Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus Etelä-Pohjanmaan sote Viestintästrategia ja -suunnitelma
Viestinnän lähtökohdat Tilanne: epätietoisuus sote-uudistuksen etenemisestä, päätöksenteon häilyvyys, mutu-tieto, vallankaappauspuheet, syntyvien säästöjen epäily muutos herättää kiinnostusta ja pelkoja, ja siksi siitä tiedottamiseen on paneuduttava huolellisesti epävarmassa muutostilanteessa tiedonsaantitarve on suuri. Kysymyksiä: mitä muutos merkitsee minulle henkilökohtaisesti ja mitä se tarkoittaa organisaatiolle ja toiminnalle? muutosviestinnän tavoitteena on pitää yhteisön jäsenet ja keskeiset sidosryhmät tietoisina tilanteesta ja seuraavasta vaiheesta. Kun viestintä toimii ja tietoa on, arvailut ja spekulaatiot eivät leviä. osallistumis- ja keskustelumahdollisuudet auttavat onnistumaan muutoksen läpiviennissä.
Viestintää ohjaavat arvot Mitä arvoja viestimme? Parempia sosiaali- ja terveyspalveluja eteläpohjalaisille Kustannustehokkaita, vaikuttavia ja asukas- ja käyttäjälähtöisiä sotepalveluja Viestinnän visiona on tukea sote-alueen syntyä asukaslähtöisesti.
Viestinnän periaatteet Luotettavuus Avoimuus Vuorovaikutteisuus Osallistavuus Ymmärrettävyys Oikea-aikaisuus Tasapuolisuus Monikanavaisuus
Viestinnän keskeiset tavoitteet Viestinnän tavoitteena on informoida kuntalaisia sote-uudistuksen vaiheista sekä lisätä tietoutta syy-seuraussuhteista ja muutoksen välttämättömyydestä. Luoda kanavia viestinnän toteuttamiseen ja seuraamiseen Luoda vuorovaikutteisuutta sidosryhmien välille Ihmiset tietävät, mistä tietoa Etelä-Pohjanmaalla saa Suhtautuminen sote-uudistukseen on positiivinen tai vähintään neutraali Ihmiset tietävät mistä palveluja saa, tietävät valinnanvapaudesta, ymmärtävät missä muutoksessa ollaan menossa
SWOT-analyysi Viestinnällä turvataan: Sisäiset vahvuudet Asian ajankohtaisuus, valmistelijoiden laaja asiantuntemus, uudistuksen tarpeellisuus Sisäiset heikkoudet Kokonaisuuden epämääräisyys, epätietoisuus tulevasta, sekavuus, muutosväsymys/vastustus, sitoutumisen puute, ajanhallinta, vallan menettämisen pelko oikea-aikaisen informaation riittävyys ja saatavuus ihmisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet luotettavaksi koetut tiedonjaon kanavat sitoutuminen muutokseen Ulkoiset mahdollisuudet koskee kaikkia, tiedonsaantitarve on suuri, asian ajankohtaisuus, lobbaus, positiivinen uutisointi ja tunnettuus, palvelujen laatu, saatavuus ja saavutettavuus paranee, kustannustehokkuus paranee, valinnan mahdollisuudet kasvavat, hyvinvointi- ja terveyserot pienenevät, yhdenvertaisuus paranee, asiakaslähtöiset palvelukokonaisuudet, palvelujärjestelmä selkiytyy, rahoitus yksinkertaistuu, Ulkoiset uhat uudistus siirtyy/kaatuu, sitoutumisen puute, muutosvastarinta, lobbaus, epäluottamus päätöksentekokykyyn, kyllästyminen, sabotointi, negatiivinen uutisointi, vallan menettämisen pelko, lähipalvelujen menettämisen pelko, laajat kokonaisulkoistukset, palvelujen heikkeneminen ja asukkaan etu unohtuu
Sidosryhmät, joille ja joiden kanssa viestitään Hankkeessa mukana olevat henkilöt Kuntalaiset Henkilöstö Päättäjät Media
Hankkeen tiedotuskäytännöt Kaikilla hankkeessa mukana olevilla on vastuu viestinnästä ja asiallisen tiedon jakamisesta. Viestintätyöryhmä jatkaa työskentelyään koko selvityshankkeen ajan ja tekee käytännön ehdotukset viestintätoimenpiteistä. Viestintää johtaa ohjausryhmä ja lausuntoja antavat ensisijaisesti ohjausryhmän puheenjohtaja ja sote-projektinjohtaja. Työryhmien puheenjohtajat antavat työryhmien työskentelyä koskevat lausunnot. Tiedonkulku on avointa sidosryhmien ja työryhmien jäsenten välillä. Uutta viestintäteknologiaa ja viestintäkanavia hyödynnetään mahdollisimman paljon perinteisten viestintäkanavien rinnalla. Viestitään aina kun hanke nytkähtää eteenpäin tai jotain merkittävää tapahtuu.
