Puolita kehitysprojektiesi määrä! Juuso Äikäs Suomen Projekti-Instituutti Oy Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekti Projekti on työ, joka tehdään määritellyn, kertaluonteisen ja ainutkertaisen tuloksen aikaansaamiseksi. Projektilla on aina tavoite (sekä projektin lopputuloksen että sen aiheuttaman hyödyn suhteen) aikataulu budjetti oma organisaatio Projekteja tehdään koska Projektit ovat keino toteuttaa strategia Organisaation kannalta projektityö tarkoittaa muutosten (kehitystoimien) onnistunutta läpivientiä. Yksilön kannalta hallittu projektityö auttaa selkeyttämään ja hallitsemaan työtä sekä luomaan onnistumisen elämyksiä. Projektityö on siis muutoksen- ja stressinhallintakeino. 2 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Miksi vähentää yhtäaikaisten projektien määrää? Hallinnan vaikeusasteen kurissapito Mitä useampi yhtäaikainen projekti on käynnissä, sitä vaikeampi on hallita niiden välisiä riippuvuuksia Time to market Mitä pidempään kehitysprojekti kestää, sitä hitaammin hyöty saavutetaan Mitä kauemmin kehitysprojekti kestää, sen varmemmin projektin hyötyyn liittyvät oletukset häviävät Lehmäkin on lypsettävä Kehitysprojektit vievät resursseja prosesseista (ydin-, tuki-, tms) Varmista että kehitysprojektisi johtavat prosessin parantumiseen 3 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Organisaation projektien hahmottaminen monimutkainen, haastava, projekti Henkilöresurssien työajan jakauma Projektit Projektimainen työ tai jotain sellaista mössö prosessityö Projektit mössö prosessityö A projektit B projektit C projektit mössö prosessityö tavanomainen projekti yksinkertainen projekti Lähtötaso: projekteja ei tunnisteta systemaattisesti Projektimalli olemassa, ei skaalaudu Projektimalli skaalautuu vaativuuden mukaan 4 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien luokittelu vaativuuden mukaan Projektianalyysi Luokitus Ohjausmallin valinta Toimituksen laajuus, räätälöinnin tarve Esisuunnittelu A B C Aikataulu Sidosryhmät Valmistelu - Projektiehdotus/Sopimus - Projektin organisointi Projektin kuvaus Ulkoiset tekijät, juridiikka Kustannukset Strateginen ja asiakkuuden merkitys Projektin taloudelliset hyödyt Suunnittelu - Projektisuunnitelma - Viestintäsuunnitelma - Riskianalyysi - Vaiheistusaikataulu Toteutus - Dedikoitu ohjausryhmä -Ohjaus yks.johtoryhmässä -Raportointi Lopetus - Loppuraportti 5 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Päätöksentekoprosessi G0: Ideoiden kirjaus G1: Toimeksianto suunnitella G2: Projektisuunnitelma hyväksytään Projekti 01 Projekti 02 Projekti 03 3 projektia 5 suunnitelmaa 20 kuvausta 100 ideaa/ ehdotusta 6 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Oikeiden projektien valinta Iso Onko projektilla selkeä kytkentä organisaatiosi strategian toteuttamiseen? Projekti II Projekti I Resurssitarkastelu Projekti III Mitä ylipäätään on mahdollista tehdä? Millaiset ovat resurssitoleranssit? Liiketoimintahyödyt pieni P4 Iso P1 P3 Parempia projekteja! Riskit Mahdollisista projekteista valitaan Eniten hyödyttävät Vähiten riskaabelit P2 pieni 7 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ovatko projektit linjassa strategian kanssa? 8 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Resurssisuunnittelu projektin eri vaiheissa Projekti-idea G0 Valmistelu G1 Suunnittelu G2 Toteutus Resurssivarauksen taso Yhtiö- tai yksikkökohtainen resursointi Projekti roolipohjaiset varaukset Ohjaus Toteutus Koulutus Resurssivarausten tarkkuus vuosivaraukset 2009 2010 2011 kvartaali tai kuukausivaraukset viikkovaraukset henkilökohtaiset varaukset Päiväsuunnitelmat henk.koht. vastuulla 9 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien priorisointi systematisoitu Iso Projektikuvaus Projektikuvaus Liiketoiminta Projektikuvaus hyödyt Liiketoiminta Projektikuvaus hyödyt Riskit Liiketoiminta Projektikuvaus hyödyt Riskit Liiketoiminta hyödyt Riskit Liiketoiminta hyödyt Riskit Riskit Tarkastus, vertailu ja yhteenveto Liiketoimintahyödyt pieni P4 P1 P3 Parempia projekteja! P2 Iso Riskit pieni Projektin omistajat Projektitoimisto Salkun ohjausryhmä 10 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Priorisointi Mihin suuntaan muutamme päätöksentekoa? Resurssit Projekti 5 Resurssit Projekti 4 Projekti 3 Projekti 2 Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Projekti 6 Projekti 1 Aika Aika 11 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Päätöksentekoprosessi Business- case (Liiketoimintahyöty) on tärkein kriteeri: Kannattavuuden tunnusluvut (Esim. ROI, Nykyarvomenetelmä NPV) Hyötylista Edellisten kombinaatio Tarkistuslistat Balanced Score Card, tasapainotettu mittaristo Projektien välinen vertailtavuus erittäin tärkeää! 12 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekteja käynnistetään liikaa koska Projektien ja projektitarpeiden määrä kohonnut ja sen mukana päätöksentekomenettelyt eivät ole kehittyneet Periaatteet eivät ole sisäistetyt ei huomata henkilöresurssien riittämättömyyttä On helpompi käynnistää monta riski lykätään kauemmaksi Tyypillinen johtamistapa suosii kiirettä käynnistää projekteja Resurssien suunnittelu ontuu -> yliarviointi Halutaan omalle projektille käynnistyspäätös (omaan pussiin pelaaminen) Projektien todellinen vertailu on vaikeaa siihen ei ole aikaa panostaa Projekti on vaarallinen otus siksi, että se näyttää niin vaarattomalta - Jörgen Westerling, ecraft Oy - 13 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kuinka onnistuu Luo kiireen tuntu, kriisimeininkiä! Perusta salkkuryhmä Viesti ja myy päämäärää Rohkaise toimintaan Markkinoi välitavoitteita Älä hellitä Luo perusta Aseta päämäärä Toimi Jatka sitkeästi Artikuloi päämäärä selvästi. Esim. Puolitetaan kehitysprojektien lukumäärä Oppi ottaa aikansa, kulttuuri muuttuu hitaasti Lähde: Kotter; Success of change in organisation 14 Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kiitos! Kysymyksiä, kommentteja? Juuso Äikäs Suomen Projekti-Instituutti Oy juuso.aikas@projekti-instituutti.fi puh. 050 520 2882 Suomen Projekti-Instituutti Oy