OUTLOOK 2003 SISÄLLYS 7.4 Sähköposti... 3 7.4.1 Käsitteet... 3 7.4.1.1 Sähköpostiosoitteen rakenteen tunteminen... 3 7.4.1.2. Sähköpostijärjestelmän etujen tunnistaminen... 3 7.4.1.3 Termin netiketti ja sen merkityksen tunteminen... 3 7.4.2 Tietoturvallisuustekijät... 4 7.4.2.1 Sen tiedostaminen, että sähköpostitse voi saada epätoivottuja viestejä... 4 7.4.2.2 Viruksiin liittyvien riskien tiedostaminen avattaessa tunnistamattomia viestejä ja liitteitä... 4 7.4.2.3 Termin digitaalinen allekirjoitus tunteminen... 5 7.4.3 Ensimmäinen vaihe... 5 7.4.3.1 Sähköpostiohjelman avaaminen ja sulkeminen... 5 7.4.3.2 Saapuneet -kansion avaaminen... 6 7.4.3.3 Yhden, usean viestin avaaminen... 6 7.4.3.4 Avoinna olevien viestien välillä liikkuminen... 7 7.4.3.5 Viestin sulkeminen... 8 7.4.4.1 Saapuneet-kansion otsikkokenttien lisääminen ja poistaminen... 9 7.4.4.2 Työkalurivien näyttäminen ja poistaminen näytöstä... 10 7.5 Viestit... 13 7.5.1 Viestin lukeminen... 13 7.5.1.1 Viestin merkitseminen seurattavaksi, seurannan poistaminen... 13 7.5.1.2 Viestin merkitseminen luetuksi, lukemattomaksi... 15 7.5.1.3 Liitteen avaaminen ja tallentaminen haluttuun kohteeseen... 18 7.5.2 Viestiin vastaaminen... 19 7.5.2.1 Vastaa- ja Vastaa kaikille -toimintojen käyttäminen... 19 7.5.2.2 Alkuperäisen viestin sisällyttäminen, sisällyttämättä jättäminen vastaukseen... 20 7.5.3 Viestin lähettäminen... 22 7.5.3.1 Uuden viestin luominen... 22 7.5.3.2 Osoitteen lisääminen Vastaanottaja-kenttään... 23 7.5.3.3 Kopio- ja Piilokopio -kenttien käyttäminen... 24 7.5.3.4 Aihe-kentän käyttäminen... 25 7.5.3.5 Oikolukuohjelman käyttäminen... 25 7.5.3.6 Liitetiedoston lisääminen... 26 7.5.3.7 Viestin tärkeyden määrittäminen... 27 7.5.3.8 Viestin lähettäminen jakeluluettelolle... 28 7.5.3.9 Viestin lähettäminen eteenpäin... 30 7.5.4 Kopioiminen, siirtäminen ja poistaminen... 30 7.5.4.1 Tekstin kopioiminen ja siirtäminen viestin sisällä ja viestien välillä... 30 7.5.4.2 Tekstin kopioiminen viestiin muista lähteistä... 30 7.5.4.3 Tekstin poistaminen viestistä... 30 7.5.4.4 Liitetiedoston poistaminen lähetettävästä viestistä... 31 7.6.1. Toimintatavat... 31 7.6.1.1 Sähköpostin käytön tehostamistapojen tunnistaminen... 31 7.6.2. Osoitteiston käyttäminen... 32 7.6.2.1 Uuden jakeluluettelon luominen... 32 7.6.2.2 Osoitteen lisääminen jakeluluetteloon... 32 7.6.2.3 Osoitteen poistaminen jakeluluettelosta... 34 7.6.2.4 Osoitteiston päivittäminen saapuneesta viestistä... 35 7.6.3. Viestien järjestäminen... 36 7.6.3.1 Viestin etsiminen lähettäjän, aiheen ja sisällön mukaan... 36 7.6.3.2 Uuden kansion luominen viesteille... 37 7.6.3.3 Viestien siirtäminen uuteen kansioon... 39 7.6.3.4 Viestien lajitteleminen nimen, päiväyksen mukaan... 40 7.6.3.5 Viestin poistaminen... 40 7.6.3.5 Viestin poistaminen... 41
7.6.3.6 Viestin palauttaminen roskakorista... 42 7.6.3.7 Roskakorin tyhjentäminen poistetuista viesteistä... 43 7.6.3.7 Roskakorin tyhjentäminen poistetuista viesteistä... 43 7.6.4 Tulostuksen valmisteleminen... 44 7.6.4.1 Viestin esikatselu... 44 7.6.4.2 Tulostusasetusten valinta... 45
7.4 Sähköposti 7.4.1 Käsitteet 7.4.1.1 Sähköpostiosoitteen rakenteen tunteminen Sähköpostiosoite sisältää käyttäjätunnuksen ja tietokoneen osoitteen. Sähköpostiosoitteen tunnistaa @ -merkistä. Osoitteissa ei voi käyttää skandinaavisia merkkejä (ä,ö,å), myös erikoismerkkejä ei voi käyttää. Yleensä sähköpostiosoite alkaa käyttäjän etunimellä ja sukunimellä, käytössä voi olla myös henkilölle annettu käyttäjätunnus,joka viittaa kyseisen henkilön tunnisteeseen kohdeorganisaation tietokonejärjestelmässä. Esimerkiksi: tiina.taitava@yritys.fi Tietokoneen osoite muodostuu yleensä organisaation nimestä ja maatunnuksesta fi. Joillakin kansainvälisillä yrityksillä maatunnus voi olla.com, Organisaation nimi ja tunnus erotetaan toisistaan pisteellä. 7.4.1.2. Sähköpostijärjestelmän etujen tunnistaminen - nopeus - alhaiset kustannukset - joustavuus webmail-palveluja käytettäessä 7.4.1.3 Termin netiketti ja sen merkityksen tunteminen - aiheen käyttäminen viestissä - tiivis ja selkeä tapa kirjoittaa viestejä - viestien oikolukeminen Netiketti - Internetin ja sähköpostin käyttäytymissäännöt.
