ISMAgazine NRO 2 / 2009 VISMAN ASIAKASLEHTI Hans Blix: - katson olevani suhteellisen tehokas Hyvät käyttökokemukset ovat työvoittoja Pohjoismainen tehokkuus - sitä Visma on Martti Ahtisaari puhuu rauhasta ja POHJOISMAISESTA TEHOKKUUDESTA
PÄÄKIRJOITUS SISÄLTÖ AJANKOHTAISTA...3 Pohjoismainen tehokkuus - mitä se on? Tähän kysymykseen yritämme vastata tässä VISMAgazinen ensimmäisessä yhteispohjoismaisessa numerossa. Olemmeko me pohjoismaalaiset tehokkaampia ja mistä se johtuu? Onko meillä yhteinen työ-, kulttuuri- ja arvopohja, joka tekee meidät tehokkaammiksi? Vai onko meidän vain kerta kaikkiaan pakko olla tehokkaita, jotta voisimme pysyä kilpailukykyisinä koko ajan globalisoituvassa maailmassa? Tunnettuja pohjoismaalaisia. Haemme vastauksia ja näkökulmia esitettyihin kysymyksiin kansainvälisesti tunnetuilta pohjoismaalaisilta, jotka ovat kunnioitettuja pitkän linjan poliitikkoja. Helsingissä vietimme iltapäivän Martti Ahtisaaren kanssa. Tämä Nobelin rauhanpalkinnon saaja kertoo meille kokemuksistaan pitkän ja tehokkaan rauhanneuvottelijauransa varrelta. Ahtisaaren työ perustuu tärkeisiin pohjoismaisiin arvoihin, kuten oikeudenmukaisuuteen ja luotettavuuteen, jotka ovat keskeisiä konfliktien ratkaisemisessa. VISMAgazine tapasi myös ruotsalaisen Hans Blixin, joka viimeksi muutama vuosi sitten sai maailman vaikutusvaltaisimmat johtajat kuuntelemaan järkeviä sanojaan. Jatkuvat TV-esiintymiset ja asema julkisuudessa ympäri maailmaa auttoivat tässä osaltaan. Kaikesta huolimatta Irakissa alkoi sota. Blix kertoo pohjoismaisesta tehokkuudesta sekä elämästään asetarkastajana tässä VISMAgazinen numerossa. Pohjoismainen yhteistyö. Koska sijaintimme, edellytyksemme ja arvomme ovat hyvin samanlaisia kautta koko Pohjolan, meillä on selkeä tarve yhteistyöhön myös pohjoismaisessa liike-elämässä. Toisaalta nimenomaan paikallinen osaaminen ja läsnäolo on aina vain tärkeämpää. Yritys, joka haluaa hyödyntää parhaita mahdollisia yhteistyökumppaneita sekä pohjoismaisella että paikallisella tasolla on pohjoismainen logistiikkayritys Trebuchet. Yhteistyössä Visman kanssa ja ulkoistamalla Vismalle taloushallintonsa ja kirjanpitonsa koko Skandinaviassa, Trebuchet on onnistunut aloittamaan toiminnan Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa yhtä aikaa. Verkostonsa avulla Trebuchet pystyy tarjoamaan suuria tehokkuusetuja myös asiakkailleen, niin paikallisesti kuin kaikissa Pohjoismaissa. Käyttäjäystävällisyys. Tehokkuuden kasvattamiseksi Vismalla on oma kehitystiimi, jonka tehtävänä on varmistaa, että käyttäjät saavat moderneja ja käyttäjäystävällisiä ohjelmistoratkaisuja, joiden rakenne ja käyttöliittymä ovat optimaalisia. Tapaamme testikäyttäjiä, jotka ovat mukana kehitystyössä meidän kaikkien eduksi. Valinnan vapaus. Pohjoismaiden johtavana ohjelmistojen ja ulkoistuspalveluiden toimittajana talouden, kirjanpidon ja hallinnon alueilla Vismalle on tärkeää valinnan vapaus. Me haluamme pystyä valitsemaan itse ja antaa asiakkallemme saman vapauden. Onko tehokkaampaa käyttää ohjelmistotuotteita omalle koneelle asennettuna vai ulkoistaa tehtävät? Myös tässä on kyse tehokkuudesta. Siksi haluamme jatkaa kumppanuuttamme sekä Sinun että kaikkien muidenkin kanssa koko Pohjolassa. Inspiroivaa ja tehokasta syksyä kaikille! Martti Ahtisaari pohjoismainen rauhanneuvottelija...4 Hyvät käyttäjäkokemukset varmistavat tehokkuutesi......6 Läpimurto oikealla ammattiosaamisella koko Pohjolassa...8 Hans Volvo Blix varmasti eteenpäin...10 Pohjoismainen tehokkuus - sitä Visma on... 12 Ympäristöystävällistä kosmetiikkaa Lush Finland Oy... 14 Väriä elämään Nicolor Oy... 15 Ruotsalaisyhtiön start-up Lantmännen Cerealia AB... 16 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty Biolan Oy... 18 Turvallinen ratkaisu, Visma L7... 20 Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli... 21 Visma mukana Diili-ohjelmassa... 22 KURSSI&KOULUTUS... 23 Palaute Mikäli asiakaslehtemme toi mieleesi kysymyksiä,artikkeliehdotuksia tai muuta kommentoitavaa, kuulemme mielellämme niistä! Aase Settevik Päätoimittaja Lähetä palautteet ja ideat sähköpostilla osoitteeseen: vismagazine@visma.fi JULKAISIJA: Visma ESPOO Linnoitustie 4 A, 02600 Espoo HEINOLA Laukkamäenkatu 14, 18100 Heinola HELSINKI Pormestarinrinne 8, 00160 Helsinki Hämeentie 153 B (7. krs), 00560 Helsinki Ecovis Finland Oy, Hämeentie 153 B (7. krs), 00560 Helsinki HÄMEENLINNA Eteläkatu 14 C 4, 13100 Hämeenlinna IMATRA Lappeentie 35, 55100 Imatra JOENSUU Siltakatu 20 A 20, 80100 Joensuu JYVÄSKYLÄ PL 24 (Ohjelmakaari 10), 40101 Jyväskylä Matarankatu 4, 40100 Jyväskylä JÄMSÄ Keskuskatu 10-12, 42100 Jämsä JÄRVENPÄÄ Rantakatu 3, 04400 Järvenpää KUOPIO Puijonkatu 30, 70110 Kuopio KUUSAMO Naturpolis, Torangintaival 8, 93600 Kuusamo LAHTI Aleksanterinkatu 10 B (4. krs), 15110 Lahti LAPPEENRANTA Raatimiehenkatu 18, 53100 Lappeenranta LAUKAA Laukaantie 22, 41340 Laukaa MIKKELI Linnankatu 5, 50100 Mikkeli OULU Asemakatu 37, 90100 Oulu OULUNSALO Lunkintie 15, 90460 Oulunsalo SAARIJÄRVI Virastotie 2, 43100 Saarijärvi TAMPERE Itsenäisyydenkatu 17 A (4. krs), 33500 Tampere Tammelan puistokatu 22, 33100 Tampere TAMMISAARI PL 99 (Ratakatu 14 H), 10601 Tammisaari TURKU Apilakatu 13, 20740 Turku Yliopistonkatu 34 B (3. krs), 20100 Turku VAASA PL 94 (Yrittäjänkatu 17), 65101 Vaasa VANTAA Elannontie 3 (4. krs), 01510 Vantaa VARKAUS Kampikuja 4, 78200 Varkaus VIITASAARI Pappilantie 4-6, 44500 Viitasaari ÄÄNEKOSKI Torikatu 2, 44100 Äänekoski VASTAAVA PÄÄTOIMITTAJA: Aase Settevik / Terhi Karasjärvi ARTIKKELIPÄÄTOIMITTAJA: Jaana Lehtovuori TAITTO: Sari Tarkkanen, Ruukinpoika Oy PAINO: Oy FRAM Ab PAINOSMÄÄRÄ: 19 400 kpl VISMAgazine on painettu ympäristöystävälliselle paperille. www.visma.fi 2 VISMAgazine 2/09
AJANKOHTAISTA Visma CRM-yhteistyöhön SuperOfficen kanssa Visma on solminut yhteistyösopimuksen SuperOfficen kanssa, jonka myynnin tukijärjestelmästä tulee osa Visman tuotevalikoimaa nimellä Visma SuperOffice. Visma panostaa edelleen CRM:ään (customer relationship management) ja tarjoaa Visma Business- ja Visma Nova -asiakkailleen talousjärjestelmän, johon on integroitu markkinoiden johtava myynnin tukijärjestelmä. Sen avulla yhä useammat Visman asiakkaat pystyvät tehostamaan prosessejaan myynnin ja asiakasdialogien alueella. - Asiakkaamme ovat erittäin kiinnostuneita kulujensa hallinnasta, ja siinä työssä ERP-ratkaisumme ovat olennaisessa osassa. Toimivan ja luotettavan CRM-ratkaisun avulla yritykset pystyvät paremmin hallitsemaan myös myyntiään ja tulojaan. Jäsentynyt asiakassuhteiden hallinta, joka on tuottavuuden peruselementtejä, antaa tuloksia kaikilla rintamilla. Toisiinsa liitetyn talousjärjestelmän ja CRM-ratkaisun avulla asiakkaamme voivat automatisoida rutiininsa myynnin ja talouden alueilla. SuperOfficen kanssa tehdyn sopimuksen myötä panostamme edelleen integroituihin järjestelmiin ja voimme tarjota asiakkaillemme markkinoiden johtavalla CRM-järjestelmällä laajennettuja talousjärjestelmiä, kertoo Øystein Moan. Visma SuperOffice on tehokas ratkaisu, jonka avulla yritysten on helpompi hankkia kannattavia uusia asiakkaita ja ylläpitää olemassa olevia asiakassuhteitaan. Tapahtumia syksyllä 08. 10.09. Alihankinta-messut, Tampere 07. 09.10. Kiinteistö09-messut, Helsinki 19. 20.11. Sähköurakoitsijapäivät, Turku Jotkin tapahtumat voivat olla maksullisia. Pidätämme oikeuden muutoksiin. Lukijakyselystä hyvät tulokset Toteutimme alkukesästä tyytyväisyyskyselyn asiakaslehtemme lukijoille. Vastaajista 46,7 % oli lukenut vähintään 4 VISMAgazine-numeroa ja 72,4 % antoi lehden yleisarvosanaksi Hyvä. Jutuista eniten kiinnostivat tuote- ja palveluesittelyt sekä Visman ajankohtaiset kuulumiset. Ohjelmistokäyttövinkkejä toivottiin lisää ja haluammekin tarjota asiakkaillemme niitä. Olemme tästä syystä toteuttaneet Visma Econet-, Visma Nova- ja Visma L7 -ohjelmistoillemme maksuttoman Infoline-tietosivuston, josta löytyy vinkkiarkisto Knowledgebase. Infolinen kautta vinkkejä on tarjolla joka päivä! Kiitos kaikille kyselyymme vastanneille! Kyselyarvonnassa voittivat: Jaana Immonen (Työosuuskunta Vararengas), Elisa Kuitunen (Laskentavalio Ky), Sami Kuusisto (Aurajoki Oy), Virpi Mäki (Pöytänikkarit Oy). Etäkoulutus on uusi tapa saada järjestelmästä kaikki irti Onko järjestelmässä jokin tietty ominaisuus, jonka toimintaa et aivan tunne? Pohditaanko yrityksessäsi olisiko ohjelmistossa vielä käyttämättömiä toimintoja, jotka tehostaisivat työrutiinejasi? Etäkoulutuksella kouluttaudut tehokkaasti jonkin rajatun aihealueen tai erikoiskysymyksen osaajaksi. Etäkoulutus on myös kustannustehokas tapa kehittyä. Koulutus toteutetaan yleensä puhelimen ja etäyhteyden avulla, mutta yhteyttä voidaan pitää myös web-kameran ja -kuulokkeiden kautta. Etäkoulutukseen tarvittavat ohjelmistot asiakas saa Vismalta käyttöönsä maksutta. Koulutuksen onnistumisen varmistaa riittävän nopea Internet-yhteys. Kysy lisää koulutusmahdollisuuksista koulutus@visma.com. VISMAgazine 2/09 3
