L U K I J A L L E Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 4 14.12.2010 Lukijalle... 1 Voimaa ja visioita verkostosta palvelukeskusten johtajat koolla säännöllisesti... 2 Kevan sähköiset palvelut uudistuvat uudet käyttäjätunnukset Talpasta... 3 M2 + Talpa + Logium tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää matkahallintaa Helsingin kaupungissa... 4 HR-työpöydän käyttäjiä kuunnellaan yli kaupunkirajojen tavoitteena helppous ja joustavuus... 6 Laskessa viimeistellään määrityksiä... 8 AdeEko- ja ProE-järjestelmien uusien liittymien tekeminen päättyy 30.11.2010... 9 Vältetään väärinkäytökset, virheet ja vaaralliset yhdistelmät maksuosoitusten merkinnät ja liitteet tehovalvontaan... 9 Vuoden 2005 laskut poistettu BIP:stä... 10 Ajankohtaista... 11 Päättymässä olevaa vuotta ovat Talpassa hallinneet henkilöstöhallinnon prosessien sähköistäminen ja Laske-hanke. Poissaoloista noin viidesosa käsitellään jo sähköisesti. Laske-hanke on puolestaan edennyt toteuttamisvaiheeseen. Molemmat edellä mainitut kehittämistoimenpiteet sekä HR-esiselvitys ovat vaatineet runsaasti yhteistyötä kaupungin sisällä ja ulkopuolisten tahojen kanssa. Yli virastorajojen menevien prosessien ja niitä tukevien yhteiskäytössä olevien tietojärjestelmien kehittäminen on haastavaa, mutta palkitsevaa. Kehittäminen ei onnistu ilman kaikkien osapuolten sitoutumista yhteistyöhön. Talous- ja henkilöstöhallinto ovat tukitoimintoja, joiden merkitys helposti unohdetaan. Ilman toimivaa henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon raportointia on toimintojen menestyksekäs johtaminen kuitenkin mahdotonta. Kaikilla kaupungin virastoilla ja liikelaitoksilla on juuri nyt erinomainen tilaisuus suunnitella raportointinsa sellaiseksi, että se tukee niiden päivittäisjohtamisen tarpeita. Samalla emme tietenkään saa unohtaa niitä raportointitarpeita, joita on tunnistettu kaupunkitasolla. Tuleva SAP-järjestelmä antaa esimerkiksi aivan uudenlaiset mahdollisuudet virastojen ja liikelaitosten sisäisen laskennan hoitamiseen. Pallo on nyt meillä, että osaamme nämä mahdollisuudet hyödyntää! Uusien järjestelmien suunnittelu ja käyttöönotto on aina suuri ponnistus. Projektit ovat määräaikaisia ja vaativat henkilöstöltä ylimääräistä työtä normaalin työn päälle. Hyödytkin tulevat vasta jonkin ajan päästä. Satsaaminen järjestelmien suunnitteluun ja toteuttamiseen varmasti kannattaa, koska vain sillä varmistamme tarkoituksenmukaisen raportoinnin johtamisen tueksi. Hyvillä ja kaikkia osapuolia tyydyttävillä yhteisillä tietojärjestelmillä varmistamme myös sen, että virastot ja liikelaitokset voivat luopua omista erillisjärjestelmistään. Olemme kuluneen vuoden aikana pyrkineet tiivistämään yhteistyötä asiakasvirastojen ja -liikelaitosten kanssa. Henkilöstökeskuksen sekä talous- ja suunnittelukeskuksen kanssa olemme kokoontuneet säännöllisesti pohtimaan eri prosessien ja niitä tukevien tietojärjestelmien kehittämistä. Tulevana vuonna aiomme edelleen syventyä tukemaan virastojen ja liikelaitosten prosessivastuuhenkilöitä sekä heidän rooliaan yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien sujuvuudessa. Kaikille yhteistyökumppaneillemme lämmin kiitos kuluneesta vuodesta ja menestystä vuodelle 2011! Tuula Jäppinen toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Voimaa ja visioita verkostosta palvelukeskusten johtajat koolla säännöllisesti Suurimpien kaupunkien taloushallinnon palvelukeskusten johtajat ns. Tapas-ryhmä on kokoontunut kaksi kertaa vuodessa vuodesta 2005 lähtien. Kokoontumiset aloitettiin kuusikkona: Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku ja Oulu. Myöhemmin mukaan ovat liittyneet Lahti, Jyväskylä ja Kuhilas Oy Kuopion seudulta. Tapas-ryhmä kokoontuu vuorotellen eri kaupungeissa. Tänä syksynä kokoonnuimme Helsingissä, Talpan tiloissa ja aiheina olivat mm. kunkin kaupungin ajankohtaiset asiat palvelukeskuksen näkökulmasta, Helsingin Laske-hanke, palvelukeskusten kehityssuunnat sekä valtakunnallisen kuntien taloushallinnon palvelukeskuksen perustaminen. Tapaamiset ovat olleet hyödyllisiä ja varsinkin palvelukeskusten perustamisvaiheessa saatoimme hyödyntää toistemme kokemuksia. Välillä tapaamisiin ovat osallistuneet myös palvelukeskusten prosessivastuuhenkilöt. Olemme myös järjestäneet yhteisiä koulutuksia ja vuonna 2008 teimme yhteisen vertailututkimuksen. Vertailututkimuksen ajoista tähän päivään on kaikissa kaupungeissa tapahtunut paljon: kuntaliitokset, kunnallistalouden heikkeneminen ja uusien tietojärjestelmien käyttöönotto ovat vaikuttaneet talous- ja palkkahallinnon toimintoihin paljon. Yhteenvetona eri kaupunkien palvelukeskusten tilanteesta voi kuitenkin sanoa, että niiden toiminta on vakiintunut. Piirteitä alla mainituista palvelukeskusten kehityssuunnista on jo näkyvissä. Trendi kohti optimaalista palvelukeskusta Palvelukeskusten kehityssuunnista oli Tapas-ryhmälle kertomassa Niina Drachman BearingPointista. Hänen alustuksensa perustui BearingPointFinlandin toukokuussa 2010 tekemään kyselyyn suomalaisille taloushallinnon palvelukeskuksille. Kyselyn perusteella suomalaisten palvelukeskusten kehitystarpeina nähtiin mm: Palvelukeskusten näkökulmasta n Prosessien yhdenmukaistaminen n Lisäarvopalvelujen kehittäminen n Parhaiden käytäntöjen levittäminen n Toimintaa järkevästi ohjaava tuotteistus ja hinnoittelu n Masterdatan harmonisointi n Automaatioasteen kasvattaminen n Johtamisen kehittäminen n Osaamisen kehittäminen n Palvelukeskuksen säilyttäminen mielenkiintoisena työnantajana n Tuottavuustavoitteiden kiristäminen tiedottaa 4 2010 2
Kevan sähköiset palvelut uudistuvat uudet käyttäjätunnukset Talpasta Kokonaisprosessin näkökulmasta n Uskallusta konsernin sisällä yhdistää lisää toimintoja palvelukeskukseen n Kokonaisprosessin aito kehittäminen n Asiakaspään prosessien standardointi ja harmonisointi (mahdollistaisi palvelukeskuksen tehokkuuden kasvattamisen) n Tavoitteiden selventäminen kaikille, jotta toimitaan prosessien mukaisesti n Työnjaon uudistaminen, roolien ja vastuiden selkiyttäminen n Asiakkaat tiiviimmin mukaan kehittämiseen n Asiakkaan päässä tarvittavien kehittämistoimenpiteiden tekeminen n Mittaaminen (koko prosessi) n Kokonaishyötyjen tunnistaminen ja toteuttaminen Verkostoon yksi toimija lisää Kunnallisen taloushallinnon palvelukeskuksen (KPK THH OY) perustamisesta oli kertomassa va. toimitusjohtaja Ari Mäkinen. Ylh. vas. Vesa Voutilainen (Jyväskylä), Riitta Hautaniemi (Kuopio), Heli Hirvelä (Tampere), Helena Paloniemi (Lahti) ja Pirjo Mäkinen (Oulu). Alh. vas. Markku Toivonen (Espoo), Minna Sévon (Vantaa) ja Tuula Jäppinen (Helsinki). Palvelukeskus aloittaa toimintansa vuoden 2011 alussa. Perustajaosakkaina on 11 kuntaa. Lisäksi osakkeita ovat merkinneet 25.10.2010 mennessä neljä kuntaa ja seitsemän muuta toimijaa. Organisaatiorakenne tullee olemaan useamman alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö. Yhtiö tavoittelee asiakkaidensa asukasmäärällä mitattuna 10 %:n markkinaosuutta vuonna 2011, 15 %:n osuutta vuonna 2012, 20 %:n osuutta vuonna 2013 ja 25 %:n markkinaosuutta vuosina 2014 ja 2015. Palvelukeskus ei itse hanki taloushallinnon tietojärjestelmiä, vaan ostaa nämä palvelut