1.10.2020 KA/20431/00.01.00/2020 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2022 2025
S I S Ä LTÖ 1 JOHDANTO... 1 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS... 1 3 KANSALLLISARKISTON KESKEISET TAVOITTEET... 3 4 TOIMINNAN LINJAUKSET... 5 TOIMINNAN PAINOPISTE 5 Sähköinen arkistointi... 5 Massadigitointi... 5 Digitointi mahdollistaa palveluiden laajamittaisen uudistamisen... 6 AINEISTON VASTAANOTTO 6 AINEISTON DIGITAALINEN HALLINTA 7 AINEISTON KÄYTTÖÖN SAATTAMINEN 8 SISÄISET PALVELUT 9 VOIMAVARAT 12 5 TALOUSSUUNNITELMA... 14 LIITTEET... 17
1 1 JOHDANTO Kansallisarkiston toiminnan ja talouden suunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan johtamista ja tuloksellisuutta sekä muodostaa pohja vuotuisten tulostavoitteiden asettamiselle ja talousarvion laatimiselle. Suunnitelma perustuu Kansallisarkiston strategiaan. Siinä on huomioitu pääministeri Sanna Marinin hallituksen ohjelma, julkisen hallinnon yhteisten palveluiden strategiasuunnitelma, opetus- ja kulttuuriministeriön strategia sekä opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallisarkistolle antama ohjaus. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Pääministeri Marinin hallitusohjelman mukaan julkisten palveluiden tulee olla digitaalisesti kansalaisten ja yritysten saatavilla vuoteen 2023 mennessä. Julkisen tiedon entistä laajempaa ja tehokkaampaa hyödyntämistä koko yhteiskunnassa edistetään. Hallinnon toiminnassaan tuottamien sähköisten tietojen tulisi olla keskitetysti ja yhtenäisten periaatteiden mukaisesti käytettävissä yhteiskunnalliseen päätöksentekoon, tieteelliseen tutkimukseen ja kansalaisten tieto tietotarpeisiin. Julkishallinnon ja tutkimuksen digitalisoituminen muuttaa Kansallisarkiston tehtävien toteuttamistapaa. Sähköiset arkistointi- ja käyttöpalvelut mahdollistavat uudenlaisten palvelujen tuottamisen viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille. Digitaaliset aineistot vahvistavat tekoälyyn ja semanttisiin järjestelmiin perustuvien menetelmien käyttöä tutkimuksessa. Aineistojen koneluvun edistäminen mullistaa tavan hakea tietoa suurista tietomassoista. Kansallisarkisto osallistuu kansainvälisiin hankkeisiin kehittääkseen osaamistaan ja edistääkseen palveluidensa ja toimintojensa kansainvälistä yhteentoimivuutta. Kansallisarkisto ottaa vastaan valtionhallinnon arkistoitavia aineistoja ainoastaan digitaalisessa muodossa. Samalla edistetään digitaalisten yksityisarkistojen vastaanottoa. Digitaalisen aineiston uudelleenkäyttöarvo on analogista aineistoa huomattavasti suurempi. Tavoitteena on välttää arkistotilojen lisärakentamista ja siitä aiheutuvia vuokrakustannuksia ja ympäristövaikutuksia. Vuoden 2020 alussa voimaantulleen tiedonhallintalain mukaisesti julkishallinnossa ei enää synny analogisessa muodossa säilytettäviä aineistoja vuodesta 2022 alkaen.
2 Valtioneuvosto jatkaa tietopolitiikan edistämistä korostamalla julkisen tiedon avoimuutta. Näin tuetaan myös uudelleenlaaditun avoimen datan direktiivin (PSI-direktiivi, (EU) 2019/1024) kansallista toimeenpanoa. Kansallisarkistolla on digitalisoituvassa maailmassa mahdollisuus vahvistaa vaikuttavuuttaan merkittävästi. Kansallisarkisto vastaa Suomen valtiollisen ja yhteiskunnallisen historian tallentamisesta. Tämän tiedon saattaminen sähköisessä muodossa tutkimuksen käyttöön ja kaikkien ulottuville vaikuttaa yhteiskunnan toiminnan perusteisiin: luottamukseen, osallisuuteen, demokratiaan, yhdenvertaisuuteen, jatkuvaan oppimiseen sekä hyvinvointia tukevien palveluiden kehittämiseen. Tekoälyä voidaan Kansallisarkiston toiminnassa hyödyntää monin tavoin. Tekoälyn avulla voidaan luoda aineistoille automaattisesti metatietoja, lukea käsinkirjoitettuja tekstejä, tuottaa asiakaspalveluja ja tehostaa digitoinnin työvaiheita, kuten automaattista laadunvarmistusta. Pidemmällä aikavälillä nämä muutokset lisäävät toiminnan tuottavuutta. Näiden näkymien toteutuminen edellyttää Kansallisarkiston toiminnan ja resurssien määrätietoista kehittämistä. Tiedonhallintalaki on vaikuttanut Kansallisarkiston asemaan asiakirjatiedon elinkaaren tärkeimpänä ohjaajana. Ohjaustehtävän jakaantumisen suunnittelu eri toimijoille on kesken, mutta riskinä on julkishallinnon tiedonhallinnan yhtenäisyyden ja tiedon käytettävyyden heikkeneminen. Tätä pyritään välttämään sillä, että Kansallisarkisto osallistuu tiedonhallintalautakunnan joidenkin jaostojen toimintaan. Lain todelliset vaikutukset julkishallinnon tiedonhallintaan selviävät vasta tiedonhallintalaissa säädettyjen siirtymäkausien päätyttyä. Arkistolain uudistaminen käynnistyy todennäköisesti vuonna 2021. Uudistamistyön yhteydessä tulee erityisesti selkeyttää Kansallisarkiston tiedonhallinnan ohjausvastuita, määrittää sähköisen arkistopalvelun asema julkishallinnon palvelukokonaisuudessa, AHAAn rooli kansallisena metatietopalveluna, mahdollistaa käyttörajoitettujen aineistojen verkkokäyttö sekä laatia yleisen edun mukaisena arkistona toimimisen kriteerit. Lain valmistelussa otetaan huomioon Ruotsin ja Norjan arkistolakien uudistamisessa linjatut periaatteet ja tehtävämääritykset sekä EU:n jäsenmaidensa tavoitteeksi asettamien tiedonhallinnan ja arkistoinnin yhteisten eurooppalaisten käytäntöjen toteuttaminen Suomessa. Kesällä 2020 valmistui laaja arkistolain uudistamistarpeita käsittelevä esiselvitys.
