mêçàéâíáçé~ë= pìçãéå=m~êíáçä~áëíéå=ëììêááå= éêçàéâíéáüáå=

mêçàéâíáçé~ë= pìçãéå=m~êíáçä~áëíéå=ëììêááå= éêçàéâíéáüáå= 15.6.2008

Hyväksytty SP:n hallituksessa 8.12.2004, tarkistettu 19.1.2006, uudistettu 15.6.2008 Tekstit: Merja Ranta-aho, Mikko Lääperi, Jukka Hopeavuori, Sirkku Lindstam, Timo Muttonen, Rilli Lappalainen, Uudistettu: Erja Salo ja Valtteri Karhu 2

PROJEKTI OSANA SUOMEN PARTIOLAISTEN TOIMINTAA Projekti on kertaluontoista, tavoitteellista toimintaa, jolla on määrätty alku, loppu ja resurssit. Projektimainen työskentely on eräs tapa toteuttaa Suomen Partiolaisten strategian ja toimintasuunnitelman asioita. Projekteja tekevät SP:n toiminnassa sekä vain projektiin pestatut henkilöt että pysyvien ryhmien luottamushenkilöt. Tämä opas on tehty yhtenäistämään ja helpottamaan Suomen Partiolaisten projektikäytäntöjä. Se on tarkoitettu järjestössä tehtävien suurien kehittämis-, julkaisu- ja tapahtumaprojektien käyttöön, mutta sitä voi vapaasti soveltaa myös piirien vastaaviin hankkeisiin. Oppaan kohderyhmä on projektin tekijät, projektin johtajat, SP:n hallitus sekä valiokunnat ja projektin ohjausryhmä. Tässä oppaassa käsiteltävien projektien tekijöiksi ajatellaan pääsääntöisesti aikuiset ja varttuneemmat nuoret, jotka ovat mukana tuottaakseen tai kehittääkseen partiotoimintaa lapsille ja nuorille. Oppaan kohderyhmä on samankaltainen kuin WAGGGS:n Project Guidelines julkaisulla 1. Lippukunnassa yhdessä lasten ja nuorten kanssa osana partio-ohjelmaa tehtäviin projekteihin suosittelemme aikuiselle projektin tukijalle esimerkiksi Nuorten Akatemian Projektiopas nuorten kanssa toimiville opettajille ja ohjaajille -julkaisua 2. Nuorille projektin tekijöille, esimerkiksi vaeltajien omiin hankkeisiin, Vaeltajien toimintakansiota 3. Projekti osana partiotoimintaa lippukunnassa, laumassa vartiossa tai vaeltajaryhmässä Suomen Partiolaisten projekti 3

SP:N PROJEKTIEN TYYPIT Suomen Partiolaisten projektit ovat erilaisia. Monissa projekteissa on ulottuvuuksia useammasta seuraavaksi määritellyistä projektityypeistä. Suuret projektit toteutetaan sekä SP:n että FiSSc:n organisaatiossa ja yhteistyömallista sovitaan projektikohtaisesti. Esimerkiksi julkaisut voidaan tehdä kokonaan kahdella kielellä tai esimerkiksi suuressa tapahtumassa toisella kielellä toteutetaan vain osa projektin tuotoksista. Suuria projekteja järjestössä ovat suurprojektit, kehittämisprojektit ja julkaisuprojektit. Suurprojekti Suurleirit, suurjuhlat, ohjelmauudistukset ja koulutusjärjestelmän tarkistus ovat esimerkkejä suurprojekteista. Muista projekteista ne erottaa kesto ja vaikuttavuuden laajuus sekä tekijäorganisaation suuruus. Suurprojekteille on tyypillistä myös suuri taloudellinen mittakaava. Kehittämisprojektit Kehittämisprojektin tuloksena syntyy esimerkiksi parempi toimintatapa, uutta osaamista, ohje tai vaikkapa partio-ohjelma. Kehittämiseen kuuluu aina nykytilan arviointi, kehittämiskohteiden tunnistaminen, tavoitteiden asettaminen, ratkaisujen löytäminen ja ratkaisumallin kehittäminen, tuotoksen lanseeraus ja vaikuttavuuden arviointi. Kehittämisprojekti kattaa tyypillisesti vain jonkin osan näistä, ja loppu jää pysyvän organisaation tehtäväksi. Julkaisuprojektit Tuotoksena on käsikirja tai muu julkaisu. Julkaisuprojektit ovat useimmiten vastuullisen ryhmän toimintasuunnitelmassa. Lisäksi julkaisuja koordinoidaan keskitetysti. SP:n keskustoimistolla tuottaja vastaa julkaisujen koordinoinnista. Muita projekteja Suomen Partiolaisissa järjestetään projektimaisesti myös vakiintuneita tapahtumaprojekteja ja kursseja. Vakiintuneet tapahtumaprojektit ovat säännöllisin välein toistuvia tapahtumia, kuten PT-kisat tai Päivät. Tapahtumalle on yleiset, vakiintuneet tavoitteet. Tapahtuman järjestämiseen on paljon rutiineja ja vakiintuneita käytäntöjä. Joka toteutuskerralle määritellään kuitenkin juuri tätä kertaa koskevat, ajankohtaiset tavoitteet. Vakiintuneet tapahtumaprojektit ovat useimmiten järjestävän ryhmän toimintasuunnitelmassa. Kurssit toteutetaan kuten tapahtumat, mutta lisäksi kurssille on koulutusjärjestelmässä määritelty tavoitteet ja sisällöt sekä yleensä runsaasti aikaisempia toteutusmalleja ja rutiineja. Kurssit ovat useimmiten järjestävän ryhmän toimintasuunnitelmassa. Vakiintuneiden tapahtumien ja kurssit järjestämistä varten SP:lla on erillinen kurssien ja tapahtumien järjestämisohje. 4

ROOLIT PROJEKTISSA JA PROJEKTIN ORGANISAATIO SP:n projektiorganisaatiossa on seuraavia rooleja: Tilaaja Tilaaja on Suomen Partiolaisten projekteissa hallitus tai projektin toiminnanalasta vastaava valiokunta. Tilaaja määrittelee projektin tavoitteet ja antaa resurssit, käynnistää projektin, nimittää tarvittaessa ohjausryhmän ja määrittelee sen valtuudet sekä seuraa projektin etenemistä ja hyväksyy lopputuloksen. ks. Liite 1 Ohjausryhmä Hallituksen tai valiokunnan nimeämä ryhmä, joka voi projektin aikana edustaa tilaajaa ja hoitaa sille määriteltyjä tehtäviä. Tilaaja määrittelee ohjausryhmän valtuudet ja ohjausryhmä nauttii tilaajan luottamusta. Hallitus tai valiokunta voi myös itse hoitaa ohjausryhmän tehtävät. Ohjausryhmä on yleensä tarpeellinen ainakin suurissa projekteissa (esimerkiksi käsikirjat, ohjelmauudistus, suurjuhla), joissa asiaan paneutuminen vaatii merkittävästi aikaa, sekä projekteissa, jotka liittyvät merkittävästi usean toiminnanalan asioihin. ks. Liite 2 Projektin johtaja, projektipäällikkö Projektin johtaja on SP:n luottamushenkilö, jonka tilaaja pestaa vastaamaan projektin läpiviennistä. Projektin johtaja työskentelee tilaajan, joka on aina hallitus tai valiokunta sekä ohjausryhmän alaisuudessa. Projektinjohtaja pestaa toimeksiannon määrittämällä tavalla projektiryhmän. Projektin johtaja voi sopia pestaajansa kanssa ulkopuolisen työnohjauksen käyttämisestä, jos sen katsotaan olevan tarpeellista. Suurilla projekteilla voi olla nimettynä projektipäällikkö. Projektipäällikkö on SP:n palkattu toimihenkilö. Hänen vastuunsa projektista määrittelee työsopimus ja toimenkuva. Projektiryhmä/projektin tekijät Projektin johtajan johdolla työskentelevä ryhmä tai organisaatio, joka toteuttaa projektin. Projektiryhmä on tehtäväänsä pestattu, ja se on osa keskusjärjestön luottamushenkilöorganisaatiota. Riippumatta siitä, mitkä ovat projektiryhmän jäsenten taustatahot, projektiryhmän toimintaa ohjaa projektin johtajan kautta tilaaja tai ohjausryhmä. Projektin organisaatio 5

