White Paper TILAUKSESTA TOIMITUKSEEN - MUTTA MILLAISELLA PROSESSILLA? Tilaus-maksu -prosessin SAP-datan analyysi QPR ProcessAnalyzerillä QPR Software Oyj [Type text]
Johdanto Yrityksen toimintaan tuotteen tai palvelun tilauksesta sen toimittamiseen asiakkaalle kohdistuu paljon odotuksia. Prosessi koskettaa käytännössä yrityksen kaikkia keskeisiä toimintoja, kuten myynnin, tuotannon, logistiikan, laskutuksen ja toimituksen. Prosessi kiinnostaa monia yksiköitä siksi, että se lukeutuu yrityksen arvoa ja rahaa tuottaviin toimintoihin. Suurella kiinnostuksella on kuitenkin varjopuolensa se voi nimittäin johtaa osaoptimoinnin kierteeseen. Tässä White Paperissa esittelemme uuden, prosessiajattelua hyödyntävän näkökulman tilaus-maksu -prosessin haltuunottoon kokonaisvaltaisesti organisaatiossa hyödyntäen QPR ProcessAnalyzer -tuotetta ja SAP-tietoa. Tilaus-maksu -prosessin nykytila Yrityksen toimitusprosessia tilauksesta maksuun tarkastellaan usein riskienhallinan ja saatavien hallinnan näkökulmasta. Toisin sanoen yritys on ensisijaisesti kiinnostunut siitä, syntyykö prosessissa taloudellista riskiä ja suorittavatko asiakkaat laskunsa ajallaan. Samaan aikaan myyntiyksikkö on kiinnostunut tilausmääristä, logistiikka varaston kierrosta ja toimitusyksikkö asentajien työmäärästä. Ellei koko ketjua ole yrityksessä mallinnettu, tilanne johtaa varsin usein osaoptimointiin. Tähän harvalla yrityksellä on varaa, sillä prosessin tehokkuus on yritystoiminnan kannalta ehkä yksittäinen kriittisin tekijä. Prosessin mallintaminen auttaa luomaan tahtotilan ja toimintamallin siitä, kuinka yritys toimii kokonaisuutena. Todellisuus poikkeaa kuitenkin geneerisestä mallista (kts. Kuva 1) prosessivariaatioiden muodossa. Sales Order Processing Outbound Delivery Billing Kuva 1. Geneerinen malli tilaus-maksu -prosessista 2 P a g e
Totuus löytyy variaatioista Prosessit koostuvat tosiasiassa aina variaatioista. Asia ilmenee harvinaisen selkeästi prosessikartasta: yksikin haarautuma prosessissa tarkoittaa, että ei ole vain yhtä mahdollista todellista tapaa toteuttaa prosessi. Jos prosessivaiheita on esimerkiksi kymmenen ja jokaisessa kaksi vaihtoehtoista etenemistapaa, tarkoittaa se jo 100 erilaista mahdollisuutta viedä prosessi päätökseen. Kun todellinen tilaus-maksu -prosessi käsittää useita yksiköitä, kymmeniä prosessivaiheita ja suuren määrän päätöksiä, voi variaatioiden määrä nousta tuhansiin. Jos liikkumavaraa on riittävästi, kärjistettynä jokainen tilaus muodostaa uniikin prosessivariaation. Oikein hyödynnettyinä variaatiot ovat prosessikehittäjän suurin voimavara. Ne ovat nimittäin tehokkain tapa löytää parhaita tapoja kokonaisprosessin toteuttamiseen. Jotta kehitystyö saadaan vauhtiin, tarvitaan prosessidataa. Tietojärjestelmät tuovat omat haasteensa prosessidatan analysointiin. Tässä toiminnanohjausjärjestelmä SAP tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden. Prosessikehittäjä tiedon lähteillä Vaikka tilaus-maksu -prosessi on haastava ja toimijoita on paljon, SAP -tietokantana mahdollistaa koko prosessin datan keräämisen yhteen paikkaan. Usein tätä arvokasta tietoa käytetään deskriptiivisiin raportteihin, kuten kuukausittaiseen talousraportointiin, keskimääräisen tilausajan seurantaan, luottopäätösten tarkkailuun sekä laskutusasioihin. Yhteistä näille raportointitarkoituksille on se, että prosessia lähestytään tietystä näkökulmasta ja kokonaisprosessi jää taka-alalle. Ottamalla analyyttisen näkökulman kokonaisprosessiin, kerättyä dataa voidaan käyttää koko organisaation toiminnan tehostamiseen. Tähän tarkoitukseen on kehitetty QPR ProcessAnalyzer -ohjelmistotuote. QPR ProcessAnalyzer hyödyntää SAP-tietokannassa olevaa dataa ja tuottaa sen pohjalta automaattisesti prosessikuvan (kts. Kuva 2). Lisäksi voidaan tarkastella resurssikäyttöä, identifioida pullonkauloja sekä vertailla prosesseja eri taustatietojen mukaan. Seuraavassa esittelemme käytännönlähtöisen tavan prosessien automaattiseen analysointiin. 3 P a g e