3 3 KANSALLLISARKISTON KESKEISET TAVOITTEET Kansallisarkiston strategia 2025 julkaistiin maaliskuussa 2020 ja se on saatavilla osoitteessa www.arkisto.fi/strategia2025. Kansallisarkisto huolehtii yhdessä valtioneuvoston, viranomaisten ja yksityisarkistosektorin kanssa siitä, että Suomen asiakirjallinen kulttuuriperintö tallennetaan digitaalisesti ja saatetaan yhä laajemmin ja monipuolisemmin käyttöön. Aineistojen parantuva saatavuus ja hyödynnettävyys tukevat tutkimusta, innovaatioita, jatkuvaa oppimista ja sivistystä. Ne lisäävät yhdenvertaisuutta ja osallisuutta, luovat edellytyksiä merkitykselliselle elämälle sekä tukevat näin luottamusta yhteiskunnallisiin instituutioihin ja vahvistavat demokratiaa. Kulttuurihistoriallisesti vanhin ja arvokkain asiakirjallinen kulttuuriperintö säilytetään myös alkuperäisessä analogisessa muodossa. Uudemmasta aineistosta säilytetään digitoinnista huolimatta riittävä määrä aineistoa myös analogisessa muodossa, jotta eri aikakausien asiakirjakirjakäytännöistä tallentuu edustava kuva. Kansallisarkiston strateginen painopiste on digitaalisten palveluiden kehittämisessä: massadigitoinnin ja takautuvan digitoinnin edistämisessä, syntysähköisen aineiston vastaanoton vauhdittamisessa, aineistojen monipuolista käyttöä edistävien palveluiden kehittämisessä sekä näitä tavoitteita vastaavan osaamisen uudistamisessa. Kansallisarkisto tukee avointa tutkimusta ja keskustelua Suomen historian kipeistäkin kysymyksistä. Arkistoitavien aineistojen yhteiskunnallisen edustavuuden varmistaminen on tärkeä osa Kansallisarkiston tehtävästä. Sitä tuetaan myös Kansallisarkiston ja yksityisten arkistojen yhteisellä proaktiivisella hankintapolitiikalla. Viranomaisaineistojen massadigitointiin nivoutuu suuri määrä muuta kehittämistyötä, minkä avulla digitoinnin ja tarpeettoman analogisen aineiston hävittämisen hyödyt toteutuvat. Näitä massadigitointiin liittyviä tehtäviä ovat muun muassa sähköisen arkistopalvelun toteuttaminen, sisällöntunnistamisen kehittäminen ja metatietojen tuottamisen automatisointi. Myös Kansallisarkiston aineistonhallintajärjestelmätyö sekä Kansallisarkistossa jo olevien aineistojen takautuva digitointi ovat keskeisiä toiminnan ja palveluiden digitalisoimista tukevia toimia. Kuntien ja mahdollisesti perustettavan maakunta- tai aluehallinnon aineistojen sähköinen arkistointi sekä analogisten aineistojen digitointi ja käyttökäytännöt tulevat ratkaistavaksi. Kansallisarkisto pyrkii suunnittelukaudella vahvistamaan omien substanssijärjestelmiensä sovelluskehityksen ja ylläpidon vaatimia voimavaroja.
Digitalisaatiosta johtuviin uusiin osaamistarpeisiin vastaaminen sekä siitä johtuvat uudet työtehtävät edellyttävät sekä rekrytointien suuntaamista digitaaliseen osaamiseen että jatkuvaa panostusta henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Syksyllä 2020 Kansallisarkistossa työskenteli 40 henkilöä, jotka ovat täyttäneet 60 vuotta. Se on lähes neljännes laitoksen vakituisesta henkilöstöstä. Ikääntyneen henkilöstön toimintakyvyn varmistaminen sekä jatkuvuuden turvaaminen vaativat erityishuomiota. Samalla eläköityminen mahdollistaa osaamisen uudistamista ja uudelleen suuntaamista. 4 Mikäli rahoitustaso ei käänny nousuun, henkilöstön määrä vähenee edelleen, lukuun ottamatta massadigitointiin kohdistettavia resursseja sekä erityisrahoituksella tai kilpaillulla rahoituksella toteutettavia määräaikaisia tutkimus- ja kehittämishankkeita ja liiketoimintaa. Niukkojen resurssien tilanteessa tulee ratkaistavaksi, mitä palveluita supistetaan tai mistä luovutaan, sekä miten henkilöstöä kohdennetaan toiminnan tuottavuutta parantaviin digitaalisiin palveluihin. Kansallisarkisto on vuodesta 2017 toiminut yhtenä virastona, jonka kaikissa toimipaikoissa hoidetaan valtakunnallisia tehtäviä. Koronavirusepidemia on kiihdyttänyt paikkariippumatonta työskentelyä. Kyseessä on pysyvä ilmiö, joka tehostaa toimintaa ja lisää hyvinvointia, mutta johon liittyy myös monia ratkaistavia asioita, kuten yhteisöllisyyden varmistaminen. Johtamisessa korostetaan arvostusta ja avoimuutta sekä yhdessä tekemistä ja verkottunutta toimintatapaa. Organisaatiokulttuuria kehitetään kohti valmentavaa ja itseohjautuvaa toimintatapaa. Myös sisäistä ja ulkoista viestintää, asiakaslähtöisyyttä, hyvää työilmapiiriä sekä yhteisöllisyyttä kehitetään. Toiminnan ympäristövaikutukset otetaan huomioon päätöksenteossa ja viraston arjessa. Nämä toimet lisäävät myös toiminnan tuloksellisuutta. Kansallisarkiston aineisto-, toimitila- ja digitaalisen turvallisuuden sekä tietosuoja- ja turvallisuuskulttuurin kehittäminen ovat suunnittelukaudella toiminnan keskiössä. Näillä varmistetaan aineistojen pysyvä säilyminen ja muuttumattomuus. Nelivuotiskauden tavoitteena on Kansallisarkiston toimintaresurssien pysyvä nostaminen toiminnan laajuuden sekä digitalisoituvan luonteen edellyttämälle tasolle. Julkista hallintoa palvelevaa liiketoimintaa kehitetään. Kumppanuustoiminnan (kuten digitointi) ja erillisrahoitettujen hankkeiden määrää pyritään lisäämään.
