Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus LUOTTAMUKSELLINEN Pvm Versio Tila Kirjoittaja Selitys 4.6.2013 0.1 Draft JaP Luotu dokumentin ensimmäinen versio 14.6.2013 0.2 Draft JaP Ensimmäisen katselmoinnin perusteella muokattu versio 18.6.2013 0.3 Draft JaP Katselmoitiin valmisteltu versio. 20.6.2013 0.4 Draft JaP Lisätty suoritemäärien kirjaukseen kirjausten hyväksyntä. 5.7.2013 0.5 Draft JaP Katselmoinnin perusteella muokattu ja viimeistelty versio. 9.7.2013 0.6 Draft JaP Lisätty esimerkkitiedostoja ja valmisteltu tietopyyntöä varten.
SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto... 3 1.1. Lyhenteet... 3 1.2. Terminologia... 4 2. Käyttäjät ja organisaatio... 5 2.1. Käyttäjäorganisaatio... 5 2.2. Palkeiden organisaatio... 5 2.3. Käyttäjiä ja rooleja... 5 3. Vuosikello... 8 4. Prosessikuvaukset... 9 4.1. Budjetin suunnittelu: budjetointiprosessin valmistelu ja käynnistys... 9 4.2. Budjetin suunnittelu: palvelutuotannon budjetointiprosessi... 11 4.3. Budjetin suunnittelu: liiketoiminnan tuen ja johdon budjetointiprosessi... 13 4.4. Budjetin suunnittelu: palveluiden hinnoittelun budjetointiprosessi... 14 4.5. Tilinpäätösennusteen luonti... 15 4.6. Toteumatietojen päivitys... 15 4.7. Suoritemäärien kirjaus... 17 5. Raportointi... 18 LUOTTAMUKSELLINEN 2/18
1. JOHDANTO Tämä dokumentti on laadittu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeiden) budjetointijärjestelmän hankinnan valmisteluprojektissa. Palkeet kilpailuttaa ja hankkii budjetointijärjestelmän, jonka tarkoituksena on helpottaa ja tehostaa budjetoinnin suunnittelua, hinnoittelua, tulostuksellisuuden laskentatointa ja raportointia. Valmisteluprojektissa on laadittu kilpailuttamisessa tarvittavat dokumentit. Tämä dokumentti sisältää kuvauksen Palkeiden budjetoinnin prosesseista ja muusta toiminnasta. Budjetointijärjestelmän hankinnan yhteydessä Palkeiden prosesseja tai toimintatapoja ei merkittävästi muuteta, joten dokumentissa ei ole eritelty tavoite- ja nykytilaa. Dokumentin kuvaus on tavoitetilan kuvaus. Prosessikuvausten kaaviot on tehty JHS-suositusta 152 ja Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0:aa soveltaen. Koska tarkoituksena on ollut tuottaa valistuneille ihmislukijoille soveltuvia havainnollisia kaavioita eikä prosessimoottorissa ajettavia täydellisen korrekteja prosessikuvauksia, BPMN:n sääntöjä ja suosituksia ei kaikissa kohdissa ole noudatettu orjallisesti. Näin on saatu luontevammin strukturoituja tai havainnollisempia kuvauksia 1.1. Lyhenteet TPE TAE TTS VTV BPMN Tilinpäätösennuste Talousarvioennuste (eli seuraavan vuoden budjetti) Toiminta- ja taloussuunnitelma (valmiiksi tehty kehysvalmistelu) Valtiontalouden tarkastusvirasto Business Process Modeling Notation LUOTTAMUKSELLINEN 3/18
1.2. Terminologia Palkeet Budjetointijärjestelmä Suorite Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Hankittava järjestelmä Palkeiden palvelutuotannon tekemä operaatio (esim. tiliotteen käsittely) tietylle Palkeen asiakkaalle (esim. Geologian tutkimuskeskus) LUOTTAMUKSELLINEN 4/18
