Korkeakoulujen yhteinen tutkimus- ja kehittämishanke Projektisuunnitelma Sähköinen tenttiminen (työnimi Sitnet) 24.2. Versio: 1.3 Laatijat: Totti Tuhkanen ja Kristiina Uolia
Sisältö 1. Johdanto... 4 2. Projektin kuvaus ja tavoitteet... 4 2.1. Projektin taustat ja lähtökohdat... 4 2.2. Projektin osapuolet... 5 2.3. Projektin tehtävät... 5 2.4. Projektin tavoitteet... 5 2.4.1. Projektin tavoitteiden suhde strategisiin tavoitteisiin:... 5 2.5. Laajuus ja rajaukset... 5 2.6. Lopputulokset... 6 3. Toteutus... 7 3.1. Aikataulu ja vaiheistus... 7 3.2. Projektin aloitustilaisuus... 8 3.3. Työvaiheet ja työmääräarvio... 8 3.4. Kustannus hyöty -arvio... 8 3.4.1. Projektin kustannukset... 8 3.4.2. Projektin hyödyt... 8 4. Projektissa käytettävät menetelmät ja viitekehykset... 8 4.1. Projektin menetelmät ja välineet... 8 4.2. Kokonaisarkkitehtuurin huomiointi ja suunnitteluperusteet... 9 4.3. Tietoturvallisuuden huomiointi... 9 5. Projektin hallinta... 9 5.1. Sidosryhmät ja tiedonvälitys... 9 5.2. Raportointi... 9 5.3. Kustannustenhallinta... 9 5.4. Laadunhallinta... 10 5.5. Riskienhallinta... 10 5.6. Muutoksenhallinta... 10 5.7. Dokumenttienhallinta... 10 6. Projektin päättäminen... 10 6.1. Lopputuotteen luovutus, käyttöönotto ja ylläpidosta sopiminen... 10 6.2. Projektin tuottaman aineiston arkistointi... 10 6.3. Projektin loppuraportti... 10 6.4. Projektin päätöstilaisuus... 11 7. Liitteet... 11
Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 24.09.2013 Uolia Perustiedot viety dokumenttiin V0.2 17.10.2013 Uolia Tarkennettu organisaatiota, vaiheistusta, tuotoksia, osallistumistapoja ja hiukan jatkon organisointia V0.3 29.10.2013 Uolia Osallistuvien korkeakoulujen kommentit huomioitu V0.4 1.11.2013 Uolia Laajennettu CSC:n oikeuksia myydä palvelua korkeakoulukentän ulkopuolelle ja tulouttaa voitto korkeakoulujen käytettäväksi V0.5 12.11.2013 Uolia Muutettu joitakin yksityiskohtia saadun palautteen perusteella V1.0 14.11.2013 Uolia Sitoumusten liitteeksi tuleva yhteisesti sovittu versio V1.1 14.2.2013 Uolia Tuhkanen V1.2 17.2. Uolia Tuhkanen V1.3 24.2. Uolia Tuhkanen Sopimuksen tueksi tuleva versio: poistettu päällekkäisyydet ja ristiriitaisuudet, lisätty tutkimusosuuden kuvaus Tarkennettu aikataulutusta Muotoilut. Tarkennettu toteuttajat. Liitetty sopimukseen.
