Koulutoimi Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Tarkoitettu asiakkaille Laatimispvm:

Transkriptio

1 1 PIEKSÄMÄEN KAUPUNKI Kulutimi REKISTERISELOSTE Henkilötietlaki (523/99) 10, 24 Tarkitettu asiakkaille Laatimispvm: REKISTERIN NIMI AURA Opiskeluhulln kuraattrien ja psyklgien asiakastietjärjestelmä, jka kstuu piskeluhulln kuraattrien ja psyklgien sarekistereistä. 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Kulutuslautakunta Yhteystiedt Kauppakatu 1,76100 Pieksämäki, Kaupungin puhelinvaihde (015) , 3 REKISTERIN VAS- TUUHENKILÖ Opiskeluhulln kuraattrin rekisterin pääkäyttäjä Päivi Hännikäinen Opiskeluhulln psyklgin rekisterin pääkäyttäjä Silja Seppälä 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Tiethallintpäällikkö Seija Rm (tekninen pääkäyttäjä) Opiskeluhulln vastaava kuraattri Päivi Hännikäinen Osite: Kauppakatu Pieksämäki, Lamplahdenkatu 2-4, Pieksämäki Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät (piskeluhulln kuraattrit ja psyklgit) vastaavat mien asiakkaidensa tietjen käsittelystä, yleisestä infrminnista, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta.

2 2 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkitus liittyy piskeluhulln kuraattri- ja psyklgitiminnan tteutukseen peruspetuksessa, lukissa ja ammatillisessa peruskulutuksessa. Rekisterin tarkitus n asiakasasiakirjjen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hita varten sekä asiakastiettilastjen tek (HetiL 7 ) Pieksämäen kaupungin maa seurantaa varten ja timitettavaksi Itä-Sumen aluehallintvirastlle. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Opiskeluhulln kuraattrien ja psyklgien timinta perustuu Oppilas- ja piskeluhultlakiin (1287/2013), jka tuli vimaan sekä asiakassuhteeseen. Opiskeluhulln kuraattrien ja psyklgien timinta tapahtuu kuluilla ja ppilaitksissa, jten timintaa säätelevät myös kululait (Peruspetuslaki, Lukilaki ja Laki ammatillisesta kulutuksesta). Opiskeluhulln psyklgit vat terveydenhulln ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 mukaan terveydenhulln ammattihenkilöitä. Opiskeluhulln psyklgit kirjaavat piskelijan yksilötapaamiset ptilaskertmukseen ja muihin ptilasasiakirjihin, jtka tallennetaan piskeluhulln psyklgin ptilasrekisteriin. Niiden käsittelystä säädetään ptilaan asemasta ja ikeuksista annetun lain (785/1992) 12 :ssä ja sen njalla annetuissa säännöksissä. Opiskeluhulln kuraattrit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedt piskeluhulln kuraattrin asiakaskertmukseen, jka tallennetaan piskeluhulln kuraattrin asiakasrekisteriin. Siihen tallennettujen tietjen salassapitn ja tietjen luvutustilanteisiin svelletaan ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annettua lakia (812/2000, ssiaalihulln asiakaslaki). Opiskeluhulln kuraattripalveluihin svelletaan lisäksi uuden ssiaalihultlain (1301/2014) ssiaalipalveluja kskevia säännöksiä sekä palveluissa syntyviin asiakaskertmuksiin ja muihin asiakasasiakirjihin uutta lakia ssiaalihulln asiakasasiakirjista (245/2015, asiakasasiakirjalaki). Mlemmat lait vat tulleet vimaan Edellä esitetyn lisäksi ptilas- ja asiakasrekistereihin sähköisesti tallennettujen ptilastietjen sekä ssiaalihulln asiakastietjen käsittelyyn svelletaan lakia ssiaali- ja terveydenhulln asiakastietjen sähköisestä käsittelystä (159/2007, asiakastietlaki). 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Opiskeluhulln kuraattreiden ja psyklgien sarekistereissä asiakasta kskevat perustiedt vat samat. työntekijän nimi asiakkaan henkilö- ja perhetiedt - nimet ja henkilötunnus, sukupuli - yhteystiedt - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - hultajuus, asuminen äidin/isän kanssa - hultajien yhteystiedt