2. KÄYTTÄJÄT JA ORGANISAATIO 2.1. Käyttäjäorganisaatio Määriteltävä järjestelmä tulee käyttöön Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa (Palkeissa). Palkeet tuottavat talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita asiakkailleen, jotka ovat lähes kaikki valtion virastot. Järjestelmää käytetään Palkeiden tuottamien palveluiden budjetointiin, hinnoitteluun, suoritemäärien kirjaukseen ja raportointiin. Järjestelmän kautta esimies- ja päällikköasemassa olevat henkilöt seuraavat tunnuslukuja sekä esittävät ja hyväksyvät vastuualueidensa esityksiä. Järjestelmään kirjataan kunkin vastuualueen alaisuudessa tehtyjen töiden volyymit asiakaskohtaisesti. 2.2. Palkeiden organisaatio Kuva 1. Palkeiden organisaatio, jonka tuottamia palveluita järjestelmällä budjetoidaan. Kuva 1 esittää Palkeiden organisaation jakautumista kahteen tulosalueeseen ja yhä useaan tulosyksikköön. Hankittavalla järjestelmällä käsitellään tämän organisaation tarjoamia palveluita. 2.3. Käyttäjiä ja rooleja Järjestelmään käyttöä varten luodaan kaikille käyttäjille omat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnukselle asetetaan rooleja, jotka määrävät käyttäjien LUOTTAMUKSELLINEN 5/18
käyttöoikeudet. Jos käyttäjällä ei ole yhtään roolia, käyttäjällä ei ole oikeuksia mihinkään. Käyttäjälle voidaan myös asettaa useampia rooleja. Jos käyttäjällä on kaksi roolia, joista toisella on pääsy toimintoon ja toisella ei ole (esim. roolit tekninen pääkäyttäjä ja palveluryhmän esimies), käyttäjällä on pääsy toimintoon. Käyttäjä voi asettaa poissaolonsa ajaksi toisen käyttäjän sijaisekseen, jolloin sijaisella on käyttäjät poissaolon ajan käyttäjän oikeudet järjestelmään. Tiedossa olevat järjestelmään liittyvät roolit on lueteltu alla. Samalla henkilöllä voi olla useita rooleja kuten esimerkiksi projektin esimies voi olla samaan aikaan palveluryhmän esimies. Järjestelmän käyttäjämäärää ei siis pysty suoraan päättelemään alla mainituista roolien henkilöluvuista. Nämä luvut eivät myöskään ole tarkkoja eivätkä kiinteitä, vaan suuntaa-antavia. Toimittajan ylläpitäjä Vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta ja saatavuudesta. Antaa tarvittaessa tuotetukea ja tekee tilattaessa kehitys- ja ylläpitotyötä. Budjetin pääsuunnittelija, 2 kpl Budjetin pääsuunnittelijalla ovat kaikki oikeudet järjestelmässä oleviin tietoihin. Pääsuunnittelijalla on oikeus hallinnoida (poistaa, muokata ja lisätä) järjestelmään konfiguroituja organisaatiorakenteita ja seurantakohteita. Tekninen pääkäyttäjä, 2 kpl Teknisellä pääkäyttäjällä on oikeus: 1. Hallinnoida järjestelmän käyttäjiä ja heidän roolejaan. 2. Siirtää eräajona ulkoisista järjestelmistä saatuja tietoja budjetointijärjestelmään. Tietojen syöttäjä, 300 kpl Tietojen syöttäjät kirjaavat järjestelmään oman vastuualueensa suoritetietoja. Tietojen syöttäjät saavat syöttää ja katsella vain ryhmänsä tietoja. Tietojen syöttäjät voivat muokata syöttämiään tietoja. Selaaja, 50 kpl Selaajalla on pääsy kaikkiin muihin tietoihin paitsi palkkatietoihin. Selaaja-roolin käyttäjät ovat mm. asiakaspäälliköt ja projekti- ja kehitysyksikön työntekijät. Projektin esimies 10 kpl Hallinnoivat projektien tietoja. Näkevät kaikkien projektien tiedot, mutta voivat muokata vain oman projektinsa budjetti- ja ennustetietoja. Palveluryhmän esimies 80 kpl Hallinnoivat palveluryhmien tietoja ja projekteja. Näkevät kaikkien palveluryhmien tiedot, mutta voivat muokata vain oman palveluryhmänsä tietoja. Jos palveluryhmän alaisuudessa on projekteja, palveluryhmän esimies hyväksyy projektin tiedot. LUOTTAMUKSELLINEN 6/18
