1 ( 7 ) Lautakunnille Vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpano-ohje Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 14.12.2015 125 hyväksynyt vuoden 2016 talousarvion sekä vuosien 2016-2018 taloussuunnitelman. Vuoden 2015 tilinpäätösarviossa lasketaan toimintakatteen heikkenevän tänä vuonna -3,3 milj. euroa (3,5 %) -99,8 milj. euroon. Marraskuun lopussa toimintakate (-86,4 milj. euro) alittaa talousarvion laskennallisen toteutuman 5,3 milj. euroa toteutuman ollessa 86 %. Valtuusto on vähentänyt määrärahoja käyttötaloudesta kuluista 1,1 miljoona euroa ja tuotoista 1,3 milj. euroa, netto +0,2 milj. euroa. Vuosikate on syksyn osavuosikatsauksen tilinpäätösennusteessa 6,5 milj. euroa ja tilikauden tulos 0,5 milj. euroa. Kunnan lainakannan arvioidaan kasvavan 10,9 miljoonaa euroa 59,4 miljoonaan euroon ja asukasta 2 864 euroon. Tarkempi tilinpäätösennuste valmistuu viikolla 3 ja annetaan tilastokeskukselle 18.1.2016 mennessä. On hyvin todennäköistä, että ennuste on edellä esitettyä arviota parempi. Valtuuston 14.12.2015 hyväksymässä talousarviossa vuodelle 2016 toimintakate paranee -99,6 milj. euroon muutoksen ollessa 0,4 milj. euroa (0,4 %) ja ilman myyntivoittoja heikkenee -0,6 milj. euroa (-0,6 %) muutettuun talousarvioon verrattuna. Verorahoitus kasvaa 3,3 milj. euroa (3,2 %), josta verotulojen osuus 0,8 milj. euroa. Verotulojen kasvuun liittyy epävarmuustekijöitä. Vuosikate 9,7 milj. euroa kattaa suunnitelmapoistot 153 %. Tilikauden tulos on 3,5 milj. euroa ylijäämäinen. Bruttoinvestoinnit ovat 20 milj. euroa. Lainakanta kasvaa 9,5 milj. euroa 68,9 milj. euroon ja asukasta kohden 3 282 euroon. Kustannus- ja menokehityksen hallintaan ja talouden tasapainottamiseen Mäntsälän kunta hakee säästöjä vuonna 2016 seuraavasti: Henkilöstökulujen kasvun hallintaa haetaan säästöjä toimintojen kehittämis- ja tehostamishankkeiden, työhyvinvoinnin kehittämisen, työaikasäästöjen ja sairauspoissaolojen vähentämisen kautta. Henkilöstön ja esimiesten työssä jaksamisen tukeminen on keskeistä. Kevään 2016 kuntastrategian päivittämisen yhteydessä kunnanhallitus jatkaa talouden tasapainottamisohjelmatyötä vuosille 2016-2020. Tuotantotavoitteiden ja määrärahojen käytön raportointia tehdään lautakunnille ja kunnanhallitukselle kuukausittain ja valtuustolle osavuosikatsausten yhteydessä tavoitteena nykyistä parempi tilinpäätösennustettavuus Vuoden 2016 talousarvioon perusturvan toimialalle valtuuston hyväksymä 1,8 milj. euron säästötavoite (1,6 menosäästö + 0,2 asiakasmaksulisäys) tulee kohdentaa eri tulosalueille käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä, kuitenkin viimeistään 31.3.2016 mennessä. Määräraho-
2 ( 7 ) jen käytön ennustettavuutta ja säästön saavuttamista edesauttaa säästötavoitteen kohdentaminen tulosalueille ja esimiestasolle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa talousarviovuotta. Kaikkiin määrärahaylityksiin suhtaudutaan kriittisesti talouden säästö- ja tasapainottamisen voimassa ollessa, koska talouden yleinen suhdannekehitys on varsin epävarmaa edelleen ja talouskasvu minimaalista, jos olleenkaan. Käyttösuunnitelmien tulee olla linjassa valtuuston hyväksymän talousarvion kanssa. Siltä osin kuin määrärahoihin liittyviin toimintoihin on jo etukäteen tiedossa mahdollisia ylityspaineita, on määrärahojen käyttöön liittyvät kriteerit määriteltävä tarkasti etukäteen käyttösuunnitelman tarkistamisen yhteydessä. Mikäli käyttösuunnitelma on joiltakin osin ylittymässä, on samassa yhteydessä tilivelvollisten vastuuhenkilöiden varauduttava antamaan selvitys, jolla määrärahojen ylitykset voidaan kattaa vastuualueen tai toimialan sisältä. Erityisesti tilivelvolliset ovat vastuussa valtuuston tulosalueille hyväksyttyjen määrärahojen riittävyydestä ja kohdentamisesta