kuntien ict- palvelukeskukselta (KPK ICT OY). Tuula Jäppinen toimitusjohtaja Kuntien eläkevakuutuksen eli Kevan verkkopalvelut uudistuvat loppuvuonna 2010. Työnantajien ekstranet -palvelut säilyvät pääosin ennallaan, mutta tapa tunnistautua niihin muuttuu. Helsingin kaupungin käytössä olevia tunnuksia ja käyttöoikeuksia hallinnoidaan Talpassa. Nykyisessä työnantajien ekstranetissä käytössä olevat j-alkuiset käyttäjätunnukset eivät enää toimi uudistuksen eli 13.12.2010 jälkeen, vaan Kevan palveluihin voi kirjautua ainoastaan Katso-tunnisteella. Uudistuksen myötä myös palvelun nimi muuttuu Työnantajan asiointipalveluiksi eli Asta-palveluiksi. Asta-palvelut tulevat osaksi www.keva. fi-sivustoa. Käyttövaltuuksien hallintaan ja tunnistautumiseen aletaan käyttää Katsoorganisaatiotunnistusta ja -valtuushallintaa. Tunnukset haetaan jatkossa oman esimiehen ja Talpan kautta. Uusia tunnisteita luodaan Asta-palveluihin ensin eläkeasiamiehille, sen jälkeen palkanlaskijoille ja tämän jälkeen muille tunnuksia tarvitseville. Näin haet uudet tunnukset Käyttäjähakemus ja käyttäjäsitoumus -lomake löytyvät Helmi-intrasta, Yhteiset palvelut ja Talpan Palkanlaskentapalvelut -sivustolta. Kevan Asta-palvelun käyttäjähakemus sekä käyttäjäsitoumus toimitetaan täytettyinä ja allekirjoitettuina Talpaan (ks. osoitteet alla). Käyttäjähakemuksen toimittaa aina esimies. Hakemuslomakkeen allekirjoittavat sekä esimies että tunnusten hakija. Täytetyt ja allekirjoitetut lomakkeet lähetetään: n skannattuina sähköpostilla os. carita.bardakci@hel.fi tai n paperisina sisäpostilla osoitteeseen Taloushallintopalvelu Carita Bardakci, PL 232 00099 Helsingin kaupunki. tiedottaa 4 2010 3
M2 + Talpa + Logium tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää matkahallintaa Helsingin kaupungissa Helsingin kaupunki kilpailutti matkalaskujärjestelmähankinnan syksyllä 2006 ja hankintapäätös tehtiin vuoden 2007 alussa. Järjestelmäksi valittiin M2 ja toimittajaksi Logium. Projektissa alusta asti mukana ollut Logiumin sovelluskonsultti Marianne Julin kertoo ajatuksiaan M2-järjestelmästä sekä Helsingin kaupungista ja Talpasta projektikumppaneina. Minkälaisia tavoitteita matkahallinta -projektille asetettiin? Helsingin kaupungilla matkasuunnitelmat ja matkalaskut tehtiin aiemmin paperille ja paperiversioiden hyväksyntäkierrätys ja asiatarkastus tehtiin käsin. Hyväksytyiltä laskuilta tallennettiin maksatustiedot- ja kirjanpitotiedot manuaalisesti muihin järjestelmiin. Matkalaskut ja liitteet arkistoitiin paperisina. Marinne Julin. Järjestelmähankinnalla haettiin suunnitelmien ja matkalaskujen käsittelyn tehostamista, sähköistä hyväksyntäkäsittelyä ja koneellisia tiedonsiirtoja muihin järjestelmiin. Käyttöönottoprojektin tavoitteena oli saada Helsingin kaupungin taloushallintopalvelun 28 asiakasviraston (ja rakennusviraston) käyttöön toimiva ja sähköistä hyväksyntää hyödyntävä matka- ja kuluhallintajärjestelmä. M2:n myötä voidaan nyt koneellisesti siirtää suurin osa matkahallintaan liittyvistä tiedoista: n Henkilötiedot ja laskentatunnisteet siirtyvät muista järjestelmistä M2:een. n Matkalaskujen ja suunnitelmien hyväksyntä tehdään sähköisesti M2 järjestelmässä, josta maksatus - ja kirjanpitotiedot siirtyvät muihin järjestelmiin. n Kaikki matkalaskut ja suunnitelmat liitteineen arkistoituvat ja siirtyvät Helsingin kaupungin TASA arkistoon. Miten M2-projekti eteni järjestelmätoimittajan näkökulmasta? Käyttöönotolle oli asetettu selkeät tavoitteet ja aikataulu, käyttöönottoprojek- tiedottaa 4 2010 4