1. Johdanto Tämä dokumentti on projektisuunnitelma korkeakoulujen sähköisen tenttimisen kehittämis- ja tutkimushankkeelle. Projektisuunnitelman tavoitteena on koota hankkeen perustiedot ja sopia hankkeen läpiviennin kannalta keskeisistä periaatteista ja tavoitteista. 2. Projektin kuvaus ja tavoitteet 2.1. Projektin taustat ja lähtökohdat Projektin tavoitteena on kehittää valvotussa ympäristössä (tenttiakvaariossa) tehtävään tenttimiseen korkeakoulujen yhteinen toimintamalli, tuottaa sitä tukevia tietojärjestelmäpalveluita sekä selvittää ja organisoida prosessiin liittyviä tukitarpeita. Valvotulla ympäristöllä tai tenttiakvaariolla tarkoitetaan tässä kameroin tallennettavaa tilaa, jossa opiskelija voi tehdä yksilösuorituksen tietokoneella. Projektin taustalla on korkeakoulujen yhteinen tarve tarjota opiskelijoille joustava ja korkeakoululle kustannustehokas tenttikäytäntö. Nykyisin käytössä olevat palvelut eivät joko vastaa korkeakoulujen tarpeisiin tai niiden varaan ei pystytä järkevästi luomaan uusia palveluita. Projektissa selvitetään myös keskeiset tarjolla olevat valmiit työkalut ja niiden soveltuvuus korkeakoulujen käyttöön. Tentin toiminnallinen vaatimusmäärittely, tekninen toteutus ja järjestelmän monipuolisia ja pedagogisesti suunniteltuja käyttömuotoja tukeva käyttöohjeisto pohjautuvat nykyisistä tenttijärjestelmistä saatuun kokemustietoon sekä kehitystyön perustaksi tuotettavaan tutkimustietoon. Tarvittava tutkimus tuotetaan projektiryhmän sisäisenä työnä sekä yhteistyönä hankekorkeakouluissa meneillään olevien tutkimushankkeiden kanssa. Näihin yhteistyöhankkeisiin liittyy yksi väitöstutkimus (HY) ja yksi pro gradu -tutkimus (JY). Projektia tukevan tutkimuksen neljä osa-aluetta ovat: 1. Verkkotentin menetelmätutkimus; tämä osuus toteutetaan HY:n koordinoimana ja liittyy yliopiston jatkuvaan yliopistopedagogiseen tutkimus- ja seurantatoimintaan. Analyysitiedon keruut kohdistuvat kaikkiin hankekorkeakouluihin. Keruut koordinoi HY ja OY. 2. Tenttijärjestelmien käyttötapakartoitus, jolla mallinnetaan tilaresurssitarpeen jakautumista lukukausi-, kuukausi-, viikko- ja vuorokausitasolla. Kartoituksen koordinoivat LUT ja TY. 3. Tentin käytettävyyskriteerien määrittely, jonka koordinoivat TTY ja JY. 4. Tenttiprosessin kustannusmallin määrittely, jossa empirian keruun ja kustannusrakennemäärittelyn tuottavat TaY, Haaga-Helia, Hanken ja HY. Projekti järjestää kevään aikana työpajan, johon kutsutaan suomalaisia sähköisen tentin tutkijoita ja kehittäjiä. Neljän tutkimus- ja kartoitushankkeen sekä työpajassa tuotettavan good practice -tiedon pohjalta määritellään jatkosuunnitelma SITNETin toiselle kehittämisvaiheelle.
