Enterprise social Suomessa -tutkimus

Enterprise social Suomessa -tutkimus 2.11.2014

Sisällys Enterprise social Suomessa 2014 -tutkimuksen taustat ja toteutus... 2 Yhteenveto... 2 5 tärkeintä löydöstä... 3 Enterprise socialin käyttö... 4 Microsoftin työkalut vahvoilla... 5 Yllättävän pitkiä käyttöaikoja... 6 Käyttöaktiivisuus vaihtelee suuresti... 7 Hyötyinä avoimuus, yhteistyö ja hyvinvointi... 8 Vastaajat kertovat: millaista hyötyä olette saaneet yhteisöllisten työkalujen käytöstä?... 10 Kulttuuri ja johtaminen haasteina... 11 Vastaajat kertovat: Mikä on ollut vaikeaa sosiaalisten työkalujen käytössä tai käyttöönotossa?.. 12 Aktiivinen käyttö keskeisin onnistumisen edellytys... 12 Kuka vastaa sisäisestä somesta?... 11 Kyselyn vastaajaprofiilit... 14 1

Enterprise social Suomessa 2014 -tutkimuksen taustat ja toteutus Sininen Meteoriitti tutki kesällä ja alkusyksystä 2014 niin kutsutun enterprise socialin tilaa suomalaisyrityksissä. Halusimme selvittää kyselytutkimuksella vastauksia erityisesti kahteen kysymykseen: mitä on enterprise social Suomessa ja tuottavatko sosiaaliset työkalut oikeita hyötyjä suomalaisorganisaatioissa? Suomalaisia tutkimustuloksia aiheesta on ennestään hyvin vähän. Kysely oli auki juhannuksesta syyskuun alkuun, ja siihen vastasi 63 henkilöä eri yrityksistä. Vastaajaorganisaatioiden koko vaihteli alle 50:stä yli 1000:een, ja edustettuna oli lukuisia toimialoja, aina teollisuudesta rakentamiseen ja IT-alaan. Tässä raportissa kuvataan tutkimuksen tärkeimmät löydökset. Yhteenveto Tutkimuksessa selvisi, että suuri osa suomalaisorganisaatioista käyttää jo yhteisötyökaluja tai harkitsee niiden käyttöönottoa. Enterprise social on siis jo tullut tai on vahvasti tulossa Suomeen. Vain vajaa 8 % ei koskaan usko ottavansa yhteisöllisiä työkaluja käyttöön. Lähes kaikki vastaajat myös uskoivat yhteisöllisten työkalujen käytön ja merkityksen lisääntyvän tulevaisuudessa. Enterprise socialin käytöstä vastaajat kokivat saaneensa selviä hyötyjä erityisesti viestinnän ja yhteistyön tehostuessa. Tärkeimmiksi hyödyiksi nousivat keskustelu ja tiedon jakaminen organisaation sisällä, vastauksen saaminen työhön liittyviin kysymyksiin sekä uusien ideoiden esittäminen. Avoimista vastauksista saadut kommentit voitiin jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan: 1) avoimuus, 2) yhteistyö sekä 3) hyvinvointi. Yhteisötyökaluja halutaan siis käyttää ja niistä saadaan monenlaisia hyötyjä, mutta moni organisaatio kokee käytön ja käyttöönoton vaikeaksi. Vastaajaorganisaatiot olivat käyttäneet sosiaalisia työkaluja yllättävän pitkään, mutta tästä huolimatta käyttäjät eivät ole kovin aktiivisia. Lähes puolet (48 %) kertoo, että olemassa olevaa työkalua käyttää maksimissaan neljännes henkilöstöstä. Toisaalta yli 90 % käyttöasteista raportoi 23 %. Käytön ja käyttöönoton haasteet liittyvät yleisimmin kulttuuriin tai johtamiseen. Käytön suurimmiksi haasteiksi nousivatkin organisaation innostaminen, liian vähän suunniteltu 2

