Loppuraportin liitemateriaali 26.2.2014

Espoon, Kirkkonummen, Kauniaisten ja Vihdin ICT-selvitys Tietohallintoryhmä Loppuraportin liitemateriaali 26.2.2014 Copyright Kuntien Tiera Oy

Sisältö Tietohallintoryhmän työn aikataulu Yhteenveto nykytilasta Viitekehys arvioitavien vaihtoehtojen tunnistamiseksi Tunnistetut ja arvioitavat vaihtoehdot Vaihtoehtojen läpikäynti ja vertailu Liitemateriaali 2

Tietohallintoryhmän työn aikataulutus Lokamarraskuu Nykytilaanalyysit Joulukuu Tammikuu Helmikuu Nykytilaanalyysien tarkentaminen Arviointiviitekehyksen kehittäminen ja vaihtoehtojen tunnistaminen Tunnistettujen vaihtoehtojen arviointi Arvioinnin tarkentaminen Loppuraportin laatiminen VM myönsi joulukuun alussa valtionavustuksen yhdistymisselvityksen ICT-tuen toteutukseen. 3

Yhteenveto nykytilasta Copyright Kuntien Tiera Oy 4

Yhteenveto EKKV-kuntien tietohallinnoista (1/2) ICT-toimintamalli Espoo Kauniainen Kirkkonummi Vihti Hajautettu (federatiivinen) Keskitetty Pääosin keskitetty, osin federatiivinen Keskitetty IT-henkilöstö 75 6 9 0 (thj 2htp/vko) IT-käyttömenot/v 46 200 000 738 000 3 947 000 1 580 000 IT-investoinnit/v 8 300 000 461 000 710 000 598 000 Tiera-yhteistyö Keskeiset tietojärjestelmät Keskeiset Toimittajat Kyllä, laajenemassa Effica, Tekla GIS Fronter, Oracle Tieto, CGI, Fujitsu, TDC, Tekla Ei Kyllä Kyllä Effica, TeklaGIS, Dynasty CGI, Tieto,Mediconsult, Tekla Effica, Pegasos, Facta, Dynasty, Helmi Tieto, CGI, Innofactor Pegasos, Facta, Raindance, Opinsys, Wilma CGI, Innofactor, DNA, Tiera 5

Yhteenveto EKKV-kuntien tietohallinnoista (2/2) Espoo Kauniainen Kirkkonummi Vihti Toiminnan laajuus Kaikki toimialat Kaikki toimialat Kaikki toimialat ja vesilaitos Toiminnan eroavaisuudet Kuntalaisnäkökulma PKS-yhteistyö, mukana julkisen hallinnon ohjauksessa, monikertaiset volyymit Sähköiset asiointipalvelut PKS-yhteistyö, Ei kuulu Tieraan, omaa tuotantoa Sähköiset asiointipalvelut Omaa tuotantoa Sähköiset asiointipalvelut Kaikki toimialat ja vesilaitos Lähiseudun kuntayhteistyö Sähköiset asiointipalvelut 6

Tietohallinnon nykykustannukset IT-käyttömenot, M IT-investoinnit, M Kunnan toimintamenot 2012, M Espoo 46,2 8,3 1850 Kauniainen 0,7 0,5 73 Kirkkonummi 3,9 0,7 211 Vihti 1,6 0,6 144 7

Nykykustannusten suhteellinen taso 8

Kypsyysarviot tietohallinnon nykytilasta Tietotekninen ympäristö: 0 = hajanainen; 5 = yhtenäinen Tietojärjestelmien ja tietojen integraatio: 0 = ei keskustele ; 5 = keskustelee Toiminnan raportointimahdollisuudet 0 = ei toteudu; 5 = toteutuu ICT:n mahdollisuuksia hyödyntäminen prosessien uudistamisessa 0 = ei hyödynnetä; 5 = hyödynnetään Copyright Kuntien Tiera Oy

Viitekehys arvioitavien vaihtoehtojen tunnistamiseksi Copyright Kuntien Tiera Oy 10

Viitekehys arvioitavien vaihtoehtojen tunnistamiseksi Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Yhteinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Erillinen Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut IT-palvelutuotanto Yhteinen 11

Tunnistetut arvioitavat vaihtoehdot Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Yhteinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Erillinen Nykytila A B C Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut Yhteinen IT-palvelutuotanto 12

Tunnistetut arvioitavat vaihtoehdot Copyright Kuntien Tiera Oy 13

Tunnistetut arvioitavat vaihtoehdot: A Kuvaus Vaihtoehdossa A neljä kuntaa tekisi löyhää yhteistyötä IT-palveluiden kilpailuttamisessa ja/tai hankinnassa. Päätöksenteko tapahtuu kunnittain IT-päälliköiden esitysten pohjalta. ITpalveluita voitaisiin yhdistää niiden luontevan elinkaaren mukaisesti. Pelkästään tietohallinnon näkökulmasta vaihtoehto A ei aiheuta merkittäviä muutoksia eikä ole kokonaisvaikutuksiltaan suuri. Mikäli kohdealueilla tavoitellaan yhteisiä palveluita, antaisi se syyn yhdistää myös IT-palveluita Mahdollisuudet Yksittäisiä IT-palveluita voidaan toteuttaa yhdessä paremmin kuin kukin kunta erikseen Muutostarve pieni ja muutoskustannukset pienet Joustavuus: voidaan toteuttaa tarvelähtöisesti ja tapauskohtaisesti Haasteet Yhteisen tekemisen lisääminen vaikeaa Vaikea saavuttaa merkittäviä hyötyjä IT:n tuottavuudessa Yhteistä kokonaissuunnittelua vaikea toteuttaa Päätöksenteon hitaus ja hankintojen monimutkaisuus 14

Tunnistetut arvioitavat vaihtoehdot: B Kuvaus Vaihtoehdossa B kunnat sitoutuisivat tiiviimpään yhteistyöhön IT-palveluiden yhdistämiseksi ulkopuolisen kumppanin (käytännössä Tiera) johdolla. Tällöin yhteistyö ei jäisi ainoastaan EKKV-kuntien väliseksi, vaan siinä olisi mukana paljon laajempi kuntaryhmä, myös ei-tieran omistajia. Tiera koordinoi palveluiden tuottamista ja kehittämistä kuntien kanssa. EKKV-kunnat voivat päättää, että yksi kunta edustaa niitä kaikkia Tieran koordinoimassa yhteistyössä. Aikataulullisesti yhteistyötä voidaan tehdä tarpeen mukaan edeten, kohdealueiden prioriteettien mukaisesti. Nopeimmin voidaan edetä palveluissa, joissa joku kunnista on jo Tiera-yhteistyössä mukana, kuten sähköinen asiointi, palveluväylä tai palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä Mahdollisuudet Laajempi valtakunnallinen yhteistyö Helpottaa yhteistyön organisointia Ei estä kuntakohtaisia erillisratkaisuja Muutos voidaan suunnitella kustannusten ja aikataulun osalta optimaalisesti Voidaan käynnistää nopeasti Yhteinen kokonaissuunnittelu harmonisoi ratkaisuja Haasteet Edellyttää Kauniaisilta Tieran osakkeiden merkitsemistä tai rajoittumista sellaisiin palveluihin, joissa voidaan toimia KL- Kuntahankintojen kautta Kunnilla oltava valmius ottaa käyttöön yhtenäisiä ratkaisuja Vaatii prosessien harmonisointia 15

Tunnistetut arvioitavat vaihtoehdot: C Kuvaus Vaihtoehto C toteutuisi kuntaliitospäätöksen myötä. Siinä tietohallintoon liittyvä päätöksenteko keskittyisi yhteen paikkaan sovittavan hallintamallin mukaisesti. Aikataulullisesti vaihtoehto C tarkoittaa tiettyä (n. 18-24 kk) aikaikkunaa, jonka aikana yhteen liittyvien kuntien IT-palvelut on yhdistettävä. Muutosvaiheessa joudutaan keskittymään pakollisiin yhdistettäviin toimintoihin. Mahdollisuudet kehittää toimintaa samaan aikaan ovat huonot, koska pääpaino on jatkuvuuden varmistamisessa. Mahdollisuudet Yksi ja yhteinen päätöksenteko Ohjaa nopeasti yhteisiin prosesseihin ja sähköisiin kuntalaispalveluihin Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa Haasteet Aikaan sidottu muutosprojekti, joka todennäköisesti aiheuttaisi ylimääräisiä kustannuksia (esim. nykyisten järjestelmien uusi hankinta) Suuri riski, että muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi Kiireen aiheuttamat kompromissit Kansallinen yhteistyö saattaa kärsiä muutosvaiheessa 16