7.4.2 Tietoturvallisuustekijät 7.4.2.1 Sen tiedostaminen, että sähköpostitse voi saada epätoivottuja viestejä Sähköpostin avulla on helppo toteuttaa suuria massapostituksia, suoramarkkinointia. Tällaista ei-toivottua, suurina massoina lähetettyä sähköpostiviestintää kutsutaan roskapostiksi. Roskapostille on tyypillistä, että se on ns. ei kenellekään erityisesti kohdistettua sähköpostiviestintää. Roskaposti kuormittaa ja ruuhkauttaa verkkoja ja sähköpostijärjestelmiä. Roskaposti, virukset ja muut haittaohjelmat liittyvät yleensä yhteen siten, että kotikäyttäjien tietokoneet ovat tulleet käytetyimmäksi roskapostin lähetyskanavaksi. Haittaohjelmat voivat muuttaa koneen roskapostin lähetyskanavaksi. Roskapostituksiin liittyy myös laittomien tietokoneohjelmien kauppaaminen, huijauskirjeet sekä phishing-toiminta. Phishingin avulla käyttäjä yritetään huijata luovuttamaan tietoja aidolta näyttävän verkkopalvelun tai luotettavaksi naamioidun sähköpostiviestin avulla. Tietoja, joita yritetään kerätä ovat: luottokorttitiedot verkkopalvelun kirjautumistiedot salasanat henkilötiedot 7.4.2.2 Viruksiin liittyvien riskien tiedostaminen avattaessa tunnista mattomia viestejä ja liitteitä Sähköpostien liitetiedostot saattavat levittää haittaohjelmia. Haittaohjelmiin lasketaan mm. - virukset - madot - troijan hevoset - vakoiluohjelmat (spyware) Liitetiedostojen käsittelyssä on oltava varovainen. Virus tai mato aktivoituu, kun liite avataan. Noudata seuraavia ohjeita: - Kun saat sähköpostissa liitetiedoston, tarkista ettei se ole ohjelmatiedosto. - Ohjelmatiedoston tunnistat tiedostopäätteestä (tiedostotunnisteesta) - vaarallisia tiedostoja ovat mm. EXE, COM, BAT, CMD, SCR ja PIF -päätteiset tiedostot - Tarkista myös, että saamallasi liitetiedostolla ei ole kaksoispäätettä. Kaksoispääte voi olla esimerkiksi "paris.hilton.jpg.exe"
- exe-päätteiset tiedostot ovat ohjelmia, jos avaisit yllä olevan kaltaisen tiedoston, koska luulit sen olevan valokuva, koneesi suorittaisi ohjelman. - Älä avaa liitetiedostoja, ellet ole varma lähettäjästä - Poista sähköpostiohjelmasta HTML-muotoisten sähköpostiviestien käyttö - Myös itse sähköpostiviestiin voidaan kirjoittaa haitallista ohjelmakoodia, jos viesti on HTML-muodossa tämä on mahdollista. Kun viesti avataan esikatselutoiminnon avulla, ohjelma suorittaa viestissä olevan koodin. - Turvallinen muoto on sähköpostin txt-tyyppinen katselutoiminto. - Pidä sähköpostiohjelmasi ajan tasalla, hanki aina uusimmat päivitykset - huolehdi myös käyttöjärjestelmän päivityksistä, ne parantavat tietoturvaasi Poista sähköpostiohjelmastasi HTML-muotoisten sähköpostiviestien käyttö: myös varsinaiseen sähköpostiviestiin voidaan kirjoittaa haitallista ohjelmakoodia. Tällöin sähköpostiviesti on yleensä HTML-muotoinen. Kun avaat viestin tai tarkastelet sitä sähköpostiohjelman esikatselutoiminnon avulla, suorittaa ohjelma viestissä olevan ohjelmakoodin. Käytä siis mieluummin TXT-tyyppistä sähköpostin katselutoimintoa 7.4.2.3 Termin digitaalinen allekirjoitus tunteminen Digitaalinen allekirjoitus eli sähköinen allekirjoitus on sähköiseen viestiin tehty PKI-allekirjoitus Digitaalinen allekirjoitus varmentaa viestin sisällön ja allekirjoittajan henkilöllisyyden. Jos viestiä muutetaan, allekirjoitus ei enää täsmää. Digitaalista allekirjoitusta käytetään sähköposteissa lähettäjän todentamiseen. Jos joku yrittää esiintyä väärällä henkilöllisyydellä tai viestiä yritetään muuttaa matkalla, huijausyritys paljastuu allekirjoituksesta. 7.4.3 Ensimmäinen vaihe 7.4.3.1 Sähköpostiohjelman avaaminen ja sulkeminen Voit avata Office Outlook -ohjelman joko kuvakkeesta työpöydältä tai Käynnistä -valikosta. Avaaminen Käynnistä -valikosta 1. Napsauta Käynnistä -painiketta. 2. Valitse Käynnistä -valikosta Kaikki ohjelmat/microsoft Office/Microsoft Office Outlook.