Tulosyksikön päällikkö 16 kpl Tulosyksikön päällikkö käsittelee tulosyksikkönsä alaisuudessa olevien palveluryhmien tietoja. Päällikkö voi muokata tietoja, hyväksyä ne tai palauttaa tiedot palveluryhmän käsiteltäväksi. Tulosalueen johtaja 3 kpl Tulosalueen päällikkö käsittelee talousalueensa alaisuudessa olevien tulosyksikköjen tietoja. Johtaja voi muokata tietoja, hyväksyä ne tai palauttaa tiedot tulosyksikön käsiteltäväksi. Tilintarkastaja 2 kpl Tilintarkastaja on Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV:n) käyttäjä, joka näkee kaikki tiedot, muttei saa muokata mitään tietoja. LUOTTAMUKSELLINEN 7/18
3. VUOSIKELLO Palkeiden vuosikello on esitetty kuvassa Kuva 2. Vuosikellossa esitetään Palkeissa tapahtuva toiminnan ja talouden suunnittelun ja raportointien keskinäinen järjestys. Kuva 2. Toiminnan ja talouden suunnittelun vuosiprosessi
Tekninen pääkäyttäjä Budjetoinnin pääsuunnittelija Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 4. PROSESSIKUVAUKSET Prosessikuvauksissa on esitetty prosessit, joita hankittavalla järjestelmällä on tarkoitus suorittaa. Tärkeimpien prosessien ja niiden osien toimintaa on selkeytetty tekemällä niistä käyttötapauskuvaus. 4.1. Budjetin suunnittelu: budjetointiprosessin valmistelu ja käynnistys Ilmoittaa tulosalueille, että järjestelmässä on päivitetyt tiedot budjetointia varten Aloittaa budjetoinnin Laatii ohjeistuksen budjetoinnista Tulosalueet voivat aloittaa budjetoinnin Toteumatietojen päivitys Kuva 3. Budjetointiprosessin valmistelu ja käynnistys Kuvassa Kuva 3 on esitetty budjetointiprosessin valmistelu ja käynnistys. Budjetointiprosessin aloituksessa budjetoinnin pääsuunnittelija valmistelee budjetoinnin aloituksen, eli esimerkiksi lisää uuden palvelun tai muokkaa laskentakaavoja. Seuraavaksi budjetoinnin pääsuunnittelija pyytää teknistä pääkäyttäjää päivittämään järjestelmään uusimmat tiedot budjetointijärjestelmään. Tekninen pääkäyttäjä päivittää kaikki ulkoisista järjestelmistä tulevat tiedot budjetointijärjestelmään. Tekniset ylläpitäjät tekemä päivitys ja siirrettävät tiedot on esitetty tarkemmin prosessissa 4.6 Toteumatietojen päivitys. Kun järjestelmässä on päivitetyt tiedot budjetoinnin pääsuunnittelija laatii ohjeistuksen budjetoinnista ja ilmoittaa tulosalueille, että järjestelmässä on päivitetyt tiedot budjetointia varten. Tulosalueet voivat aloittaa budjetoinnin. Tulosalueet luovat omat budjettinsa täyttämällä taulukoita. Taulukoihin syötettävistä tiedoista ja tiedon lajittelusta on esimerkkitiedostot, jotka on listattu taulukossa Taulukko 1. Taulukko 1: Budjetin suunnittelun taulukot Budjettikohde Hankintasuunnitelma Työaika asiakkaittain Esimerkkitiedosto Hankintasuunnittelupohja_Palkeet_ Tulojen_käsittely_2013.xlsx MENOJEN KÄSITTELY työaika 2012tot.xlsx LUOTTAMUKSELLINEN 9/18
Suoritemäärät asiakkaittain Henkilöstösuunnitelma MENOJEN KÄSITTELY suoritemäärät 2012tot.xlsx Henkilöstösuunnitelma Henkilöstöpalvelut Keski 2013.xls LUOTTAMUKSELLINEN 10/18