Muita mahdollisia vaihtoehtoja Riippumatta yhdistymisselvityksen lopputuloksesta ja päätöksistä, voisi vaihtoehdon B mukaista yhteistyötä käynnistää mahdollisimman nopeasti. Kuntaliitosten toteutuessa yhdistämisprojektit ovat sitä helpompia, mitä tiiviimpää yhteistyötä kunnat tekevät jo valmiiksi. Toisaalta vaikka kuntaliitokset eivät toteutuisikaan, on yhteisestä IT-palvelujen tuottamisesta ja kehittämisestä joka tapauksessa hyötyä kaikille neljälle kunnalle. 17

Mahdolliset polut vaihtoehtoihin Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Yhteinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Erillinen 2014 Nykytila 2014-2016 2015 201X 201X+1 2016 Päätös kuntaliitoksesta A 2017 B C Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut Yhteinen IT-palvelutuotanto 18

Vaihtoehtojen läpikäynti ja vertailu Copyright Kuntien Tiera Oy 19

Yleistä kustannuksista Seuraavilla kalvoilla on kuvattu vaihtoehtojen B ja C kustannusvaikutuksia eri kustannuslajeittain. Vaihtoehdossa A kustannukset eivät muutu olennaisesti (siksi sitä ei ole erikseen kuvattu). Arviossa pyritty huomioimaan EKKV-alue kokonaisuutena. Kuntakohtaisesti kustannuskehityksessä saattaa olla eroja. 20

Vaihtoehtojen vertailu: kustannuskehitys (1/2) Kustannus Muutosvaihe (n. 1 vuosi) Vakiinnuttamisvaihe (n. 2 vuotta) Kustannusajurit INFRA B C B C Projektivaiheessa saatetaan tarvita ylimääräisiä testiympäristöjä, jotka nostavat kustannuksia. Vakiinnuttamisvaiheessa saadaan jo synergiahyötyjä vastaava määrä. Sovellukset B C B C Sovellusten yhdistäminen kallista varsinkin, jos tehdään pienellä ryhmällä. Vakiinnuttamisvaiheessakin saatetaan tarvita erikoisjärjestelyjä esim. ylimääräisen tuen takia. Työkustannukset B C B C Projektivaiheessa kustannukset voivat kasvaa merkittävästi, jos (kun) aikataulu on tiukka. Vakiinnuttamisvaiheessakin tarvitaan todennäköisesti ylimääräistä ulkopuolista apua. 21

Vaihtoehtojen vertailu: kustannuskehitys (2/2) Kustannus Nykytilanne jatkuu (n. 10 v.) * Jatkuva toiminta (5-10 v.) Kustannusajurit INFRA B C Ajan kuluessa infra-kustannukset laskevat. B:ssä kustannusten jakajia on enemmän kuin C:ssa (vain 4 kuntaa). Siksi kustannukset laskevat voimakkaammin Sovellukset B C Ajan kuluessa sovelluskustannukset nousevat. B:ssä ja C:ssä sovellusten yhteiskäyttö laskee kustannuksia. B:ssä kustannuksia jakamassa useampia kuntia. Työkustannukset B C Ajan kuluessa työkustannukset nousevat maltillisesti. Vaihtoehdoissa B ja C samat palvelut voidaan tuottaa tai hankkia pienemmällä henkilöstömäärällä. * Espoon osalta tavoitteena on, että kun nykytilan kustannukset laskevat tehtävien tehostamistoimet alkavat vaikuttaa. 22

Eri vaihtoehtojen muutos- ja jatkuvien kustannusten suhteuttaminen Muutoskustannukset Vaihtoehto Jatkuvat kustannukset 100 (=10,1 M 2012) Jos mitään ei tehdä, niin ei synny ylimääräisiä muutoskustannuksia 120 Yhdistetään joitain palveluita kohtuullisin kustannuksin 150 Yhdistetään paljon palveluita järkevällä aikataululla 200 Yhdistetään kaikki palvelut kireällä aikataululla Nykytila 100 (=52,4 M 2012) Pitkällä tähtäimen kustannuksia kuvataan luvulla 100 A 98 Voidaan saada pientä kustannushyötyä B 80 Saadaan tuntuvia säästöjä kiitos laajan käyttäjäjoukon C 88 Neljän kunnan IT-palvelut Espoon budjetilla 23

Kumulatiiviset kokonaiskustannukset Vaihtoehto C Alkuun suuret investoinnit Konseptuaalinen mallinnus eri vaihtoehtojen kustannuskehityksestä joiden takaisinmaksu pitkän ajan kuluttua Nykytila Vaihtoehto A Vaihtoehto B Vaihtoehto C Vaihtoehto B Maltilliset investoinnit joiden takaisinmaksu tapahtuu melko nopeasti Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi Aika 24

Vaihtoehtojen vertailu: hyödyt (muut kuin taloudelliset) Tehostamiskohde IT-toiminnan osaaminen (kompetenssit) A B C Hyödyn kuvaus Vaihtoehdoissa B ja C hyvät mahdollisuudet hyötyä keskinäisistä osaamisista. Ratkaisuiden toimitusnopeus (tarve => tuotanto) Vaihtoehdossa B todennäköisesti paremmat valmiudet IT-palveluiden nopeaan tuotteistamiseen IT palveluiden laatu ( ITIL-prosessikypsyys) B:ssä ja C:ssä paremmat valmiudet systemaattisten palveluprosessien soveltamiseen Mahdollisuus hyödyntää kansallisia ratkaisuja Kaikissa tapauksissa valmiudet paranevat, mutta vaihtoehdossa B kansallisia ratkaisuja voidaan hyödyntää maksimaalisesti. 25

Vaihtoehtojen vertailu: riskiarvio, vaihtoehtojen riskikarttojen yhteenveto A B C # Riskin otsikko 1 Talouteen liittyvät riskit 2 Rahoituksen saatavuus 3 Tekniikkaan/teknologiaan (esim. yhteensopivuus) liittyvät riskit 4 Muutosprojektin aikataulu 5 Toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit 6 Nykytilasta siirtymisen muutoskustannukset 7 Päätöksentekoon liittyvät riskit 8 Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät riskit 9 Yhtenäisten ratkaisujen saavuttamiseen liittyvät riskit 26

Vaikutukset voivat olla: Vaihtoehtojen vertailu: asiakas-/käyttäjävaikutukset Ulkoisia eli kuntalaisten palveluihin liittyviä Sisäisiä eli kunnan toimintaan liittyviä Ajurina voi olla kuntarajat ylittävän yhteisen prosessin/palvelun kehittäminen Siirryttäessä toimintamalleissa A:sta kohti C:tä Käytössä voi olla joko sama tai yhteinen järjestelmä/palvelu Tietojen saatavuus/käytettävyys ja sovellusten integraation aste nousee ==> palvelujen parantuminen mahdollisuus rakentaa nopeasti (nopeammin) sähköisiä palveluja sisäinen toiminnan tehokkuus kasvaa 27

Esimerkkejä päätöksentekomalleista Päätöksentekomallien jatkumon tasot 1. Yhtenäinen päätöksenteko yhteen liitetyssä kunnassa 2. Ulkoiselle taholle (käytännössä Tiera) annettu johtamisvastuu 3. Isäntäkunta vastuussa ICT:n kehittämisestä 4. Ulkoiselle taholle (käytännössä Tiera) annettu järjestämisvastuu 5. Yhteiset kehittämisprojektit (ja/tai asiantuntijaryhmät) 6. Virallinen IT-päällikköryhmä, joka tekee yhteisiä esityksiä, mutta paikallinen päätöksenteko 7. Kahvikerho Copyright Kuntien Tiera Oy 28