käyttö tai käyttöönotto sekä kulttuuri, joka ei tue yhteisöllisyyttä. Myös avoimissa vastauksissa kulttuuriset haasteet toistuivat. Koko organisaation yhteisötyökalujen aktiivinen käyttö nousi keskeiseksi edellytykseksi hyötyjen saavuttamiselle. Mitä aktiivisemmin enterprise social on organisaatiossa käytössä, sitä positiivisempia arvioita annettiin muun muassa viestinnän ja yhteistyön toimivuudelle. Esimerkiksi yhteisötyökalun käyttöajan pituudella eikä organisaation koolla ei ollut yhtä suurta merkitystä. Yhteenvetona voidaan todeta, että enterprise social on Suomessakin noussut ilmiöksi, jota ei kannata ohittaa organisaatioiden viestinnästä ja kilpailukyvystä puhuttaessa. Tämän tutkimuksen perusteella yhteisöllisten työtapojen tarvetta ei juuri enää kyseenalaisteta, vaan vastaajat olivat suurelta osin yksimielisiä uusien työkalujen tarpeesta. Tärkein kysymys ei siis enää ole se, kannattaako uusia työkaluja ottaa käyttöön, vaan se, miten ne saadaan aidosti hyödyttämään organisaatiota. Tulokset osoittavat, että yhteisöllisten työkalujen käyttöönottoon ja käyttöaktiivisuuden ylläpitämiseen kannattaa panostaa. Hyötyjä on tarjolla paljon, mutta niiden lunastamiseksi on tärkeää innostaa mukaan ns. kriittinen massa käyttäjiä. Enterprise social on kasvamassa hiljalleen tärkeäksi osaksi liiketoimintaa ja kilpailukyvyn ylläpitämistä. 5 tärkeintä löydöstä 1. Suurimmat hyödyt: avoimuus ja yhteistyö 2. Suurimmat esteet: kulttuuri ja innostaminen 3. Käyttöaktiivisuuden rooli onnistumisessa merkittävä 4. Sisäisen somen hyödyt aletaan ymmärtää myös liiketoiminnan kannalta - ei vain viestintäosaston intoilua 5. Suurin kysymys ei enää ole Miksi ihmeessä meille yhteisötyökalu? vaan Miten ihmeessä onnistumme? 3

Suomenkielinen termistö vielä hajaantunutta Mitä se enterprise social oikeastaan on? Entä onko termille suomenkielistä nimeä? Tähän kysymykseen törmää usein, joten päätimme kysyä asiasta kyselyssämme. Yhtä selvää voittajaa ei noussut kyselyssä esiin. Esiin nostetut termit liittyivät suurimmalta osin yhteisöllisyyteen ja sosiaalisuuteen. Suosituin vastaus oli yhteisötyökalu tätä termiä käytämme siksi tässäkin raportissa laajasti enterprise socialin rinnalla. Erityisesti vertailussa julkiseen sosiaaliseen mediaan on välillä järkevää puhua myös sisäisestä somesta. Jännittävää nähdä, vakiintuuko jokin alla näkyvistä termeistä pysyvämpään käyttöön! Enterprise socialin käyttö Kyselyyn vastanneista yksi tai useampi enterprise social -työkalu oli käytössä 85 prosentilla. Myös suurin osa niistä vastaajista (15 %), joille yhteisötyökalut eivät vielä ole arkipäivää, suunnittelee käyttöönottoa. Alle 6 kuukauden sisään käyttöönottoa suunnittelee heistä 38 % ja pidemmällä aikavälillä 30 %. Vain vajaa 8 % ei usko ottavansa yhteisöllisiä työkaluja käyttöön lainkaan. 4

Onko organisaationne käytössä yhteisöllisiä / sosiaalisia työkaluja? Jos työkaluja ei vielä ole käytössänne, oletteko suunnitelleet käyttöönottoa? Ei 15 % 8 % 23 % 38 % Kyllä 85 % 31 % Kyllä, lähiaikoina (alle 6 kk) Kyllä, pidemmällä aikavälillä (yli 6 kk) Emme juuri nyt Emme usko ottavamme käyttöön yhteisöllisiä työkaluja Microsoftin työkalut vahvoilla Kyselyssä ylivoimaisesti suosituin yhteisötyökalu oli Yammer (52 %), toisena SharePointin newsfeed (19 %). Microsoftin työkalut yhdessä pitävät siis selvin luvuin kärkipaikkaa. Kolmanneksi nousi vaihtoehto joku muu, mikä. Avoimissa vastauksissa nousi esiin, että osalla käytössä useita työkaluja käytössä rinnakkain. Yhteisötyökalun määritelmä ei kuitenkaan ole yksiselitteinen; avoimissa vastauksissa mainittiin useaan kertaan esimerkiksi Skype. Tällaiset pääosin reaaliaikaiset viestintätyökalut ovat kuitenkin lähtökohtaisesti tarkoitettuja pikaviestintään tai kokousten järjestämiseen, eikä niitä siksi varsinaisesti pidetä enterprise social -työkaluina. 5