PROJEKTIN ELINKAARI Suomen Partiolaisten projekteissa on viisi eri vaihetta, joilla on omat tehtävänsä kokonaisuudessa. Nämä vaiheet löytyvät jokaisesta projektista, ja niiden tekeminen järjestyksessä auttaa yleensä projektia ja sen tekijöitä. Ideointi Idea on ehdotus toteutettavasta projektista. Projekti-idea sisältää kuvauksen tulevasta projektista. Ideaa voi lähteä tekemään määrittelemällä projektin lopputuotosta. Idean on hyvä sisältää ajatus siitä, kuinka paljon resursseja tällaisen projektin toteutukseen ja tuotoksen saavuttamiseen tarvitaan. Idean voi hallitukselle tai valiokunnalle tehdä periaatteessa kuka tahansa. Tavallista on, että idea syntyy jossain pysyvän organisaation ryhmässä, valiokunnassa tai keskustoimistolla. Ideointivaihe päättyy hallituksen tai valiokunnan päätökseen aloittaa projektin käynnistys ja valmistelu. Vaiheen tarkoitus on mahdollistaa monipuolisten projektiehdotusten kerääminen mahdollisimman laajalta järjestön organisaatiopohjasta. Käynnistys Käynnistysvaiheessa tilaaja, joka on hallitus tai projektista vastaava valiokunta, määrittelee projektin: tarkastellaan ideaa, tarpeita, ongelmia, toiveita, nykytilaa ja tavoitetilaa. Käynnistyksen yhteydessä rekrytoidaan projektin johtaja ja nimetään projektille ohjausryhmä, jos sen katsotaan olevan tarpeen. Käynnistysvaiheessa sovitaan myös FiSSc:nin kanssa projektin toteuttamisesta kahdella kielellä. Kaksikielisen toteutuksen laajuus ja taso sovitaan SP:n ja FiSSc:n välisessä puheenjohtajakokouksessa. Projektin käynnistysvaihe päättyy toimeksiannon hyväksymiseen ja sen antamiseen projektin johtajalle toimeenpantavaksi. Käynnistysvaiheessa on vielä mahdollista, että päädytään ratkaisuun, jossa projektia ei toteuteta. Tämän vaiheen jälkeen tiedetään, mitä halutaan saada aikaan, millä resursseilla ja miksi. Käynnistyksen yhteydessä nimetään vähintään projektin johtaja ja ohjausryhmä. Projektin käynnistysvaiheesta vastaa hallitus tai valiokunta. 6

Suunnittelu Projektin suunnitteluvaiheessa suunnitellaan, mitä kaikkea täytyy tehdä, missä järjestyksessä ja millä aikataululla, jotta asiat saadaan ajallaan tehdyiksi. Sen tuloksena on projektisuunnitelma ja talousarvio projektille. Projektisuunnitelmaa voidaan arvioida sen suhteen, miten hyvin sen avulla uskotaan päästävän tavoitteisiin annetuilla resursseilla ja reunaehdoilla. Projektin suunnitteluvaiheessa rekrytoidaan projektille tarvittava projektiryhmä. Projektin suunnitteluvaiheen toteutuksesta vastaa projektiorganisaatio, yleensä ainakin projektin johtaja ja mielellään myös projektiryhmä. Vaiheen lopputuloksena syntyvän projektisuunnitelman hyväksyy tilaaja tai tämän valtuuttama ohjausryhmä. Toteutus Toteutusvaiheessa tehdään asioita projektisuunnitelman mukaan, seurataan tekemisen edistymistä suunnitelman mukaisesti ja tarpeen tullen tarkistetaan projektisuunnitelmaa. Toteutusvaihe on itse tekeminen, joka tuottaa varsinaisen projektin tuloksen. Sen rinnalla kulkee koko ajan projektin seuranta. Toteutusvaiheessa projektille rekrytoidaan muut tarvittavat tekijät. Toteutuksesta vastaa projektiorganisaatio. Toteutuksen aikaisista projektisuunnitelman muutoksista vastaa tilaaja tai tämän valtuuttama ohjausryhmä. Ohjausryhmän valtuuksien ylittyessä muutokset hyväksyy aina tilaaja. Seurantaa toteuttaa projektiorganisaatio ja järjestön näkökulmasta seurannasta vastaa ohjausryhmä tai sen puuttuessa tilaaja. Päättäminen Päätösvaiheessa projektin lopputulos on jo valmiina. Päätösvaiheen tehtäviin kuuluu muun muassa projektin arviointi ja raportointi, tekijöiden kiittäminen, palaute sekä projektiorganisaation purkaminen. Päävastuu palautteen keruusta, arvioinnista ja raportoinnista on projektiorganisaatiolla ohjausryhmän tukemana. Tilaaja hyväksyy loppuraportin, päättää projektin, vastaa tulosten siirtämisestä pysyvälle organisaatiolle ja arvioi projektin vaikuttavuutta. Seuraavaksi tarkemmin Seuraavat luvut ohjeistavat kunkin vaiheen läpivientiä Suomen Partiolaisten projekteissa sekä kertovat suositeltavista työkaluista ja menetelmistä projektin eri vaiheissa. 7

PROJEKTIN IDEOINTI Projekti-ideat syntyvät tarpeesta muuttaa toimitapaa tai kehittää uusia, jotka paremmin tukevat partio-ohjelman toteutusta. Idea voi syntyä yksittäisen partiolaisen päähänpistona tai niitä varten voidaan järjestää ideointipalaveri. Joskus idea on jo valmiina kirjattuna SP:n toimintasuunnitelmaan, jolloin ei tarvita muuta kuin idean tarkempi määrittely ja sen vieminen hallitukseen tai valiokuntaan päätettäväksi. Vaiheen tarkoitus ja tuotokset Vaiheen lähtökohtana on tuottaa monipuolisia ja innovatiivisia ratkaisuja ongelmaksi nähtyihin asioihin tai ehdotuksia kehittää sisältöä tukemaan muuta partio-ohjelmaa. Tuotoksena vaiheessa on selkeästi määritelty idea projektista. Idea yleensä sisältää kuvauksen toivotusta lopputuloksesta. Liitteenä oppaassa on Ideapaperin pohja, jolle idean esittäjä voi määritellä ajatuksen. ks. Liite 4 Idea keksitään 8

Idean keksiminen Ideointi on on luovuuden laji. Jokainen idea ei kuitenkaan ole hyvä, eikä välttämättä sellaisenaan toteuttamiskelpoinen. Kokeile kertoa idea kahdelle kaverillesi tai vaikka keskustoimiston työntekijälle. Jos idea tämän jälkeen vielä kuulostaa hyvältä, määrittele ideaa tarkemmin. Idean kirjaaminen paperille Mitä projektilla halutaan tavoitella? Minkälainen on visio lopputuloksesta? Kuka projektia voisi toteuttaa? Kuinka laaja projekti on? Missä aikataulussa idean toteuttaminen olisi mahdollinen? Kuinka paljon rahaa idean toteuttaminen tarvitsee? Miksi projekti on tärkeä juuri nyt? Onko idea kirjattu toimintasuunnitelmaan tai strategiaan? Idean toimittaminen käsiteltäväksi Päätöksenteko vaatii oman aikansa. Idea tulee toimittaa käsiteltäväksi joko hallitukselle tai toiminnanalasta vastaavalle valiokunnalle hyvissä ajoin ennen toivottua projektin käynnistystä. Aikaisintaan ideaa käsitellään kaksi viikkoa idean esittämisen jälkeen. Todennäköisesti aikaa kuluu hieman tätä kauemmin. Seuraavaan vaiheeseen Parhaat projekti-ideat päätyvät projekteiksi. Vaiheen päätteeksi hallitus tai valiokunta päättää valmistella projektia ja aloittaa toimeksiannon tekemisen. 9