koko vuodelle. Määrärahojen riittävyydestä koko vuodelle tulee toimielimen päättää viimeistään tammikuussa tarkistaessaan yksityiskohtaisen käyttösuunnitelman vuodelle 2016. Kate (= tulot, alitukset, siirrot) määrärahan riittävyyteen tulee ensisijaisesti hakea tulosalueen tai toimialan sisältä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tulee määrärahan tarpeesta tehdä kunnanhallitukselle perusteltu esitys välittömästi käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Määrärahojen ylitysten perusteleminen aiemmilla talousarviokarsinnoilla on jälkikäteen perusteltuna virheellinen. -------- Kunta-alan nykyinen virka- ja työehtosopimuskausi on voimassa 31.1.2017 saakka. Toisen 1.1.2016 alkavan sopimusjakson mukaisia KVTES- ja TS -palkkoja korotetaan 1.2.2016 lukien yleiskorotuksella, jonka suuruus on 16 euroa tai kuitenkin vähintään 0,47 %. Opettajien (OVTES) palkkoja tarkistetaan 0,4 % 1.1.2016 lukien. Mäntsälän kunnan palkkausmäärärahat on budjetoitu talousarvioon voimassa olevien työ- ja virkaehtosopimusten mukaisina vuosipalkkoina. Kuntatyönantajan sosiaalivakuutusmaksut (29,36 %) vuodelle 2016 ovat seuraavat: - sairasvakuutusmaksu 2,12 % - työttömyysvakuutusmaksu on 2,95 %, taloudellinen tuki 0,046 % ja lakisääteinen tapaturmavakuutus 0,4 %. KVTEL -maksu koostuu o palkkaperusteisesta maksusta, arvio 17,1 % o varhaiseläkeperusteisesta maksusta: vuosina 2013 2015 alkaneet työkyvyttömyyseläkkeet, työttömyyseläkkeet, yksilölliset varhaiseläkkeet ja kuntoutustuet, joiden alkamisesta on vuoden 2016 alkuun mennessä alle 36 kk. Kuntien eläkevakuutus ilmoittaa tarkan summan tammikuussa 2016 lähettämällä euromääräiset laskut kuntiin. o eläkemenoperusteisesta maksun alustava arvio jää hieman alle vuoden 2015 arvion. Maksu määräytyy ennen vuotta 2005 karttuneiden maksussa olevien eläkemenojen perusteella.
3 ( 7 ) - VaEL maksu on vuodelle 2016 arviolta 20,08 % Kuluttajahintaindeksin muutos vuonna 2016 arviolta 1,1 %. 1. Käyttösuunnitelmat Kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmilla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot seuraavan tason yksiköille (käyttötalousosa: tulosyksikkö 1-taso) ja kohteille (investointiosa). Kunnanhallituksen tai johtokunnan määräämä tulosalueen vastuuhenkilö päättää seuraavan tason käyttösuunnitelmista (tulosyksikkö 2-taso) sekä päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä asettamalla tarkennetut tavoitteet ja jakamalla määrärahat ja -tuloarviot tarkempiin osiin. Mikäli talousarvio jaetaan vielä tarkemmalle tasolle kuin tulosyksikkö 2-taso, niin tulosyksikkö I-tason vastuuhenkilö jakaa määrärahan III-tasolle jne. Lautakunnan/kunnanhallituksen käyttösuunnitelmissa määrärahat voidaan päättää nettositoviksi = toimintakate, koska valtuustotason sitovuus on netto = toimintakate. Päätös on kuitenkin tehtävä siten, että määrärahat ja tuloarviot todetaan päätöksessä bruttomääräisenä (menot, tulot, netto). Toimielinten tulee toimittaa käyttösuunnitelmat perusteluineen 5.2.2016 mennessä taloushallintoon toimitettavaksi 15.2.2016 kunnanhallitukselle. Päätökset tulosalueiden/ tulosyksiköiden vastuuhenkilöistä ja tulosyksikköjaosta tulee toimittaa taloushallintoon välittömästi päätöksenteon jälkeen. 2. Talousarvion sitovuus Käyttötalousosa Kunnanvaltuuston toimielimen tulosalueelle hyväksymä toimintakate on sitova määräraha ja sitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Tilivelvolliset ovat vastuussa siitä, että kunnanvaltuuston hyväksymät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet eri toimielinten tulosalueilla toteutuvat ja että määrärahaylityksiä ei tilikaudessa pääse syntymään. Tuloslaskelmaosa Kunnanvaltuustoon nähden sitovat tasot ovat: verotulot, valtionosuudet, rahoitus netto ja satunnaiset tuotot ja kulut.
