ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 1 (8) KOKOUSAIKA 17.2.2016 klo 17 19.50 KOKOUSPAIKKA Seurakuntatalon alasali JÄSENET Tolonen Mikko kirkkoherra, puheenjohtaja Puhakka Ulla Maija, varapuheenjohtaja Hassinen Arja Hämäläinen Mirja Konttinen Sirkka Lehikoinen Irja Määttänen Toivo Turunen Jari POISSA MUUT KOKOUKSEEN OSALLISTUVAT KOKOUKSEN AVAUS KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN PÖYTÄKIRJANTARKAS- TAJIEN VALINTA PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUKSET PÖYTÄKIRJAN- TARKASTUS Urjanheimo Hannu Lipsanen Eila, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Sorjonen Liisa, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Hiltunen Hilkka, talouspäällikkö, sihteeri 1 Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 2 Kokous todetaan laillisella tavalla koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÄÄTÖS: Kokous todettiin laillisella tavalla koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. PÄÄTÖS: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi 4 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. PÄÄTÖS: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Arja Hassinen ja Mirja Hämäläinen. Mikko Tolonen Hilkka Hiltunen puheenjohtaja sihteeri Olemme tarkastaneet pöytäkirjan 17.2.2016 ja todenneet sen kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Arja Hassinen Mirja Hämäläinen PÖYTÄKIRJA OLLUT YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa / - / 2016 välisenä aikana. Kirkkoneuvoston puheenjohtaja Mikko Tolonen Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut seurakunnan kirkkoherranviraston ilmoitustaululla / - / 2016 toimistosihteeri Tiina Vänskä
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 2 (8) KIRKKONEUVOSTON KOKOUSTEN KOOLLE KUTSUMINEN 3 Kn 5 3 PAPPIEN JA KANTTORIN VAPAA-AIKASUUNNITELMA 1.2. 31.5.2016. 3 Liite 1 3 Kn 6 3 JUMALANPALVELUKSET JA ERITYISTAPAHTUMAT 1.1. 31.5.2016 3 Liite 2 3 Kn 7 3 LAUSUNTO SEURAKUNTAPASTORIN VIRANSIJAISEN VALITSEMISTA VARTEN KUOPION HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULILLE JA KIRKKOHERRAN VIRAN HOITOON LIITTYVÄT JÄRJESTELYT 4 Kn 8 4 VUODEN 2015 TOIMINTAKERTOMUKSEN JA TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMINEN Liite 3 5 Kn 9 5 KIRKKOHERRAN VAALIIN LIITTYVÄ VALMISTELU 6 Kn 10 PÄÄTÖS: Järjestetään kaikille avoin hakijoiden esittely tilaisuus 13.3.16, johon kutsutaan kaikki virkaa hakeneet. Tilaisuus järjestetään jumalanpalveluksen jälkeen. Kirkkoneuvosto ja valtuuston puheenjohtajisto haastattelee kaikki hakijat 13.3.16. 6 KIRKKOHERRA MIKKO TOLOSEN ELÄKKEELLE JÄÄMISJUHLA 7 LIITTYMINEN JOENSUUN SEUDUN HANKINTATOIMEEN 7 Kn 12 7 TIEDOKSI ESITETTÄVÄT ASIAT 8 Kn 13 8 TIEDOKSI SAATETTAVAT VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 8 Kn 14 8 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN SEKÄ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS 8 Kn 15 Kirkkoneuvosto antaa oheisena muutoksenhakuohjeen. 8 Puheenjohtaja päätti kokouksen. 8
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 3 (8) KIRKKONEUVOSTON KOKOUSTEN KOOLLE KUTSUMINEN Kn 5 Kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto kokoontuu myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Samalla on kokouksesta ilmoitettava myös kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. (KJ 9:1, 1-2) Kirkkoneuvoston ohjesääntö Kirkkoneuvoston kokous ja asioiden käsittely 4 Kirkkoneuvoston kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja, joka määrää kokoontumisen ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto voi myös etukäteen vahvistaa kokousaikansa suunnitelman. Kirkkoneuvosto on lisäksi kutsuttava koolle, kun vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelyä varten. KIRKKOHERRAN ESITYS: Kirkkoneuvoston kokouskutsu ja siihen liitetty esityslista lähetetään postitse viisi päivää ennen kokousta. Kn 5 PAPPIEN JA KANTTORIN VAPAA-AIKASUUNNITELMA 1.2. 