Kuva 2. Automaattisesti muodostettu kuva SAP:n tilausprosessista Kaikki alkaa tiedon poiminnalla Asiakkaalla on yleensä tiedossa kehitysalue. Eräs lähestymistapa on kerätä dataa kehitysalueeseen liittyen ja aloittaa analysointi. Parhaimpaan tulokseen kuitenkin päästään, kun haetaan prosessitietoa koko tilaus-maksu -prosessista ja analysoidaan prosessi kokonaisuudessaan. Tällöin suljetaan pois mahdollisuudet osaoptimointiin. Samalla saatetaan tehdä arvokkaita havaintoja prosessista, joita ei olisi tehty ilman riittävän kattavaa dataotosta. SAP-tiedon automaattinen analyysi alkaa poimimalla tietokannasta koko tilausmaksu -prosessin tapahtumatiedot. Kaikki tieto hyödynnetään ensimmäisessä analyysissä, jonka perusteella voidaan porautua kiinnostaviin löydöksiin tarkemmin. Käyttämällä laajaa data-aineistoa varmistetaan, ettei mahdollisuutta osaoptimointiin synny, sillä analyysin tekijällä säilyy kokonaiskuva. Tiedon poimimista SAP-järjestelmästä hankaloittaa se, että jokainen SAPjärjestelmä on aina oma räätälöity kokonaisuutensa. Yli viiden vuoden ajan prosessien kehittäjänä ja optimoijana SAP-järjestelmien parissa toiminut Nobultec 4 P a g e
Oy tuntee tilanteen. Yrityksen laaja asiantuntemus SAP-järjestelmien referenssiprosesseista ja rajapinnoista nopeuttaa datan poimimista. Nobultec: Analyysi havainnollistaa Nobultecin mukaan eräs automaattisen prosessianalyysin vahvuuksista on tulosten objektiivisuus. Lisäksi tieto kehitystarpeesta saadaan helpommin ja nopeammin. "Usein törmätään siihen, että asiakkaan näkemys prosessin tilasta riippuu suoraan keneltä asiakkaan edustajalta sitä kysytään. QPR ProcessAnalyzerin avulla voidaan näyttää tietokannasta poimittu prosessin nykytila visuaalisesti asiakkaalle. Asiakkaan kanssa vietetty aika voidaan sen jälkeen käyttää kehitystoimenpiteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen", toteaa Eero Knuutila Nobultecilta. Eero Knuutila, Nobultec Oy Eräs esimerkki analyysihavainnoista on ero sähköisen ja paperisen laskutuksen välillä. Kiinnostavaa ei ole vain se, paljonko sähköisiä tai paperisia laskuja lähetetään, vaan se, millaisia prosessivariaatioita syntyy ja kuinka laskutustapa vaikuttaa prosessin aikatauluun. Lisäksi voidaan verrata laskutuksen määrää eri laskutustavoilla ja tutkia, onko asiakkaissa eroa laskutustavan perusteella. Parasta automaattisessa prosessianalyysissä on se, että asiakas määrittää aina analyysin lähtökohdat. Analyysin nopeus ja toistettavuus auttavat prosessin kehittäjää löytämään tiedosta kaikkein oleellisimman. Kun ensimmäiseen analyysiin on haettu runsaasti dataa, on jatkoanalyysejä erittäin helppo tehdä. Havaintojen perusteella tunnistettu kehityskohde saattaa tarkentua, jolloin on mielekästä syventyä aineistoon tietystä näkökulmasta. QPR ProcessAnalyzer soveltuu tähän erittäin hyvin, sillä kerran haettua dataa voidaan suodattaa, vertailla, havainnollistaa, analysoida ja piirtää useasta eri näkökulmasta muutamalla hiiren napsautuksella. 5 P a g e