VISMAgazine webtv Katso koko haastattelu verkkosivuiltamme! Haastattelu toteutettu englanniksi. www.visma.fi/vismagazine POHJOISMAINEN RAUHANNEUVOTTELIJA - LUOTETTAVA JA OIKEUDENMUKAINEN - Joka aamu ajattelen, että tämä on elämäni ensimmäinen päivä. Mitä voin tehdä ja mitä jännittäviä asioita tapahtuu? Tämä on Martti Ahtisaaren, entisen Suomen tasavallan presidentin, elämänfilosofia. Tasavallan presidenttiyden aika on nyt takana, ja maailmalla hän on tunnettu erityisesti vuoden 2008 Nobelin rauhanpalkinnon saajana. Palkinto vauhditti 72-vuotiaan Ahtisaaren kansainvälistä suosiota, joka on aina ollut merkittävä. Siitä huolimatta ei liene mikään ihme, että CNN:n toimittajat eivät heti tunnistaneet pohjoismaisen näköistä ja Kuopiossa kasvanutta Ahtisaarta, kun norjalaisen Nobel-instituutin johtaja julisti hänet rauhanpalkinnon saajaksi. Kulissien takana amerikkalainen televisiokanava ja maailman johtava uutistenvälittäjä kuitenkin tiesi, minkälaisen jahdin kohteeksi Ahtisaari tulisi välittömästi joutumaan. Ahtisaaren elämä on sen jälkeen ollut kiireistä ja vaatinut ankaraa priorisointia. Siksi toimittaja tuntee saavansa jonkinlaisen audienssin päästessään tapaamaan Ahtisaarta Helsingissä tämän uudessa toimistossa, jossa Ahtisaari on itse asiassa ensimmäistä päivää. Tähän asti hänen rauhan- neuvottelutoimistonsa CMI (Crisis Management Initiative) on sijainnut samassa rakennuksessa kuin Vismankin Helsingin toimisto. Kun kiinnostus Ahtisaaren työtä kohtaan alkoi kasvaa, tilat kävivät kuitenkin liian pieniksi. Pääsemme Ahtisaaren itsensä opastamalle kierrokselle uusissa tiloissa, samalla kun hän itsekin tutustuu niihin. Lopuksi asetumme uuteen kokoushuoneeseen tekemään VISMAgazine-haastattelut sekä lehteen että web TV:seen. - Tunnen itseni erittäin onnekkaaksi. Olen onnistunut urallani saamaan tilaisuuksia näyttää, mitä osaan. Minulla on ollut jatkuvasti mahdollisuus vaikuttaa maailmalla käynnissä oleviin prosesseihin, ja Nobelin rauhanpalkinnon saatuani minua myös kuunnellaan helpommin kuin ennen, Ahtisaari kertoo. Ahtisaaren syntyperää ei tarvitse kaukaa etsiä, hän kun on enemmän pohjoismaalainen kuin monet muut. Hän itse tuntee itsensä vähän ruotsalaiseksi, vähän norjalaiseksi ja tietysti suomalaiseksi. Hänen pohjoismaisen syntyperänsä tausta voidaan jäljittää aina vuoteen 1872 asti, jolloin hänen isoisänsä muutti Norjasta Suomeen. - Tunnen oloni kotoisammaksi Pohjolassa kuin suomalaiset yleensä. Pidän itseäni Pohjolan ja Euroopan sekä maailman kansalaisena, sanoo matkustamaan tottunut Ahtisaari, joka on viettänyt pitkiä aikoja muilla mantereilla, kuten esimerkiksi YK:n palveluksessa New Yorkissa. Tasavallan presidenttiaikanaan hän sai lempinimen Matka- Mara. - Pohjola on erityinen paikka maailmassa. Nuoret saavat täällä kenties maailman parhaimman koulutuksen. Täällä pääsee niin pitkälle kuin haluaa, sille ei ole esteitä on vain mahdollisuuksia. Kaikki riippuu ihmisestä itsestään, mikä onkin tärkeintä. LUOTETTAVA JA OIKEUDEN- MUKAINEN Ahtisaari vie aina pohjoismaiset arvot mukanaan neuvottelupöytään, missä tahansa maailman kolkassa hän osallistuukin rauhansovitteluun ja konfliktien ratkaisemiseen; se on hänen kohdallaan aivan ilmiselvää. - Me pohjoismaalaiset haluamme olla luotettavia ja oikeudenmukaisia, ja toimintani konfliktitilanteissa perustuu näihin arvoihin. Ei ole lainkaan yllättävää, että monet pohjoismaalaiset ovat olleet mukana maailman rauhanneuvotteluissa, sillä arvopohjamme on samanlainen. Me voimme ottaa etäisyyttä, 4 VISMAgazine 2/09
Martti Ahtisaari Syntynyt 23. kesäkuuta 1937 (72-vuotias) Suomen tasavallan presidentti 1994-2000 YK:n erikoislähettiläs Kosovon rauhanneuvotteluissa Keskeinen henkilö rauhanneuvotteluissa, jotka johtivat Namibian itsenäistymiseen Etelä-Afrikasta vuonna 1990 Sai Nobelin rauhanpalkinnon 2008 tarkastella tilannetta ja varmistaa, että molempia osapuolia kohdellaan oikeudenmukaisesti. Me emme voi olla kenenkään puolella vain sillä tavalla on mahdollista saavuttaa rauha, Ahtisaari jatkaa. Ahtisaari puhuu sujuvasti sekä ruotsia että englantia, joten haastattelu sujuu useammalla kielellä. Ruotsinkielisen aloituksen jälkeen siirrymme englantiin, sitten suomeen ja lopuksi osittain norjaan. Rauhanneuvottelija ei kuitenkaan voi aina olla suosittu, sen Ahtisaari tietää konfliktialueilla saadun kokemuksen myötä. - On hetkiä, jolloin ei voi olla suosittu. On tärkeää ymmärtää elämän realiteetit, ja ne minä olen ymmärtänyt jo kauan sitten. Siitä huolimatta hän kuitenkin vaikuttaisi kaiken kaikkiaan olevan hyvin suosittu. Kun Martti Ahtisaaresta kysyy ihmisiltä Helsingin kaduilla, vastaukset ovat lyhyitä ja selviä. Sehän on Mara. Ihmiset tuntuvat kunnioittavan häntä suuresti, melkein kuin kuninkaallista tasavaltaisessa Suomessa. TEHOKAS RAUHANNEUVOTTELIJA Viime vuonna Ahtisaari sai Nobelin rauhanpalkinnon työstään kansainvälisten konfliktien ratkaisemisessa useissa eri maanosissa yli 30 vuoden aikana. Vaikeinta palkinnon vastaanottamisessa oli kutsuvieraslistan laatiminen, sillä ystävien ja työtovereiden joukko on kansainvälisestikin katsoen hyvin laaja. - Olen hyvin kiitollinen. 200 ehdokkaan joukossa oli monia, jotka ovat saaneet paljon hyvää aikaan. Heistä todella monet olisivat ansainneet palkinnon. Ahtisaari painottaa, että konfliktialueilla tehokkuus on tärkeä elementti rauhanprosesseissa. Ratkaisuna on keskittyä lopputulokseen jo heti alusta lähtien. Lisäksi on tärkeää ymmärtää, mitä konfliktin takana piilee. Rauhanneuvotteluissa on olennaista saavuttaa haluttu tilanne tavalla, joka on paras mahdollinen molemmille osapuolille. - Olen aloittanut kaikki prosessit selvittämällä, minkälainen lopputuloksen pitäisi olla. Jos näin ei toimita, koko prosessi on täysin toivoton ja neuvottelut voivat kestää jopa vuosia. Ehkä olen tullut liian vanhaksi käyttämään prosesseihin kovin pitkiä aikoja ja siksi saattanut tulla hieman ankaraksi. Samalla pitää muistaa, että kaikkia konflikteja ei voi ratkaista eikä pidäkään, Ahtisaari toteaa ja tarttuu edessään olevaan lehteen (Visman tehokkuudesta), selailee sitä ajatuksissaan ja jatkaa: Pohjola on erityinen paikka maailmassa - Namibian itsenäistymiseen Etelä- Afrikasta vuonna 1990 johtanut rauhanprosessi kesti 11 vuotta. Kosovon tilanteen selvittäminen oli huomattavasti tehokkaampaa. Kosovon neuvottelut alkoivat marraskuussa 2005 ja ne kestivät vuoden ja kolme kuukautta. Lyhin rauhansopimus, jota Ahtisaari on ollut mukana laatimassa, oli vain seitsemän sivun mittainen. AMMATTIYLPEYS Olipa kyseessä sitten rauhanneuvottelija tai lähikaupan kassa, omasta työstään voi ja pitää olla ylpeä. Ammatillinen ylpeys on Ahtisaaren mielestä hyvin tärkeää. Jos hän voisi valita ammattinsa uudestaan, hän tekisi samat valinnat toisenkin kerran. - Minä pidän työstäni. Olin 40-vuotias, kun minua pyydettiin mukaan YK:n toimintaan; yleensä rekrytoidut ovat 20 vuotta vanhempia. Olen ollut onnekas, Ahtisaari sanoo ja jatkaa: - Eräs ystäväni sanoi, että nyt kun olen saanut Nobelin rauhanpalkinnon, minun vastuullani on jatkaa työtäni, kuten esimerkiksi tarttua lukkiutuneisiin konflikteihin, jotka voidaan kuitenkin ratkaista. Kaiken kaikkiaan on selvää, että suomalaisen rauhanrakentajan työ ei ole loppu vielä pitkään aikaan. Matkalla ulos näemme vielä yhden Ahtisaaren saaman kunnianosoituksen: Nobel-instituutin hänestä teettämän patsaan. Ahtisaaren kanssa vietetyn ajan jälkeen tuntuu miltei konfliktinomaiselta palata taas tehokkaaseen arkipäivään, sikäli rauhaisa keskustelu entisen tasavallan presidenttimme kanssa on ollut. Rauhallinen, mutta tehokas. VISMAgazine 2/09 5
HYVÄT KÄYTTÄJÄKOKEMUKSET VARMISTAVAT TEHOKKUUTESI Kuvittele, että olet töissä, käytät Visman ohjelmistoa ja yhtäkkiä oivallat: joku on ajatellut sitä, mitä minä tarvitsen ja haluan! Näin todellakin on, sillä Visman ohjelmistot perustuvat määrätietoiseen työhön me haluamme varmistaa, että ohjelmamme ovat mahdollisimman tehokkaita ja käyttäjäystävällisiä. Tämä artikkeli ei käsittele Vismaa tai yhteistyötä muiden asiakkaiden kanssa, vaan Sinua. Vismalle on tärkeää, että Sinä käyttäjänä tunnet ohjelmiston sopivan Sinun tarpeisiisi ja että työpäiväsi ovat mahdollisimman tehokkaita, koska voit suorittaa tehtäväsi nopeasti ja sujuvasti, eikä aikaa kulu turhaan toimintojen etsiskelyyn ohjelmasta. Tällaisten, kenties itsestään selviltä tuntuvien asioiden saavuttamiseksi tarvitaan kuitenkin monien ihmisten määrätietoinen panos. Juuri siksi Vismalla on oma tiimi, joka työskentelee omistautuneesti Sinun ja muiden käyttäjien auttamiseksi, tutkii käyt- Visman Camilla Johansson (keskellä) seuraa VoB:n Karin Dahlbergia ja Marie Nieseliä, kun nämä käyttävät Visman ohjelmistoa. täjien tarpeita löytääkseen mahdollisimman tehokkaita ratkaisuja ja kehittää ohjelmia niiden mukaan. Tiimi on perustettu useita vuosia sitten, mutta harva tuntee sen. Tiimin työ auttaa tekemään Visman ohjelmistoista käyttäjäystävällisiä, varmoja ja miellyttäviä samalla, kun vuorovaikutussuunnittelu jonka näet ja koet ohjelmaa käyttäessäsi on toimiva, selkeä ja yksinkertainen. Visman käyttäjäystävällisyydestä vastaava tiimi on suunnitellut joukon prosesseja ja rutiineja, joita käytetään uusien ratkaisujen kehittämisessä ja olemassa olevien ohjelmistojen jatkokehityksessä. Menettelytapoihin kuuluu käyttäjien seuraaminen päivittäisessä työssään, minkä avulla voidaan todellakin nähdä, kuinka ohjelma toimii käyttäjien ympäristöissä ja todellisten työtehtävien suorittamisessa. Aivan aluksi tiimi suorittaa ohjelmiston sisäisen tutkimuksen tunnistaakseen parannustarpeet ja - mahdollisuudet. Sen jälkeen suoritetaan kenttätutkimukset erilaisten asiakkaiden luona, joissa opitaan, kuinka käyttäjät työskentelevät. Kun tiedot on kerätty, tehdään vertailu tukitilastoihin ja muodostetaan luonnokset uusia ohjelmistoversioita varten. - Kun olemme asiakkaiden luona, istumme yhdessä heidän kanssa ja seuraamme, kuinka he työskentelevät ja miten he käyttävät ohjelmaa. Samalla kuvaamme näyttöä ja käytämme filmiä myöhemmin dokumentaationa kehitystyössä, kertoo Camilla Johansson. Hän työskentelee usability engineerinä Vismalla Ruotsin Växjössä ja on osa Visman kehitystiimiä. Monet yritykset hyötyvät siitä, että me käyttäjinä olemme olleet mukana kehittämässä edelleen Visman ohjelmistoja - Karin Dahlberg, VoB SUORAA PALAUTETTA Osana määrätietoista ja järjestelmällistä kehitystyötä Visma kutsuu yksittäisiä referenssiasiakkaita osallistumaan siihen. Ruotsissa Vård och Behandling (VoB) on julkinen toimielin, joka ylläpitää useita perhekoteja lapsille, nuorille, nuorille aikuisille ja perheille. Ne käyttävät Visman ohjelmistotuotteita päivittäisessä toiminnassaan ja ovat jo pitkään osallistuneet Visman ohjelmistojen jatkokehitystyöhön yhdessä Visman käyttäjäystävällisyydestä vastaavan tiimin kanssa. - Meille on ollut paljon etua siitä, että olemme saaneet olla työssä mukana. Sen ansiosta saamme paremmin meidän tarpeisiimme mukautetun ohjelmiston ja nopeasti hyötyjä siitä, että työskentelemme yhdessä Visman kanssa tässä asiassa. Annamme palautetta siitä, kuinka ohjelma mielestämme soveltuu meidän tarpeisiimme ja mikä voisi toimia vielä paremmin. Tämän prosessin ansiosta sekä oma että ohjelmiston toiminta 6 VISMAgazine 2/09