PROJEKTIN KÄYNNISTYS Projektit syntyvät tarpeesta tuottaa tai muuttaa jotain asiaa, parantaa sitä tai kehittää jotain uutta. Usein ajatellaan, että projekti käynnistyy siitä hetkestä, kun joku toimija alkaa suunnitella sitä. Todellisuudessa projekti alkaa huomattavasti aikaisemmin ja itse asiassa se sisältää melkoisen määrän erilaisia asioita jo ennen kuin päästään varsinaiseen projektin suunnitteluvaiheeseen. Tässä luvussa käsitellään asioita, joiden olemassaolosta on oltava tietoinen ryhdyttäessä projektiin. Näitä ovat idean jalostuminen toimeksiannoksi sekä tilaajan roolin määrittely. SP:ssa on pysyvä organisaatio, jonka tehtävät on määritelty. Jäsenkokous ja partioneuvosto muovaavat ja luovat strategian ja painopisteet, ja hallitus sekä valiokunnat ja niiden ryhmät toteuttavat operatiivisen toiminnan. Tämän järjestelmän puitteissa myös projektit käynnistetään ja viedään läpi. SP:n projektit ovat tapa toteuttaa toimintasuunnitelmassa määriteltyjä tai erikseen toimeksi annettuja asioita hallitusti. Yksittäisellä henkilöllä tai kokonaisella ryhmällä on jokin ongelma, joka pitää ratkaista, tarve luoda jotain uutta tai saattaa tuotantoon tai käyttöön hyvä idea. Ideoita tai ajatuksia voi syntyä missä tahansa organisaation osassa. Keskeisiä kysymyksiä ovat: miten saada projekti käyntiin, miten saada idea jalostettua ja kuka sen oikein tekee. Vaiheen tarkoitus ja tuotokset Käynnistysvaiheen lähtökohtana on strategiasta tai toimintasuunnitelmasta nouseva tehtävä tai toimintaympäristön muutos tai uusi mahdollisuus toimintaan. Projektin käynnistysvaiheessa kartoitetaan tehtävän toteuttamiseen liittyvät tarpeet tai määritellään tarkemmin ongelma. Tällöin päätetään myös ratkaisutavan päälinjoista. SP:ssa projekteja käynnistävät hallitus ja valiokunnat. Joskus valmistelua tekee pysyvän organisaation päättäjien nimeämä työryhmä. Käynnistysvaihe tuottaa toimeksiannon, joka on perusta koko projektille ja sen suunnittelulle sekä toteutukselle. Käynnistysvaiheeseen kuuluu myös projektin johtajan rekrytoiminen sekä pestaus ja mahdollinen ohjausryhmän nimeäminen. Toimeksiannon lopullisessa määrittelyssä on hyvä olla jo pestattuna projektin johtaja. Projektin johtajan osallistuminen toimeksiannon muotoiluun antaa sille lisäarvoa ja luo johtajalle motivaatiopohjan. ks. Liite 4 10

Projektia käynnistettäessä on mietittävä tarkasti sen suhde jo olemassa olevaan organisaatioon sekä muuhun toimintasuunnitelmaan. Projektin käynnistäminen ei tarkoita sitä, että organisaation muut osat odottavat mitä tuleman pitää ja jähmettyvät paikalleen. Toimintasuunnitelman mukaiset tehtävät on edelleen tehtävä. Projekti on aina asemoitava organisaatioon ja päätettävä, tehdäänkö se pysyvällä organisaatiolla vai vaatiiko se uuden resurssin. Tarpeesta toimeksiantoon Idean kriittinen arviointi ennen toimeksiantoa Ideaa on syytä arvioida kriittisesti suhteessa olemassa olevaan asiaintilaan Toimeksiannon yksiselitteisyys Tilaaja tekee yhdessä projektin johtajan kanssa toimeksiannon, jossa riittävän tarkasti määritellään rajaukset, tehtävät ja valtuudet. Moni projekti alkaa edetessään elää omaa elämäänsä selkeä toimeksianto on paras tapa vaikuttaa projektin suuntaan alusta saakka. Vuosisuunnitteluaikataulu SP:ssa on suunnittelujärjestelmä, jonka puitteissa pyöritetään operatiivista toimintaa. Projektien on mukauduttava tähän järjestelmään, koska yhteistyö ja kommunikaatio pysyvän organisaation kanssa eivät toimi parhaalla mahdollisella tavalla, jos projektin aikataulu ja toimintatapa poikkeaa normaalista. Käynnissä oleva vuosisuunnitelma ohjaa ainakin projektin aloittamista. Kesken toimintakauden aloitettavat projektit saattavat tulla pysyvälle organisaatiolle yllätyksenä ja aiheuttaa ylimääräistä työtä, johon ei ole resursseja. Kaksikielisyys projekteissa Kaksikielisyys toteutuu pääsääntöisesti FiSSc yhteistyön kautta, jolloin FiSSc:n toimisto ja luottamushenkilöt osallistuvat projektityöhön. Ohjausryhmästä ja projektin johtajasta sekä muista tekijöistä päättäminen Projektissa toimivista tahoista päättämisessä on huomioitava toisaalta, että projektiin saadaan riittävä asiantuntemus, toisaalta että projektin hallinto ei paisu liian raskaaksi. Vain yhden valiokunnan vastuualueeseen liittyvissä projekteissa tilaajana ja ohjausryhmänä toimii pääsääntöisesti valiokunta, joka nimeää jäsenistään vastuuhenkilön pitämään yhteyttä projektiin. Usean valiokunnan vastuualueisiin liittyvässä projektissa voidaan eri tahojen asiantuntemusta tuoda projektiin monella tavalla. Tapa määritellään toimeksiannossa, esimerkiksi: ohjausryhmän kautta, jolloin pyydetään toista tahoa nimeämään oma edustajansa ohjausryhmään huolehtimalla, että projektiryhmän kokoonpanoon saadaan asiantuntemusta kyseisiltä osa-alueilta, määrittelemällä projektin tuotoksille kommentointikierros tarvittavien tahojen kanssa Yksi hyvä tapa linkittää toisiinsa liittyviä hankkeita on nimetä niille yhteinen ohjausryhmä. 11

SP:n toiminnan aikajänteiden ja olemassa olevien lanseerauskanavien huomiointi SP:n kokoisessa järjestössä asioiden läpivienti on hidasta. Mikäli uusi asia halutaan lippukunnan toimintasuunnitelmaan, siitä tiedottaminen on aloitettava edellisen vuoden keväällä. Mikäli piireiltä halutaan uutta toimintaa jonkin vuoden aikana, se on pystyttävä ohjeistamaan edellisen vuoden loppukevään ja alkusyksyn välisenä aikana. Muutosviestintää helpottaa, jos hyödynnetään kaikkia käytössä olevia kanavia: sähköisiä viestintävälineitä, lehtiä, lpk-posteja, alueohjaajat, piirien kouluttajien koulutustapahtumia, järjestön omia ohjelmatapahtumia jne. Lippukuntiin saakka vietyä uudistusta voidaan arvioida mielekkäästi aikaisintaan viiden vuoden kuluttua sen lanseerauksesta. Seuraavaan vaiheeseen Huolellisesti toteutetun idean jalostaminen toimeksiannoksi -vaiheen jälkeen siirrytään varsinaiseen projektin suunnitteluvaiheeseen. 12

PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektin suunnitteluvaiheessa suunnitellaan, mitä projektin kuluessa aiotaan tehdä: jaetaan projekti osatehtäviin ja aikataulutetaan ne. Projektin suunnitteluvaihe on tärkeä erottaa projektin toteutukseen usein kuuluvasta suunnittelusta. Projektisuunnitelma ei ole toimeenpanosuunnitelma. Esimerkiksi suurleiriprojektin suunnitteluvaiheessa päätetään, milloin leirin budjetti hyväksytään, mutta toteutusvaiheessa suunnitellaan, mitä rahoilla tarkalleen ottaen ostetaan. Suunnitteluvaiheessa päätetään, missä vaiheessa viestintä ja markkinointi lippukuntiin alkaa, toteutusvaiheeseen kuuluu sen suunnittelu, miten asioista kerrotaan. Vaiheen tarkoitus ja tuotokset Vaihe alkaa toimeksiannon vastaanottamisesta. Vaiheen tarkoituksena on selvittää ja päättää, mitä kaikkea projektin tavoitteen saavuttamiseksi tulee tehdä, jakaa projekti mielekkäisiin osiin, aikatauluttaa tekeminen ja jakaa työt. Vaihe tuottaa projektisuunnitelman, johon liittyy ainakin seuraavia asioita. ks. Liite 5 Hyvä projektisuunnitelma syntyy Toimeksiannon ymmärtäminen Monesti toimeksiannon taustalla on monien ihmisten laaja keskustelu ja pohdinta, joka on tiivistetty muutamaan lauseeseen. On tärkeää panostaa siihen, että projektiryhmä ymmärtää taustat ja tuntee käydyt keskustelut, mukaan lukien jo hylätyt vaihtoehdot. Aikaisemmasta oppiminen Useimmat asiat on tehty jo aikaisemminkin jossain. Aikaisempien loppuraporttien lukeminen ja tekijöiden haastatteleminen sekä parhaiden käytäntöjen kartoittaminen myös partion ulkopuolelta säästää monelta vaivalta. Asioita ei toki tarvitse tehdä samalla tavalla kuin joku muu teki, vaan kannattaa etsiä hyviä ideoita ja erityisesti oppia muiden virheistä. 13

