1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Liikenneväyliä ja yleisiä alueita koskeva mittariprojekti Päijät Hämeen kunnissa PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Sisällys Projektin tavoitteet Projektin eteneminen ja menettelytavat Projektin tulokset Johtopäätökset ja kehittämistarpeet Lisätietoja Liiteaineisto 2 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

3 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY mittarit Projektin tavoitteet

Projektin lähtökohdat Hankkeessa on tarkasteltu teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaamista tuloskortin neljän näkökulman kautta Talous Asiakas Sisäiset prosessit Henkilöstö Mittareiden tarkastelu on rajattu koskemaan liikenneväyliä ja yleisiä alueita kuntatekniikan sektoria pl. vesihuolto 4 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Projektin lähtökohdat Hankkeessa ovat olleet mukana Päijät Hämeen kunnat: Asikkala Hartola Heinola Hollola Hämeenkoski Kärkölä Lahti Nastola Orimattila Padasjoki Sysmä Tilaajana: Päijät Hämeen Liitto 5 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Projektin lähtökohdat Helppokäyttöisyys Muutokset ovat yksinkertaisesti ja yhdellä silmäyksellä nähtävissä Mittaristo on helposti käyttöön otettavissa Mittaristo on helppo käyttää ja päivittää Mittariston rakenne on sovellettavissa Yleinen malli Hankkeessa muodostetaan menettelytapa, jota voidaan käyttää myös muissa palveluissa tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittariston luomisessa. 6 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Tavoite Helppokäyttöinen ja yksinkertainen tuottavuus ja vaikuttavuustyökalu, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä jonka avulla voidaan arvioida mihin tuloskortin näkökulmista resursseja tulee kohdentaa Pilottikohteena liikenneväylät ja yleiset alueet Hankkeeseen osallistuville kunnille muodostuu työskentelyn myötä yhteinen tapa lähestyä tuloskortin eri näkökulmia, saada vertailuaineistoa ja kehittää omaa toimintaansa. Tavoitteena on tuottavuus ja vaikuttavuustyökalun avulla tunnistaa toimintatapojen eroja yksinkertaisella tavalla. 7 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Projektin tavoitteet Tuloskortin näkökulmat 8 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Tasapainotettu tuloskortti Tasapainotettu tuloskortti Balanced Scorecard on strategisen suunnittelun ja johtamisen työkalu Tuloskortin näkökulmat pitävät sisällään organisaation tavoitteet sekä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi ts. viestivät, mihin halutaan mennä Asiakas: Toiminnan tuloksen ja vaikuttavuuden näkökulma Henkilöstö: Työyhteisön ja henkilöstön näkökulma Visio ja strategiset alueet Talous: Resurssien hallinnan sekä priorisoinnin näkökulma Prosessit: Organisaation rakenteen sekä toimintaprosessien näkökulma 9 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Asiakas palvelukyky ja vaikuttavuus Kuvaa toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden näkökulmaa Asiakaskeskeinen ajattelutapa julkishallinnossa on samalla vaikuttavuuskeskeinen ajattelutapa kaikella toiminnalla on yhteiskunnallinen vaikuttavuustavoite. Onnistuminen siinä merkitsee samaa kuin asiakastarpeiden tyydyttäminen yksityisellä sektorilla. Kuntien teknisen ja ympäristösektorin asiakkuuksia on yleisesti pidetty varsin vaikeasti määriteltävinä: Kuka on asiakas? Ketä tai keitä tulee kuulla esimerkiksi kaavoituksen vaikuttavuutta arvioitaessa, kun kohdealueen nykyiset asukkaat ja asukkaat 15 vuoden kuluttua eivät välttämättä koe aluettaan samalla tavoin? Onko kadun ylläpidon asiakas kadunvarren asukas vai satunnainen kadunkulkija? Teknisen sektorin asiakkuuksista puhuttaessa ilmaisu kollektiivinen asiakas kuvaa henkilökohtaisen asiakkuussuhteen sijaan käyttäjien joukkoa, jolla on erilaisia osin vastakkaisiakin toiveita ja tarpeita. Heterogeeninen asiakaskunta asettaa koetulle palvelukyvylle ja toiminnan vaikuttavuusarvioinnille haasteen 10 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Talous resurssit ja talous Kuvaa resurssien hallinnan ja priorisoinnin näkökulmaa Arvioidaan toiminnan taloudellisuutta ja suoritteita suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin Koska kuntataloudessa ei liikevoiton tekeminen ole keskeistä, on talouden tunnusluvut suhteutettava toiminnan muihin taloudellisuusja resurssointiperusteisiin sekä resurssien tasapainoiseen ja tarkoituksenmukaiseen käyttöön 11 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Prosessit prosessit ja rakenteet Kuvaa organisaatiorakenteen ja toimintaprosessien näkökulmaa Kuvaa toiminnan johdonmukaisuutta, tavoitteidenmukaisuutta ja systemaattisuutta Prosesseja ja rakenteita koskeva näkökulma avaa organisaatiorakenteet, toimintatavat ja niitä tukevat järjestelmät tarkastelun kohteeksi. Tähän osioon liitettävillä mittareilla voidaan kannustaa toimintojen selkiinnyttämiseen ja prosessien määrittelyyn. 12 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Henkilöstö henkilöstö ja osaaminen Kuvaa työyhteisön ja henkilöstön näkökulmaa Liittyy henkilöstöhallinnon tunnuslukuihin ja seurantaan mm. työn suorittamiseen, ammattitaitoon / koulutukseen ja osaamiseen liittyvät muuttujat, johtamisen arvioinnit ja työhyvinvoinnin tunnusluvut 13 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Projektin eteneminen ja menettelytavat 14 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

15 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Projektin eteneminen Toimintaympäristön muutosten nopeutuminen on nostanut esiin asiakkaiden vaatimuksen ketteristä, joustavista ja vastaanottavaisista organisaatioista, joiden tulee kyetä sopeutumaan muutoksiin. Muutosten tunnistaminen edellyttää sidosryhmien tarpeiden ja odotusten mittaamista ja kokemusten keräämistä sekä oman organisaation suorituskyvyn seuraamista ja arvioimista. Kerätyt mittaustiedot helpottavat organisaatiota kehittämään ja saavuttamaan tasapainoisen yhdistelmän eri sidosryhmien intresseihin liittyviä tuloksia. Tilaajan tahdon mukaisesti hanke toteutettiin työpajojen sarjana, jossa osallistavilla ja vuorovaikutteisilla menetelmillä tarkasteltiin osallistujakunnissa käytettävissä olevia mittarirakenteita ja samalla sitoutettiin osallistujia toimintatavan perusteisiin ja käsitteisiin. Työpaja 1 Työpaja 2 Työpaja 3 Työpaja 4

