VAPAAEHTOISET OSANA TYÖYHTEISÖÄ -KOULUTUS Koulutuksen pitäjän materiaali Koulutuksen kohderyhmä on henkilökunta ja vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöt yhteisössä, jossa on sekä henkilökuntaa että vapaaehtoisia, tai johon aiotaan ottaa vapaaehtoisia. Myös yhteisössä jo vapaaehtoisena toimivia voi kutsua mukaan koulutukseen. Koulutuksen tavoitteet: Pohtia yhdessä, mitä vapaaehtoistoiminta tarkoittaa Pohtia, mitä vapaaehtoistoiminta voi parhaimmillaan olla sekä vapaaehtoisen että yhteisön näkökulmasta Pohtia, mitkä ovat vapaaehtoistoiminnan kompastuskiviä ja onnistumisen avaimia Harjoitella toimivaa vuorovaikutusta Kehittää yhteisön vapaaehtoistoiminnan pelisääntöjä ja konkretisoida vapaaehtoistehtäviä yhteisössä Kerätä osallistujien ideoita ja mielipiteitä vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen ja sopia vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöistä VETY - Vapaaehtoistyö yleishyödyllisessä yhteisössä Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy
Powerpoint-runko: 1. Etusivu Osio I: Minä ja vapaaehtoistoiminta 2. Tänään 3. Vapaaehtoistyö? 4. Joka kolmas Suomalainen tekee vapaaehtoistyötä 5. Kaksi kolmesta ei tee vapaaehtoistyötä Osio II: Motiivit vapaaehtoistoimintaan (kalvot 6-9) 6. Miksi organisaatioon halutaan vapaaehtoisia? 7. Vapaaehtoisten motiivit erilaisia 8. Vapaaehtoistoiminnan timantti 9. Motiivien hyödyntäminen rekrytoinnissa Teema III: Vapaaehtoistoiminta tässä talossa (kalvot 10-19) 10. Kompastuskiviä 11. Onnistumisen avaimia 12. Tuki ja toveruus 13. Kysymyksiä A 14. Kysymyksiä B 2
Koulutusrunkoa voi hyödyntää kokonaisuutena tai osissa. Peruskoulutukseen kuuluvat diat 1-12. Koulutuksesta voi irrottaa muualla käsiteltäväksi esimerkiksi diat 13-14 (Kysymyksiä A ja B/Tehtävien kehittäminen), 15-16 (Pelisäännöt 1 ja 2), tai 10-16 (Vapaaehtoistoiminta tässä talossa) Koulutus on rakennettu osallistavaksi. Alla olevissa vetäjän ohjeissa kerrotaan, mitkä kohdat on tarkoitus käsitellä ryhmässä keskustellen parityöskentelynä fläppipapereille ideoiden itsenäisesti paperille ideoiden viittaamalla, äänestämällä tms. Osallistumisen mahdollistavat kohdat on merkattu *-tunnuksella. Koko koulutuksen kesto on n. 1,5-2 tuntia (sisältäen yhden 15 minuutin tauon sopivassa välissä). Ennen koulutusta sen vetäjän on tärkeää tutustua kalvoihin ja vetäjän ohjeisiin. On myös tärkeää keskustella yhteisön johdon kanssa vapaaehtoistoiminnan lähtökohdista: Miksi meillä on tai voisi olla vapaaehtoisia? Mitä kehittämiseltä ja koulutukselta odotetaan? Pitääkö koulutuksessa tehtävälle ideoinnille laittaa jonkinlaisia rajoituksia? On kannatet tavaa antaa aluksi kaikkien ideoiden kukkia ja sitten karsia resurssien ja tavoitteiden mukaan parhaat jatkotyöstettäviksi. Lisäksi koulutukseen tulijoita kannattaa houkutella esim. tarjoilulla. Valmistelut: Varaa fläppipaperia ja tusseja, tulosta tarvittaessa kalvojen 13 ja 14 kysymykset, ja varaa kahvitarjoilu. 3