2.2. Projektin osapuolet Projekti on korkeakoulujen yhteinen tutkimus- ja kehittämishanke, jonka on käynnistänyt CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy projektiin voivat osallistua kaikki suomalaiset korkeakoulut allekirjoittamalla projektisopimus myös CSC on projektin osallistuja. 2.3. Projektin tehtävät 1. Määritellä valvotussa ympäristössä tehtävän sähköisen tenttimisen toimintamalli 2. Sopia korkeakoulujen tavoitteet sähköiselle tenttimiselle ja sitä tukeville palveluille 3. Tuottaa toimintamallin kannalta olennaisten roolien kuvaukset ja tavoitteet 4. Priorisoida ja rajata projektissa tuettava toiminta (valvotun tentin käyttötapaukset) 5. Määritellä korkeakouluille asetettavat vaatimukset mallin käyttöönottamiseksi 6. Priorisoida ja rajata prosessia tukevat tietojärjestelmäpalvelut 7. Tutkia ja kehittää sähköisen tentin käyttökonseptia ja määritellä jatkokehitystavoitteet 8. Toteuttaa yhdessä määritelty tenttipalvelu sille asetettujen prioriteettien mukaisesti 9. Valmistella palvelun jakelu ja käyttöönoton tuki 10. Sopia yhteisen ylläpidon ja jatkokehityksen organisointi- ja rahoitusmalli 11. Tiedottaa hankkeen jäsenorganisaatioille projektin yhteydessä valmisteltavien opinnäytetöiden selvitysten tulokset. 2.4. Projektin tavoitteet 1. Lisätä joustoa opintojen suorittamiseen opiskelijoiden yksilöllisten tarpeiden mukaan 2. Lyhentää opintojen läpäisyaikoja 3. Monipuolistaa suoritusmahdollisuuksia 4. Vähentää tenttitilaisuuksiin liittyvää henkilötyötä 5. Tehostaa tilankäyttöä 6. Parantaa tenttikirjojen saatavuuden edellytyksiä 7. Tuottaa raportointitietoa opetuksen ja oppimisen kehittämisen tueksi 8. Mahdollistaa organisaatiorajat ylittävä tenttiminen 9. Mahdollistaa tenttikysymysten yhteiskäyttö ja yhteisten tenttien toteuttaminen. 2.4.1. Projektin tavoitteiden suhde strategisiin tavoitteisiin: Projektin tavoitteet edistävät korkeakouluille asetettuja tutkintojen läpäisytavoitteita sekä laadullisia opiskelun ja opetuksen kehittämiseen liittyviä tavoitteita (palaute, joustavuus, esteettömyys). Projektin tuloksilla mahdollistetaan tenttitilojen yhteiskäyttö sekä korkeakoulurajat ylittävä yhteistyö tenttien ja tenttikysymysten laatimisessa.
2.5. Laajuus ja rajaukset 1. Projektiin eivät kuulu tilaratkaisut, fyysiset työvälineet tai valvontaratkaisut. Liittymät ja mahdolliset ehdottomat vaatimukset kuitenkin käydään läpi tässä projektissa. 2. Projektissa tunnistetaan ja huomioidaan tietointegraatiot sidosjärjestelmiin. Projekti tuottaa tarvittavat rajapintamääritykset, mutta ei toteuta integraatioita, koska korkeakouluilla on useita erilaisia sidosjärjestelmiä. 3. Projektiin ei kuulu tietovarastojen (esim. arkistointi) tai raportointiratkaisujen toteuttaminen. Projektiin kuuluu sovittujen raporttien määrittely ja toteutus sekä raportointirajapinnan tarjoaminen. 2.6. Lopputulokset Tietojärjestelmäpalvelut: - Sähköisen tentin luominen, muokkaaminen, julkaiseminen, poistaminen ja haku - Tenttikysymyksen luonti, muokkaus, julkaisu, poisto ja haku - Tenttiin ilmoittautuminen - Tenttiin vastaaminen - Tentin arviointi - Tenttiin liittyvä palaute - Rajapintamääritykset keskeisiin sidosjärjestelmiin - Hallintatyökalut: käyttöoikeuksien hallinta, tapahtumalokit, raportit - Tenttijärjestelmän käytön ja ylläpidon ohjeet - Lopputuotosten käyttöönottoon ja jatkokehittämiseen liittyvät pelisäännöt - Ylläpidon ja jatkokehityksen toimintamalli ja kustannusten jakaminen - Kehittäjäohjeet jatkokehitystä varten - Sähköisen tenttimisen käytäntöjä ja vaikuttavuutta käsittelevä tutkimusaineisto, opinnäytetyöt ja muut julkaisut - Tuotosten jakelu, käyttö ja jatkokehitys
