LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 1 21.3.2012 Lukijalle... 1 Talpan vuoden työyhteisö satsaa asiakaspalveluun... 2 Ostolaskuosaston uusi palvelualuejako... 4 Reskontran ulkopuoliset maksut kätevästi BIP:n kautta maksuun... 5 Kaikkien aikojen korkein asiakastyytyväisyys... 6 Arvonlisäverokoodit vuonna 2012... 7 Tarkkuutta muistiotositteiden laadintaan... 7 Maksuliikenne tiedottaa: Uudet lomakkeet käytössä, nyt on syytä heittää vanhat pohjat pois!... 8 ehijatissa käyttöön uusia esimiesraportteja... 8 Palkanlaskennan muistilista esimiehelle... 9 M2: Matkatili käyttöön... 10 Laske on tuotannossa mutta ongelmia on vielä paljon... 10 Alkuvuoden kirjanpito ja raportointi kesken... 11 Alkuvuoden laskutus myöhässä... 11 Auditorio Saldo vuokrattavissa... 12 Henkilöuutisia... 12 Kaupungin vuoden 2011 tilinpäätös on valmistumassa. Tilinpäätösprosessi on hyvä esimerkki yli virastorajojen menevästä prosessista, jossa kitkaton yhteistyö ja aikataulujen noudattaminen korostuvat. Tälläkin kertaa mielestäni onnistuttiin hyvin ja tilinpäätöksen laatiminen sujui tutulla rutiinilla. Suuri kiitos kaikille prosessiin osallistuneille tietojen toimittamisesta ja tilinpäätösjulkaisun kokoamisesta. Taloushallintopalvelun vuosi 2011 oli menestyksellinen. Tuottavuuden positiivinen kehitys jatkui ja asiakastyytyväisyys parani. Sitovat toiminnalliset tavoitteet samoin kuin valtaosa muista toiminnallisista tavoitteista toteutuivat. Tilikauden ylijäämäinen tulos mahdollistaa maltillisen palvelujen hintakehityksen jatkossakin. Talpan vakinaisen henkilöstön määrä pieneni 17 henkilöllä edelliseen vuoteen verrattuna. Toteutuneita henkilötyövuosia kertyi 14 henkilötyövuotta vähemmän, vaikka Laske-hankkeen eri projekteihin osallistuttiin 8 henkilötyövuoden panoksella. Palvelujen volyymit sen sijaan jatkoivat kasvuaan, minkä ansiosta Talpan tuottavuus nousi kolmella pisteellä. Kiitokset taas kerran asiakastyytyväisyyskyselyymme vastanneille. Vastaajien määrä ja yleisarvosana olivat Talpan historian suurimmat. Vastausprosenttikin on tarkastelujaksolla ollut vain vuonna 2005 suurempi kuin vuonna 2011. Vuoden 2011 yleisarvosana oli 3,76. Kyselyssä tuli selkeästi esille koetun palvelun laadun epätasaisuus. Otamme tämän huomioon osaamisen kehittämisessä. Vuosi 2012 ei ole alkanut yhtä positiivisissa merkeissä. Uuden laskentajärjestelmän käyttöönotto kangertelee pahasti, emmekä ole pystyneet toimimaan palvelulupauksemme mukaisesti. Teemme yhdessä Laske-hanketoimiston kanssa kaikkemme, että tilanne saadaan normalisoitua mahdollisimman pian. Vuonna 2012 toimintamme keskeisin tavoite on uuden laskentajärjestelmän toimivuuden vakiinnuttaminen. Tämän ohella panostamme erityisesti osaamisen ja tietoturvallisuuden kehittämiseen. Asiakkaiden kuulemista prosessien kehittämisessä pyrimme tehostamaan uusilla yhteistyömuodoilla. Toivotan kaikille lukijoille riemukasta kevätaikaa. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Talpan vuoden työyhteisö satsaa asiakaspalveluun Talpassa palkittiin tänä vuonna ensimmäistä kertaa työyhteisö, joka on saavuttanut hyviä tuloksia tuloskortin eri osa-alueilla. Talpan johtoryhmä valitsi yksimielisesti voittajaksi palvelualue 6 palkanlaskentaosastolta. Voittaja erottui joukosta esimerkillisellä asiakkaan huomioimisella asiakaspalvelun ja prosessien kehittämisessä. Muun muassa tavoitettavuuteen oli kiinnitetty huomiota päivystysvuorojen jakamisella sekä puhepostin ja sähköpostin käytön tehostamisella, totesi Tuula Jäppinen palkitsemispuheessaan 14.2. Olemme palkanlaskentaosaston palvelualue 6. Meitä on tällä hetkellä 24 henkilöä; palveluvastaava ja 23 palkkasihteeriä. Asiakkaitamme ovat Terveyskeskuksen (Terke) terveysasema-, suun terveydenhuolto-, kaupunginsairaala- ja psykiatriaosastojen henkilöstö, joiden palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasioita hoidamme ammattitaidolla, laajan tehtäväkuvan ja asiakkaan kanssa sovitun työnjaon mukaisesti, kertoo palvelualueen esimies, palveluvastaava Maija Husso. Palvelualue 6:n asiakaskunta koostuu Terken hoitohenkilöstöstä, mm. osastonhoitajat, perushoitajat, sairaanhoitajat, terveydenhoitajat, ylihoitajat, hammashoitajat, mielisairaanhoitajat, suuhygienistit jne. sekä lääkäreistä, muun muassa terveyskeskuslääkärit, hammaslääkärit, osastonlääkärit, ylilääkärit jne. Palvelualueen tärkeitä sidosryhmiä ovat Kela, Keva, Pohjola, ulosottovirastot sekä ammattiliitot ja työttömyyskassat. Vankkaa palkanlaskentaosaamista Palvelualue 6:n henkilöstö tekee yhteistyötä Terken henkilöstösuunnittelijoiden, toimistosihteereiden ja päättäjien/esimiesten kanssa. Myös palkansaajat ovat suoraan palkkasihteereihin yhteydessä palkanlaskentaan liittyvissä asioissa. Suurimmalla