Kevan Kaari-laskuri Savonlinnan kaupunki Toni Pekka 15.12.2015
Kaari-laskuripalvelu Kaari-laskuripalvelu on tukena, kun organisaatio haluaa edistää työkykyjohtamistaan ja arvioida työkyvyttömyyden kustannuksia. Palvelu tarjoaa asiakasorganisaatiolle Yhteenvedon organisaation työkyvyttömyyskustannuksista tiettynä ajanjaksona Mahdollisuuden verrata kustannuksia vastaaviin organisaatioihin Tilaisuuden, jossa keskustellaan työkyvyttömyyskustannuksista ja niiden vähentämiskeinoista palveluun osallistuneiden organisaatioiden kesken Arvioinnin miten organisaation työkykyjohtamisen toimintatavat ja prosessit tukevat työkykyriskien hallintaa* * 20 organisaatiolle vuosittain moniammatillisesti tuotettu analyysi, jossa arvioidaan organisaation työkykyjohtamisen strategisuus, työkykyä tukevat toimintatavat (Aktiivinen tuki), työterveysyhteistyö, ammatillisen kuntoutuksen ja työkyvyttömyyseläke- prosessien toimivuus, eläkemaksurakenteen kehitys sekä tapaturmahallinta Analyysityössä pyritään antamaan ehdotuksia, joilla organisaatio voi kehittää työkykyjohtamistaan Sisältää vierailun asiakkaan johtoryhmässä, jossa Kevan asiantuntijan johdolla käydään läpi analyysityön lopputuloksena tuotettu raportti 2
Mitä Kaari-laskurissa lasketaan? Sairauspoissaolojen kokonaiskustannukset (EK:n malli)* Välittömät kustannukset: Poissaolojen hallinnointi (tilastointi, kuntoutus, työn uudelleen järjestely, rekrytointikulut) Poissaolojen korvaamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset (sijaiset, ylityöt, ylimääräinen henkilöstö) Poissaolevan työntekijään liittyvät palkka, vastikkeettomat vuosilomat, edellä mainittuihin liittyvät lomarahat ja sivukulut. Työterveyshuoltokustannukset Välilliset kustannukset: Palveluille aiheutuvat kustannukset, kuten työssä olevien tuottavuuden aleneminen ja palvelujen toimitusvaikeudet. Tuotannon ja palvelujen laadun heikkenemisestä aiheutuvat välilliset kustannukset, kuten reklamaatioiden käsittely, virheiden tarkistamisen ja korjaaminen. Muut välilliset kustannukset, kuten työilmapiirin heikentyminen, kilpailukyvyn heikentyminen ja maineen tai imagon heikentyminen. * EK: Sairauspoissaolojen hallinta, 2009 Tapaturmamaksut Työkyvyttömyysmaksut 3
Lasketuista tunnusluvuista Lasketut tunnusluvut koskevat vuotta 2014 Savonlinnan kaupungin vertailuryhmä Keskisuuret kunnat ja kaupungit Hyvinkään kaupunki, Jämsän kaupunki, Kaarinan kaupunki, Kirkkonummen kunta, Lempäälän kunta, Nokian kaupunki, Nurmijärven kunta, Pietarsaaren kaupunki, Raaseporin kaupunki, Raision kaupunki, Rauman kaupunki, Riihimäen kaupunki, Sastamalan kaupunki ja Valkeakosken kaupunki Työkyvyttömyyden kustannukset Varhaiseläkemenoperusteiset maksut, KuEL:n ja VaEL Sairauspoissaolokustannukset, todellinen päiväpalkkakustannus Työterveyshuoltokustannukset, ennen Kelan maksamia korvauksia Tapaturmamaksut Sairauspoissaolotiedot Organisaatiokohtaiset tiedot kaikista työntekijäkohtaisista (sairaus)poissaolojaksoista tiettynä vuonna. Laskenta kohdistuu sairauspoissaoloihin ja vapaa-ajan tapaturmiin, jos vapaa-ajan tapaturmat tilastoidaan muista sairauspoissaoloista erillisinä. Muut poissaolotyypit on rajattu laskennan ulkopuolelle 4