on huomattavasti tehokkaampaa, toteaa Karin Dahlberg, VoB:n talousvastaava. Lisäetuna VoB:lle on tullut kiinteämpi yhteys useampiin Visman osastoihin. - Tuessa on oltu todella erinomaisia, ja olemme päässeet lähemmäs niitä, jotka voivat auttaa meitä ohjelman kanssa, kertoo Marie Niesel, VoB:n talousassistentti. Meille on ollut paljon hyötyä mukana olemisesta - Marie Nielsen, VoB AVAIMENA ASIAKASPALAUTE Laajemmassa mittakaavassa tämä tarkoittaa sitä, että Visman kaikille asiakkaille ja käyttäjille kehitetään tehokkaita ja laadukkaita ohjelmistoja. Siinä onnistuminen edellyttää merkittäviä resurssipanostuksia hyvän vuorovaikutuksen kehittämiseen käyttäjien kanssa näin heidän tarpeensa tulevat huomioiduiksi kautta koko linjan. Kun uusien ohjelmaversioiden luonnokset ovat valmiita, ne esitellään asiakkaille, jotka antavat palautetta käyttäjärajapintaan, toiminnallisuuksiin ja kokonaistuntumaan liittyvistä asioista. - Meille on erittäin tärkeää käydä asiakkaiden luona katsomassa, minkälaisia vaatimuksia heillä on ohjelmistoille jokapäiväisessä käytössä. Visman ohjelmat ovat helppokäyttöisiä ja helppoja ottaa käyttöön, kuitenkaan olennaisia ja tärkeitä toiminnallisuuksia menettämättä. Tärkeää on myös varmistaa, että ohjelmistokehityksessä otetaan huomioon kaikkien käyttäjäryhmien tarpeet. Meille Vismalla tästä on tullut erottamaton osa tuotekehitysmenetelmiämme. Se on meille merkittävä panostusalue, sillä käyttäjät ja asiakkaat tietävät omat tarpeensa kaikkein parhaiten itse. Lisäksi asiakkaat käyttävät ohjelmia usein eri tavalla kuin me ohjelmistokehittäjät, siksi havainnointi on tärkeää, sanoo Camilla Johansson Vismalta. Asiakkaiden palautteita käytetään myös ohjelmistojen jatkokehityksessä, joka tapahtuu yleensä useammassa eri vaiheessa. Välillä ohjelmasta tehdään myös prototyyppi, jota asiakkaat voivat testata ja antaa siitä palautetta; painopiste on asiakkaan kustannussäästöissä, kannattavuudessa ja tehokkuudessa. MÄÄRÄTIETOINEN TEHOKKUUDEN HAKU Visman kehitysprosesseissa on mukana monia eri osapuolia, minkä vuoksi on tärkeää arvioida prosessien tuloksia. Siksi Vismalla suoritetaan tehokkuustestauksia kaikkien kehitysprojektien jälkeen. - Vastikään teimme kokeen, jossa 12 ihmistä suoritti työtehtävänsä ohjelmistolla sellaisena, kuin se oli aiemmin. Mittasimme niihin kuluneen ajan ja laskimme käytettyjen hiiren napautusten määrän. Sen jälkeen samat tehtävät suoritettiin uudestaan, mutta tällä kertaa uuden version prototyypillä. Tulokset olivat hämmästyttävät: työ sujui melkein kaksi kertaa nopeammin uudella ohjelmistoversiolla. Työmme päämäärä on siis tuottaa asiakkaillemme ja käyttäjillemme taloudellista hyötyä ei vain jonakin päivänä, vaan joka päivä. Tärkeää on myös yhteistyö käyttäjien kanssa, jotta kaikki muutkin asiakkaamme ja käyttäjämme voivat hyötyä optimaalisista ohjelmistoratkaisuistamme. Tällä tavoin voimme varmistua siitä, että vakioratkaisumme soveltuvat useimpien jokapäiväisiin tarpeisiin, Johansson jatkaa. Testiryhmissä on sekä vanhoja että uusia käyttäjiä, sillä tutkimuksen tarkoituksena on antaa mahdollisimman realistisia ja käyttökelpoisia tuloksia. - Näin voimme todellakin osallistua asiakkaidemme arkipäivän rutiineihin kuluvan ajan vähentämiseen, mikä johtaa käyttäjien tehokkuuden kasvuun. Monissa pienissä yrityksissä työntekijöillä, jotka oikeastaan työskentelevät muilla osa-alueilla, kuluu paljon aikaa hallinnollisiin tehtäviin. Tällaisissa tapauksissa ja tietysti muutenkin on tärkeää, että ohjelma on mahdollisimman tehokas ja helppokäyttöinen, Johansson toteaa. HYVIÄ KOKEMUKSIA Testiasiakkaina VoB:n Dahlberg ja Niesel ovat vakuuttuneita, että heidän osallistumisensa ohjelmistokehitykseen on edistänyt muidenkin kuin heidän oman arkipäivänsä sujuvuutta. - Uskon, että monet yritykset Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa hyötyvät siitä, että me käyttäjinä olemme osallistuneet tällaisten vakioratkaisujen jatkokehitykseen, jonka ansiosta meidän kaikkien päivittäinen työnteko on tehokkaampaa ja yrityksemme kilpailukykyisempiä, sanoo Marie Niesel. - Kehitysprojektissa mukana oleminen ei ole ollut mitenkään aikaavievää, koska teemme vain töitämme normaaliin tapaan vismalaisten tarkkaillessa meitä samalla. Toivon, että mahdollisimman monet hyötyvät työstämme, vaikka asiaa ei ehkä tule ajatelleeksi Visman eri ratkaisuja käyttäessään, Karin Dahlberg huomauttaa. FAKTA Visman kehitystiimin tavoitteena on kehittää mahdollisimman käyttäjäystävällisiä ja tehokkaita ohjelmistoja. Ensin käydään läpi ohjelmiston parannusmahdollisuudet. Asiakkailta kootaan palautetta useamman kerran, tarkkailun yhteydessä ja keskusteluissa. Lopuksi kaikki tiedot kerätään yhteen, ja palautteen sekä tukitilastojen perusteella kehitetään uusia ohjelmaversioita. VISMAgazine 2/09 7
LÄPIMURTO OIKEALLA AMMATTIOSAAMISELLA KOKO POH Logistiikkayritys Trebuchet panostaa voimakkaasti toimintaan Norjassa, Suomessa ja Ruotsissa samanaikaisesti, jopa näin finanssikriisin keskellä. Kun tarkoituksena on tehostaa asiakkaiden arvoketjuja logistiikassa ja jakelussa, oman ja muiden keskeisen ammattiosaamisen arviointi on ratkaisevaa. Visman avulla toiminnan laajentamisesta Pohjoismaihin tuli nopeasti menestystarina. Menestystarinan tausta näyttää hyvin yksinkertaiselta. Se alkoi, kun kolme kokenutta liikemiestä halusi perustaa uudenlaisen logistiikkayrityksen. Uusien prosessien ja laajan kokemusperäisen osaamisen avulla yritys halusi tarjota asiakkailleen suurta lisäarvoa täydellisten palvelutoimitusten muodossa jakelun ja logistiikan alueilla. Toiminta on suunnattu valikoiduille segmenteille pohjoismaisessa tavarakaupassa. Yrityksen haluttiin pystyvän tarjoamaan laajan kirjon palveluita ja ammattiosaamista sekä itse että läheisten yhteistyökumppaneiden kautta. Trebuchetilla oli toki jo paljon osaamista itselläänkin, mutta riippumattoman logistiikkayrityksen rakentaminen, joka pystyy tekemään nopean ja tehokkaan läpimurron koko Pohjolassa, edellytti muutakin: organisaation, joka hallitsee talouden ja kirjanpidon. Ratkaisuksi valittiin talouden ja kirjanpidon ulkoistaminen. Trebuchet valitsi kumppaniksi Visman, itselleen ja asiakkailleen koko Pohjolassa. - Meille oli tärkeää saada yhteistyökumppani, joka on paikallisesti läsnä ja jolla on vahva osaaminen talouden ja kirjanpidon alueilla. Samalla oli olennaista löytää ratkaisu, joka toimii kaikissa Pohjoismaissa. Visma täytti nämä vaatimukset ja mahdollisti näin läpimurtomme, kiittää Thomas Føyen, yksi Trebuchetin perustajista. Mutta tarina ei lopu tähän. - Trebuchetin liikeideana on, että kilpailijat työskentelevät yhdessä jakelun ja logistiikan alalla saavuttaakseen kilpailuedun. Trebuchet hallinnoi verkostoa ja tarjoaa palveluita, joita asiakkaat tarvitsevat, ja saa samalla verkkoyhteistyön tuomat edut. Asiakkaat puolestaan saavat parempaa palvelua edullisemmilla hinnoilla. Prosessit ovat monimutkaisia, mutta potentiaalit ovat valtavat. Varma ja sujuva tietovirta, tavaroiden toimitus ja rahaliikenne tarvitsee edistyneitä työkaluja onnistuakseen, sanoo Trebuchetin Thomas Føyen. Talousratkaisun rakentamistyötä ja ulkoistuspartnerien valintaa johti Janicke Mortensen, joka on Trebuchetin talousjohtaja Pohjoismaissa. Hänen mukaansa Visman valintaan oli selkeät perusteet. - Meillä oli tarve löytää hyvä pitkäaikaisen toimialaosaamisen ja kirjanpitopalvelun ratkaisu. Huomasimme pian, että tarve oli yhteispohjoismainen, sekä meille itsellemme että asiakkaillemme. Valituksi tuli Visma, joka on Pohjoismaiden johtava ulkoistamispalveluiden tarjoaja talouden ja kirjanpidon alueilla. Siihen liittyy myös se, että itse arvoketjun ydin sekä Trebuchetin että asiakkaiden kannalta rakentui yhteistyöverkoston ympärille. Toimialaosaaminen on erittäin tärkeää toiminnan onnistumisessa kaikille osapuolille. Visman valinta osui juuri oikeaan, Janicke Mortensen toteaa. 8 VISMAgazine 2/09