5 4 TOIMINNAN LINJAUKSET Toiminnan painopiste Sähköinen arkistointi Kansallisarkisto vastaa julkishallinnon sähköisen arkistoinnin kehittämisestä antamalla sitä tukevia päätöksiä, osallistumalla tiedonhallintalautakunnan jaostoissa valmisteltavien suositusten laadintaan, ohjaamalla ja kouluttamalla julkishallinnon organisaatioita sekä kehittämällä arkistoinnin työkaluja ja tukipalveluita. Valtionhallinnosta otetaan vastaan ainoastaan digitaalista aineistoa. Suurin osa valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevasta arkistoitavasta analogisesta aineistosta kuuluu massadigitoinnin tiekartalle. Loppuosa analogisesta aineistosta on massadigitointiin sopimatonta aineistoa, jonka organisaatiot digitoivat Kansallisarkiston digitointikriteerien mukaisesti ennen siirtoa Kansallisarkistoon. Sähköisen arkistopalvelun käyttöönotto on alkanut vaiheittain keväästä 2020 alkaen. Vuoden 2021 aikana käynnistetään syntysähköisen aineiston systemaattinen vastaanotto. Samalla luovutaan digitaaliarkistosta, kun sen migraatiot sähköiseen arkistopalveluun valmistuvat. Massadigitointi Kansallisarkisto jatkaa massadigitointia siihen osoitetun määrärahan mahdollistamassa laajuudessa. Toistaiseksi massadigitoinnin rahoitus mahdollistaa vuosittain noin 1500 hyllymetrin digitoinnin, minkä seurauksena valtionhallinnon aineistojen muuttaminen digitaaliseen muotoon vie huomattavasti suunniteltua pidempään. Samalla hallinnolle koituvat kustannussäästöt realisoituvat hyvin hitaasti. Vuoden 2020 aikana on suunniteltu ja valmisteltu massadigitoinnin ympäristön laajentamista Helsingistä Kansallisarkiston keskusarkistoon Mikkeliin, missä toiminta käynnistyy vuoden 2021 alussa. Samalla Kansallisarkisto pyrkii vahvistamaan alueellista yhteistyötä ja etsimään erilaisia mekanismeja lisätä massadigitoinnin taloudellisia ja muita resursseja. Valtionhallinnon aineistojen massadigitointi toteutetaan tiekartan mukaisessa järjestyksessä. Massadigitoitavaa aineistoa on 145,3 hyllykilometriä. Massadigitointiin soveltumatonta aineistoa on
6 lisäksi 16,7 hyllykilometriä ja muuta massadigitoinnin ulkopuolelle rajattua aineistoa arviolta 19 hyllykilometriä. Kunnat huolehtivat itse aineistojensa mahdollisesta digitoinnista. Aineistojen hävittämiseen tähtäävä digitointi toteutetaan Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti. Digitointi mahdollistaa palveluiden laajamittaisen uudistamisen Kansallisarkisto tehostaa maksullista palvelutoimintaansa, kehittää liiketoimintaansa ja edistää viranomaisten aineistojen digitointia sekä omaa takautuvaa ja asiakaslähtöistä digitointiaan. Kansallisarkisto käynnistää suunnittelukauden alussa digitaalisen palvelutuotannon toteuttamisen hajautetussa toimintaympäristössä niin, että maksullista digitointia, takautuvaa digitointia sekä asiakasja kumppanuusdigitointia voidaan toteuttaa Helsingin toimipaikan lisäksi myös Kansallisarkiston muissa toimipaikoissa. Tavoitteena on taloudellisesti kestävällä tavalla lisätä digitaalisesti saatavilla olevaa aineistoa, reagoida aiempaa nopeammin erilaisiin asiakas- ja kumppanuustarpeisiin, tukea toimipaikkariippumattomia prosesseja sekä tehostaa voimavarojen käyttöä toimintatapoja kehittämällä sekä tehtäviä uudelleen kohdentamalla. Työssä hyödynnetään massadigitoinnissa opittuja toimintatapoja. Digitoinnilla voidaan myös turvata aineistoja kulumiselta sekä suojella niitä varkauksilta ja muulta häviämiseltä. Mikrofilmisalien ja muiden asiakaskäytöstä vapautuvien tilojen käyttöä tehostetaan ottamalla niitä soveltuvin osin digitoinnin tuotantokäyttöön. Vapaana olevaa säilytystilaa voidaan vuokrata määräajaksi kunnille ja muille viranomaisille sekä toteuttaa niiden aineistojen digitointia maksullisena palvelutoimintana. Maksullisista palvelutoimintaa voidaan toteuttaa harkinnan mukaan myös muille kuin viranomaisille. Mahdollisuuksia digitoinnin erikoistumiseen muiden toimipaikkojen osalta selvitetään strategiatyön osana. Aineiston vastaanotto Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa sähköisen arkistopalvelun suunnittelusta ja toteuttamisesta, mihin Kansallisarkisto osallistuu. Keväällä 2020 valmistunut palvelun ensimmäinen vaihe mahdollistaa digitoidun aineiston vastaanoton, säilyttämisen ja käyttöön antamisen. Syntysähköisen aineiston tarvitsemat toiminnallisuudet toteutetaan asteittain siten, että palvelu kokonaisuudessaan valmistuu vuoden 2022 aikana.