4 ( 7 ) Investointiosa Kunnanvaltuuston toimielinten investointiryhmälle, hankkeelle ja hankeryhmälle hyväksymät nettomäärärahat ovat sitovia ja niitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Käyttöomaisuushankinnan arvonlisäveroton euroraja on ollut 1.1.2010 alkaen 10 000. Tätä pienemmät yksittäiset hankinnat pääosin mm. täydennys- ja korvaushankinnat tulee hankkia hallintokuntien käyttötalousmäärärahoilla. Kunnan poistosuunnitelmaa on sovellettu 1.1.2013 alkaen. Merkittävimmät muutokset koskivat rakennusten suunnitelmapoistoja ja käyttötalouteen kuuluvia vuosihankintoja. Rahoitusosa Rahoituslaskelmassa kunnanvaltuustoa sitovat tasot ovat antolainojen muutos ja lainakannan muutos. Kunnanvaltuuston sitovin perusteluin hyväksymiä määrärahoja tms. ei saa käyttää ilman valtuuston päätöstä muuhun tarkoitukseen, eikä määrärahaa voi ylittää ilman valtuuston päätöstä. Mikäli ylitysuhka ilmenee, tulee hallintokunnan pikimmiten selvittää mahdollisuus kattaa ylitysuhka ao. toimielimen alaisuuteen kuuluvista muista määrärahoista. Toimielinten tulee talousarviovuoden aikana seurata tulosalueiden toimintatulojen ja menojen käyttöä siten, että poikkeamat voidaan viipymättä käsitellä ao. toimielimessä, kunnanhallituksessa ja valtuustossa. 3. Talousarvion seuranta ja riskienhallinta Määrärahojen käytön tulee perustua systemaattiseen palvelutuotannon ennakkosuunnitteluun ja seurantaan. Palvelukysynnässä tapahtuvista poikkeamista budjetoituihin tuotantotavoitteisiin nähden raportoidaan kuukausittain lautakunnalle ja osavuosikatsauksissa valtuustolle. Kaikkien määrärahojen käytöstä vastuussa olevien on noudatettava kunnassa voimassa olevia sääntöjä ja ohjeita (hallintosääntö ja sisäisen valvonnan ohjeet). Kaikkien tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee tuottaa palvelut kustannustehokkaasti ja kehittää vaihtoehtoisia palvelujen tuotantotapoja. Toimintoketjuja tulee tarpeen mukaan muuttaa, jotta toiminnot sujuvat tehokkaasti ja taloudellisesti. Tilinpäätösennusteet osavuosikatsaukseen tehdään huhtikuun 30.4. ja elokuun 31.8. toteutumatietojen pohjalta ja käsitellään kunnanvaltuuston kesäkuun ja lokakuun kokouksissa. Osavuosikatsauksissa seurataan toiminnallisten (erityisesti tuotannollisten) ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä ennustetaan lopullista tilinpäätöstä ja siitä aiheutuvia muutoksia suunniteltuun. Talouden tarkemmasta seurannasta ja raportointivelvoitteesta on kerrottu edellä sivulla 1. Lautakunta seuraa systemaattisesti talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista kuukausittain tai tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään neljännesvuosittain. Kunnanhallitus ja kunnan johtoryhmä seuraavat talousarvion toteutumista kuukausittain.