JOLASSA Haluamme ulkoistaa työprosessit, jotka eivät kuulu ensisijaiseen osaamisalueeseemme. - Janicke Mortensen, Trebuchet Visman laaja ammattiosaaminen talouden ja kirjanpidon alueilla koko Pohjolassa on mahdollistanut läpimurtomme. - Thomas Føyen, Trebuchet Janicke Mortensen (oik.) ja Thomas Føyen ovat yhdessä Visman Toril Hatling Schønningin (keskellä) kanssa aikaansaaneet läpimurron Pohjoismaissa. KUSTANNUSSÄÄSTÖJÄ ULKOISTAMALLA Trebuchet toimii läheisenä yhteistyökumppanina asiakkaiden koko logistiikkaprosessin muodostamisessa ja toteuttamisessa sekä on siitä vastuussa alusta loppuun saakka. Monivuotisella kokemuksella keskityttiin ensin juomatuotesegmenttiin. Kun yritys toi palvelunsa Suomen, Ruotsin ja Norjan markkinoille samanaikaisesti maaliskuussa 2009, ensimmäiseksi asiakkaaksi tuli kansainvälinen Foster (EMEA). - Asiakkaan kannalta tärkeintä on oikeastaan sama kuin meidän ja Vismankin kannalta, eli keskittyminen arvoketjun siihen osaan, joka liittyy omaan ammatilliseen ydinosaamiseen. Tällä alueella meillä on parhaimmat mahdollisuudet onnistua, sekä yksilöinä että yhdessä, ja juuri tätä kautta voimme tuottaa lisäarvoja asiakkaillemme. Toimintamallina on se, että Trebuchet ottaa vastuulleen joukon toimintoja: ei vain talous- ja kirjanpitopalveluita yhdessä Visman kanssa, vaan myös varastonhallinnan, asiakaspalvelun, tilausten käsittelyn ja laskutuksen asiakkaan puolesta. Lisäksi huolehditaan kaikista fyysisten palveluiden tarpeista, jotka liittyvät logistiikkaan, varastoon ja jakeluun, kertoo Thomas Føyen Trebuchetilta. Toimittajille ja maahantuojille tästä voi olla monenlaista etua, sillä kun logistiikka on ulkoistettu, omat resurssit voivat keskittyä omiin ydinalueisiinsa. Pääsy verkostoon tarjoaa yritykselle sekä strategisia että operatiivisia etuja. - Samalla kyse on niiden työprosessien ulkoistamisesta, joiden suorittamiseen meillä itsellämme ei ole parhaita mahdollisia edellytyksiä. Tässä tapauksessa tarvitsimme yhteistyökumppaniksemme parhaan mahdollisen talouden toimialaosaajan. Lyhyesti sanottuna, olennaista on keskittyä omiin ensisijaisiin osaamisalueisiin ja samalla työskennellä yhdessä parhaiden mahdollisten muiden alojen osaajien kanssa, selittää Janicke Mortensen. Hänen tehtävänään on seurata Trebuchetin yhteistyötä Visman kanssa koko Skandinaviassa. - Aluksi keskitymme tarjoamaan jakelu- ja logistiikkapalveluja juomatuotteiden toimittajille, mutta tulevaisuuden suunnitelmat ovat selvät. Kun asiakkaiden määrä kasvaa ja verkosto laajenee, aiomme laajentaa uusille osa-alueille. Monet ovat nyt avoimia uudelle ja kustannustehokkaalle ajattelulle. Logistiikka on kiinnostava alue olemassa olevien rakenteiden arviointiin ja työprosessien optimointiin, jossa ulkoistus voi olla mukana monessa eri vaiheessa, Janicke Mortensen toteaa ja jatkaa: - Me kutsumme tätä tulevaisuuden verkostoyhteistyöksi. Uudella ajattelutavalla voidaan saavuttaa hyötyjä sekä vähentää kustannuksia, ja siinä ovat ratkaisevia ulkoistaminen ja keskittyminen tärkeimpiin osaamisalueisiin. Se lisää myös yrityksen kaupallista dynamiikkaa ja kilpailukykyä. - Logistiikkapalveluiden ulkoistaminen jatkuu varmasti sekä globaalilla että paikallisella tasolla. Olennaista on pystyä rakentamaan sopivia palvelukokonaisuuksia parhaita osaajia avuksi käyttäen; siinä on asian ydin, painottaa Thomas Føyen. Koska Trebuchet itse tarjoaa huippuluokan palvelu- ja osaamisratkaisuja asiakkailleen, yritykselle on hyvin selkeää, mitä he itse ulkoistamispalveluiltaan odottavat. - Meille se on yksinkertaista. Haluamme ulkoistaa työprosessit, jotka eivät liity ensisijaisiin ydinosaamisalueisiimme. Miksi emme antaisi niitä sellaisten henkilöiden tehtäväksi, jotka suoriutuvat niistä meitä paremmin. Meidän kohdallamme kyseessä ovat pääasiassa taloudenhoidolliset ja hallinnolliset tehtävät, joissa Vismalla on vankkaa ammattiosaamista. Visman ratkaisujen ansiosta meidän toimintamme on joustavampaa ja tehokkaampaa, joten voimme tuottaa suurempia lisäarvoja omille asiakkaillemme, Janicke Mortensen toteaa. LOGISTIIKKA JA TALOUS Yhä useammat ovat kiinnostuneita siitä, kuinka logistiikka- ja kirjanpitotietoja voitaisiin integroida entistä suuremmassa määrin. - Tällä alueella on runsaasti potentiaalia, ja monet asiakkaistamme ovat reagoineet aloitteeseen positiivisesti. Me olemme Visman kanssa tiimi, joka palvelee meidän asiakkaitamme ja edelleen näiden asiakkaita koko Skandinaviassa, mikä on tässä yhteydessä hyvin olennaista. Visman eri ratkaisuja, esimerkiksi sähköistä asiakirjojen kierrätystä, sähköisiä matkalaskuja ja web-pohjaisia raportteja kohtaan on osoitettu suurta kiinnostusta, kertoo Mortensen. - Huippuosaaminen näillä osaalueilla on etu kaikille osapuolille, kuten myös maiden rajoista riippumaton kirjanpito- ja raportointijärjestelmä; näin voidaan rakentaa tehokkaita prosesseja kaikille eikä vähiten asiakkaille itselleen, sanoo Toril Hatling Schønning, joka on Visman markkinointipäällikkö Oslossa ja Trebuchetin asiakasvastaava. - Palaute yhteistyöstä on tähän asti ollut hyvin positiivista. Yhteistyö vahvistaa koko arvoketjua, niin Trebuchetille, Vismalle, kuin tietysti asiakkaillekin ja edelleen heidän asiakkailleen. Siksi tällainen määrätietoinen ulkoistaminen on kannattavaa kaikkien näkökulmasta, toteavat Mortensen ja Hatling Schønning. TREBUCHET LYHYESTI: Toiminta alkoi maaliskuussa 2009 Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa 20 työntekijän voimin. Tarjoaa hallinnollisia ja fyysisiä toimitusketjupalveluita Pohjoismaissa. Rakentaa verkostoa varmistamaan asiakkaille synergia- ja suurtuotannon edut. Hoitaa kaiken toimitusketjuun liittyvän tieto- ja tavaraliikenteen sekä laskutuksen. Palvelee päivittäistavara-, erikoistavara- ja palvelutuotekauppaa sekä suurtalouskeittötoimintaa. On valinnut Visman yhteistyökumppanikseen kirjanpidon alueelle Pohjoismaissa ja logistiikka- ja kirjanpitopalveluiden integraatiossa. VISMAgazine 2/09 9
Hans Blix Syntynyt 28. kesäkuuta 1928 (81-vuotias) FT Cambrigden yliopisto Kansainvälisen oikeuden professori Uppsalan yliopistossa Ruotsin ulkoministeri 1978-1979 Kansainvälisen atomienergiajärjestön johtaja 1981-1997 - Olen jäänyt eläkkeelle kolme kertaa, mutta jatkan työntekoa niin kauan, kuin joku välittää minun mielipiteistäni. HANS VOLVO BLIX Hans Blix itse sanoo olevansa suhteellisen tehokas. Kuinka hän muuten olisikaan voinut suorittaa 700 asetarkastusta niin nopeasti? VARMASTI ETEENPÄIN Hans Blix oli YK:n asetarkastuskomission johtaja Irakissa vuosina 2001-2003, kun hän tapasi USA:n ulkoministerin Colin Powellin ja sai tältä kutsumanimen Volvo: aina luotettava ja eteenpäin menossa, tuli mitä tuli. Siitä on joitakin vuosia, kun korrekti ja hillitty ruotsalainen esiintyi Irakin sodan yhteydessä ja sitä edeltävänä aikana toistuvasti TV-ruuduissa ympäri maailmaa hilpeyttä herättävine silmälaseineen. Nyt Blix tulee meitä vastaan ystävällisenä ja iloisena. Silmälasit ovat edelleen nenänvarrella, mutta nykyään ne ovat uudemmat ja uudenaikaisemmat. Muuten ulkonäkö ja ääni ovat samat. Ei voi olla huomaamatta, että yksi USA:ssa ja ympäri maailmaa tunnetuimmista ruotsalaisista on edelleen voimissaan. Ei, Hans Blix ei todellakaan ole vielä lopettanut. VISMAgazine tapasi Hans Blixin Oscarsborgissa, linnoituksessa Oslonvuonon Drøbaksundetissa, jonka tykistö torpedoi 9.4.1940 saksalaisen risteilijä Blücherin, joka oli matkalla miehittämään taas yhden vieraan valtion. Hans Blix on myös tavallaan tottunut torpedointiin ja miehityksiinkin. Ei pelkästään siksi, että hän koki nuoruudessaan toisen maailmansodan, vaan koska ne muodostavat osan hänen diplomaattisesta arkipäivästään, johon on kuulunut jatkuvia hyökkäyksiä ja niiden uhkia. Esimerkkinä tästä vuosi 2003, jolloin USA miehitti Irakin presidentti George W. Bushin ja Colin Powellin johdolla. Hyökkäyksen välttämiseksi käytyjen neuvottelujen aikana käytiin myös henkilökohtaisempia keskusteluita, kun TV-kamerat oli sammutettu ja toimittajat lähteneet kotiin. Se oli Colin Powell, joka sanoi Hans Blixin olevan kuin Volvo. Minä, joka en ole koskaan ajanut Volvoa, Blix hymähtää. Powell entisenä Volvon omistajana tuntee kyllä mainiosti Volvojen hyvät ominaisuudet. Blix itse on enemmän kiinnostunut diplomatian ominaisuuksista ja tehokkuudesta. - Minä uskon diplomatiaan korrektiin tyyliin, en Rambo-malliin. Monet luulevat, että diplomatia on vain cocktaileja ja kohteliaisuuksia. Ei, vaan se on ristiriitatilanteiden ratkaisua ilman aseiden ja väkivallan käyttöä. Sitä voi harjoitella myös kotona perheen parissa. Periaate on yksinkertainen: täytyy ymmärtää muiden toiveet ja intressit. Haastattelun aikana saa sen käsityksen, että Blixin on täytynyt vuosien varrella käyttää monenlaisia diplomaattisia keinoja yksityiselämässään, sillä diplomaatin elämään kuuluu paljon matkustamista kuinka moni vielä 75-vuotiaana etsii tarkastajajoukon kanssa Irakista joukkotuhoaseita, joita ei ollut mahdollista löytää. Tai joita ei ollut, Blix tarkentaa. Nyt Hans Blix on 81-vuotias. Hän on edelleen sitä mieltä, että Irakin sota olisi voitu välttää, mutta toinen kysymys on, olisiko rauha sittenkään ollut pysyvä. Hänen avioliittonsa kuitenkin on pysynyt kaikki nämä vuodet, mutta hän antaa siitä kaiken 10 VISMAgazine 2/09