Jos käytössä on jokin enterprise social -työkalu, mitä työkalua / työkaluja käytätte? Yammer 52% SharePoint Newsfeed Joku muu, mikä? 19% 17% Confluence Facebook-ryhmä (sisäisessä käytössä) Google+ (sisäisessä käytössä) Salesforce Chatter Tibco Flowdock Socialcast Neudesic Pulse Jive IBM Connections 8% 8% 6% 4% 2% 2% 0% 0% 0% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Yllättävän pitkät käyttöajat Vastaajista enemmistö (37 %) oli käyttänyt enterprise social -työkalua vuodesta kahteen. Kyselyyn vastasi yllättävän suuri joukko yli kolme vuotta käyttäneitä (25 %) sisäisen somen konkareita. Kokemuksemme perusteella on kuitenkin huomioitava, että vain harva yritys on käyttänyt sosiaalisia työkaluja yli 3 vuotta. Tämän tutkimuksen vastaajajoukossa korostuvat tällä perusteella ns. early adopterit. 6

Jos kyllä, kuinka kauan työkalu on ollut käytössänne? Yli 3 v 25% 2v-3v 10% 1v-2v 37% 6 kk-1v 19% Alle 6 kk 10% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Käyttöaktiivisuus vaihtelee suuresti Pitkistä käyttöajoista huolimatta vastaajaorganisaatioiden työntekijät eivät ole kovin aktiivisia yhteisötyökalujen käyttäjiä: lähes puolet (48 %) kertoo, että olemassa olevaa työkalua käyttää korkeintaan neljännes henkilöstöstä. Toisaalta vastaukset ovat melko polarisoituneita, sillä yli 90 % käyttöasteista raportoi 12 % vastaajista. Jos kyllä, kuinka aktiivista käyttö on? Kuinka suuren osan organisaatiosta tiedät tai arvioit käyttävän yhteisöllisiä työkaluja? Ei juuri kukaan 10-25 % 26-50% 51-75% 76-90 % Yli 90 % 0 5 10 15 20 25 7

Kuka omistaa yhteisöllisyyden? Yhteisölliset työkalut yleisimmin viestinnän (34 %) tai IT:n (31 %) vastuulla. Avoimissa vastauksissa korostui viestinnän ja IT:n yhteistyö. Moni kertoi myös, että selvää omistajuutta ei ole. Liiketoimintajohto vastaa sisäisestä somesta 21 % tutkituista organisaatioista. Johdon sitoutuminen nousi esiin käyttöönoton haasteista kysyttäessä. On ilahduttavaa, että jo viidennes kokee sosiaalisen verkottumisen omaksi asiakseen, ja toivon mukaan yhteisötyökalut nousevat jatkossa yhä vahvemmin myös liiketoimintajohdon agendalle. Ehkä hieman yllättäen yhteisötyökalut tuntuvat olevan todella harvoin HR:n vastuulla tässä kyselyssä 2 % nimesi henkilöstöosaston. Nimetty yhteisömanageri on 16 %:lla vastaajista. Kuka organisaatiossa vastaa yhteisöllisistä työkaluista? Joku muu, kuka? 13% Liiketoimintajohto 21% HR 2% IT 31% Viestintä 34% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 8

Onko organisaatiossanne nimetty yhteisömanageri? En tiedä 2% Ei 82% Kyllä 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Hyötyinä avoimuus, yhteistyö ja hyvinvointi Enterprise socialin käytöstä vastaajat kokivat saaneensa selviä hyötyjä. Tärkeimmiksi hyödyiksi nousivat keskustelu ja tiedon jakaminen organisaation sisällä, vastauksen saaminen työhön liittyviin kysymyksiin sekä uusien ideoiden esittäminen. Mitkä ovat tärkeimmät käyttötarkoitukset yhteisöllisille työkaluille? Valitse mielestäsi 3 tärkeintä. Keskustelu ja tiedon jakaminen organisaation sisällä Vastauksen saaminen työhön liittyviin kysymyksiin Uusien ideoiden esittäminen 53% 61% 98% Oikean yhteyshenkilön löytäminen organisaation sisältä Toimialatiedon jakaminen Ei-työhön liittyvä keskustelu kollegoiden kanssa (esim. harrastekerhot) Keskustelu ja tiedon jakaminen yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden Kollegoiden kiittäminen hyvästä työstä 31% 27% 19% 19% 16% Muut, mitkä? 5% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 9

