ja hankintapäätös on tehty, on valitun tilintarkastusyhteisön kanssa laadittava ja allekirjoitettava hankintasopimus. Sopimuksen syntymistä koskevien tulkintatilanteiden välttämiseksi hankintayksikön tulisi viimeistään hankintapäätöksen tiedoksiannossa ilmoittaa, että hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 6.1. Sopimukseen nimettävä vastuuhenkilö Sopimuksessa tulisi kummankin sopijapuolen määritellä yhteyshenkilöt, joiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Sopimuksen vastuuhenkilöille tulisi raportoida sopimuksen toteutumisesta ja siihen liittyvistä ongelmista. Sopimusten laatijoiden ja vastuuhenkilöiden lisäksi sopimusta käytännössä toteuttavien henkilöiden tulisi tuntea ja ymmärtää sopimuksen sisältö. 6.2. Sopimusvalvonta Yhteistyö sopijakumppaneiden välillä on tärkeää. Sopimusvalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että niin kunta kuin sopimuskumppani täyttävät sopimuksessa sovitut velvoitteet. Passiivisuus saattaa johtaa tilaajan sopimuksella saavuttamien oikeuksien menettämiseen. Siksi on tärkeää, että sopijakumppanin sopimusvelvoitteista poikkeavaan käytökseen reagoidaan nopeasti. Monet ongelmat voidaan välttää etukäteen, kun annetaan ajoissa ja asiallisesti palautetta. 6.3. Sopimusehdoissa huomioitavia seikkoja Kunnalla on kohtuullisen laaja harkintavalta sen suhteen, minkälaisia sopimusehtoja se haluaa tilintarkastuspalveluihin asettaa. Erityisesti pitkäaikaisissa sopimuksissa kunnan kannattaa huomioida, että sopimus sisältää asianmukaiset irtisanomis- ja purkuehdot sekä toimintamallin tilanteeseen, jossa käsitellään mahdollisen kuntaliitoksen vaikutusta tilintarkastustoimeksiannon jatkumiseen tai päättymiseen kesken sopimuskauden.