Kaupunginhallitus 535 21.12.2015 Tamora Oy:n hankintaoikaisu kaupunginhallituksen päätöksestä 16.11.2016 466 ja hankintamenettelyn keskeyttäminen; keskitetty henkilöstökoulutus 1264/02.08.00.07/2015 KH 535 Valmistelija/lisätiedot: Henkilöstöjohtaja Päivi Savilampi, puh. 040 577 9235 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Henkilöstöjohtaja Päivi Savilammen kirje 17.12.2015: Asian tausta Lappeenrannan hankintapalvelut kilpailutti henkilöstötiimin pyynnöstä kuluneena syksynä Lappeenrannan kaupungin keskitetysti hankittavan henkilöstökoulutuksen. Hankinta toteutettiin avoimena menettelynä. Hankinta perustui kokonaistaloudelliseen edullisuuteen niin, että hinnan painoarvo oli 30 % ja laadun painoarvo oli 70 %. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti viisi tarjoajaa. Näistä FCG Koulutus Oy:llä katsottiin hinta- ja laatutekijöiden perusteella olevan parhaat edellytykset toimittaa kaupungin tarvitsemaa henkilöstön ammatillista koulutusta sekä koulutusten operointipalvelua. Edellä kerrotuin perustein kaupunginhallitus valitsi päätöksellään 16.11.2015 466 palveluntuottajaksi FCG Koulutus Oy:n. Päätöksen johdosta ei ole tehty hankintasopimusta. Tamora Oy:n hankintaoikaisu Tarjouskilpailuun tarjouksen jättänyt Tamora Oy on tehnyt kaupunginhallituksen päätöksestä hankintaoikaisun. Hankintaoikaisu kokonaisuudessaan seuraa esityslistan liitteenä. Hankintaoikaisussaan Tamora Oy on vaatinut laatupisteittensä korottamista niin, että valintakriteeristä toteuttamisvaihtoehtojen monipuolisuus Tamora Oy:lle annetaan maksimipisteet. Tamora Oy on niin ikään vaatinut, että pisteet valintakriteeristä toimittajan verkostot ja yhteistyökumppanit nostetaan vähintään samalle tasolle kuin FCG Koulutus Oy:llä on.
Hankintaoikaisun mukaan hankintapäätöksessä selvitetyt päätelmät Tamora Oy:n palvelujen toteuttamismalleista, referensseistä ja asiantuntijoista ovat vääriä. Tamora Oy:n näkemyksen mukaan myös hankintamenettelyssä on tapahtunut virheitä. Kannanotto Tamora Oy:n hankintaoikaisuun Toteuttamisvaihtoehtojen monipuolisuus - kriteeri Valintakriteeristä toteuttamisvaihtoehtojen monipuolisuus oli mahdollista saada maksimissaan 50 pistettä. Tarjouspyynnössä on pyydetty selvitystä siitä, millä kaikilla koulutusmuodoilla ja missä suhteessa toimittaja ilmoittaa koulutukset hoitavansa. Tarjouspyynnön ohessa on ollut liitteenä 1 exel-taulukko, joihin tarjoajan on tullut merkitä asiaa koskeva ehdotuksensa. Exel-taulussa oli seuraavat sarakkeet: massakoulutus, pienryhmäkoulutus, verkkokoulutus, muu koulutusmuoto. Hankintaoikaisussaan Tamora Oy on tuonut näkemyksenään esille, että exel-taulun kolme ensimmäistä kriteeriä on käsitelty kelpoisuuskriteereinä ja että vertailu on tehty vain neljännen kriteerin eli muun koulutusmuodon perusteella. Tamora Oy on pitänyt tätä tarjouspyynnön vastaisena. Toiseksi Tamora Oy katsonut, että livestriimausta ei voida pitää koulutusmuotona, vaan se on ainoastaan tapa jaella koulutussisältöä. Tamora Oy:n näkemyksen mukaan myös vertailu on tästä syystä väärin tehty. Edellä kerrotuin perustein Tamora Oy on vaatinut tarjousvertailun tekemistä tarjouspyynnössä ilmoitetun asiakirjan perusteella käyttäen tarjouspyynnössä ilmoitettuja arviointikriteerejä ja vaatinut tässä osiossa pisteidensä korottamista maksimiin eli 50 pisteeseen. Väite, että liitteen 1 kolme ensimmäistä kriteeriä olisi käsitelty yksinomaan kelpoisuuskriteereinä, ei pidä paikkaansa. Henkilöstökoulutusta koskevasta päätöksestä käy selvästi ilmi, että näitä seikkoja on arvioitu nimenomaan laatutekijöinä. Tarjouspyynnössä tarjoajia pyydettiin liittämään tarjoukseensa palvelukuvaus. Tarjouspyynnössä oli jopa erikseen kiinnitetty huomiota siihen, että tätä palvelukuvausta käytetään apuna laatutekijöitä arvioitaessa. Väite, että laatu arvioitaisiin yksinomaan tarjouspyynnön liitteen 1 mukaan, on näin ollen väärä. Vertailu on tehty tarjouspyynnössä ilmoitettuja arviointikriteerien perusteella.