3. Toteutus 3.1. Aikataulu ja vaiheistus Projektin palveluosuus toteutetaan ketterillä menetelmillä, kahden viikon toteutussprinteissä. Projektissa on kahdeksan sprinttiä. Tutkimus- ja kartoitushankkeet 2, 3 ja 3 toteutetaan sprinttien 3-7 aikana. Osahankkeen 1 tiedonkeruut ja väliraportointi toteutetaan pääosin sprinttien 6-8 aikana, osittain hankkeen sopimuskauden loppuun mennessä. Projekti viedään läpi aikavälillä 1.12.2013-31.5.. Projektin toteutus on jaettu seuraaviin vaiheisiin: Olemassa olevien työkalujen kartoitus Vaihe Tuotokset Aikataulu Tarkistuspiste Suunnittelu ja Projektisuunnitelma, alustavat Valmiina 16.10.2013 työpajan toinen määrittely sitoumukset, priorisoidut käyt- 1.11.2013 päivä täjätarinat Johtaa joko päätökseen aloittaa kehittäminen olemassa olevan palvelun varaan tai aloittaa puhtaalta pöydältä Valmiina 22.11.2013 1 Sprint Kehittämisalustat, käyttöoikeudet ja työkalut 1.12.2013-10.1. 2 Sprint Tekninen suunnittelu 23.1.-11.2. 8.11.2013 selvityksen tilanne Kehittämisympäristö valmiina Alustava tietomalli, hakakirjautuminen 3 Sprint Tentin rakentamisen prosessi, integraatioiden tunnistaminen 4 Sprint Tenttiin vastaaminen, korkeakoulujen järjestelmäpään selvitys 5 Sprint Ilmoittautumisprosessi, tenttikonseptintestaus, referenssiryhmät, integrointityön aloitus korkeakouluissa 6 Sprint Arviointiprosessi, integrointityön jatko 7 Sprint Käyttäjähallinta, Integraatioiden testaus ja käyttöönottojen valmistelu. 8 Sprint Raportit, viimeistelytehtävät, dokumentaation läpikäynti ja täydennys, loppuraportti 11.2-25.2. 25.2.-11.3. 11.3.-25.3. 25.3.-22.4. 22.4.-6.5. 6.5.-31.5. Tenttikonseptin testaus Esseevastaus, kysymysten arvonta Lähtöjärjestelmään tarvittavat toimet selvillä, kriittinen minimi käytettävissä Arviointitoiminnallisuuden perusteet, suorituksen siirron siirtomääritys Korkeakoulujen integraatiovalmius Lopputestaus, löydösten kirjaus, jatkotoimista sopiminen, tuotantoon vientiin liittyvät tehtävät
3.2. Projektin aloitustilaisuus Projektille järjestetään kick off-tilaisuus, kun osallistujat ovat hyväksyneet ja allekirjoittaneet projektisuunnitelman. Tavoiteajankohtana viikko 47. 3.3. Työvaiheet ja työmääräarvio Projektin työvaiheet on kuvattu edellä. Palvelujen toteutusta edistetään seuraavanlaisella resursoinnilla: Projektin vaihekohtainen työmääräarvio henkilötyöpäivinä on seuraava: Vaihe ja tehtävät Tehtäviin osallistuvat henkilöt Työmäärä (htp/ htkk) Projektipäällikkö Kristiina Uolia 72 htp Palvelun omistaja Totti Tuhkanen 54 htp Käyttöliittymäsuunnittelu Mika Sormunen 20 Htp Sovelluskehitys Andrei Vainik, Mika Puhakka, Miikka Liukkonen Yhteensä 170 Htp 316 HTP 3.4. Kustannus hyöty -arvio 3.4.1. Projektin kustannukset Projektin kustannukset muodostuvat tilaajien asiantuntijatyöstä, työkaluista, CSC:n projektinhallintatyöstä ja valittavan toimittajan suunnittelu- ja toteutustyöstä. Tarkempi kustannusarvio ja kustannusten jakautuminen osallistujien kesken esitetään yhteistyösopimuksen liitteessä 2. 3.4.2. Projektin hyödyt Opetustilojen ja kurssikirjojen tehokas käyttö. Joustavat suoritusmahdollisuudet opiskelijoille. Suorituskertojen ja suoritusten määrän kasvu. Valvottuihin tentteihin liittyvän hallintotyön väheneminen. Tenttien sujuva arvioiminen ja palautteen anto. Nykyisten tenttityökalujen toiminnallisten puutteiden korvaaminen ja käytön esteiden poistaminen. Tenttiprosessiin liittyvän tiedon tehokas kerääminen. Analysointitietoa opetuksen kehittämisen tueksi. 4. Projektissa käytettävät menetelmät ja viitekehykset 4.1. Projektin menetelmät ja välineet Projektissa noudatetaan ketterän kehittämisen periaatteita. Työtä tehdään iteratiivisesti kahden viikon kehityssykleissä (sprinteissä). Järjestelmäpalvelujen osalta toteutetaan ensin priorisoitujen ydintoimintojen perusprosessit. Tämän jälkeen niitä täydennetään tarvittavilla säännöillä ja varmistuksilla sekä ydintoimintaa palvelevilla tukipalveluilla. Lisäominaisuuksia tehdään tämän jälkeen mahdollisuuksien mukaan tai ne siirretään ylläpito- ja jatkokehitysvaiheeseen.