31.5.2016. Liite 1 Kn 6 Kirkkoherra esittelee suunnitelman. KIRKKOHERRAN ESITYS: Pappien ja kanttorin vapaa-aikasuunnitelma 1.2.2016 31.5.2016 merkitään tiedoksi. Kn 6 JUMALANPALVELUKSET JA ERITYISTAPAHTUMAT 1.1. 31.5.2016 Liite 2 Kn 7 Kirkkoherra on tehnyt suunnitelman kirkoissa pidettävistä jumalanpalveluksista sekä muista erityistapahtumista. KIRKKOHERRAN ESITYS: Jumalanpalvelukset 1.1.-31.5.2016 pidetään oheisen listan mukaisesti. Erityistapahtumat merkitään tiedoksi. Kn 7
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 4 (8) LAUSUNTO SEURAKUNTAPASTORIN VIRANSIJAISEN VALITSEMISTA VARTEN KUOPION HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULILLE JA KIRKKOHERRAN VIRAN HOITOON LIITTYVÄT JÄRJESTELYT Kn 8 Kirkkoherra Mikko Tolosen vuosiloma on 27.2.-30.4.2016. Tuomiokapituli on päättänyt, että kirkkoherran vuosiloman ajalla sijaisina toimivat pastorit Anne Kilponen ja Pirkko Hänninen vapaa-aikasuunnitelman mukaisesti. KL 6:11 Tuomiokapituli antaa sopivalle papille viranhoitomääräyksen seurakunnan seurakuntapastorin virkaan toistaiseksi. Jollei asian kiireellisyys muuta vaadi, seurakunnalle on varattava tilaisuus antaa lausunto viran erityisistä tarpeista ennen viran täyttämiseen ryhtymistä sekä virkaan ilmoittautuneista ennen viranhoitomääräyksen antamista. Kun seurakunnan kirkkoherran, kappalaisen tai seurakuntapastorin avoinna olevaan virkaan tai seurakunnan papin virkaan muutoin tarvitaan väliaikaista hoitajaa, tuomiokapituli määrää virkaa hoitamaan sitä haettavaksi julistamatta virkaan sopivan hiippakunnan papin siten kuin 2 momentissa säädetään. Kirkkoherra on ilmoittanut tuomiokapituliin, että seurakunta tarvitsee kirkkoherran viransijaisen maalis-huhtikuulle. Pappien vuosilomien ajalle ei ole yleensä palkattu viransijaista. Tuomiokapitulin ilmoituksen mukaan, tuomiokapituli antanee 3.3.2016 seurakunnalle lausunnon kirkkoherran virkaa hakeneista. Kirkkovaltuuston päätöksen jälkeen odotetaan päätöksen lainvoimaisuus, minkä jälkeen tuomiokapituli antaa uudelle kirkkoherralle viranhoitomääräyksen. KIRKKOHERRAN ESITYS: Ilomantsin ev.lut seurakunta lausuntonaan esittää Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulille, että 1. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen Anne Kilposelle kirkkoherran viran hoitamiseen vuosilomansijaisena virkavapaana omasta virastaan 27.2. 30.4.2016. 2. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen Merja Maria Saarijoutsille Ilomantsin ev.lut. seurakunnan vs. seurakuntapastorin virkaan 7.3. 30.4.2016. Seurakuntapastorin viran palkkaus vaativuusryhmä on 602. 3. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen Anne Kilposelle 1.5.2016 alkaen kirkkoherran avoinna olevaan virkaan, virkavapaana omasta virastaan, siihen saakka kunnes uusi kirkkoherra ottaa viran vastaan. 4. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen Merja Maria Saarijoutsille Ilomantsin ev.lut. seurakunnan vs. seurakuntapastorin virkaan 1.5.2016 alkaen siihen saakka kunnes seurakuntapastori Anne Kilponen siirtyy hoitamaan omaa virkaansa. Seurakuntapastorin viran palkkaus vaativuusryhmä on 602. Kn 8
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 5 (8) VUODEN 2015 TOIMINTAKERTOMUKSEN JA TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMINEN Liite 3 Kn 9 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä kirkkoneuvosto tekee esityksen tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on laadittava kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. (KJ 9 luku 6 ) Seurakunnan tilinpäätökseen otetaan lisäksi hautainhoitorahaston tilinpäätöstiedot. TULOSLASKELMA 1.1.