Tiedotejakelu hankkeen verkkosivut ja Facebook-ryhmä työryhmien jäsenet ja muut hankkeessa mukana olevat henkilöt yhteistoiminta-alueet ja kunnat (verkkosivut, henkilöstön edustajat) paikalliset ammattijärjestöt johtavat sote-viranhaltijat kuntien valtuutetut alueen kansanedustajat alueellinen ja paikallinen media valtakunnallinen media
Viestintäsuunnitelma Toimenpiteet, keinot/kanavat Kohderyhmä Aikataulu Vastuut Tavoite Nettisivut Sidosryhmät Sivut avataan 1.6.2016 Viestintätyöryhmä, tiedottaja Graafinen ohjeisto ja ilme Sidosryhmät Nettisivujen yhteydessä Viestintätyöryhmä, tiedottaja Kuntalaiskuulemiset Sidosryhmät Syyskuu 2016 Yhteistoiminta-alueiden johtoryhmät Henkilöstöinfot Henkilöstölehdet Sähköpostit Intranet Mediaviestintä Tiedotteet Mediatilaisuudet Uutissoitot Henkilöstö Säännöllisesti Yhteistoiminta-alueiden johtoryhmät, tiedottaja Aina tarvittaessa Projektijohtaja, työryhmien vetäjät, tiedottaja Ajankohtaisen tiedon jakaminen Näkyvyyden, tunnettuuden ja myönteisen mielikuvan luominen ja lisääminen Ajankohtaisen tiedon jakaminen, mahdollisuus keskusteluun Ajankohtaisen tiedon jakaminen, mahdollisuus keskusteluun Tunnettuus, tiedon ja ymmärryksen lisääntyminen
Toimenpiteet, keinot/kanavat Kohderyhmät Aikataulu Vastuut Tavoite Valtuustoinfot Valtuutetut, sidosryhmät Puolivuosittain Projektijohtaja Ajankohtaisen tiedon jakaminen, vuorovaikutteisen viestinnän mahdollistaminen Sosiaalinen media Facebook Twitter Periscope YouTube Koulutusta Tiedotus pääluottamusmiehille Kriisiviestintä Ks. suunnitelma Kaikki sidosryhmät Aina tarvittaessa Tiedottaja Reaaliaikainen tiedottaminen, vuorovaikutteisen viestinnän mahdollistaminen Luottamushenkilöt Aina tarvittaessa Työryhmien vetäjät, projektijohtaja Ajankohtaisen tiedon jakaminen, mahdollisuus keskusteluun Väärien tietojen ja huhujen oikeiseminen. Henkilöitä ja organisaatioita koskevien maine- ja julkisuuskriisien ehkäiseminen ja tarvittaessa kriisin hoito. Vahinko, onnettomuus
Kriisiviestintäsuunnitelma 22.4.2016 HE-P!2016 Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa 12
Kriisiviestintäsuunnitelma Toimintamallin luominen tärkeää Kuka vastaa ensisijaisesti kriisiviestinnästä? Harri Jokiranta Kuka päättää miten ja millä volyymillä toimitaan? Kriisiviestintätiimi Kuka antaa ensikäden lausunnon ja tietoa tapahtuneesta medialle? Harri Jokiranta Kuka puhuu julkisuudessa? Harri Jokiranta Ketkä kuuluvat kriisiryhmään? Keitä kutsutaan paikalle? Ketkä kuuluvat operatiiviseen työtiimiin? (tiedotteiden kirjoittaminen, some-kanavat, verkkosivut, tiedottaminen hlökunta/sidosryhmät/muut työryhmät, tiedotustilaisuuden järjestäminen)