7.4.3.2 Saapuneet -kansion avaaminen Voit avata Saapuneet -kansion napsauttamalla Kansioluettelo-ikkunassa Saapuneet -kohdassa. Saapuneet kansio on näkyvissä yleensä Suosikkikansiot kohdassa ja Kaikki postikansiot kohdassa. 7.4.3.3 Yhden, usean viestin avaaminen Yhden viestin avaaminen, tapa 1 Voit avata viestin kaksoisnapsauttamalla viestin nimeä. Yhden viestin avaaminen, tapa 2 Voit napsauttaa viestin päällä hiiren kakkospainikkeella. Ruudulle aukeaa paikallisvalikko, josta voit valita haluamasi toiminnon, tässä tapauksessa avaa. Yhden viestin avaaminen, tapa 2 Voit avata aktiivisen viestin myös Tiedosto - valikon Avaa -komennolla
Usean viestin avaaminen, tapa 1 1. Pidä Ctrl-näppäin alhaalla ja napsauta avattavien viestien nimet aktiiviseksi. 2. Paina Enter-näppäintä. 3. Viestit aukeavat päällekkäin, voit siirtyä viestistä toiseen tehtäväpalkin painikkeiden avulla. 4. Voit myös siirtää viesti-ikkunoita ja pienentää niiden kokoa, jolloin saat ne näkyviin yhtä aikaa. Usean viestin avaaminen, tapa 2 1. Pidä Ctrl-näppäin alhaalla ja napsauta avattavien viestien nimet aktiiviseksi. 2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella 3. Valitse avautuvasta paikallisvalikosta Avaa kohteet. 4. Viestit aukeavat päällekkäin, voit siirtyä viestistä toiseen tehtäväpalkin painikkeiden avulla. Usean viestin avaaminen, tapa 3 1. Napsauta viesti/viestit aktiiviseksi. 2. Valitse Tiedosto-valikosta avaa. 3. Avaa -valinnan alivalikosta voit valita valinnan Valitut kohteet. Usean viestin avaaminen, tapa 4 Viestin avaamisen pikanäppäinkomento on Ctrl+o. 7.4.3.4 Avoinna olevien viestien välillä liikkuminen Kaikki auki olevat viestit näkyvät Tehtäväpalkissa. Viestien välillä voi liikkua napsauttamalla viestin nimeä. Toinen tapa liikkua avointen viestien välillä on käyttää Alt+Tab näppäinyhdistelmää.
7.4.3.5 Viestin sulkeminen Viestin voi sulkea 1. Viesti-ikkunan Tiedosto - Sulje -komennolla 2. Viesti -ikkunan Sulje-painikkeella. 3. Viestin ollessa auki, näppäinkomennolla Alt+F4 7.4.3.6 Ohjetoiminnon käyttäminen Ohjeen avaaminen, tapa 1 1. Avaa Ohje -valikko 2. Napsauta Ohje -valikon Microsoft Office Outlook Ohje -valintaa Ohjeen avaaminen, tapa 2 Käytä näppäinkomentoa F1.
7.4.4.1 Saapuneet-kansion otsikkokenttien lisääminen ja poistaminen Saapuneet kansion otsikkokenttien lisääminen 1. Valitse Näytä -valikosta Lajittelujärjestys/Nykyinen näkymä/mukauta nykyistä näkymää. 2. Napsauta Kentät -painiketta 3. Valitse haluamasi kenttä Käytettävissä olevat kentät -listasta ja napsauta Lisää-painiketta.
Saapuneet kansion otsikkokenttien poistaminen 1. Napsauta poistettava kenttä aktiiviseksi oikeanpuoleisessa listassa (Näytä nämä kentät tässä järjestyksessä). 2. Napsauta Poista-painiketta. 7.4.4.2 Työkalurivien näyttäminen ja poistaminen näytöstä Työkalurivejä voi ottaa näkyviin tai poistaa näkyvistä Näytä -valikon kautta. 1. Valitse näytä valikosta Työkalurivit 2. Valitse listasta ne työkalurivit jotka haluat näkyviin. 3. Näkyvissä olevan työkalurivin edessä on valintamerkki.
Työkalurivien mukauttaminen 1. Valitse Työkalut -valikosta Mukauta. 2. Ruudulle aukeaa mukauttaminen -valintaikkuna. 3. Voit lisätä työkalurivejä näyttöön laittamalla valintamerkin lisättävän työkalurivin eteen. Komennot -välilehdellä voit lisätä painikkeita työkaluriveille.
1. Napsauta Järjestä komennot uudelleen -painiketta. 2. Ruudulle aukeaa Järjestä komennot uudelleen -valintaikkuna. 3. Valitse haluamasi valikkorivi tai työkalurivi valintaluetteloista. 4. Valitse sen jälkeen ohjausobjektit luettelosta valinta, jonka haluat lisätä. 5. Napsauta sen jälkeen Lisää -painiketta 6. Poistaminen tapahtuu myös valitsemalla ohjausobjekti ja napsauttamalla sen jälkeen Poista -painiketta. 7. Voit palauttaa työkalurivit alkuperäiseen tilaan Palauta -painikkeesta. 8. Voit myös halutessasi vaihtaa valintojen järjestystä Siirrä ylös tai Siirrä alas -painikkeilla.
7.5 Viestit 7.5.1 Viestin lukeminen 7.5.1.1 Viestin merkitseminen seurattavaksi, seurannan poistaminen Viesteihin voi lisätä seurantamerkintöjä. Tämä kannattaa yleensä tehdä esimerkiksi silloin, kun viesti vaatii jatkotoimia tulevaisuudessa. Viestin merkitseminen seurattavaksi, tapa 1 1. Napsauta viesti aktiiviseksi. 2. Valitse Toimet -valikosta Seuranta. 3. Valikossa on valittavana eri värisiä seuranta-lippuja. 4. Voit myös poistaa merkinnän tästä valikosta. 5. Viestin voi merkitä valmiiksi, napsauttamalla Merkitse valmiiksi valintaa. 6. Viestin merkinnän voi poistaa Poista merkintä - valinnalla. Viestin merkitseminen seurattavaksi, tapa 2 Napsauta viestin seurantapainiketta hiiren kakkospainikkeella. Saat ruudulle paikallisvalikon, josta voit valita viestin seurannan lipun värin. Viestin merkitseminen seurattavaksi, tapa 3 Merkitse seuraamista varten -valintaikkunan saa näytölle viestiä avaamatta valitsemalla viestin ja painamalla sitten CTRL+VAIHTO+G.