Vaihtoehtojen vertailu: Hankinnat Vaihtoehto A Vaihtoehto B Vaihtoehto C - Hankintarengas mahdollinen - Kuntakohtainen hankintasopimus toimittajan kanssa - Yhteishankinnan edut lähinnä hankintavolyymin yhdistämisessä ja yhteisessä kilpailutusprosessissa - Hankinnat yhteisen hankintayksikön kautta - Yhteisten hankintojen johtaminen ja järjestäminen hankintastrategia - Yksi sopimus per palvelu - Kunnat eivät voi hyödyntää aiemmin kilpailutettuja, toisen kunnan solmimia sopimuksia - mahdollisuus hyödyntää yhteisen hankintayksikön jo kilpailutettuja sopimuksia - Hankinnat keskitetysti - Siirtymävaiheessa on tarkasteltava sopimuskohtaisesti, voivatko kunnat hyödyntää esim. toisen kunnan kilpailuttamaa sopimusta. - Yksi hankintasopimus Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi - Yhteisen hankinnan hyödyt (mm. neuvotteluvoima) sekä kilpailuttamisvaiheessa että sopimuskauden aikana 29

Liitemateriaali Copyright Kuntien Tiera Oy 30

LIITE: kuntarakennelain sisältövaatimusten arviointi Seuraavilla sivuilla on koottu yhteenveto vaihtoehtojen B ja C arvioinnista kuntarakennelain asettamien sisältövaatimusten mukaisesti Tarkastelu on tehty ICT-näkökulmasta

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen 1. Suunnitelma hallinnon ja palvelujen järjestämisestä ja palvelujen tuottamisesta selvitysalueella Mahdollisuudet Ei estä kuntakohtaisia erillisratkaisuja Kehittäminen voidaan suunnitella aikataulun osalta optimaalisesti Voidaan käynnistää nopeasti, joukko palveluita heti käytettävissä. Harmonisoidut ratkaisut/palvelut Haasteet Palvelutason määrittely eri kunnissa osin eri tarpeet Kunnilla oltava valmius ottaa käyttöön yhtenäisiä ratkaisuja Edellyttää riittävän yhdenmukaisia päätöksiä kaikilta kunnilta, jotta mallista saadaan riittävä hyöty (mm. prosessien harmonisointi) Edellyttää uuden yhteisen IT-yhtiön perustamista tai Kauniaisilta Tieran osakkeiden merkitsemistä. Mahdollisuudet Ohjaa nopeaan päätöksentekoon mm. yhtenäisistä prosesseista ja sähköisistä palveluista Yhteisten ja yhtenäisten sähköisten palveluiden tuottaminen isommalle käyttäjäryhmälle Yhdistettävien kuntien osaamisen yhdistäminen ja laajempi hyödyntäminen Haasteet Palvelutason määrittely ja harmonisointi (mikä taso valitaan) Muutosprojektin kireät aikataulut vaarantavat palveluiden jatkuvuuden Suuri riski, että muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi Kiireen aiheuttamat kompromissit ja/tai huonot ratkaisut

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen 2. Selvitys yhdistymisen vaikutuksista kuntien yhteistoimintaan Mahdollisuudet Valmis yhteistyöorganisaatio (Tiera) helpottaa yhteistyön järjestämistä Laajemmasta yhteistyöstä saatavat hyödyt merkittävämpiä kuin vain neljän kunnan keskinäisestä yhteistyöstä syntyvät hyödyt. Haasteet Kansallisessa yhteistyössä muiden kuntien prioriteetit voivat poiketa EKKVkuntien tarpeista, jolloin voidaan joutua tekemään kompromisseja Mahdollisuudet Yksi ja yhteinen päätöksenteko Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa Haasteet Kansallinen yhteistyö saattaa kärsiä muutosvaiheessa Yhteinen kokonaissuunnittelu mahdollistaa harmonisoidut ratkaisut Helpottaa mahdollista myöhempää yhdistymistä

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen 3. Selvitys taloudellisesta tilanteesta (nyt ja tuleva) Mahdollisuudet Laajempi valtakunnallinen yhteistyö laskee yksikkökustannuksia Kehittäminen ja muutokset voidaan suunnitella kustannustehokkaasti Kilpailutusten ja hankintojen alhaisemmat prosessikustannukset Kohtuulliset muutoskustannukset Kustannussäästöpotentiaalia jatkuvissa kustannuksissa Haasteet Kuntien erilainen taloudellinen (lähtö)tilanne Mahdollisuudet Kilpailutusten ja hankintojen alhaisemmat prosessikustannukset Hankintavolyymin (yhdistäminen) lisääntyminen voi laskea hankintahintoja pienemmille kunnille Haasteet Yhdistäminen tulee kalliiksi, kun kiire ja pakko Aikaan sidottu muutosprojekti, joka todennäköisesti aiheuttaisi ylimääräisiä kustannuksia (esim. nykyisten järjestelmien uusi hankinta) Kustannukset saattavat määräytyä korkeimman kustannustason kunnan kustannusten mukaisiksi. Muiden kuntien näkökulmasta suhteelliset kustannukset voivat jopa nousta.

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen 4. Arvio asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien ja lähidemokratian toteutumisesta Mahdollisuudet Kansallisella yhteistyöllä lähidemokratiaa voidaan parantaa /edistää Haasteet Mahdollisuudet IT:llä voidaan pienetää yhdistymisen haittavaikutuksia Haasteet Tietohallinnon järjestämistavalla ei ole tunnistettuja/olennaisia vaikutuksia asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksiin

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus 5. Yksityiskohtainen arvio kuntien yhdistymisen eduista ja haitoista Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen Mahdollisuudet Haasteet Mahdollisuudet Haasteet (Yhteenveto kaksi seuraavaa diaa)

Yhteistyön (VE B) lisäämisen (ei kuntaliitosta) mahdollisuudet ja haasteet Mahdollisuudet + Mahdollisuus laajempaankin yhteistyöhön kuin vain EKKV-kuntien väliseen + Valmis yhteistyöorganisaatio helpottaa yhteistyön järjestämistä + Ei estä kuntakohtaisia erillisratkaisuja + Muutos voidaan suunnitella kustannusten ja aikataulun osalta tarkoituksenmukaisesti + Voidaan käynnistää nopeasti ja ottaa joitain palveluja nopeasti käyttöön. + Yhteinen kokonaissuunnittelu harmonisoi ratkaisuja + Osto- ja neuvotteluvoima kasvaa, markkinoiden hallinta ja ohjailtavuus lisääntyy Haasteet - Edellyttää poliittista tahtoa sekä yhteneväisiä näkemyksiä ja yhdenmukaista päätöksentekoa - Kunnilla oltava valmius ottaa käyttöön yhtenäisiä ratkaisuja ilman yhteistä/yhdistettyä päätöksentekoa - Vaatii prosessien harmonisointia - Erilaiset palvelutasot nykytilanteessa eli lähtötasot ovat erilaiset - EKKV-kuntien prioriteetit voivat poiketa kansallisista prioriteeteista - Edellyttää uuden yhteisen IT-yhtiön perustamista tai Kauniaisilta Tieran osakkeiden merkitsemistä.

Yhdistymisen eli kuntaliitoksen (VE C) mahdollisuudet ja haasteet Mahdollisuudet + Yksi ja yhteinen päätöksenteko ohjaa nopeasti yhteisiin prosesseihin ja sähköisiin kuntalaispalveluihin + Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa + Keskitetty hankintatoimi + Mahdollisuus resurssisäästöihin pitkällä tähtäimellä Haasteet - Aikaan sidottu muutosprojekti, joka aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia (esim. edellyttää joidenkin nykyisten järjestelmien kilpailuttamista) - Muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi - Kiireen aiheuttamat kompromissit - Kansallinen yhteistyö saattaa kärsiä muutosvaiheessa - Epäselvää, miten operoidaan kuntien voimassa olevien sopimusten kanssa siirtymävaiheessa - Yksikkökustannukset saattavat nousta joidenkin kuntien näkökulmasta.