5 ( 7 ) Poistosuunnitelma koskee uusia, valmistuvia hyödykkeitä, joille tulee määritellä poistosuunnitelman mukaiset poistoajat. Palvelukeskukset tekevät ilmoitukset (jotka tilivelvollinen tarkistaa ja hyväksyy) valmistuneista, käyttöön otetuista investointihankkeista kirjanpitoon kuukausittain. Hyödykkeen poistolaskenta aloitetaan käyttöönottoa seuraavan kuukauden alusta. Hankkeen osalta on seurattava kokonaiskustannuksia hankkeen aloituksesta sen valmistumiseen. Lisätietoja ja ohjeita saa teknisistä palveluista ja taloushallinnosta. Riskienhallinta (uutta) Toimialojen (lautakuntien ja tytäryhtiöiden) tulee osavuosikatsausten yhteydessä raportoida riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan riskienhallintasuunnitelman etenemisestä. Raportointi pohjautuu toimialan omaan riskienhallintasuunnitelman toteutukseen ja perusteltujen epävarmuustekijöiden analysointiin. Prosessissa huomioidaan tilintarkastuksen sekä lautakunnan ja kunnanhallituksen vuoden 2015 tilinpäätöksen riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan selonteossa esitettyjä johtopäätöksiä ja toimenpide-ehdotuksia riskitason pienentämiseen. 5. Palkat Palkasta on aina toimitettava ennakonpidätys ja palkkausmenot tulee kirjata palkkatileille (palkkatilit 40000-40099). Laskut, joihin sisältyy palvelua tai palkkiota, eikä työn suorittajaa ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, kirjataan ja maksetaan palkkojen kautta, jotta ennakonpidätys voidaan suorittaa. Jos kunta solmii muun kuin työsopimuksen sellaisen henkilön kanssa, joka säännöllisesti tekee kunnalle työsuorituksia, kunnan (ao. esimiehen) tulee varmistaa, että työsuorituksen toteuttaja on selvittänyt Eläketurvakeskukselta, onko hän velvollinen järjestämään itselleen eläketurvan. Lisätietoja antaa palkanlaskennasta. 6. Koulutus Matkakustannukset korvataan halvimman matkustustavan mukaisesti. Jos matka on laskutettu muun kuin halvimman tavan mukaisesti, on tarvittaessa selvitettävä vertailu kustannuksista, miksi matka on ollut kunnalle edullisinta tehdä muulla tavoin. Työmarkkinakoulutukseen osallistumisesta ja kustannusten korvausten maksamisesta päättää henkilöstöjohtaja talousarviossa olevan koulutusmäärärahan puitteissa. 7. Laskujen käsittely Tositteesta on käytävä selväkielisesti ilmi, mihin kirjauksen aiheuttama tapahtuma perustuu. Lisäksi siinä tulee olla täydellinen tiliöinti (= tunnisterakenteen kaikki tarvittavat koodit mukaan lukien alv. koodit), josta laskun hyväksyjä vastaa. Tositteessa tulee olla selväkielinen asiaselostus. Jos tapahtuma perustuu jonkin toimielimen tai viranhaltijan päätökseen tulee päätösmerkintä tehdä tositteeseen. Perehdy tarkemmin sisäisen valvonnan ohjeen kohtaan "8.1.