kiitoksen vaimolleen. Blix katsoo, että ei ole ollut elämänkumppanina helpoimmasta päästä. Blix ei ole koko uraansa työskennellyt kansainvälisessä politiikassa. Hän on myös osallistunut Ruotsin ja Pohjoismaiden päivänpolitiikkaan. Hän on kuitenkin tunnetuin roolistaan YK:n asetarkastusjohtajana Irakissa. Erilaiset kokemukset ovat antaneet laajempaa näkökantaa asioihin, myös meillä Pohjoismaissa. - Me pohjoismaalaiset olemme tunnetusti diplomaattisia ja pragmaattisia eikä meidän välillämme ole juurikaan ristiriitoja. Maailmalla meitä pidetään sivistyneinä, vain vähän korruptoituneina ja lojaaleina kansainvälisiä organisaatioita kohtaan, Blix toteaa. On varmasti monia, jotka liittävät nämä ominaisuudet juuri Hans Blixiin jonkinlaisena pohjoismaisena lipunkantajana. Blix itse näkee tämän käsityksen pohjautuvan paljolti siihen, että Ruotsi, Suomi ja Norja ovat tärkeässä osassa maailman rauhanneuvotteluprosesseissa. Blix pohjoismaisine ominaisuuksineen olikin sopiva henkilö suorittamaan Irakin yli 700 asetarkastusta, joissa etsittiin joukkotuhoaseita. Yksi selitys sille, miksi tämä sai niin paljon huomiota, johtuu käsityksestä, jonka mukaan virkamiesten pitäisi olla neutraaleja ja vain luoda pohjaa tehtäville päätöksille eikä itse osallistua niihin. - USA:ssa esiintyi myös paljon vastustusta meidän toimillemme Irakissa. Bush, Rice ja Powell eivät olleet meidän kanssamme samaa mieltä, Yksinkertaistaminen ja tehostaminen ympäröi meitä arkipäivän elämässä kaikkialla Me epäonnistuimme Irakissa. Me olimme oikeassa, mutta se ei riittänyt mutta eivät silti koskaan epäilleet meidän pätevyyttämme ja vilpittömyyttämme. Juuri meidän pohjoismaalaisten maine neutraaleina ja rehellisinä ihmisinä oli tärkeässä osassa tässä yhteydessä. Toisaalta raporttejamme ei kuitenkaan otettu vakavasti; ne olivat ilmeisesti aivan liian diplomaattisia sanankäänteiltään. Jos näin olisi tehty, kaikki olisi sujunut paljon paremmin. Itse toivoin koko ajan, että Irakin miehitys voitaisiin välttää, aina siihen asti, kun se todellakin tapahtui, Blix kertoo. - Irakin tarkastusten aikana ymmärsimme pian, että joukkotuhoaseita ei löytyisi, mutta sen todistaminen olisi vaikeaa. Vaikka merkkejä aseista ei löytynyt, jouduimme poistumaan maasta, sillä Yhdysvallat ilmoitti hyökkäävänsä sinne joka tapauksessa. Miehityksen jälkeen, kun Saddam Hussein oli paennut maasta, amerikkalaiset saattoivat kuulustella irakilaisia sotilaita, tiedemiehiä ja politiikkoja. Nämä pystyivät ensimmäisen kerran puhumaan vapaasti, mutta amerikkalaiset saivat heiltä samat vastaukset kuin meiltäkin. Vasta silloin he ymmärsivät, että Irakista ei olisi koskaan löytynyt joukkotuhoaseita. POHJOISMAINEN TEHOKKUUS Yli 700 asetarkastuksen suorittaminen edellytti, että Blix ja hänen kollegansa olivat tehokkaita. - Katsoisin olevani suhteellisen tehokas. Haluan nähdä tuloksia ja siksi odotan tehokkuutta kaikissa yhteyksissä, jopa silloin, kun menen ravintolaan syömään. Yritän aina löytää lyhimmän tien, Blix toteaa ja jatkaa: - Yksinkertaistaminen ja tehostaminen ympäröi meitä arkipäivässä kaikkialla. Vielä muutama kymmenen vuotta sitten saattoi mennä kauppaan ja pyytää litran maitoa, joka kaadettiin pulloon. Nykyään haetaan maitopurkki hyllystä, luetaan viivakoodi itse ja maksetaan. Kaikissa kaupoissa ei ole enää edes kassahenkilökuntaa. Tuotteiden hinnat saadaan näin halvemmiksi, mutta yksilöiden kulut kasvavat, koska aikaa kuluu enemmän. Tilanne ei siis ole niin yksinkertainen, pohtii Blix, joka on elänyt Ruotsin maaseudulla 1930- ja 40-luvuilla. Hans Blix huomauttaa myös, että tehostaminen on tietysti parantanutkin jokapäiväistä elämäämme. - Otetaan esimerkiksi vaikkapa matkalaskut. Onneksi minulla on lähes koko työurani ajan ollut assistentti, joka on huolehtinut näistä asioista minun puolestani, nykyään nopeasti ja helposti tehokkaan ohjelman avulla. Tehostamisen merkitys on valtava ja elintasomme perustuu siihen. Mielestäni meidän pitäisi kuitenkin hyödyntää tehostamisen kautta saavutettua korkeampaa elintasoamme myös pehmeämmillä tavoilla, kuten viettämällä säästynyttä aikaa läheistemme kanssa, eikä vain suorittamalla enemmän. ONGELMATON ARKIPÄIVÄ - Me kehitymme koko ajan, ja diplomaattina sekä sotaa vastaan taistelijana uskallan nähdä tulevaisuudessa toivoa aseistariisunnasta, varsinkin nyt Obaman valtakaudella. Voimme myös toivoa, että maailmassa olisi jo nähty niin monta suurta sotaa, että olisimme ottaneet niistä opiksemme emmekä haluaisi toistaa samoja kärsimyksiä enää uudelleen. Hans Blix on viime vuosina matkustanut puhujakiertueilla ympäri maailmaa sekä Bill Clintonin että Al Goren kanssa. Lukuun ottamatta Saddam Husseinia, jota Blix ei ole koskaan tavannut, hän on työskennellyt useimpien valtionjohtajien kanssa, jotka ovat lyöneet leimansa meidän aikamme maailmanpolitiikkaan. - Olen jäänyt eläkkeelle kolme kertaa, mutta jatkan työntekoa niin kauan, kun joku välittää minun mielipiteistäni. Kaikki mitä tähän asti olen tehnyt, tuntuu merkitykselliseltä. Sillä on tietenkin rajansa, mitä ihminen voi tehdä, jos ei ole USA:n presidentti, mutta aina voi auttaa siinä, minkä uskoo olevan oikein. Sitä minä haluan jatkaa, sanoo 81-vuotias Blix, jonka parasta ennen -päiväys on hänen omien sanojensa mukaan jo mennyt. Kiertueilla Clintonin ja Goren kanssa hän on pitänyt itseään lähinnä jonkinlaisena lämmittelijänä. Toisaalta voidaan kysyä, eivätkö jotkut ole tulleet paikalle nimenomaan kuulemaan Blixin puhetta. - Me epäonnistuimme Irakissa. Me olimme oikeassa, mutta se ei riittänyt. Käytimme raporteissamme diplomaattisia sanoja, vaikka kovempien sanojen käyttö olisi ehkä ollut paikallaan. En silti usko, että se olisi muuttanut prosessin tulosta, Blix pohtii. Blix uskoo, että rauhanrintamalla tapahtuu paljon, sillä globalisoituvan maailmantalouden vuoksi yhä useammat maat ovat riippuvaisia toisistaan kaupankäynnin kautta, jolloin konfliktit niiden välillä ovat lähes mahdottomia. - Tulevaisuudessa on siis vähemmän sotia. Voimme saavuttaa uudemman ja paremman maailman, Hans Blix lupaa. VISMAgazine 2/09 11
POHJOISMAINEN TEHOKKUUS sitä Visma on Vismasta on tullut johtava ohjelmistojen ja palveluiden toimittaja talouden, kirjanpidon ja hallinnon alueilla Pohjoismaissa, ja konsernin työntekijämäärä on noussut 150 henkilöstä 3500 henkilöön 2000-luvun aikana. Menestyksen taustalla on voimakas keskittyminen pohjoismaisiin arvoihin ja paikallisiin tarpeisiin, jonka ansiosta asiakkaat voivat puolestaan tehostaa omaa toimintaansa ja kasvattaa kilpailukykyään. Tässä ei oikeastaan kerrota Vismasta, vaan Sinun normaalista työpäivästäsi ja tehokkuudestasi. Kaikki alkoi yhdestä ajatuksesta, halusta tehdä asiat yksinkertaisimmiksi, jotta Sinä ja kaikki muutkin voisivat toimia aina vain tehokkaammin nyt ja tulevaisuudessa. Jatkuvan kasvun ja tehostamisen taustalla on suunnitelma, joka muodostui jo useita vuosia sitten. Konsepti nimeltä Nordic Cool kehitettiin osana suunnitelmaa tulla Pohjoismaiden ja Pohjois-Euroopan johtavaksi toimittajaksi elinkeinoelämässä ja julkisella sektorilla ohjelmistoalalla sekä ulkoistamisessa talouden, kirjanpidon ja hallinnon alueilla. Itse konsepti kehitettiin alun perin uudeksi pohjaksi Visman eri ohjelmistoratkaisuihin, sillä aiemmin esimerkiksi taloushallinnon ohjelmistoissa tärkeänä pidettiin ensisijaisesti toiminnallisuuksia, ei niinkään käyttäjäystävällisyyttä tai ohjelmistojen rakennetta. Visma halusi tehdä asialle jotain. Toiminnallisuudet olisivat tietysti jatkossakin hyviä ja mielellään entistä parempia, mutta samalla haluttiin osallistua asiakkaiden toiminnan tehostamiseen parantamalla käyttäjäystävällisyyttä. - Kaikki alkoi tästä ideasta ja siitä, että halusimme tehdä jotakin tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Siinä onnistuaksemme päätimme yksinkertaistaa tehtäviä ja prosesseja, jotka olivat aiemmin olleet turhan mutkikkaita ja kömpelöitä. Visma-konseptin tärkeä perusominaisuus on antaa asiakkaille valinnan vapautta. Jokaiselle asiakkaalle on tärkeää valita juuri heille parhaiten sopivat ratkaisut joko ostamalla ohjelmisto Vismalta tai ulkoistamalla Vismalle prosessit ja tehtävät, jotka eivät ole strategisia asiakkaan omassa toiminnassa. On myös mahdollista valita oman ohjelmiston ja ulkoistamisen yhdistelmä, selvittää Øystein Moan, Visman konsernijohtaja. Ajatus ja periaate olivat sovellettavissa useisiin prosesseihin Visman tuote- ja palvelutarjonnassa. Siksi keskityttiin kehittämään uusia 12 VISMAgazine 2/09
ja tehokkaita työvälineitä modernien ja tulevaisuuden haasteet huomioon ottavien ohjelmistoratkaisujen ja palveluiden tarjoamiseksi Visman asiakkaille mm. talouden, kirjanpidon ja hallinnon osa-alueilla. Tässä työssä oli tärkeä huomioida pohjoismainen kulttuuriperintö ja arvot, keskittyen samalla toiminnallisuuteen ja yksinkertaisuuteen, parempaa käyttäjäystävällisyyttä, turvallisuutta ja käyttömukavuutta hetkeksikään unohtamatta. Muodon pitää seurata toimivuutta, aivan kuten Pohjoismaissa on muilla suunnittelun osa-alueilla ajateltu jo vuosisatojen ajan. Kaiken tämän lisäksi yhtenä päähuomion kohteena on tarve tehostaa toimintaa. TEHOSTAMISEN HYÖDYT Pohjoismaiset ominaisuudet ja arvot koottiin yhdeksi konseptiksi Visman ohjelmistotuotteiden ja palveluiden jatkokehitystä varten. Niiden haluttiin kuitenkin näkyvän myös muilla tavoilla, kuten esimerkiksi Visman toimistojen suunnittelussa sekä ulkoisesti että sisäisesti ja yrityksen kaikessa markkinointiviestinnässä. Vuosien työn jälkeen tulokset alkavat olla näkyvissä. Konsepti ei ole vaikuttanut vain Visman asiakkaiden ja käyttäjien tyytyväisyyteen ratkaisuihin ja palveluihin, vaan myös tukipyyntöjen määrä on vähentynyt. - Nordic Cool lähti liikkeelle siitä, että halusimme ottaa käyttäjien kokemukset vakavasti ensimmäisenä ohjelmistokehittäjänä Pohjoismaissa ja asiat alkoivat edetä nopeaan tahtiin. Esimerkiksi konsernin uuden pääkonttorin rakentamisessa konsepti ohjasi työtilojen suunnittelua. Ideasta on tullut monin eri tavoin tärkeä myös meille itsellemme tavoitellessamme tehokkuutta ja hyvinvointia, kertoo Aase Settevik, Visman markkinointijohtaja. Pohjoismaalaiset ovat tunnettuja tehokkuudestaan ja pohjoismainen yhteiskunta on tunnetusti hyvinvointiyhteiskunta, jossa ihmisillä on vapaus tehdä valintoja. - Valinnan vapaus erottaa Visman kaikista muista ohjelmistoyrityksistä siinä, että asiakkaat voivat itse päättää, hankkivatko he ohjelmistoja itselleen vai haluavatko he ulkoistaa prosessit. Tämä tekee Vismasta ainutlaatuisen. Visma haluaa jatkossakin olla se taho, jonka puoleen asiakkaat kääntyvät halutessaan parantaa tai tehostaa toiminnanohjaustaan, sanoo Aase Settevik ja jatkaa: - Meille on olennaista, että asiakkaamme voivat suorittaa työtehtävänsä