-31.12.2015, ulkoiset TOIMINTATUOTOT YHT. 428 370,10 TOIMINTAKULUT YHT. - 1 214 534,94 TOIMINTAKATE - 786 164,84 Verotulot Kirkollisverotulot 780 786,97 Osuus yhteisöveron tuotosta 186 352,04 Verotuskulut - 19 797,98 Keskusrahastomaksut - 48 452,00 Rahoitustuotot ja -kulut yht. 15 142,64 VUOSIKATE 127 866,83 Poistot ja arvonalentumiset Suunn.mukaiset poistot - 55 074,00 Satunnaiset tuotot ja kulut Satunnaiset tuotot 208 644,56 Satunnaiset kulut - 8 529,51 TILIKAUDEN TULOS 272 907,88 Poistoeron lis.(-)tai väh.(+) 3 600,00 TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ (ALIJÄÄMÄ) 276 507,88 Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päättää kirkkovaltuusto. TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS: Kirkkoneuvosto 1. hyväksyy toimintakertomuksen 2. esittää, että poistoerosta tehdään poistoeron vähennys 3600 vuodelle 2015 3. esittää, että tilikauden ylijäämä 276507,88 siirretään edellisten tilikausien yli- ja alijäämätilille 4. hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen 5. esittää tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilinpäätökseen liitetään jäljennös tilintarkastuskertomuksesta. 6. esittää kirkkovaltuustolle, että vuoden 2015 tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaus myönnetään seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1.-31.12.2015. Kn 9
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 6 (8) KIRKKOHERRAN VAALIIN LIITTYVÄ VALMISTELU Kn 10 Tuomiokapitulista saadun tiedon mukaan kirkkoherran virkaan on ollut neljä hakijaa: Marja-Sisko Aalto, Pirkko Hänninen, Seppo Kuosmanen, Martti Muukkonen. Hakuajan päätyttyä tuomiokapituli tutkii hakijoiden kelpoisuuden avoinna olevaan kirkkoherran virkaan ja laatii hakijoista lausunnon seurakunnalle. Lausunnossa otetaan kantaa hakijoiden kelpoisuuteen. Lausunnossa arvioidaan myös hakijoiden taito ja kyky (soveltuvuus) haettavana olevaan virkaan. Tällöin otetaan huomioon yleisten nimitysperusteiden lisäksi seurakunnan ilmoittamat ja tuomiokapitulin arvioimat viran erityiset tarpeet. Tuomiokapitulista saadun tiedon mukaan, tuomiokapituli antanee 3.3.2016 seurakunnalle lausunnon kirkkoherran virkaa hakeneista. Seurakunta päättää hakijoiden haastattelusta. Haastattelun ja mahdollisten näytteiden antamisen (esimerkiksi saarna tai jumalanpalveluksen toimittaminen) sekä niiden puitteiden järjestämisen osalta hakijoita on kohdeltava tasapuolisesti. Jos hakijoita on useita, voidaan tässä vaiheessa joutua tekemään esikarsintaa. Seurakunnissa, joissa varsinainen vaali tapahtuu kirkkovaltuustossa, lopullinen vastuu asian valmistelusta ja päätösehdotuksen teosta kuuluu kirkkoneuvostolle. Kirkko- tai seurakuntaneuvosto yleensä päättää, ketkä suorittavat hakijoiden haastattelun. Haastattelu voidaan tehdä toimielimessä tai sen asettamassa pienemmässä työryhmässä. Halutessaan myös kirkkovaltuusto voi haastatella hakijoita, mutta pääsääntöisesti sen tekee asioita valmisteleva toimielin tai työryhmä. Haastattelussa tehtävien kysymysten tulee liittyä haettavan viran tehtäviin. Hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun perusteella hakijoille tulisi tehdä sisällöltään ja luonteeltaan samoja kysymyksiä. Hyvään hallintoon kuuluu, että haastattelukysymykset tai ainakin haastattelun runko mietitään etukäteen. KIRKKOHERRAN ESITYS: Keskustellaan kirkkoherran vaaliin liittyvistä järjestelyistä. Kn 10 PÄÄTÖS: Järjestetään kaikille avoin hakijoiden esittely tilaisuus 13.3.16, johon kutsutaan kaikki virkaa hakeneet. Tilaisuus järjestetään jumalanpalveluksen jälkeen. Kirkkoneuvosto ja valtuuston puheenjohtajisto haastattelee kaikki hakijat 13.3.16. Valittiin työryhmä valmistelemaan haastattelukysymyksiä. Työryhmään valittiin kirkkovaltuuston puheenjohtaja Eila Lipsanen, kirkkovaltuuston vpj Liisa Sorjonen, kirkkoneuvoston vpj Ulla Maija Puhakka, kirkkoneuvoston jäsen Toivo Määttänen, vs kirkkoherra Anne Kilponen, talouspäällikkö Hilkka Hiltunen.