Budjetoinnin pääsuunnittelija Tulosalueen johtaja Tulosyksikön päällikkö Palveluryhmän esimies Projektin esimies Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 4.2. Budjetin suunnittelu: palvelutuotannon budjetointiprosessi Onko palveluryhmän alaisuudessa projektia Budjetointiprosessi on käynnistetty Ei ole projektia On projekti Luo projektin esityksen Palauttaa projektille Katselmoi projektiensa esitykset Hyväksyy tai korjaa itse Luo palveluryhmän esityksen Palauttaa palveluryhmälle Katselmoi palveluryhmiensä esitykset Hyväksyy tai korjaa itse Luo tulosyksikön esityksen Palauttaa tulosyksikölle Katselmoi tulosyksiköidensä esitykset Hyväksyy tai korjaa itse Luo tulosalueen esityksen Henkilöstöyksikkö ei pyydä muutoksia Laskee palkkabudjetin ja esittelee johtoryhmälle Henkilöstöyksikkö pyytää muutoksia Tekee henkilöstöyksikön muutokset Tulosalueen esitys on valmis Kuva 4. Budjetointiprosessi, palvelutuotanto LUOTTAMUKSELLINEN 11/18
Kuva 4 esittää palvelutuotannon budjetointiprosessia. Palvelutuotannon budjetointiprosessin tarkoituksena on luoda budjetti palvelutuotanto-tulosalueen tuottamista palveluista ja tarvitsemista resursseista. Prosessikuvauksessa esitetty ylin askel (projektin esimies) ohitetaan, jos palveluryhmällä ei ole yhtään projektia. Tässä tilanteessa budjetointiprosessi siirtyy suoraan palveluryhmien esimiehelle, joka tekee ja antaa esityksensä eteenpäin. Projektin esimies ja palveluryhmän esimies kirjaavat esitykseensä oman esityksensä tarvittavista euromääräisestä budjetista, henkilöstömäärästä, työmääristä (h/htv) ja suoritteista (kpl). Työmäärät ja suoritteet arvioidaan palveluittain ja asiakkaittain. Esityksen tekoon käytetään järjestelmään tallennettuja historiatietoja ja näkemystä tulevaisuudesta. Tulosyksikön päällikkö kokoaa alaisuudessaan olevien palveluryhmien esitykset ja koostaa niistä esityksen tulosalueen johtajalle. Jos tulosyksikön päällikkö havaitsee esityksissä korjattavaa, hän voi palauttaa esityksen palveluryhmälle tai korjata esitystä itse. Tulosalueen johtaja kokoaa vastaavasti alaisuudessaan olevien tulosyksiköiden esitykset ja koostaa niistä esityksen henkilöstö- ja talousyksiköille. Kun esitys on annettu alemmalta organisaatiotasolta ylemmälle katselmoitavaksi, alemman organisaatiotason muutosoikeudet kyseiseen esitykseen poistuvat. Jos ylempi organisaatiotaso palauttaa budjetin muutettavaksi, alemman muutosoikeudet esitykseen palautuvat. 4.2.1. Käyttötapaus: Luo palveluryhmän esityksen Suorittajat Esitiedot Palveluryhmän esimies Esimiehellä on käytössä mahdolliset projektien esitykset ja aiempien vuosien tiedot on päivitetty järjestelmään. Kuvaus 1 Esimies käy läpi aiempien vuosien tiedot Poikkeukset 1 Lopputulos 2 Esimies muodostaa ennustuksen tulevan jakson aikana tarvittavista resursseista. 3 Esimies kirjaa budjetointijärjestelmään esityksensä palveluryhmän budjetista. Palveluryhmän budjettiin kirjataan esitys tarvittavasta rahamäärästä ja henkilöstömäärästä sekä toteutuvista työmäärästä (htv) ja suoritteista (kpl). Budjetin erottelu tehdään asiakas- ja palvelukohtaisesti. 4 Esimies toteaa esityksensä olevan valmis ja merkkaa sen siirrettäväksi tulosyksikön päällikölle. 2 Järjestelmään on kirjattu esimiehen esitys ja se on merkitty valmiiksi tulosyksikön päällikön katselmointiin. LUOTTAMUKSELLINEN 12/18