Kriisiviestijän muistilista pitäydy faktoissa, kerro totuus nosta esiin perusviestit (sovitaan kriisiviestintäryhmässä) säilytä maltti, rauhoita mieli esitä asia lyhyesti ja selkeästi muista empatia, varsinkin tavallisten kansalaisten soittaessa älä vähättele, spekuloi, selittele äläkä syyttele muita älä puutu toisten toimijoiden vastuualueen tiedottamiseen älä viritä kiistaa eri toimijoiden kesken älä kommentoi kuulopuheiden varassa älä sano "en kommentoi" jos et tiedä, sano ettet tiedä ja ohjaa kysyjä oikean henkilön luo asiantuntija kertoo asiasta, johto antaa lausunnot isoista linjoista älä levitä huhuja tai arvailuja Älä provosoidu vältä vaikeita sanoja ja ammattitermejä 22.4.2016 HE-P!2016 Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa 14
Kartoita tilanne Mitä tiedetään varmasti, mitkä ovat faktat Mitä voi kertoa Mitä ei tiedetä Mitä ei voi sanoa Kuka voi kertoa Kuka ei voi kertoa Mitä voidaan tehdä Mitä ei voi tai ei saa tehdä
Keskustelu vaimenee Tyyntymisvaihe HOIDA KRIISIN JÄLKIHOITO Päivän puheenaihe Ensimmäiset tunnit TIEDOTA UUSISTA KÄÄNTEISTÄ TIEDOTA NOPEASTI SOVI VIESTINNÄN PERIAATTEET Uutisvälineet, some (Twitter) Oma väki Sidosryhmät Laukaiseva tapahtuma Latentti vaihe Aikajana TOTEA TAPAHTUNUT KOKOA KRIISIRYHMÄ REAGOI JO ENNAKKOVAROITUKSIIN Ei kriisiä
Kriisiviestinnän 10 askelta 1. Kartoita tilanne 10. Dokumentoi ja jaa opit 9. Pidä sidosryhmät säännöllisesti ajan tasalla 8. Toimeenpane viestintäsuunnitelma 7. Laadi viestintäsuunnitelma 2. Ota muut mukaan 3. Aktivoi kriisiviestintätiimi 4. Ota yhteyttä asian omistajaan 5. Laadi ensimmäinen tiedote tilanteesta 6. Nimeä ja briiffaa puhemies
Kriisiviestintätiimin yhteystiedot Kriisiviestintätiimiin kutsutaan mukaan ne työryhmien puheenjohtajat, joiden vastuualuetta kriisi koskee. Tarvittaessa tiimi voi kutsua vahvistukseksi kriisiviestinnän ammattilaisia projektin yhteistyöorganisaatioista. 1. Projektinjohtaja Harri Jokiranta 040 774 8402 harri.jokiranta@seinajoki.fi 2. Tiedottaja 3. Ohjausryhmän puheenjohtaja Lasse Anttila 0400 866 549 lasse.anttila@alavus.fi 4. Viestintätyöryhmän pj. Hannele Koivisto 544 550 2623 hannele.koivisto@jikky.fi 1. Työryhmien puheenjohtajat Ikäihmisten hyvinvointi Anna-Kaisa Pusa 040 128 9900 anna-kaisa.pusa@kaksineuvoinen.fi Terveys ja hyvinvointi Piia Aro 044 438 4100 piia.aro@lapua.fi Lapset, nuoret ja perheet Tytti Luoto 044 4191 250 tytti.luoto@ilmajoki.fi Digiloikka Kari Nuuttila 040 543 1295 kari.nuuttila@llky.fi ICT Ari Pätsi 050 3706839 ari.patsi@epshp.fi Taustatieto Maria-Liisa Nurmi 040 554 9528 maria-liisa.nurmi@alavus.fi Kiiteistöt-tila-talous Jaakko Pihlajamäki 044 415 4100 jaakko.pihlajamaki@epshp.fi Laatu Jouni Nummi 044 415 6701 jouni.nummi@eskoo.fi Hallintorakenne Nimetään myöh. Henkilöstö Nimetään myöh.