Taustatietoa: QPR ProcessAnalyzer Tuore datalähtöinen lähestymistapa QPR ProcessAnalyzer tarjoaa perinteisiin numeropohjaisiin analyyseihin verrattuna täysin uudenlaisen lähestymistavan. Perinteinen analysointi perustuu tunnuslukujen laskemiseen ja esittämiseen. Tämän johdosta datan oikeellisuus on kriittistä ja vaatii huolellista pohjatyötä yksittäinen virheellinen kirjaus saattaa vaikuttaa ratkaisevasti esimerkiksi keskiarvoiseen suoritusaikaan. QPR ProcessAnalyzer sen sijaan mahdollistaa prosessianalyysin tuottamisen osittain virheellisestä ja puutteellisesta datasta. Virheet eivät pääse vaikuttamaan lopputulokseen ja tulosten tarkastelu on mahdollista myös yksittäisten tapausten tasolla. Lähtödatan muotokaan ei aseta rajoituksia tuotteen toiminnalle. Prosessianalyysin tuottaminen onnistuu helposti ja nopeasti lähes minkälaisesta datasta tahansa. Havainnollista prosessiesi keskeiset tiedot QPR ProcessAnalyzer tuottaa prosessianalyysin automaattisesti usealla eri tarkkuustasolla. Yleiskuva näyttää toimintaan osallistuvat yksiköt, prosessivaiheet sekä vaiheiden väliset siirtymät. Visualisointi auttaa hahmottamaan tarkasteludatasta keskeiset virrat ja suurimmat suoritusajat. Eri näkymien avulla voit sekä tarkastella prosessia yleisellä tasolla että vaivattomasti siirtyä yksityiskohdat sisältäviin tarkempiin näkymiin. Prosessien kuvaamisen tarkoitus on herättää keskustelua. QPR ProcessAnalyzerilla tuotetut prosessianalyysit ovat herättäneet suurta mielenkiintoa ja avanneet uusia näkökulmia olemassa oleviin prosesseihin. Tuotteen avulla voit nopeasti selvittää juuri sinua kiinnostavat prosessin osa-alueet. Tekninen toteutus QPR ProcessAnalyzerin käyttö perustuu järjestelmiin kertyvään dataan. Ensimmäinen askel tuotteen käytössä on siis analysoitavan datan kerääminen ja syöttäminen tuotteelle. Tässä vaiheessa voidaan jo tehdä tarvittavat rajaukset datan 6 P a g e
suhteen; rajaukset voi toki tehdä myös myöhemmin, jos analyysi paljastaa uusia tarpeita. Kun data on ladattu QPR ProcessAnalyzeriin, se prosessoidaan automaattisesti tarvittavaan muotoon analyysiä varten. Tämän jälkeen valitaan tarkastelutaso ja käynnistetään analyysi. Loput toimenpiteet QPR ProcessAnalyzer tekee automaattisesti helppoa ja yksinkertaista! QPR ProcessAnalyzer on työkalu lähes vapaamuotoisen datan analysointiin. Keskeiset tekniset vaatimukset datalle ovat datan lokimuoto sekä yksikäsitteisten tunnisteiden olemassaolo. Lokimuodolla tarkoitetaan sitä, että data sisältää historiatiedot myös aiemmista toimenpiteistä sekä aikaleimat toimenpiteiden suorittamiselle. Yksikäsitteiset tunnisteet taas tarkoittavat datan kenttää, jolla yksittäinen tapaus voidaan erottaa muista tapauksista ja jolla eri lähteistä kerätystä datasta voidaan yhdistää samaan tapaukseen kuuluvat toimenpiteet. Lisätietoja antavat: Teemu Lehto, teemu.lehto@qpr.com, puh. 040 546 0202 Antti Manninen, antti.manninen@qpr.com, puh. 050 432 6231 Antti Miettinen, antti.miettinen@qpr.com, puh. 040 861 0240 7 P a g e
QPR Software Plc QPR Software Oyj tarjoaa asiakkailleen parhaat palvelut ja ohjelmistot prosessien ja kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen. Yhtiöllä on yli 1 500 yksityisen ja julkisen sektorin asiakasta ympäri maailman yli 50 maassa. QPR:n osakkeet on listattu NASDAQOMX Helsinki Oy:ssä. QPR - Quality. Processes. Results. www.qpr.fi QPR Software Plc Huopalahdentie 24 FI-003350 Helsinki, Finland www.qpr.com Tel. +358 290 001 150 Fax: +358 290 001 151 QPR Customer Care Tel: +358 290 001 155 customercare@qpr.com 8 P a g e