osalla meistä on monen vuoden, jopa kymmenien vuosien työkokemus palkanlaskentatyöstä. Kolme palkkasihteeriä on aloittanut muutaman vuoden sisällä ja heidät on perehdytetty palkkasihteerin monipuoliseen työhön ammattitaitoisten perehdyttäjien avulla. Terken henkilöstö kuuluu Kvtes:n ja Lääkärisopimuksen piiriin. Lisäksi on Tehyn sopimus ja tk-lääkäreiden paikallinen sopimus, joka otettiin käyttöön vaiheittain 1.9.2010 lukien terveysasemien lääkäreiden osalta. Tähän liittyen yhteistyö Tasin henkilöstösuunnittelijan kanssa on ollut tiivistä ja vaatinut palvelualueen henkilöstöltä uuden palkkausrakenteen sisäistämistä. Työaikarytmejä on monia, joten eri työaikamuotojen tuntemus on meille tärkeää muun muassa erilaiset ylityölaskennat, jaksotyön vuosilomamääräykset, jaksotyön siykorvaukset palkallisten poissaolojen ajalta ja vuosilomakorvausten laskenta jne. Lääkärisopimuksen piiriin kuuluvilla lääkäreillä on erilaisia päivystyksiä ja niihin liittyviä korvauksia, suoritteita, toimenpide- ja käyntipalkkioita, ohjauspalkkioita, lääkärintodistus- ja lausuntopalkkioita, aktiivivapaita, päivystyksiä, jononpurkukorvauksia ja niin edelleen, Maija Husso luettelee. Käsin tallennettavat ja laskettavat palkkiot vaativat palkanlaskijoilta erityistä huolellisuutta. Terken henkilöstöllä on runsaasti erilaisia hankkeita, prosenttijakoja ja tilisiirtoja, joten tilirakennetuntemus ja tilinmuodostusosaaminen ovat keskeisessä asemassa palvelualue 6:n työssä. Lisäksi paikallisen sopimuksen piiriin siirtyneiden tklääkäreiden osalta uuden palkkausrakenteen oppiminen ja sisäistäminen on ollut meille tärkeää. Koko Terveyskeskuksen henkilöstö kuuluu tulospalkkion piiriin. Tulospalkkioprosessi vaatii tarkkuutta ja prosessin hyvää tuntemusta. Näin ollen on tärkeää, että tupaprosessin sujuvuutta tehostetaan ja kehitetään edelleen. Myös tutkimusapurahoihin liittyvää maksatusta on pyritty yhtenäistämään psykiatriaosaston osalta yhdessä Terken taloussuunnittelijan kanssa. Yhdessä asiakkaan kanssa Terken esimiehille on tehty tiedote Muistilista esimiehille palkanlaskentaan liittyvissä asioissa (ks. juttu s. 9). Tiedote on esitelty Tasin ja Kausan kokouksissa ja sovittu lä- tiedottaa 1 2012 2
hetettäväksi kaikille Terken esimiehille vuoden 2012 alussa. Tiedote sisältää palvelusuhteen alkaessa, aikana ja päättyessä huomioitavia asioita. Se sisältää myös palkanlaskennan maksupäivät sekä aikataulun mihin mennessä materiaali on toimitettava palkanlaskentaan. Tällä pyrimme takaamaan itsellemme riittävän ajan tietojen tallentamiselle ja palkan maksamiselle oikein ja ajallaan, kertoo Maija Husso. Sähköisten vuosilomien ja poissaolojen käyttöönotto Terkessä on tapahtunut vaiheittain vuosien 2010 ja 2011 aikana. Tämä on vaatinut uuden opettelua meiltä ja yhteistyötä asiakkaittemme kanssa prosessin sujuvuuden kehittämiseksi. Asiakaspalvelua ja henkilökunnan tavoitettavuutta on parannettu mm. jakamalla päivystysvuorot palvelualueen kokoaikaiselle henkilöstölle kiertävän listan mukaan. On sovittu, että päivystyspuhelimeen vastataan koko virka-ajan eli kello 8.15 16.00. Jokaisen sähköpostissa ja puhepostissa on poissaolojen ajalla asianmukainen tiedote eli tieto sijaisesta ja päivystyspuhelinnumerosta. Myös Merex-tietojen oikeellisuus on tarkistettu vuoden aikana ja tiedot on päivitetty muutoksien yhteydessä. Palvelualueella tapahtuneista muutoksista on tiedotettu asiakkaille heti. Sanastoa Tas = Terveysasemaosasto Kausa = Kaupunginsairaala Suunte = Suun terveydenhuolto Siy-korvaus = prosenttikorotus vuosilomapalkkaan niille, joiden säännölliseen työaikaan sisältyy sunnuntai-, ilta- ja yötyötä Prosenttijako = palkkakustannusten kohdistaminen eri vastuualueille Terke & Talpa yhteistyökokouksissa solmut auki Terken henkilöstösuunnittelija Anne Lappalainen on lähes päivittäin yhteydessä palvelualue 6:een. Anne Lappalainen työskentelee hallintoja palvelukeskuksessa (HPK), joka tuottaa terveyskeskuksen johdolle ja osastoille hallinnon ja huollon tukipalvelut. HPK muodostuu kolmesta tulosyksiköstä: strategiayksiköstä, hallintopalveluyksiköstä ja tukipalveluyksiköstä. HPK tukee omalta osaltaan terveyskeskuksen perustehtävän toteuttamista ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Työskentelen henkilöstötiimissä ja tehtävänäni henkilöstösuunnittelijana on antaa asiantuntijatukea johdolle ja esimiehille palvelussuhteisiin, virka- ja työehtosopimuksiin ja työlainsäädäntöön sekä henkilöstö- ja palkkapolitiikan toteuttamiseen ja henkilöstöhallinnon päätöksentekoon liittyvissä asioissa. Lisäksi avustan terveyskeskuksen henkilöstöpäällikköä työnantajapolitiikkaan liittyvissä valmistelutehtävissä. Tehtäviini kuuluvat myös henkilöstöhallinnon päätöksenteon tukeminen mm. tehtävien