3 3 kulunkäyntitiedt - kulun nimi, lukka-aste, ppivelvllisuus, lukkamut - erityispetuspäätös yhteistyötaht - aiemmat - nykyiset asiakaskertmus - yhteydenttaja - asiakkaaksi tuln syy - tapaamiset, neuvttelut, knsultaatit, läsnä lleet - suunnitelmat, timenpidesusitukset - yhteenvedt, lausunnt lähetteet, tutkimustulkset - arviinti asiakirjaliikenne - asiakirjan luvutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, pvm, asiakkaan sustumus, asiakirjan nimi, khde, luvutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankhta, lähde. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Asiakkaalta ja hultajalta saadaan asiakkuuteen liittyvää tieta. 2. Pieksämäen kaupungin ppilasrekisteristä (multiprimus-hjelma) saadaan asiakkaan perustiedt sekä Etelä-Savn ammattipistn Pieksämäen yksikön ppilasrekisteristä (Primus-hjelma, nuret) 3. Kulun petus- ja ppilashulthenkilöstöltä saadaan sellaista tieta, jka n petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä (PL 40, LukiL 32, Laki ammatillisesta kulutuksesta 43 ) 4. Tiselta timintayksiköltä esim. perheneuvlasta, lastensujelusta ja sairaalasta saadaan tieta asiakkaan/hultajan sustumuksella. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Oikeus luvuttaa tietja perustuu pääasiassa asiakkaan/hultajan sustumukseen. Opiskelijan yksilökhtaisen piskeluhulln järjestämiseen ja tteuttamiseen sallistuvilla n salassapitvelvllisuuden estämättä ikeus saada tisiltaan ja luvuttaa tisilleen sekä piskeluhullsta vastaavalle viranmaiselle sellaiset tiedt, jtka vat välttämättömiä yksilökhtaisen piskeluhulln järjestämiseksi ja tteuttamiseksi (Oppilas- ja piskeluhultlaki 23 (1287/2013). Js piskelija siirtyy tisen kulutuksen järjestäjän kulutukseen, aikaisemman kulutuksen järjestäjän n pyydettävä piskelijan taikka, jllei hänellä le edellytyksiä arviida annettavan sustumuksen merkitystä, hänen hultajansa tai muun laillisen edustajansa sustumus siihen, että uudelle kulutuksen järjestäjälle vidaan siirtää piskeluhulln asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedt, jtka vat tarpeellisia piskeluhulln jatkuvuuden kannalta (Oppilas- ja piskeluhultlaki 23 (1287/2013).

4 Lisäksi ppilaan ppilashulttyöhön sallistuvilla n ikeus saada tisiltaan ja luvuttaa tisilleen sekä ppilaan pettajalle, rehtrille ja tämän lain mukaisesta petuksesta ja timinnasta vastaavalle viranmaiselle ppilaan petuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedt. (PeruspetusL 40, LukiL 32, Laki ammatillisesta kulutuksesta 43 ) Opiskeluhulln psyklgien salta Ptilaslain 9 2 mm. antaa alaikäiselle mahdllisuuden kieltää tietjen antamisen tietyin edellytyksin. Tietjen luvuttaminen kunnan petustimen sisällä: 1. Kun piskeluhulln kuraattri/psyklgi vaihtuu, uusi työntekijä saa käyttöikeuden rekisteriin. 2. Asiakkuuden alkaessa mahdllinen aiempi asiakkuus näkyy. 3. Opiskeluhulln kuraattrit ja psyklgit eivät pääse tistensa rekistereihin. Tietjen luvutuksesta tehdään aina merkintä, nimi, pvm. Tietja vi luvuttaa, js muussa laissa n tätä kskeva sääntö. (Ssiaalihulln asiakaslaki 20 ja 35, Lastensujelulaki 25 ) 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Asiakasasiakirjja käyttää vain asianmainen piskeluhulln kuraattri tai asianmainen piskeluhulln psyklgi ttaen humin henkilötietlain säädökset (käyttötarkitussidnnaisuus, salassapitsäädökset, hulellisuusvelvite, sujaamisvelvite). Salassapitvelvllisuudesta n säädetty peruspetuslaissa (40 a) ja lukilaissa (32 ) sekä laissa ammatillisesta kulutuksesta (42 ) sekä psyklgin salta myös ptilaslaissa (13 ) ja kulukuraattrien salta myös ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa (812/2000). Asiakaskertmuksen asiakas vi itse tarkistaa. Rekisteristä tutetaan tilastja Pieksämäen kaupungin ja Itä-Sumen aluehallintvirastn käyttöön (HetiL 7 ). Tilastintitietja käsitellään ilman henkilöiden tunnisteita (HetiL 15 khta 3). 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasasiakirjatietja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä (HetiL, PtL). Tietja käsitteleviä työntekijöitä kskee vaitilvelvllisuus. Vaitilvelvllisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Tietjärjestelmäphjainen AURA-asiakastietjärjestelmä sijaitsee keskitetysti Pieksämäen kaupungin palvelintilissa. Työntekijä n siihen yhteydessä intranetin välityksellä. Työaseman ja palvelimen välillä leva tietliikenne n sujattu. Järjestelmän käyttö 4