Budjetoinnin pääsuunnittelija Tulosalueen johtaja Tulosyksikön päällikkö Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 4.3. Budjetin suunnittelu: liiketoiminnan tuen ja johdon budjetointiprosessi Budjetointiprosessi on käynnistetty Luo tulosyksikön esityksen Palauttaa tulosyksikölle Katselmoi tulosyksiköidensä esitykset Hyväksyy tai korjaa itse Luo tulosalueen esityksen Henkilöstöyksikkö ei pyydä muutoksia Laskee palkkabudjetin ja esittelee johtoryhmälle Henkilöstöyksikkö pyytää muutoksia Tekee henkilöstöyksikön muutokset Tulosalueen esitys on valmis Kuva 5. Budjetointiprosessi, liiketoiminnan tuki ja johto Liiketoiminnan tuen ja johdon budjetointiprosessi on esitetty kuvassa Kuva 5. Liiketoiminnan tuen ja johdon budjetointiprosessin korkean tason rakenne on vastaava kuin palvelutuonnon budjetointiprosessi, mutta hieman suppeampi. Tulosyksikön päällikkö luo tulosyksikön esityksen joka sisältää esityksen: 1. Kulubudjetista (jatkuvat kulut, kertaluontoiset hankinnat, investoinnit) 2. Tietojärjestelmien budjetoinnista ja jyvityksestä asiakkaille 3. Tulosyksikön henkilöstöstä Kun esitys on annettu alemmalta organisaatiotasolta ylemmälle katselmoitavaksi, alemman organisaatiotason muutosoikeudet kyseiseen esitykseen poistuvat. Jos ylempi organisaatiotaso palauttaa budjetin muutettavaksi, alemman muutosoikeudet esitykseen palautuvat. LUOTTAMUKSELLINEN 13/18
Budjetoinnin pääsuunnittelija Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 4.4. Budjetin suunnittelu: palveluiden hinnoittelun budjetointiprosessi Tulosalueiden esitykset ovat valmiit Välitulosten koostaminen Hinnoittelun simulointi esitysten perusteella Esitykset ovat OK Asiakaskohtaisten hintatietojen laadinta Budjettien muokkaus Esityksiä täytyy muokata Raporttien luonti ja esittely johtoryhmälle Johtoryhmä ei hyväksy Johtoryhmä hyväksyy Hinnoittelu on valmis Kuva 6. Palveluiden hinnoittelu Budjetoinnin viimeinen vaihe, palveluiden hinnoittelu suoritetaan kun tulosalueiden budjetit ovat valmiina. Palveluiden hinnoittelun prosessi on esitetty kuvassa Kuva 6. Kun tulosalueiden esitykset ovat valmiina, ne yhdistetään ja sen perusteella simuloidaan Palkeiden asiakkaille kohdistuvaa hinnoittelua. Jos simuloinnin lopputulokset ovat OK, niin niistä koostetaan asiakaskohtaiset hintatiedot ja johtoryhmälle esitettävät raportit. Jos simuloinnissa havaitaan puutteita tai johtoryhmä ei hyväksy esityksiä, budjetointia muokataan. Budjetista voidaan muokata kaikkia tietoja, eli alimmankin organisaatiotason syöttämiä tietoja. LUOTTAMUKSELLINEN 14/18