M2 + Talpa + Logium tin vaiheet ja tehtävät oli suunniteltu etukäteen. Virastojen M2 pääkäyttäjätoiminnot oli keskitetty Talpaan. Keskitetty ylläpito selkiytti yhteisten käytäntöjen määrittelyä ja myös järjestelmän käyttöönottoa. Järjestelmän käyttöönottoprojekti aloitettiin 1.4.2007 ja tuotantokäyttö alkoi pilottivirastojen osalta 1.6.2007. Miten asiakasta kuunneltiin (Logiumin näkökulmasta siis sekä Talpa että Talpan asiakkaat) ja tarpeita huomioitiin? Asiakas oli tarjouspyynnössään esittänyt hankinnan kohteelle vaatimukset ja kuvannut asiakasvirastojen yhteiset matkalaskukäsittelyprosessit. M2 järjestelmä sovitettiin Helsingin kaupungin tarpeisiin ja projektin aikana esitetyt muutostarpeet toteutettiin ennen tuotantokäytön aloitusta. Oletko tyytyväinen lopulliseen M2-järjestelmään? Saavutettiinko asetetut tavoitteet? Vuonna 2009 tehtiin Helsingin kaupungin M2-järjestelmässä yhteensä noin 29 000 suunnitelmaa tai laskua. Logium Oy on kansainvälisiä järjestelmiä toimittava ohjelmistotalo, joka on erikoistunut matka- ja kuluhallintaan sekä työaikajärjestelmiin. Logiumin järjestelmiä käytetään yli kymmenessä muussa Euroopan maassa usealla eri kielellä. www.logium.com Käyttöönottoprojektin tavoitteena oli saada Helsingin kaupungin 28 asiakasviraston ja rakennusviraston käyttöön toimiva ja sähköistä hyväksyntää hyödyntävä matka- ja kuluhallintajärjestelmä. Järjestelmän automaattikirjautumista ei toteutettu vielä käyttöönottoprojektin aikana. Pääkäyttäjät ja virastot joutuvat siten tekemään manuaalista käyttäjätietojen keräämis- ja tallennustyötä. Mikä oli työssä haastavinta järjestelmätoimittajan näkökulmasta? Helsingin kaupungin M2-järjestelmässä on yli 40 000 henkilöä, joista kaikki eivät ole M2-käyttäjiä. Haastavinta oli virastojen henkilö- ja käyttäjätietojen yhdistä- minen toisiinsa. Helsingin kaupungilla ei ollut käytössään sellaista järjestelmää, josta olisi voinut siirtää sekä henkilö- että käyttäjätietoja koneellisesti muihin järjestelmiin. Oletko ollut vastaavissa projekteissa mukana? Ovatko haasteet olleet vastaavanlaisia niissä? Olen toiminut projektipäällikkönä kymmenissä käyttöönotoissa, organisaatioina on ollut Valtion virastoja, kuntayhtymiä, kuntia, seurakuntia, seurakuntayhtymiä ja yrityksiä. Haasteet ovat samanlaisia riippumatta organisaation koosta tai toimialasta. Miten asiakkaan ääni on kuulunut M2-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, ts. mitä muutoksia, parannuksia tehty? Helsingin kaupungin jatkosuunnitelmat ja kehittämistarpeet käsitellään neljännesvuosittain palvelunseurantakokouksissa. M2 järjestelmää kehitetään jatkuvasti ja kaikki uudet ominaisuudet ovat kaikkien asiakkaiden käytettävissä. Julkaisemme kerran vuodessa uuden version ja huolehdimme päivittämisestä Helsingin kaupungin käyttöön. M2:een pian ilman salasanoja M2-järjestelmän AD-kirjautumisen testaukset ovat meneillään. Kun on varmistettu, että järjestelmä toimii moitteettomasti, voidaan käyttäjätunnuksista ja salasanoista luopua ja siirtyä AD-kirjautumiseen. Tämän jälkeen kaikki M2-järjestelmän käyttäjät voivat kirjautua M2-järjestelmään suoraan ilman salasanoja edellyttäen, että heillä on Helsinki1-lähiverkon käyttäjätunnukset. Talpan M2-ryhmä lähettää asiasta tarkemmat ohjeet. Siis sähköinen palkkakuitti En saa, saan kuitin postitse kotiini hiukan ennen palkkapäivää. Enkä tosiaankaan halua sähköistä! Tarvitsen paperin esim. työttömyyspäivärahan hakemuksen liitteeksi kassaan, ja haluan että se on suoraan mustaa valkoisella. Ei tarvitse itse tulostaa tai miettiä, olenko tulostanut, missä kansiossa se olikaan ja millä koneella ja missä työpaikassa jne. Koneet kaatuvat, sähköpostiosoitteet muuttuvat ja viestit deletoituvat, mutta musta reikäkansioni pysyy! Jaana Lappo tiedottaja Stoan tiedotus Sähköinen palkkakuitti on kätevä. Tosin palkkalaskelman tarkistelu on jäänyt vähemmälle, kuin vanhalla paperisella palkkakuitilla. Usein tarkastankin sitten kerralla useamman kuukauden palkkalaskelman. Jaakko Peltola valvontaeläinlääkäri ympäristökeskus tiedottaa 4 2010 5