mahdollisimman tehokkaasti automatisointia avuksi käyttäen. Yritykset haluavat olla tehokkaampia voidakseen olla kilpailukykyisempiä, ja juuri työprosessien automatisoinnin kautta tehokkuutta on mahdollista lisätä. Visman tuotteiden avulla tuottavuus saadaan nousuun ja samalla vähemmän strategisten prosessien ulkoistaminen auttaa keskittymään niihin osa-alueisiin, jotka tuottavat eniten lisäarvoa. Visman pohjoismainen malli perustuu joukkoon muita tekijöitä elinkeinoelämässämme ja yhteiskunnassamme. Ei ole sattumaa, että tehokkuus on tärkeää. - Koska palkka- ja kustannustasomme on korkea, jatkuvasti globalisoituvassa maailmassa meidän pohjoismaalaisten on vaikeampi kilpailla muiden maiden ja maanosien ohjelmistotoimittajien kanssa. Se vain kerta kaikkiaan on tosiasia. Vain tehokkuutta kasvattamalla ja työprosesseja parantamalla voimme pysyä mukana kilpailussa muiden kanssa. Me teemme työtä sen eteen, että asiakkaiden työprosessit olisivat mahdollisimman tehokkaita, laadukkuutta ja luotettavuutta unohtamatta AUTOMATISOINNIN HYÖDYT Konsernin pääjohtajana Øystein Moan oli itse mukana idean kehittämisessä, ja tänään asiakkaat pääsevät nauttimaan kehitystyön mukanaan tuomista ensimmäistä eduista, joita Visman kaikki yli 3500 työntekijää Skandinaviassa ja Pohjois-Euroopassa ovat omalta osaltaan vauhdittaneet. - Me teemme työtä sen eteen, että asiakkaiden työprosessit olisivat mahdollisimman tehokkaita, laadukkuutta ja luotettavuutta unohtamatta. Tällaiset ratkaisut ja palvelut ovat aivan yhtä tärkeitä sekä hyvinä että huonoina aikoina. Myös kovempina aikoina on mahdollista toimia voitollisesti, jos sopeutumiskyky ja halu hyödyntää tehostamisen kautta saavutettavia etuja ovat kohdallaan, sanoo Øystein Moan. Visman kannalta kyse ei ole vain tulevaisuuden tehokkuutta ja automaation astetta lisäävistä ratkaisuista, vaan myös ympäristöllisestä vastuusta ohjelmistojen ja ulkoistuspalveluiden kautta, jotka auttavat vähentämään fyysisten hyödykkeiden tuotantoa ja kulutusta. Tämä heijastuu myös monille Visman oman toiminnan osa-alueille. Visma toimittaa ja käyttää itsekin monia ratkaisujaan, jotka on mukautettu tulevaisuuden ympäristövaatimuksiin. Esimerkkinä mainittakoon sähköinen asiakirjojen kierrätys ja automatisoidut hankintaratkaisut. - Me olemme ja tulemme jatkossakin olemaan pohjoismainen yhteistyökumppani pohjoismaisille asiakkaille. Visma voi kaksinkertaistaa liikevaihtonsa siirtymättä uusille markkina-alueille, sikäli merkittävä tehostamis- ja automatisointipotentiaali meillä Skandinaviassa edelleen on, uskoo Øystein Moan. Tulevan vuoden aikana Visma tuo markkinoille joukon uusia ohjelmistoratkaisuja, joita paraikaa kehitetään. Ne on suunnattu valituille osa-alueille, ja niiden joukossa on On Premises -ratkaisuja, jotka asennetaan käyttäjien omille koneille ja On Demand -ratkaisuja, jotka Internet-pohjaisina soveltuvat suurillekin käyttäjäryhmille sekä mobiilikäyttöön. - On Premises -ohjelmistoratkaisujen avulla yrityskäyttäjien tehokkuutta voidaan edelleen lisätä, mutta keskitymme entistä enemmän Internet-pohjaisiin ja mobiiliratkaisuihin, sillä yhä useammat käyttäjät tarvitsevat ohjelmistoja satunnaisesti. Tällä tavoin voimme varmistaa yksinkertaiset, toimivat ja tehokkaat ratkaisut kaikille, myös tulevaisuudessa, Øysten Moan summaa. VISMAgazine 2/09 13
YMPÄRISTÖYSTÄVÄLLINEN KOSMETIIKKA KÄY KAUPAKSI Ympäristöystävälliseen vihreään ajatteluun pohjautuva kosmetiikka-alan yritys Lush Finland Oy on oiva esimerkki siitä, että uudelle yritystoiminnalle on tilaa, kun yritysidea on kantava. Lush Finland tuo maahan ja markkinoi käsintehtyjä luonnonkosmetiikkatuotteita, jotka valmistetaan pääasiassa luomuhedelmistä ja -vihanneksista. Tuotteiden testauksessa ei käytetä lainkaan eläinkokeita. - Pikkusiskoni meni Dubliniin töihin ja ihastui siellä Lush-tuotteisiin ja toi niitä minullekin. Aloin miettiä, että näitähän pitäisi olla tarjolla myös Suomessa. Siitä se yritysidea syntyi, kun tuotteet vielä sopivat hyvin omaan arvomaailmaan, kertoo toimitusjohtaja Tarja Takki. Takki jätti työnsä kansainvälisen yritysjuridiikan parissa ja perusti yrityksen yhdessä sisarensa kanssa vuonna 2007. RIPEÄÄ KASVUA Lush Finland on kasvanut ripeää tahtia. Nyt yrityksellä on oma myymälä Helsingissä, Espoossa ja Lahdessa sekä verkkokauppa osoitteessa www.lush.fi. Työntekijöitä on 25. - Tuotteet ovat saaneet todella hyvän suosion. Ne on otettu innolla vastaan. Suomessa on paljon kuluttajia, jotka arvostavat tuotteisiin liittyvää luontoa säästävää arvomaailmaa, Takki valottaa kasvun taustaa. Myymäläassistentti Linda Savolainen esittelee asiakkaalle sitruunadeodoranttikristalli T eoa. Esimerkkeinä luontoystävällisyydestä ovat Takin mukaan muun muassa saippuat, joissa värikkäät monikerroksiset pakkaukset on korvattu voipaperilla. Shampoot ovat kiinteitä paloja, joiden käytöstä ei synny muovipullojätettä. Takin mukaan yritys on kasvanut tähän saakka suunnitelmien mukaisesti. Jatkosuunnitelmiin kuuluu myymäläverkoston laajennus. Tavoitteena on perustaa 8-10 uutta myymälää 5-10 vuoden sisällä. - Tähän ei aiota jäädä. Eteenpäin mennään, Takki toteaa. HEMMOTTELUUN SATSATAAN Lush Finland toimii alalla, jolla talouden taantuma ei tunnu. Tuotteet ovat lähinnä hemmottelutuotteita, joiden kysyntä on säilynyt vilkkaana. Omalta osaltaan vaikuttaa myös alhainen yksikköhinta. - On tosi tärkeää, että pystymme luomaan uusia työpaikkoja tällaisena aikana. Työnantajana olemme suosittu. Meille tulee jatkuvasti netin kautta työpaikkahakemuksia silloinkin, kun ei ole yhtään työpaikkaa auki, Takki kertoo. Tavoitteemme on saada entistä useammat ihmiset käyttämään ympäristöystävällisiä tuotteita. Tämän lahjapakkauksen tuotosta osa menee Itämeren suojeluun, Tarja Takki kertoo. ASIANTUNTEVAA TALOUSHALLINTOA Visma tarjoaa kattavia talous- ja palkkahallinnon ulkoistamispalveluita Helsingissä sekä yli 20 toimistossa ympäri Suomen Teemuaho Oy:n liityttyä osaksi Vismaa. Lush Finland Oy:n tilitoimistoksi tuli tänä vuonna Teemuaho Oy. Takin mukaan tilitoimiston vaihtoasia alkoi kypsyä vuosi sitten. Lopullisesti asia ratkesi yrittäjätuttavilta saatujen suositusten pohjalta. Tilitoimiston palvelut ja toimintatavat ovat vastanneet täysin Takin odotuksia. - Olemme olleet vilpittömästi tyytyväisiä, Takki sanoo. Takki haki tilitoimistoa, jossa asiat hoidetaan ripeästi, ja jonka kanssa on helppo kommunikoida. Valintaperusteina olivat myös luotettavuus, aikataulujen pitävyys ja syvällinen asiantuntemus. Erityisesti hän haki palkkahallinnon asiantuntemusta. - Teemuaholla on hyvä kaupanalan työehtosopimusten tuntemus ja suhteet kaupan liittoihin. Palkanlaskennan siirtäminen nykyiseen tilitoimistoon on ollut meille suureksi avuksi. Ei ole sen jälkeen tarvinnut palkkahallinnosta murehtia, Takki kuvaa palvelua. Takki pitää yhteyttä tilitoimistoon puhelimitse ja sähköpostilla. Lisäksi hän saa ajantasaiset raportit taloustilanteesta TAnetin kautta. TILITOIMISTON VALINTAAN VAIKUTTI Ripeät aikataulut Palkkahallinnon tuntemus Sähköiset palvelut Valmius konsultointiin Yrittäjätuttavien suositus 14 VISMAgazine 2/09
VÄRIÄ ELÄMÄÄN Laajan tuotevalikoiman seuranta hoituu Visma Businessillä. VISMA BUSINESS TYÖKALUNA Nicolor Oy myy ja markkinoi omalla reseptillä valmistettuja maaleja jälleenmyyjille ja alan ammattilaisille. Maalit valmistetaan väritehtaalla Ruotsissa ja kotimaassa tuotteet saavat brändin mukaisen ulkoasun, mustan Nicolor-purkin. Maantieteellisella sijainnilla ei ole väliä, kunhan käytössä on toimiva Internet-yhteys, Niclas Lindstedt painottaa. Niclas Lindstedt on alan pitkän linjan ammattilainen ja Nicolor Oy:n hän perusti reilut kaksi vuotta sitten. Niclaksen filosofia on keskittyä siihen mitä parhaiten osaa ja sen onnistuneesta toteuttamisesta kertoo myös Nicolor-maalireseptin kehittäminen sekä tuotteiden tehokas markkinointi ja myynti. Tätä samaa filosofiaa Niclas soveltaa myös yrityksensä taloushallintoon: yhteistyössä Tammisaaren Visma -palvelutoimiston, Visma Services Aleatus Oy Ab:n, kanssa hän saa sekä ammattimaisen taloushallinnon että Visma Business -ohjelmiston käyttöönsä. TALOUSHALLINNON ULKOISTAMINEN Nicolor Oy:llä oli heti ison yrityksen tarpeet ajatellen ohjelmistoratkaisuja. Alkuun tilaustenkäsittely ja varastohallinta hoituivat erillisellä ohjelmalla, jonka jälkeen tapahtumat oli erikseen vietävä kirjanpitoon. Nyt Nicolor käyttää Visma Business -ohjelmistoa palvelutoimiston ASP-alustalta, jolloin myyntitilauksia tehtäessä kirjaus päivittyy samalla sekä varastoseurantaan että reskontraan ja myös kirjanpitoon. Vismalta hän sai valmiit prosessit ja ohjelmistoratkaisun, josta moni paljon isompikin yritys vasta haaveilee. Filosofiana on keskittyä siihen mitä parhaiten osaa Visma-yhteistyön aloittaminen käy helposti, sillä ratkaisu perustuu malliin, jossa on valmiina kaikki yrityksen tarvitsemat taloushallinnon prosessit. Tästä mallista muokataan kullekin asiakkaalle omanlaisensa käyttöympäristö, jolloin tuntuu kuin ratkaisu olisi mittatilaustyötä. Valmis malli mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan käyttöönoton, ja niin sekä tuotteita että asiakkaita päästäänkin syöttämään lähes heti rekisteriin, ellei niitä sitten lueta sähköisesti tietokantaan. Sen jälkeen asiakas voikin jo alkaa tehdä myyntitilauksia ja tulostaa laskuja. BUSINESS HOITUU VISMA BUSINESSILLA Koska kaikki tositteet ovat sähköisessä muodossa, Niclas pääsee omalta päätteeltään katsomaan kaikkia taloushallinnon tapahtumia sekä tarkastelemaan mm. myyntitilastoja, katteita ja reskontria. Järjestelmä on looginen ja helppokäyttöinen, siksi business hoituu Visma Businessilla erinomaisesti. Vaikka järjestelmä olisi kuinka hieno, ilman osaavaa henkilökuntaa sen ominaisuuksia ei pystyisi hyödyntämään. Tammisaaren Visman toiminta perustuu Visma-ryhmän päätuotteeseen Visma Businessiin yhdessä taitavien Visman asiantuntijoiden kanssa. VISMAgazine 2/09 15