täytössä, palkkauksessa ja työaika-asioissa sekä esimiesten neuvonta henkilöstö- ja yhteistoiminta-asioissa, Anne Lappalainen kertoo. Henkilöstösuunnittelijan tyypillinen työpäivä pitää sisällään kokouksiin ja neuvotteluihin osallistumista, esimiesten ja johdon kysymyksiin vastaamista sähköpostilla ja puhelimitse. Usein työpäivään kuuluu myös erilaisten raporttien ja selvitysten tekemistä. HPK:n ja Talpan palkanlaskentaosaston yhteistyö on tiivistä. Hyvin usein selvittelemme yksittäistä työntekijää koskevaa palvelussuhdeasiaa, liittyen esimerkiksi palkka-asioihin tai poissaoloihin. Lisäksi käännyn usein palkanlaskennan asiantuntijoiden puoleen selvittääkseni, miten esimerkiksi jonkin sopimusasian toteuttaminen on mahdollista teknisesti. Yhteistyössä haastavimpana Anne Lappalainen pitää tiedon kulkua. Asioita valmistellaan isossa organisaatiossa usein monessa eri paikassa, joskus päällekkäinkin, mutta tieto ei välttämättä kulje tarpeeksi ajoissa tai ollenkaan asiakkaalta Talpan palkanlaskentaan tai toisinpäin. Vasemmalla ylhäällä tietopalvelusuunnittelija Kaisa Halonen, henkilöstösuunnittelija Anneli Hyvärinen, henkilöstösuunnittelija Ellen Siltala, kotihoitopäällikön toimistosihteeri Jeni Pirinen. Alhaalla vasemmalla henkilöstösuunnittelija Anne Mettenranta, henkilöstösuunnittelija Susanna Hokkanen, henkilöstösuunnittelija Anne Lappalainen ja henkilöstösuunnittelija Pia von Willebrand. Anne Lappalainen toteaa kuitenkin, että sujuva ja välitön yhteydenpito ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi ja yhteistyökokoukset ovat olleet asiakkaan näkökulmasta tehokkaita. Kokoonnumme säännöllisesti ja käymme läpi yhteisiä prosesseja ja käytäntöjä. Yhteistyö palkanlaskentapalveluiden henkilökunnan kanssa on avointa, he ovat ystävällisiä ja palvelualttiita. Jos jokin asia ei selviä heti, siitä otetaan selvää!. Kimmo Brandt tiedottaa 1 2012 3
Ostolaskuosaston uusi palvelualuejako Ostolaskuosasto on toteuttanut SAPostoreskontran käyttöönoton ja Basware IP ostolaskujen käsittelyjärjestelmän versiopäivityksen vuoden 2012 alusta alkaen. Järjestelmämuutokset on toteutettu osana kaupunginlaajuista Laske-hanketta. SAP-järjestelmän käyttöönotto on näkynyt ostolaskujen käsittelyssä Talpan asiakkaille lähinnä uusina laskentatunnisteina, mutta samassa yhteydessä on tapahtunut muutoksia myös osaston tehtävissä ja sisäisissä työnjaoissa. Aikaisemmin maksuliikenteen kautta maksetut ulkomaiset ostolaskut maksetaan nyt ostolaskujen kautta. Ostolaskuina maksetaan myös suuri osa aikaisemmin ohi reskontran maksetuista maksuosoituksista ja muista laskuista. Muutoksen yhteydessä toteutettiin myös osaston palvelualuejakoa koskeva uudistus. Uudistuksen valmistelu aloitettiin jo 2010 omalle henkilöstölle toteutetun kyselyn avulla, jossa arvioitiin eri mallien toimivuutta ostolaskupalvelujen tuottamisessa. Myös saamamme asiakaspalaute on otettu huomioon suunnittelussa. Ostolaskuosasto on toiminut vuodesta 2009 organisaatiossa, jossa prosessin alkuvaihe (skannaus ja perustiedot), keskivaihe (täsmäys ja laskujen kierto) ja loppuvaihe (kirjanpidon siirrot) on erotettu eri palvelualueiden vastuulle. Samalla laskulla on siis voinut olla kolme eri käsittelijää Talpassa. Tämän työskentelytavan avulla ostolaskuprosessia on voitu yhdenmukaistaa ja esiin tulleet virheelliset toimintatavat on saatu minimoitua. Malli on osoittautunut myös tehokkaaksi tuottavuuden näkökulmasta. Malliin on kuitenkin sisään rakennettuna joitakin päällekkäisiä toimintoja, joita ei ole saatu karsittua. Kenelläkään ei ole myöskään ollut vastuuta tietyn laskun koko elinkaaresta. Asiakaspalautteessa on toivottu tähän parannusta ja nimettyjä tiimejä kunkin asiakkaan koko palvelun tuottamiseen. Myös henkilöstön palautteessa on tullut ilmi mallissa oleva kokonaisvastuun puuttuminen, millä on vaikutuksia osaamisen ja motivaation kehittymiseen. Uuden, 13.2.2012 käyttöön otetun organisaatiomallin tavoitteena on parantaa asiakaspalveluamme ja osaamistamme. Samalla voimme hyödyntää jo saavutettua prosessin kehittämisestä seurannutta tehokkuutta ja jatkaa edelleen tuottavuuden parantamista. Aiempaa monipuolisempi osaaminen ja selkeämmät vastuut edesauttavat näiden tavoitteiden saavuttamisessa. Uudessa mallissa kukin palvelualue vastaa asiakasorganisaatioidensa ostolaskupalveluista kokonaisuudessaan. Jokaisella toimintayksiköllä on omat master-käyttäjänsä ja näillä riittävä määrä osaavia sijaisia. Kunkin palvelualueen vastuulle kuuluvat: n Ostolaskun laskuvaatimukset, skannaus ja perustiedot n CM-järjestelmän toistuvaislaskujen ylläpito n Ostolaskun manuaalinen täsmäys n Ostolaskun ulkoinen tiliöintiehdotus n Ostolaskun reititys kiertoon ja kierron valvonta n Asiakasneuvonta n Ostolaskun