Organisaation saamia hyötyjä kysyttiin myös avoimilla kysymyksillä. Näistä vastauksista saadut kommentit voitiin jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan: 1) avoimuus, 2) yhteistyö sekä 3) hyvinvointi. Vastaajat kertovat: millaista hyötyä olette saaneet yhteisöllisten työkalujen käytöstä? Vastaajat kokivat yhteisötyökalujen selvästi lisänneet tiedon jakamista, avoimuutta ja parantaneen sisäistä viestintää. Moni mainitsi sisäisen sähköpostin vähentyneen ja etätyömahdollisuuksien parantuneen. Tietotaidon levittäminen helposti uusille työntekijöille ja sijaisille. Henkilöstö voi jakaa keskenään samat tiedot, vaikka eivät ole toimistolla yhtä aikaa kuulemassa keskusteluja. Tieto kulkee 24/7, asiantuntijat löytävät toisensa ja kysymykset vastauksensa. Avoimuutta, eri yksiköiden välistä ymmärrystä ja hieman lisää tietoa siitä mitä toisten työhön kuuluu. Yhteistyöhön ja työn tuloksiin liittyvät hyödyt syntyvät ennen kaikkea nopeasta reagoinnista ja ajan säästöstä. Tämä lisää organisaation kilpailukykyä ja parantaa asiakaspalvelua. Yhteisön kerrottiin parhaimmillaan olevan oleellinen osa päivittäistä työtä. Ajansäästöä, työn jakautumista tasaisemmin (ts. tehdään pieninä osina, kun nähdään, mitä toiset samaan aikaan tekevät) Ulkopuolisten kanssa tehtävät projektit ovat edenneet hyvin välimatkoista huolimatta. Ylivertaista toiminnan nopeutta yhdistettynä korkeaan toimituslaatuun - koskaan ei tarvitse arvailla asioita sillä vastauksen saa parhaimmillaan sekunneissa. 10

Kulttuuri ja johtaminen haasteina Hyötyjen lisäksi kysyimme enterprise socialin suurimmista käytön esteistä tai haasteista sekä pyysimme kertomaan, mikä käytössä tai käyttöönotossa on ollut vaikeaa. Käytön ja käyttöönoton haasteet liittyvät yleisimmin kulttuuriin tai johtamiseen. Käytön suurimmiksi haasteiksi nousivatkin organisaation innostaminen, liian vähän suunniteltu käyttö tai käyttöönotto sekä kulttuuri, joka ei tue yhteisöllisyyttä. Ehkä hieman yllättäen vain hyvin oli sitä mieltä, että uusille työkaluille ei ole tarvetta sen sijaan kunkin työkalun käyttötarpeiden määrittely nousi yhdeksi suurimmista haasteista. Mitkä ovat suurimmat käytön haasteet tai esteet? Valitse mielestäsi 3 tärkeintä. Emme tiedä miten innostaa organisaatio mukaan Käyttöä ja käyttöönottoa ei ole suunniteltu riittävästi 43% 57% Kulttuurimme ei tue yhteisöllisyyttä Ei selvää omistajuutta organisaatiossa 32% 30% Muut, mitkä? Ihmisten tietotekniset taidot eivät ole riittävät Tietoturvakysymykset Emme usko yhteisöllisten työkalujen hyötyihin organisaatiossamme Emme koe tarvitsevamme enää uusia työkaluja 21% 21% 18% 13% 13% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 11