Kansallisarkisto panostaa suunnittelukaudella sähköisen arkistopalvelun kehittämiseen julkishallinnon arkistoinnin infrastruktuuriksi. Kehitettävät tukipalvelut ja työkalut mahdollistavat entistä monipuolisemman aineiston siirtämisen. 7 Viranomaiset tuottavat siirrettävien aineistojen luettelointi- ja kuvailutiedot AHAA:n viranomaiskäyttöliittymällä, joka otetaan käyttöön vuoden 2021 aikana. Kansallisarkistossa säilytettävän ja kulttuurihistoriallisen arvon perusteella edelleen vastaanotettavan analogisen aineiston sijoittamista ohjaa sijoituspolitiikka, joka määrittää sijoitussuunnittelussa noudatettavat periaatteet ja kriteerit. Säilytystilojen käyttö perustuu suunnitelmalliseen ja tehokkaaseen aineistojen sijoittamiseen, jossa erilaiset asiakastarpeet sekä toiminnalliset, logistiset ja tietoturvaan liittyvät näkökohdat on sovitettu yhteen. Massadigitoinnin tiekartan aineistojen ohella yksinomaan analogisessa muodossa säilytettävän vähemmän käytetyn aineiston säilyttäminen keskittyy keskusarkistoon Mikkelissä. Kansallisarkisto on käynnistänyt digitaalisten yksityisten arkistoaineistojen vastaanoton pilotoinnin vuonna 2019. Digitaalisen yksityisen arkistoaineiston vastaanotto ja käyttö pyritään laajentamaan suunnittelukaudella arkistosektorin yhteiseksi palveluksi, jolloin voidaan huomioida yksityisiä arkistoaineistoja tuottavan toiminnan moninainen luonne viranomaistyyppisestä järjestötoiminnasta yksityisen kansalaisen toimintaan sosiaalisen median verkostoissa. Tämä edellyttää rahoituksen järjestymistä. Toteutus perustuu Kansallisarkiston käyttämiin tietojärjestelmiin ja palveluihin. Yksityisarkistoasiain neuvottelukunnan rooli palvelun merkityksen ja rahoitustarpeen korostamisessa on keskeinen. Aineiston digitaalinen hallinta Digitaalinen hallinta on metatietojen rikastamista ja metatietojen tuottamisen automatisointia sisältötunnistetusta datasta. Metatietotyössä painopiste on AHAA-järjestelmään konvertoidun metatiedon laadun varmistamisen edellyttämässä jälkimigraatiotyössä. Jälkimigraatiotyön kokonaisresurssiarvio on 24 henkilötyövuotta. Suunnittelukauden tavoitteena on konservointiresurssien lisääminen. Riittävien konservointiresurssien puuttuessa konservointitoiminta keskittyy yksinomaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaimpien aineistojen konservointiin ja säilyvyyden varmistamiseen. Itsetuhoutuvien eli materiaalin ominaisuuksien perusteella suhteellisen nopeasti lukukelvot-
tomiksi vaurioituvien aineistojen (esim. AV-aineistot, tietyt piirustuskopiomateriaalit ja osa rautagallusmustepitoisista asiakirjoista sekä mikrofilmit ja -kortit) tunnistamista ja digitointia edistetään. 8 Aineistojen hallinnan henkilöresursseja käytetään myös käsin- ja konekirjoitetun sisällön automaattisen tunnistamisen edellyttämässä opetusaineistojen valmistelussa sekä digitoinnin esivalmistelussa. Nämä tehtävät lisääntyvät voimakkaasti digitointimäärien kasvaessa ja tekstintunnistustyön laajentuessa. Aineistohallintajärjestelmä otetaan käyttöön kaikissa toimipaikoissa. Aineiston käyttöön saattaminen Asiakaspalvelussa ohjataan asiakkaita digitaalisten asiakirjojen ja sähköisten palveluiden itsepalvelukäyttöön. Astian jatkokehittäminen virtuaalisen tutkijasalikonseptin mukaisesti edellyttää tarvittavan rahoituksen varmistamista. Virtuaalinen tutkijasali mahdollistaa näyttö- ja käyttörajoitetun aineiston verkkokäytön sekä erillisistä hakuliittymistä luopumisen. Lisäksi luodaan menetelmät rekistereiden ja tietokantojen arkistoitujen sisältöjen tutkimuskäyttöön. Tietopyyntöpalvelun digitalisoinnin tavoitteena on, että valtaosa tietopyynnöistä tehdään sähköisen asioinnin lomakkeilla, pyyntöjen sisäinen käsittely ja jakelu on pääosin automatisoitu, käytössä on verkkomaksaminen ja suuri osa tietopyyntösuoritteista toimitetaan asiakkaille sähköisesti tietoturvallisella tavalla. Asiakasnäkökulmasta tavoitteena on, että kaikki tietopyynnöt käsitellään lainsäädännön edellyttämissä määräajoissa. Jäljenteiden digitaalinen toimitustapa otetaan käyttöön kaikissa toimipaikoissa. Tutkijasalipalvelut sopeutetaan fyysisten asiakaskäyntien vähenemiseen. Aineiston käytettävyyden kehittämisessä keskitytään sekä käsinkirjoitetun että konekirjoitetun tekstin koneelliseen tunnistamiseen. Tämä tapahtuu osana massadigitointia ja takautuvaa digitointia. Tekstintunnistus mahdollistaa tekstin sisältöhaut. Tavoitteena on, että Kansallisarkisto tarjoaa vuosittain yli miljoona sivua automaattisesti tunnistettua käsinkirjoitettua tekstiä tutkijoiden ja kansalaisten käyttöön. Tämä luo täysin uusia tutkimusmahdollisuuksia käsinkirjoitettuun arkistoaineistoon. Suunnitelman toteutuminen edellyttää erillisrahoitusta. Kansallisarkisto on yksi vuonna 2019 toimintansa käynnistäneen eurooppalaisen READ-COOP osuuskunnan (European Cooperative Society) perustajajäsenistä. Tämä mahdollistaa täysipainoisen osallistumisen käsinkirjoitetun tekstin tunnistamisteknologian ja siihen kytkeytyvien palveluiden kehittämiseen ja hyödyntämiseen ensimmäisten toimijoiden joukossa maailmassa.