lopputarkastus ja siirto SAP:iin n Ostoreskontran tehtävät n Ostolaskuja koskevat muistiot Uudet palvelualueet ja näiden palveluvastaavat ovat seuraavat: 1 Sivistystoimen ja keskushallinnon ostolaskut (Marjo Hakanen) 2 Sosiaaliviraston ostolaskut (Anne Räsänen) 3 Terveyskeskuksen ostolaskut (tt. Marita Lappalainen) 4 Opetusviraston ja Palmian ostolaskut (Vuokko Hottinen) 5 Teknisten toimialojen ostolaskut (Jarkko Kujala) Entiset asiakaspalvelunumerot ovat edelleen käytössä. Puhelinpalvelu suunnitellaan uudelleen vuoden 2012 aikana ja tästä tiedotetaan erikseen. Ostolaskuosastolla järjestelmistä ja sovelluksista ja niiden kehittämisestä vastaavat Suvi Flinkman (Basware IP, SAP-ostoreskontra), Lahja Vennola (SAP-ostoreskontra) ja Jarkko Kujala (Basware IP, SAP-ostoreskontra). Harri Numminen palvelupäällikkö tiedottaa 1 2012 4
Reskontran ulkopuoliset maksut kätevästi BIP:n kautta maksuun Vuoden 2012 alusta lähtien suurin osa reskontran ulkopuolisista maksuista siirrettiin ostoreskontran eli BIP:n kautta maksettaviksi. Henkilökunnan yksittäiset pienkulut suositellaan haettavaksi maksuun M2-järjestelmän kautta. Talpasta lähtevät maksut -sivulla (Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpa palvelee > Talpasta lähtevät maksut) on avainsanahakemisto, jossa kerrotaan, mitä maksetaan mistäkin ja mitä asiapapereita ko. maksun yhteydessä tarvitaan. Avainsanahakemisto (8.3.2012) n Avustukset n Henkilökuntakerhoavustukset n Järjestöjen avustukset n Korjaustoiminta-avustukset n Tapahtuma-avustukset n Toiminta-avustukset n AYJ-maksut n Helsinki-lisät n Henkilöstökassan lähdeverot n Kiinteistökauppoihin liittyvät maksut n Kilometrikorvaukset n Kuluveloitukset n Kurssimaksujen palautukset n Luottokortti- ja matkatiliostot n Luottokunnan lounasseteli -maksut n Matkalaskut n Matkasuunnitelmat /ennakkomaksut n Oma-aloitteiset verot n Oppilaille ja opiskelijoille maksettavat työssäoppimisjaksojen maksut n Oppisopimustoimiston koulutuskorvaukset ja opintososiaaliset edut n Palkansaajien eläkemaksut n Palkkiona maksettavat laskut yrityksille n Palkkiot, ulkomaille maksettavat n Postikoneiden latausmaksut n Siviilipalvelusmiesten maksut n Sosiaaliviraston sijaishuollon asiakkaiden harrastus- yms. maksut n Sovittelukulut n Työnantajan palkkaperusteiset KuEL-maksuosuusennakot n Työosuusrahat n Ulkomaanmaksut n Vahingonkorvaukset n Vuokrien palautukset Puuttuuko avainsanahakemistosta jotain? Onko jokin epäselvästi sanottu? Kerro siitä meille sähköpostitse: talpa.viestinta@hel.fi Lisätietoja Ostolaskujen palveluvastaavat: Anne Räsänen, puh. 310 25126, Marjo Hakanen, puh. 310 25194, Jarkko Kujala, puh. 310 25204, Vuokko Hottinen, p.uh 310 86323 sekä Maksuliikenteen palveluvastaava Tuula Autio, puh. 31025171. tiedottaa 1 2012 5
Kaikkien aikojen korkein asiakastyytyväisyys Talpan asiakastyytyväisyyttä on tutkittu vuodesta 2005 asti. Ensimmäistä kertaa se nousi nyt 3,7 yläpuolelle. Koko Talpan asiakastyytyväisyys oli 3,76. Talpan asiakastyytyväisyyskysely toteutettiin loka-marraskuussa 2011. Kyselyn jakelu oli tällä kertaa selkeästi suurempi kuin edellisenä vuonna, 1114 henkilöä. Vastausprosentti oli 38 %, mikä on hieman enemmän kuin edellisenä vuonna. Vastanneita oli 423. Vastanneista 95,27 % oli käyttänyt Talpan palveluita. Asiakastyytyväisyyden keskiarvo oli vuonna 2011 koko tarkastelukauden paras (Taulukko 1). Tutkimustulosten kehitystä seurataan Talpassa tiiviisti. Asiakastyytyväisyydestä saatu yleisarvosana vähintään 3,6 on Talpan sitova tavoite talousarviossa. Asiakastyytyväisyys on mittarina myös Talpan tuloskortissa. Parhaat arvosanat kaikilla osastoilla saatiin jälleen henkilöstön ammattiaidosta ja Taulukko 1. Asiakastyytyväisyyden keskiarvo 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 Talpa yht. 3,76 3,69 3,66 3,70 3,62 3,60 3,67 Taulukko 2. Asiakastyytyväisyys Tyytyväisyys (asteikolla 1-5) Palvelujen näkyvyys 3,58 Henkilöstön ammattitaito 3,97 Palvelujen luotettavuus 3,84 Henkilöstön palvelualttius 3,99 Henkilöstön tavoitettavuus 3,74 Ohjeiden riittävyys ja selkeys 3,45 Taulukko 3. Talpan imago Arvo (asteikolla 1-5) Talpa on asiantunteva 3,9 Talpan kanssa yhteistyö on sujuvaa 3,81 Talpa kehittää palvelujaan asiakkaiden tarpeiden mukaan 3,46 Talpan palvelut mahdollistavat virastoni/liikelaitokseni keskittymisen ydintoimintaamme 3,46 palvelualttiudesta sekä palvelujen luotettavuudesta, heikoimmat puolestaan ohjeiden riittävyydestä ja selkeydestä. Tulos noudattelee tässäkin aikaisempia vuosia (Taulukko 2). Vaihtelu edelliseen vuoteen ei kaiken kaikkiaan ole kovin suurta, mutta selkeimmin tyytyväisyyden arvio on noussut laskutuksen (+0,2 prosenttiyksikköä) ja ostolaskujen (+0,14 prosenttiyksikköä) osalta. Parhaan arvion osastoja