Eteneminen Lähtökohtana mittarirakenteen valmistelulle oli vanha totuus: Sitä saat, mitä mittaat Mittareiden tulee tuottaa tietoa toiminnan parantamisesta ja auttaa kiinnittämään huomiota oikeisiin asioihin oikeat asiat ovat niitä, joita organisaatio on asetettu tekemään ja niitä mekanismeja, joiden avulla tekeminen saadaan aikaiseksi. Lähtökohdaksi mittareiden kehittämisessä tarvitaan selkeä käsitys organisaation strategiasta ja toiminta ajatuksesta: pitää tietää, mitä organisaation toiminnalla tavoitellaan, mitkä asiat ovat tärkeitä, miten organisaatio tehtäväänsä toteuttaa ja miten tulokset syntyvät Strategia Prosessit Mittarit 16 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Tavoitteet Eteneminen Strategiataso Päämäärät Toiminta Prosessitaso Resurssit Kehittyminen Mittaritaso Ylläpito 17 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Eteneminen työpajojen sarja Mittareita lähestyttiin prosessiajattelun mallin mukaisesti lähtökohtana ovat asetetut tavoitteet ja yleiset linjaukset tulokset syntyvät toiminnasta tunnusluvut kertovat, onko onnistuttu toimimaan tavoitteita edistävästi oleellista on tunnistaa ja mitata oikeat toiminnot ja niihin liittyvät tulokset 18 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Toiminnan tekijät ja tulos Talous ja resurssit Henkilöstö ja osaaminen Prosessit ja rakenteet Asiakastulokset ja toiminnan vaikuttavuus 19 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Projektin eteneminen ja menettelytavat Työpajatyöskentelyn tuloksia Havainnot strategiapajasta 20 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Työpaja 1: Strategiapaja Työpajassa 1 pyrittiin tunnistamaan kunnissa toimintaa ohjaavat tavoitteet ja toiminnalle asetetut keskeiset linjaukset. Mitä toiminnalla halutaan saavuttaa? Millaisia toimintoja tai toimintatapoja kunnassa pidetään merkityksellisinä tai strategian toteuttamisen kannalta painotettavina? Mitkä ovat kunnan näkökulmasta merkityksellisiä toimintoja taloudellisesti tai vaikuttavuudeltaan? 21 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 1: Huolenaiheet Teknisen sektorin johdon suurimmat huolenaiheet liittyivät työvoiman riittävyyteen, pysyvyyteen ja osaamiseen Tarve pitää langat omissa käsissä (vastuurajojen selkiinnyttäminen, työn seurantajärjestelmät, mahdollisuus priorisoida) ja valmisteluresurssien riittävyys (monipuolinen osaaminen, yhteistyö, oikea aikaisuus) olivat teemoja, joita eniten pitäisi uudistaa Ratkaisukeinoksi nähtiin älykkäät ja tehokkaat toimintamallit ja niiden kehittämiseen panostaminen 22 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 2: Kunnan strategiasta asetettavat tavoitteet ASIAKAS Asiakaspalautteeseen reagointi Asukastyytyväisyydestä huolehtiminen HENKILÖSTÖ JA OSAAMINEN Henkilökunnan koulutus Työhyvinvoinnista huolehtiminen TALOUS JA RESURSSIT Tuottavuuden parantaminen Laadukas kilpailuttaminen (tilaajaosaaminen) PROSESSIT JA RAKENTEET Palvelujen tuotteistaminen Tietotekniikan hyödyntäminen Mobiiliavusteiset palvelut 23 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Asiakas: Toiminnan asiakaslähtöisyys ja palaute Keskusta alueiden vetovoimaisuus ja asuntoalueiden viihtyisyys Talous ja resurssit: Kustannustehokkaat palvelut Talouden tasapaino Prosessit ja rakenteet: Laadukkaat, kustannustehokkaat, oikein kohdennetut palvelut Uudet toimintatavat palveluketjut ja prosessit tarkistetaan Henkilöstö ja osaaminen Hyvä työnantajakuva Ammattitaitoinen ja sitoutunut henkilöstö Johtamisen osaaminen

Ryhmätyö 3: Teknisen toimialan painotukset ja keskeiset tavoitteet Asiakaspalaute Asiakastyytyväisyys Asiakas Tuottavuuden parantaminen Tilaajaosaaminen Laadukas kilpailuttaminen Resurssien riittävyys Talous ja resurssit Työhyvinvointi Henkilöstö osaaminen ja koulutus Johtamisosaaminen Tuotteistetut palvelut Tietotekniikan hyödyntäminen Mobiiliavusteiset palvelut Henkilöstö ja osaaminen Prosessit ja rakenteet 24 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Projektin eteneminen ja menettelytavat Työpajatyöskentelyn tuloksia Havainnot prosessipajasta 25 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Työpaja 2: Prosessipaja Käsiteltiin toimintaa kuvaavia prosesseja, niiden suoritusten muodostamaa ketjua ja eri vaiheissa syntyvää tietoa, sen tallentamistapoja ja käytettyjä järjestelmiä Mittariston rakentamisessa prosessien merkitys korostuu siinä, että mittari tai mittarin osatekijä on aina tulos toiminnasta. Tällöin prosessien tunnistamisella on oleellinen merkitys mittaamisen osana ja mittariston rakentamisessa. Mielenkiintoisen haasteen prosessien tarkastelulle aiheuttaa osallistujakuntien erilaisuus, erityisesti menettelytapaerot palvelujen tuotantotavoissa. 26 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 1: Mittaustiedon tunnistaminen Mittareita lähestyttiin strategiapajan painotusten näkökulmasta Erilaista mittaustietoa tuottavina aineistoina tunnistettiin yli mahdollista 50 mittaria 27 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 1: Mittaustiedon tunnistaminen 28 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 2: Prosessit mittareiden takana Mihin mittareita tarvitaan? Päätöksenteon tueksi päätöksenteon kaikilla tasoilla Oman toiminnan arvioinnin tueksi Vertailuaineistoksi Mistä mittarit kertovat? Asiakas: Asiakastyytyväisyys kertoo onnistumisesta ja epäonnistumisesta otettava opiksi Pelkkä kysely yksin voi olla huono mittari aikasarja kuvastaa suuntaa Talous ja resurssit: Talousmittareiden tulokset kuvaavat resurssien kohdentamista trendi tärkeä Laatutekijän huomioon ottaminen, eri kokoisten kuntien vertailu haastavaa Mittarina yksinkertainen, mutta tulkinta haasteellista! 29 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö 2: Prosessit mittareiden takana Mistä mittarit kertovat? Prosessit ja rakenteet: Talousarvion laatimisen työkalun apuväline (esim. eur/m²) Lupien tai aloitteiden käsittelyajat, käsittelyn sujuvuus kuvaavat prosessien toimivuutta Prosessimittarin tarkastelu yhdistettynä johonkin muuhun mittariin voi nostaa esiin esimerkiksi toimintatavan muutoksen merkityksen Puuttuu vielä erilaisten käyttöasteiden määrittely Henkilöstö ja osaaminen: Työtapaturmien seuranta kuvastaa työturvallisuutta Lyhyet sairauspoissaolot: tarvittaessa selvittävät tekijät, kuvastavatko työviihtyvyyttä tai työkuormaa poissaolojen merkitys työssä olevien työkuormalle Koulutuksen vaikuttavuus tai koettu hyödyllisyys Tyhykyselyn käyttö: työpaineet, motivaatiotekijät, esimiestyön onnistuminen oleellista on muutoksen suunta 30 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Asiakas: Asukastyytyväisyys (asukasraati, lähipalvelualueneuvosto tms) Elinkeinokyselyn tulos (LAKES tms) Asiantuntijaraati Asukkaiden osallistuminen Asukasvaikuttavuus Ympäristön viihtyisyys ja toimivuus, vetovoimatekijät Työhyvinvointi Johtaminen Ammattitaito, osaaminen, monialaisuus Henkilöstö, osaaminen: Mittarit tavoitteiden ja tuloskortin näkökulmasta 31 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Asiakaskokemus/ käytössä olevat resurssit, toiminta Asiakaskokemus/ vuoropuhelu, ammattitaito Suorituskapasiteetti tai kyky: miten asioita tehdään Satsaus liikenneympäristöön /m² Satsaus viherympäristöön /m² Investointitavoitteiden toteutuma / hankkeiden valmiusaste Käyttömenot/palkkamenot Talouden tasapaino Henkilöstön riittävyys Talous, resurssit: Toiminnan edellytykset: miten resursseja käytetään Kuinka paljon prosesseista on kuvattu Miksi tehdään, mitä pitää sisällään Ydintehtävien tunnistaminen Sähköiset palvelut Ulkopuolinen tuotanto / oma tuotanto Prosessin poikkeamat, läpimenoajat Suunnitelmavalmius teemaprosessit Älykkäät ratkaisut - Ydintehtäviin keskittyminen - Prosessien tehokkuus Prosessit, rakenteet:

