1/16 TARJOUSPYYNTÖ 19.7/2012 Katetrit LUONNOS 1. Hankintayksikön perustiedot Yhteystiedot: / KuntaPro Oy Suomi puh. fax http:///portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Osoite, josta saa lisätietoja: Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, josta saa eritelmiä ja täydentäviä asiakirjoja (myös kilpailullista neuvottelumenettelyä ja dynaamista hankintajärjestelmää koskevia asiakirjoja): Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä: Tarjous lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintaviranomaisen luonne: Alue- tai paikallistason virasto/laitos: Mukana olevat muut yhteisöt: Hattulan kunta Hämeenlinnan kaupunki Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos Janakkalan kunta KuntaPro Oy SeutuRekry Oy Pääasialliset toimialat: Yleinen julkishallinto Hankintaviranomainen tekee hankintoja muiden viranomaisten puolesta: Hankintayksikön esittely: Ja KuntaPro Oy toimivat julkisten hankintojen yhteishankintayksikkönä Hämeenlinnan seudulla ja sen lähialueilla sekä valikoidusti suuremmallakin maantieteellisellä alueella. Yhteishankintayksikön tehtävänä on vastata keskitetysti sovittujen hankintojen kilpailuttamisesta ja sopimushallinnasta. Yhteishankintayksikkö (/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa siis hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan
2/16 kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää en kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. KuntaPro Oy ja sen nykyiset sekä tulevat omistajat voivat hyödyntää nyt kilpailutettavaa sopimusta. Tarjouspyynnön sivulla 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. 2. Hankintalaji Hankintalaji: Tavarahankinnat 3. Hankinnan kohde Hankintaviranomaisen sopimukselle antama nimi: Katetrit LUONNOS Hankinnan tunniste- tai viitenumero: 19.7/2012 Sopimuksen tai hankinnan (hankintojen) lyhyt kuvaus: Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne katetreista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta. (3 + 2 vuotta). Hankintakausi alkaa 1.12.2012, kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankintasopimustoimittajaksi valitaan 1 toimittaja. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten katetrien sopimustensa päättymisen jälkeen. Toteutustapa: Hankinta NUTS-koodi: FI184 (Kanta-Häme) Ilmoituksessa on kyse: Julkista hankintaa koskevasta sopimuksesta Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyseisten lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta. (3 + 2 vuotta). Kun kyse on uusittavista tavarahankinta- tai palvelusopimuksista (sopimuksen tekemisestä) Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV) Päänimikkeistö: 33141200-2 (Katetrit) Kokonaismäärä tai laajuus: Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat katetrien hankinnat.
3/16 Tarjouspyynnössä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. 4. Hankintalajimenettely Hankintamenettely: Avoin menettely Sopimus on jaettu osiin: Ei Osatarjoukset hyväksytään: Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Ei Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä: Ei Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) X.X.2012. Hankintapäätöksen jälkeen tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sähköistä huutokauppaa käytetään: Ei Tarjouksen valintaperuste: Pisteytys kokonaishankinnan mukaan 5. Hankinnan kohteen kriteerit Kohderyhmä Kokonaishinnan maksimipisteet 80.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo KERTAKATETRI NELATON LIUKASTEELLA CH10 Hankittava määrä: 1550 /
4/16 KERTAKATETRI NELATON LIUKASTEELLA CH12 Hankittava määrä: 17175 / KERTAKATETRI NELATON LIUKASTEELLA CH14 Hankittava määrä: 13300 / KERTAKATETRI NELATON LIUKASTEELLA CH16 Hankittava määrä: 3350 / KERTAKATETRI TIEMANN LIUKASTEELLA CH12 Hankittava määrä: 8150 / KERTAKATETRI TIEMANN LIUKASTEELLA CH14 Hankittava määrä: 12975 / KERTAKATETRI TIEMANN LIUKASTEELLA CH16 Hankittava määrä: 25 / KERTAKATETRI LASTEN LIUKASTEELLA CH06 Hankittava määrä: 120 / KERTAKATETRI LASTEN LIUKASTEELLA CH08, 20 cm Hankittava määrä: 120 / KERTAKATETRI LASTEN LIUKASTEELLA CH10, 20 cm
5/16 Hankittava määrä: 1530 / KERTAKATETRI LASTEN LIUKASTEELLA CH08, 30 cm Hankittava määrä: 1080 / KERTAKATETRI LASTEN LIUKASTEELLA CH10, 30 cm Hankittava määrä: 1800 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH08 Hankittava määrä: 240 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH10, 20 cm Hankittava määrä: 840 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH12, 20 cm Hankittava määrä: 17820 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH14 Hankittava määrä: 15480 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH10, 15 cm Hankittava määrä: 3720 / KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH12, 15 cm Hankittava määrä: 6360 /