Myös avoimissa vastauksissa vaikeuksia löytyi monelta rintamalta; kulttuuriset syyt kuitenkin korostuivat. Nimetyt vaikeudet voitiin karkeasti jakaa seuraaviin kategorioihin: 1. Kulttuuri, muutosvastarinta, pelot 2. Ihmisten innostaminen ja sitouttaminen (johtaminen) 3. Yhteisten pelisääntöjen, tavoitteiden tai käyttötarkoitusten puute, ei välineiden epäselvät roolit 4. Ihmisten osaaminen 5. Tekniset asiat, kustannukset, resurssit. Vastaajat kertovat: Mikä on ollut vaikeaa sosiaalisten työkalujen käytössä tai käyttöönotossa? Pelätään omien mielipiteiden esittämistä, vaikka sille ei ole juurikaan syytä. Muutos yksi muiden joukossa ja ei ole prioriteetiltaan ollut korkealla. Ei dedikoitua resurssoitua yhteisömanageria, joka veisi muutosta eteenpäin. ihmisten innostaminen käyttämiseen, selkeiden toimintamallien ja käyttötarkoitusten määritteleminen ja kommunikointi. Sitouttaminen on aina haaste, mutta koulutukset ja tavoitteiden selkeyttäminen on vienyt asiaa ja käyttöä eteenpäin Käyttäjätuen määrittely ja omistajuuden määrittely sekä johdon sitouttaminen. Eri työkalujen (intra, yammer, skype, lync) käyttötarkoituksia ei ole rajattu selvästi Saada käyttäjät ymmärtämään asian tärkeyden, monet ovat vielä tiedonvälityksessä sähköpostiaikakaudessa. Aktiivinen käyttö keskeisin onnistumisen edellytys Kyselyssä pyydettiin vastaajia arvioimaan viestinnän ja yhteistyön toimivuutta yhdeksän väittämien avulla. Väittämien paikkansapitävyyttä arvioitiin asteikolla yhdestä viiteen, jolloin 1 oli huonoin arvio ja 5 paras. Seuraavassa taulukossa on esitetty vastausjakauma kullekin väittämälle. 12

Väittämien hajonta oli yllättävän pientä, keskiarvot asettuivat kolmen molemmin puolin. Parhaaksi arvioitiin väittämä tunnen organisaationi ihmiset, palvelut tai tuotteet (keskiarvo 3,9) ja heikoimmaksi Eri työkaluille (sähköposti, dokumenttienhallinta, yhteisöt jne.) on selkeät käyttötarkoitukset (KA 2,9). Mielenkiintoisia löydöksi nousi esiin, kun eri taustamuuttujia ja väittämiä ristiintaulukoitiin keskenään. Tällöin pystyttiin nostamaan kaksi keskeisintä positiivisten arvioiden lähtökohtaa: yhteisötyökalun käyttöaktiivisuus sekä se, että asian omistajana on liiketoimintajohto. Mitä aktiivisemmin enterprise social on organisaatiossa käytössä, sitä positiivisempia arvioita annettiin muun muassa viestinnän ja yhteistyön toimivuudelle. Esimerkiksi yhteisötyökalun käyttöajan pituudella ei ollut vastaavaa merkitystä. Organisaation koko ja maantieteellinen hajautuneisuus vaikeuttaa viestintää ja yhteistyötä jonkin verran. Nämä muuttujat eivät kuitenkaan vaikuttaneet arvioihin yhtä suoraan kuin yhteisötyökalun käyttö ja johdon rooli. 13

Kyselyn vastaajaprofiilit Vastaajia oli hyvin erilaisista yrityksistä: suurin vastaajaryhmä oli yli 1000 hengen organisaatiot, toisena tasaluvuin 100 249 henkeä sekä alle 50 henkeä. Myös maantieteellisen hajautuneisuuden eri laidat ovat edustettuina vastaajissa. Kuinka monta henkeä organisaatiossanne työskentelee? Alle 50 23% 50-99 3% 100-249 23% 250-499 10% 500-999 11% Yli 1000 31% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Kuinka monella paikkakunnalla toimitte? Yksi toimipiste 21% 2-5 36% 5-9 7% Yli 10 36% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 14

Organisaation toimiala: Muu, mikä 26% Julkishallinto 8% Asiantuntijapalvelut 15% IT / tietotekniikka 26% Terveys- ja sosiaalipalvelut 0% Rahoitus ja vakuutus 5% Kaupan ala 3% Kiinteistöt ja rakentaminen 10% Teollisuus 8% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% * Muu, mikä: muun muassa koulutus (6 mainintaa), kierrätys, energia-ala 15