TekY mittarit Projektin eteneminen ja menettelytavat Työpajatyöskentelyn tuloksia Havainnot mittaripajasta 32 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Työpaja 3: Mittaripaja Mittaripajassa käytiin läpi prosessien tuottamaa aineistoa, prosesseissa, järjestelmissä ja prosessin eri työvaiheissa syntyvää tietoa. Työpajan tuloksena määriteltiin tavoitteet ja oleelliset piirteet mittariston rakenteelle, tunnistettiin eri kunnissa käytettävissä olevaa tietoainesta ja pyrittiin muodostamaan kytkentä tavoitetilan ja siihen liittyvien ominaispiirteiden välille. 33 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö: Toiminnan painopisteet ja toiminnalliset tavoitteet Kuntakohtaiset tavoitteet ja toiminnan painopisteet vuodelle 2012 Asiakas Palvelukyky ja asukasvaikuttavuus: Minkälaisilla toimenpiteillä kuntatekniikka voi vaikuttaa asiakastyytyväisyystuloksiin? Mittari osoittaa, miten on asukkaiden mielestä toimittu Jos mittari kuvastaa huonoa tulosta, niin miten omalla toiminnallaan voi vaikuttaa tuloksen parantamiseen? Talous ja resurssit Talous ja resurssien hallinta: Talouden tasapaino Toteutuma vs. budjetti? Muut taloudelliset tavoitteet Resurssit ts. millä välineillä, tiloilla tai henkilöstöllä tehtävää hoidetaan Toteutuma vs. suunnitelma Käytetty tehokas työaika? 34 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Ryhmätyö: Toiminnan painopisteet ja toiminnalliset tavoitteet Prosessit ja rakenteet Organisaation suorituskyky ja toimivuus: Miten osoitetaan organisaation suorituskyky? Tai suorituskyvyn muutos? Keskittyminen ydintehtäviin niiden tunnistaminen? Henkilöstö ja osaaminen Työyhteisön osaaminen ja uudistuminen: Koulutuspv/hlö kuvaa talousarvion satsausta ammattitaidon ylläpitoon tai kehittämiseen. Onko koulutuspäivien seuranta vertailukelpoista? Koulutuksen vaikuttavuus? Työhyvinvointikysely kertoo ilmapiiristä ja työpaineista, motivaatiotekijöistä ja esimiestyöstä Sairauspoissaolojen seuranta, lyhyet/pitkät, selittävät tekijät 35 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Tunnistettuja mittareita Asiakas: Asukastyytyväisyyskyselyn tulos Elinkeinokyselyn tulos Asukasraadin tai lähipalvelualueneuvoston arvio Vetovoimaiset keskustat: investointien toteutumaseuranta Viihtyisät asuinalueet: investointien toteutumaseuranta Talous ja resurssit: Tuotantokustannusten hallinta Investointitavoitteiden toteutuma / hankkeiden valmiusaste Käytettävissä oleva henkilöresurssi Käyttömenot / palkkamenot 36 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Tunnistettuja mittareita Henkilöstö ja osaaminen: Johtamisen kehitys Työhyvinvointikyselyn tulos Koulutuksen koettu hyödyllisyys tai vaikuttavuus Sairausperusteiset poissaolot 37 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Prosessit ja rakenteet: Satsaus liikenneylläpitoon ja puistojen hoitoon Tuottavuutta parantavat toimintatavan muutokset Prosessien kuvauksen tavoite Omatuotanto / ulkopuolinen tuotanto Suunnitelmavalmius Lupien ja lausuntojen käsittelyajat Kevyen liikenteen liikkumisedellytykset Ympäristömittarit: hiilijalanjälki, katuvalojen uudistaminen jne.