Muistutuksen lisääminen Voit merkitä viestin seuraamista varten myös muistutuksella. 7. Avaa Merkintä-valikko jompaakumpaa edellä selostettua tapaa käyttämällä. 8. Valitse Lisää muistutus -valinta. 9. Ruudulle aukeaa Merkitse seuraamista varten -valintaikkuna. 10. Voit valita merkinnän tyypin Merkintä -valintaluettelosta Voit myös lisätä määräpäivän napsauttamalla Määräpäivä -kohdan oikeassa laidassa olevaa nuolipainiketta. Ruudulle aukeaa kalenteri, josta voit valita haluamasi päivämäärän. Viestin seurantaan voi päivämäärän lisäksi lisätä kellonajan, kellonajan valintaluettelon löydät Määräpäivä valintaluettelon oikealta puolelta.
Voit vaihtaa seurantalipun värin Merkitse seuraamista varten -ikkunassa. 1. Napsauta Lipun väri -ruudun nuolipainiketta. 2. Valitse valintaluettelosta haluamasi lipun väri. Lähtevän viestin merkitseminen seurattavaksi 1. Avaa Uusi viesti -ikkuna. 2. Kirjoita viesti. 3. Merkitse viesti seurattavaksi napsauttamalla Viestin merkintä -painiketta työkalurivillä. 4. Painike avaa Merkitse seuraamista varten - valintaikkunan. 7.5.1.2 Viestin merkitseminen luetuksi, lukemattomaksi Saapuneet viestit merkitään automaattisesti luetuiksi, kun ne on avattu. Jos käytössä on viestin esikatselu, viesti merkitään luetuksi, kun se on ollut näkyvissä esikatseluruudussa. Luetuksi merkityn viestin tunnistaa auki olevan kirjekuoren kuvakkeesta viestin edessä. Lukemattoman, tai lukemattomaksi vaihdetun viestin edessä oleva kuvake on suljettu kirjekuori. Lukemattoman viestin tunnistaa myös siitä, että sen fontti on lihavoitu.
Viestin merkitseminen luetuksi, lukemattomaksi, tapa 1 1. Viestin voi merkitä lukemattomaksi Saapuneet -kansioissa napsauttamalla viestin ensin aktiiviseksi. 2. Valitse Muokkaa -valikosta Merkitse lukemattomaksi 3. Samassa valikossa on myös valinnat Merkitse luetuksi sekä Merkitse kaikki luetuiksi. Viestin merkitseminen luetuksi, lukemattomaksi, tapa 2 1. Napsauta lukematonta viestiä hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse paikallisvalikosta Merkitse luetuksi -valinta. Jos napsautat luettua viestiä hiiren kakkospainikkeella, valikossa löytyy valinta Merkitse lukemattomaksi.
Viestien merkitseminen luetuiksi automaattisesti lukuruudussa 1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse Muu-välilehti. 2. Napsauta Lukuruutu -painiketta. 3. Valitse Merkitse lukuruudussa tarkastellut kohteet luetuiksi -valintaruutu ja kirjoita sitten numero Odota n sekuntia ennen kohteen merkitsemistä luetuksi -ruutuun
7.5.1.3 Liitteen avaaminen ja tallentaminen haluttuun kohteeseen Liitteen tallentaminen viestistä 1. Avaa (tai tuo esikatseluun) viesti, joka sisältää tallennettavan liitetiedoston. 2. Napsauta viestissä olevaa liitetiedoston kuvaketta hiiren kakkospainikkeella 3. Valitse sitten Tallenna nimellä. 4. Valitse Tallenna liite -valintaikkunasta kansio. 5. Kirjoita tarvittaessa Tiedostonimi-ruutuun uusi tiedoston nimi 6. Napsauta Tallenna. Useiden liitteiden tallentaminen samaan paikkaan 1. Jos viesti sisältää useita liitteitä ne voi tallentaa samaan paikkaan 2. Valitse viestin Tiedosto-valikosta Tallenna liitteet. 3. Valitse tallennettavat liitteet luettelosta 4. Napsauta OK. 5. Voit valita useita liitteitä pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla samalla, kun napsautat nimiä. Liitteen tallentaminen viestiä avaamatta 1. Valitse viesti, joka sisältää liitteen. 2. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna liitteet 3. Napsauta tallennettavan liitteen nimeä. 4. Valitse Tallenna liite -valintaikkunasta kansio. 5. Kirjoita tarvittaessa Tiedostonimi-ruutuun uusi tiedoston nimi 6. Napsauta Tallenna. Voit tallentaa useita liitteitä samaan paikkaan avaamatta viestiä myös Tiedosto -valikon kautta.