Laadun arvioinnin osalta hankintapäätöksestä selviää niin ikään, että kolmen ensimmäisen koulutusmuodon osalta tarjoajien on katsottu olevan tasavertaisessa asemassa. Henkilöstökoulutusta koskevassa tarjouspyynnössä ei määritelty koulutusmuotoa eikä termille ole olemassa virallista määritelmää. Tästä syystä ei voida väittää, että livestriimaus ei olisi koulutusmuoto. Tamora Oy kertoo vasta hankintaoikaisussaan, että sillä on mahdollisuus toteuttaa koulutusta myös livestriimauksen avulla. Tarjouspyynnön mukaan palvelukuvaukseen tuli sisältyä muun muassa käytettävät koulutusmetodit. Sitä, että Tamora Oy tuo asian esille vasta hankintaoikaisussaan, ei ole peruste muuttaa hankintapäätöstä. Edellä kerrotuin perustein myöskään osiosta annettuja pisteitä ei ole perusteltua arvioida uudelleen. Toimittajan verkostot ja yhteistyökumppanit -kriteeri Valintakriteeristä toimittaja verkostot ja yhteistyökumppanit oli mahdollista saada maksimissaan 20 pistettä. Tarjouspyynnön mukaan tarjousten pisteytyksessä hyödynnetään tarjoajien toimittamia referenssitietoja sekä tarjouksen liitteeseen täytettyjä kouluttajien kuvauksia. Tarjouspyynnössä oli edelleen todettu, että asiassa huomioidaan niiden alojen kouluttajat, joita tarjouspyyntö koskee. Tältäkin osin tarjouspyynnössä oli viitattu palvelukuvaukseen. Tarjouspyyntöön on niin ikään pyydetty liittämään kuvaus tarjoajan käyttämistä asiantuntijoista. Hankintaoikaisussaan Tamora Oy vaatii, että tarjousten vertailu tulee tehdä tarjouspyynnössä esitetyin perustein ja että Tamora Oy:lle tulee antaa vähintään samat pisteet kuin FCG Koulutus Oy:lle on annettu. Hankintaoikaisun mukaan Tamora Oy:n referensseistä ja asiantuntijoista tehdyt päätelmät ovat vääriä. Tamora Oy:n mukaan referenssit kertovat nimenomaan koulutusyhteistyöstä. Hankintaoikaisun mukaan Tamora Oy:n osaaminen on erittäin vahvasti alueella, joita tarjouspyynnössä on tarkoitettu. Yksittäisinä henkilöinä hankintaoikaisussa nostetaan esille Onni Hietalahti ja Mirja Borgström. Tamora Oy:n väite siitä, että vertailua ei olisi tehty tarjouspyynnössä kerrottujen valintakriteerien perusteella, on väärä. Vertailu on tehty tarjouspyynnössä kerrottujen arviointikriteereiden pohjalta. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että tarjouskilpailun voittaneella FCG Koulutus Oy:llä on yliopistotason yhteistyöverkostot ja Tamora Oy:llä
opisto- ja amk-tason verkostot. Tätä voidaan pitää selkeänä tasoerona. Hankintaoikaisussakaan Tamora Oy ei nimeä esimerkiksi yhtäkään varhaiskasvatuksen tai perusopetuksen asiantuntijaa, vaikka kasvatus- ja opetuspuolen koulutukset ovat kaupungin toiminassa keskeisessä asemassa. Myös Tamora Oy:n referenssit, kuten koko tarjouspyyntö, viittaavat enemmän valmennus- ja kehittämistoimintaan kuin henkilöstön substanssiosaamista syventävään koulutukseen. Referenssit liittyvät lisäksi muun muassa ruokapalveluun ja siivoukseen eikä niille aloille, joita kaupungin