9 Sisältötunnistettua tekstiä analysoidaan modernein menetelmin myös metatietojen tuottamisen automatisoimiseksi. Arkistokuvailun kansainvälisen käsitemallin (ICA RiC-CM) julkaisun jälkeen Kansallisarkisto aloittaa kansallisen arkistokuvailujärjestelmän jatkokehittäminen yhdessä arkistosektorin ja tärkeimpien sidosryhmien kanssa 2021. Uusi arkistokuvailujärjestelmä tukee erityyppisten arkistoaineistojen elinkaaren eri vaiheissa tapahtuvan kuvailun integrointia sekä edistää muistiorganisaatioiden kuvailun yhdenmukaisuutta ja yhteisten palveluiden käyttöönottoa. Suunnittelukaudella haetaan kumppanuuksia digitaalisten aineistojen uudelleenkäyttöä edistävien verkkosisältöjen tuottamiseen. Tavoitteena on lisätä yhteistyötä Venäjän ja Pohjoismaiden arkistojen kanssa edistämällä keskeisten aineistokokonaisuuksien verkkokäyttöä. Näyttely- ja julkaisuproduktioita toteutetaan ulkopuolisten resurssien tuella. Sisäiset palvelut Henkilöstö Kansallisarkiston strategian toteuttaminen edellyttää osaamisen ja hyvinvoinnin vahvistamista. Koronaepidemia kiihdyttää työelämän muutosta kohti monipaikkaista ja itseohjautuvaa työskentelyä. Näihin haasteisiin vastaaminen on suunnittelukauden keskeinen tavoite. Onnistuminen edellyttää luottamukseen, arvostukseen ja yhdessä tekemiseen perustuvaa työkulttuuria. Korona-ajan joustavat henkilöstökäytänteet tukevat kehitystä. Esimiestyön ja johtamisen sekä yhteisten toimintatapojen tukea koko henkilöstölle kehitetään. Yhteistyötä työterveyshuollon kanssa ja henkilöstön varhaista tukea vahvistetaan. Uudistumisen ja henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu. Syksyllä 2020 Kansallisarkistossa työskentelee 40 henkilöä, jotka ovat täyttäneet 60 vuotta. Se on lähes neljännes viraston vakituisesta henkilöstöstä. Vuonna 2020 eläköitymisiä ennakoidaan olevan yhteensä 15. Voimakas eläköityminen mahdollistaa osaltaan resurssien uudelleen kohdentamista ja osaamisen uudistamista, mutta on haaste jatkuvuudelle. Digitaalisten toimintojen osaamisella on keskeinen paino rekrytoinnissa ja oppimisessa. Henkilöstörakenne muuttuu entistä asiantuntijavaltaisemmaksi, kun suorittavaa työtä automatisoidaan tai ulkoistetaan. Henkilöstösuunnittelun ja olemassa olevan osaamisen tunnistamisen merkitys korostuu. Ikääntymisen edellyttämä tuki työssä, rekrytointiprosessit sekä osaamisen siirto vaativat erityishuomiota.
Oppiminen on keskeinen osa organisaation menestystä. Sitä tukevat muun muassa laajat toimenkuvat, yhdessä tekeminen, mentorointi ja verkostoitunut toimintatapa sekä mahdollisuus verkkoopiskeluun (eoppiva). Oppimisen tukea kehitetään. Kansallisarkisto ottaa käyttöön Palkeiden Osaava-palvelun, jossa tavoitejohtamisella kehitetään viraston päämääriä palvelevaa osaamista. 10 Viestintä Viestinnässä suunnittelukauden tavoitteet ovat sekä viranomaisviestinnän että tutkimuskentän viestintäyhteistyön kehittäminen, asiakasviestinnän kehittäminen, saavutettavien koti- ja intranetsivujen lanseeraaminen, pohjoismaisen yhteistyön syventäminen, hallinnon avoimuuden lisääminen sekä henkilöstön viestintävalmiuksien kehittäminen. Työyhteisöviestinnässä korostuu yhdessä tekemisen edellyttämä tiedon kulku sekä yhteisöllisyyden kehittäminen. Saavutettavuus, visuaalisuus ja vuorovaikutteisuus ovat suunnittelukaudella keskeisessä asemassa. Verkkoviestinnän rooli kasvaa edelleen. Yhteisöllisyyden ylläpitäminen ja vahvistaminen monipaikkaisessa ja paikkariippumattomassa työkulttuurissa edellyttää panostuksia niin koko Kansallisarkiston kuin sen pienyhteisöjen yhteydenpitoon, yhteiseen kehittämiseen ja viestintään. Viestintä tukee henkilöstökokemusta tavoitteena yhdenvertainen, hyvinvoiva ja uudistuva työyhteisö. Työskentelyn tekninen tuki Kansallisarkiston ICT-palveluita tuottavat tutkimus- ja asiantuntijapalveluiden asiantuntijat ja Valtori. Muiden kuin toimialasidonnaisten järjestelmien riskejä pienennetään siirtymällä Valtorin tuottamien yhteisten palveluiden käyttöön. Näitä ovat muun muassa käyttäjähallinta, palvelin- ja pilvipalveluratkaisut, Valtti-päätelaitepalvelu sekä kotisivu- ja intranet-ratkaisut. Monipaikkainen ja paikkariippumaton toimita edellyttää Kansallisarkiston tietoliikennepalveluiden, mobiili- ja etäyhteyksien sekä sähköisten työskentely-ympäristöjen jatkuvaa kehittämistä. Toimipaikoissa käytetään valtionhallinnon yhteisiä tietoliikennepalveluita (Reitti- ja VY-verkko). Myös digitoinnin hajauttaminen toimipaikkoihin edellyttää tietoliikenneyhteyksien parantamista. Vahva sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön suunnittelukaudella.