7.5.2 Viestiin vastaaminen 7.5.2.1 Vastaa- ja Vastaa kaikille -toimintojen käyttäminen 1. Avaa viesti, johon haluat vastata. 2. Napsauta Vastaa -painiketta. 3. Ruudulle avautuu Viesti -ikkuna, johon Outlook lisää vastaanottaja -kenttään automaattisesti lähettäjän sähköpostiosoitteen. 4. Myös aihe -kohta täytetään automaattisesti - Viestin eteen laitetaan merkintä VS: - (vastaus) tai RE: (reply). 5. Alkuperäinen viesti 6. Kirjoita vastaus ja napsauta lähetä -painiketta. Vastaa kaikille -toiminto Jos alkuperäinen sähköpostiviesti on lähetetty useammalle vastaanottajalle, voit vastata siten, että lähetät vastauksen kaikille. 1. Napsauta Vastaa kaikille painiketta. 2. Outlook lisää automaattisesti kaikki osoitteet vastaanottaja -kenttään. 3. Vastaa viestiin kirjoittamalla teksti viestikenttään. 4. Napsauta Lähetä -painiketta. 5. Vastauksesi lähetetään kaikille alkuperäisen viestin vastaanottajille. Se lähetetään myös niille, jotka ovat saanee mahdollisesti viestistä kopion (Kopio-kenttään merkityt vastaanottajat).
7.5.2.2 Alkuperäisen viestin sisällyttäminen, sisällyttämättä jättäminen vastaukseen Alkuperäisen viestin sisällyttäminen vastaukseen Alkuperäinen viesti säilyy vastauksessa automaattisesti. On suositeltavaa kirjoittaa oma vastaus alkuperäisen viestin yläpuolelle. Alkuperäisen viestin säilyttäminen vastauksessa on hyödyllistä, näin voi seurata mitä viestiketjussa on tapahtunut. Alkuperäisen viestin asetukset Jos alkuperäinen viesti ei ilmesty automaattisesti vastaukseen toimi seuraavasti: 1. Valitse työkalut -valikosta Asetukset. 2. Ruudulle aukeaa Asetukset -valintaikkuna. 3. Siirry Asetukset välilehdelle. 4. Napsauta Sähköpostin asetukset -painiketta.
Ruudulle aukeaa Sähköpostin asetukset -valintaikkuna. Vaihda Vastattaessa viestiin -ruudussa valinta Sisällytä alkuperäisen viestin teksti. Alkuperäisen tekstin poistaminen vastauksesta Voit poistaa alkuperäisen tekstin viestistä normaalisti Delete -näppäimellä. Jos haluat vaihtaa asetuksen pysyvästi sellaiseksi, että alkuperäistä viestiä ei sisällytetä vastaukseen toimi seuraavasti: 1. Valitse Työkalut -valikosta Asetukset. 2. Ruudulle aukeaa Asetukset -valintaikkuna. 3. Siirry Asetukset välilehdelle. 4. Napsauta Sähköpostin asetukset -painiketta. 5. Vaihda Sähköpostin asetukset -valintaikkunassa Vastattaessa viestiin ruudun tekstiksi Älä sisällytä alkuperäistä viestiä.
7.5.3 Viestin lähettäminen 7.5.3.1 Uuden viestin luominen Uuden viestin luominen, tapa 1 Valitse Tiedosto -valikosta Uusi/Sähköpostiviesti. Kun teet valinnan Tiedosto -valikosta, ei ole väliä mikä kansio Sinulla on aktiivisena. Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa Nimetön viesti -ikkuna, johon voit kirjoittaa vastaanottajan tiedot, viestin aiheen, kenelle menee kopio viestistä sekä itse sähköpostiviestisi. Uuden viestin luominen, tapa 2 1. Valitse jokin kansioista napsauttamalla. 2. Napsauta työkalurivin Uusi -painiketta. 3. Ruudulle aukeaa Nimetön viesti -ikkuna.
7.5.3.2 Osoitteen lisääminen Vastaanottaja-kenttään Voit kirjoittaa vastaanottajan sähköpostiosoitteen suoraan vastaanottaja - kenttään. Jos vastaanottajia on useita, voit kirjoittaa kaikki osoitteet peräkkäin, erota osoitteet toisistaan puolipisteellä. Voit myös hakea sähköpostiosoitteet osoitekirjasta, kirjoittamalla osoitteen näyttönimen suoraan vastaanottajaksi. Voit varmistaa, että Outlook tunnistaa osoitteen napsauttamalla Tarkista nimet -painiketta. Jos nimi alleviivataan, se on kirjoitettu oikein ja viesti lähetetään osoitteeseen. Osoitteen voi myös hakea osoitekirjasta napsauttamalla Vastaanottaja -painiketta. Ruudulle aukeaa Valitse nimet - valintaikkuna, josta voit valita haluamasi sähköpostiosoitteet.
7.5.3.3 Kopio- ja Piilokopio -kenttien käyttäminen Kun haluat lähettää viestin tiedoksi jollekin henkilölle, voit kirjoittaa osoitteen Kopio (cc:) -kenttään. Tähän kenttään kirjoitetut tiedot näkyvät kaikille viestin vastaanottajille. Jos et halua kaikkien vastaanottajien näkevän ketkä kopion ovat saaneet, kirjoita osoite Piilokopio (bcc:) -kenttään. Jos Piilokopio -kenttä ei ole näkyvissä, napsauta Asetukset -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Piilokopio (jos sähköpostieditorina on Microsoft Word). Jos sähköpostieditorina on oletuksena Microsoft Outlook, valitse Näytävalikosta Piilokopio-kenttä.
7.5.3.4 Aihe-kentän käyttäminen Kirjoita Aihe-kenttään viestille lyhyt ja kuvaava otsikko, jotta vastaanottaja tietää, mitä aihetta viestisi koskee. Aiheen kirjoittaminen viestiin on tärkeää, koska o vastaanottaja näkee heti mitä asiaa viesti koskee o vastaanottaja voi lajitella saamansa viestit aiheiden mukaan o arkistoitu viesti on helpompi löytää, jos sen aihe mainitaan kentässä 7.5.3.5 Oikolukuohjelman käyttäminen Voit oikolukea kirjoittamasi sähköpostiviestin seuraavasti: 1. Valitse Työkalut/Kieliasun tarkistus. 2. Ruudulle aukeaa Kieliasun tarkistus -ikkuna. 3. Ohjelma näyttää väärin kirjoitetun sanan punaisella Ei ole sanastossa - ruudussa. 4. Outlookin oikolukutoiminto toimii samalla tavalla kuin kaikkien muidenkin Office -ohjelmien oikoluku.