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus 6. Arvio kielellisten oikeuksien toteutumisesta Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen Mahdollisuudet Haasteet Mahdollisuudet Haasteet Tietohallinnon järjestämistavalla ei ole tunnistettuja vaikutuksia kielellisten oikeuksien toteutumiselle

Yhteistyömalli (B) vs. yhdistyminen (C) Kuntarakennelain mukainen sisältövaatimus Vaihtoehto B Yhteistyö (yhteistyön lisääminen) Vaihtoehto C Yhdistyminen 7. Arvio kuntien yhdistymisen suhteesta metropolihallinnon tarpeeseen, erityisesti yhdyskuntarakenteen eheyttämisen Mahdollisuudet Helpottaa minkä tahansa kuntarakennemuutoksen toteuttamista Haasteet Mahdollisuudet Teknisen monimuotoisuuden vähentäminen helpottaa mahdollisia myöhempiä laajempia yhteistyöjärjestelyjä Haasteet Mahdollisissa vaiheittaisissa yhdistymisissä lisäkustannuksia

LIITE: Tietohallintotoiminnon nykytila ja yhteistyömahdollisuudet

Sisällysluettelo Yhteenveto EKKV-kuntien tietohallinnoista Liite 1: Espoon kaupungin tietohallinto Liite 2: Kauniaisten kaupungin tietohallinto Liite 3: Kirkkonummen kunnan tietohallinto Liite 4: Vihdin kunnan tietohallinto 42

ICT-toimintamalli Yhteenveto EKKV-kuntien tietohallinnoista (1/2) Espoo Kauniainen Kirkkonummi Vihti Hajautettu (federatiivinen) Keskitetty Pääosin keskitetty, osin federatiivinen Keskitetty IT-henkilöstö 75 6 9 0 (thj 2htp/vko) IT-käyttömenot/v 46 200 000 738 000 3 947 000 1 580 000 IT-investoinnit/v 8 300 000 461 000 710 000 598 000 Tiera-yhteistyö Keskeiset tietojärjestelmät Keskeiset Toimittajat Kyllä, laajenemassa Effica, Tekla GIS Fronter, Oracle Tieto, CGI, Fujitsu, TDC, Tekla Ei Kyllä Kyllä Effica, TeklaGIS, Dynasty CGI, Tieto,Mediconsult, Tekla Effica, Pegasos, Facta, Dynasty, Helmi Tieto, CGI, Innofactor Pegasos, Facta, Raindance, Opinsys, Wilma CGI, Innofactor, DNA, Tiera 43

Yhteenveto EKKV-kuntien tietohallinnoista (2/2) Espoo Kauniainen Kirkkonummi Vihti Toiminnan laajuus Kaikki toimialat Kaikki toimialat Kaikki toimialat ja vesilaitos Toiminnan eroavaisuudet Kuntalaisnäkökulma PKS-yhteistyö, mukana julkisen hallinnon ohjauksessa, monikertaiset volyymit Sähköiset asiointipalvelut PKS-yhteistyö, Ei kuulu Tieraan, omaa tuotantoa Sähköiset asiointipalvelut Omaa tuotantoa Sähköiset asiointipalvelut Kaikki toimialat ja vesilaitos Lähiseudun kuntayhteistyö Sähköiset asiointipalvelut 44

Yhteistyömahdollisuudet 1. Asiantuntijayhteistyö ja kuntavertailu: Mahdollista jakaa esim. hyviä käytäntöjä ja määrittelydokumentaatiota ja vähentää päällekkäistä työtä EKKV-alueella. Yhteistyö ei edellytä kuntaliitoksia. 2. Tiera-yhteistyö: Tiera on omistajakuntiensa yhteisenä hankintayksikkönä toimija, joka pystyy toteuttamaan palveluita heti. Yhteisten ratkaisujen käyttöönoton helpottaja. Tieran kanssa tehtävä tietohallintoyhteistyö ei edellytä kuntaliitoksista (poikkeuksena Kauniainen). Ei päällekkäisiä hankintoja ja suuremmat volyymit (myös Espoon osalta, jos kyseessä valtakunnallinen ratkaisu). Mahdollistaa myös toimintaprosessin harmonisoinnin. 3. Kuntaliitosten myötä IT-ratkaisujen välttämätön yhdenmukaistaminen nopeahkolla aikataululla. Yksi hankintayksikkö eli hankinnat vain kerran ja nopeammin. Hallinta helpompaa. 45

Tietohallintotoiminnon nykytila, Liite 1: Espoon kaupungin tietohallinnon nykytilanne Espoon tietohallinnon selvitystyöryhmä 28.10.2013

Nykymallin yleiskuvaus Espoon nykyisen ICT-toimintamallin yleiskuvaus ICT-toimintamalli on tällä hetkellä organisatorisesti hajautettu eli osa asioista tehdään keskitetysti koordinoiden kuten esim. kokonaisarkkitehtuuriohjaus KA-ryhmässä. Toisaalta toimialoilla on omat vahvat tietohallintoorganisaationsa, joiden toimintaa yritetään koordinoida kaupunkitasolla yhteistyöryhmien kuten THOR (tietohallinnon ohjausryhmä) ja THJR (tietohallinnon johtoryhmä) avulla. Erilaisia ICTpalveluintegraattorirooleja löytyy ympäri kaupunkiorganisaatiota, mutta osa palveluintegraattorivastuista on keskitetty tietotekniikkapalveluihin (TTP). Toimittajahallinnassa on nykymallissa merkittävästi parannettavaa esim. toimialojen välisessä koordinaatiossa sekä mahdollisuuksia kasvattaa tilaajan neuvotteluvoimaa esim. hankintojen yhteydessä. Tällä hetkellä investointivarojen käyttö ja priorisoinnin toimivuus herättää kysymyksiä. Nykyisessä ohjausmallissa väärintulkinnan mahdollisuus on suuri, ja toisinaan yksinkertaistenkin asioiden koordinointiin ja käsittelyyn hukataan merkittävästi aikaa ja resursseja. Lisäksi toiminnan kehittäjien foorumi puuttuu. ICTtoiminnan kustannustaso suhteessa vertailukaupunkeihin (Tre, Tku) on pysynyt selvästi korkeampana. Kokonaisarkkitehtuuriohjauksen osalta isot peruslinjaukset (periaatteet) on määritelty, mutta osaamispuolella on vielä vajeita. Toiminta-arkkitehtuurissa riittää kehittämistä ja kokonaisarkkitehtuuriryhmän kokoonpanossa on havaittu muutostarpeita. Nykyinen kokonaisarkkitehtuurin kypsyystaso on suhteellisen alhainen, mutta viimeisen vuoden aikana asiassa on edistytty. Espoon projektimallin kehittäminen (EsPro) mahdollistaa myös kokonaisarkkitehtuuriohjauksen parantamisen samalla kertaa. ICT-toimintamallin nykytilan kuvausi 47

Nykyinen ICT-päätöksentekomalli Nykytila: ICT-päätöksentekomatriisi TARVEMÄÄRITTELY Tietohallinnon strategiset linjaukset Kokonaisarkkitehtuuri Yhteiset tietojärjestelmät Julkishallinnon yhteiset tietojärjestelmät Infrastruktuuri Toimintojen omat tietojärjestelmät IT-investoinnit ja priorisointi Valmistelusta vastaavat ICT-johtaja KA-ryhmä ICT-johtaja Nimetty vastuullinen (TTP yleensä) Nimetty vastuullinen (TTP joskus) Toiminto, toimialan tietohallinto TTP Teknologiaarkkitehti Konserniesikunnan THryhmä, Toimialan tietohallinto Valmistelussa mukana THOR THJR THOR KA-ryhmä THOR THJR KA-ryhmä THOR THJR KA-ryhmä THOR THJR KA-ryhmä THJR THOR THOR Toimialat Valmistelusta tiedottaminen Laajasti Laajasti Laajasti Laajasti Laajasti Käyttävässä yksikössä Laajasti Päätöksenteko A) THJR PJ B) KJ(KAJO) A) Konserrniesikunnan JR Pj THJR PJ THJR PJ TTPJ A) TA-johtaja B) Lautakunta tai johtokunta A) THJR PJ B) KJ(KAJO) C) (Khallitus) D) (Valtuusto) ICT-toimintamallin nykytilan kuvausi 48