38 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Tunnistettuja mittareita

Yleistä mittaripajan havainnoista Kunnissa on olemassa auki kirjoitetut strategiat, tavoitteet ja kehittymissuunnitelmat Kuntatasoiset tavoitteet on eriasteisesti sovitettu teknisen sektorin tavoitteiksi ja toimintaan Mittaaminen ei yleensä ole systemaattista tai strategiaperusteista Kuntakohtaiset erot mittaamisessa ei mitata juuri mitään tai mittausdataa paljon Analyysi tuloksista ja tulosten merkityksestä: Mitä tulos kertoo? Onko tulos yhteydessä toimintaan? Millä tavoin tulokseen voi vaikuttaa? Mittausaineiston hyödyntämismahdollisuudet osana toiminnan kehittämistä tai johdon raportointia tarjoavat uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiselle ja tehostamiselle 39 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Työpaja 4: Mallintaminen Mittariston testauspajassa keskityttiin mallintamaan tuottavuus ja vaikuttavuustyökalun mittaristorakennetta sekä arvioimaan mittareiden merkitystä ja ohjaavuutta. Mittaristoa testattiin Hollolan kunnan aikasarjaaineistolla, jotta voitiin arvioida mittariston ja mallin toiminnan loogisuutta. 40 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Case Hollola Hollolassa on 2011 aloitettu teknisen sektorin toiminnan uudistamistyö mm. vaikuttavuus ja tuotantotavoitteiden määrittelyllä Uudistustyöhön on sitoutunut vahvasti myös tekninen lautakunta Toiminnasta seurataan tällä hetkellä mitattavissa olevia asioita muutaman mittarin osalta Seuranta aineiston kattavuus on rajallinen ja osa aineistosta on ajalta, jolloin oma tuotanto esitti merkittävää roolia Hollolan aineistoa sovellettiin mittaristomalliin esimerkinomaisesti tarkoituksena oli testata valitun esittämistavan soveltuvuutta ja havainnollisuutta sekä tulosten tulkittavuutta 41 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Case Hollola: käytössä oleva aineisto Teky-mittareita/Hollolan kunta, Kuntatekniikka 2007 2008 2009 2010 Asiakas: Asukastyytyväisyyskysely x x x x FCG-kysely vasta 2012 LSKT-kysely/Jalankulku- ja pyöräteiden kunto (tyytyväisyys-%) 80 79 65 72 Lakes: yritysystävällisyyshankkeen tulokset toteutus 2011 loppuun mennessä Asiakaspalautteen määrä x x x x Yhteydenottojen määrä x x x x Talous: Liikennealueiden ylläpito (eur/asukas) 29,3 31,8 31,6 29,3 Liikenneväylien hoito (eur/m2) 0,5 0,79 0,75 0,7 Investoinnit (nettokäyttö) liikennealueet (eur) 1 814 393,24 1 387 622,35 2 210 493,82 1 136 350,02 - kuntatekninen suunnittelu, kadut, sillat, tiet, sillat, valaistus Investoinnit (nettokäyttö) muut yleiset alueet (eur) 442 231,32 77 807,10 146 838,77 76 146,29 - puistot, aukiot, leikkipaikat, maankaatopaikat, liikunta-alueet Puistojen hoito (eur/asukas) 4,8 5,7 6,4 6,4 Traktoreiden käyttöaste (%) 64 67 61 61 Ajoneuvojen käyttöaste (%) 93 91 89 86 Kuntatekniikan hlömäärä 2 2 1,5 1,5 Prosessit: Ulkopuolisen tuotannon osuus (% tai eurot) x x x x Kunnossapidettävät liikenneväylät (m2) x 806 492 841 302 843 733 Hoidettavat puistot ja liikenneviheriöt (ha) 51,3 51,4 51,4 62,6 Lupien tai lausuntojen käsittelyajat x x x x Palautteiden käsittelyajat x x x x Henkilöstö: Tyhykyselyn tuloksia (koko henkilöstö): - vastausprosentti x x 64,2 74,5 - yhteenvedon ka x x 4,02 4,04 Koulutuspäivät 4 0 7 5 Sairauspoissaolojen määrä (työpäivät) 2 11 4 6 Osapäiväisten osuus x x x x Lisäksi Uusi Kunta tilastotieto tuotantotavasta 42 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Aineiston skaalaus Eniten kysymyksiä herättänyt asia mittariston käytölle oli aineiston skaalaus: miten esittää samassa kuviossa eri kokoista dataa, joissa asteikko saattaa vaihdella suuresti tai joissa yksiköt eivät ole yhteensopivia. Vaihtoehtoina käsiteltiin: 1. Vastaavuustaulukon muodostaminen aineistolle määritellään arvosanat 2. Seurataan suhteellista muutosta tunnusluku muodostuu % luvusta 3. Seurataan muutoksen suuntaa tarkastellaan tunnusluvun kehittymistä 43 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

VE 1: Vastaavuustaulukko Asukastyytyväisyys / jalankulku- ja pyöräteiden kunto: 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 <60 60-64 65-69 70-74 75-79 80-84 85-89 90-94 95-100 Aineistoa tarkastelemalla määritellään tuloksille arvosana Jokaiselle mittarille luodaan oma vastaavuustaulukkonsa, jonka avulla aineisto arvotetaan yhteismitalliseksi Edut: Oma linjaus tai painotus pisteisiin Mahdollisuus nostaa esiin vähäisiäkin muutoksia Haitat: Lisävaihe Ennakkopohdinta ja linjaus Luotettavuus? 44 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Esimerkki skaalatusta aineistosta yhteenvetotiedoilla 2008 2009 2010 Asukas 3,0 2,0 2,5 LSKT-kysely 3,0 2,0 2,5 Talous 3,0 3,3 4,3 Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 2,0 3,0 4,0 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 4,0 3,5 4,5 Prosessit 3,30 4,00 3,87 prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 4,0 4,0 4,0 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö 4,0 4,0 4,0 TYHY-kysely 4,0 4,0 4,0 Henkilöstö Hollola: skaalattu data Asukas 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Talous 2008 2009 2010 Minimalli: skaalattu data 2008 2009 2010 Asukas 3,00 2,00 2,50 Talous 3,00 3,25 4,25 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 4,00 4,00 4,00 Prosessit *) LSKT kysely = Lahden seudun kuntatekniikka, asukaskysely katujen hoidon tasosta TYHY kysely = työhyvinvointikysely 45 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

VE 2: Suhteellisen muutoksen seuraaminen Muutos-% 2008-2009 2009-2010 asukasmäärä 0,45 0,54 kunnossapidettävät liikenneväylät (eur): -0,18-6,78 hoidettavat puistot ja liikenneviheriöt (eur): 12,79 0,54 Investoinnit (nettokäyttö) liikennealueet (eur) 59,30-48,59 Investoinnit (nettokäyttö) muut yleiset alueet (eur) 88,72-48,14 Tarkastellaan mittarin muutosta suhteessa edelliseen vuoteen Edut: Aineisto lähes suoraan käytettävissä Muutosten samanaikainen tarkastelu Haitat: Muutoksen asteikko voi vaihdella, jolloin pienet muutokset eivät erotu Muutoksen suuruus ei välttämättä kerro merkittävyydestä Muutos voi myös olla merkkinen 46 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Esimerkki suhteellisen muutoksen esittämisestä yhteenvetotiedoilla 2008-2009 2009-2010 Asukas -17,7 10,8 LSKT-kysely -17,72 10,77 Talous 4,2-12,3 Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) -4,31-7,05 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 12,79-17,45 Prosessit 24,77-3,17 prosessikuvaustavoite 18,8 0,0 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 0,0 0,0 suunnitelmavalmius 55,6-9,5 Henkilöstö 0,0 0,5 TYHY-kysely 0,00 0,50 Henkilöstö Hollola: suhteellinen muutos Asukas 30,0 20,0 10,0 0,0-10,0-20,0 Talous 2008 2009 2009 2010 Minimalli: suhteellinen data 2008-2009 2009-2010 Asukas -17,72 10,77 Talous 4,24-12,25 Prosessit 24,77-3,17 Henkilöstö 0,00 0,50 Prosessit *) LSKT kysely = Lahden seudun kuntatekniikka, asukaskysely katujen hoidon tasosta TYHY kysely = työhyvinvointikysely 47 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

VE 3: Muutoksen suunta 2008 2009 2010 Asukas 79 65 72 LSKT-kysely 79 65 72 Talous 0,5 0,5 0,5 Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Tarkastellaan mittarin lukuarvojen kehittymistä ja muutoksen suuntaa Edut: Aineisto sellaisenaan käytettävissä Muutosten samanaikainen tarkastelu Haitat: Muutoksen asteikko voi vaihdella, jolloin pienet muutokset eivät erotu Muutoksen suuruus ei välttämättä kerro merkittävyydestä Muutos voi myös olla merkkinen 48 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Asiakas: Muutoksen suunta nuolilla Talous, resurssit: Henkilöstö, osaaminen: Prosessit, rakenteet: 49 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Asiakas: Muutoksen suunta liikennevaloilla Talous, resurssit: Henkilöstö, osaaminen: Prosessit, rakenteet: 50 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Muutoksen suunta taulukkona 2008 2009 2010 Asukas 79 65 72 LSKT-kysely 79 65 72 Talous 0,5 0,5 0,5 Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Prosessit 3,30 4,00 3,87 prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 4,0 4,0 4,0 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö 4,0 4,0 TYHY-kysely 4,02 4,04 Muutoksen suunta 2008 2009 2010 Asukas 79,00 65,00 72,00 Talous 0,55 0,55 0,5 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 0,00 4,02 4,0 51 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