7.5.3.6 Liitetiedoston lisääminen Kun haluat liittää liitetiedostoja viestiin täytyy viestin ensin olla auki ruudulla. 1. Napsauta työkalurivin Lisää tiedosto -painiketta. 2. Ruudulle aukeaa Lisää tiedosto -ikkuna. 3. Selaa esiin se kansio, jossa liitettävä tiedosto sijaitsee. 4. Napsauta tiedosto aktiiviseksi. 5. Napsauta Lisää -painiketta. 6. Tiedosto liitetään sähköpostiviestiin. 7. Viestiin ilmestyy uusi kenttä Liitä, jossa liitetyn tiedoston kuvake ja nimi ovat näkyvissä. 8. Voit tarkistaa, että tiedosto on oikea, napsauttamalla kuvaketta. Tiedosto avataan sopivaan ohjelmaan.
7.5.3.7 Viestin tärkeyden määrittäminen Outlook sähköpostiohjelmassa voit kertoa vastaanottajalle, että lähettämäsi viesti on tärkeä. Tähän käytetään tärkeyden ilmaisinta, jonka saat liitettyä viestiin viesti-ikkunan työkaluriviltä. Viestin tärkeyden määrittäminen, tapa 1 1. Kirjoita uusi viesti. 2. Napsauta Viesti -ikkunassa työkalurivin tärkeyden ilmaisin - painiketta (Punainen huutomerkki -painike). 3. Painike vaihtaa väriä (korostusväri riippuu käyttämästäsi teemasta), värin vaihto on osoitus siitä, että toiminto on käytössä. Viestin tärkeyden määrittäminen, tapa 2 1. Kirjoita uusi viesti. 2. Napsauta Viesti-ikkunassa Asetukset - painiketta. 3. Valitse avautuvasta valikosta Asetukset. 4. Ruudulle aukeaa viestin asetukset - valintaikkuna. 5. Vaihda Viestin asetukset -kohdassa Tärkeys.
7.5.3.8 Viestin lähettäminen jakeluluettelolle Jakeluluettelo on kokoelma yhteystietoja. Sen avulla voi lähettää viestejä useista vastaanottajista koostuvalle ryhmälle. Jakeluluettelon tunnistaa Yhteystiedot kansiossa vieressä olevasta kuvakkeesta. Jakeluluettelon luominen 1. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse Jakeluluettelo. 2. Ruudulle aukeaa Jakeluluettelo -ikkuna. 3. Kirjoita Nimi-ruutuun haluamasi kansion nimi (tulee jakeluluettelon nimeksi). 4. Napsauta Valitse jäsenet -painiketta. 5. Ruudulle aukeaa Valitse jäsenet -ikkuna.
6. Valitse Näytä nimet osoitteistosta -luettelosta osoitteisto, joka sisältää jakeluluetteloon tarvittavat sähköpostiosoitteet. 7. Kirjoita nimi tai valitse se luettelosta -ruutuun haluamasi nimi. 8. Valitse nimi alla olevasta luettelosta ja valitse sitten Jäsenet. 9. Toista tämä kaikkien henkilöiden osalta, jotka haluat lisätä jakeluluetteloon ja valitse sitten OK. Jos haluat kirjoittaa tarkemman kuvauksen jakeluluettelosta, valitse Lisätietoja-välilehti ja kirjoita sitten teksti. Jakeluluettelo tallentuu Yhteystiedot -kansioon antamallasi nimellä.
7.5.3.9 Viestin lähettäminen eteenpäin Voit välittää saamasi viestin eteenpäin. 1. Avaa viesti, jonka haluat välittää. 2. Napsauta Välitä -painiketta. 3. Kirjoita vastaanottaja -kenttään sen henkilön osoite, jolle haluat viestin välittää. 4. Jos haluat lisätä viestiin omaa tekstiäsi, kirjoita teksti viestin alkuun. 5. Napsauta Lähetä -painiketta. 7.5.4 Kopioiminen, siirtäminen ja poistaminen 7.5.4.1 Tekstin kopioiminen ja siirtäminen viestin sisällä ja viestien välillä Kopioiminen ja siirtäminen (leikkaaminen) Sähköpostiviesteissä voi hyödyntää leikepöytää, kun haluaa kopioida viestin osia esimerkiksi toiseen viestiin. Leikepöydän käyttö o Muokkaa -valikon kautta o Hiiren kakkospainikkeella o kopio tai leikkaa liitä 7.5.4.2 Tekstin kopioiminen viestiin muista lähteistä Viestiin voi kopioida tekstiä esimerkiksi Word -asiakirjoista, Excel - laskentataulukoista tai muista vastaavista. Voit myös kopioida tekstiä wwwsivuilta, tai url-osoitteita leikepöydän kautta. 7.5.4.3 Tekstin poistaminen viestistä 1. Maalaa teksti tai tekstin osa, jonka haluat poistaa. 2. Paina Delete -näppäintä.