Kevalle toimitetut tiedot Sairauspoissaolo- ja palkkatiedot koko organisaatiota koskien työntekijäkohtaisista (sairaus)poissaolojaksoista tiettynä vuonna. Henkilöstöhallinnon edustaja täyttänyt tunnuslukulomakkeita, jossa tiedusteltu organisaation työterveyshuoltokustannuksia, henkilöstön määrää, sairauspoissaolojen tilastointia ja seurantaa, työtapaturmien määrää sekä työtapaturmamaksuja. Henkilöstöjohtaja arvioi lomakkeella edustamansa organisaation työkykyä tukevat toimintamallit, niitä koskevan raportoinnin sekä työterveyshuollon kanssa tehtävän yhteistyön Kevalle toimitetaan vähintään seuraavat organisaatiokohtaiset dokumentit henkilöstöstrategia, -suunnitelma tai vastaava dokumentti henkilöstökertomus tai vastaava dokumentti työhyvinvointisuunnitelma tai -ohjelma työterveyshuoltosuunnitelma tai -ohjelma dokumentteja uudelleensijoitustoiminnasta sekä varhaisen, tehostetun, ja paluun tuen - toimintatavoista organisaatiossa kopio Kelalle toimitetusta Työnantajan korvaushakemus työterveyshuollon kustannuksista - lomakkeesta, josta käy ilmi tarkasti työterveyshuoltokustannusten rakenne esimerkkejä työterveyshuollon suorittamista työpaikkakartoituksista työsuojelun toimintasuunnitelma tai vastaava dokumentti (Työsuojelun toimintakertomus ja Työterveyshuollon toimintakertomus) 5
Työkyvyttömyyden kokonaiskustannukset 1.2.2016 6
Työkyvyttömyyden vuosittaiset kustannukset suhteessa palkkasummaan 1.2.2016 7
Työkyvyn johtaminen organisaatiossa Työkyvyn johtamiselle asetetaan lähtökohtaisesti tavoitteita ja mittareita kaupungin strategiasta lähtien. Eri ohjelmatasoilla kuvatut työhyvinvoinnin ja työkyvyn tavoitteet tulisi kuitenkin keskustella paremmin keskenään. Huomio koskee myös työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa, joka näyttäytyy irrallisena dokumenttina suhteessa organisaation työkykyjohtamisen ohjelmiin. Mittareiden seuranta- ja arviointivastuiden olemassaolo tulee tarkistaa kautta linjan, koska vaihtelevuutta eri ohjelmatasoilla havaitaan. Tavoitteiden ja mittareiden arviointi- ja seurantavastuita voi tarkistaa esimerkiksi kaavalla: vastuutaho-seurattava mittari-seurantaväliraportointivastuu. Tärkeää olisi myös varmistaa, että mittarit sisältävät tavoitetason tai muutossuunnan, jotka on vahvistettu kaupungin johtoryhmässä. Tämä helpottaisi tekemään tunnetuksi organisaation muutostavoitteita sekä sitouttamaan toimijoita eri työkykyjohtamisen tasoilla. Työhyvinvointiohjelman päivittämistä tulee harkita, sillä edellinen kokonaisvaltainen päivitys on tapahtunut vuonna 2011. Toimialajohdon seuranta- ja toimintavastuuta työkykyjohtamisessa tulee tarkentaa. 8
Aktiivisen tuen toimintatapa (1) Aktiivisen tuen toimintatavan osalta Savonlinnan kaupungilla on käytössä Aktiivinen aikainen tuki -toimintamalli, josta löytyvät varhainen, tehostettu sekä työhön paluun tuki. Mallissa kuvataan aktiivisen tuen prosessi erilaisissa työkykyä heikentävissä tilanteissa sekä toimijoiden roolit ja vastuut. Tehostetun tuen erilaisten vaihtoehtojen konkreettisempaa kuvausta tulee harkita. Paluun tuen osalta toimijoiden roolit ja vastuut tulee kuvata seikkaperäisemmin. Kehitettävää olisi toimintamallin yhtenäisessä käytössä koko organisaatiossa. Koulutus toimintatavan käyttöön tulee tarkistaa. Koko henkilöstön tulee tietää toimintatavan pääperiaatteet sekä osata toimia keskeisten periaatteiden mukaisesti. Tarvittaessa toimialakohtaisia keskusteluja toimintamallista, rooleista ja vastuista tulee käydä. Keinoina toimintatavan käytön tehostamiseen voisivat olla toimintatavan esillä pitäminen toimialojen johtoryhmissä ja yksikköpalavereissa, lähiesimiesten erilaiset vertaistukiryhmät. 1.2.2016 9
Aktiivisen tuen toimintatapa (2) Lähiesimiehen rooli on koko prosessissa varsin merkittävä. Esimiehen näkökulmasta toimintamalli on ymmärrettävä. Toimintatapa tulee sisällyttää uuden työntekijän ja esimiehen perehdytysohjelmiin. Lähiesimiesnäkökulmasta aktiivisen tuen toimintatavan havainnollisuutta voisi lisätä taulukko, jossa on käsitelty työkykyongelmiin liittyvät tärkeät päivämäärät työkyvyttömyyden keston mukaan (ks. ehdotus alla). Näihin päivärajoihin liittyen on tärkeää kirjata toimenpiteet, vastuut, seuranta ja arviointi. Seurantapalaverien käyttö tulee varmistaa aktiivisen tuen prosessin eri vaiheissa ja seurantatietoa näistä palavereista tulee kerätä. 1.2.2016 10
Sairauspoissaolot Sairauspoissaolokustannukset ovat Savonlinnan kaupungissa suhteessa palkkasummaan hieman alemmat kuin vertailuorganisaatioissa keskimäärin. Tätä selittänee systemaattinen toiminta sairauspoissaolojen seurannassa. Sairauspoissaoloista yleisempiä ovat 15 60 päivää ja 61 180 päivää kestäneet yhteenlasketut jaksot. Nämä poissaolot aiheuttavat noin puolet kaikista Savonlinnan kaupungin sairauspoissaolokustannuksista ja yli 70 % kaikista sairauspoissaolopäivistä. Näihin keskipitkiin sairauspoissaolojaksoihin tulee kiinnittää huomiota alle 14 päivää sairastaneiden sijaan. Keskeinen keino keskipitkiin sairauspoissaolojaksoihin puuttumiseen on lähiesimiesten sähköisen raportointijärjestelmän käyttö yhteisesti hyväksytyllä tavalla. Huomiota tulee kiinnittää myös yli 180 päivää sairastaneisiin. Kyseiset tapaukset tulisi käydä yksilökohtaisesti läpi. Käytössä olevaa sairauspoissaolojen puheksiottoa tulee jatkaa ja varmistaa, että toimintatapa on yhtenäisesti käytössä. Sairauspoissaolojen diagnoosiseurantaa ja siihen liittyvää lähiesimieskoulutusta tulee jatkaa. Työterveysyhteistyötä sairauspoissaolojen seurannassa tulee tiivistää. 1.2.2016 11
Sairauspoissaolokustannukset 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 Pietarsaaren kaupunki Sastamalan kaupunki Savonlinnan kaupunki Raaseporin kaupunki Kirkkonummen kunta Nokian kaupunki Kaarinan kaupunki Hyvinkään kaupunki Nurmijärven kunta Rauman kaupunki Euroa, milj. Osuus palkkasummasta 3,0 3,0 3,1 3,2 3,3 3,7 3,7 3,8 3,8 4,1 Osaselittäjä eroille on laskentaperiaate Välittömät kustannukset: päiväpalkkakustannus * sivukulut * lomarahat * vastikkeetta kertyvät vuosilomat - estimoitu kela-korvaus Satunnaisen valikoitumisen mahdollisuus päiväpalkan mukaan 12
Kuitenkin prosesseissa on eroja (poimintoja asiakkaiden dokumenteista) Matalan kustannuksen organisaatiot tyypillisesti Omailmoitusraja tyypillisemmin 5 kalenteripäivää Puuttumisen rajoissa huomiota useammin myös sp:n kumulatiivisuuteen ja jaksoihin. Yhteys 30-60-90 sääntöön. Painotetaan keskusteluiden tärkeyttä, keskustelulla selkeä formaatti, kirjallinen dokumentaatio edellytetään, raportin toimitustaho esillä SP-seurannassa selkeät roolit ja vastuut, seuraavia tahoja lukuisia (jaettu vastuu). Vastuuta myös väliportaalla (toimialajohto) HR:n SP-tarkastelua tarkemmin (mm. diagnooseittain) Pitkän sairausloman keskeyttäminen ja työhön paluu tarvittaessa Erityistä huomiota puheeksiottoon, ristiriitatilanteisiin (lähiesimiestuki) Korkean kustannuksen organisaatiot tyypillisesti Omia puuttumisen rajoja. Ohut yhteys 30-60-90 sääntöön Omailmoitusraja tyypillisemmin 3 kalenteripäivää Sairauden toteaminen lääkärivetoista Ei organisaatioiden välillä eroja Onko sp-seuranta automaattista vai manuaalista (sitoutuminen) 13
Työtapaturmat Savonlinnan kaupungin palkkasummaan suhteutetut tapaturmamaksut ovat verrokkien tasolla (0,4 % palkkasummasta). Yli kolme poissaolopäivää aiheuttaneita tapaturmia ei pystytty Savonlinnan osalta erittelemään. Työ- ja työmatkatapaturmia seurataan erikseen, mutta tarkempaa, esim. diagnoosiryhmätason, erittelyä ei ole käytössä. Työsuojelun toimintasuunnitelma näyttäytyy tapaturmien hallinnan ja ehkäisyn osalta yleisluonteisena, eikä siinä ole selkeää tavoitteiden asetantaa. Työterveyshuollon toimintasuunnitelman perusteella työsuojeluyhteistyö ei ole systemaattista. Esimerkiksi työpaikan riskien arviointia ja työterveyshuollon tekemiä työpaikkaselvityksiä ei ole selkeästi kytketty toisiinsa. Epäselväksi jää, millaista yhteistyötä kaupungin työsuojeluorganisaatio tekee lakisääteisen tapaturmavakuutusyhtiön kanssa. Tämä yhteistyö voisi tarjota mahdollisuuksia pureutua syvemmin työtapaturmien syihin (diagnoosit) ja sitä kautta myös niiden systemaattisempaan työtapaturmien ehkäisyyn. Läheltäpiti-tilanteiden manuaalinen ilmoituskäytäntö on olemassa, mutta sen toiminnassa on kehitettävää. 1.2.2016 14
Varhaiseläkemenoperusteinen maksu Varhaiseläkemenoperusteinen maksu (490 000 ) suhteessa palkkasummaan (1,3 %) on korkeampi kuin samankokoisissa kuntaorganisaatioissa keskimäärin (0,9 %). Maksutaso on pysynyt korkeana koko tarkastelujakson (v.2009 2014). Osittain korkeita maksuja selittävät liittyneiden organisaatioiden maksuvelvoitteet. Selkeästi korkeampi varhe-maksutaso antaa aihetta kokonaisvaltaiseen tilanneanalyysiin eri toimialojen osalta. Yksittäiset työkyvyttömyyseläketapaukset toimintayksiköissä saattavat tehdä nopeitakin muutoksia maksuosuuksissa. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet, kuten aktiivisen tuen toimintamallit, ammatillisen kuntoutus ja osatyökyvyttömyyseläkeratkaisut ovat keinoja varhaiseläkemenoperusteisen maksun laskemiseen. 1.2.2016 15
Ammatillinen kuntoutus Ammatillisen kuntoutuksen hakemusten määrää tulee lisätä. Hakemusmääriä voidaan kasvattaa tietoisuuden lisäämisellä liittyen ammatillisen kuntoutuksen mahdollisuuksiin, aktiivisen tuen toimintatavan juurruttamisella sekä varmistamalla, ettei mahdollisuuksien käytössä ole toimialakohtaisesti merkittäviä eroja. Ammatillisen kuntoutuksen prosessia kannattaa myös selkiyttää ja samalla käydä läpi eri tahojen roolit prosessissa. Toimijoiden rooleja ja vastuita kannattaa selkiyttää myös pitkittyvien sairauspoissaolojen hallinnan osalta. Keskeistä on lisäksi varmistaa, että ammatillisen kuntoutuksen hakemukset tulevat oikea-aikaisesti, ja ennen kuin työkokeilut käynnistyvät. Organisaatio hyötyisi Kevan 30-60-90-kuntoutusselvittelystä, jolloin 90 päivän kohdalla Kelaa varten tehtävä B-lausunto työhön paluun mahdollisuuksista lähetetään myös Kevaan ammatillisen kuntoutuksen arviointiin. 1.2.2016 16
