Kankaanpään kaupunki Versio: 1.0 Tukipalveluyksikkö Pvm:

Transkriptio

1 1 PEREHDYTTÄMISEN MENETTELYOHJE TAVOITE JA TARKOITUS LAAJUUS VIITTEET Tällä menettelyohjeella varmistetaan että perehdyttäminen tukipalveluyksikössä suoritetaan sovitulla tavalla ja yhtenäisen käytännön mukaan. Perehdyttämisen tarkoituksena on tutustuttaa uusi henkilö tuleviin tehtäviinsä, työympäristöönsä ja työolosuhteisiin sekä Kankaanpään kaupungin ja tukipalveluyksikön toimintaan ja laatujärjestelmään. Perehdyttämisen tulee olla suunnitelmallista ja sen tavoitteena on: - luoda myönteinen asennoituminen työhön, työyhteisöön ja henkilöstöön - työntekijän epävarmuuden poistaminen - organisaation tunteminen - luoda riittävät tiedolliset ja taidolliset valmiudet työtehtävien hoitamiseen - lisätä viihtyvyyttä - edistää työsuojelua - auttaa sopeutumaan ja luomaan henkilökontakteja Perehdyttämisen kohteena ovat pääasiassa työhön tulevat uudet viranhaltijat ja työntekijät sekä organisaation sisällä uusiin tehtäviin siirtyvät henkilöt. Myös useassa työpaikassa kiertävät henkilöt, pitkiltä virkavapailta palaavat henkilöt, lyhytaikaisessa työsuhteessa olevat henkilöt sekä harjoittelijat ja työssä oppijat tulee huomioida. Tätä ohjetta noudattavat perehdyttämisestä vastuussa olevat esimiehet ja muut perehdyttämiseen osallistuvat henkilöt. Työsuojelusuunnitelma

2 2 SUUNNITTELU Vastuu perehdyttämisestä on aina esimiehellä. Perehdyttämisessä noudatetaan yhtenäistä perehdyttämissuunnitelmaa, joka on tämän toimintaohjeen liitteenä. Henkilölle voidaan tehdä myös oma perehdyttämissuunnitelma, riippuen työtehtävästä. Perehdyttämisen suunnittelu kuuluu esimiehelle. Perehdyttämisohjelman tulee olla sisällöltään ja ajoitukseltaan joustava ja tapauskohtaisesti suunniteltu. Perehdyttäminen voi kestää pitkäänkin ja voidaan jaksottaa. Perehdyttäjänä voi toimia esimies tai perehdyttäjäksi voidaan valita kussakin yksikössä työpaikkaohjaajan koulutuksen saanut henkilö. Voidaan myös sopia tehtävänjaosta molempien välillä. TOTEUTUS Toteutuksen periaatteet Ennen työhön tuloa Hakuilmoitus Hakuilmoituksessa annetaan tietoja organisaatiosta, työpaikasta, tehtävistä ja palvelussuhteesta. Työhönottohaastattelu Työhönottohaastattelussa hakijan tulee saada realistinen ja riittävä kuvaus työtehtävästä, palvelussuhteen ehdoista, organisaation toiminnasta ja tavoitteista. Hakijalle annetaan mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ilmoitetaan henkilöt, jotka antavat tarvittaessa lisätietoja.

3 3 Valinnasta ilmoittaminen Valinnasta ilmoittamisen yhteydessä voidaan lähettää virkaan tai toimeen valitulle työtehtävään liittyvää materiaalia (henkilöstöopas, toimintakertomus, johtosääntöjä tms.) Työsuhteen alkaessa Perehdyttäminen työyksikköön ja sen tehtäviin tapahtuu työsuhteen alkaessa perehdyttämisohjelman mukaan. Perehdyttämisohjelmasta annetaan perehdytettävälle oma kappale, josta hän voi seurata ohjelman toteutusta. Tutustumiskäyntien avulla työntekijälle esitellään työympäristö ja työtoverit sekä selvitetään heidän tehtävänsä. Henkilön perehdyttäminen työtehtäviin: Henkilölle selvitetään mitkä tehtävät kuuluvat hänelle, Hänet perehdytetään tehtävien hoitamiseksi tarvittaviin työvälineisiin ja ohjelmiin, menetelmiin, ohjeisiin ja sääntöihin. Selvitetään keneltä voi kysyä neuvoa epäselvissä tilanteissa. Työtehtäviin liittyvät oikeudet ja velvollisuudet, vastuut ja valtuudet selvitetään. Yksiköissä on tämän toimintaohjeen ja liitteen lisäksi tarvittaessa vielä tarkemmat erityisesti työtehtäviä ja laitteita ym. koskevat ohjeensa, joihin tulee perehdyttää. Tiedot: Henkilölle selvitetään mistä löytyvät työtehtäviin liittyvät asiakirjat ja tiedot, mistä tietoa haetaan ja miten tietoa käsitellään sen kaikissa elinkaaren vaiheissa. Julkisuus/salassapito, tietosuoja- ja tietoturvaohjeistus käydään läpi.

4 4 Henkilön perehdyttäminen hallintoon: On varmistettava, että henkilö saa mahdollisimman laajat tiedot hallinnosta ja koko organisaatiosta sekä sen toiminnasta. Henkilön perehdyttäminen henkilöstöhallintoon: Henkilö perehdytetään henkilöstöpolitiikan periaatteisiin ja tavoitteisiin. Selvitetään käytännöt eri tilanteissa perehdyttämisohjelman mukaisesti. Toimintajärjestelmiin perehdyttäminen: Uusi henkilö tulee perehdyttää toiminta- ja laatujärjestelmiin, niiden periaatteisiin ja tavoitteisiin. Tästä huolehtii lähin esimies. Työsuojelu ja ammattijärjestöt: Henkilölle selvitetään työsuojelun organisaatio sekä annetaan luettavaksi työsuojelusuunnitelma. Kerrotaan ketkä ovat eri järjestöjen luottamusmiehet. Toteutumisen varmistaminen Perehdyttämisen toteutuminen varmistetaan täyttämällä ja allekirjoittamalla perehdyttämisohjelma, kun koko perehdyttämisprosessi on suoritettu. Ohjelmasta jää oma kappale sekä työnantajalle että työntekijälle/viranhaltijalle. Koulutus Perehdyttäjällä tulisi olla työpaikkaohjaajan koulutus tai vastaava. ARVIOINTI Mittaaminen, analysointi Perehdyttämisen tarkoituksenmukaisuuden ja tehokkuuden kannalta on välttämätöntä seurata miten perehdyttäminen on toteutunut ja mitä perehdytettävä on siitä oppinut. Arviointi suoritetaan perehdyttämisen aikana, sen päättyessä sekä puolen vuoden kuluttua. Arviointia suorittavat sekä työntekijä että esimies.

5 5 Arvioinnissa huomioon otettavia asioita: - onko perehdyttäminen tapahtunut ohjelman mukaisesti - onko eri vaiheiden kesto ja tarkkuus ollut riittävä - onko aineisto ja menetelmät olleet riittävät - mitä tulisi painottaa tai kerrata Arviointi kirjataan perehdyttämissuunnitelman lopussa kohtaan 11. päätöskeskustelu ja loppuarviointi. Jatkuva parantaminen LIITTEET Arviointien perusteella perehdyttämisohjeita ja käytäntöä parannetaan, organisaatiossa ja toimintatavoissa tapahtuvat muutokset otetaan huomioon ohjelman sisällössä ja perehdyttämissuunnitelmaa pidetään ajan tasalla. Perehdyttämissuunnitelma