52 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY mittarit Projektin tulokset

Tiedon kehä Strategia TAVOITTEET Prosessit TAVOITTEET Seuranta MITTARIT 53 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Strategiatarkastelun avulla tunnistettiin keskeiset tavoitteet ja kunnan asettamat painopistealueet Prosessitarkastelussa selvitettiin toiminnot, jotka toteuttavat strategisia tavoitteita ja tuottavat mitattavaa tai mitattua tietoa Mittaripajassa tehtiin valinta olemassa olevien ja potentiaalisten mittareiden välillä ja otettiin huomioon mittariston mahdollisimman helppo käyttöön otettavuus ja käytettävyys Lopputuloksena on malli teknisen sektorin mittareista kuntatekniikan alueella, Joiden avulla voi seurata kunnassa asetettujen keskeisten tavoitteiden toteutumista Joka on sovellettavissa ja laajennettavissa muille kunnan toimialoille Jotka huomioivat tasapainoisesti toiminnan tekemisen edellytykset ja saadut tulokset ja ajan myötä mahdollistavat johtopäätösten tekemisen näiden välisestä suhteesta 54 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Työpajojen sarja

Mittarit, joiden toteutumista seurataan Asiakas: Asukkaiden osallistuminen Asukasvaikuttavuus Ympäristön viihtyisyys ja toimivuus, vetovoimatekijät Asukastyytyväisyys (asukasraati, lähipalvelualueneuvosto tms) Elinkeinokyselyn tulos (LAKES tms) Asiantuntijaraati Talouden tasapaino Henkilöstön riittävyys Talous, resurssit: Satsaus liikenneympäristöön /m² Satsaus viherympäristöön /m² Investointitavoitteiden toteutuma / hankkeiden valmiusaste Käyttömenot / palkkamenot Henkilötyötunnit Ammattitaito, osaaminen, monialaisuus Älykkäät ratkaisut Ydintehtäviin keskittyminen Prosessien tehokkuus Tyhykyselyn tulos Koettu koulutuksen hyödyllisyys Johtaminen Henkilöstö, osaaminen: Kuinka paljon prosesseista on kuvattu Tuottavuutta parantavat toimintatavat Ulkopuolinen tuotanto / oma tuotanto Suunnitelmavalmius teemaprojektit Prosessit, rakenteet: 55 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Laskentataulukko Skaalaus: Mittaustuloksille määritellään skaalattu arvo esim. vaihteluväleittäin asukaskyselyn tulos 70 74 % vastaa arvosanaa 2,5 Skaalaamalla saadaan nostettua esiin vähäisetkin muutokset Skaalauksen tulee perustua harkintaan ja vuoropuheluun Vrt. koepisteiden muuttaminen arvosanoiksi 1. Mittausten tulokset siirretään taulukkoon 2. Tulokset skaalataan sovittujen painotusten mukaiseksi 56 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Laskentataulukko 3. Skaalattu data siirretään taulukkoon, josta syntyy kuvaaja 4. Minimalli kuvaa näkökulmien (asiakas, talous, prosessit, henkilöstö) keskiarvotuloksia 57 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Mittarirakenne Hollolan aineistolla 58 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Projektin tulokset Mitä mittarit kertovat? 59 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Muutokset vaikuttavat tasapainoisesti 60 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Puutteita toimintatavoissa 61 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Hyvää ja tehokasta työtä 62 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Kehitettävää asiakasrajapinnassa 63 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Vertailtavuus eri vuosien kehityksen suhteen 64 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

65 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY mittarit Johtopäätökset ja kehittämistarpeet

Mittareiden käytön hyötyjä toimii suunnan näyttäjänä ja valmiuksien parantajana auttaa vahvuuksien tunnistamisessa ja heikkouksien korjaustoimissa ohjaavuus ja signaalien viestiminen Tulospalkkiojärjestelmä Tuottavuuden osoittaminen 66 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Muita mahdollisia mittareita Ympäristömittareita Energiankulutus Ajoneuvojen uusiutuvien polttoaineiden osuus Jätemäärät Kevyen liikenteen verkoston kattavuus Taloudellisen / ennakoivan ajotavan koulutus Kestävät hankinnat / paikalliset hankinnat Lähivirkistysalueiden saavutettavuus Asukasmäärän suhde virkistysalueisiin Hiilinielut Valaistuksen uusinta Työpajojen yhteydessä esiin nostettuja kehitettäviä tai seurattavia Investointien tavoitteet / toteutuma Omaisuuden hallinta Lupien ja lausuntojen käsittelyajat Sähköisten palvelujen kehittäminen / käyttöönotto 67 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Mittariston kehittämis ja käyttöpohdintaa Nelikentän mittareita voi käyttää itsenäisinä, mutta ajan myötä hahmottuvat näkökulmien keskinäiset suhteet esimerkiksi Toimintamallin muutoksen vaikutus asukastuloksiin tai henkilöstötuloksiin Taloudellisten resurssien merkitys toimintaan, asukastuloksiin tai henkilöstötuloksiin 68 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Etenemistapa 1. Päätös mittariston käyttöön ottamisesta 2. Olemassa olevan aineiston kartoitus ja kokoaminen 3. Aineiston syöttäminen excel taulukkoon 4. Kuvaajien luominen 5. Mallin toiminnan seuranta ja arviointi, tarvittaessa korjaaminen 69 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit projektin seuranta ja verkostotuki 70 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

71 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY mittarit Lisätietoja

Lisätietoja Lauri Kuukasjärvi, Päijät Hämeen liitto Puh. 050 340 2406, lauri.kuukasjarvi@paijat hame.fi Heikki Salonsaari, Hollolan kunta Puh. 044 780 1141, heikki.salonsaari@hollola.fi Päivi Ahlroos, Sito Oy Puh. 020 747 6185, paivi.ahlroos@sito.fi PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 72 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

TekY mittarit Liiteaineisto Projektikokoukset 73 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS Aika Maanantai 22.8.2011 klo 14.00 15.40 Paikka: Osallistujat: Lahden tekninen ja ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 5. krs, Kokoushuone Visio Heikki Salonsaari, pj Lauri Kuukasjärvi Päivi Ahlroos, Sito Oy Maija Krankka, Sito Oy Sari Alm Jorma Vaskelainen Päivi Kokkonen, sihteeri Veli Pekka Toivonen, poissa Harri Hirvonen, poissa KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen avaus Lauri Kuukasjärvi avasi kokouksen. Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Heikki Salonsaari 2 Teky mittaristohankkeen tausta Lauri Kuukasjärvi kertoi hankkeen taustasta ja nykytilanteesta. 3 Mittarihankkeen projektiryhmä ja sen tehtävät Mittarihankkeen projektiryhmän tehtävänä on ohjata ja vastata siitä, että hanke etenee suunnitelman mukaisesti. Projektiryhmä tekee työn kuluessa tarvittavat linjauspäätökset 4 Mittarihankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on tuottaa teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaristo BSC periaatteiden mukaisesti. Mittaristoa voidaan käyttää johtamisen välineenä ja arvioida miten BSC:n sektoreihin on jatkossa on tarpeellista panostaa resursseja.