verrattaessa saa palkanlaskenta (3,84) hienoisella erolla ennen laskutusta (3,83). Kysely toi runsaasti kehittämisehdotuksia Tutkimusasettelu ja kysymykset on vertailtavuuden takia pidetty samana kaikkina vuosina. Niin tänäkin vuonna, mutta nyt tyytyväisyyttä mittaavien kysymysten perään lisättiin avoimia lisäkysymyksiä niille vastaajille, jotka ilmaisivat olevansa tyytymättömiä tai erittäin tyytymättömiä eli antoivat arvosanan 1 tai 2. Avointen vastausten kautta saatiin jälleen runsaasti konkreettisia ideoita toimintojen edelleen kehittämiseksi. Ensimmäistä kertaa kysyttiin myös Talpan imagosta. Asteikolla yhdestä viiteen pyydettiin vastaajia arvioimaan erilaisia väittämiä (Taulukko 3). Yleisesti ottaen voisi todeta, että monet kyselyn esiin nostamat kehittämiskohteet ovat henkilö- ja/tai tilannesidonnaisia. Tähän on Talpassa pureuduttu mm. toimintatapoja ja ohjeistusta yhtenäistämällä. Tälle vuodelle on suunnitteilla myös asiakasviestintäkoulutusta. Hyvä asiakaspalvelu yhdistettynä korkeaan taloushallinnon osaamiseen on Talpan toiminnan perusta! Talpan asiakastyytyväisyyskyselyyn vastanneiden kesken arvottiin liput Kaupunginteatteriin. Onnetar suosi Liisa Kähköstä tarkastusvirastosta. Onnea ja lämpimät kiitokset kaikille vastaajille! tiedottaa 1 2012 6
Tarkkuutta muistiotositteiden laadintaan Arvonlisäverokoodit vuonna 2012 O sto- ja myyntilaskujen kirjauksissa tulee 1.1.2012 alkaen käyttää uudessa Laske-laskentajärjestelmässä määriteltyjä verokoodeja. Käytettävät koodit tulee valita kirjattavan hankinta- ja luovutustilanteen mukaisesti. Verokoodit määrittävät tapahtumien verokäsittelyn. Järjestelmä laskee käytetyn verokoodin avulla suoritettavan tai vähennettävän/palautettavan/laskennallisen arvonlisäveron määrän ja vero kirjautuu tämän jälkeen järjestelmässä automaattisesti koodille määritellylle ALVtilille. Oman käytön arvonlisäverot kirjataan omilla koodeillaan. Myös verottomille hankinnoille ja luovutuksille on määritelty verokoodit. Oikea arvonlisäverokäsittely ja verokoodi tulee määrittää jokaisen tapahtuman osalta tapauskohtaisesti erikseen. Helmi > Yhteiset palvelut > Laske > Lasken perustiedot Laske toi huomattava parannuksen entiseen: asiakasvirastot ja -liikelaitokset voivat nyt katsella muistioita ja niiden liitteitä suoraan Laske-järjestelmässä. Muistioita ei enää arkistoida TASA -järjestelmään. Muistiotositteet lähetetään hyväksyttyinä Talpan eri osastoille riippuen siitä, mitä muistio koskee. Esim. Talpan ostolaskuihin lähetetään ostolaskuja koskevat oikaisut. Osastojen yhteiset sähköpostilaatikot ovat seuraavat: n Kirjanpito: YHT Talpa Kirjanpito eli talpa.kirjanpito@hel.fi n Maksuliikenne: YHT Talpa Maksuliikenne eli talpa.maksuliikenne@ hel.fi n Ostolaskut: YHT Talpa Ostolaskut eli talpa.ostolaskut@hel.fi Palkkoja koskevat muistiot lähetetään suoraan palkkakirjanpitäjän (liite) sähköpostiin tai postilokero-osoitteella. Samoin laskutusta koskevat muistiot suoraan henkilöiden sähköpostiin tai PL-osoitteella PL 235. Muistio on hyväksytty silloin, kun muistio lähetetään sisäpostissa hyväksyjän allekirjoituksella varustettuna tai kun muistio tulee liitteenä hyväksyjän sähköpostilla. Laadi muistiotosite huolella Uuden SAP-järjestelmän käyttöönoton myötä muistiotositteiden laadintaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Alle on koottu lyhyesti suurimmat muutokset: n 3- ja 4-alkuisten tilien kanssa aina alv-koodi n Alv-tasetilejä ei voi käyttää kirjauksissa n Tulo- ja menotilien kanssa oltava aina kumppaniyhtiö, mikäli se poikkeaa ulkoisesta n Menotilin kanssa ei voi olla tulosyksikköä n Menotilin kanssa voi olla yksi aito sisäisen laskennan tunniste + tilastollisia tunnisteita + toimintoalue n Merkittävä, onko sisäinen laskentatunniste aito (A) vai tilastollinen (T) Lisäksi on muistettava, että: n Kustannuspaikka on kahdeksan merkkiä n Tulosyksikkö on seitsemän merkkiä n Rahastoa ei käytetä kirjauksissa n Liiketoiminta-aluetta ei käytetä kirjauksissa n Kaikki muistiotositteet ovat tositelajia SA Oikaisumuistiota laadittaessa oikaisuun otetaan mukaan kaikki kirjauksessa olleet laskentatunnisteet. Eli: n Haetaan oikaistava tosite Laskessa transaktiolla FB03 = Näytä tosite n Näytä rekisterinäkymä kopioi tosite exceliin saat kirjauksessa olleet laskentatunnisteet siirrä kirjauksessa olleet tunnisteet oikaisumuistioon HUOM! Kaikkia näkyviin tulevia tunnisteita ei kuitenkaan oteta kirjaukseen, sillä osa tunnisteista on muodostunut johdettuina muista tunnisteista: esim. sisäisen tilauksen takaa muodostuu tulosyksikkö, jota ei oteta kirjaukseen mukaan. Talpa kirjanpito tekee ohjeen Näytä tosite -toiminnallisuuden hyödyntämisestä muistiotositteen laadinnassa. Muistiotositelomake täyttöohjeineen löytyy: Helmi > Yhteiset palvelut > Laske > Lasken perustiedot. tiedottaa 1 2012 7