11 Toimitilat Kansallisarkiston toiminta on poikkeuksellisen tilaintensiivistä. Toimitilakustannukset ovat vuonna 2020 noin 39 prosenttia Kansallisarkiston budjettirahoituksesta. Kansallisarkisto toimii yhdeksällä paikkakunnalla ja on pitkälti sidottu nykyiseen toimitilakantaansa johtuen rakennuksissa säilytettävistä arkistoaineistoista. Tavoitteena on, että arkistotiloja ei enää rakenneta paperiaineistojen säilytyskapasiteetin kasvattamiseksi. Tavoitteen toteutuminen riippuu massadigitoinnin resursoinnista. Tarvetta ja mahdollisuutta hyödyntää valtionhallinnon muita arkistotiloja aineistojen välivarastoinnissa ennen digitointia selvitetään. Kansallisarkiston tavoittelee tilankäytön tehostamista vuokraamalla tilojaan tutkimushankkeille ja muuhun kumppanuustoimintaan, kuten digitointiin. Yhteiskäyttömahdollisuuksia muiden toimijoiden, erityisesti viranomaisten, kanssa selvitetään. Selvitettäviksi tulevat uuden monipaikkaisen ja paikkariippumattoman työkulttuurin vaikutukset tilojen käyttöön. Kansallisarkisto toimii Senaatti-kiinteistöiltä vuokratuissa tiloissa (pl. Vaasan toimipaikka). Vuokranantaja vastaa tilojen kunnosta ja korjauksista. Vuokranantajan toteuttamia remontteja on käynnissä tai suunnitteilla kaikissa Kansallisarkiston toimipaikoissa. Yhteistyötä Senaatti-kiinteistöjen kanssa organisoidaan uudelleen ja systematisoidaan. Sisäilmatyötä jatketaan yhteistyössä henkilöstön, työterveyshuollon ja Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Aineistoturvallisuuden varmistaminen on Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä ja prioriteetti. Tätä työtä tehdään toimitilapalveluiden ja tietopalvelut-palvelualueen läheisenä yhteistyönä. Suunnittelukaudella tavoitteet priorisoidaan vuonna 2019-2020 tehdyn turvallisuuskartoituksen avulla. Tavoitteena on yhtenäinen suojaustaso eri toimipaikoissa sekä muun muassa erityissuojattujen tilojen kehittäminen. Rauhankadun kiinteistössä kansallisen kulttuuriperinnön säilyttämiseen käytettävät tilat ja säilytysratkaisut ovat sekä toiminnallisesti että teknisesti vanhentuneita. Kiinteistössä ovat vireillä myös vuokravaikutteinen julkisivuremontti ja esteteettömyysinvestointi.
12 Turvallisuus Aineisto-, toimitila ja digitaalisen turvallisuuden kehittäminen on Kansallisarkiston keskeinen tavoite suunnittelukaudella. Turvallisuuden kehittämisessä hyödynnetään 2019 2020 toteutettua Kansallisarkiston turvallisuuskartoitusta. Aineistologistiikan ja tilanhallinnan kehittämisessä varmistetaan erityissuojattavien aineistojen tilaus-, käsittely- ja säilytysketjun turvallisuus. Erityissuojattaviin aineistoihin liittyvät tarpeet otetaan alusta saakka huomioon aineistojen vastaanotossa ja sijoittamisessa sekä muussa käsittelyssä. Erityisaineistoja myös digitoidaan erityisesti niiden käyttöturvallisuuden varmistamiseksi. Olennainen osa Kansallisarkiston turvallisuuden kehittämistä on henkilöstön ja asiakkaiden yleisen turvallisuustietoisuuden ja -osaamisen lisääminen sekä turvallisuuskulttuurin vahvistaminen. Kestävä kehitys Kansallisarkisto toteuttaa kestävää kehitystä kaikessa toiminnassaan. Talous Kansallisarkiston talouspalveluita kehitetään yhteistyössä valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden kanssa. Toiminnan ja talouden seurantaa, analysointia ja ennustamista sekä projektinhallintaa vahvistetaan. Hankinta-prosessi ja sopimushallinta toteutetaan kokonaisvaltaisesti Kansallisarkistossa. Voimavarat Kansallisarkiston voimavaratarve kasvaa, sillä sen aineistomäärät ja niihin liittyvät tehtävät lisääntyvät pysyväisluonteisesti. Aineistojen siirtyminen Kansallisarkistolle tuo säästöjä viranomaisille, mutta lisää Kansallisarkiston kuluja. Analogiset aineistot ja niihin liittyvät palvelut säilyvät digitaalisten aineistojen rinnalla. Aineistojen käyttömahdollisuudet moninkertaistava ja henkilövoimavaroja säästävä aineistojen digitalisointi edellyttää voimakkaita investointeja. Kansallisarkiston voimavarat kehittyivät myönteisesti vuoden 2019 ja 2020 aikana, kun niihin tehtiin aluksi 1,5 miljoonan euron, vuodesta 2022 alkaen 1 miljoonaan euroon vähenevä, tasokorotus.