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) Ensisijaisesti tavoitteena ei ole löytää mittaristoa kuntien väliseen vertailuun, vaan tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittaamiseen. 5 Mittarihankkeen vaiheet, aikataulu ja toteutus työ toteutetaan konsulttivetoisesti (Sito Oy) työpajatyöskentelynä pilottialueiksi valittiin yleiset alueet ja liikenneväylät, koska näistä alueista on saatavissa eniten tietoa ja eroavuudet kuntien kesken ovat vähäisempiä kuin muilla toiminta alueilla. Tuotetut palvelut on myös suunnattu selkeästi kuntalaisille (asiakasnäkökulma) hankkeen aikataulu: tarjouksessa esitetyn aikataulun mukaan, lukuunottamatta ensimmäisen työpajan kokoontumiskohtaa, joka siirtyy hieman myöhäisempään ajankohtaan lähtötietoa kerätään jatkuvasti tarpeen mukaan hankkeen edetessä, konsulteille toimitetaan konsultin pyytämät tiedot, yhdyshenkilönä Päivi Kokkonen jos hankkeen aikana todetaan aiheelliseksi mitata jotain, sitä voidaan mitata, vaikka kyseistä tietoa ei kaikista kunnista ole käytettävissä hankkeessa huomioidaan kuntien tuotantotapojen erot hankkeen edetessä kirjataan perustelut mukaan otettavista mittareista tai mahdollisista mittariehdotusten hylkäämisistä tarkennettiin Sito Oy:n Mittarihankkeen vaiheet ja aikataulu esityksen sisäl töä. Korjattu suunnitelma liitteenä 1. kuntien sitouttaminen tehdään kunnanjohtajien kokouksen ja yhdyskuntasuunnittelun työryhmän kautta. Yhdyskuntasuunnittelun työryhmä toimii ohjausryhmänä. Seuraava kokous on 25.8. Heinolassa, jossa kokouksessa Heikki Salonsaari esittää hankekatsauksen. Kokouksessa esitetään työpajahenkilöiden nimeäminen (1 hlö/ Päijät Hämeen kunta) ja sovitaan mahdollisesti tarkat kokoontumisajat alustavasti suunnitelluille ajankohdille: 1. työpaja vko 38: ma, ti tai ke 2. työpaja: vko 42 3. työpaja: vko 46 4. työpaja: vko 49 klo 11.30 16, lounas työpajojen alussa Kokoonnutaan eri kuntien tiloissa, työpajoihin osallistuu myös projektiryhmä, rooli ja tehtävät sovitaan myöhemmin. 6 Seuraava kokous Seuraava projektiryhmän kokous pidetään 1. työpajan jälkeen perjantaina 7.10. klo 9 11. kokouspaikka on Tevin talo, Vesijärvenkatu 11 C, Kokoushuone Viiskulma, 6. krs.

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) 7 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Sihteeri Päivi Kokkonen

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS Aika Perjantai 7.10.2011 klo 9.15 11.05 Paikka: Lahden tekninen ja ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 6. krs, Kokoushuone Viiskulma Osallistujat: Heikki Salonsaari, pj Lauri Kuukasjärvi Päivi Ahlroos, Sito Oy Maija Krankka, Sito Oy Sari Alm Päivi Kokkonen, sihteeri Jorma Vaskelainen, poissa Veli Pekka Toivonen, poissa Harri Hirvonen, poissa KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen muistio Puheenjohtaja avasi kokouksen. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. 2 Projektin tilanne Yhteenveto 20.9.2011 strategiatyöpajan ryhmätöiden tuloksista liitteenä 1. Tuottavuusmittareiden kehittäminen toteutetaan strategian ja prosessien kautta. Tavoitteena on synnyttää tarkastelun pohjalta näihin viitekehyksiin pohjautuvia mittareita (ks. strategian painopiste alueet liite, sivu 10). Aiheesta keskusteltiin ja todettiin strategiaan ja prosesseihin liittyvä tarkastelu tarpeelliseksi ennen varsinaisista mittareista käytävää keskustelua. Nähtiin aiheellisena seuraavassa työpajassa kuvata työpajan jäsenille kaaviona ja selostuksena nyt valittu poikkeuksellinen mittareiden rakentamismalli. Mittarit laaditaan pilottialueisiin: yleiset alueet ja liikenneväylät, mutta mallin avulla mittareita on helppo laatia myös muihin toimintoihin. Työskentelyn jatkoa varten kerätään kunnista keskeistä jo kerättyä tilastotietoa. Päivi Kokkonen lähettää Lahden tiedot. Sito Oy kerää muilta kunnilta tarvittavan tiedot.

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) 3 Sopimustilanne ja laskutus Päivi Ahlroos ja Lauri Kuukasjärvi sopivat asiasta. 4 Aikataulu ja resurssointi Seuraavien työpajojen ajankohdat sovittiin edellisessä työpajassa. Työpajojen aikataulu: perjantai 21.10. klo 9 13 tiistai 15.11. klo 12 16 perjantai 9.12. klo 9 13 Paikka: Hollolan kirjasto Työpajoihin sisältyy kahvit ja lounas kunnanvirastossa. Päivi Kokkonen hoitaa tila ja tarjoiluvaraukset Irja Vuorelan kautta. 5 Yhteystiedot Kootaan työpajan ja kuntien edustajista nimilista yhteystietoineen. 6 Muut asiat 7 Seuraavat kokoukset: 8 Kokouksen päättäminen Heikki Salonsaari on estynyt saapumasta seuraavaan yhdyskuntasuunnittelun kokoukseen 20.10. Pyydetään Jorma Vaskelaista esittämään kokouksessa hankkeen tilanteen. Projektiryhmän kokoukset. keskiviikko 9.11. klo 14.30 16 maanantai 28.11. klo 14 16 maanantai 12.12. klo 9 11 Paikka: Lahden tekninen ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 5. krs, kokoushuone Visio. Puheenjohtaja päätti kokouksen Sihteeri Päivi Kokkonen

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS Aika Perjantai 9.11.2011 klo 14.30 16.00 Paikka: Lahden tekninen ja ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 5. krs, kokoushuone Visio Osallistujat: Heikki Salonsaari, pj Hollola Lauri Kuukasjärvi Päijät Hämeen liitto Päivi Ahlroos Sito Oy Maija Krankka Sito Oy Sari Alm Lahden Päivi Kokkonen, sihteeri Lahden Jorma Vaskelainen Lahden Harri Hirvonen Hollola Veli Pekka Toivonen, poissa Lahti KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen muistio 2 Projektin tilanne Puheenjohtaja avasi kokouksen. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. Työpajaan 21.10. osallistuville tehtiin kysely, jossa pyydettiin arvioimaan työpajan onnistumista. Vastaajia oli kuusi, jotka arvioivat työpajan annin hyväksi, keskiarvo oli yli 4 (asteikko 1=huono, 5=hyvä). Tulokset ja avoin palaute liitteessä 1. Keskusteltiin työpajan 2 tuloksista, ks. liite 2. Keskusteltiin seuraavan 15.11. työpajan sisällöstä. Pidettiin tärkeänä työskentelyn kohdentamista projektin tavoitetta kohti, mittareihin. Tuottavuuden mittaaminen yhden mittarin avulla on koettu liian suppeana, BSC tarkastelu mahdollistaa tuottavuuden tarkastelun useammalta taholta. Mallin hahmottaminen oheisen kuvan avulla koettiin hyvänä. Mittarit tarkentuvat viimeisissä työpajoissa. Tärkeänä koettiin myös se, että tuottavuutta tarkastellaan kunkin kunnan strategian pohjalta.