Tekninen pääkäyttäjä Budjetoinnin pääsuunnittelija Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 4.5. Tilinpäätösennusteen luonti Palkeiden tilinpäätösennusteen luonnin prosessi on esitetty kuvassa Kuva 7 korkealla tasolla. Tarvitseeko muokata Luodaan TPE:n pohjat vuodelle n Tuodaan toteumatiedot Simuloidaan skenaarioita Sovelletaan ennustekaavoja On OK TPE on valmis Kirjanpidon toteumat, työmäärät, suoritemäärät ja henkilöstösuunnitelmat Muokkauksia tarvitaan ja ne tehdään Kuva 7. Tilinpäätösennusteen luonnin prosessi Tilinpäätösennusteen tekee muuten kokonaan budjetoinnin pääsuunnittelija, mutta toteumatietojen päivityksen tekee tekninen pääkäyttäjä. Skenaarioiden simuloinnin ja ennustekaavojen soveltamisen aikana, budjetoinnin pääsuunnittelija voi muokata skenaarion asetuksia ja ennustekaavoja. 4.6. Toteumatietojen päivitys Päivityspyyntö Hakee exporttiedoston ulkoisesta järjestelmästä Syöttää exporttiedostot budjetointijärjestelmään Kuittaa ilmoituksen puuttuvista tiedoista Kyllä Ei Onko tuntemattomia viittauksia Kuva 8. Toteumatietojen päivitys Palkeiden tekninen pääkäytäjä hakee budjetointijärjestelmän ulkopuolisista järjestelmistä toteumatiedot ja lukee ne sisään budjetointijärjestelmään eräajona. Toteumatietojen päivitys tehdään aina kun tarvitaan tuoreet tiedot, kuten esimerkiksi ennen raportointia. Toteumatiedot voivat sisältää korjauksia (eli muuttuneita arvoja) verrattuna vanhoihin arvoihin, eli eräajona tulevat tiedot voivat päivittää vanhoja tietoja. Taulukko 2 sisältää listan tuotavista tietotyypeistä ja tuotavien tietojen esimerkkitiedostosta. Taulukko 2. Budjetointijärjestelmään tuotavat tiedot ja niiden tuontitiedostot Tietotyyppi Esimerkkitiedosto LUOTTAMUKSELLINEN 15/18
Kirjanpidon tiedot Henkilöstötiedot Henkilöiden palkkatiedot Suoritemäärien tiedot Työtuntien kohdentamistiedot Työ- ja asiakastyytyväisyystiedot Palveluiden poikkeamatiedot Henkilöiden poissaolotiedot Kirjanpito 2013_1-4.xlsx HTV Tammi-Maalis 2013.xlsx Esimerkkitiedosto puuttuu Suoritemäärätaulukko_2012_HEHA.xlsx Suoritemäärät voidaan tuoda käyttöönottovaiheessa tuontitiedostolla, mutta myöhemmin tietojen syöttäjät kirjaavat suoritemäärät Suoritemäärien kirjaus -prosessin mukaisesti suoraan budjetointijärjestelmään. Työmäärät Hepa 1-3-2013.xlsx Esimerkkitiedosto puuttuu Laatupoikkeamat_ 2012.xlsx Esimerkkitiedosto puuttuu. Tuontitiedostoissa voi olla viittauksia tietoihin, joita ei ole vielä järjestelmässä. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi uudet projektit, henkilöt tai organisaation osat. Jos tällaisia tietoja havaitaan tuontitiedostossa, tieto tuodaan järjestelmään ja viitatut kohteet luodaan. Viittauksen kohteelle asetetaan ne tiedot, jotka voidaan, mutta loput tiedot syötetään myöhemmin käsin. Kun tällainen uusi viittauksen kohde on lisätty järjestelmään, siitä annetaan ilmoitus ja puuttuvien tietojen syöttö lisätään työlistalle. Tällaisesta tilanteesta on esitetty esimerkki kohdasssa 3.6.1. Työlista on järjestelmän toiminto, johon listataan tuontitiedostojen viittauksissa havaitut puutteet. Budjetoinnin pääsuunnittelija käy työlistan läpi ja merkitsee haluamansa tehtävät tehdyiksi. 4.6.1. Käyttötapaus: Tuntitietojen tuonti järjestelmään Suorittajat Esitiedot Tekninen pääkäyttäjä Tuntitietojen tuontitiedossa viitataan asiakkaaseen, jota ei ole vielä lisätty budjetointijärjestelmään. Suorittajalla on tuontitiedosto. Kuvaus 1 Käyttäjä syöttää tuontitiedoston järjestelmälle. Poikkeukset 1 Lopputulos 2 Käyttäjä käynnistää tiedoston tuonnin. 3 Järjestelmä ilmoittaa, että tuontitiedostossa oli asiakkaita, joiden tietoa ei ole budjetointijärjestelmässä ja ilmoittaa asiakkaiden määrän. Järjestelmä luo puuttuvat asiakkaat, asettaa niiden tiedot niiltä osin kuin voi ja lisää asiakkaan loppujen tietojen syötön järjestelmän työlistalle. 4 Käyttäjä kuittaa ilmoituksen. 2 Järjestelmään on tuotu tuntitiedot, järjestelmään on lisätty sieltä puuttuneet asiakkaat ja työlistalle on lisätty tieto, että lisättyjen asiakkaiden tiedot täytyy LUOTTAMUKSELLINEN 16/18