Tasokorotus on mahdollistanut Kansallisarkiston normaalin toiminnan ilman henkilöstövähennyksiä. Tasokorotus ei tuonut kestävää ratkaisua Kansallisarkiston resurssitarpeisiin. 13 Palveluiden digitalisoitumisesta seuraa Kansallisarkistolle paitsi kehittämiskustannuksia, myös toimintamenolisäyksiä, kun tallennuskapasiteettiä ja digitaalisia palveluita hankitaan yhteistyökumppaneilta (esim. CSC). Tekstintunnistuksen laajamittainen käyttöönotto mullistaa tutkimusmahdollisuudet, mutta kasvattaa samalla Kansallisarkiston menoja. Kansallisarkiston toiminnan välttämättömät kehitystarpeet edellyttävät erillisrahoitusta. Massadigitointi on käynnissä vuotuisen 1,5 miljoonan euron rahoituksen turvin, mutta rahoitus on aineistojen kokonaismäärän nähden riittämätön. Sisäisten palveluiden osalta meneillään on niin ikään voimakas digitalisoituminen. Tavoitteena suunnittelukaudella on, että Kansallisarkisto pystyy valtion konserniajattelun mukaisesti hyödyntämään valtionhallinnon yhteisiä palveluita entistä laajemmin. Samalla, kun nämä palvelut toisaalta tehostavat viraston toimintaa, seuraa niiden käyttöönotosta merkittäviä kustannuksia. Työhyvinvointia parannetaan ja henkilöstövoimavarojen käyttöä tehostetaan toimintatapaohjelmalla, jossa henkilöstölle ja esimiehille annetaan tukea muutoksessa kohti valmentavaa kulttuuria, uutta yhteisöllisyyttä, digitalisaation edellyttämää oppimista sekä asiakaslähtöistä ja vuorovaikutteista toimintatapaa. Ohjelma huomioi myös ikääntymisen ennakoivasti. Kansallisarkiston konservointiresurssit eivät riitä asiakirjallisen kulttuuriomaisuuden säilymisen turvaamiseen lain edellyttämällä tavalla. Niihin tarvittaisiin usean henkilötyövuoden pysyvä lisäys. Kansallisarkiston vastuulla olevat tutkimushankkeet toteutetaan erillisrahoituksella. Suomalaisten vaiheet Venäjällä vuoden 1917 lokakuun vallankumouksen jälkeen tutkimushanke käynnistyi syksyllä 2020 ja päättyy vuoden 2025 lopussa. Hankkeen kokonaisarvo on 2,08 miljoonaa euroa. Kansallisarkisto jatka vuonna maksullisen palvelutoiminnan ja liiketoiminnan kehittämistyötä. Koska mahdollisuutta suuriin investointeihin ei ole, laajennetaan toimintaa vaiheittain. Toiminta toteutetaan taloudellisesti kannattavana, mutta sen suhteellinen osuus viraston kokonaisrahoituksesta pysyy matalana. Toiminnalla on merkittäviä digitalisaatiota ja sähköisiä palveluita edistäviä vaikutuksia.
14 Tiedonhallintalain täytäntöönpano, uusi arkistolaki sekä sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin tehtävät sekä tietopolitiikka tulevat määrittelemään Kansallisarkiston tulevan aseman ja voimavaratarpeet. 5 TALOUSSUUNNITELMA KANSALLISARKISTON TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2022 2025 MENOKEHYKSET Toimintamenomääräraha momentti 294002 Menot (1000 eur) 2020 2021 TTS 2022 TTS 2023 TTS 2024 TTS 2025 1 Henkilöstökustannukset (pl. massadigitointi) 9 000 9 300 9 440 9 581 9 725 9 871 2 Massadigitoinnin henkilöstökustannukset 1 200 1 200 1 200 1 200 1 200 1 200 10 200 10 500 10 640 10 781 10 925 11 071 3 Kiinteistömenot 7 625 7 759 7 875 7 994 8 113 8 235 Toimintamenot 4 ICT-ylläpito 900 975 1 142 1 200 1 255 1 274 5 Takautuvan digitoinnin infran ylläpito (CSC) 300 320 200 66 69 72 21 Sapa-palvelun ylläpito 150 200 200 200 200 6 AHAA-järjestelmän ylläpito CSC:llä 35 37 39 41 43 45 23 AHAA-järjestelmän kehittäminen CSC:llä 61 65 79 84 89 94 7 Massadigitointi 300 300 300 300 300 300 17 Käsinkirjoitetun tekstin tunnistus 250 160 165 175 185 Palvelujen ostot (sis. matkustus) 1 162 1 174 1 185 1 197 1 209 1 221 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 165 167 168 170 172 173 Vuokrat (koneet ja laitteet) 25 25 26 26 26 26 8 Muut toimintamenot yhteensä 1 352 1 366 1 379 1 393 1 407 1 421 9 Turvallisuusinvestoinnit 50 50 50 50 50 50 10 Maksullinen palvelutoiminta (takautuva digitointi, liiketoiminta) 80 300 600 600 600 600 15 Toimintatapojen kehittäminen ja oppiminen 80 100 80 50 50 50 11 Substanssitoiminnan kehittämien 100 105 110 116 122 122 12 ICT-kehittäminen 80 250 300 305 310 310 13 Johdon tietojärjestelmä 0 100 5 5 5 5 Kehittäminen yhteensä 390 905 1 140 1 121 1 132 1 132 Toimintamenojen bruttomenot 21 163 22 627 23 155 23 344 23 708 24 028 14 Kokonaistuloarvio 800 1 200 1 800 1 800 1 800 1 800 Toimintamenojen nettomenot 20 363 21 427 21 355 21 544 21 908 22 228 TAE-HE 2020 (nettomenot) 19 566 19 411 18 956 18 901 18 900 18 900 Lisärahoitustarve 797 2 016 2 399 2 643 3 008 3 328 Erillismomenteilta rahoitettavat: 9 Turvallisuuden varmistaminen 0 0 300 300 300 0 16 SAPA-palvelun kehittäminen 484 400 200 18 Saamelaisarkiston digitointi 0 225 225 0 0 0 19 AHAA-palvelun tarjoaminen yksityisille arkistoille 100 100 105 105 105 105 20 AHAA kehittäminen muuttuvassa toimintaympäristössä 0 100 100 100 100 100 22 Venäjältä hankittavat asiakirjakopiot 50 100 100 100 100 100 25 Sotasammon ylläpitoonotto Kansallisarkistoon 0 0 252 264 278 278 ten palveluiden kehittäminen (Astia, virtuaalinen tutkijasalipalvelu) 0 250 300 350 50 50 Erillismomenteilta haettavat määrärahat yhteensä: 634 1 175 1 582 1 219 933 633