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) 3 Sopimustilanne ja laskutus Syys lokakuu laskutettu 4 Aikataulu ja resurssointi Työpajojen aikataulu: tiistai 15.11. klo 12 16, Hollolan kunnan kirjasto, luentotila perjantai 9.12. klo 9 13, Hollolan kunnanvirasto, kokoushuone Tiirismaa Projektiryhmän kokoukset: Paikka: Tevin talo, 5. krs, kokoushuone Visio, Lahti maanantai 28.11. klo 14 16 maanantai 12.12. klo 9 11

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) 6 Muut asiat 7 Seuraava kokous 7 Kokouksen päättäminen Heikki Salonsaari esittelee hankkeen tuloksia 15.12. seudullisen yhdyskuntasuunnittelun työryhmän kokouksessa Aika: maanantaina 28.11. klo 14 16 Paikka: Tevin talo, 5. krs, kokoushuone Visio, Lahti Puheenjohtaja päätti kokouksen Sihteeri Päivi Kokkonen

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS Aika Perjantai 28.11.2011 klo 14.00 15.30 Paikka: Lahden tekninen ja ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 5. krs, kokoushuone Visio Osallistujat: Heikki Salonsaari, pj Päivi Ahlroos, Sito Oy Sari Alm Päivi Kokkonen, sihteeri Maija Krankka, Sito Oy, poissa Lauri Kuukasjärvi, poissa Jorma Vaskelainen, poissa Veli Pekka Toivonen, poissa Harri Hirvonen, poissa KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen muistio Puheenjohtaja avasi kokouksen. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. 2 Projektin tilanne Yhteenveto 15.11. mittarityöpajan ryhmätöiden tuloksista liitteenä 1. Seuraava työpajan tavoitteet ja menettelytavat: Seuraavassa työpajassa 9.12. esitellään mittarityökalua Hollolan tiedoilla kuvattuna. Tarvittaessa käytetään kuvitteellisen kunnan tietoja mittarin havainnollistamisessa. Mittareista osa on pysyviä mittareita, osa muuttuvia kehitysmittareita (esim. prosessien kehittämiseen liittyvät). BSC näkökulman mittari muodostuu useammasta osamittarista. Luodaan mit taristo, joista voi valita oman kunnan toimintaan sopivat mittarit. Keskusteltiin voiko osa mittareista kuvata vaikuttavuutta (kun tietyt mittarit

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) osoittavat toiminnan tehostumista, se näkyy toisen mittarin tuloksissa, esim. asiakastyytyväisyytenä. 3 Sopimustilanne ja laskutus Mikäli aineistoa ei pystytä toimittamaan ajoissa mittarin testausta varten, voidaan hankeaika jatkaa tammikuun loppuun saakka. 4 Aikataulu ja resurssointi Seuraavaa 9.12. työpajaa varten varattu kokoontumispaikka Hollolan kunnanviraston Hollola sali perutaan. Päivi Ahlroos ilmoittaa seuraavan työpajan paikan. 5 Seuraava kokous Projektiryhmän kokous pidetään 12.12. klo 9 11. Päivi Kokkonen Sihteeri

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) PROJEKTIRYHMÄN KOKOUS Aika Perjantai 18.01.2012 klo 15.00 16.00 Paikka: Osallistujat: Lahden tekninen ja ympäristötoimi, Vesijärvenkatu 11 C, 5. krs, kokoushuone Visio Heikki Salonsaari, pj Päivi Ahlroos, Sito Oy Sari Alm Maija Krankka, Sito Oy Lauri Kuukasjärvi Jorma Vaskelainen Harri Hirvonen Päivi Kokkonen, sihteeri Veli Pekka Toivonen, poissa KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen muistio 2 Projektin tilanne Puheenjohtaja avasi kokouksen. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. Työpajan 4 yhteenveto ja havainnot Päivi Ahlroos kertoi palautteen neljännestä työpajasta. Palautekyselyn mukaan suurin osa oli tyytyväisiä 4. työpajan työskentelyyn (liite 1) Raporttiluonnoksen käsittely Projektiryhmän jäsenet ovat ennakkoon tutustuneet raporttiluonnokseen (liite 2) ja antaneet siitä palautetta puhelimitse. Raporttiluonnoksesta toivotaan edelleen palautetta. Projektin tulokset ja raportinti Sito Oy tuottaa hankkeen loppuraportin, joka sisältää kuvauksen projektin etenemisestä ja tuloksista ppt muodossa. Raportin liiteosioon kootaan hankkeessa syntynyt kirjallinen materiaali, kuten kokousten ja työpajojen ohjelmat osanottajaluettelot, muistiot ym.

Päijät Hämeen maakunnan teknisten ja ympäristöpalveluiden tuottavuusmittarihanke (Paketti projektin osahanke) Raportin ulkoasu toteutetaan EU projektin vaatiman Päijät Hämeen Liiton lähettämän hankeohjeistuksen mukaan. Lisäksi Sito Oy tuottaa suppeamman ppt esityksen (noin 10 12 diaa) mittariston käyttöönottoa ja esittelyä varten ja tiedoston excel muodossa, joka avulla voi daan mittaristoa esitellä kuvaamalla omaa toimintaa. Esittelyaineistoon sisällytetään esimerkkinä Hollolan skaalattu aineisto yhteenvetotiedoilla. Päijät Hämeen liitto huolehtii loppuraportin jakelusta. Aikataulu: Seuraava raporttiluonnos lähetetään kommentoitavaksi projektiryhmän jäsenille 8.2. mennessä. Raportti valmistuu helmikuun loppuun mennessä. 3 Sopimustilanne ja laskutus Sopimus kunnossa. Laskutus toteutuu sovitun mukaisesti. 4 Muuta Mittariston käyttöönotto Heikki Salonsaari esittelee hankkeen tulokset maakunnan teknisen ja ympäristötoimen yhteistyöryhmän kokouksessa ja seudullisen yhdyskuntasuunnittelun työryhmän kokouksessa 26.4.2012. Yhdyskuntasuunnittelun työryhmän kokouksessa sovitaan seudullinen mittariston käyttöönoton seurantakokouksen ajankohta syksylle 2012. Syksyn seurantakokouksessa seudun kuntien osanottajat voivat jakaa mittariston käyttöönoton kokemuksia ja esitellä oman kunnan tuloksia, jolloin on mahdollista saada tukea mahdollisissa käyttöönoton vaikeuksissa ja tuoda hyviä kokemuksia muiden käyttöön. Hankkeen tulokset esitellään Paketti projektin päätöstilaisuudessa 19.4 Sibeliustalossa sekä seuraavilla Kuntamarkkinoilla Helsingissä. 5 Seuraava kokous 6 Kokouksen päättäminen Hanke on päättymässä, projektiryhmän kokoontumisia ei ole tarvetta sopia. Puheenjohtaja kiitti hankkeeseen osallistuvia ja päätti kokouksen. Päivi Kokkonen Sihteeri