HR-työpöydän käyttäjiä kuunnellaan yli kaupunkirajojen tavoitteena helppous ja joustavuus HR-työpöytä on Helsingin kaupungin käytössä oleva selainpohjainen vuosilomien ja poissaolojen käsittelyjärjestelmä. Palvelulla on tällä hetkellä noin 6 200 rekisteröitynyttä käyttäjää 29:ssä kaupungin virastossa ja liikelaitoksessa. Sosiaalivirasto ja terveyskeskus ovat asteittain laajentamassa käyttöönottoaan, joten käyttäjien määrä lisääntyy lähiaikoina huomattavasti. Palvelun tunnisteena toimii henkilökohtainen Helsinki1-lähiverkon käyttäjätunnus. Henkilöstön perustiedot siirtyvät HR-työpöytäpalveluun HIJAT-järjestelmästä ja palvelun kautta hyväksytyt lomaja poissaolojaksot siirtyvät vastaavasti HIJAT-järjestelmään. Palvelun käyttö edellyttää esimiestietojen ylläpitoa ehijat-järjestelmässä ja tästä vastaa jokainen virasto tai liikelaitos itse. Esimiestiedoissa määritellään jokaiselle esimiehelle laitos-, toimintayksikkö- ja työpisterajat, joiden perusteella esimies saa näiden yksikköjen henkilöstön lomien ja poissaolojen käsittelyoikeuden. Saman pöydän ääressä Talpa, Heke ja Logica Sähköistä HR-työpöytäpalvelua kehitetään yhteistyössä Talpan, henkilöstökeskuksen ja Uusi ohjelmaversio, uusia toimintoja HR-työpöydän uusi ohjelmaversio otettiin käyttöön Helsingin kaupungilla 29.10.2010. Uudessa versiossa on tehokkaampi hakutoiminto, joka mahdollistaa henkilön tai esimiehen haun sukunimen alkuosan perusteella. Myös lomakkeiden käsittelyyn tehtiin muutamia toiminnallisia parannuksia. Hakemusten käsittelyssä puoltaja voi nyt valita hyväksyjän kaikista kaupungin esimiehistä antamalla hakuehdoksi sukunimen alkuosan tai valitsemalla esimiehen Selaa-valikosta. Edellä kuvattu muutos on tehty myös Määritä sijainen -toimintoon, jossa sijaisen voi nyt määritellä tarvittaessa myös eri laitoksesta. Sähköiset poissaolohakemukset käsitellään aina hakemus kerrallaan Käsittele-linkistä. Sen sijaan lomahakemukset voidaan puoltaa, hyväksyä tai hylätä myös suoraan esimiehen herätteiden koontinäytöllä, jolloin valittu toiminto kohdistuu kaikkiin niihin hakemuksiin, joissa on ruksi kohdassa Valittu. Uudessa ohjelmaversiossa lomakepohjiin tehtiin seuraavat muutokset: Vuosiloman/säästövapaan tai muun loman peruutus -lomakkeilla käyttäjän on aina itse annettava peruutettavan lomajakson alku- ja loppupäivä. Jos peruutus ei koske koko lomajaksoa alku- ja loppupäiviksi merkitään vain se lomajakson osuus joka peruutetaan, ja muu osa jää voimaan. Tilapäinen hoitovapaa -lomakkeella ohjelman antamaa palkattoman osuuden alkupäivää voi hakija tai esimies tarvittaessa muuttaa. Isyysvapaa-lomakkeelle on lisätty valintalista, josta voidaan valita Isyysvapaa tai Ylimääräinen isyysvapaa. Vanhempainvapaa-lomakkeelle on lisätty valintalista, josta voidaan valita Vanhempainvapaa tai Isän pitämä vanhempainvapaan kaksi viimeistä viikkoa. tiedottaa 4 2010 6