Kalvokohtaiset ohjeet Osio I: Minä ja vapaaehtoistoiminta (kalvot 2-5, n. 10 min) Kalvo 2: Esittele päivän agenda kalvolta. Jos organisaatiossa on muita tarkennettuja tavoitteita koulutukselle, kerro myös niistä. Motivoi osallistumiseen, esimerkiksi seuraavasti: Vapaaehtoistyön suunnittelu- ja kehittämisvaiheessa tarvitaan jonkin verran työntekijöiden/konkarivapaaehtoisten panosta, jotta vapaaehtoistoiminta saadaan järjestettyä jatkossa mahdollisimman sujuvasti. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty: etukäteen yhdessä pohtimalla saamme vapaaehtoisjärjestelmän kaikille osapuolille toimivaksi. On esimerkiksi kaikkien etu, että vapaaehtoinen saa selkeän tehtävän ja hyvän perehdytyksen, jotta hän voi tehdä osansa itsenäisesti jatkossa. Perehdytykseen menee aina aikaa, joten tulevilta vapaaehtoisilta edellytetään jonkinasteista sitoutumista * Pohdintakysymys ennen seuraavan kalvon näyttämistä (joko yksin tai ryhmässä): Mitä sana vapaaehtoistyö tarkoittaa? Mitä vapaaehtoistyö on? Kalvo 3: Vertaa kalvon määritelmää vapaaehtoistyöstä osallistujien ajatuksiin. * Pyydä avoimesti lisäyksiä ja kommentteja. Vertailukohdaksi voit myös esitellä virallisemman Euroopan Parlamentin vuoden 2008 mietinnön: Vapaaehtoistyötä ei tehdä taloudellista korvausta vastaan, eli siitä ei makseta. Sitä tehdään omasta vapaasta tahdosta. Se hyödyttää kolmatta osapuolta perhe- ja ystäväpiirin ulkopuolella. Se on kaikille avointa. 4
Kalvot 4 ja 5: Esittele tutkimustulokset. Lähde: mukaillen, Pessi 2012. * Kysy osallistujilta (jos eivät pelkkiä vapaaehtoisia): Kuinka moni on itse tehnyt vapaaehtoistyötä (käsi ylös)? Ja jos aikaa, tarkenna: Miksi? Millaista? Mitä kokemuksia (positiivisia ja negatiivisia)? Miksi jatkoi/lopetti? 5
Osio II: Motiivit vapaaehtoistoimintaan (kalvot 6-9, n. 30 min) Kalvo 6: * Kehota pohtimaan kalvon 6 kysymyksiä vieruskaverin kanssa (ennen kalvon 7 näyttämistä). Ennen koulutusta on yhteisön johdossa keskusteltava siitä, miten vapaaehtoisten osallistuminen yhteisön toimintaan perustellaan. Jo tässä vaiheessa on hyvä varautua vastaamaan mahdollisiin kiperiin kysymyksiin. Kirjaa muut kysymykset ja uudet ideat ylös miksi teillä tarvitaan vapaaehtoisia? Kalvo 7: Kerro että kalvosta löytyy yleisimpiä vapaaehtoisten motiiveja tehdä vapaaehtoistyötä (puhekuplan koko ei korreloi syyn yleisyyteen). Motiivit voivat olla hyvin erilaisia ja vaihdella altruistisista itsekkäämpiin. Usein samassa tehtävässä voi sekä toteuttaa itseään että auttaa muita. * Pyydä jokaista pohtimaan, voisiko jollain näistä motiiveista tulla teille vapaaehtoiseksi? Entä mikä itseäsi motivoisi vapaaehtoistöihin? Kalvo 8: Tämä kalvo täydentää edellistä. Vapaaehtoistoimintaa paljon tutkineen Anne Birgitta Yeungin mukaan vapaaehtoisten motiivit näkyvät vastakohtaisina pareina: Toiset hakevat jatkuvuutta (hyödyntää osaamistaan), toiset uudenlaista hommaa. Toiset haluavat tehdä vapaaehtoistyötä etäällä muista (esim. verkossa), toiset haluavat fyysisesti kuulua yhteisöön (läheisyys) jne. Tätä tietoa voi hyödyntää rekrytoinnissa (ks. seuraava kalvo). 6
Kalvo 9: Kerro, että organisaation omien ja vapaaehtoisten motiivien pohtiminen hyödyttää rekrytointia. Selkeys siitä, miksi orgaanisaatio on olemassa ja millaisia tehtäviä teillä on, tekee helpommaksi houkutella vapaaehtoisia. * Ennen seuraavan kalvon näyttämistä pyydä osallistujia nousemaan ylös tekemään fläppiharjoitus: Kiinnitä ennen koulutuksen alkua 2-4 fläppipaperia tilan seinille ja laita läheisyyteen tussit. Pyydä kutakin osallistujaa kirjoittamaan kullekin fläpille yksi onnistuneen vapaaehtoistoiminnan edellytys tai piirre (kultakin osallistujalta joka fläppiin eri asia). Korosta, ettei vääriä vastauksia ole, kaikki ajatukset kelpaavat. Anna aikaa 5-10 minuuttia osallistujamäärästä riippuen. Lue muille ääneen kunkin fläpin tuotokset, huomioi toistuvat asiat. Sopiva paikka tauolle saattaisi olla esimerkiksi tässä, ennen teemaan III siirtymistä. (15 min) 7