TekY mittarit Liiteaineisto Työpaja aineistot 73 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Kutsu 16.9.2011 1 (1) Arvoisa Päijät-Hämeen kuntien teknisen sektorin edustaja TekY-mittarit Olet muiden Päijät-Hämeen kuntien kanssa luomassa yhteistä työkalua liikenneväylien jaa yleisten alueiden tuottamisen mittaristolle. Mittariston rakentaminen toteutetaan neljän työpajan sarjana,, joista ensimmäinen järjestetään ti 20.9.2011 klo 11.30 16 Hollolassa, osoite Virastotie 3 OHJELMA 11.30 12 Lounas 12 13 Tilaisuuden avaus, hankkeen taustaa Ennakkopohdinnan purku: Jos saisit kolme toivetta, mitä asioita muuttaisit organisaatiosi toimintakentässä 13 14 Ryhmätyö: Kuntatason tavoitteisto heijastukset tekniselle toimialalle 14 14.20 Kahvitauko 14.20 15.30 Ryhmätyö: Teknisen toimialan painotukset ja keskeiset tavoitteet 15.30 16 Työpajan yhteenveto oivallukset esiin, jatkotoimenpiteet ja aikataulu Olet lämpimästi tervetullut, sillä mitä enemmän aktiivisuutta ja kiinnostuneita on paikalla, sitä parempia tuloksia syntyy. Mikäli itse olet estynyt, pyydämme lähettämään organisaatiostasi varahenkilön. Lisätietoja: Päivi Ahlroos Sito Oy paivi.ahlroos@sito.fi puhelin 040 482 4962 Lauri Kuukasjärvi Päijät-HämeeP en liitto lauri.kuukasjarvi@paijat-hame.fi puhelin 050 340 2406 SITO OY OSOITE KOTIPAIKKA Y-TUNNUS Tietäjäntie 14, FI-02130 Espoo Espoo 2335445-0 PUHELIN 0200 747 6000 FAKSI 0200 747 6111 SÄHKÖPOSTI KOTISIVUT etunimi.sukunimi@ @sito.fi www.sito.fi

Teky-mittarit Strategia-työpajan yhteenveto TEKY-MITTARIT

2 Osallistujat Ari Rinkinen, Hollola Jukka Koponen, Kärkölä Antti Kailio, Hartola Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Ari Matteinen, Heinola Harri Hoffrén, Sysmä Päivi Kokkonen, Lahti Sari Alm, Lahti Jorma Vaskelainen, Lahti Heikki Salonsaari, Hollola Maija Krankka, Sito Oy Tuomo Sirkiä, Sito Oy Päivi Ahlroos, Sito Oy Ympäristösi tekijä

3 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 1: Jos saisit 3 toivetta, Ympäristösi tekijä

4 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 1: Jos saisit 3 toivetta, Laajempi, moniulotteisempi, usean kunnan yhteinen Resursseja lisää edes se yksi tilaaja, työn ja tekijöiden määrä tasapainossa, osto-osaamiseen lisää resursseja hankinnat yhden ihmisen varassa Langat omissa käsissä, Valmisteluresursseja lisää kuntakoon merkitys Tilapäisen henkilöstön käytön vähentäminen perehdytys vie aikaa Osaava henkilöstö rekrytointiongelmat + henkilöstön pysyvyys vastuualojen rajojen selkiinnyttäminen ja tietotekniikan hyödyntäminen Vesihuollon vastuunjako, lähinnä hulevesiasiat Katurakenne, tontti Mobiili työnohjaus/seurantajärjestelmä, pitäisi tietää maksut tehdystä työstä, luotto tietotekniikkaan Samantyyppisten asioiden valmistelu: yhteistyönä, dynastyssa tms, tietopankki yhteisissä asioissa Työrauha (suhteessa poliittisiin päättäjiin) Lakien, asetusten, määräysten yksinkertaistaminen kansanomaistaminen Asianmukainen kalusto äkilliset tarpeet ja niihin vastaaminen kuntoon (resurssit oikea-aikaisuus, työnjako) Riittävästi resursseja (esim. aikaa kehittämiseen) - priorisointi Ympäristösi tekijä

5 TEKY-MITTARIT Tasapaino neljästä näkökulmasta Asiakkaat Henkilöstö ja osaaminen Talous ja resurssit Prosessit ja rakenteet Ympäristösi tekijä

6 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 2: Kunnan ylätason strategia / tavoitteet: tiivistetysti kunnassa asetetut tavoitteet Asiakas: - Toimiva demokratia - Tuotteistetut palvelut - Laadukkaat, kustannustehokkaat, oikein kohdennetut palvelut - Asiakaslähtöisyys ja palaute - Keskusta-alueen vetovoima + asuntoalueiden viihtyisyys: asukastyytyväisyys - Kasvaa nopeasti työikäisten houkuttelu - Viihtyisä asuin- ja elinympäristö - Toimivat peruspalvelut ydinpalvelut asukastyytyväisyys - Kasvava ja hyvin koulutettu väestö - Kunnan, yritysten ja yrittäjien hyvä yhteistyö - Työpaikat, palvelut, puhdas luonto + ympäristö asukasmäärä - Houkuttelevia asukkaan ja vapaa-ajan asuntotontteja (rantayleiskaavat) - Asukkaiden osallistuminen - Elinvoimainen, rantakaava - Viihtyisyys, asuminen, vapaa-aika Asukasvaikuttavuus Tyytyväisyys Osallistuminen Viihtyisyys Kunnan ydinpalvelut Keskustan vetovoima Asuminen Ympäristösi tekijä

7 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 2: Kunnan ylätason strategia / tavoitteet: tiivistetysti kunnassa asetetut tavoitteet Prosessit ja rakenteet: - Toimivat peruspalvelut ydinprosessien kuvaaminen LATU-hanke - Prosessien jatkuva arviointi ja kehittäminen ydinprosessit kuvattu jalkautus - Asukaslähtöinen tehokas palvelujärjestelmä palautejärjestelmä (os.tavat?) - Ydintehtäviin keskittyminen - Oma tekeminen - Muu yhteistyö - Laadukkaat ja tehokkaat prosessit - Uudet toimintatavat palveluketjut ja prosessit tarkistetaan Ydinprosessit kehittäminen arviointi tehokkuus Ympäristösi tekijä

8 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 2: Kunnan ylätason strategia / tavoitteet: tiivistetysti kunnassa asetetut tavoitteet Henkilöstö: - LATU-hanke - Hyvä työnantajakuva ammattitaitoinen ja sitoutunut henkilöstö työhyvinvointi - Johtamisjärjestelmä, johtamisosaaminen, työhyvinvointi - Työhyvinvointiohjelman laatiminen, kysely - Riittävä, osaava - Työssä viihtyminen Työhyvinvointi Johtaminen Ympäristösi tekijä

9 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 2: Kunnan ylätason strategia / tavoitteet: tiivistetysti kunnassa asetetut tavoitteet Talous: - Talous tasapainossa - Ylimäärällä katetaan uusinvestoinnit - tarkkuus Talouden tasapaino Ympäristösi tekijä

10 TEKY-MITTARIT Ryhmätyö 3: Toimialan tavoitteet Ympäristösi tekijä