HR-työpöytä järjestelmätoimittaja Logican kanssa. Poissaololomakkeiden käytännön toteutus alkoi lomakkeiden tietosisällön määrittelyllä, mistä vastasi kaupungin viisihenkinen projektiryhmä. Logica toteutti määrittelyjen pohjalta lomakkeiden ensimmäiset testiversiot. Vastaanottotestauksesta vastasi kaupungin sisäinen testausryhmä, jossa oli mukana myös Talpan asiakasvirastojen edustajia. Testausvaiheessa lomakkeisiin tehtiin runsaasti muutosvaatimuksia toiminnallisuuden parantamiseksi ja myös uudet sopimusmääräykset aiheuttivat jonkin verran muutoksia lomakkeiden sisältöön. Muutokset toteutettiin Logicassa kesän aikana ja poissaololomakkeet siirrettiin tuotantokäyttöön 1.9.2010. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmähanketta valmistellaan Käyttäjiltä saadun palautteen mukaan HR-työpöytäpalvelu on koettu helppokäyttöiseksi. Esimiehen toimintoihin on kuitenkin toivottu nykyistä parempia haku- ja lajittelumahdollisuuksia. Kaupungin henkilöstöhallinnon (HR) palveluja ja prosesseja ja niitä tukevaa tietojärjestelmää kehitetään. Tavoitteena on ottaa käyttöön uudistetut HR-palvelut, -prosessit ja -tietojärjestelmä vuoden 2015 loppuun mennessä. Uudistustyö tehdään HR-tietojärjestelmähankkeessa, joka on nyt valmisteluvaiheessa. Nykyään kaupungilla on käytössä noin 80 eri HR-järjestelmää. Tulevaan järjestelmään sisällytetään kaikki tärkeimmät HR-työvälineet. Samalla HR-palveluja ja -prosesseja yhtenäistetään. Talpasta uudistushankkeeseen osallistuvat toimitusjohtaja Tuula Jäppinen, palkanlaskentaosaston päällikkö Eija Keränen ja järjestelmäpäällikkö Kari Kallio. Palvelua kehitetään jatkuvasti ja käyttäjälähtöisesti, esimerkiksi ohjelman antamia ilmoituksia muutetaan ymmärrettävämmiksi. Kehittämisehdotukset käsitellään aina Helsingin ja Vantaan kaupunkien sekä Logican yhteisessä sähköisten palveluiden seurantaryhmässä, jossa niiden toteuttamismahdollisuudet kartoitetaan ja toteuttamiskelpoiset ehdotukset asetetaan prioriteettijärjestykseen. Kaupungin virastot ja liikelaitokset ovat antaneet hyödyllisiä kehittämisehdotuksia ja palautetta siitä mihin suuntaan palvelua tulee kehittää niistä kiitokset! Irmeli Mäkitalo erityissuunnittelija Palkanlaskenta Saan sähköisen palkkakuitin. Aikoinaan positiivinen yllätys oli, että se on aivan samanlainen kuin paperinen versio. Siitä on helppo tarkistaa kaikki tiedot ja se arkistoituu automaattisesti verkkopankkiin. Ja mikä parasta, se tulee ajoissa ennen palkkapäivää. Jaana Ademi lastenhoitaja sosiaalivirasto tiedottaa 4 2010 7
Laskessa viimeistellään määrityksiä Laske-hankkeessa viimeistellään määrityksiä ja niiden pohjalta prototyyppiä uudesta laskentajärjestelmästä. Prototyyppi valmistuu välipäiviksi ja määritykset laajaan katselmointiin tammikuun alussa. Laske-järjestelmän määritys Suunnitteluprojektissa on urakoitu Laske-järjestelmän määrityksiä koko syksyn ja työ jatkuu vielä koko joulukuun ajan. Virastojen ja liikelaitosten yhteisten toimintatapojen ja määritysten muodostaminen on osoittautunut arvioitua haastavammaksi, josta syystä määrityksien työstämiseen tarvitaan enemmän aikaa. Määritysten valmistumisen jälkeen ne katselmoidaan kaikissa virastoissa ja liikelaitoksissa ja tämä ajoittuu arviolta tammikuun puolivälin tienoille. Katselmointi ajoittuu nyt hankalasti keskelle tilinpäätöskiireitä ja tästä syystä katselmointiin tullaan varaamaan tavanomaista enemmän kalenteriaikaa. Laskentarakenne Laske-järjestelmän myötä käyttöönotettavan laskentarakenteen työstämistä on jatkettu hankkeessa. Työ alkaa olla valmis ja laskentarakenteen muuttumisesta ja sen vaikutuksista viestitään kaikille virastoille ja liikelaitoksille tammikuussa. Laskentarakenne ja sen elementtien käyttö tulee olemaan kaikissa virastoissa ja liikelaitoksissa yhdenmukaista. Kaikki virastot ja liikelaitokset eivät kuitenkaan tule käyttämään kaikkia laskentarakenteen elementtejä, vaan niiden käytön laajuus vaihtelee