6/16 KERTAKATETRI NAISTEN LIUKASTEELLA CH14, 15 cm Hankittava määrä: 2160 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH12, miehet Hankittava määrä: 2640 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH14, miehet Hankittava määrä: 1860 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH14, tiemann Hankittava määrä: 360 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH12, naiset 20 cm Hankittava määrä: 60 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH14, naiset 20 cm Hankittava määrä: 30 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH12, naiset 15 cm Hankittava määrä: 420 / KERTAKATETRI HETI KÄYTTÖVALMIS CH14, naiset 15 cm Hankittava määrä: 360 / VIRTSAPUTKEN LAAJENNIN PALLOTON CH16
7/16 Hankittava määrä: 775 / VIRTSAPUTKEN LAAJENNIN PALLOTON CH18 Hankittava määrä: 350 / Kotiinkuljetuksen toimitusmaksu Hankittava määrä: 160 toimitus / toimitu s YLEISET KRITEERIT/TIEDOT Hankittavat määrät ovat vain arvioita eivätkä ne sido hankintayksikköä. TUOTTEIDEN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Tarjotut tuotteet noudattavat materiaaleiltaan, turvallisuudeltaan ja kaikilta muilta osin voimassa olevia lakeja, määräyksiä ja säädöksiä. Tuotteet eivät sisällä myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tuotteista/tuotteiden pakkauksista löytyy CEmerkinnät ja tuotteilla on suomenkieliset tuoteselosteet tai käyttöohjeet. Tarjottavat tuotteet täyttävät terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) vaatimukset. Kaikki tarjotut tuotteet ovat PVC-vapaita Tarjoaja sitoutuu lähettämään pyynnöstä (viiden vuorokauden sisällä) tarjoajan tarjouksessaan tarjoamista tuotteista hankintayksikön pyytämät näytekappaleet. Jos näytekappaleiden perusteella todetaan, että jokin tuote ei täytä sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia eikä sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulisi soveltua, on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous. Näytekappaleita ei palauteta, eikä niistä makseta korvausta tarjoajalle. Suomenkielinen tuote-esite Ladattava
8/16 KOULUTUKSET JA ASIAKASPALVELU Tuotteiden hintaan sisältyy suomenkielinen asiakaspalvelu sekä tarvittaessa käyttökoulutus ja opastus Tarjoajalla on vähintään virkaaikaan (maanantai-perjantai, klo 8.00-16.00, lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu, josta loppuasiakkaat sekä tilaajat saavat puhelimitse tuote- ja asiakastukea. Palvelu tapahtuu sujuvalla suomen kielellä. Tarjouksen liitteeksi on liitettävä sitova koulutus- ja opastussuunnitelma, josta on mahdollista saada tarjousten vertailussa yhteensä maksimissaan 20 pistettä. Tarkemmat vertailuperusteet on kerrottu tarjouspyynnössä sivulla 12 kohdassa 13. Päätöksenteon perusteet. Mahdolliset mallit esitteistä Ladattava 20.00 Manuaalinen TARJOAJAN MUUT TUOTTEET TAI PALVELUT Tarjoaja voi tarjota omia optioitaan katetreihin liittyen. Optioiden osalta tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden ottaa käyttöön / jättää käyttämättä sopimusaikana, joten tästä syystä optioita ei tarjousvertailussa vertailla. Tarjoaja voi ladata liitteeksi nettohinnastonsa, jossa tarjoaja voi tarjota muita valikoimaan kuuluvia tuotteita tai palveluita (optioita) Nettohinnasto Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä 100.00 6. Hinta ja kaupalliset ehdot HINTA Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina ( ) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote-/laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan valikoimaan kuuluvat muut tuotteet tai palvelut voi tarjoaja halutessaan tarjota omina optioina nettohinnastossa. Hinnanmuutosperiaatteet koskevat myös optioita. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi (kuitenkin ainakin 31.12.2013 saakka; lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Toimittajan tulee ilmoittaa hinnankorotuksista viimeistään neljä (4) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Optiovuosien mahdollisen
9/16 käyttöönoton yhteydessä hinnoille sovitaan kuitenkin pidempi kiinteä voimassaoloaika. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnankorotuksia voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa per tuote. en hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään 3 kk:n kuluttua hinnankorotusesityksen esitetystä voimaantulopäivästä, ellei asiaa saada sopijapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Sopimus on voimassa päättymiseen asti ennen hinnanmuutosesitystä voimassa ollein ehdoin. Tällä sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Toimittaja sitoutuu antamaan automaattisesti Tilaajalle kampanjoihin tai muihin vastaaviin perustuvat hinnat, mikäli nämä hinnat ovat Tilaajalle sopimushintoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Toimittaja sitoutuu toimittamaan ostajalle (en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö) hinta- ja tuotetiedot (julkista tietoa joka tapauksessa) Suomessa sopimusaikana tekemistään julkisista tarjouksista ostajan niitä pyytäessä (tätä ehtoa sovelletaan vain myyjän esittäessä hinnankorotuksia tai ostajan epäillessä markkinahintojen alentuneen). TOIMITUSAIKA Toimitusaika saa olla korkeintaan viisi (5) työpäivää. TOIMITUSEHTO TOP Hämeenlinnan tai Janakkalan keskusvarasto (Finnterms 2001). Keskusvarastotoimitukset toteutetaan suurina kertatoimituksina vain keskusvarastoihin. Toimitus ei sisällä jakelua terveydenhuollon toimipisteisiin. TOP sisätiloihin potilaiden koteihin (Finnterms 2001), poislukien kotiinkuljetuksen toimitusmaksu, joka ilmoitetaan hinnoittelulomakkeella. Pientoimituslisiä ei hyväksytä. Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa. Toimitukset on toimitettava täysinä tilauksina, ei osatoimituksia. SANKTIOT Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta viikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen
10/16 arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kaksi (2) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. 7. Laskutus ja maksuehto MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan tilaavilta yksiköiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Potilaiden nimet eivät saa näkyä kotiinkuljetustoimitusten laskuissa, laskujen käsittelijälle tulee toimittaa erikseen tieto potilaiden kulutuksesta niin, että kyseisen tiedon avulla pystyy tarkistamaan laskun oikeellisuuden. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on sopimuskauden alkaessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on pitänyt olla verkkolaskuja 1.1.2011 alkaen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja yms. kustannuksia sekä muita toimitusmaksuja kuin hinnoitteluliitteessä erikseen ilmoitettava kotiinkuljetuksen toimitusmaksu ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko. laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin. Muut tilaukset Muiden tilausten osalta laskut on kyettävä myös toimittamaan verkkolaskuina ilman eri veloitusta sopimuskauden alkaessa. 8. Tarjoajan kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta ja maksuunpannuista veroista tai verottajan kanssa on tehty maksusuunnitelma. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava kahden (2) viikon sisällä (ja joka tapauksessa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista) kaupparekisteriote, verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista sekä tarjoajayhteisön kahden edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase.ote ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Mikäli tarjoaja ei toimita pyydettyjä selvityksiä, tai niiden perusteella tarjoaja ei ole soveltuva tarjoaja, ostajalla on oikeus hylätä annettu tarjous.
11/16 Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen. Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan palvelu annetaan sujuvalla suomen kielellä, palveluntarjoajan työntekijöiltä edellytetään sujuvaa suomen kielen suullista ja kirjallista taitoa Sitoudumme tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin ja vähimmäisvaatimuksiin, myös mahdollisten alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden osalta Tarjoajan perustiedot Lisätietoa Kuvaus tarjoajan palveluiden tuottamiseen liittyvästä organisaatiosta sisältäen Asiakaspalvelun ja vastuullisen myyjän yhteystiedot sekä tiedot mahdollisista alihankkijoista Ladattava 9. Oikeudelliset tiedot Palvelun suorittaminen rajattu tietylle ammattikunnalle: Ei 10. Hallinnolliset tiedot Kieli (kielet), jo(i)lla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan laatia: suomi Tarjousten avaustilaisuudessa saa olla läsnä ulkopuolisia henkilöitä: Ei 11. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia
12/16 asioita luottamuksellisesti. 12 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 120 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 13. Päätöksenteon perusteet Valinta- ja vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: - HINTA 80 % - KOULUTUS- JA OPASTUSSUUNNITELMA 20 % Koulutuksen ja opastuksen osalta arvioidaan: - koulutussuunnitelman sisältöä, max. 12 pistettä o Arvostetaan eri osaamistasoille ja kohderyhmille (kuten tuotekoulutukset kaikille hoitajille ja erikoiskoulutukset nimetyille hoitajille) osoitettuja erilaisia veloituksettomia koulutuksia ja niiden määrää ja kestoa. - kouluttajan kokemusta, max. 4 pistettä o Arvostetaan kouluttajan kokemusta tarjottujen tuotteiden käytön opastamisesta. saa yhden vuoden kokemuksesta. - Esite- ja opetusmateriaalia, max. 4 pistettä o Arvostetaan suomenkielisen vapaasti jaettavan printtimateriaalin määrää ja materiaalin hyödynnettävyyttä tuotteiden käytön opettelussa sekä mahdollisuutta koota yhteistyössä sopimustuotteista räätälöityä materiaalia tilaajien tarpeisiin. Materiaalia arvioidaan niistä laaditun kuvauksen perusteella, mutta halutessaan tarjoaja voi toimittaa sähköiset mallikappaleet esitteistä. Parhaaksi arvioitu kohta saa vertailussa kohdan maksimipisteet. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen (tai parhaisiin). Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 14. Hylkäämisperusteet Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. 15. Sopimusmenettely Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.
