TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Suvi Salin, va. perhe- ja sosiaalipalvelupäällikkö Yhteyshenkilö: Nina Kihl, va. sosiaalipalvelupäällikkö 3. Rekisterin nimi TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on talous- ja velkaneuvonnan asiakasasiakirjojen ylläpitäminen asiakassuhteen hoitoa varten. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. : - Laki talous- ja velkaneuvonnasta ( 713/2000 ) - Laki yksityishenkilön velkajärjestelystä ( 57/1993 ) - Henkilötietolaki 1-3 luku ( 523/1999 ) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta ( 621/1999 ) - Hallintolaki ( 434/2000 ) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, perhesuhteet, koulutus,

2 asumismuoto - tulo- ja menotiedot sekä työnantajatiedot - velkoihin liittyvät tiedot ja varallisuustiedot - velkaantumiseen liittyvä historiatieto - takausvastuut avo-/aviopuolison nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, tulo- ja menotiedot perheenjäsenten nimitiedot ja henkilötunnus muut tehtävien hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot Manuaalisesti tallennetut tiedot - asiakasta koskevat asiakirjat - asiakaskäynnillä tehdyt dokumentit, joita ei siirretä sähköiseen asiakastietojärjestelmään 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja hankitaan asiakkaalta sekä asiakkaan suostumuksella velkojilta, ulosottoviranomaisilta, kansaneläkelaitokselta, kuntien sosiaalihuollosta, veroviranomaisilta, seurakunnilta, kirkon diakonirahastolta, tuomioistuimilta ja Takuu-säätiöltä. - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku ( 621/1999 ) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuoliselle ilman rekisteröidyn suostumusta. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa, kun tietojen luovutus perustuu lain säännökseen. - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku ( 621/1999 ) - Henkilötietolaki 1 luku ( 523/1999 ) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Europan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. - Henkilötietolaki 5 ja 8 luku ( 523/1999 )

3 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköisesti tallennettu aineisto Rekisteri on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla osana Nurmijärven kunnan sisäistä tietojärjestelmää, jossa rekisterin käyttöoikeudet on määritelty talous- ja velkaneuvonnan henkilökunnalle. Manuaalinen aineisto Asiakaskansiot ja niissä olevat rekisteritiedot säilytetään lukitussa tilassa rekisterinpitäjän tiloissa. ======================================= Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Talous- ja velkaneuvonnan asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku ( 621/1999 ) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tietojenhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999 ) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja toimeentulotuen rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehtiystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle

4 tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sille toimialalle, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää myös tietosuojavaltuutetun toimistosta tai kotisivuilta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan toimeentulotuen rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sille toimialalle, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

5