virastojen toiminnasta riippuen. Tämä tulee vaatimaan myös virastoilta ja liikelaitoksilta aktiivisuutta parhaan mahdollisen tavan löytämisessä Laske-järjestelmän hyödyntämisessä. Asiakastiedot Laskessa Laskutuksessa hyödynnettävien asiakastietojen hallintaan on muodostettu kolme erilaista skenaariota, joiden mukaisesti virastojen Tuomo Kronbäck Infotilaisuus liittymien toteuttamisesta Laske-järjestelmään järjestettiin 1.12.2010 keskuspelastusaseman auditoriossa. ja liikelaitosten laskuttavat tietojärjestelmät tulevat liittymään Laske-järjestelmään. Osalle tietojärjestelmistä annetaan oikeus päivittää Laskessa olevaa kaupungin yhteistä asiakasrekisteriä ja osalle järjestelmiä asiakastiedot noudetaan Laske-järjestelmän asiakasrekisteristä. Joulukuun aikana muodostetaan yhdessä virastojen ja liikelaitosten kanssa yhteistä näkemystä eri laskuttavien järjestelmien suhteista Laske-järjestelmän asiakasrekisteriin. Lisätietoja Laske-hankkeen tiedote ilmestyy kuukausittain. Jos haluat tiedotteen eikä se vielä tavoita sinua, niin ilmoita toiveestasi osoitteeseen laske.hanke@hel.fi. Tietoa Laske-hankkeesta löytyy lisäksi intranetsivustolta osoitteesta: http://helmi/yhteisetpalvelut/laske. Näiltä sivuilta löytyy myös hanketoimiston blogi, jossa hanketoimiston väki kertoo ajankohtaisia kuulumisia. Sami Rantanen Laske-hankepäällikkö talous- ja suunnittelukeskus Sain noin puolen vuoden ajan sähköisen palkkalaskelman. Unohdin kuitenkin aina tulostaa sen verkkopankista ja summat jäivät tarkistamatta, joten vaihdoin takaisin kotiin kannettavaan palkkakuittiin. Minusta on hyvää palvelua, että työntekijä saa itse valita tavan, jolla palkkalaskelma toimitetaan hänelle. Itse olen ehkä sen verran arkistointi-ihminen, että haluan tällaiset viralliset asiakirjat kuten palkkalaskelman säilyttää kansiossa. Tarvittaessa kansio on nopeasti käsillä. Mirva Hokkanen tiedottaja talous- ja suunnittelukeskus tiedottaa 4 2010 8
AdeEko- ja ProE-järjestelmien uusien liittymien tekeminen päättyy 30.11.2010 H elsingin kaupungin laskentajärjestelmän uudistushanke, Laske, on edennyt siihen vaiheeseen, että poistumassa oleviin AdeEko- ja ProE-järjestelmiin ei enää tehdä uusia liittymiä. Järjestelmien nykyisiin liittymiin tehdään vain lain vaatimat muutokset marraskuun lopun jälkeen. Joulukuun alusta lähtien kaikki laskentajärjestelmän uudet liittymäesitykset ja mahdolliset nykyisten liittymien pakolliset muutosesitykset tehdään Laske-hanketoimistolle. Laske-hankkeessa määritellään ja otetaan käyttöön kaupungin uusi laskentajärjestelmä ulkoiseen ja sisäiseen laskentaan, käyttöomaisuuteen, laskutukseen sekä myynti- ja ostoreskontraan. Lisätietoja n Lauri Mattila, tietohallintopäällikkö, Taloushallintopalvelu, puh. 040 336 1372. n Sami Rantanen, hankepäällikkö, talous- ja suunnittelukeskus, puh. 050 432 9089. Vältetään väärinkäytökset, virheet. ja vaaralliset yhdistelmät maksuosoitusten merkinnät ja liitteet tehovalvontaan Talpassa tehostetaan saapuvien maksuosoitusten ja Talpan yleisökassasta maksettavien maksujen oikeellisuuden valvontaa merkintöjen ja liitteiden osalta. Tarkoituksena on, että yhteistyössä asiakkaiden prosessivastuuhenkilöiden kanssa varmistetaan, että prosessissa ei synny vaarallisia työyhdistelmiä virastoissa eikä Talpassa. Vain näin minimoidaan virheet ja väärinkäytösten mahdollisuudet. Lisäksi, hallintokuntien johdon ja esimiesten tehtäviin kuuluu järjestää vastuullaan olevassa toimintayksikössä ja prosessissa riittävä ja toimiva sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Talpa on tehnyt asiakasvirastojensa kanssa