Tietojen syöttäjä Palkeiden budjetointijärjestelmän vaatimusmäärittely - prosessien ja toiminnan kuvaus 11.7.2013 täyttää. 4.7. Suoritemäärien kirjaus Päivittäin Kirjaa järjestelmään suoritteet asiakaskohtaisesti Haluaako hyväksyä kirjauksia Kyllä Ei Valitsee mihin asti hyväksyy tekemänsä kirjaukset Kuva 9. Suoritemäärien kirjaus järjestelmään Palkeiden palvelutuotannon työntekijät tuottavat Palkeiden asiakkaille palveluita. Kukin työntekijä kirjaa päivittäin asiakaskohtaisesti suoritemäärät budjetointijärjestelmään. Järjestelmään syötetään asiakkaille tehtyjen suoritteiden lukumäärä (esim. 14kpl ostolaskuja). Tietojen syöttäjät hyväksyvät kirjauksensa säännöllisesti. Hyväksynnällä tietojen syöttäjä kuittaa tiedot oikeaksi ja hyväksynnän jälkeen hän ei voi enää muuttaa kirjauksia. Tietojen syöttäjä voi hyväksyä kirjaukset aina syöttäessään tietoja tai harvemmin. 4.7.1. Käyttötapaus: Suoritemäärän kirjaus Suorittajat Esitiedot - Tietojen syöttäjä Kuvaus 1 Avaa järjestelmän suoritemäärien kirjauksen. Poikkeukset 1 Lopputulos 2 Kirjaa suoritemäärät asiakaskohtaisesti. 3 Päättää hyväksyä kirjaukset ja valitsee mihin asti hyväksyy kirjaukset. 4 Sulkee järjestelmän. 2 Järjestelmään on syötetty kuluneen päivän tiedot asiakaskohtaisesti ja kirjaukset on hyväksytty tietojen syöttäjän valitsemaan päivään asti. LUOTTAMUKSELLINEN 17/18
5. RAPORTOINTI Palkeissa luodaan taulukossa Taulukko 3 mainitut säännölliset vakioraportit. Palkeissa luodaan näiden raporttien lisäksi muita raportteja aina tarvittaessa. Taulukko ei siis ole tyhjentävä listaus raporteista vaan raportteja voidaan tarvittaessa määritellä lisää. Taulukko 3. Palkeiden vakioraportit Raporttityyppi Raportointiajankohdat Esimerkkiraportti Kuukausiraportti Kuukausiraportointi ja Kvartaaliraportointi Palkeiden ja prosessien tuloskorttien mittareiden toteumat Kvartaaliraportointi Palkeet huhtikuu 2013.pptx ja Palkeet joulukuu 2012.pptx Tulojen_käsittelyn_tilannekatsaus_2012.pptx ja Palveluryhmille_raportointi_menojen _käsittely_2012.pptx Osavuosiraportti Osavuosiraportti Osavuosiraportti 2012 tassu.docx Asiakasraportti Asiakasraportti Asiakasraportti.pptx Toimintakertomus tilinpäätös ja Toimintakertomus tilinpäätös ja Tilinpäätös_2012 tassu.doc Hintaliite Budjetin suunnittelu SM Hallinnon tietotekniikkakeskus 2013 20121228.pdf Käyttötapauksessa 5.1.1 on havainnollistettu valmisraportin luontia. 5.1.1. Käyttötapaus: Kuukausiraportti tammi-lokakuu Suorittajat Kaikki pl. tietojen syöttäjät Esitiedot Järjestelmään on päivitetty toteutumatiedot. Kuvaus 1 Käyttäjä valitsee raportin tyypin (kuukausiraportti) ja aikavälin. 2 Käyttäjä käynnistää raportin generoinnin 3 Järjestelmä luo raportin ja tarjoaa tavan raportin siirtoon käyttäjälle. Poikkeukset 1 2 Lopputulos Käyttäjällä on kuukausiraportti. LUOTTAMUKSELLINEN 18/18