Nykyinen ICT-järjestelymatriisi Nykytila: ICT-järjestelymatriisi Johtaminen Järjestäminen Tuotanto Konserni Toimialat TTP Toimittajat, kaupalliset Kokonaisarkkitehtuuri Ohjelmajohtaminen Hankintastrategia Kansallinen yhteistyö (kaupunkit.) ICT-strategialinjaukset ja tietoturvalinj. Yhteisten järjestelmien omistajuus, osin TA-kohtainen yhteistyö ICT-toimintamalli KA noudattaminen, soveltaminen Kohdealueen arkkitehtuuri Budjetointi ja seuranta Toimintasuunnitelma TA-järjestelmien omistajuus Yhteisten järjestelmien omistajuus, osin Kaupunkilaajuisten palvelujen kehittäminen Palvelusopimukset toimialojen kanssa Budjetointi toimialojen kanssa Palvelujen KA:n mukaisuus Toimialatapaamiset Yhteisten järjestelmien omistajuus, Palvelustrategia osin Palveluiden kehittäminen yhdessä Espoon kanssa THJR THOR KA-ryhmä Projektisalkun hallinta Investointirahojen ohjaus ja priorisointi Toimialan taloussuunnittelu Investointiehdotukset TA-kohtaiset toimittajasopimukset Toimialan kehityssalkku TA:n tietojärjestelmä-ohry Hankinta ml. kilpailutus (hankintapalv.) Tietoturvallisuus Kaupunkilaajuiset toimittajasopimukset ja niiden hallinta Ostopalvelut ja palvelunhallinta Asiakastarpeet ja palaute toimialoilta Keskitetyt ICT-palvelut Palveluntuotannon kehittämisryhmät Palvelutasojen hallinta Hankinta ml. kilpailutus Seurantafoorumit (hankintapalv.) Raportointi Kehitysehdotukset Investointien seuranta Projektiesitykset Sähköisen asioinnin seurantaryhmät Järjestelmien käyttö Sisäisten ja ulkoisten SLA seuranta ja valvonta Pääkäyttäjät Seurantapalaverit Toimialakohtainen tukipalvelu PALI:n hankintapalvelut Kaupunkilaajuisten palvelujen tuottaminen ja hallinta Uusien palvelujen käyttöönotto Toimittajien seuranta SLA- ja laatuseuranta, tietoturva Palvelunhallinta ja seuranta sekä tuki Asiantuntijapalvelut SLA.n mukaiset palvelut Palveluntuotanto ja tuki Asiantuntijapalvelut Tiera Nykytilassa ei mitään Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi Nykytilassa ei mitään Nykytilassa ei mitään 49

Nykyinen ICT-rahoitusmalli ICT-rahoitusmalli: Nykytilanne (54,5 M ) Käyttömenot Vuonna 2013 koko kaupungin ICT-käyttömenoista (46,2 milj. ) noin puolet on budjetoitu tietotekniikkapalveluihin TTP laskuttaa kustannukset toimialoilta sisäisten tilien kautta: Perustietotekniikka, tietoliikenne, työasemien leasingkustannukset Puhepalvelut osittain, toimialojen budjetissa erityispalveluita (takaisinsoitto, hälytysliittymiä, rakennusautomaatio, liikennevalojen ohjaus) Toimialat ja yksiköt ovat budjetoineet Omistamiensa tietojärjestelmien käytön, ylläpidon ja pienkehittämisen Monitoimilaitteiden leasingvuokrat (tulostuspalvelut sisältyvät TTP:n palveluun) ICT-konsultointipalvelut ICT-laitteiden ostot, huolto ja ylläpito Tietohallintohenkilöstön palkka- ja tilakustannukset 4,6 milj. Investoinnit Aineeton omaisuus (5,5, milj. ) Pitkävaikutteisten tietojärjestelmien ja lisenssien hankintamenot, tietojärjestelmien rakentamiskustannukset sekä laajat tietojärjestelmien muutos- ja kehittämistyöt (ei sisällä liikelaitosten investointeja) Määrärahat on budjetoitu keskitetysti yleishallintoon lukuun ottamatta liikelaitosten investointeja Määrärahat kohdennetaan toteutuskelpoisille hankkeille projektiesitysten perusteella ja tietohallinnon johtoryhmän esityksestä kaupunginjohtajan tai kaupunginhallituksen päätöksillä Koneet ja kalusto Tietoliikenneverkon kehittäminen (kuiturenkaat) tietotekniikkapalveluissa 1,1 M, Sitossa 1,64 M Uudisrakennus- ja isoissa perusparannushankkeissa tehtävät kuidutukset hoitaa ja maksaa Tilakeskus-liikelaitos (kustannukset mukana vuokrissa). 50

Nykyisen ICT-rahoitusmallin analyysi ICT-rahoitusmalli: Analyysi Vahvuudet (+) Osa ulkoisten käyttömenojen suunnittelusta ja hallinnasta TTP:n toimesta Mahdollistaa paremmin toimittajien laskutuksen ja laskujen sopimuksenmukaisuuden seurannan Sopimusten tuntemus ja seuranta yhdellä taholla Keskitetty laskujen maksaminen varmistaa maksamisen oikea-aikaisuuden Leasing-rahoituksella hankitut laitteet jakavat kustannuksia tasaisesti käytön ajan Osa ulkoisista käyttömenoista, pääasiassa tietojärjestelmät, toimialojen budjetissa: Mahdollistaa palvelulähtöisen kehittämisen ja joustavan päätöksenteon Investointimenojen hallinta yhteisesti THJR:ssä mahdollistaa kokonaisohjauksen ehkäisee päällekkäisiä investointeja voidaan joustavammin huomioida projektien eteneminen ja aikataulutus ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus Heikkoudet (-) TTP:n rooli ulkoisten kustannusten hallinnoijana merkittävä: 1) Sisäisen laskutuksen perustana olevan laiterekisterin tiedot puutteellisia, 2) ICTpalveluita ei ole hinnoiteltu selkeästi ja ICTomaisuuden hallinta on puutteellinen SOTETissa omien järjestelmien kustannusten jako manuaalisesti raskas prosessi Investointia vai käyttömenoa selvittely aiheuttaa paljon turhaa työtä talouspalveluiden ja yksiköiden välillä Investointien keskitetty päättäminen saattaa johtaa menettelyn ohittamiseen toimialalla, jolloin ei saada projekteihin kaupunkitasoista näkyvyyttä Toimialojen projektit eivät tule riittävän ajoissa TTP:n tietoon, jotta voitaisiin varautua tarvittaviin infran, tietoturvan ym. muutoksiin Euromääriltään pienten investointirahojen hallinnointi ylimitoitettua Toimialan tietohallinnon ja talousohjauksen välinen kommunikointi ei riittävää 51

Nykyinen ICT-rahoitusmalli: Kustannusten kohdistaminen Nykyinen kustannusten kohdistamismalli ICT-infran kustannukset: TTP ja sen asiakasorganisaatiot Tietotekniikkapalvelut laskuttaa toimialoilta sisäisenä laskutuksena kahden tilin (tietotekniikkapalvelut ja puhepalvelut) kautta. Laskutus perustuu laiterekisteristä raportoituihin laitemääriin ja tehdään sovitulle tarkkuudelle eli jopa hanketasolle saakka. Tietojärjestelmät Konserniesikunta: Kustannukset järjestelmien omistajien budjetissa, ei jaeta. SOTET: Asiakastietojärjestelmien kustannukset jaetaan käyttäjämäärän mukaan yksiköille SITO: Kustannukset järjestelmien omistajien budjetissa, ei jaeta. Kustannukset kuitenkin vyörytetään toiminta- ja taloustilastoa varten esim. oppilasmäärän mukaan. TYT : Kustannukset järjestelmien omistajien budjetissa, ei jaeta. Jos järjestelmää käyttää useampi keskus, niin omistajana on esikunta. Jos käyttäjinä on vain yksi keskus, silloin omistajana on ko. keskus PALI: Palin liikelaitosten järjestelmien kustannukset ovat tuotteiden hinnoissa ja laskutetaan asiakkaalta. ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus 52