15 Selitteet 1 Sisältää toimintamenomäärärahoilla rahoitettavan henkilöstön lukuun ottamatta massadigitoinnin henkilöstöä. Vuodelle 2021 kirjattu TAE:n mukaisesti 300 000 euron korotus, jolla vastattaisiin digitaalisiin osaamistarpeisiin. 2 Laskettu 1,5 M vuotuisen massadigitointirahoituksen mukaisesti. 3 Kiinteistömenoissa arvioitu 1,5% vuotuinen kustannustason nousu. Rauhankadun esteettömyysinvestointi huomioitu. 4 ICT-menoissa lisäykset johtuvat Valtorin palvelumaksujen lisäyksistä ja toiminnan kehittämistyöstä (mm. Valtti-ratkaisu). Tietojärjestelmien osalta kustannusarviot sisältävät ylläpidon ja kehittämisen kustannukset vuositasolla. 5 Digitaaliarkiston ylläpitokustannukset muuttuvat vuoden 2022 kuluessa, sillä oletuksella, että arkistokappaleet ja käyttökappaleet takautuvasta digitoinnista saadaan siirrettyä SAPAan ja PAS:iin. Samalla Digitaaliarkiston oma asiakaskäyttöliittymä korvautuu Astialla. Jäljelle jää takautuvan digitoinnin infrastruktuuri, jossa muun muassa Sapa-kelpoiset paketit tuotetaan. 6 AHAA-järjestelmän ylläpidon kustannukset tarkennetaan vuosittain. 7 Massadigitoinnin kustannukset eivät sisällä PAS/SAPA-säilytyskuluja. 8 Muut menot sisältävät lähinnä palvelujen ostoja (siivous, vartiointi, talous- ja henkilöstöhallinto), perustoiminnan korvaavia laitehankintoja ja muita toiminnan jatkuvia käyttömenoja. 9 Turvallisuusinvestointeja on myös erillisrahoitettavissa menoissa. Investointien kokonaismäärä perustuu turvallisuuskartoituksessa 2019 todettuihin 1,14 M tarpeisiin. 10 Maksullinen palvelutoiminta ja liiketoiminta (takautuva digitointi) vaativat toiminnan alussa ja laajentumisvaiheessa välinehankintoja. Pääosa kuluista on kuitenkin henkilöstökuluja. Liiketoimintamallin tulot on sisällytetty kohtaan "kokonaistuloarvio". Esim. vuosien 2022-2024 600 000 euron kulua vastaa 1 miljoonaan euron tulo. 11 Vuosittainen substanssitoiminnan kehittämiseen varattava rahasumma. Mahdollistaa joustavamman kehittämisen ja nopeamman reagoinnin ennakoimattomiin muutoksiin. 12 Vuonna 2021 luovutaan Novell-kirjautumisesta ja edetään Valtti-ratkaisujen käyttöönotossa. Vuodesta 2022 suunnitelma sisältää konesalipalveluihin siirtymisen (200 000 /a) 13 Johdon tietojärjestelmä on monivuotisen talousseurannan kehittämisen tavoite. 14 Kokonaistuloarvio on tehty varovaisuusperiaatetta noudattaen. Erityisesti hankerahoitus nostaa tuloja, mutta samalla myös kuluja.
15 Kansallisarkistossa toteutetaan toimintatapojen muutosohjelma, jonka tavoitteena on mm. valmentavaan kulttuuriin siirtyminen, oppimisen lisääminen, ikääntymisen huomioon ottaminen sekä näin hyvinvoinnin ja tuottavuuden lisääminen 16 Kansallisarkiston osuus SAPA kehittämiseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyen. Vuosien 2019-2020 rahoituksesta on OKM:n rahoituspäätös (OKM/9/524/2019). Luvut eivät sisällä CSC:n SAPAn kehittämisen kuluja, ylläpitokustannuksia eivätkä säilyttämisen kustannuksia SAPA-säilytyksessä sekä PAS-säilytyksessä. 17 Käsinkirjoitetun tekstin sisällöntunnistuksen ostaminen Read-COOP-osuuskunnalta osana Kansallisarkiston perustoimintaa 18 Saamelaisarkiston digitoinnin kokonaiskustannus: Digitoidaan koko Saamelaisarkiston aineisto, 270 hm. 19 AHAA-palvelun tarjoaminen yksityisille arkistoille nykyisen käytännön mukaisesti. 20 AHAA-järjestelmän kehittämisen käynnistäminen kansalliseksi metatietopalveluksi edellyttää erillisrahoitusta. 21 Sapa-palvelun ylläpito. 22 Venäjältä hankittavien Suomea koskevien asiakirjojen jäljenteiden hankintakustannukset. 23 AHAA-järjestelmän kehittäminen CSC:llä. 25 Kansallisarkisto ottaa nykyisin Aalto yliopiston ylläpidossa olevan Sotasamporatkaisun omaan ylläpitoonsa. Asiasta on käyty alustavia keskusteluja Aalto yliopiston kanssa. 26 Digitaalisia palveluita kehitetään vastaamaan muuttuvia tutkimuksen tarpeita (sisältötunnistetut tekstit yms.). Kyseessä on Kansallisarkiston asiakkaille suunniteltujen verkkopalveluiden kokonaisuudistus, jonka tavoitteena on mm. käyttö- tai näyttörajoitettujen aineistojen tietoturvallinen ja tietosuojan huomioon ottava verkon yli tapahtuva käyttö. 16
17 LIITTEET 25 000 000 Valtionrahoitus 2009-2020 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 toimintamenot erillismomenteilta saatu rahoitus työllistämisen tuki massadigitointi Toimintamenorahoitus 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 toimintamenot massadigitointi tarve
18 Ostovoimakorjattu toimintamenorahoitus oletettu 1,5 % vuotuinen kustannustason nousu 2009-2024 30 000 000 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 toimintamenot massadigitointi tarve 300 250 200 150 100 50 0 Henkilöstö 2009-2020 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 HTV Massadigitoinnin HTV Vakinaisten lkm