merkittävin henkilöstövolyymi edustaa. Edellä kerrotuin perustein osiosta annettuja pisteitä ei ole perusteltua arvioida uudelleen. Johtopäätös Keskitettyä henkilöstökoulutusta koskeva hankintaprosessi on ollut puitejärjestely. Julkisista hankinnoista annetun lain 10 luvun 73 :n mukaan päätöksessä, joka koskee puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan kilpailuttamista, on riittävää todeta seikat, jotka osoittavat, että tarjousten valinta- ja vertailuperusteita on sovellettu saman lain 32 :n edellytetyllä tavalla. Julkisista hankinnoista annetun lain 5 luvun 32 :ssä on säännökset puitejärjestelyyn perustuvista hankinnoista. Mainitun lainkohdan mukaan hankintayksikön on valittava paras tarjous noudattaen tarjouspyynnössä esitettyä tarjouksen valintaperustetta ja vertailuperusteita. Keskitetyn henkilöstökoulutuksen valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinta on tehty tätä valintaperustetta noudattaen. Tarjousten vertailu on tehty niin, että hinnan painoarvo on ollut 30 % ja laadun 70 %. Laadun arvioinnissa on käytetty tarjouspyynnössä ilmoitettuja arviointikriteerejä. Laatua on arvioitu pisteytyksen avulla ja kiinnittämällä huomiota siihen, millä tarjoajalla on parhaat edellytykset toimittaa juuri tilaajan eli kaupungin tarvitsemaa henkilöstön koulutusta ja koulutusten operointipalvelua. Tamora Oy:n väite siitä, että hankintamenettelyssä olisi virheitä, on näin ollen väärä. Tamora Oy ei tuo hankintaoikaisussaan muutoinkaan esille mitään sellaista uutta, että hankintaa olisi tästä johtuen tarkasteltava uudelleen. Edellä kerrotuin perustein Tamora Oy:n hankintaoikaisu tulee perusteettomana hylätä.
Hankintamenettelyn keskeyttäminen Julkisista hankinnoista annetun lain 10 luvun 73 a :n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä päätös, joka on perusteltava. Keskitettyä henkilöstökoulutusta koskevan hankintamenettelyn aikana on ilmennyt, että tarjouspyyntö on ollut osin epäselvä tarjousten vertailuun vaikuttavilta osin. Asiassa on käynyt ilmi, että joitakin määrittelyjä olisi ollut tarpeen täsmentää. Laatukriteerien painotuksia pisteytyksessä olisi niin ikään tullut avata enemmän, jotta tarjoajat olisivat paremmin ymmärtäneet, mitkä ovat hankintayksikön tarpeet. Edellä kerrotuin perustein keskitettyä henkilöstökoulutusta koskeva hankintaprosessi on syytä keskeyttää ja laatia uusi tarjouspyyntö täsmennetyin laatuvaatimuksin ja vertailuperustein. FCG Koulutus Oy:tä on hankintaoikaisun johdosta kuultu. FCG Koulutus Oy:n asian johdosta antama lausunto on nähtävänä kokousasiakirjoissa. (JW) Kj Kaupunginhallitus päättää hylätä Tamora Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen. Kaupunginhallitus päättää keskeyttää keskitettyä henkilöstökoulutusta koskevan hankintaprosessin hankintalain 10 luvun 73 a :n nojalla ja edellä perusteluosassa tarkemmin selvitetyin perustein. Kh Hyväksyttiin. Esteellisyydet: Jyri Hänninen, hallintolaki 28 4. kohta.