Maksuliikenne tiedottaa: Uudet lomakkeet käytössä, nyt on syytä heittää vanhat pohjat pois! ehijatissa käyttöön uusia esimiesraportteja SAP-järjestelmän käyttöönoton myötä kaikki tiliöintitunnisteet muuttuivat. Uudet tilitiedot korjattiin mm. maksutosite- ja ulkomaanmaksun toimeksianto -lomakkeisiin. Uuden lomakkeen täyttöohjeesta löytyy tarpeellista tietoa lomakkeen täyttämisestä. Maksuosoitus- ja ulkomaanmaksun toimeksiantolomake sekä Ennakko- ja käteiskassa sekä maksukorttitilityslomake on suunniteltu siten, että ne palvelevat kaikkia virastoja. Lomakkeisiin tehtiin muutoksia vielä helmikuussa asiakkailta tulleiden toiveiden mukaisesti. Mahdollisten muutosten takia on suositeltavaa aina erikseen ladata uusin lomake Helmen yhteisistä lomakkeista, eikä tallentaa sitä omalle koneelle käytettäväksi seuraavan pohjana. Puutteellisesti täytetyt tai vanhat lomakkeet palautetaan Puutteelliset maksuosoitukset palautetaan virastoon saatekirjeellä, jossa kerrotaan mikä virhe on. Alla seikkoja, jotka aiheuttavat maksuosoituksen palauttamisen välittömästi ja myös kassalla maksutapahtuman peruuntumisen: n Hyväksyjän allekirjoitus puuttuu tai päätös puuttuu n Laatijan allekirjoitus puuttuu n Laatijan/hyväksyjän nimenselvennys puuttuu n Laatija ja hyväksyjä on sama henkilö n Tiliöity summa ei täsmää maksettavaan n Numeroin ilmaistu summa ei vastaa kirjoitettua Vuoden 2012 alusta lähtien suurin osa maksuista siirrettiin ostoreskontran kautta maksettavaksi, ellei virastolla ole jotain olennaista syytä maksaa niitä edelleen maksuliikenteen kautta, esim. toimipisteessä ei ole BIP-oikeuksia (ks. juttu s. 5). Henkilökunnan pienkulut suositellaan haettavaksi maksuun M2-järjestelmän kautta. Esimiesten käyttöön on ehijat-palveluun lisätty kaksi uutta raporttia: Lomien ja poissaolojen janalista ja Palkkatiedot -raportti. Molemmat raportit on tarkoitettu kaupungin virastojen ja liikelaitosten esimiesten sekä HR-henkilöiden käyttöön. Ne virastot ja liikelaitokset, joilla ehijat- HR -työpöytäpalvelun vuosiloma- ja poissaololomakkeet ovat jo käytössä, voivat ottaa myös esimiesraportit heti käyttöön. Uudet raportit helpottavat suunnittelua ja seurantaa Lomien ja poissaolojen janalistalle voidaan tulostaa henkilöstön suunnitellut/hyväksytyt lomat ja poissaolot halutulta ajanjaksolta. Janalista helpottaa esimiehen työtä etenkin lomien suunnitteluvaiheessa, kun janalistalla voidaan tarkastella lomien kokonaistilannetta ennen niiden hyväksyntää. Palkkatiedot -raportille esimies saa tiedot henkilöstön palkkaperustiedoista ja maksetuista bruttopalkoista kahdelta viimeiseltä kuukaudelta. Palkkatiedot -raporttia voidaan hyödyntää myös maksettujen palkkojen sisäisessä tarkastuksessa. Sekä janalistalla että palkkatiedot -raportilla on käytettävissä myös tarkennettu haku, jossa voidaan tarvittaessa rajata tai lisätä raportille tulostuvia henkilöitä toimintayksikön, työpisteen, tehtävänimikkeen tai henkilöstöryhmän perusteella. Irmeli Mäkitalo projektipäällikkö tiedottaa 1 2012 8
Palkanlaskennan muistilista esimiehelle Palkanlaskennan muistilista esimiehelle on alun perin tehty Terken esimiehille (ks. juttu s. 2), mutta on pääpiirteittäin sovellettavissa myös muissa Talpan asiakasvirastoissa. Tiedote sisältää palvelusuhteen alkaessa, aikana ja päättyessä huomioitavia asioita. Palvelusuhteen alkaessa palkanlaskentaan toimitettavat asiapaperit n Työsopimus/viranhoitomääräys tehdään sähköisessä palvelukseen otossa, josta palkkasihteeri siirtää valmiin sopimuksen palkanlaskentajärjestelmään. n Lisäksi palkanlaskentaan toimitetaan perustietoilmoitus, verokortti, oikeaksi todistetut jäljennökset työ- ja tutkintotodistuksista. n Ja tarvittaessa palkanlaskentaan toimitetaan ayj-valtakirja, työhön osoitus työllisyysvaroin palkatuista, kopio oppisopimuspäätöksestä, huumetestin näyttöilmoitus ja kopio työhöntulolausunnosta. Palvelussuhteen aikana huomioitavat asiat n Poissaolot ja vuosilomat haetaan ja päätetään sähköisen järjestelmän kautta. n Kun päättäjä/esimies on tarkastanut sairauslomahakemuksen oikeellisuuden ja hyväksynyt sähköisen päätöksen, lääkärintodistukset lähetetään suljetussa kirjekuoressa palkanlaskentaan. n Pitkissä sairauslomatapauksissa HR-henkilö/ esimies voi tehdä sairausloma- ja työtapaturmahakemuksen / päätöksen henkilön puolesta sähköiseen järjestelmään, jottei päivärahojen hakeminen viivästy. (Hakuaika 4 kk, 1.6.2012 lukien 2 kk) n Huomioitavaa, että haettaessa tilapäistä hoitovapaata lapsen hoidon järjestämistä varten, lapsen lääkärintodistusta ei toimiteta palkanlaskentaan, mutta esimies harkintansa mukaisesti pyytää sen toimittamaan päätöksen tekoa varten. n Äitiys- ja