Työkyvyttömyyseläkkeet Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyneiden osuus on laskenut vuodesta 2005 lähtien, lukuun ottamatta vuoden 2014 tilannetta. Työkyvyttömyyseläkehakemukset tulevat pääsääntöisesti oikea-aikaisesti, mutta hakemusten oikea-aikaisuuteen on mahdollista vielä kiinnittää huomiota. Ennen eläkkeen hakemista työtehtäviä on välillä räätälöity ja/tai kevennetty työnantajan toimesta. Kaiken kaikkiaan työkyvyttömyyseläkeprosessi on työterveyshuoltolähtöinen. Huomiota tulee jatkossa kiinnittää siihen, että työnantajan kuvaukset eläkkeenhakijan työstä, työolosuhteista ja selviytymisestä työssä sekä erilaiset työkyky- tai työterveysneuvottelujen muistiot lähetetään työkyvyttömyyseläkehakemusten liitteenä. Liitteet helpottavat paitsi yksittäisiä eläketapausten käsittelyä, myös työhön paluun ja uudelleensijoittamisen toimivuuden arviointityötä. Kun yhteispalaverimuistioita on toimitettu, niiden sisältö ja suunnitelma ovat olleet hyviä. Tarvittaessa lähiesimiehiä tulee auttaa neuvottelumuistioiden laatimisessa. Paluun tuen mukaisia palavereja tulee käydä useammin kuin kerran henkilön työkyvyttömyysjakson pitkittyessä. Työnantajan ja työterveyshuollon vastuita ja rooleja tulee tarkistaa tilanteissa, joissa työkyvyttömyys näyttää pitkittyvän. Yleensä haasteena ovat tapaukset, jossa työkyvyttömyys on pitkittynyt ja ammatillisen kuntoutuksen toimenpiteitä ei ole voitu käynnistää. 1.2.2016 17
Työterveysyhteistyö (1) Työterveyshuollon toiminnan linkittymistä kaupungin strategioihin, ohjelmiin sekä aktiivisen tuen toimintamalliin tulee kehittää. Toimintasuunnitelman tavoitteita tulee tarkentaa konkreettisemmalle tasolle. Työterveyshuollon toimintaa mittaavat mittarit tulee laatia ja sekä mittareita koskevat seurantavastuut tulee määritellä. Kaiken kaikkiaan työterveyshuollon tavoitteita tulisi tarkastella kaupungin Työhyvinvointiohjelman tavoitteista lähtien. Näiden tavoitteiden perusteella voidaan miettiä työterveyden keskeiset painopistealueet ja mahdollisimman konkreettiset toimenpiteet, joiden toteutumista voidaan arvioida toimintasuunnitelmakauden päätteeksi. Tämä mahdollistaa myös paremman työterveyshuollon vaikuttavuuden arvioinnin. Kaupungin aktiivisen tuen toimintamalli sekä työterveyshuollon toimintasuunnitelman kuvaamat käytännöt tulee yhdenmukaistaa. Työterveyshuollon raportoinnin ajantasaisuus tulee tarkistaa ja tarvittaessa kehittää organisaation henkilöstötilinpidon mukaiseksi. 18
Työterveysyhteistyö (2) Työterveyshuollon kustannukset suhteessa palkkasummaan ovat vertailuorganisaatioiden keskimääräisellä tasolla. Kustannusten perusteella työterveyshuollon painopiste keskittyy sairaanhoitoon ja vastaanottotyöhön. Työterveyshuollon toiminta työpaikoilla ennaltaehkäisevässä merkityksessä on erittäin vähäistä. Jatkossa tuleekin pohtia, olisiko vaikuttavuuden kannalta tarpeen suunnata toimintaa pois rutiininomaisista terveystarkastuksista kohti systemaattista osatyökykyisten tunnistamista ja heidän työssä jatkamisensa tukemista? Työterveyshuollon painopistettä tulee kohdentaa osatyökykyisiin työntekijöihin ja ns. ikäryhmätarkastuksista tulee luopua. Keskeistä on myös tarkastella kustannusten jakautumista työterveyshuollon ammattiryhmien välillä. Esimerkiksi tulee pohtia onko työterveyshuoltotoiminta lääkäripainotteista sairaanhoidon osalta? Yhtenä keinona työterveyshuollon kustannusten vähentämiseen voi olla se, että otetaan käyttöön periaate, että aivan lyhyissä sairauspoissaoloissa ei hakeuduta työterveyshuoltoon. Tältä osin organisaation ohjeistusta sairauspoissaolokäytäntöjen voi joutua tarkistamaan. 19
Kustannukset kuntasektorille 1.2.2016 20