Vaihtoehtojen pohtiminen Kun alkuvaiheessa käytetään hetki aikaa useiden vaihtoehtojen vertailuun, myöhemmin ei tarvitse harmitella tai huomata tehneensä turhaa työtä. Asiat riippuvat toisistaan Millään työnjaolla ei päästä siihen, että projektin osat voivat edetä toisistaan riippumatta. Suunnitteluun kuuluu esimerkiksi yhteisten tarkistuspisteiden sopiminen sekä myös sen päättäminen, mitkä asiat eivät voi edetä, ennen kuin jokin toinen asia on valmiina. Riskikartoitus Suunnitelmien tarkentamisen lisäksi pitää tehdä ainakin pieni tekemisen riskien kartoitus. Tekijöiden pitäisi etukäteen tietää tärkeimmät mahdollisuudet pilata projektin onnistuminen ja miten näitä mahdollisuuksia estetään toteutumasta. Seurannalle tämä kartoitus on tärkein ennakkomateriaali. Tarkkaan tehty seuranta voi myös havaita uhkaavat riskit ennen kuin tekijät kiireiltään niitä huomaavat. Viestintä ja lanseeraus ohjaavat muuta aikataulua Aikaraameja tekemiselle asettaa ensinnäkin viestintä, joka tarvitsee päätöksiä ja valmista usein paljon aikaisemmin kuin muuten tarvittaisiin. Toiseksi kaikkien uusien asioiden vieminen piireihin ja/tai lippukuntiin ottaa oman aikansa ja sujuu parhaiten tietyssä kalenteriaikataulussa. Toteuttaminen kahdella kielellä vaatii myös huomionsa. Jotta materiaali ja viestit saadaan toteutettua kummallakin kotimaisella kielellä, tarvitaan usein aikaa käännöstyölle. Nämä seikat on huomioitava, jotta aikataulusta tulee realistinen. Projektisuunnitelman yhteydessä tehdään myös viestintäsuunnitelma, johon haetaan viestintävaliokunnan hyväksyntä ja josta päättää tilaaja projektisuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Viestintäsuunnitelman tulee sisältää kuvaus projektin sisäisestä, ulkoisesta ja kriisiviestinnästä. Viestintä on projekteissa sekä voimavara että väline. Tehokas viestintä ei toteudu itsestään, vaan viestintää on suunniteltava ja johdettava samalla tavalla kuin muidenkin resurssien käyttöä. Projektiviestinnällä tuetaan toimintaa, profiloidutaan, informoidaan ja markkinoidaan, perehdytetään ja ollaan sosiaalisessa vuorovaikutuksessa. Viestintä on olennainen osa projektin johtamista. Budjetti Budjetti, jonka tilaaja ja viimekädessä partioneuvosto hyväksyy, kertoo tekijöille, kuinka paljon rahaa on käytettävissä ja mihin sitä on ajateltu käyttää. SP:n taloussuunnittelun ohjeissa on kerrottu, miten budjetit tehdään ja kenellä on valtuuksia tehdä mitäkin järjestön rahoilla. Projektin on pysyttävä budjetissaan, ja jos budjettia halutaan muuttaa sen hyväksymisen jälkeen, se on aina hallituksen päätettävissä. Projektin taloutta ja sen suunnittelua ohjaa SP:n taloussääntö 4 ja vuosittain vahvistettava Kustannusten korvauskäytäntö 5. Näiden ohjeiden soveltamisesta vastaa SP:n talouspäällikkö. Partioneuvosto on vahvistanut suurien tapahtumaprojektien ja kansainvälisten leirimatkojen taloudenhallinnan periaatteet. ks. Liite 6 Rekrytointi Suunnitteluvaiheessa projektille rekrytoidaan projektiryhmä ja projektin johtaja pestaa nämä henkilöt, kun on saanut tähän hyväksynnän ohjausryhmältä tai ohjausryhmän puuttuessa suoraan tilaajalta. Projektiryhmän on hyvä osallistua jo projektisuunnitelman omien osa-alueiden suunnitteluun, jolloin sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin on 14

helpompaa. Projektin tekijöille tulee suunnitella myös tarvittava perehdytys ja koulutus, joka liittyy olennaisesti pestaamiseen. Projektisuunnitelmaan sisällytetään rekrytointisuunnitelma. Se kertoo paljonko ja millaisia tekijöitä projektin toteutukseen tarvitaan. Sen perusteella lähdetään rekrytoimaan ja pestaamaan tehtäviin sopivia tekijöitä tai niitä, joiden tehtävänä on pestata varsinaiset tekijät ja suunnitelmien pohjalta vetää projektin toteutusta. Usein valitaan mukavin tai tutuin hakija, mutta tällöin saatetaan joutua ongelmiin. Mukavin ei välttämättä osaakaan, mitä tehtävän hyvä tekeminen vaatii. Tutuin taas saattaa myöhemmin aiheuttaa organisaatiossa ongelmia, kun tulee tilanne, jossa tekemisen sijasta onkin hoidettava ihmissuhteita. Rekrytoinnin menetelmiä pitää myös miettiä ennen toimeen tarttumista. Seurannan ja arvioinnin suunnittelu Seurannan suunnittelussa päätetään, miten projektiryhmä, projektin johtaja ja ohjausryhmä sekä tilaaja voivat seurata projektisuunnitelman toteutumista ja arvioida projektin tavoitteiden toteutumista projektin aikana. Hyvä seurantasuunnitelma antaa hyvän tien myös ohjausryhmän mielekkäälle työlle niin, että se kiinnittää huomionsa projektin aikana keskeisiin asioihin oikeaan aikaan. Päätöksentekopisteet Projektisuunnitelmaa tehtäessä on tärkeää tunnistaa jo etukäteen, milloin projektista on hyödyllistä (sekä projektin että tilaajan näkökulmasta) raportoida ohjausryhmälle ja milloin tehdään sellaisia päätöksiä, joiden teko kuuluu ohjausryhmälle. Viime kädessä vastuu näiden kohtien tunnistamisesta on ohjausryhmällä silloin, kun se käsittelee projektisuunnitelmaa. Jos projektisuunnitelmaa ei erikseen tehdä, nämä asiat kuuluvat toimeksiantoon. Mitä suuremmasta projektista on kyse, sen huolellisemmin ohjausryhmän on oltava perehtynyt sekä projektiin että järjestön toimintaan ja resursseihin muuten voidakseen asiantuntevasti tehdä päätökset. Projektisuunnitelman hyväksyy tilaaja. Seuraavaan vaiheeseen Vaihe päättyy, kun projektisuunnitelma on hyväksytty. Seuraavaksi alkaa toteutusvaihe. Mikäli kyseessä on suurprojekti, suunnitteluvaihe voi olla moniosainen niin, että pääprojektin toteutusvaihe alkaa erilaisten alaprojektien suunnitteluvaiheella. 15

PROJEKTIN TOTEUTUS JA SEURANTA Projekti alkaa tässä vaiheessa edetä nopeasti usealla taholla eri tekijöiden eteenpäin viemänä. Tällöin seuranta sovitulla tavalla on tärkeää. Suunnittelusta tekemiseen siirtyminen on se kohta, jossa projektin elinvoimaisuus testataan. Suunnitelmat eivät tee projektia, vaan siihen tarvitaan oikeita ihmisiä. Heidän tekemistensä tuloksena projekti toteutuu, ja heidän johtamisellaan tulokset varmistetaan. Vaiheen tarkoitus ja tuotokset Vaihe alkaa kun projektisuunnitelma on hyväksytty. Projektisuunnitelma sisältää tekemisen vaiheistuksen ja suunnitellut lopputulokset; niiden mukaan tekeminen lähtee liikkeelle. Vaiheen tarkoituksena on toteuttaa projekti suunnitelman mukaan ja saada aikaan suunnitellut tulokset. Vaiheeseen kuuluu myös tekemisen dokumentointi. Projektissa pidetään projektikansiota, johon kerätään kaikki projektin tuottamat materiaalit ja dokumentit. Myöhempää arkistointia varten muistioista ja tuotoksista säilytetään kopiot paperilla, mutta on tärkeää tallentaa projektin tuotokset myös sähköisenä. Projektin aikana asiakirjojen jakamista ja tallentamista varten on projektilla oma Sharepointsivusto tai asiakirjasto SP:n Teltta-ohjelmassa. Suunnitelmasta tekemiseen! Tekeminen Tekeminen on sitten se, miksi projekti alun alkaen perustettiin. Sitä ei voi yleisesti kuvata, mutta se on tässä mainittuna, jotta se projektin tärkeimpänä osana ei näyttäisi unohdetulta. Suunnitelmien tarkentaminen kuuluu myös osaksi toteutusta ja tekemistä. Tekemisen aikatauluttaminen tekijöiden kanssa on tärkein toteutusvaiheen alun tehtävä. Siinä suunnitellaan tekeminen aiempaa suunnitteluvaihetta tarkemmalle tasolle. Tekijöiden aikataulu viimeistellään tässä vaiheessa sellaiseksi, että sen toteutumista voidaan seurata. Toteutuksesta kerätään palautetta sekä osallistujilta että toimijoilta. 16

Seuranta ja ohjaus Seuranta osoittaa mahdollisimman varhain eroja projektisuunnitelman ja toteuttamisen välillä, jos sellaisia ilmenee. Erot kertovat siitä, että tekemisen suuntaa on tarkistettava tai projektisuunnitelmaa tai tavoitteita ehkä on muutettava. Se, kummasta on kyse, on projektin johdon ja ohjauksen päätettävissä. Ohjausryhmässä tai sitä vastaavassa päätetään, mitä asioita muutetaan ja mihin suuntaan. Projektin tekijöille tärkeää seurannan tietoa on se, kuinka he ovat saaneet suunnitelmiaan toteutetuiksi ja kuinka paljon rahaa ja muita resursseja heillä on käyttämättä. Muutokset projektisuunnitelmaan hyväksyy projektin tilaaja. Onko projektin seuranta erillinen tekijäjoukkonsa vai onko seuranta eräs johtajien osatehtävä? Tämä riippuu projektin koosta ja tekijöiden osaamisesta eikä sitä voi päättää muuten kuin projektikohtaisesti. Kaikesta seurannan tuottamasta tiedosta on kuitenkin oltava päätettynä, kuinka ja kenelle se välitetään, jotta se menee oikeisiin paikkoihin ja oikeaan aikaan. Seurannan ja ohjauksen työvälineitä ovat myös testaus ja osallistaminen. Projektin tehtävänä on tehdä tuotoksia, jotka tukevat partio-ohjelmaa tai edesauttavat partiotoiminnan toteuttamista. Tämän vuoksi on tuotoksia testattava jo toteutusvaiheessa, jolloin tuotosta on mahdollista muokata saadun palautteen mukaan. Hyödyllinen keino voi olla myös projektin kohderyhmän osallistaminen itse tekemiseen. Tällöin tuotos muokkautuu käyttäjän mukaan ja tuotoksen tuntee suuri joukko jo ennen varsinaista lanseerausta. Apua testaukseen ja osallistamiseen saa tutkimusryhmältä, joka on valmistellut tarkoitukseen yksinkertaisia menetelmiä. Päätöksenteko sovituissa päätöksentekopisteissä ja projektin johtaminen Projektisuunnitelmassa määritellään keskeiset päätöksentekopisteet, jolloin ohjausryhmä tai tilaaja ottaa kantaa projektin asioihin. Projektin aikana hyväksyttäväksi voivat tulla esimerkiksi tapahtuman tavoitteet ja budjetti, osallistumismaksu, jokin välitulos tai keskeinen linjanveto. Projekti voi myös pyytää ohjausryhmältä ohjausta ja tukea, mutta määriteltyjen päätöksentekopisteiden ulkopuoliset päätökset tekee tilaaja. Projektin työrauhalle on tärkeää, että pysyvän organisaation päätöksenteko projektin asioista tapahtuu hallitusti ja sovituista asioista. Suurin osa projektin johtamista on pysyminen päätetyllä polulla, on päätöksentekijä sitten hallitus, ohjausryhmä tai projektin oma organisaatio. Projektin johtajan tehtävä on viestiä ja perustella tehtyjä päätöksiä tarpeeksi laajasti, jotta ne saadaan toteutettua koko projektiorganisaatiossa. Projektin johtajan velvollisuus on johtaa projektia koko järjestön kokonaisuuden näkökulmasta. Pesti Pesti kertoo projektiin mukaan tulevalle hänen tehtävänsä, siihen saatavan tuen, ohjauksen, mahdollisen koulutuksen ja sitä seuraavat velvollisuudet. Muodoltaan pesti voi olla paperi, suullinen sopimus tai kimpassa tehty yhteinen sopimus. Pestaamisessa sovitaan myös siitä, miten projektissa johdetaan. Jokaisen tekijän on tiedettävä, kuka häntä johtaa ja miten johtajan tekemät päätökset välittyvät hänelle. Samalla tulee sovituksi se, mistä tekijä tai johtaja voi itse päättää ja kenelle hänen on siitä tiedotettava. Projektiin pestattavien johtajien on tunnettava projektin tausta ja suunnitelmat, jotta he osaavat toimia oikein johtaessaan tekijöitä. Heillä on oltava riittävän hyvä kuva siitä, kenen on suunniteltu tekevän mitä, millaiset aikataulut ja vaatimukset tekijöiden tuloksilla on ja mitä muita resursseja on käytettävissä. Onko johtajalla vallassaan projektin rahaa? Milloin sitä voi käyttää ja millaisiin tarkoituksiin? Montako tekijää hän 17

voi hankkia omaan osaansa projektia ja miten muiden rekrytoijien kanssa tehdään yhteistyötä? Kaikesta tästä pitää sopia johtajien kesken ennen kuin tekeminen voi toden teolla alkaa. Pelisäännöt Pelisäännöt projektin tekijöiden kesken kannattaa tehdä aika alkuvaiheessa. Niissä sovitaan asioista, joita ei varsinaisesti kirjoiteta projektisuunnitelmaan: esimerkiksi kokousten käytännöistä, yhteydenpidon tavoista ja muusta sellaisesta, mikä määrittelee yhteistyötä projektin tekijöiden välillä. SP:n Vapaaehtoistoiminnan linjaukset on asiakirja, jossa kerrotaan vapaaehtoistoiminnan pelisäännöistä. Nämä säännöt pätevät meillä myös projekteissa. Osatavoitteet Johtajiksi pestattaville on myös annettava omat osatavoitteensa projektista tai sovittava tarkkaan, mitä heidän osansa suunnitelmasta sisältää. Osatavoitteiden on ohjattava johtajaa hänen tekemisissään niin, että projektin kokonaistavoitteet saavutetaan, ja siksi tämä tavoitteiden asettaminen on tehtävä molemminpuolisen yhteisymmärryksen vallitessa. Viestintä Viestinnän merkitys korostuu projektia tehdessä. Viestintä on projektissa johtamista ja johtaminen viestintää. Ennen tapahtumaa tai lanseerausta tulee viestinnän markkinoida tapahtumaa ja tiedotettava tapahtuman ohjelmasta. Ennen tapahtumaa on myös kerrottava miten tapahtumaan saavutaan ja miten mahdollisen osallistumismaksun maksaminen tapahtuu. Projektin sisäinen viestintä on yhtä tärkeää kuin ulkoinenkin. Kun tekijöitä on paljon, oikean tiedon saaminen projektin vaiheesta auttaa kaikkia tekijöitä oman tehtävänsä tekemisessä. On muistettava myös, että jokainen projektin tekijä on samalla viestijä. Kukaan ei voi viestiä sellaista, jota ei tiedä olevan olemassa, ja toisaalta puskaradio on tehokkaampi projektin pilaaja kuin mikään ulkoinen uhka. Projektin graafinen ilme luodaan järjestön graafisen ilmeen 6 mukaan. Suurten projektien ulkoinen viestintä on osa järjestön ulkoisen viestinnän vuosisuunnitelmaa. Työnjako sovitaan projektikohtaisesti keskustoimiston ulkoisesta viestinnästä vastaavan työntekijän kanssa. Jotta viestintä lippukunnille onnistuu, on huomioitava myös piirien viestintä. Tätä tukemaan laajennettu viestintävaliokunta vahvistaa SP:n ja piirien välisen projektiviestinnän työnjaon -aikataulutarpeen piirien ja keskusjärjestön kesken. Kriisiviestinnän mahdollisuus liittyy oleellisesti projektin toimeenpanovaiheeseen. Kriisitilanteissa viestintä tehdään yhteistyössä keskustoimiston kriisiviestintäorganisaation kanssa, halutessaan projekti voi tukea kokonaan keskustoimiston kriisiviestintäorganisaatioon. Tutustu myös järjestön kriisiviestintäohjeeseen 7 Seuraavaan vaiheeseen Vaihe päättyy, kun projektin tulokset on saatu valmiiksi, tapahtuma pidetty tms. Projektin tulos luovutetaan eteenpäin tai käytetään paikan päällä, ja tekijät voivat alkaa miettiä seuraavaa pestiä. Seuraava vaihe on projektin päättäminen. Arviointia varten aletaan kerätä seurannan tuottamia materiaaleja ja tekijöiden raportteja. 18

PÄÄTTÄMINEN Projekti ei pääty siihen, kun tavoite on saavutettu ja tehtävät hoidettu. Jos haluaa saada projektista kaiken mahdollisen hyödyn irti, kannattaa käyttää runsaasti aikaa projektin lopettamiseen ja arviointiin. Onnistunutta projektia on mukava muistella myös jälkikäteen. Muisteleminen tarkoittaa projektin analysointia onnistumisineen ja kehityskohteineen. Se on oman osaamisen ja taitojen kehittymisen kannalta tärkein osa projektia. (Nuorten Akatemia 2006, 25.) 2 Vaiheen tarkoitus ja tuotokset Lopetus suunnitellaan projektin alussa On syytä jakaa päätösvaiheen toimenpiteet tarkoituksenmukaisesti useammalle tekijälle. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi projektin osatoimintojen alasajo tiedottaminen palautteen kerääminen tekijöiltä projektiraportin laatiminen projektissa toimineiden tekijöiden pestin päättäminen sekä mahdollisten rituaalien ja/tai juhlallisuuksien järjestäminen. Projektin päätösvaihetta suunniteltaessa on tärkeää myös miettiä, miten se käytännössä toteutetaan Tehtävät ja roolit Loppuraportti osa projektia Projekteista laaditaan kirjallinen projektiraportti. Raportin sisällöstä selviää: Projektin tarkoitus ja sisältö Kohderyhmä ja miten se tavoitettiin Kohderyhmän palaute Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Projektin toteutuminen kokonaisuudessaan ja arviointi Budjetin toteutuminen Kokemukset projektista (Nuorten Akatemia 2006, 13) 2 19

Toimijoiden irrottaminen projektista Projektin päätösvaiheessa kuuluu myös vapauttaa kaikki toteuttajat tehtävistään ja myöntää heille eräänlainen vastuuvapaus projektiin liittyvistä asioista. Tämä tarkoittaa, että tilaaja ottaa vastaan valmiin projektin joko loppuraportin tai jonkin muun tuotoksen muodossa, arvioi sen ja antaa palautteen tekijöille. Sen jälkeen tekijöiden pestit puretaan sovitulla tavalla (suullisesti tai kirjallisesti). Henkisesti projekti päättyy kaikilta esimerkiksi tuotosten julkistamistilaisuuteen suurelle yleisölle, toimijoiden keskinäisen päätösseremoniaan tai juhlallisuuksien järjestämiseen tai jokin muu tarkoituksenmukaiseksi katsottuun tapaan. Näiden tärkein merkitys on siinä, että projektin loppuminen tehdään näkyväksi ja sen myötä toteuttajat irrotetaan projektin aikaisista tehtävistä ja rooleista. Tämä oli projektin viimeinen vaihe Vaihe päättyy, kun projektin loppuraportti on toimitettu SP:n keskustoimistolle, projektien hallinnasta vastaavalle toimihenkilölle ja projektikansio kaikkine projektin tuottamine asiakirjoineen on toimitettu projektin toiminnanalasta vastaavalle toimihenkilölle. Projektin asiakirjat säilytetään seuraaville tekijöille. Vasta he arkistoivat asiakirjat ja karsivat ylimääräiset dokumentit paperien joukosta. 20

SP:N PROJEKTIEN TOIMIJOIDEN KOULUTUS JA TUKI KUVA: Projektikoulutus ja projektiosaaminen Suomen Partiolaisten toiminnassa Projektitoimijoiden koulutuksen tavoitteena on: 1. Varmistaa projektin onnistuminen ja tavoitteiden saavuttaminen. 2. Tarjota projektin tekijöille mahdollisuus hyvään projektikokemukseen sekä omaan kasvuun ja oppimiseen. Koulutus vaaditaan SP:n projektien toimijoiden osaamisen pohjana on aikaisempi kokemus erilaisista projekteista sekä partiossa että partion ulkopuolella, partiojohtajakoulutus sekä mahdollinen muu partiokoulutus. Projektijohtamisen koulutus osana koulutusjärjestelmää on kuvattu omassa koulutusselosteessaan. SP:n koulutusjärjestelmään kuuluu moduuleja projektitoiminnasta näistä erityisesti projekti 2 valmentaa tekijöitä järjestön projektien toteutuksessa. Projektin toimijoilla on myös oikeus osallistua SP: luottamushenkilökoulutuksiin. Projektin tekijöiden velvollisuus on omata näitä vastaava tietotaito. Perehdytys eli tuki SP:n luottamushenkilöperehdytyksen osana perehdytetään jokainen toimija projektitoiminnan käytäntöihin erityisesti tilaajan ja ohjausryhmän jäsenen näkökulmasta. Tavoitteena on, että jokainen toimija ymmärtää roolinsa omassa pestissään suhteessa järjestön projekteihin sekä osaa tuottaa projektille toimeksiannon. Tässä tukena on projektiopas työkaluineen sekä toimeksianto, jossa määritellään muun muassa projektin vastuita ja päätösvaltaa. Projektin alkaessa huolehditaan täsmäkoulutuksella siitä, että projektiryhmä ymmärtää toimeksiantonsa ja hallitsee erityisesti projektin suunnitteluvaiheen mukaan lukien seurannan ja arvioinnin suunnittelun. Projektin edetessä koulutus voi sisältää esimerkiksi seurantaan, toteutussuunnitelmien arviointiin, johtamiseen yleensä ja projektin erityishaasteisiin liittyvää koulutusta. Projektitoimintaan perehdyttämisen yhteydessä on tärkeää tutustua myös projektitoimintaa ohjaaviin SP:n ohjeisiin: kustannusten korvauskäytäntö graafinen ohje viestintäohje tapahtumien ja kurssien järjestelyohje vapaaehtoistoiminnan linjaukset Kaikki nämä ohjeet löytyvät Teltta-järjestelmään kerätystä luottiskansiosta. Kansiossa on myös paljon muuta hyödyllistä tietoa. 21