vanhempainvapaa pitää hakea työnantajalta 2 kk ennen aiotun vapaan alkamista. Kopio raskaustodistuksesta (laskettu synnytysaika) toimitetaan palkanlaskentaan. n Titania-työvuorolistoja ei lähetetä palkanlaskentaan. Vain suorasiirron jälkeen tapahtuneet muutokset ilmoitetaan lähettämällä toteumalistan kopio ja merkinnällä: Tiedot muuttuneet palkkatietojen siirron jälkeen. Mikäli työvuorolista jää vajaaksi, lista tulee lähettää palkanlaskentaan ja laittaa mukaan viesti, jossa todetaan takaisinperintä-tarve. n Työtapaturmailmoitukset tehdään sähköisesti Työsuojelupakin kautta. Kuitit ja matkakorvausvaateet toimitetaan palkanlaskentaan. Lääkärintodistukset toimitetaan alkuperäisinä palkanlaskentaan. n Työsopimuksen/viranhoitomääräyksen jatkot on tehtävä hyvissä ajoin ennen edellisen päättymistä. Sähköisen järjestelmän kautta ei voi anoa seuraavia poissaoloja n Tunteina pidettävät vuosilomat (lomakepäätöksenä) n Seuraavaan palvelussuhteeseen siirtyvät vuosilomat (lomakepäätöksenä) n Työaikaan sisältyvät koulutukset, jotka viedään koulutushistoriaan (esim. Oiva Akatemian järjestämät koulutukset) (lomakepäätöksenä) n M2-järjestelmään vietyjä virkamatkoja ei ilmoiteta palkanlaskentaan. n Peruutukset, paitsi vuosilomat-lomakeryhmään kuuluvat hakemukset n Esimerkiksi osittainen hoitovapaa ja osa-aikainen sairausloma (poissaoloja, joissa tehdään muutos henkilön tehtävä- ja palkkatietoihin) (tehdään työsopimusmuutos) n Lääkärien aktiivivapaa Palvelussuhteen päättyessä huomioitavat asiat n Korvaukset Titania-työvuorolistoista sekä päätökset pidetyistä vuosilomista, poissaoloista ja muut tiedot toimitetaan riittävän ajoissa palkanlaskentaan. Näin loppupalkka voidaan maksaa lain edellyttämässä ajassa. (kuukauden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä) n Palkansaajaa informoidaan pyytämään tarvittaessa verokortti, palkka- ja palvelusaikatodistus palkanlaskennasta. Palkanmaksupäivät n Määräaikaisten palkanmaksupäivä on kuun viimeinen päivä. n Vakituisten palkanmaksupäivä on kuun 14. päivä. n Tunti-ilmoituksella maksettavien palkanmaksupäiviä on 4 kuukaudessa; n 7.päivä, 14.päivä, 22. päivä ja kuun viimeinen päivä. Tarkempi palkanmaksujen ajoaikataulu tallennetaan Helmi-intraan, palkanlaskentapalvelut-sivustolle. tiedottaa 1 2012 9
Laske on tuotannossa mutta ongelmia on vielä paljon M2: Matkatili käyttöön L aske -järjestelmässä ei ole käytössä yhteistä tunnistetta, jolla matkustamiseen liittyvät kulut saataisiin selville. Matkustamiseen liittyviä kuluja voidaan kuitenkin raportoida M2-järjestelmästä, kun Talpan asiakasvirastot ja -liikelaitokset ottavat matkatilin käyttöönsä. Talpassa on asetettu tavoite, että asiakkailla olisi matkatili käytössään toukokuusta alkaen. Matkatilillä tarkoitetaan tiliä, jolla Suomen matkatoimiston kautta (SMT) ostetut matkustamiseen liittyvät kulut saadaan M2- järjestelmään ja käsiteltäväksi matkalaskun yhteydessä. SMT:n kautta tehdyt ostot tulevat päivän viiveellä M2-järjestelmään ja ostotapahtumat käsitellään M2:ssa samalla tavalla kuin luottokorttiostot. Kulukirjaukset syntyvät jatkossa M2:sta. Ostolaskut käsitellään tasetilin kautta. Talpan asiakasvirastoille järjestetään Matkatili-info torstaina 29.3.2012 klo 14 16 auditoriossa (1. krs. Sörnäisten rantatie 27 A). Tilaisuudessa Luottokunnan Marko Eteläaho ja Suomen Matkatoimiston Eija Riikonen esittelevät Matkatiliä ja asiaa demotaan käytännön esimerkein. Laske-järjestelmä on ollut tuotantokäytössä nyt vuodenvaihteesta saakka, mutta käytön laajuus on edelleen vajaa. Erityisesti laskutuksessa on paljon ongelmia, mutta myös muissa asioissa on vielä työstäminen kesken. Laskutuksessa paljon ongelmia Asiakkaille lähtevissä myyntilaskuissa on ollut hyvin paljon ongelmia. Ongelmia on ollut sekä teknisissä että toiminnallisissa asioista ja niitä on ollut sekä virastojen ja liikelaitosten laskuttavissa järjestelmissä että laskujen välittämisessä asiakkaille. Tällä hetkellä tilanne on se, että asiakkaille on saatu lähtemään yksittäisiä laskuja, mutta tammi- ja helmikuun sekä osittain jo maaliskuunkin massat on laskuttamatta asiakkailta. Laskutus on käynnistymässä monien laskuttavien järjestelmien osalta, mutta viivästysten kiinni kuromisessa menee pitkälle keväälle. Muistiotositteet Laskeen Hankkeen aikana on markkinoitu Laskeen tulevaa portaalimuistiotosite -ominaisuutta. Tämän ominaisuuden toteutusta on päätetty lykätä ja tarkastella sen käyttöönottoa myöhemmin. Tästä syystä muistiotositteita varten on käytössä manuaalinen lomake. Lomake toimitetaan Talpaan, jossa se luetaan sisään Laske-järjestelmään. Talpa toimittaa muistiotositelomakkeesta tarkemmat tiedot virastoille ja liikelaitoksille. Raportoinnin haasteet Kaupunkiyhteisen raportointiratkaisun, Heta-järjestelmän, toteutus