6 ( 7 ) Menojen hyväksymisvaltuudet". Lautakuntien päätökset hyväksyjistä tulee toimittaa taloustoimistoon. Lisäksi muistutetaan, että ne hyväksyjät, jotka eivät ole tilivelvollisia, toimivat tilivelvollisten viranhaltijoiden alaisuudessa ja vastuulla. Tarkemmat laskujen käsittelyyn liittyvät ohjeet mm. arvonlisäveron osalta löytyvät kunnan "Mantrasta" ja lisäohjeita saa talouspalveluista. Sosiaali- ja terveyspalvelujen laskennallisen 5 % alv. käsittelyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota. Kunnan maksuvalmiuden ennakoinnissa on tärkeää, että laskut käsitellään viipymättä. Laskujen kiertokulun sujuvoittaminen on tärkeä, jotta vältytään turhilta korkolaskuilta ja maksuvalmius voidaan turvata. Laskujen järkevä ja tarkoituksenmukainen kiertokulku edellyttää yhteistyötä palvelukeskusten sisällä ja välillä sekä jatkossa uusien tilausviitteiden käyttöä. Maksuvalmiuden varmistamiseksi tulee suurista laskuista koskien erityisesti investointien maksuposteja ilmoittaa etukäteen. Toimielimen on määrättävä henkilöt, jotka niiden puolesta hyväksyvät tositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Hyväksymisoikeudet päätetään toistaiseksi voimassa oleviksi ja muutetaan välittömästi, jos olosuhteissa ja henkilöissä tapahtuu muutoksia. Pöytäkirjanote hyväksyjistä tulee toimittaa talouspalveluihin, jossa pidetään päivitettyä luetteloa hyväksyjistä ja asiatarkastajista. 8. Kirjaaminen meno- ja tulokohdille Menot ja tulot tulee kirjata oikeille meno- ja tulokohdille riippumatta siitä, onko ao. meno- tai tulokohdalla määrärahaa tai tuloarviota. Kunnanvaltuustoon nähden tulosalueen toimintakate on sitova lukuun ottamatta tilapalveluiden tulosaluetta, jossa sitovuustason on tilikauden tulos. Kirjaukset tehdään johdonmukaisesti sille laskentayksikölle, jolle ne luontaisesti kuuluvat. Uudet tilikartat ja tilipuitteet vuodelle 2015 tallennetaan "Mantraan". Kaikki kunnalle kuuluvat tulot ja menot kirjataan kunnan kirjanpidon tileille systemaattisesti. Laskentatunnisteiden käytössä saa talouspalveluista tarvittaessa tarkempaa ohjausta. 9. Kassatilitykset Tilivelvollisten tulee huolehtia siitä, että kassa- ja alitilitykset tehdään pankkiin ajallaan. Kassatilitykset taloustoimistoon tulee toimittaa kuukausittain. Vastuullisen kassanhoitajan on täsmäytettävä tilitykset kirjanpidosta tulostettaviin raportteihin välittömästi kuukauden päättymisen jälkeen. Kassojen ja alitilittäjien työnkulussa tulee varmistua siitä, että työketjut toimivat aukottomasti ja teknisesti oikein. Kassojen tarkastamisesta vastaa toimialan tilivelvollinen viranhaltija, jonka tulee sisäisen valvonnan ohjeen mukaan tehdä tarkastuksesta viranhaltijapäätös toimitettavaksi kunnankamreerille.
7 ( 7 ) 10. Hankinnat 11. Avustukset Hankinnoissa ja niiden kilpailuttamisessa on noudatettava hankinnoista annettuja lakeja, kunnan hankintaohjeita ja kunnan hallintosääntöä. Hankinnat on suoritettava järkevästi ja taloudellisesti kilpailuttaminen huomioiden. Hankinnoissa on pyrittävä kunnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Mäntsälän kunnalla on hankintaohjeet (Kh 14.5.2012 131), ohjeistus koskee kuntien pienhankintoja, jotka jäävät alle kansallisen kynnysarvon ja joita hankintalaki ei koske. Toimialojen tulee huolehtia, että tarvittavat delegointipäätökset ovat ajan tasalla. Kunnan keskitettyjen hankintojen koordinoijana toimii hallintopalveluissa hankinta-asiantuntija. Hankintoja koskevat kaikki päätökset ja niitä koskevat sopimukset on dokumentoitava Dynastia asianhallintaohjelmaan. Avustusten myöntämisessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan ohjeet (kohta 13). Varainhoitovuoden päätyttyä tulosyksikön on vaadittava avustuksen käytöstä tilitys (pyydettävä toimintakertomus ja tilinpäätös), joka osoittaa avustuksen käytön. Jos avustuksen käytössä ilmenee epäselvyyttä, on asia saatettava ao. toimielimen tai tarvittaessa kunnanhallituksen käsiteltäväksi. MÄNTSÄLÄN KUNNANHALLITUS ESKO KAIRESALO kunnanjohtaja ANJA TUPAMÄKI kunnankamreeri Jakelu Kunnanhallitus/Hallintopalvelut/Esa Siikaluoma, Mika Lindgren, Maankäyttölautakunta/Ympäristöpalvelut/Lauri Pouru Tarkastuslautakunta/pj. Perusturvalautakunta/Perusturvapalvelupalvelut Mustijoen perusturva/eija Rintala, Sivistyslautakunta/Sivistyspalvelut/Pekka Lintonen Tekninen lautakunta/tekniset palvelut/hannu Seppälä sekä jaettavaksi edelleen tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöille