PRH:n työyhteisöviestintä Tavoitteena yksi yhteinen PRH!
PRH:n tehtävät Edistämme teknistä, taloudellista ja yhteisöllistä kehitystä kansallisesti ja kansainvälisestikin. Rekisteröimme yritykset, säätiöt ja yhdistykset. Tutkimme ja myönnämme patentit, hyödyllisyysmallit, tavaramerkit ja mallisuojan. Meillä on monipuoliset neuvonta-, tieto- ja koulutuspalvelut.
PRH työyhteisönä PRH:ssa työskenteli 470 henkilöä v. 2010 - > nyt 430! Henkilöstö on edelleen keskimääräistä naisvaltaisempaa (63,6 %) ja koulutustasoindeksimme on valtion keskitasoa (5,2 asteikolla 1-7). Vähintään alimman korkeakoulututkinnon (ml. amk) suorittaneita oli 61,5 % henkilöstöstä ja vähintään ylemmän tason tutkinto on 43,0 %:lla. Kokoaikaisia oli 91,1 % henkilöstöstä. Keski-ikä oli 47,2 vuotta. PRH:n lähtövaihtuvuus oli 4,8 % ja keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä oli 63,2 vuotta.
Taustaa TYVI-projektille PRH:ssa on ollut isoja organisaatioon ja viestintään liittyviä muutoksia: uusi pääjohtaja 2010 uusi viestintäjohtaja 2011 uusi organisaatio (hallinto, tietohallinto, viestintä) 2011, yhdistys- ja säätiötoiminnot 2012, yritys- ja yhteisöasiat 2013 uusi asiakaspalvelu 2014
PRH:n organisaatio
Strategiset tavoitteemme Tavoite 1: Edistämme uutta ja kasvavaa yritystoimintaa. Tuemme yhdistysten ja säätiöiden toimintaedellytyksiä. Tavoite 2: Olemme arvostettu yksinoikeuksien myöntäjä. Tavoite 3: Olemme sähköisen asioinnin edelläkävijä. Tavoite 4: Tietomme ovat tehokkaassa käytössä. Tavoite 5: Olemme yksi ja yhtenäinen PRH. Tavoite 6: Teemme kaiken kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti. Tavoite 7: Meillä on osaavin henkilöstö ja esimerkillisin esimiestoiminta.
Projektin tavoitteet Projektin tavoitteena oli kehittää kokonaisvaltaisesti PRH:n työyhteisöviestintää. Tavoite tukee PRH:n strategista tavoitetta Asiakkaan ja henkilöstön eduksi yksi yhtenäinen PRH. Työyhteisöviestintää kehittämällä parannetaan viraston tuottavuutta. Tehostetaan viestinnän työtapoja ja toimintamalleja, prosesseja, ohjeita ja työkaluja sekä kehitetään henkilöstön henkilökohtaisia viestintätaitoja.
Viestinnän kuusi näkökulmaa Kehittämisessä käytetään Elisa Juholinin Työyhteisöviestinnän uusi agenda -mallia, jossa arvioidaan viestintää seuraavien teemojen avulla: 1. Isojen asioiden jakaminen ja keskustelu > seurauksena ymmärrys 2. Ajantasaisen tiedon saatavuus ja osallisuus sen vaihtamisessa > seurauksena ajan tasalla oleminen ja arvostuksen kokemus 3. Ilmapiiri > seurauksena kuulumisen kokemus 4. Osallistuminen ja vaikuttaminen työyhteisössä > seurauksena sitoutumisen kokemus 5. Yhdessä tekeminen ja oppiminen > seurauksena sitoutuminen, yksilöiden ja koko työyhteisön osaamisen kehittyminen 6. Viestintäfoorumien hyödyntäminen > seurauksena kaikkien osallisuuden ja osallistumisen vahvistuminen 7. (Mallin seitsemäs näkökulma työnantajakuva jätettiin meillä pois) Lisätietoa mallista: Haaga-Helian Työyhteisöviestintä TYVI 2010-hanke (Elisa Juholin 1/2007) sekä viestintävirastossa toteutettu Työyhteisöviestinnän kehittämishanke (Sari Salmela 2010)
Projektin vaiheet 1. PRH:n työyhteisöviestinnän tilan selvittäminen: kyselytutkimus henkilökunnalle, 2/2012 2. PRH:n työyhteisöviestinnän vahvuuksien ja kehittämistarpeiden selvittäminen: työryhmätyöskentely, 10 krt/2012 (+1!) 3. PRH:n työyhteisöviestinnän ja yhteistyön tehostaminen yhteisiä pelisääntöjä, viestintäkäytäntöjä ja -tapoja kehittämällä: kehittämistoimenpiteet 2013, ketterä kehittäminen 4. Uuden ajattelutavan juurruttaminen PRH:n työyhteisöviestintään: koulutus ja monipuolinen viestintä
Projektiorganisaatio Projektin ohjausryhmä Viestinnän koordinaatioryhmä Projektin omistaja Pientyöryhmä Projektipäällikkö Innonetuudistamisprojekti Projektiryhmä Työryhmät Asiakaspalvelun uudistamisprojekti
TYVI-alkukartoitus (2/2012) Isojen asioiden jakaminen ja keskustelu > ymmärrys 3,0 3,0 Viestintäfoorumie n hyödyntäminen > kaikkien osallisuuden ja osallistumisen vahvistuminen Ajantasaisen tiedon saatavuus ja osallisuus sen vaihtamisessa > ajan tasalla oleminen ja arvostuksen kokemus 3,4 työnantajakuva, työilmapiiri, työtyytyväisyys 4,1 Yhdessä tekeminen ja oppiminen > sitoutuminen, yksilöiden ja koko työyhteisön osaamisen kehittyminen Osallistuminen ja vaikuttaminen työyhteisössä Tunnelma > kuulumisen kokemus 3,4 > sitoutumisen kokemus 3,8
Projektiviestintä Projektin tiedottamisessa käytetty pääasiassa intraa, henkilöstölehteä, infotilaisuuksia ja sähköpostia. Projektin näkyvyyttä tehostettu käyttämällä projektille suunniteltua logoa kaikessa projektiviestinnässä (= tehdään näkyväksi). Innonet/intra: projektilla intrassa oma sivustokokonaisuus, johon kerätty kaikki projektiin kuuluva materiaali. mm. projektisuunnitelma, yhteyshenkilöt, projektiaikataulu, tavoitteet, toimenpiteet ja tuotokset. Infotilaisuudet: Projektin etenemisestä ja sisällöstä järjestettiin infotilaisuuksia projektin käynnistyessä ja sen aikana. Henkilöstölehti Ikiliikkujissa kerrottu valituista projektin aihealueisiin liittyvistä ajankohtaisista asioista, projektin kulusta ja tuotoksista. Projektiblogissa tutustutettu henkilökunta työyhteisöviestinnän eri näkökulmiin. Keskustelupalstaa hyödynnetty tarvittaessa.
Projektilla vahva identiteetti! käyttäen
Viestintäkoulutukset ja tapahtumat TYVI-tapahtumat: Projektin aloitustapahtumat henkilöstölle: Lähtölaukaus parempaan viestintään 4/2012 TYVI-työpajojen yhteenvetotilaisuudet henkilöstölle: TYVI-työpajat: mitä saimme yhdessä aikaan? 11/2012 Kevät käyntiin -tilaisuudet 4/2013 Kausi käyntiin tilaisuudet 2/2014 Viestintä- ja vuorovaikutuskoulutukset: Esimiestilaisuus: teemana PRH:n työyhteisöviestinnän kehittäminen 2/2012 INNONET-ajankohtaispäivä 2/2012, Intran päivittäjille Koulutus ajankohtais- ja mediaviestintää tekeville 3/2012 Verkkokirjoittamisen ja kielenhuollon koulutus prh.fi- ja Innonet-sivujen päivittäjille 3/2012 Palaute-koulutus 3/2012, kaikille prh:laisille Tietoturvakoulutus + some 3/2012, kaikille prh:laisille Koulutus matkapuhelinten käyttäjille 2/2013 Hyvä sähköpostiviestintä 3-4/2013, kaikille prh:laisille Asiakaspalvelu monikulttuurisissa tilanteissa 4/2013 Erilaisuus voimavaraksi 4/2013, kaikille prh:laisille Uudet asiakirjamallit koulutus kaikille prh:laisille 6/2013 Uusi intranet koulutukset 8-9/2013 Vuorovaikutus-koulutus asiakasneuvojille 12/2013 Kokouskäytännöt-koulutus kaikille prh:laisille 1/2014
Työpajojen toteutus Tavoitteena 100% osallistuminen 10 + 1 työpajaa noin 70% prh:laisista osallistui Ennakko-odotukset ristiriitaiset Positiivinen tunnelma
Mitä on hyvä viestintä? = USKO, TAHTO, INTO, TAITO Viestinnän kohdentaminen Tiedotetaan ensin asianosaisille Mikään asia ei ole niin pieni, ettei se ole viestinnän arvoinen. Omaaloitteisuus, aktiivisuus Kuuntelemistaito, kuunteleminen ilman ennakkoasenteita
Kehittämisteemat vuodelle 2013 PRH-tasoisten asioiden käsittely kehittämisteemana strategian arkipäiväistäminen Ajantasaisen tiedon saatavuus ja osallisuus sen vaihdannassa kehittämisteemana yhteiset pelisäännöt Ilmapiiri kehittämisteemana me-henki Osallistuminen ja vaikuttaminen työyhteisössä kehittämisteemana ideat käyttöön Yhdessä tekeminen ja oppiminen kehittämisteemana osaaminen ja perehdytys Viestintäfoorumeiden hyödyntäminen kehittämisteemana PRH:n yhteinen Intranet
Mitä olemme tähän mennessä saaneet aikaan? vuonna 2012 vietiin 16 uudistusta ketterästi käytäntöön vuonna 2013 käytäntöön 18 uudistusta Johto sitoutunut viestinnän kehittämissuunnitelmaan Projektiryhmän toimenpidelistalla kaikkiaan 68 toimenpidettä Priorisointia! Projektointia!
Ketterästi käytäntöön 2012 1. Ollaan ystävällisiä! -kampanja 2. Outlook-kalenteri jokaisen prh:laisen käyttöön -kampanja 3. Johtoryhmän pelisäännöt 4. PRH:n lyhenneluettelo 5. Hyvät viestintäkäytännöt talteen ja hyötykäyttöön 6. Työkaverit tutuiksi: uusien henkilöiden esittelyt rutiiniksi 7. Puhelinluettelon uudistaminen 8. TYVI-blogi 9. Uusien työntekijöiden perehdytysoppaan uusiminen 10. Perehdytysviikko 11. Enemmän tietoa projekteista, uusi projektityökalu ja uusien projektien esittelysivut Intraan 12. Teemakahvit koko henkilöstölle (TYVI-teema) 13. Vinkkipalsta Innonetiin 14. LYYTI - tapahtumanhallinta PRH:n käyttöön (uusi työkalu!) 15. Ikiliikkujan ulkoasun ja sisällön uudistaminen 16. Pääjohtajan kyselytunti
Käytäntöön 2013... 1. Kokoustilojen uudistaminen ja tilojen vuorovaikutuksellisuuden lisääminen 2. Valokuvaajarinki 3. Sähköinen Tiketti-palvelu sisäisiä toimeksiantoja varten 4. Aloitejärjestelmän uusiminen 5. Kevät käyntiin tilaisuudet 6. Syyskausi käyntiin tilaisuudet 7. Matkustusohjesivujen selkiyttäminen 8. Uusi graafinen ohjeisto 9. Uudet faksisaatteet 10. Yhtenäinen ulkoasu rekisteriselosteille 11. Toiminnalliset asiakirjamallit kaikkien käyttöön 12. Yhtenäiset sähköpostikäytännöt 13. Strategianäkökulma kehityskeskusteluihin 14. Toimitilakartat Intraan 15. " PRH:n strategia teoiksi kampanja Intraan 16. Työtehtävät tutuksi haastekampanja 17. Intran uudistamisprojekti (rakenne, sisältö ja tekniikka) 18. Henkilökiertoprojektin aloittaminen
TYVI-seurantakysely (2/2014) Viestintäfoorumi en hyödyntäminen > kaikkien osallisuuden ja osallistumisen vahvistuminen Isojen asioiden jakaminen ja keskustelu > ymmärrys työnantajakuva, työilmapiiri, työtyytyväisyys (3,0) 3,4 3,6 (3,0) 3,67 3,3 Ajantasaisen tiedon saatavuus ja osallisuus sen vaihtamisessa > ajan tasalla oleminen ja arvostuksen kokemus (3,4) 4,2 (4,1) Yhdessä tekeminen ja oppiminen > sitoutuminen, yksilöiden ja koko työyhteisön osaamisen kehittyminen 4,1 (3,8) 3,54 Osallistuminen ja vaikuttaminen työyhteisössä > sitoutumisen kokemus Tunnelma > kuulumisen kokemus (3,4) 3,7
Tärkeimpiä isoja kehittämiskohteita Tiedonhallintastrategia: Tiedon tallentaminen yhden kerran yhteen paikkaan pelisäännöt Yhteisen intranetin kehittäminen viiden erillisen intran tilalle Yhteisen dokumentinhallintajärjestelmän kehittäminen Suunnitelma henkilöstön tavoitettavuustyökalujen tehokkaampaan käyttöön PRH:n ohjepankki: ohjeet ja suositukset standardimuotoon Isojen asioiden viestintäprosessin ja Ideoiden käsittelyprosessin uudistaminen ja kuvaaminen
Projektin haasteet Johdon tuki ja esimerkki Asenteet projektia, muutoksia ja kehittämistä kohtaan Esimiehet TYVI-viestin vahvistajina Luottamuksen herättäminen Odotuksiin ja toiveisiin vastaaminen Positiivisen kierteen ylläpitäminen Oma jaksaminen
TYVI-projekti Lisätietoa PRH:sta! Projektipäällikkö: Viestintäasiantuntija Mirja Lehikoinen p. 029 509 5395 mirja.lehikoinen@prh.fi Projektin omistaja: Viestintäjohtaja Anna Lauttamus-Kauppila p.029 509 5800 anna.lauttamus-kauppila@prh.fi