Laske-järjestelmän tiedonsiirron osalta on vielä merkittävästi kesken ja tämän hetken arvion mukaan ensimmäiset raportit ovat käytettävissä kesälomien aikaan. Tämä aiheuttaa merkittävän ongelman kaikille virastoille ja liikelaitoksille, kun heillä ei ole näkyvyyttä omaan taloudelliseen tilanteeseensa. Raportointitilannetta helpottaa osaltaan kuitenkin taloussuunnittelujärjestelmien eli uusien FPM-järjestelmien toteumaraportointi. Tätä on saatu jo testattua ja tulokset ovat rohkaisevia. Tämän hetken arvion mukaan näiden kautta päästään raportoimaan toteumia huhtikuussa. Laske-järjestelmästä saadaan myös suoraan raportoitua tietoja ja tuo raportointi on käytettävissä koko ajan. Tämän raportoinnin osalta pidetään maaliskuun lopussa koulutukset virastojen ja liikelaitosten loppukäyttäjille. Pitää kuitenkin muistaa, että Laske-järjestelmän raportointi ei ole sellaista, että sitä on tarkoitettu levitettäväksi laajoille käyttäjäjoukoille, vaan kyse on taloushallinnon ammattilaisille tarkoitettu raportointi. Sami Rantanen Laske-hankepäällikkö tiedottaa 1 2012 10
Alkuvuoden kirjanpito ja raportointi kesken Laske-hankkeen viivästymisen takia alkuvuoden kirjanpidon tiedot ovat toistaiseksi hyvin puutteelliset. Vuoden 2012 kirjanpitoon on viety lähinnä ostolaskujen kierrätysjärjestelmän (BIP) kautta kulkevat ostolaskut. Laskutusta sen sijaan ei ole voitu täysimittaisesti käynnistää, eikä tulokirjauksia ole syntynyt kirjanpitoon. Myöskään palkkakirjanpidon tapahtu- mia ei ole vielä siirretty kirjanpitoon. Lisäksi kirjanpidosta puuttuu palvelukassojen ja tiliotteiden tapahtumia. Talpa tiedottaa erikseen alkuvuoden kirjanpidon valmistumisesta. Laske-hanketoimisto tiedottaa tarkemmin Laske-hankkeen etenemisestä. Alkuvuoden laskutus myöhässä Laske-järjestelmäuudistuksen takia alkuvuoden laskujen lähettäminen kuntalaisille myöhästyy. Viivästyminen koskee mm. seuraavia Talpan lähettämiä laskuja: n Terveyskeskuksen asiakasmaksut (kotihoito, sairaalat, terveysasemat, hammashoitolat jne.) n Sosiaaliviraston asiakasmaksut (vanhainkodit, palveluasuminen, lasten päivähoito jne.) n Palmian laskutus (ateriat, turvapuhelin, sopimukset jne.) n Liikuntaviraston kurssimaksut n Opetusviraston tilavuokrat, koululaisten iltapäivähoito jne. n Kiinteistöviraston tilakeskuksen vuokralaskut n Tukkutorin vuokralaskut (torit, hallit jne.) Kun paperinen lasku aikanaan saapuu, on siinä uudet tili- ja viitenumerot. Järjestelmäuudistuksen takia on kaikki e- lasku- ja suoraveloitussopimukset uusittava. Tämän voi jokainen tehdä omassa pankissaan heti sen jälkeen, kun on saanut Talpan lähettämän paperisen laskun. Kuntalaisille on kerrottu muutoksesta viime vuoden laskutuksen yhteydessä sekä toimipaikkojen ilmoitustauluilla ja internet-sivuilla www.hel.fi/laskut2012. Samalla sivustolla voi seurata kevään laskutuksen etenemistä. tiedottaa 1 2012 11
Auditorio Saldo vuokrattavissa Talpan tiloihin, osoitteessa Sörnäisten rantatie 27 A, valmistui tammikuussa 140-paikkainen auditorio. Auditorio on vuokrattavissa sekä kaupungin hallintokunnille että ulkopuolisille alla olevan hinnaston mukaisesti. Varaukset tehdään Talpan hallinto-osaston kautta, os. talpa.hallinto@hel.fi. Kaupungin verkossa olevat pääsevät tarkastelemaan tilan varaustilannetta Outlookin kalenterin kautta, RES Talpa Auditorio 1. krs. ja katselemaan kuvia Helmi > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpa palvelee > Kokoustilat. Auditorio Saldo sijaitsee hyvien liikenneyhteyksien päässä Sörnäisissä. Ks. karttalinkki. Samassa kiinteistössä sijaitsee Palmian henkilöstöravintola, Ravintola27, joka vastaa kokoustarjoiluista. Auditorio Saldon vuokrahinnasto Arkisin klo 8.15 16.00 Koko päivä 500 4 tuntia 250 Virka-ajan ulkopuolella 4 tuntia tilavuokra 250 + henkilöpäivystys alla olevan hinnaston mukaan 4 8 tuntia tilavuokra 500 + henkilöpäivystys alla olevan hinnaston mukaan Henkilöpäivystys (jokaiselta alkavalta tunnilta) Arkisin 21,05 /h Lauantaisin 29,47 /h Sunnuntaisin 42,10 /h Huom. Kaupungin ulkopuolisilta vuokraajilta veloitetaan lisäksi ALV 23 %. Henkilöuutisia Palkanlaskentaosasto n Palkkasihteeri Leena Pekkarinen jää eläkkeelle 1.4.12 lukien. Hän on toiminut Terveyskeskuksen terveysasemaosaston palkkasihteerinä palvelualueella 6. Ostolaskuosasto Keskushallinnon ja sivistystoimen palvelualue n Mika Seppänen on vuorotteluvapaalla ajalla 1.2. 31.7.2012. Mikan tehtäviä hoitaa Tuula Sipinen, puh. 09 310 25201 ja 25193. n Seija Karvinen on vuorotteluvapaasijaisena ajalla 1.2. 31.7.2012. Ernst & Youngin tilintarkastajat työssään Talpan Taseessa. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa l http://primapaper.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 1 2012 12