Jokainen sprintti aloitetaan suunnittelupalaverilla johon osallistuvat vähintään kehittäjät, projektipäällikkö ja projektin omistaja. Projektiryhmä voi olla myös läsnä. Sprintin aikana kommunikointi tapahtuu ensisijaissa seuraavilla työvälineillä: Flowdock, Jira ja Confluence. Varsinainen kehittäminen tapahtuu CSC:n Eden-alustalla. Sprintti päätetään arviointipalaveriin, jossa tuotokset käydään läpi ja arvioidaan ja parannetaan toimintaa. 4.2. Kokonaisarkkitehtuurin huomiointi ja suunnitteluperusteet Projektissa tuotetaan ensisijaisesti sellaisia palveluita joita korkeakouluilta tällä hetkellä puuttuu sähköisen tenttimisen osalta. Tuotettavat palvelut kotiutuvat kunkin korkeakoulun omaan järjestelmäkokonaisuuteen, minkä vuoksi tietointegraatioihin kiinnitetään erityistä huomiota. Tuotettavien palvelujen teknisinä suunnitteluperusteina ovat luotettavuus, integroitavuus, jatkuvuus sekä tuettavuus. Palvelujen suunnittelussa lähtökohtana on käyttäjälähtöisen toiminnan tukeminen, hallinnointityön minimointi, käytettävyys ja saumattomuus. 4.3. Tietoturvallisuuden huomiointi Projektissa noudatetaan valtionhallinnon tietoturvavaatimusten perustasoa. Työn aikana tunnistetaan ja huomioidaan palveluihin kohdistuvat erityiset tietoturvavaatimukset ja kuvataan ne erikseen. Projektissa ei lähtökohtaisesti käsitellä tietoturvaluokiteltavaa aineistoa. Tuotoksille tehdään CSC:n puolesta tietoturvaskannaus. Tietoturvan ohella selvitetään arkistointi- ja säilytysvaatimukset. 5. Projektin hallinta 5.1. Sidosryhmät ja tiedonvälitys Projektin sidosryhmiä ovat suomalaiset korkeakoulut Projektissa syntyvät määrittelyt ovat koko korkeakoulukentän nähtävillä ja kommentoitavissa projektin elinkaaren ajan CSC:n Confluence-wikissä Projektin dokumentaatio ja tuotokset tulevat nähtäville sitä mukaa kun projektiryhmä on ne hyväksynyt Ohjausryhmä, projektipäällikkö ja projektin omistaja vastaavat viestinnästä ja tiedottamisesta sovittujen vastuiden mukaisesti. 5.2. Raportointi Työtunnit kirjataan kuukausiraporteille tehtävineen. Tuntiraportit ovat osallistujien nähtävissä kuukauden päätyttyä. Raportointiin käytettävä tieto kirjautuu projektin aikana wikiin ja asianhallintajärjestelmään. Projektipäällikkö koostaa perustiedot ohjausryhmän kokouksiin. Projektin omistaja ja projektiryhmän jäsenet ovat itsenäisesti vastuussa tiedonhankinnastaan. Tieto tarjotaan sovituissa työvälineissä ajantasaisesti koko projektin elinkaaren ajan, mutta vaatii aktiivisuutta kaikilta osallistujilta. 5.3. Kustannustenhallinta Projektin toimintamalli ja vaiheistus tukevat kustannusten ja laadun hallintaa. Ohjausryhmä, projektin omistaja sekä projektiryhmä saavat tuotokset katselmoitavaksi jokaisen projektivaiheen päätyttyä. Katselmointien perusteella osallistujat voivat päättää jatkohaluistaan.