13/16 Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Jos optiovuosia ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään neljä (4) kuukautta ennen optiovuosien alkua. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen (optiovuosien käyttöön) toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. ellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista en asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että en asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. ei vastaa tilaajayhteisöjen taloudellisista tai juridisista vastuista. Taloudellinen tai juridinen vastuu on aina tilaavalla yhteisöllä. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa.
14/16 Kummallakin osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, mikäli toinen osapuoli asetetaan konkurssiin tai selvitystilaan. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Sopimusosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon. Sopimusosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Muutos ei saa vaikuttaa sopimusosapuolen asemaa heikentävästi. 16. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin en toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. 17. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. 18. Muut asiat SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää
15/16 en kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. en ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Ensivaiheessa hankinnassa mukana olevat yhteisöt on lueteltu tarjouspyynnön sivulla 1. SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Valitun toimittajan on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. Tämän menettelyn tavoitteena on tilausten kohdistuminen sovituille sopimustoimittajille. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. RAPORTOINTI Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin (mm. toimitetut tuotteet seutukuntatasolta sekä euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä). TIETOJÄRJESTELMÄT Sonet-varastonhallintajärjestelmä en keskusvaraston ja Janakkalan kunnan käytössä on Sonetvarastonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tuottaa pdf-muotoisia ostotilauksia, jotka tällä hetkellä lähetetään toimittajille sähköpostin liitteenä tai faksilla. Joillekin toimittajille tilaus tehdään puhelimitse. Jos tilaus on tehty varastonhallintajärjestelmällä, tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä aina tilauksen numeron. Tulevaisuudessa manuaalinen tilauksen lähetysprosessi on tarkoitus automatisoida, jonka jälkeen järjestelmä lähettää toimittajalle tilauksen sähköpostin liitteenä olevana pdf-muotoisena dokumenttina, xml-tiedostona tai siirtää tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavaan toimittajaportaaliin. Sähköinen tilausjärjestelmä
16/16 Mikäli jossain vaiheessa Sonet-järjestelmästä luovutaan, on Hämeenlinnan kaupungilla käytössään sähköinen tilausjärjestelmä RondoRop, johon katalogit tuotetaan BOS Oy:n kautta. Myös muut asiakkaat saattavat tulevaisuudessa ottaa käyttöönsä sähköisen tilausjärjestelmän. Tällöin toimittaja tuottaa lisäkustannuksetta ja pyynnöstä sähköisen ja mielellään kuvilla varustetun tuoteluettelon (katalogin) Asiakkaan käytössä olevaan BOS-katalogipalveluun. Katalogi sisältää vain kilpailutetut tuoteryhmät, ellei erikseen muuta sovita. Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko pdfmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista (web-portaali). Sekä katalogin lataaminen että tilausten vastaanotto portaalin avulla on toimittajalle kustannuksetonta. Asiakas on maksanut toimittajien käyttöoikeudet BOS-sovelluksiin. Toimittaja sitoutuu pyydettäessä osallistumaan tilaisuuteen, jossa katalogin lataaminen ja tilausten vastaanotto opastetaan. Lisätietoja BOS:sta www.bosoy.com sivustolla. Erikseen päätetään, viedäänkö tämän tuoteryhmän tuotteet sähköisen tilausjärjestelmän piiriin. Tällä hetkellä ei ole suunnitelmia Sonetista luopumiseksi. PALVELUMAKSU Tarjottuihin hintoihin sisältyy 2,0 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa palvelumaksuna/ostohyvitteenä elle vuosittain. Palvelumaksu käsittää toimittajan kaiken myynnin sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan, ellei myynti ole syntynyt erillisen tarjouskilpailun perusteella (minikilpailutukset sisältyvät palvelumaksun piiriin). laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä 1-4 kertaa vuodessa. Palvelumaksun raportointija laskenta-perusteet käydään läpi tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palvelumaksun raportointiin käytetään valmiita lomakkeita, ja niiden täyttäminen vaatii toimittajalta vain tiedon toimittajan myynnistä asiakkaille. HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. 19. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 15 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 20. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/seke. 21. Allekirjoittajat Markku Syvänen, hankintajohtaja