Tietsujaselste -yhdistetty rekisteriselste ja infrmaatiasiakirja Henkilötietlaki (523/99) 10 ja 24 31.12.2015 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta PL 37 01901 NURMIJÄRVI (käyntisite Kiljavantie 539, 05250 KILJAVA) 2. Rekisteriasiista vastaava henkilö ja yhdyshenkilö Perhe- ja ssiaalipalvelupäällikkö Suvi Salin, p. 040 317 2210 vs. ssiaalityön jhtaja Päivi Vuriheim, p. 040 317 4011 3. Rekisterin nimi KEHITYSVAMMAHUOLLON REKISTERI 4. Henkilötietjen käsittelyn tarkitus / rekisterin käyttötarkitus Kehitysvammaisten erityishullsta annetun lain mukaan erityishulta annetaan henkilöille, jnka kehitys tai henkinen timinta n estynyt tai häiriintynyt synnynnäisen tai kehitysiässä saadun sairauden vian tai vamman vuksi ja jka ei muun lain njalla vi saada tarvitsemiaan palveluksia. Erityshulln tarkituksena n edistää henkilön suriutumista päivittäisistä, hänen mintakeista timeentulaan ja speutumistaan yhteiskuntaan sekä turvata hänen tarvitsemansa hit ja muu hulenpit. (Laki kehitysvammaisten erityishullsta 1 ) Lain 2 mukaan erityishultn kuuluvia palveluksia vat, se mukaan kuin asetuksella tai tämän lain njalla muutin säädetään tai määrätään: 1) tutkmus jka käsittää erityishulln yksilöllisen suunnittelun ja tteuttamisen edellyttämät lääketieteelliset, psyklgiset ja ssiaaliset selvitykset sekä sveltuvuuskkeet 2) terveydenhult 3) 3) tarpeellinen hjaus, kuntutus sekä timinnallinen valmennus 4) työtiminnan ja asumisen järjestämisen sekä muu vastaava
yhteiskunnallista speutumista edistävä timinta 5) henkilökhtaisen apuneuvjen ja apuvälineiden järjestämisen 6) yksilöllinen hit ja muu hulenpit 7) henkilön avipulisn, vanhempien ja muiden perheenjäsenten, muun hultajan tai hänelle muuten läheisen henkilön hjaus ja neuvnta 8) tiedtustiminnan harjittaminen erityishultpalveluksista 9) kehityshäiriöiden ehkäisy, sekä 10) muu vastaava erityishulln tteuttamiseksi tapeellinen timinta Rekisterin käyttötarkituksena n yllämainittujen tehtävien surittaminen Kehitysvammahulln terveydenhulln palvelut järjestetään terveyskeskuksen timesta ja ptilastiedt kirjataan terveyskeskuksen ptilasrekisteriin. Myös stpalveluina tteutetut kehitysvammahulln lääkäripalvelut ja niissä syntyvät kirjaukset kuuluvat terveyskeskuksen ptilasrekisteriin. Ostpalveluissa hitajan kirjaamat tiedt kuuluvat kehitysvammahulln rekisteriin. Ostpalveluiden salta Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta timii rekisterinpitäjänä. Palveluntuttajien ylläpitämät Nurmijärveä kskevat rekisterit vat vammaispalvelun rekisterin sarekistereitä. Kehitysvammahulln rekisteriä käytetään lisäksi palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilasttarkituksiin. Keskeinen lainsäädäntö - laki kehitysvammaisten erityshullsta (519/1977) - henkilötietlaki 1-3 luku (523/1999) - laki ptilaan asemasta ja ikeuksista 1 luku (785/1992) - asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 2 luku (1030/1999) - ssiaalihultlaki 1301/2014 - laki ssiaalihulln asiakasasiakirjista 254/2015 5. Rekisterin tietsisältö Sähköisesti tallennetut tiedt Ssiaalitimen asiakastietjärjestelmään (Effica) tallennetut tiedt: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedt manuaalisista asiakaskirjista asiakastietjärjestelmään tallennetut tiedt asiakasta kskevat muistiinpant: ssiaalityöntekijän ja
ssiaalihjaajan muistiinpant asiakasta kskevat palvelusuunnitelmat päätökset palveluista ja tukitimista asiakasmaksupäätökset ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedt välitystilin tiedt, välitystiliasiakkaan tilitapahtumatiedt Manuaalisesti tallennetut tiedt Kehitysvammahulln asiakaskhtaisissa kansiissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjitetut palvelusuunnitelmaselsteet, kuntutussuunnitelmaselsteet, asiakkaan sustumukset, hakemukset, hakemusten liitteet sekä työntekijän käsin tehdyt muistiinpant palveluntuttajien timittamat kuntutussuunnitelmat sekä yhteistyökumppaneiden timittamat muut asiakkaan kuntutumistyön kannalta leelliset lisätiedt stpalvelututtajien palveluissa levien asiakkaiden palvelutarpeen arviintitiedt sekä asiakaskhtaiset suunnitelmat terveydenhulln hityksiköstä saadut tiedt: lääkärinlausunnt, terapeuttien lausunnt, tdistusjäljennökset tulselvitystiedt liitteineen -Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 1 luku ( 812/2000) -Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakirjjen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) 6. Säännönmukaiset tietlähteet Tiedt saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmittamien tietjen sekä timintayksikössä syntyvien tietjen perusteella. Henkilön tietja vidaan saada viranmaisilta ja muilta tahilta jk asiakkaan kirjallisella sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Tietja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee lla tiet, mikäli tiedt hankitaan nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Nurmijärven ssiaalitimi saa verviranmaisilta, väestörekisterikeskukselta ja Kansaneläkelaitkselta teknisen
käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä levia salassa pidettäviä henkilötietja. (Ssiaalihulln asiakaslaki 21 ja Väestötietlaki 29 ). Mikäli tietja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saadaa asiakkaan lupa. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki ptilaan asemasta ja ikeuksista 4 luku (785/1992) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) 7. Säännönmukaiset tietjen luvutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietja vidaan luvuttaa muille tahille asiakkaan sustumuksella tai nimenmaisen lain säännöksen perusteella. Js henkilöllä ei le edellytyksiä arviida annettavan sustumuksen merkitystä, tietja saa antaa hänen laillisen edustajansa sustumuksella. Sustumuksen tulee lla vapaaehtinen, infrmitu ja yksilöity. Asiakas tai hänen edustajansa vi millin tahansa peruuttaa antamansa sustumuksen. Viranmaisille, jilla n lain njalla ikeus rekisterin tietihin, niitä luvutetaan pyynnöstä. Luvutuksen pyytäjän n sitettava lain khta, jnka perusteella tietja pyytää. Tietjen luvutuksesta tulee tehdä merkintä rerkisteriin. Tietja luvutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranmaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilasttarkituksia varten. Laskutustiedt eivät le kehitysvammahulln rekisterin tietja. Kehitysvammahulln rekisterin tuttama asiakasmaksujen laskutusaineist siirretään liittymän kautta talushallintn laskutuksen timittamista varten. Tietjen luvuttaminen kunnan ssiaali- ja terveystimen sisällä: kunnan SsiaaliEffican käyttäjät näkevät ssiaalihultlain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arviinnin, asiakassuunnitelman sekä ssiaalihulln asiakkuuden alkamisajankhdan. - Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista 3-4 luku
(812/2000) - Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Laki ptilaan asemasta ja ikeuksista 4 luku (785/1992) - Henkilötietlaki 1 luku (523/1999) 7a.Alaikäisen asiakkaan tietjen antamista kskeva kielt-ikeus 8. Tietjen siirt EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle Alaikäinen vi ttaen humin hänen ikänsä ja kehitystasnsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään kskevia tietja lailliselle edustajalleen, jllei se le selvästi alaikäisen edun vastaista. Js alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa vat asiansaisina ssiaalihulta kskevassa asiassa, laillisella edustajalla n kuitenkin ikeus tiednsaantiin siten kuin viranmaisen timinnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (Ssiaalihulln asiakaslaki 11 1 mm.) Henkilötietjen luvutukseen Eurpan Uninin ulkpulisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan sustumus. Lisäksi tulee varmistaa tietsujan riittävä tas sen maan salta, jhn tietja siirretään. - Henkilötietlaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin sujauksen periaatteet Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä. Tietja käsittelevät tai katselevat työntekijät vat salassapit- ja vaitilvelvllisia. Salassapit- ja vaitilvelvllisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Kehitysvammahulln asiakirjihin sisältyviä tietja saavat ilman asiakkaan sustumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianmaisessa timintayksikössä tai sen timeksiannsta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin sallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineist Aineistt säilytetään lukituissa tilissa ja arkistidaan arkistlain ja asetuksen mukaisesti asiakaskhtaisiin kansiihin. Sähköisesti tallennettu aineist Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistt ja hjelmistt n sujattu ja varmistettu tietturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan
tiethallint vastaa tältä sin tietturvan tteutumisesta. Tietjärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä n työtehtävien mukaan määritellyt käyttöikeudet ja järjestelmäkhtaisesti henkilökhtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat n vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöikeudet passividaan. Työntekijät vat allekirjittaneet tietjärjestelmien käyttöä kskevan tietsujasitumuksen. Rekisteritietjen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvtaan käyttölkitietjen avulla. Ssiaali- ja terveydenhulln timialalla n nimettynä seuranta- ja valvntatehtävää varten tietsujavastaava. Ostpalvelut Hankittaessa palveluja ulkpulisilta palveluntuttajilta, hulehditaan tietturvan- ja tietsujan tteutumisesta palveluntuttajan kanssa tehtävässä spimuksessa. -Palveluntuttajan tulee timitta rekisteriselste man timintansa salta. -Rekisteriselsteesta tulee ilmetä, etä spimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asikastiedt vat erillään palveluntuttajan muusta rekisteristä ja että tietja käyttävät vain ne henkilöt, jtka tarvitsevat niitä palvelujen tteuttamiseksi. -Palvelututtaja hulehtii rekisterinpidsta stpalvelun salta kunnan lukuun -Nurmijärven ssiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Nurmijärveä kskevien tietjen käsittelyssä nudatettavasta menettelystä ja tietjen luvuttamisesta -Rekisteröidyn infrminnin tteutuksesta vastaavat ssiaali- ja teveystimi ja palveluntuttaja kumpikin malta saltaan. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja timinnissa muutenkin nudatetaan salassapidsta, vaitilvelvllisuudesta, tietsujasta ja-turvasta sekä salassa pidettävien tietjen luvuttamisesta annettuja vimassa levia säädöksiä. -Palveluntuttaja hulehtii ja vastaa siitä, että palveluntuttajan tietliikenneyhteydet vat ulkpulisilta sujatut. -Palveluntuttaja situtuu siihen, että spimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedt siirretään Nurmijärven
kehitysvammahulln rekisteriin. -Jkaisella ssiaali- ja terveydenhulln palvelujen antajalla tulee lla nimettynä tietsujavastaava. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) - Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranmaisen timinnan julkisuudesta ja hyvästä tiednhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999) 10. Tarkastusikeus ja tarkastusikeuden tteuttaminen Henkilötietlain 26 :n perusteella jkaisella n ikeus saada tietää, mitä häntä kskevia tietja kehitysvammahulln rekisteriin n talletettu tai ettei rekisterissä le häntä kskevia tietja. Alaikäisellä n ikeus tarkastaa itseään kskevat tiedt, js hän ikäänsä, kehitystasnsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Hultajalla n ikeus tarkastaa hänen lapsiaan kskevat tiedt, js lapsen ei vida katsa iän ja kehitystasn perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvjan tarkastusikeutta arviidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle n annettu. Henkilötietlain 27 :n mukaan tarkastusikeutta ei le, js tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle taikka jnkun muun ikeuksille. Tietjen tarkastuspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla erillisellä lmakkeella sille timialalle, missä pyynnön tekijä n asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietihin timistssa tai tiedt annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietjen antamista. Tarkastusikeus tteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen n maksutnta kerran kalenterivudessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietsujavaltuutetun timist, PL 315, 00181 Helsinki. Asia vidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdllista n myös käyttää myös tietsujavaltuutetun timiststa tai ktisivuilta saatavaa vireillepanlmaketta. Tietsujavaltuutettu vi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusikeuden
tteuttamisesta. - Henkilötietlaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedn krjaaminen ja tiedn krjaamisen tteuttaminen Henkilötietlain 29 :n mukaan kehitysvammahulln rekisterissä leva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet n ikaistava, pistettava tai täydennettävä. Krjauspyyntö tulee tehdä makätisesti allekirjitetulla kirjallisella pyynnöllä sille timialalle, missä kirjaus n tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietja vaaditaan krjattavaksi ja millä perusteella. Krjaaminen tteutetaan viivytyksettä. Virheen krjaamisesta ilmitetaan sille, jlta virheelliset tiedt n saatu tai jlle tiedt n luvutettu. Krjauksen tekijän nimi, virka-asema, krjauksentekpäivä ja krjauksen peruste merkitään asiakirjihin. Krjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen tdistuksen, jssa mainitaan syyt, jiden vuksi krjauspyyntö n evätty. Asianmainen vi saattaa epäämisen tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietlaki 6 luku (523/1999)