7.5.4.4 Liitetiedoston poistaminen lähetettävästä viestistä Liitteen poistaminen Liitteet-riviltä Jos viesti on HTML-muotoinen tai vain teksti -muotoinen, liitteet näkyvät Liitteet-rivillä Aihe-rivin alapuolella. 1. Napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse paikallisvalikosta Poista. Liitteen poistaminen viestin viestiosasta Jos viesti on RTF-muotoinen, liitteet näkyvät osana viestiä. 1. Valitse liite napsauttamalla sitä. 2. Paina DEL-näppäintä. 7.6. Viestien käsitteleminen 7.6.1. Toimintatavat 7.6.1.1 Sähköpostin käytön tehostamistapojen tunnistaminen Voit tehostaa sähköpostin käyttöä monilla tavoilla: luomalla kansioita siirtämällä viestit sopiviin kansioihin poistamalla epätoivotut viestit käyttämällä jakeluluetteloita automatisoimalla toimintoja
7.6.2. Osoitteiston käyttäminen 7.6.2.1 Uuden jakeluluettelon luominen 1. Napsauta Vakio-työkaluriviltä Uusi -painiketta. 2. Valitse Jakeluluettelo. 3. Anna jakeluluettelolle nimi, jota voit käyttää viestiä lähettäessäsi. 4. Lisää osoitteet jakeluluetteloon Valitse jäsenet -painikkeella. 7.6.2.2 Osoitteen lisääminen jakeluluetteloon Osoitteen lisääminen jakeluluetteloon, tapa 1. 1. Lisää osoitteet Valitse Jäsenet - ikkunassa.
Osoitteen lisääminen jakeluluetteloon, tapa 2 1. Siirry yhteystiedot näkymään. 2. Kaksoisnapsauta jakeluluettelon nimeä. 3. Ruudulle aukeaa Jakeluluettelo - valintaikkuna. 4. Napsauta Lisää uusi -painiketta. 5. Ruudulle aukeaa Lisää uusi jäsen -ikkuna. 6. Lisää uusi kirjoittamalla tiedot ikkunaan.
7.6.2.3 Osoitteen poistaminen jakeluluettelosta 7. Siirry yhteystiedot näkymään. 8. Kaksoisnapsauta jakeluluettelon nimeä. 9. Ruudulle aukeaa Jakeluluettelo - valintaikkuna. 10. Napsauta poistettava osoite aktiiviseksi. 11. Napsauta Poista -painiketta.
7.6.2.4 Osoitteiston päivittäminen saapuneesta viestistä Osoitteiston päivittäminen saapuneesta viestistä, tapa 1 Maalaa lähettäjän nimi viestissä ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Lisää Outlook-yhteystietoihin. Osoitteiston päivittäminen saapuneesta viestistä, tapa 2 Kun viet hiiren lähettäjän nimen päälle, saat näkyviin pallon näköisen toimintotunnisteen. Kun napsautat toimintotunnisteen nuolipainiketta, saat ruudulle valintaluettelon, jossa voit lisätä lähettäjän yhteystiedot osoitteistoon.
7.6.3. Viestien järjestäminen 7.6.3.1 Viestin etsiminen lähettäjän, aiheen ja sisällön mukaan Viestien etsiminen, tapa 1 1. Napsauta Etsi-painiketta vakiotyökalurivillä 2. Näyttöön tulee Etsi -rivi. 3. Kirjoita sana jonka perusteella haluat etsiä Hae -kohtaan 4. Valitse Etsi kohteesta -valintaluettelosta se kansio, jossa haluat etsinnän suorittaa. 5. Napsauta Etsi -painiketta. 6. Outlook näyttää ruudulla ne viestit, jotka täyttävät antamasi ehdon. 7. Sana voi esiintyä viestissä, otsikossa tai lähettäjän nimessä. Viestin etsiminen, tapa 2 1. Valitse Työkalut -valikosta Etsi. 2. Valitse vielä Etsi -valinta. 3. Ruudulle tulee Etsi -rivi, johon voit kirjoittaa etsinnässä tarvittavat tiedot. Viestin etsiminen, tapa 3 Outlook -ohjelmassa Etsi -komennon pikanäppäin vaihtoehto on Ctrl+E.
7.6.3.2 Uuden kansion luominen viesteille Alikansion luominen Saapuneet -kansiolle 1. Valitse Tiedosto -valikosta Uusi/Kansio. 2. Ruudulle aukeaa Luo uusi kansio -ikkuna. 3. Kirjoita kansiolle nimi Nimi -ruutuun. 4. Voit vaihtaa kansion sisältö -kohdassa kansion sisällön kuvauksen. 5. Valitse, mihin kansio sijoitetaan -kohdassa tulee valita paikka, minne kansio halutaan. 6. Napsauta OK. 7. Kansio luodaan sen kansion alikansioksi, jonka valitsit sijoitus - kohdassa. Uuden kansion luominen, tapa 2 1. Valitse Tiedosto -valikosta Kansio/Uusi kansio. 2. Ruudulle aukeaa Luo uusi kansio -ikkuna. 3. Kirjoita kansiolle nimi Nimi -ruutuun. 4. Napsauta OK. 5. Kansio luodaan sen kansion alikansioksi, jonka valitsit sijoitus - kohdassa.
Uuden kansion luominen, tapa 3 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä kansiota, johon haluat alikansion, aktiiviseksi Kaikki postikansiot -näkymässä. 2. Valitse avautuvasta paikallisvalikosta Uusi kansio. 3. Ruudulle aukeaa Luo uusi kansio -ikkuna. 4. Kirjoita kansiolle nimi Nimi -ruutuun. 5. Napsauta OK.
7.6.3.3 Viestien siirtäminen uuteen kansioon Viestien siirtäminen kansioon, tapa 1 1. Napsauta viestiä, jonka haluat siirtää hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse avautuvasta paikallisvalikosta Siirrä kansioon. 3. Ruudulle aukeaa Siirrä kohteet -ikkuna, jossa voit valita kansion mihin haluat valitsemasi viestin/viestit siirtää.