5 edellyttää henkilökhtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjittautumiset ja kaiken järjestelmässä suritetun tietjen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakastietjen säilyttämisessä ja tietjen hävittämisessä nudatetaan arkistlaitksen kullinkin vimassa levia säännöksiä ja määräyksiä. Henkilökhtaiset muistiinpant hävitetään, kun tiedt siirretään varsinaiseen asiakaskertmukseen. Asiakirjja hävitettäessä hulehditaan siitä, että ne eivät judu sivullisen käsiin. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteristä (sekä manuaalinen että tietjärjestelmäphjainen aineist) tiedtetaan ppilaalle ja hultajille suullisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriselste n nähtävillä ppilashulln viranmaisten vastaantttilissa sekä Pieksämäen kaupungin sivistystimen ppilashulln www-sivuilla sitteessa TARKASTUSOIKEUS Tarkastuspyyntö tehdään henkilökhtaisen käynnin yhteydessä tai makätisesti allekirjitetulla tai muulla lutettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö sitetaan asianmaiselle piskeluhulln psyklgille tai kuraattrille. Tarkastusikeudesta päättää asianmainen piskeluhulln psyklgi tai - kuraattri. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietjen antamista. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedt antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Hultajalla n ikeus tarkastaa lastaan kskevat tiedt (Laki lapsen hullsta ja tapaamisikeudesta 4 ) Js tarkastusikeus pikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen tdistus. Tdistuksesta ilmenee syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Rekisteröity vi saattaa asian tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Lapsi vi tietyissä tapauksissa kieltää hultajalta ikeuden tarkastaa lasta kskevat tiedt. (PtL 9 2, Opiskelijahultlaki 18 )) 16. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet, ikaisee asiakastyöntekijä sen masta alitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Krjauksessa vanha tiet jää näky-

6 17. KIELTO-OIKEUS viin. Lisäksi järjestelmään jää merkinnät krjausajankhdasta, kuka krjannut ja miten krjattu (Hetil 29 ). Lukittu-tilassa levan tiedn krjaaminen n mahdllista vain avaamalla tiedt uudestaan. Vain järjestelmän pääkäyttäjä vi avata lukitut tiedt. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedn krjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjittama tdistus, jsta ilmenevät syyt, jiden vuksi vaatimusta ei le hyväksytty. Henkilölle kerrtaan hänen ikeudestaan saattaa asia tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Asiakasasiakirjissa levat tiedt vat salassa pidettäviä. Niitä ei luvuteta, ellei tieta pyytävällä le lakiin perustuvaa ikeutta tiedn saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenmaista tietjen luvutuskielta. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterinpitäjä n Pieksämäen kaupunki Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii - rekisteriselsteen laatimisesta - rekisterin tietsisällön ja käyttötarkituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, jilla käyttöikeudet myönnetään, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta, tietjen krjaamisesta ja tietjen luvuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidsta - rekisterin sujaamisesta, tietturvan järjestämisestä, arkistinnista ja tietjen hävittämisestä - rekisterinhitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään - järjestelmän palvelevuudesta, tehkkaasta käytöstä ja jhdn ja käyttäjien tiettarvetta vastaavasta raprtinnista - kehittämistarpeiden pririsinnista sekä - järjestelmän krdinidusta ja kustannustehkkaasta kehittämisestä. Rekisteritimintja tteuttavat piskeluhulln kuraattrit ja piskeluhulln psyklgit käyttöikeuksien puitteissa. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset rekisteritiminnan hjeet annetaan erikseen. Käyttäjien kulutus suunnitellaan erikseen. 6