LIITTEET 1. Tilaajan muistilista 2. Ohjausryhmän muistilista 3. Projektin ideapaperi 4. Projektin toimeksianto 5. Projektisuunnitelman sisältö 6. Suurprojektin taloudenhallinnan periaatteet VIITTEET 1. WAGGGS, Project Management Guidelines: http://www.wagggsworld.org/en/grab/2068/1/projectmanagement.pdf 2. Nuorten Akatemia, Projektiopas nuorten kanssa toimiville opettajille ja ohjaajille -julkaisua: http://www.nuortenakatemia.fi/tiedoston_katsominen.php?dok_id=2088 3. Vaeltajien toimintakansio 4. SP:n taloussääntö 5. Kustannusten korvauskäytäntö: https://teltta.partio.fi/sp/ohjeet%20ja%20lomakkeet/lomakkeet/forms/allitems.aspx?rootfolder=%2fsp%2fohje et%20ja%20lomakkeet%2flomakkeet%2fkulukorvaukset&folderctid=&view=%7b9815a366%2d3e47%2d4036%2 da4b6%2db04d73573641%7d 6. SP: Graafiset ohjeet: https://teltta.partio.fi/sp/ohjeet%20ja%20lomakkeet/graafiset%20pohjat/forms/allitems.aspx 7. SP:n kriisiviestintäohje: https://teltta.partio.fi/sp/ohjeet%20ja%20lomakkeet/luottiskansio/forms/allitems.aspx 22

LIITE 1: TILAAJAN MUISTILISTA Idean käsittely Miksi tapahtuma järjestetään? Onko tapahtuma toimintasuunnitelmassa? Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet? Ovatko tavoitteet ajankohtaisia? Miten tapahtuma tukee partio-ohjelmaa? Kenelle tapahtuma järjestetään? Mitä riskejä tapahtuman onnistumisella/epäonnistumisella on Onko tapahtumalle tarvetta? Kannattaako se järjestää? Kyllä, tehdään toimeksianto Ei, jätetään toteuttamatta tai siirretään tulevaisuuteen Muista perustella päätös idean esittäjälle Toimeksiannon tekeminen Varmistetaan hankkeen onnistumisen edellytykset Otetaanko hankkeeseen mukaan kaikki tarvittavat tekijät? Onko hankkeella vastuuhenkilö? Pitääkö hänet pestata vai kuuluuko tehtävä nykyiseen pestiin? Tarvitaanko ohjausryhmä? Jos tarvitaan, niin millaiseen rooliin? Tarvitaanko työntekijän tuki? Mikä on pysyvän organisaation (minkä valiokunnan) tuki hankkeelle? Miten pysyvä organisaatio käsittelee hanketta sen etenemisen aikana? Projektisuunnitelman arviointi Onko projektisuunnitelma kokonaisuutena realistinen? Onko projektin tavoitteet huomioitu suunnitelmassa? Kuuluuko projektisuunnitelmaan lähtötilanteen kartoitus tms.? Kuuluuko projektisuunnitelmaan palautteen hankkiminen suunnitelmista esim. koeluvun, suunnitelmien arvioinnin tms. muodossa? Onko viestintävaliokunta tai vastaava toimihenkilö tarkastanut viestintäsuunnitelman Kuuluuko projektisuunnitelmaan tulosten lanseeraus, markkinointi, käyttöönotto tms.? Onko riskit arvioitu realistisesti Onko tekijöiden rekrytointi suunniteltu? Onko aikataulu realistinen? Onko kustannusarvio realistinen? Löytyvätkö kustannukset talousarviosta? Kuka hyväksyy lopputuloksen? Kuuluuko projektisuunnitelmaan tuloksen arviointi? Miten hankkeen etenemistä seurataan? 23

LIITE 2: OHJAUSRYHMÄN MUISTILISTA 1. Edustat Suomen Partiolaisia Ohjausryhmän jäsenenä edustat sitä tahoa, joka sinut on rekrytoinut mukaan. Muistathan että oman toiminnanalasi näkemykset nousevat esille ohjauksessa. 2. Perehdy riittävästi projektiin ja sen materiaaleihin. Toimeksianto kertoo, mitä projektin on tarkoitus tuottaa ja miksi, ja se on koko projektin ajan perustana projektille. Tehtäväsi on huolehtia, että projekti tekee sitä, mitä sen toimeksiannossa todetaan. Sinä et tee, projekti tekee. Projektisuunnitelma kertoo, miten projekti aikoo edetä. Tehtäväsi on tukea projektia realistisen ja tavoitteisiin johtavan projektisuunnitelman tuottamisessa ja toteuttamisessa. Suunnitelman etenemisen seuranta voi kertoa jo varhaisessa vaiheessa, meneekö projektilla hyvin vai onko sillä ongelmia. Ohjaustyhmän tehtävänä on kertoa projektin tilaajana toimivalle hallitukselle/valiokunnalle, jos projektilla on ongelmia. 3. Muista ohjausryhmän rooli Ohjausryhmä valvoo toimeksiannon ja projektisuunnitelman toteutumista. Projektisuunnitelman muuttamisesta päättää tilaajana toimiva valiokunta tai hallitus. Projekti päättää itse toiminnastaan näiden kahden suunnitelman antamissa raameissa. Vältä puuttumasta projektin päätettävissä olevaan työhön, ja anna projektille työrauha. Rohkene ottaa jo varhaisessa vaiheessa esille asiat, joissa projektilla on ongelmia tai eivät ole projektisuunnitelman mukaisia. Ohjausryhmä tekee päätökset konsensusperiaatteen mukaisesti, jos päätöksistä tai projektin toiminnasta projektisuunnitelman raameissa on erimielisyyttä, vie ohjausryhmä asian ratkaistavaksi projektin tilanneeseen valiokuntaan tai hallitukseen. Päätettäessä asioista sovitaan myös miten päätöksestä viestitään. Kaikkien on ymmärrettävä päätöksen sisältö ja sisällöstä on oltava yhteisymmärrys. 4. Hae näkemykset etukäteen ja kerro projektin etenemisestä Kun ohjausryhmän kokoukseen on tulossa merkittäviä päätöksiä tai hyväksyttäviä tuotoksia, huolehti siitä, että olet hankkinut riittävästi näkemyksiä ja palautetta esityksiin omalta toiminnanalaltasi ennen kokousta. Huolehdi projektin aikataulua hyväksyttäessä siitä, että palautteen hankkimiseen jää tarpeeksi aikaa. 5. Pidä toiminnanalasi ajan tasalla ja toimi palautteen välittäjänä Vastuullasi on myös huolehtia siitä, että valiokunnallasi/ryhmälläsi on riittävä tieto projektin etenemisestä niin, että henkilöt voivat ajoissa ottaa kantaa asioihin. Palaute ja ohjaus projektille omalta toiminnanalaltasi kulkevat sinun kauttasi. 6. Ylläpidät projektin hyvää ilmapiiriä Ohjausryhmä ja projekti työskentelevät yhdessä projektin onnistumiseksi. Projektilla on työrauha annetuissa rajoissa, mutta se on osa SP:n kokonaisuutta. 24

LIITE 3: PROJEKTIN IDEAPAPERI NÄKY PROJEKTIN TUOTOKSESTA MIKSI PROJEKTI OLISI TÄRKEÄ? KENELLE PROJEKTI TEHDÄÄN ELI KOHDERYHMÄ? MILLÄ AIKATAULULLA PROJEKTI TOTEUTETTAISIIN JA KUKA PROJEKTIN TOTEUTTAA? 25

LIITE 4: PROJEKTIN TOIMEKSIANTO Projektin nimi: Tilaaja: Esityspvm: Miksi projekti toteutetaan (Esim. strategia, teema, painopistealueet, saatu palaute, piirien toiveet, koetut ongelmat, tulevaisuudessa näköpiirissä olevat muutokset) Tavoite Kohderyhmä Miten tapahtuma/tuotos tukee partio-ohjelman toteutusta? Miten projektisuunnitelma tehdään? Miten ohjausryhmä kootaan? Kuka valmistelee talousarvion Projektin taloudellinen suuruusluokka 1000 5000 5000 10 000 10 000 50 000 50 000 - Projektin alustava aikataulu ½ vuosi 1 vuosi 2 vuotta 2 vuotta Käynnistys ajankohta: kuu 20 Ketkä hankkeen toteutukseen osallistuvat? Vastuuhenkilö pysyvässä organisaatiossa ja keskustoimistolla Hyväksyjän merkinnät: 26