ICT-kustannusten jakauma toimialoittain (1000 ) Yleishallinto SOTET SITO TYT PALI Käyttömenot 3 580 12 800 20 360 2 470 7 021 Investoinnit 1 573 785 2 453 785 2 695 Yhteensä 5 151 13 584 22 813 3 255 9 716 54 519 Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 53

Nykyinen ICT-toimittajahallinta järjestelymatriisissa ICT-toimittajahallinnan järjestelymatriisi Johtaminen Päätöksenteko Järjestäminen Kilpailutus Tuotanto Seuranta Konserni Hankinta- ja toimittajastrategia Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Toimittajahallinnan vastuut Hallinnon hankinnat Kaupunkiyhteiset hankinnat PKS hankinnat Tietohallinnon johtoryhmä Kilpailutus- ja sopimusjuridiikka Kiinteä yhteistyö Hankintapalveluiden kanssa Joissakin kaupunkiyhteisissä järjestelmissä Toimittajarekisterin ylläpito Sopimusten säilytys/arkistointi Kaupunkiyhteisten sopimusten seuranta Reklamoinnit Toimialat Toimialan hankintastrategia Toimialan operatiivinen vastuu Toimialakohtaiset vaatimukset Toimialan vaatimukset kaupunkiyhteisille hankinnoille Toimialakohtaiset järjestelmät Toimialakohtaisten toimittajien valinta ja sopimusten tekeminen Kiinteä yhteistyö Hankintapalveluiden kanssa Toimialakohtaisten sopimusten valvonta, SLA:t Ylläpitotehtävät Toimialakohtaisten toimittajien jatkuva hallinta TTP (PALI) Kaupunkitasoinen operatiivinen vastuu Kaupunkiyhteiset tietojärjestelmät ja infrastruktuuri Kaupunkiyhteiset järjestelmät Kaupunkiyhteisten toimittajien valinta ja sopimusten tekeminen Kiinteä yhteistyö Hankintapalveluiden kanssa Kaupunkiyhteisten sopimusten valvonta, SLA:t Ylläpitotehtävät Kaupunkiyhteisten toimittajien jatkuva hallinta Hankintapalvelut (PALI) Viranhaltijapäätösluonnosten valmistelu, Sopimusneuvottelut KVE hankinnat ICT-toimintamallin nykytilan kuvausi Tiera Siton,Sotet:n, ja TYT:in ICT hankinnat Palin ERP hankinnat Kaupunkiyhteiset hankinnat PKS hankinnat (usein vain tekninen toteutus) Optioiden jatkaminen, reklamaatiot (nyt mikäli useita, muuten toimialat hoitaneet ), hinnankorotusehdotukset, sopimuksen laajennus (hankintalain puitteissa), vuosittaiset seurantapalaverit 54

ICT-ratkaisukehitysmallin ylätason tavoitetila Ratkaisukehityksen tavoitetila palveluiden ja toiminnan kehitysprojekteissa Projekti-ideasta käyttöönotetuksi ratkaisuksi, jonka avulla saavutetaan suunnitellut hyödyt siten että Kokonaisarkkitehtuurin vaatimukset on huomioitu ja ratkaisun arkkitehtuuri hallinnassa Kustannus/hyöty-laskelmat laaditaan ja hyötyjä johdetaan sekä kustannuksia hallitaan Ratkaisun käyttöönotosta aiheutuva muutos on suunniteltu ja johdettu sekä resursoitu Ratkaisukehitykseen (ml. käyttöönotto) liittyvät riskit ovat hallinnassa Ratkaisukokonaisuuden tuotantokyvykkyys varmistettu projektin aikana Hankinnat läpiviedään hallitusti, hankintalainsäädäntö huomioiden ja tilaajan neuvotteluvoima maksimoiden, toimittaja-ankkureita välttäen Ratkaisukehitysprojekteja ohjataan ja hallitaan EsPro-mallin mukaisesti Projektisalkunhallinnan taso Projekti-idea Projektinjohtamisen taso Projektisuunnitelma Projektiidean kuvaus Suunnittelu-vaihe Asettaminen Projektin suunnittelu ABC Projektiluokitus Jälkiarviointi JA ABC Projektiluokitus Toteutusvaihe Toteutuksen ohjaus Edistymisraportit Lopetusvaihe Lopetus Projektikuvaus Loppuraportti Hyötyjen arviointi Valmisteluvaihe Valmistelun Suunnittelupäätöpäätös hyväksyminen Toteutus- Tuotosten Projektin lopetus aloitus P0 P1 P2 P3 P4 ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus 55

ICT-palvelunhallinnan nykytila ICT-palvelunhallinta: Nykyinen tukimalli Käyttäjät ottavat ICT-ongelmissaan yhteyttä pääasiassa perustietotekniikkatoimittajan käyttötukeen, mutta sen lisäksi muita yhteydenottopisteitä on useita ja toimialoilla on erilaisia käytäntöjä ja ohjeistuksia. Yhteisten toimintamallien noudattaminen on haasteellista, on syntynyt varjo-organisaatioita. Tukimallista lisäksi seuraavaa Petite-toimittaja kirjaa tukipyynnöt omaan järjestelmäänsä, niitä on mahdollista seurata ja niistä saadaan raportointi ERP-järjestelmän tukipyynnöt kirjataan Efecteen, saadaan raportointi ja seuranta Isoilla järjestelmätoimittajilla on omat järjestelmänsä, joihin tukipyyntöjä kirjataan Muuten pyynnöt ovat sähköposteissa tai henkilökohtaisissa muistiinpanoissa -> ei hallinnassa? ERP-tuki Järjestelmäkoordinaattori Järjestelmäasiantuntija PeTiTe- käyttötuki Pääkäyttäjä Puhepalvelut Call Sipe Yksikön yhteyshenkilö Palvelutiski Koordinaattorit (hankinta, verkko, AV)? Suuret järjestelmätoimittajat Suuret järjestelmätoimittajat Suuret järjestelmätoimittajat ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus Pienet järjestelmätoimittajat Pienet järjestelmätoimittajat Pienet järjestelmätoimittajat Efecte tunnusportaali TTP:n verkkotilaukset@espoo.fi tietoverkot@espoo.fi Hankinta.ostajat@espoo.fi 56

ICT-palveluintegraattori ICT-palveluintegraattori: Määritelmä ja vastuut ICT-palveluintegraattori on Espoon kaupungin organisaation sisäinen tai ulkoinen toimija joka määrittelee, hankkii ja yhdistää ICT-palvelut Espoon kaupungin toimijoiden tarpeiden mukaisiksi sekä toimittaa ICT-palvelut sopimuksiin perustuen. ICT-palveluintegraattori vastaa tyypillisesti seuraavista asioista: Palvelun integrointi eli hankinta ja palvelutasojen valvonta sekä käyttäjätarpeiden yhdistäminen Palvelusopimusten hallinnointi Palvelujen yhdistäminen (skaalaekonomian hyödyntäminen) Kustannusten kohdistaminen, palvelun hinnoittelu, kustannusten seuranta Palveluntoimittajan hallinta Reklamaatioiden hallinta Käyttäjien palvelutarpeiden yhdistäminen ja palvelun kehittäminen yhteistyössä palveluntoimittajan kanssa Palveluntuotannon seuranta ja valvonta palvelutasoihin verrattuna Palvelun tukimallin sekä palvelunhallinnan määrittely ja järjestäminen Jatkossa myös optimaalisen palveluntuotantotavan valinta ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus 57