Ruotsalaisyhtiön start-up LANTMÄNNEN CEREALIA ETABLOITUI VISMAN HUOLEHTIESSA Visman toimistoilla kaikissa Pohjoismaissa on paljon kokemusta yhteistyön käynnistämisestä myös vastaperustettujen tai aloitusvaiheessa olevien ulkomaisten yritysten kanssa. Näin myös Suomessa. Taloushallinnon ulkoistamispalveluja tarjoavan Visma Services Infoconin uutena asiakkaana on ruotsalaisen Lantmännen Cerealia AB:n sivuliike Espoossa. Lantmännen Cerealia oli ennen Suomeen etabloitumistaan toiminut jo useita vuosia suomalaisen yhteistyökumppanin kanssa, mutta päätti liiketoiminnan tässä vaiheessa perustaa oman sivuliikkeen. Sivuliike aloitti toimintansa vuonna 2008. Visma huolehti Lantmännen Cerealian sivuliikkeen perustamisesta, ja hoitaa nyt yrityksen laskentatoimen, laskutuksen, palkkahallinnon, veroilmoitukset, arvonlisäveroasiat, vuositilinpäätökset ja tilastoasiat. Lantmännen Cerealian Business Controller Leif G. Johansson - Valitsimme Visman hoitamaan paikallista taloushallintoamme, sillä tarvitsimme asiantuntevan ulkoistamiskumppanin, joka tuntee tarkoin Suomen lainsäädännön ja muut liiketoimintaolosuhteet. Itsellämme ei olisi ollut resursseja eikä motivaatiotakaan huolehtia tehtävistä, jotka ovat nyt Visman vastuulla, Lantmännen Cerealian Business Controller Leif G. Johansson perustelee Visman valintaa. Johansson pitää tärkeänä myös Pohjoismaiden markkina-alueella paikallisten olosuhteiden tuntemusta, sillä maiden monista samankaltaisuuksista huolimatta niiden yritystoimintaa sääntelevät määräykset saattavat poiketa paljonkin toisistaan. Erityisen tärkeää Johanssonin mielestä on, että palkkahallinnon ja verovelvoitteiden kohdalla toimitaan tarkalleen oikein. - Visman palvelut keventävät toimintaamme ja voimme panostaa vahvemmin Suomessa paikalliseen liiketoimintaamme. On hyvä tietää, että ulkoistamiskumppanimme Visman palvelut keventävät toimintaamme ja voimme panostaa vahvemmin Suomessa paikalliseen liiketoimintaamme osaa tehdä asiat oikealla tavalla ja määräajassa, Johansson sanoo. Ruotsalaiselle Lantmännen Cerealia -yhtymälle on myös etua siitä, että Visma pystyy normaalien työrutiiniensa puitteissa hoitamaan konserniraportoinnin ruotsiksi ja englanniksi. CEREALIA OSANA LANTMÄNNEN-KONSERNIA Cerealian emoyhtiö Lantmännen on monialakonserni, jonka pääliiketoiminta-alueet ovat maataloustuotanto, elintarviketuotanto sekä energiantuotanto. Lantmännenin toimintahistoria on jo yli sadan vuoden pituinen. Konsernin omistajina on 40 000 ruotsalaista maataloustuottajaa. Lantmännen toimii paikallisesti 19 maassa ja sen vuosiliikevaihto on 42,9 miljardia kruunua eli noin 3,9 miljardia euroa. Yhtymän palveluksessa on noin 12 000 työntekijää. Lantmännen-konsernin ydinajatuksena on osallistua elintarviketuotannon koko arvoketjuun pellolta aina ruokapöytään asti. Suomessa paikallisesti edustettuna olevan Lantmännen Cerealia -liiketoiminta-alueen tehtävänä on kehittää, valmistaa ja markkinoida lähinnä viljaan perustuvia elintarviketuotteita. Niitä ovat jauhot, jauhosekoitukset, ryynit, myslit ja pastat sekä myös uutena alueena valmisruoat. Lantmännen Cerealian kansainvälisiä tuotemerkkejä ovat AXA, Amo, Kungsörnen, Regal, Gyllenhammars, Start!, Kornkammeret, Nord Mills ja HavneMøllerne. MONELLA LANTMÄNNEN CEREALIAN TUOTTEELLA ON MARKKINAJOHTAJAN ASEMA Lantmännen Cerealia pitää toistaiseksi kotimarkkina-alueenaan Ruotsia, Norjaa ja Tanskaa, mutta yhtiöllä on vientiä myös Baltian maihin, Suomeen, Venäjälle ja Ukrainaan. Useat Lantmännen Cerealian tuotteet ovat saavuttaneet omassa ryhmässään markkinajohtajan aseman niin Ruotsissa kuin ulkomaillakin. Tuotteiden jakeluteinä ovat elintarviketukkurit, päivittäistavarakauppa, ravintolat, laitoskeittiöt, leipomot ja muu elintarviketeollisuus, joka tarvitsee prosesseissaan viljatuotteita. 16 VISMAgazine 2/09
SUOMEN MARKKINOILLE REKISTERÖITYMISPROSESSISTA Suomessa Lantmännen Cerealia keskittyy myslien, pastojen, jauhosekoitusten ja muiden viljapohjaisten tuotteiden markkinointiin AXA, GoGreen, Start! ja Kungsörnen tuotemerkeillä. Jakelu tapahtuu kaupan ketjujen välityksellä, joten tuotteille on jo saatu valtakunnallinen levitys. Lantmännen Cerealian Suomen myyntipäällikön Nina Koivusaaren mukaan lisävolyymia haetaan ensisijaisesti nykyisissä tuoteryhmissä, mutta yhtiöllä on tarkoitus tuoda maahan myös sellaisia uutuustuotteita, jotka ovat saavuttaneet suosiota Ruotsissa. Uutuuksia ovat pastat, myslit ja murot, joiden valmistuksessa on käytetty Lantmännen Cerealian kehittämää AXA Fiber -kuituseosta. Kuidulla on osoitettu olevan terveydellisiä vaikutuksia sekä sydämelle että vatsalle. Panostamme tällä hetkellä terveyttä ja hyvinvointia edistävien elintarviketuotteiden kehittämiseen TERVEYS JA HYVINVOINTI TUOTEKEHITYKSEN TAVOITTEINA Lantmännen Cerealia seuraa tarkoin kulutustottumusten muutoksia ja panostaa tällä hetkellä erityisesti terveyttä ja hyvinvointia edistävien elintarviketuotteiden kehittämiseen. Samalla yhtiö pyrkii seuraamaan myös uudenlaisten elämäntyylien asettamia vaatimuksia. Lantmännen Cerealia panostaa nyt erityisesti täysjyväviljaan, korkeaan kuitupitoisuuteen sekä uudenlaisiin kuitusekoituksiin perustuvien elintarvikkeiden kehittämiseen ja valmistukseen. Samalla yhtiö huomioi tuotteidensa raaka-ainetuotantoon ja valmistusprosesseihin kohdistuvat ympäristövaatimukset. Se onkin jo saanut useita ympäristösertifikaatteja tuotteilleen. Lantmännen Cerealia -bisnesalueen liikevaihto oli viime vuonna noin 4,5 miljardia kruunua eli noin 410 miljoonaa euroa, josta runsas 90 prosenttia kertyi pohjoismaisilta markkinoilta, Suomi mukaan lukien. VISMAgazine 2/09 17
HYVIN SUUNNITELTU ON PUOLIKSI TEHTY BIOLAN OY OTTI KÄYTTÖÖN VISMA L7 -JÄRJESTELMÄN Kun Biolan Oy:ssä tehtiin päätös Visma L7 -toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) hankinnasta oli yrityksen tärkein sesonkiaika, kevät, kohta ovella. Uusi kaikkia ydintoimintoja tukeva järjestelmä haluttiin käyttöön ennen suurinta toimituspiikkiä. Käyttöönoton aikataulu oli siis haastava ja itse projekti laaja-alainen. Aineksia hankaluuksille löytyi, mutta kuinkas sitten kävikään Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan takana oli Biolanin toiminnan laajentuminen sekä organisaatiossa toteutetut strategiset muutokset. Visma L7 -järjestelmä haluttiin kaikkien Biolan Groupin yritysten yhteiseksi työkaluksi, mikä tarkoitti yli 150 käyttäjää. - Meillä tuli tarve hallita koko yritysrypästä yhtenäisesti. Emme halunneet enää montaa erillistä järjestelmää, emmekä niiden mukanaan tuomaa päällekkäistä työtä ja virheitä, kertoo Biolan Oy:n hallintojohtaja Sari Valonen. SUUNNITELMISTA KÄYTÄNTÖÖN Käyttöönotto alkoi projektin määrittelyllä. Yhdessä yritykset toteuttivat projektisuunnitelman, johon kirjattiin projektin taustat, tavoitteet, resurssit ja aikataulu sekä määriteltiin projektin riskit ja budjetti. Valonen kertoo, että projektin etenemistä seurattiin säännöllisissä ohjausryhmän palavereissa, jotka sijoitettiin tärkeimpien työvaiheiden läheisyyteen. Näin mahdollisiin ongelmiin tai lisätyötarpeisiin pystyttiin reagoimaan nopeasti. Käyttöönottoon kuuluu oleellisesti testaus ja Biolanilla huomiota kiinnitettiin eniten asiakaskohtaisten web-liittymien toimintaan. Testausten lisäksi oli tilaisuuksia, joissa käyttäjät pääsivät seuraamaan mm. tilauksesta toimitukseen -prosessin etenemistä alusta loppuun Visma L7 -järjestelmällä suoritettuna. Samalla varmistettiin, ettei prosessi katkennut missään vaiheessa. ONNISTUNUT KÄYTTÖÖNOTTO Sari Valosen verratessa tätä käyttöönottoa aiempiin kokemuksiinsa, sujui se hämmästyttävän onnistuneesti. - Merkittävän panoksen käyttöönottoon antanut Controllerimme Ruslan Paasonen totesikin ensimmäisen virallisen tuotantokäyttöviikon aikana, että on pelottavan hiljaista. Tarkoittaen, ettei mikään toimintomme pysähtynyt eikä kärsinyt merkittävistä ongelmista, muistelee Valonen tyytyväisenä. Budjettia Visma ja Biolan seurasivat hieman eri näkökulmista. Visma valvoi suunniteltujen ja toteutuneiden työpäivien suhdetta, kun taas Biolania kiinnosti enemmän euromääräisen budjetin pitävyys. Budjetti piti Visman osalta, mutta muita esimerkiksi laitehankinnoista johtuvia kuluja tuli arvioitua enemmän. - Yhteistyö käyttöönoton aikana oli sujuvaa. Erityisen hienoa oli Visman projektivastuullisen henkilön, Juha Hakkolan, omistautuminen tälle projektille. Hän on ollut kaiken aikaa helposti tavoitettavissa ja on edelleen, vaikka kiihkein projektivaihe alkaa olla ohi, Valonen kiittelee. Käyttöönotto sujui hämmästyttävän onnistuneesti KEHITYSTYÖTÄ KESKEN PROJEKTIN Sujuvat logistiikkatoiminnot ovat Biolanille tärkeitä varsinkin keväällä, kun kahden kuukauden aikana lähtee yli 50 % koko kauden toimituksista. Kun käyttöönoton edetessä nähtiin tarve nopeuttaa logistiikan päivittäisiä kirjaus-, raportointi- ja varastosiirtorutiineja, tarkoitti se ylimääräistä kehitystyötä. Muutoksissa käytettiin rohkeasti hyväksi modernit mahdollisuudet rutiinien automatisointiin sekä tehokkuuden parantamiseen esim. kuljetusten suunnittelussa, keräilyssä sekä lähetysten kuittauksessa. Samalla toteutettiin myös tilausten tilaseurannan työkalu myynnille. - Kehitystarpeisiin suhtauduttiin Vismalla hyvin avoimesti, vaikka käyttöönotto oli kesken. Itse muutoksen toteutus oli sujuvaa, sillä teimme tarkan määritystyön oikeiden asiantuntijoiden kanssa. Tehtyjen muutosten avulla pystymme vastaamaan tehokkaammin tuleviin kasvun tuomiin haasteisiin, kertoo Logistiikkapäällikkö Mikko Leed. Toinen kehitystyötä vaatinut prosessi oli laadunvalvonta. Ympäristöliiketoiminta-alueen johtaja Hannamaija Fontell kertoo viranomaisvaatimusten edellyttävän, että asiakkaan Biolan-tuotetta voidaan seurata ketjussa taaksepäin ja sen kaikki raaka-aineet voidaan jäljittää turvesoille ja kanaloihin asti. Lisäksi kunkin raaka-aineen, seoksen ja tuotteen laadunvalvontatulokset on pystyttävä löytämään ja yhdistämään eriin sekä päivämääriin. Jäljitettävyys- ja mittaustietoja hallittiin aiemmin erillisessä järjestelmässä, jota vain harvat osasivat käyttää. - Nyt muihin toimintoihin integroitu tarpeidemme pohjalta toteu- 18 VISMAgazine 2/09