LIITE 5: PROJEKTISUUNNITELMAN SISÄLTÖ 1. Näky Kuvaus projektin suunnitellusta tuloksesta. Miltä SP näyttää projektin jälkeen? 2. Taustaa Mitä strategiassa, toimintasuunnitelmassa ja toimeksiannossa on kirjattu projektista? Kappale sisältää myös kuvauksen projektin toiminnanalan nykytilanteesta. Tämä on erityisen tärkeä kehittämisprojekteissa ja julkaisuprojekteissa. 3. Projektin tavoite ja tuotokset Tähän kirjataan projektin tavoitteet ja tuotokset. Tuotokset pyritään kuvaamaan mahdollisimman tarkkaan, jotta suunnitelmasta selviää mitä projektissa ollaan todella tekemässä. Kappale sisältää myös kuvauksen projektin käyttämästä menetelmästä. 4. Sidosryhmät Mitkä tahot järjestössä ja järjestön ulkopuolella liittyvät projektiin? Nämä sisältävät projektin kumppanit, ja kohteet kuten osallistujat ja heidän vanhemmat. 5 Viestintä Projektin viestintäsuunnitelma liitetään tähän. Projektille tehdään monikanavainen viestintäsuunnitelma, johon kirjataan: 1. Viestinnän tavoitteet 2. Viestinnän kohderyhmät: Esim. osallistujat, lippukunnanjohtajat, osallistujien vanhemmat, SP:n pysyvä organisaatio, yhteistyötahot, suuri yleisö 3. Viestinnän kanavat: Ensisijaisiin ja toissijaisiin viestintäkanavat 4. Projektin markkinoinnilliset tarpeet: Tarvittavat faktat, kehyskertomus, avainviestit sekä perusviestit ja tunnus sekä logo 6. Riskit Projektin riskit kartoitetaan SWOT -taulukkoon ja se liitetään projektisuunnitelmaan. Riskeihin varautumisesta ja torjumisesta kirjoitetaan lyhyt toimenpidelista. 7. Organisaatio SP:n projekteissa on käytetty monenlaisia organisaatiomalleja. Projektin valitsemasta mallista piirretään taulukko projektisuunnitelmaan. 8. Projektin aikataulu ja päätöksentekopisteet Projektin aikataulu piirretään aikajanalle (aikajana, kalenteri tai GANTT-kaavio). Jana alkaa suunnittelusta ja päättyy projektin päättymiseen. Janalle merkitään kaikki olennaiset päätöksentekopisteet ja erityisesti ne hetket, jolloin toivotaan ohjausryhmältä, valiokunnalta tai hallitukselta ratkaisuja liittyen projektin toteuttamiseen. 9. Talousarvio Projektisuunnitelmaan liitetään projektin yleinen talousarvio, josta selviää projektin tulot pääpiirteittäin ja kulut kululajeittain vuositasolla. Tarkempi kuukausittainen talousarvio liitetään SP:n talousarvioon vuosittain ja sen käsittelee aina hallitus ja hyväksyy partioneuvosto. 27

10. Projektin seuranta ja ohjaaminen Projektin seurannasta ja ohjauksesta sovitaan projektiryhmän ja ohjausryhmän välillä. Sovitut asiat kirjataan projektisuunnitelmaan. Jokaisen projektin etenemistä seurataan ja tuotoksia arvioidaan. Päätöksentekopisteistä ja aikataulusta selviää projektin seurannan vähimmäisvaatimukset. Projektinjohtaja ja ohjaamisesta vastaava voivat halutessaan kirjata erillisen ohjaamisluvan, jolla sovitaan yhteiset pelisäännöt 11. Dokumentointi Dokumentointi sisältää kuvauksen siitä, miten projektin tuotokset dokumentoidaan. Tämä ei tarkoita vain kirjallista raportointia, vaan kappaleesta tulee selvitä myös miten tuotoksia hyödynnetään projektin päätyttyä ja kuka sekä miten tulokset otetaan käyttöön. 28

LIITE 6: SUURPROJEKTIEN TALOUDENHALLINNAN PERIAATTEET 1. Kriteerit SP:n rooli: mitä kiinteämpi osa tapahtuma on SP:n varsinaista toimintaa, sitä perustellumpaa on, että projektin talouden riskit kantaa SP sekä yli- että alijäämien osalta Ryhmän koko: mitä pienempi projekti, sitä suurempi merkitys ylijäämällä todennäköisesti on osallistujalle. Ylijäämän palauttaminen tai alijäämän periminen on myös helpompi toteuttaa käytännössä 2. Projektitalouden seurannan periaatteet Budjetointi: talousarvion hyväksyy SP:n hallitus. Valmistelussa projektia tukee SP:n taloustoiminnanala Maksaminen: (esim. kulukorvaukset) edellyttää hyväksymiskäytäntöä, joka määritellään projektisuunnitelmassa Laskuseurannasta vastaa projektin johto Maksuseurannasta vastaa SP:n talouspäällikkö Kirjanpidosta vastaa SP:n taloustoiminnanala ja projektin johto yhdessä 3. Suurleirit, Suurjuhla, Satahanka leirien koko: muutamasta sadasta useisiin tuhansiin SP:n rooli: tapahtumat ovat kiinteä osa SP:n varsinaista toimintaa, voimakas yhteys pysyvään organisaatioon Yli- ja alijäämä jää aina kokonaisuudessaan SP:lle. Järjestelyvastuun ollessa muulla partioorganisaatiolla voidaan erikseen neuvotella yli- ja alijäämän käsittelystä SP:n ja järjestävän organisaation kesken. Ylijäämän käytöstä päätetään normaalien vuosisuunnitteluprosessien myötä. Suurtapahtumat budjetoidaan myyntitoiminnan kuluja ja tuottoja lukuun ottamatta tavoitteena nollatulos. Myyntitoiminnalle voidaan asettaa varainhankinnallisia tavoitteita. Suurtapahtumien kirjanpidossa myyntitoiminnan tuotot ja kulut eritellään muusta toiminnasta. Suurtapahtumien budjetoinnissa huomioidaan riskivaraus, joka on tapahtuman riskeistä riippuen 0-5 % talousarvion loppusummasta. Toiminnallisiin riskeihin varaudutaan osallistumismaksusta päätettäessä. Myyntitoiminnan riskit kantaa SP. Partiotalon palvelut ja työpanos huomioidaan suurtapahtumien talousarviossa sen käyttöä vastaavalla määrällä. 4. Jamboreet Joukkueen todennäköinen koko: sadasta muutamaan tuhanteen leiripaikasta riippuen SP:n rooli: projektiorganisaatio on pitkäikäinen, mutta tilapäinen, osa SP:n organisaatiota, pysyvä luottamus- ja toimihenkilöorganisaatio tukee projektia koko sen elinkaaren Partiotalon hallinto- ja työvoimakulut budjetoidaan vastaamaan arvioituja todellisia kustannuksia Eri projektit työllistävät eri tavoin toimistoa, joten perusteltua on, että hallinto- ja työvoimakulujen kuluosuus projektin kustannuksista täsmätään todellista vastaavaksi projektin tilinpäätöksessä. Projektijohdolle on informoitava ennakoivasti merkittävistä poikkeamista talousarvioon verrattuna. Projektin talousarviossa huomioidaan riskivaraus (vararahasto), jonka suuruus voi vaihdella merkittävästi projektiin liittyvien riskien mukaan. Saadut avustukset merkitään aina ensimmäisenä kulutetuiksi Kaikki toteutuvat menot katetaan ensisijaisesti avustuksilla ja osallistumismaksun perusosalla ja vasta niiden loppuessa osallistumismaksun vararahasto-osalla Projektin ylijäämästä palautetaan toteutuneista osallistumismaksuista 3 % osuuden ylittävä osa ja peritään alijäämästä vastaava osa edellyttäen, että se ylittää osallistujaa kohden 20 :n rajan. 29

5. SP:n virallinen leirimatka, Explorer Belt, Rover Moot Ryhmän koko: kymmenestä muutamaan sataan SP:n rooli: rekrytoida projektin johtaja, hoitaa maksuliikenne, avustaa matkan järjestämisessä osallistujat maksavat projektin todelliset kustannukset, kustannukset, jotka tiedossa ennen matkaa Ei palautusta, jos palautettava määrä alle 20 euroa / osallistuja 30

31

SUOMEN PARTIOLAISET FINLANDS SCOUTER ry Töölönkatu 55, FI-00250 Helsinki, Finland tel. +358 9 8865 1100 Fax +358 9 8865 1199 info@partio.fi www.partio.fi www.scout.fi 32