Viestien siirtäminen kansioon, tapa 2 1. Valitse viesti/viestit aktiiviseksi. 2. Vedä viesti hiirellä haluamaasi kansioon kansioluettelossa. 7.6.3.4 Viestien lajitteleminen nimen, päiväyksen mukaan Viestien lajitteleminen, tapa 1 Voit lajitella viestit napsauttamalla otsikkopainiketta. Napsauta sen kentän nimeä, minkä mukaan haluat lajitella viestit. Napsauttamalla uudestaan saat viestit käänteiseen järjestykseen. Esimerkiksi, jos lajittelit Lähettäjän mukaan, ensimmäinen napsautus vie aakkosiin nousevaan järjestykseen (a-ö) toinen napsautus laskevaan järjestykseen (ö-a). Viestien lajitteleminen, tapa 2 1. Napsauta kentän nimeä hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse avautuvasta valikosta Lajittele nousevasti tai Lajittele laskevasti.
7.6.3.5 Viestin poistaminen Viestin poistaminen, tapa 1 1. Viestin voi poistaa napsauttamalla sen ensin aktiiviseksi ja painamalla Delete. 2. Viesti siirtyy roskakoriin Viestin poistaminen, tapa 2 Napsauta viesti aktiiviseksi. 1. Napsauta vakiotyökalurivin Poista -painiketta 2. Viesti siirtyy roskakoriin 3. Voit myös poistaa avoinna olevan viestin viesti-ikkunan omalla Poista - painikkeella. Viestin poistaminen, tapa 3 1. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse avautuvasta valikosta Poista. 3. Viesti siirtyy roskakoriin Viestin poistaminen ei tuhoa sitä suoraan kokonaan. Poistetut viestit viedään roskakoriin eli Poistetut -kansioon.
7.6.3.6 Viestin palauttaminen roskakorista Viestin palauttaminen, tapa 1 Jos haluat palauttaa kohteen nopeasti, vedä kohde Poistetut-kansiosta toiseen kansioon. Voit käsitellä viestiä Poistetut kansiossa aivan kuten esim. Saapuneet kansiossakin. Jos haluat siirtää viestin takaisin alkuperäiseen kansioon, voit tarttua viestistä kiinni (kun sitä ei ole avattu) ja raahata sen hiirellä sen kansion päälle, mihin haluat viestin siirtää. Voit myös käyttää Muokkaa Siirrä kansioon -komentoa. Viestin palauttaminen, tapa 2 1. Valitse Siirry-valikosta Kansioluettelo 2. Valitse siirtymisruudusta Poistetut. 3. Valitse palautettavat kohteet (ne viestit, jotka haluat palauttaa roskakorista). 4. Napsauta valintoja hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Siirrä kansioon. 5. Valitse luettelosta kansio, johon kohteet siirretään.
7.6.3.7 Roskakorin tyhjentäminen poistetuista viesteistä 1. Siirry Kansioluettelo -näkymään. 2. Napsauta Poistetut -kansiota hiiren kakkospainikkeella.' 3. Valitse paikallisvalikosta Tyhjennä kansio Poistetut. 4. Huomaa, voit myös tyhjentää Roskakorin Sähköpostinäkymässä.
7.6.4 Tulostuksen valmisteleminen 7.6.4.1 Viestin esikatselu Viestin esikatselu, tapa 1 1. Napsauta sen viestin nimi aktiiviseksi, jota haluat esikatsella. 2. Valitse Tiedosto -valikosta Esikatselu. 3. Ruudulle aukeaa Esikatselu -ikkuna. 4. Voit muuttaa tarvittaessa sivun asetuksia ym. Esikatselu -ikkunassa. 5. Huom! HTML-muotoisia viestejä ei voi esikatsella. Viestin esikatselu, tapa 2 1. Valitse avoinna olevan viesti-ikkunan Tiedosto valikosta Tulosta. 2. Toimi samalla tavalla kuin edellisessä kohdassa.
7.6.4.2 Tulostusasetusten valinta Tekstimuotoisen viestin ja HTML-muodossa olevan viestin tulostaminen poikkeaa toisistaan hieman. Outlook käsittelee tekstitiedostoa eri tavalla. Viestin tulostaminen tapa 1 (tekstitiedosto) 1. Napsauta saapuneet kansiossa se viesti, jonka haluat tulostaa aktiiviseksi. 2. Napsauta Tulosta -painiketta vakiotyökalurivillä. Viestin tulostaminen tapa 2 1. Valitse avoimen viesti-ikkunan Tiedosto -valikosta Tulosta. Huomaa, että et voi tulostaa valintaa tekstitiedostosta. Myös käytettävissä oleva tulostin saattaa asettaa omia rajoituksiaan tulostukseen.
Valinnan tulostaminen Jos viesti on sopivassa muodossa, voit tulostaa myös osan tekstistä. 1. Maalaa teksti, jonka haluat tulostaa. 2. Valitse Tiedosto/Tulosta. 3. Laita valintamerkki Tulosta -ikkunassa Sivuvälikohdassa Valinta - kohtaan. 4. Napsauta Tulosta. Usean viestin tulostaminen 1. Valitse tulostettavat viestit napsauttamalla ne aktiivisiksi. Voit valita peräkkäiset viestit valitsemalla ensimmäisen kohteen sekä pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja valitsemalla viimeisen kohteen. Jos valittavat kohteet eivät ole peräkkäin, valitse ensin yksi kohde ja pidä CTRL-näppäintä alhaalla samalla, kun valitset muut kohteet. Voit valita kaikki kohteet valitsemalla Muokkaa-valikosta Valitse kaikki. 2. Valitse Tiedosto-valikosta Tulosta.