JOHDON SITOUTUMINEN ERP-PROJEKTIIN tettu laadunvalvonta on selkeämpi ja sen tietoja on nopea käyttää vaikka asiakaspalautteiden selvittelyyn, sanoo Fontell. RISKEJÄ JA HAASTEITA Projektin alussa suunnitelmaan kirjattiin kriittisiksi riskeiksi avainhenkilöiden ajankäyttö, henkilöstön sitoutumattomuus sekä tiukka aikataulu. Hankaluuksia aiheuttivatkin juuri nuo osa-alueet. Henkilöstön sitoutumattomuus kulminoitui koulutuksiin, joita osa ei huomannut hyödyntää tarpeeksi, mutta onneksi haasteellinen aikataulu ei aiheuttanut merkittäviä ongelmia. - Isommilta hankaluuksilta vältyttiin pitkälti kahtia jaetun käyttöönoton avulla. Ensimmäisessä osassa otettiin käyttöön yritystoiminnan kannalta kriittisimmät osa-alueet ja toiminnot. Kun nämä olivat käytössä ja niiden toiminta varmistettu, siirryttiin vähitellen toiseen osaan eli uusiin toimintoihin. Näin emme tulleet haukanneeksi liian suurta palaa kerralla ja kehityskohtiin jäi paremmin aikaa, pohtii Sari Valonen. VISMA L7 TUKEMASSA KOKO LIIKETOIMINTAA Nyt Biolan Groupissa hoidetaan Visma L7 -järjestelmällä toiminnot aina tuotannosta taloushallintoon, Keväällä kahden kuukauden aikana myynti- ja ostoprosesseihin, lähtee yli 50 % koko varastonhallintaan ja kuljetus- kauden toimituksista ten järjestelyyn asti. Suurimpia muutoksia arjessaan ovat kokeneet kenttämyyjät, joiden käytössä on nyt asiakkuuksien hallintaohjelmisto (CRM) sekä Visma Mobile -webliittymä. - Meillä Visma L7 -käyttöönoton tärkeimpiä tavoitteita olivat toimintojen järkeistäminen, päällekkäisyyksien karsiminen, raportoinnin kehittäminen, toiminnan läpinäkyvyyden varmistaminen, valvonnan ja ohjeistusten parantuminen sekä näistä edellä mainituista syntyvä kustannussäästö. Tulevaisuudessa asiat paranevat edelleen, kun käyttöönotto laajenee Biolan Groupin yhtiöihin Virossa ja Kiinassa. Tällä kokemuksella voin ilman muuta suositella Visma L7 -järjestelmää myös muille, hymyilee Sari Valonen. BIOLAN OY Vuonna 1974 Euraan perustettu perheyritys. Kehittää, valmistaa ja markkinoi asiakaslähtöisiä ja korkealaatuisia viljelyn ja ympäristötekniikan tuotteita, jotka vähentävät ihmisen aiheuttamaa ympäristökuormitusta. Markkinoi omia ja tytäryhtiönsä tuotteita Suomen lisäksi EU:n alueelle, Lähi-Itään, Kauko- Itään, Kaakkois-Aasiaan sekä Pohjois- ja Etelä-Amerikkaan. - Biolanin osalta käyttöönotto sujui kiitettävällä tavalla, vaikka ajanjakso oli haasteellinen. Tähän sopii vanha sanonta: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, toteaa Biolanin toimitusjohtaja Mäki. Suunnittelun lisäksi on johdon sitoutuminen ERP-hankkeeseen yksi tärkeimmistä sen onnistumiseen vaikuttavista asioista. Sitoutuminen pitää kuitenkin myös näkyä ja kuulua, jotta sillä olisi toivotut vaikutukset. Biolanin hallintojohtaja Sari Valonen sekä toimitusjohtaja Esa Mäki (toinen vasemmalta) iloitsevat yhteistyöstä Visman Juha Hakkolan ja Jakke Vyyryläisen (oikealla) kanssa. Kuva: Jouni Leskinen - Johdon henkilöiden sitoutuminen isoihin ERP-järjestelmähankkeisiin on erittäin tärkeää, sillä se lisää muiden mukana olevien henkilöiden motivaatiota ja sitä kautta varmistaa hankkeen onnistumisen. Johtohenkilöiden sitoutuminen pitää olla 100 %, kun päätös projektista on tehty, painottaa toimitusjohtaja Esa Mäki, joka oli itse aktiivisesti mukana käyttöönoton seurannassa ohjausryhmän kautta. - Minusta sitoutuminen ja sen näyttäminen pitäisi olla johtohenkilöille itsestäänselvyys. Johdon tulisi olla aktiivisesti mukana viemässä asioita eteenpäin. Itse olen lisäksi alkanut ahkerasti käyttämään uutta järjestelmäämme, Mäki jatkaa. Samaa mieltä Mäen kanssa on Visma Software Oy:n toimitusjohtaja Tuomas Sederholm. - Johdon vahva sitoutuminen on ohjelmistoprojektin onnistumisen edellytys ja siihen vaikuttava keskeinen elementti. Biolanilla Esa Mäen kiinteän osallistumisen ansiosta käyttöönotto meni putkeen. Jotta ohjelmiston käyttöönotosta saisi maksimaalisen liiketoimintahyödyn, kannattaa johtohenkilöiden paneutua siihen todenteolla, kehottaa Sederholm, joka on myös itse mukana Visma toimitusprojektien ohjausryhmätyössä. - Olemalla mukana ohjausryhmässä pääsen näkemään läheltä miten projekteissa toimitaan ja missä mennään. Pysyn ajan tasalla tilanteista ja pääsen asiakasta lähelle, joka on minulle hyvin tärkeää, Sederholm kertoo. VISMAgazine 2/09 19
Visma L7 -käyttöönotosta keskustelemassa johtaja Arto Rintala, Sales Team Manager Jakke Vyyryläinen ja Consulting Team Manager Mauno Penttilä. VISMAgazine webtv Katso koko keskustelu verkkosivuiltamme! www.visma.fi/vismagazine TURVALLINEN RATKAISU VISMA L7 Ohjelmiston käyttöönotto on aina vaativa prosessi niin asiakkaalle kuin toimittajalle. Toisaalta se on molemmille myös hedelmällinen tilaisuus kehittyä. Mitkä ovat avaimet onnistuneeseen järjestelmähankintaan ja käyttöönottoon, kysyi johtaja Arto Rintala ja Visman asiantuntijat vastasivat. Visma tarjoaa asiakkailleen 30 vuoden kokemuksella kehittämiään liiketoimintaa tukevia tietojärjestelmiä sekä ennen kaikkea osaamistaan. Projektipäällikkömme, konsulttimme, kouluttajamme sekä myyjämme tuntevat paitsi järjestelmän, myös erilaisten yritysten ja toimialojen toiminnan sekä erityispiirteet. Visma L7 -järjestelmän esittelyissä ovat alusta alkaen mukana myös tuotehallinnan ja konsultoinnin asiantuntijat, mikä takaa katkeamattoman tiedonkulun käyttöönoton edetessä. Asiantuntijoidemme osaamisella Visma L7 otetaan käyttöön tehokkaasti, sen monipuoliset ominaisuudet hyödyntäen. ESIKARTOITUKSELLA YHTEINEN NÄKEMYS Ohjelmiston hankinta alkaa esikartoituksella. Sillä varmistetaan, että kaikki hankkeeseen osallistuvat ovat selvillä kaikista siihen liittyvistä piirteistä. Näin ollaan ns. samalla sivulla ja ymmärrys on molemminpuolista. Yhdessä asiakkaan kanssa Visman asiantuntijat kartoittavat asiakasyrityksen toimintamallit, ohjelmistotarpeet ja kehitystoiveet. Samalla määritellään ohjelmistohankkeelle tavoite sekä mittarit. - Kerättyjen tietojen pohjalta asiantuntijamme kokoavat asiakkaalle Visma L7 -sovelluskokonaisuuden. Ratkaisuehdotuksen läpikäynti asiakkaan kanssa voidaan toteuttaa haluttaessa asiakkaan omilla tuotetiedoilla ja tuoterakenteilla, asiakkailla, toimittajilla ym. Näin asiakas pääsee heti näkemään miten omat tiedot ja toiminnot istuvat ohjelmistoon. Kokonaisuuden hahmottaminen on myös helpompaa tutuilla tiedoilla, selvittää Sales Team Manager Jakke Vyyryläinen. VISMA L7 Toimitettu vuodesta 2007 Jo noin 500 asiakasyritystä ja tuhansittain käyttäjiä Valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu Räätälöitävissä asiakkaan tarpeiden mukaan Moderneja selainpohjaisia Visma Mobile -toiminnallisuuksia HYVÄ SUUNNITELMA ON KÄYTTÖÖNOTON PERUSTA Visman tuotteistettu käyttöönottomalli on tarkkaan hiottu toimintaprosessi, jonka jokainen vaihe ja toiminto on kokemuksella määritelty. Käyttöönotto suunnitellaan aina asiakkaan toimintoja vastaavaksi, joten pienen yrityksen on turha huolestua projektin laajuudesta. Käyttöönotto alkaa aina suunnittelulla, henkilöresurssien varauksella ja aikataulutuksella. Hyvä suunnitelma on onnistuneen käyttöönoton perusta. Kun järjestelmää sovitetaan tukemaan yrityksen toimintoja, on tarpeiden ja toimintojen määrittelyllä keskeinen rooli. Määrittelyn kautta nähdään onko jonkinlainen ohjelmamuutos- tai kehitystyö tarpeellista. Asiakkaan tarvitsemat ohjelmiston muutokset sekä jopa kokonaan uudet sovellukset ja toiminnallisuudet voidaan joustavasti ja kustannustehokasti toteuttaa valmisohjelmistoon liitettyinä. Seuraavaksi Visma L7 -toiminnot testataan ja henkilökunta koulutetaan uuden järjestelmän käyttöön. Tarkan seurannan lisäksi käyttöönotto dokumentoidaan eli projektin vaiheet ja tehtävät sekä niiden toteutuminen kirjataan ylös. - Tuhansien käyttöönottojen kokemus hyödyttää suoraan asiakastamme, vaikka jokainen käyttöönotto suoritetaankin aina asiakkaan tarpeiden ja toimintojen pohjalta. Kun tehdään oikeat toimenpiteet oikeassa järjestyksessä ja ajassa, säästyy aikaa sekä rahaa ja lopputulos on laadukas, pohtii Consulting Team Manager Mauno Penttilä. MITÄ KÄYTTÖÖNOTTOVAIHEEN JÄLKEEN? Käyttöönottovaiheen jälkeen asiakas ei jää tyhjän päälle, vaan kaikkiin Visma L7 -sopimuksiin kuuluvat myös asiakasneuvonta- ja ylläpitopalvelut. Lisäksi asiakkuuden kokonaisuutta on Vismalla hoitamassa nimetty yhteyshenkilö, johon yrityksen on helppo olla yhteydessä kaikissa Visman tuotteisiin tai palveluihin liittyvissä asioissa. Järjestelmänkään osalta kehitys ei lopu käyttöönoton valmistumiseen, vaan Visma L7 -ohjelmistoa kehitetään jatkuvasti yhdessä asiakkaiden kanssa. Visman tuotehallinnassa asiakkailta saadut kehitystarpeet kerätään yhteen markkinoilta tulleiden tarpeiden sekä uusien innovaatioiden kanssa, ja välitetään sitten tuotekehitykseen toteutettavaksi. Visma L7 on näin aina kehityksen kärjessä. 20 VISMAgazine 2/09