palvelusopimukset, joiden liitteinä on työnjakotaulukot asiakkaan ja Talpa vastuista yhteisissä prosesseissa. Talpan maksuliikenteen laatuseuranta kertoo, miten määritellyt vastuunjaot toimivat käytännössä. Maksuosoitusten tehostettuun valvontaan liittyvä tiedote lähetään asiakasvirastojen prosessivastuullisille tiedotettavaksi ja toimeenpantavaksi omassa organisaatiossaan. Tuula Autio maksuliikenteen palveluvastaava Talpan kirjanpito- ja maksuliikenneosasto järjesti asiakasvirastoilleen maksuliikenneinfon 22.11.2010. Tilaisuudessa käsiteltiin mm. reskontran ulkopuolisina maksettavien maksujen merkintävaatimuksia myös kassanostojen osalta, riskienhallintaa ja laatuseurantaa sekä kerrattiin vielä SEPA -muutoksia. tiedottaa 4 2010 9
Vuoden 2005 laskut poistettu BIP:stä Vuodelle 2005 kirjatut BIP-ostolaskut on siirretty TASA-arkistoon ja poistettu BIP:stä 14.12.2010. Näitä laskuja ei enää pääse katselemaan oman BIP-arkiston tai Monitorin kautta. Laskujen poiston toivotaan auttavan viime aikoina BIP:ssä esiintyneisiin hitausongelmiin. Ostolaskuihin liittyvät tiedustelut Mikäli tulevaisuudessa tulee tarvetta saada tietoa vanhasta laskusta, voi sitä pyytää oman viraston ostolaskujen asiakaspalvelunumerosta (ks. asiakaspalvelunumerot alla). Talpan ostolaskuosaston henkilöstöllä on pääsy TASA-arkistoon ja he voivat tarvittaessa toimittaa esim. laskun kuvan sähköpostitse. Saan sähköisen palkkakuitin. Palkkakuitti on tullut sähköisenä melkein vuoden. Sähköinen palkkakuitti on erittäin kätevä. Samalla kun asioi verkkopankissa, voi hakea palkkakuitin sähköisestä arkistosta. Palkkakuitin voi tallentaa myös omalle työasemalle, jos haluaa hakea palkkakuitteja ilman kirjautumista verkkopankkiin. Sähköinen palkkakuitti on helposti luettavissa, kertaakaan ei ole ollut tarvetta tulostaa kuittia paperille. Keskeiset asiat on helposti luettavissa sähköisessä muodossa. En haluaisi vaihtaa takaisin paperiseen palkkakuittiin. Kari Gröndahl kehittämispäällikkö hankintakeskus Puh. 310 25613 Seuraavien virastojen ostolaskut: n Hallintokeskus n Henkilöstökeskus n Kaupunginkirjasto n Kaupunginmuseo n Kaupunginorkesteri n Keskusvaalilautakunta n Korkeasaaren eläintarha n Kulttuurikeskus n Liikuntavirasto n Nuorisoasiainkeskus n Oiva Akatemia n Opetusvirasto n Ruotsinkielinen työväenopisto n Suomenkielinen työväenopisto n Taidemuseo n Talous- ja suunnittelukeskus n Taloushallintopalvelu n Tarkastusvirasto n Tietokeskus n Työterveyskeskus Puh. 310 25614 n Sosiaaliviraston ostolaskut Puh. 310 25615 Seuraavien virastojen ostolaskut: n Asuntotuotantotoimisto n Hankintakeskus n Kaupunkisuunnitteluvirasto n Kiinteistövirasto n MetropoliLab n Pelastuslaitos n Rakennusvalvontavirasto n Terveyskeskus n Tukkutori n Ympäristökeskus tiedottaa 4 2010 10
Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Henkilöuutisia Palkanlaskenta Palvelualue 3 (sosiaalivirasto aikuisten palveluiden henkilöstön palkanlaskenta) n Martiina Sulin on äitiyslomalla 2.11.2010 14.9.2011. Sulinin äitiysloman sijaisena aloitti 15.11.2010 Kirsi Katajainen. Palvelualue 9 (suomenkielisen työväenopiston palkanlaskenta) n Palveluvastaava Riitta Hietala jää eläkkeelle 1.3.2011 lukien. Talpan asiakkaiden tyytyväisyys tutkittu Talpan asiakkaille on vuodesta 2005 lähtien lähetetty asiakastyytyväisyyskysely. Tämän vuoden kysely toteutettiin yhdessä Oiva Akatemian kanssa 15. 26.11.2010. Vastausprosentiksi saatiin 37 lämpimät kiitokset kaikille vastaajille! Asiakaskyselyn tuloksiin palataan ensi vuoden ensimmäisessä asiakastiedotteessa. Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 4 2010 11