ICT-palveluintegraattori Espoon nykytilanne: ICT-palveluintegraattorivastuut TTP PALI SITO TYT SOTET Hallinnoi kaupunkilaajuisia toimittajasopimuksia ja toimii palveluintegraattorina niiden puitteissa työasemapalveluissa, käyttöpalveluissa, tietoliikenteessä, puhe- ja viestintäpalveluissa sekä taustapalveluissa. Palveluintegraattorin rooli jaettu asianhallintapalveluiden osalta KOHA:n ja PALI:n välillä. Palkkahallinnon osalta palveluintegraattorina. SDU:n Linux-ympäristön osalta palveluintegraattorin roolissa. Nykytilassa pyrkimystä toimia palveluintegraattorina K-verkon osalta. Oppimis- ja opetusympäristöjen osalta toimivat palveluintegraattorin roolissa. Helmet-alueella myös palveluintegraattoriroolia Espoon puolelta (PKS-yhteistyö). Toimii palveluintegraattorina paikkatiedon osalta (Tekla). TYT:n contact center-ratkaisujen osalta palveluintegraattorina. Väestötiedon osalta toimii palveluintegraattorina. Toimitilatietojen osalta toimi palveluintegraattorina. Effican osalta toimii palveluintegraattorina. Osittain palveluintegraattorin roolissa myös sähköisessä asioinnissa (Tieto). ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus 58

ICT-organisaatiomalli Nykyinen ICT-organisaatiomalli (1) Rooli KE TTP SITO SOTET TYT PALI Yht. ICT-johtaja/tietohallintojohtaja 1 1 1 1 (1) 4 (5) ICT-kehittämisjohtaja 1 1 Erityisasiantuntija 3 3 6 Projektipäällikkö/hankejohtaja 3 3 Ratkaisuasiantuntija 5 5 4 2 16 Järjestelmäasiantuntija 1 10 5 6 1 23 Järjestelmäpäällikkö/th-päällikkö 1 1 2 Koordinaattorit/Järjestelmäkoord. 3 4 7 Sovellusasiantuntija 3 3 ICT-asiantuntija 7 7 Ostaja 1 1 Controller 1 1 Tilastoasiantuntija/suunnittelija [3] [3] Sihteeri 1 1 Yhteensä 9 31 15 16 3 (4) 1 75 + (1) ICT-toimintamallin nykytilan kuvaus 59

Tärkeimmät tietojärjestelmät ja palvelut toimittajineen (1) Tietojärjestelmä Järjestelmä & toimittaja Palveluintegraattori Muuta Terveystoimen asiakastietojärjestelmä Effica Terveys/Tieto Tieto Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmä Effica Sosiaali/Tieto Tieto Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Effica Päivähoito/Tieto Tieto Sähköinen oppimisympäristö (SUKO) Fronter Oppilasjärjestelmät Primus, Kurre ja Wilma/Starsoft Fujitsun käyttöpalvelu Rekisteri- ja paikkatieto TeklaGIS-kuntatietojärjestelmä/Tekla Fujitsun käyttöpalvelu Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 60

Tärkeimmät tietojärjestelmät ja palvelut toimittajineen (2) Tietojärjestelmä Järjestelmä & toimittaja Palveluintegraattori Muuta Perustietotekniikka Fujitsu Uusi sopimus: CGI ja Fujitsu Puhe- ja tietoliikenne TDC Työasemien vuokrarahoitus Kuntarahoitus Aiemmin Danske Bank Toiminnanohjaus Oracle E- BusinessSuite/Attido Laskutus- ja saatavareskontra Taloussuunnittelu, raportointi ja konsernitilinpäätös Community/Tieto Basware FPM/Basware Fujitsun käyttöpalvelu Fujitsun käyttöpalvelu Fujitsun käyttöpalvelu Julkaisujärjestelmä NetCommunity/Fujitsu Fujitsun käyttöpalvelu Käytössä talouden ja hankinnan osia Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 61

Tärkeimmät tietojärjestelmät ja palvelut toimittajineen (3) Tietojärjestelmä Piirustuksien ja dokumenttien hallinta Järjestelmä & toimittaja ProjectWise/Bentley Palveluintegraattori Fujitsun käyttöpalvelu Toimitilojen hallinta Koki/CGI Fujitsun käyttöpalvelu Päätöksenteko Dynasty360/Innofactor Fujitsun käyttöpalvelu Muuta Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 62

Keskeiset käynnissä olevat projektit joissa ICT-ratkaisukehitystä (1) Projekti Kuvaus Kumppani(t) Palveluseteliprojekti 5 kaupungin sähköisen palvelusetelin kehitysprojekti. Kouvola, Tre, Tku, Oulu, THL (SADe) Mobiilikotihoito SAAS-palveluna hankitaan toiminnanohjausjärjestelmäkokonaisuus, joka sisältää mobiili- ja toimistosovelluksen kotihoidon keskitetyn työnjaon- ja toiminnan koordinointiin Tiera Palveluväylä Kansallisen palveluväylän x-road-pilotti Sitra, Tiera, Lahti Espoon uusi sairaala Sähköisen asioinnin alusta Palvelunhallintajärjestelmä Katu- ja viherpalveluiden suunnittelu ja seurantajärjestelmä Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi Espoon uuden sairaalan vaatimien tietojärjestelmien toteutus ja integrointi käyttäen Kansallista palveluväylää alustana. Espoo on vaihtamassa sähköisen asioinnin alustaansa. ICT-palvelunhallintajärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprojekti on käynnissä. Otetaan käyttöön Espoon teknisen toimen sekä Tilakeskus, Espoo Kiinteistöpalvelut ja Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitosten yhteinen suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Tiera, muut kilpailutettavat kumppanit Tiera Sofigate 63

Keskeiset käynnissä olevat projektit joissa ICT-ratkaisukehitystä (2) Projekti Kuvaus Kumppani(t) Sosiaalitoimen verkkoneuvonta Toimijarekisterin jatkot Resurssivarausjärjestelmä PETITEkäyttöönotto PUHTI-käyttöönotto Sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan tehtävänä on antaa kuntalaisille sosiaalipalveluihin ja sosiaalisiin ongelmiin liittyvää neuvontaa. Kilpailutus meneillään, tarjoukset saatu ja vertailu meneillään Toimijarekisteriprojekti on päättymässä (master data), mutta sen osalta ollaan laajentamassa Espoon tietoarkkitehtuurin kehittämistä henkilöstö- ja organisaatiotiedon alueelle. Myös järjestelmien integroiminen toimijarekisteriin kesken. Otetaan käyttöön uuden perustietotekniikkapalvelusopimuksen mukaiset palvelut (mm. tukipalvelut, elinkaaripalvelut, konesali- ja palvelinpalvelut). Otetaan käyttöön 11.4.2013 allekirjoitetun puhe- ja tietoliikennesopimuksen mukaiset palvelut. Attido CGI, Fujitsu TDC Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 64

Keskeiset käynnissä olevat projektit joissa ICT-ratkaisukehitystä (3) Projekti Kuvaus Kumppani(t) IHEP TieraOppi SitoInfra Varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus Sähköiset YOkirjotukset PKSverkkomaksaminen Mukana Sade-hankkeen oppijan verkkopalveluiden palveluiden tuottamisessa. Tässä on kyse esi- ja peruskouluun hakemisesta. Oppimisymäristöjen yhtenäistäminen Espoolle. Aluksi mukana SDU ja Suva. YTL:n vaatimusten mukaisten tila- ja laiteratkaisuiden etsintä ja kokeilu. Tarvekartoitus ja ratkaisumahdollisuuksien kuvaaminen Siton kuntalaisverkon ymäristöön Effican LPH:n korvaajan etsintä. PKS-yhteisesti tuotetun toiminnallisuuden piloitointi ja levittämiinen toimialalle Tiera Tiera Tiera Tiera Tiera, Vantaa PKS-Yhteisö Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 65

Keskeiset toimittajat (1.1. - 25.10.2013) Toimittaja 1000 Muuta Fujitsu 10 574 Perustietotekniikkapalvelut, MS-lisenssit, tietojärjestelmiä TDC 5 622 Puhepalvelut, tietoliikennepalvelut Danske Bank 3 746 Työasemien leasing Tieto 3 548 CGI 1 360 Attido 885 Oracle ERP ylläpito, Toimijarekisteri Toshiba 735 Monitoimilaitteiden leasing Perkko 491 Atk-laitteet (Smartboardit) Tekla 410 Sito tietotekniikka 345 Basware 310 Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi Starsoft 243 66