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 7 (8) KIRKKOHERRA MIKKO TOLOSEN ELÄKKEELLE JÄÄMISJUHLA Kn 11 Kirkkoherra jää eläkkeelle 30.4.2016. Alustavasti on keskusteltu kirkkoherran kanssa, että juhla olisi 17.4.16. TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS: Kirkkoherra Mikko Tolosen eläkkeelle jäämisjuhla pidetään 17.4.2016. Valitaan toimikunta valmistelemaan kirkkoherran eläkkeelle jäämisjuhlaa. Kn 11 PÄÄTÖS: Kirkkoherra Mikko Tolosen eläkkeelle jäämisjuhla pidetään 17.4.2016. Toimikuntaan valittiin kirkkovaltuuston puheenjohtaja Eila Lipsanen, kirkkovaltuuston vpj Liisa Sorjonen, kirkkoneuvoston vpj Ulla Maija Puhakka, kirkkoneuvoston jäsen Toivo Määttänen, vs kirkkoherra Anne Kilponen, talouspäällikkö Hilkka Hiltunen. LIITTYMINEN JOENSUUN SEUDUN HANKINTATOIMEEN Kn 12 Pohjois-Karjalan seurakunnilla on mahdollisuus liittyä Joensuun seudun hankintatoimeen. Liittyminen mahdollistaa kaikkien jo tehtyjen ja tulevien kilpailutusten hyödyntämisen, omien erilliskilpailutusten teettämisen ja antaa käyttöön sähköisen pienhankintojen kilpailutusjärjestelmän. Joensuun kaupungin organisaatioon kuuluva Joensuun seudun hankintatoimi vastaa seudullisesti keskitetyistä tavara- ja palveluhankinnoista. Hankintatoimessa on mukana 14 kuntaa sekä 14 kuntayhtymää, yhtiötä tai yhdistystä. Hankintatoimeen liityttäessä ei sitouduta mihinkään, vaan se antaa ainoastaan mahdollisuuden käyttää kilpailutettuja sopimuksia ja hankintatoimen palveluja niiltä osin kuin se yhteistyötaholle on tarkoituksenmukaista. Hankintatoimen kulut katetaan komissiotuotoilla, jotka on sisällytetty kilpailutettujen tuotteiden tai palvelujen hintoihin. Näin hankintatoimen kustannukset saadaan kohdistettua oikeudenmukaisesti hankintojen määrän suhteessa. Komission suuruus vaihtelee muutamasta prosentin kymmenyksestä muutamiin prosentteihin. Ainoa hankintatoimeen liittymisestä aiheutuva kulu on kertaluonteinen liittymismaksu (2170, sis. alv), jolla katetaan tietojärjestelmäkuluja (mm. kilpailutusjärjestelmän lisenssimaksut). Jokainen seurakunta voisi liittyä hankintatoimeen omana hankintayksikkönä, mutta nyt on annettu mahdollisuus liittyä mukaan yhtenä hankintayksikkönä, esim. Pohjois- Karjalan seurakunnat, jolloin liittymismaksu jakautuu tasan useammalle seurakuntataloudelle. Tähän mennessä kymmenen Pohjois-Karjalan seurakunnista on ilmoittanut halukkuutensa hankintatoimeen liittymisestä. TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS: Ilomantsin ev.lut.seurakunta liittyy Joensuun seudun hankintatoimeen osana Pohjois-Karjalan seurakuntia. Kn 12
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2016 8 (8) TIEDOKSI ESITETTÄVÄT ASIAT Kn 13 1. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli on vahvistanut 10.12.2015 Ilomantsin seurakunnan kirkkovaltuuston 28.10.2015 tekemän päätöksen lopettaa Ilomantsin seurakunnan kirkkoherran virkaan liittyvä asumisvelvollisuus virkaasunnossa. 2. Luottamusmiesilmoitukset, luottamusmiesten valinnat toimikaudeksi 1.1.2016-31.12.2018. Kirkon alat ry 28.10.2015, Luottamusmies Riitta Kareinen, varaluottamusmies Maire Manninen. Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO 15.12.2015 Luottamusmies Suvi Remes 3. As Oy Naarvantalon osakehuoneiston kauppakirja on allekirjoitettu 29.12.2015 Kn 13 TIEDOKSI SAATETTAVAT VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kn 14 Kirkkoneuvostolle on toimitettu tiedoksi seuraavat viranhaltijapäätökset: 25.11.- 31.12.2015 ja 1.1.-10.2.2016 kirkkoherran päätösluettelo :t 36-38 ja 1-3 talouspäällikön päätösluettelo :t 65-67 ja 1-6 KIRKKOHERRAN ESITYS: Viranhaltijapäätökset merkitään tiedoksi. Kn 14 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN SEKÄ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Kn 15 Kirkkoneuvosto antaa oheisena muutoksenhakuohjeen. Puheenjohtaja päätti kokouksen.