Osio III: Vapaaehtoistoiminta tässä talossa (kalvot 10-18, n. 45 min) Kalvo 10: Fläppiharjoitus ja kalvot 10&11 toimivat lämmittelynä oman yhteisön vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. Esittele kompastuskivet tutkimuksen mukaan. * Pyydä kommentteja ja lisäyksiä. Kalvo 11: * Verratkaa tutkittuja onnistumisen avaimia fläpeille kerättyihin ajatuksiin. Löytyykö yhtäläisyyksiä, onko teillä jotain mitä kalvolla ei? Mikä on kaikista tärkeintä? Kalvo 12: Kerro: Jotta vapaaehtoisista olisi teille hyötyä, he sitoutuisivat ja toimisivat itsenäisesti, tarvitaan teiltä tukea ja toveruutta! * Pyydä vastauksia kalvon tilanne-esimerkkeihin. Näitä voi pohtia myös pareittain ja kerätä sitten ideat vuorotellen pareilta ja verrata niitä keskenään. Pohtikaa yhdessä onko muita vaihtoehtoja toimia. Lopuksi kerro muutama ohjenuora, jotka ehkäisevät ongelmia: Vapaaehtoinen on osa tiimiä: ota mukaan yhteisöön, palavereihin, koulutuksiin.. Kohtele kaikkia tasapuolisesti. Muista esittäytyä, muista kiittää (myös työkaveria!) Perehdytys ja tuki kuuluu myös vapaaehtoiselle. Anna vapaaehtoiselle riittävästi muttei liikaa hommia. Pitäkää kiinni luvatusta. Yleensä vapaaehtoisia koskevat samat säännöt esim. taukopaikoista, työasuista, työturvallisuudesta ym. kuin muitakin (pohtikaa talon sisällä) Työajat voivat olla erilaisia, mutta vaikka vapaaehtoinen ei ole työsuhteessa, voi hänen olettaa tekevän sen mitä luvannut poikkeamisista saa huomauttaa ja kysyä syytä. Jos tulee ongelmia, ne ratkaistaan keskustelemalla (tarvittaessa esimiehen kanssa). 8
Kalvo 13: Nyt kerätään tietoa yhteisön tarpeista ja asenteista. Kysymyksiä A (kalvo 13) on tarkoitettu ensimmäisen vaiheen ideointiin ja asennekartoitukseen. Se voidaan toteuttaa jo ennen koulutusta tai koulutuksessa. Kysymyksiä B (kalvo 14) tarkentaa vapaaehtoisten tehtäviä. On suositeltavaa poimia kyselyn A tuloksista muutama tehtävä, jota aletaan työstämään tarkemmin kyselyn B avulla, koulutuksessa tai pienemmässä tiimissä myöhemmin. Kysymyksiä A: Jaa laput, joihin on printattu kalvon kysymykset ja pyydä osallistujia täyttämään laput nimettömänä (aikaa 10 min). Käytä lappujen ideoita hyödyksi vapaaehtoistehtävien määrittelyssä (jos kyselyt A ja B halutaan toteuttaa samassa tilaisuudessa, tulee tässä välissä pitää tauko, jolloin kootaan kyselyn A tulokset ja valitaan sieltä B:hen työstettävät tehtävät). Kalvo 14: Kysymyksiä B Näitä kysymyksiä voidaan käyttää tehtävien tarkentamiseen sen jälkeen, kun kyselyn A vastaukset on koottu. Tämä voi tapahtua koulutuksessa (jos kysely A tehty aiemmin) tai sen jälkeen. * Jaa osallistuja tiimeihin, joissa tehtävästä parhaiten tietävät voivat vastata oman vastuualueensa kysymyksiin. Anna heille lappu johon on printattu kalvon kysymykset. Aikaa 15 min. * Pyydä ryhmiä kertomaan muille oman