Muiden kuntien ja julkisen hallinnon toimijoiden kanssa yhteiset it-ratkaisut Ratkaisu Kuvaus Kumppanit Toimittaja ja integraattori HELMET ja Millenniumkirjastojärjestelmä Palvelukartta HRI Pääkaupunkiseudun kuntien yhteinen kirjastojärjestelmä Helsinki region infoshare Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen Helsinki, Vantaa, Kauniainen Tieto Kursor PKS-työvisten kurssinhallintajärjestelmä PKS Palkkahallinto HIJAT-tuoteperhe/CGI Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen Grynox CGI Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 67

Yhteistyö Kuntien Tiera Oy:n sekä muiden kuntien yhteisten kanssa Edellä mainitut Tieran kanssa toteutettavat palvelut ja projektit Apotti-arkkitehtuuriyhteistyö (Apotti-hanke) Alueellinen SOTE-yhteistyö: Hus: Lab, Rtg, Apteekki, Apuvälineet, Navitas ja Koodistot Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 68

Yhteistyö muun julkisen hallinnon (mm. ministeriöt) kanssa 6 suurimman kaupungin it-johdon yhteistyö Kansallinen palveluväylä SADe-johtoryhmä VAKAVA ja Akusti sote-arkkitehtuuriyhteistyö Pääkaupunkiseudun toimialakohtaiset yhteistyöfoorumit KAOS-arkkitehtuurifoorumi Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin verkosto Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 69

Tietohallintotoiminnon nykytila, Liite 2: Kauniaisten kaupungin tietohallinto EKKV-kuntaselvitys

Tietohallinnon tilanne Keskitetty tietohallinto, joka on osa rahatoimistoa ja toimii itjohtoryhmän alaisena. It-johtoryhmä koostuu kaupunginjohtajasta, toimialajohtajista ja tietohallintopäälliköstä. Tietohallinnossa kaksi järjestelmäasiantuntijaa, yksi itsuunnittelija,yksi tietohallintoasiantuntija ja tietohallintopäällikkö. Lisäksi suomenkielisessä koulutoimessa oma it-tukihenkilö. Yhteensä siis 6 henkilöä. Pks-alueella yhteisiä järejstelmiä: ovat kirjastojärjestelmät, hammashuollon Effica, Navitas (terv.huolto) 2013 alkavat tai jatkuvat it-kehityshankkeet tai toiminnan kehityshankkeet joissa it:llä merkittävä rooli: Apotti, earkisto, muut lakisääteiset Tärkeimmät it-toimittajat: CGI, Tieto,Mediconsult, Tekla, MS 71

Tietohallintotoiminnon nykytila, Liite 3: Kirkkonummen kunnan tietohallinto ICT ympäristön yleiskuvaus 24.10.2013

ICT-ympäristön yleiskuvaus: toimintaympäristö Perusturva ICT-henkilöstö: 1 pääkäyttäjä Henkilöstö: 611 ICT-budjetti: Ulkoiset: 441101 Konsernihallinto ICT-henkilöstö: 7 vakituista Henkilöstö: 42 ICT-budjetti: Ulkoiset 1 236 837 Yhdyskuntatekniikaa ICT-henkilöstö: 0 Henkilöstö: 258 ICT-budjetti: Ulkoiset: 153046 Kirkkonummi Atk-palvelukeskus on konsernihallinnossa Sivistystoimi ICT-henkilöstö: 1 atkkoordinaattori Henkilöstö: 1367 ICT-budjetti: Ulkoiset: 105779 Yhteensä ICT henkilöstö: 9 Henkilöstö: 2278 ICT-budjetti: Ulkoiset 1 936 763 -Toimialojen ulkoisessa budjetissa on toimialojen omat järjestelmät mm. Pegsos, Facta jne - Konsernihallinnon budjeteissa on koko kunnnan työasemien lisenssit mm sähköposti ja Office 2010 lisenssit sekä tietoliikenne ja laitekustannukset

Hallintomalli kunta (tietohallintomalli) Liiketoiminnan hallintomalli ICT- hallintomalli Kunta / kuntayhtymä Valtuusto Hallitus Johtoryhmä Toimialat ja palvelualueet Hallintojohtaja ICT ohjausryhmä IT-päällikkö Vastaa kunnan toiminnasta ja taloudesta Vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta Johtaa kunnan hallintoa ja toimintaa Johtaa kunnan palvelutoimintaa ja vastaa viranomaistehtävistä Vastaa toiminnan mahdollistavien ICTpalveluiden ohjauksesta ja hallinnasta Ohjaa ICT-palveluita ja niiden kehitystä Ohjaa palvelua / toimeksiantoa

Tietohallinnon järjestämismalli Osittain keskitetty Kuntatoimija Tietohallinto Toimiala Tietohallinto Palvelun järjestäjät Kaupalliset toimijat Osittain keskitetyssä mallissa on keskitetty osa resursseista ja päätöksenteosta yhteiseen tietohallintoon ja valitut osat on sijoitettu toimialoille.

ICT palveluiden järjestämismalli Nykytila Kuntatoimija Oma tuotanto Kaupalliset toimijat Palvelutuotanto oman ICTtuotanto-organisaation sekä kaupallisten palvelutuottajien Toimesta.

ICT-kustannukset toimialoittain Perusturva Sivistystoimi YT Yleishallinto Yhteeensä Ulkoiset kulut 441101 105779 153046 1236837 1936763 Sisäiset kulut 57180 1390031 170052 183900 1801163 Investoinnit 248600 130900 120000 214000 713500 Yhteensä 746881 1626710 443098 1634737 4451426

ICT palveluiden järjestämismalli (pohja) Terveydenh uolto Opetus Ympäristö Sosiaalihuolto Maankäyttö, rakentaminen Yleishallinto Tilaaja Toimiala Toimiala Toimiala Toimiala Toimiala Toimiala Järjestäjä Toim iala Tietohallinto Tietohallinto Toi mial a Tietohallinto Toim iala Tietohallinto Toimiala Toimiala Tuottaja < Yritys / liikelaitos> < Yritys / liikelaitos> < Yritys / liikelaitos> < Yritys / liikelaitos> < Yritys / liikelaitos> < Yritys / liikelaitos>

Tietohallintotoiminnon nykytila, Liite 4: Vihdin tietohallinnon nykytilakuvaus 25.10.2013 / v. 0.1 / ON

Vihdin tilanne lyhyesti Tietohallinnon näkökulma Yksi Tieran Länsi-Uudenmaan Paikallispalvelujen asiakkaista ei omaa operatiivista it-henkilöstöä myös tietohallinnon johtaminen palveluhankintana Tieralta (2 pv/vko) 31.12.2012 saakka vastaavat tehtävät tuotti Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Pitkä perinne Länsi-Uudenmaan maakunnallisessa ict-yhteistyössä esim. Maakuntaverkko-yhteistyö useita yhteisiä tietojärjestelmäratkaisuja naapurikuntien kanssa vuodesta 2011 alkaen mukana myös Kuuma-kuntien ict-yhteistyössä Sosiaali- ja terveystoimen palveluista ja järjestelmistä vastaa Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jossa myös Karkkila mukana) myös Karviainen on Tieran Paikallispalvelujen käyttäjä ilman omaa it-henkilöstöä tiivis yhteistyö Lohjan kanssa Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuottaa Kunnan Taitoa Oy 8 0

Tietohallinnon ohjaus Tietohallinnon johtaminen Vihti Karviainen Osa-aikainen tietohallintojohtaja (THJ) Kuntien Tieran palveluna 2/2013 alkaen Tietohallinnon organisointitapa keskitetty keskitetty Tietohallinnon ja ylimmän johdon yhteistyö Toimialayhteistyö Toimintamallin tarkempi kuvaus THJ tarvittaessa mukana johtoryhmän kokouksissa Tietohallinnon ohjausryhmä THJ tarvittaessa mukana toimialojen johdon kokouksissa THJ mukana johdon työkokouksissa noin 1/kk ns. Tietohallintotiimi THJ tarvittaessa mukana palvelulinjojen jory-kokouksissa Määrittely ja dokumentaatio kesken. Alustavana tavoitteena Tieran tietohallintomallin hyödyntäminen 2013/2014 alkaen Kokonaisarkkitehtuurityö Suunnitteilla Suunnitteilla 8 1