5.4. Laadunhallinta Projektissa arvioidaan vain tietojärjestelmäpalveluiden laatua. Käynnissä olevaa työtä voidaan seurata ajantasaisesti EDEN-alustalta ja projektityövälineiden kautta. Ohjaus- ja toimintamalli tukee nopeaa puuttumista. Tulosten laatua arvioidaan mm. katselmoinnein, käyttäjätestein ja tietoturvaskannauksella. 5.5. Riskienhallinta Riskien hallinta toteutetaan projektin vaiheistetulla toimintamallilla, joka kiinnitetään tuotosten laatuun. Riskiä hajautetaan ja minimoidaan projektin vaiheistuksella. Projektin keskeiset riskit ovat: Uusi toimintamalli monelle osallistujalle Toiminnallisten rajausten tekeminen (laajuus) Korkeakoulukohtaiset integraatiot (työmäärä ennen käyttöönottoa) Työajan resursointi (asiantuntijat ja projektin omistaja) Toteuttajien asiantuntemus ja kokemus. 5.6. Muutoksenhallinta Projektisuunnitelmaan ei kirjata muutoksia. Ohjausryhmä voi tehdä enemmistöpäätöksiä projektin aikataulutukseen, kustannuksiin tai laajuuteen liittyvissä asioissa. Ohjausryhmän pöytäkirjat tulevat projektisuunnitelman liitteeksi. 5.7. Dokumenttienhallinta Projektin dokumentaatio tallennetaan CSC:n Confluence-wikiin. Tehtävät ja toimittajaohjaus taltioituu Jiraan. Dokumentit jäävät talteen myös projektin päätyttyä. 6. Projektin päättäminen 6.1. Lopputuotteen luovutus, käyttöönotto ja ylläpidosta sopiminen Projektiin ei sisällytetä käyttöönottoprosessia tai automaattista käyttöönottotukea. Osallistujat huolehtivat itse integrointien toteutuksista omiin sidosjärjestelmiinsä. Projektin tuloksista tiedotetaan korkeakoulukentälle mm. korkeakoulujen yhteishankkeiden postituslistoilla, OHA-foorumissa, Aapa-verkostossa sekä Fucio-verkostossa. Projektissa tuotettavat tietojärjestelmäpalvelut voidaan asentaa korkeakoulun omaan ympäristöön tai hankkia palveluna joltakin palvelun tarjoajalta. 6.2. Projektin tuottaman aineiston arkistointi CSC arkistoi tuotetun aineiston EDEN-alustalle korkeakouluje käytettäväksi. 6.3. Projektin loppuraportti Projekti tuottaa loppuraportin johon kootaan projektin kokemukset. Tuottamiseen osallistuu omalta osaltaan koko projektin organisaatio. Raportin laatimisesta vastaavat projektipääl-
likkö ja projektin omistaja. Raportissa arvioidaan sekä projektisuunnitelmassa sovittujen asioiden toteutuminen ja kokemukset sekä operatiivisen työn laatu ja toimivuus. 6.4. Projektin päätöstilaisuus Päätöstilaisuus järjestetään toukokuussa. 7. Liitteet Ohjausryhmän pöytäkirjat