ryhmänsä vastaukset ja kerää laput talteen. * Kysy mielipidettä (jos ei ole tullut keskustelussa esiin): Voiko vapaaehtoinen olla työntekijän tuuraaja? Millaista sitoutumista ja tuntimäärää on kohtuullista vaatia? Kun kysely B on tehty, vastauksia kannattaa hyödyntää rekrytointi-ilmoitusten laatimisessa ja työtehtävien paketoinnissa pienemmässä vastuuryhmässä. Selkeät tehtävänkuvat, vastuut ja aikataulut (mitä, missä ja milloin tehdään, montako vapaaehtoista tarvitaan, mitä perehdytystä vapaaehtoinen saa) helpottavat rekrytointia! 9
Kalvo 15: Pelisäännöt 1 Motivoi: jotta vapaaehtoistoiminta olisi sujuvaa, täytyy ennen (uusien) vapaaehtoisten tuloa sopia tietyistä pelisäännöistä talon sisällä. Pelisäännöt 1 -kalvo sisältää tärkeimmät sovittavat asiat, joita Pelisäännöt 2 täydentää mm. vuorovaikutuksen osalta. * Käykää lista läpi ja sopikaa vastuuhenkilö tai -tiimi, joka päättää ko. asioista myöhemmin. Muutama tarkennus pelisääntöihin: Työtehtävät ja ajat: Jos kysely B on jo tehty, työtehtävien kuvaus on jo hyvässä vauhdissa. Rekrytointi: Tähän kuuluu niin tehtävien paketointi ja mainostus kuin vapaaehtoisten haastattelu ja sopimuksen teko. Perehdytys: On tärkeää että vapaaehtoinen kokee alusta alkaen itsensä tervetulleeksi ja tarpeelliseksi. Perehdytystilaisuuden ja materiaalin pohtiminen. Sopimus: Suullisen sopimuksen lisäksi on hyvä kirjata paperille vapaaehtoisen kanssa mm. Vapaaehtoisen oikeudet ja velvollisuudet sekä yhteyshenkilöt. Malleja sopimuksen tekoon löytyy mm. http://www.kansalaisareena.fi/tyokalupakki/#3 Vakuutus, vahinko-ohje ja turvallisuus: Vapaaehtoiset kannattaa vakuuttaa ja mahdollisten vahinkojen ehkäisyyn ja käsittelyyn laatia ohje. Lait ja säädökset: on hyvä tutustua lainsäädäntöön ja ohjeisiin mm. vapaaehtoistoiminnan verotuksesta ja työttömän vapaaehtoistyöstä. Omat linjaukset: on hyvä varautua jo etukäteen linjaamalla otatteko alaikäisiä vapaaehtoisia ja palkitsetteko vapaaehtoisia jotenkin. Sitoutuminen: Sekä vapaaehtoiselta että teiltä tarvitaan sitoutumista. Rekrytoidessa vapaaehtoiselle kerrotaan mitä häneltä odotetaan ja teiltä vaaditaan mm. aikaa, osaamista, kykyä motivoida ja tiloja. Kalvo 16: Pelisäännöt 2 * Käykää lista läpi ja sopikaa vastuuhenkilö tai -tiimi, joka päättää ko. asioista myöhemmin. Apukysymyksiä käsittelyyn koulutuksessa tai myöhemmin: Ilmapiiri, ongelmatilanteet: Miten ylläpidätte mukavaa ilmapiiriä, miten ratkotte mahdolliset ongelmatilanteet? Monimuotoisuus: Millainen työyhteisö teillä on? Mahtuuko joukkoonne maahanmuuttajia, vammaisia, eri ikäluokkia tms.? Miten tuette erilaisuutta? Kiittäminen, jaksaminen: Vapaaehtoiselle usein paras palkkio on kiitos ja arvostus. Miten tuet jaksamista? Muistathan kysyä kuulumisia silloin tällöin? 10
Keskustelu odotuksista: Kirjallinen sopimus ja työtehtävistä suullisesti sopiminen on hyvä lähtökohta, mutta niiden lisäksi on tärkeää tehdä ns. henkinen sopimus eli keskustella ääneen sekä vapaaehtoisen että organisaation odotuksista. Mitä kumpikin toivoo, mitä kumpikin tarjoaa? Mitkä ovat kummankin oikeudet ja velvollisuudet? Näin vältytään pettymyksiltä ja väärinkäsityksiltä. Mahdollisuus oppia ja vaikuttaa: Miten oppiminen vapaaehtoistehtävissä mahdollistuu? Miten vapaaehtoinen voi vaikuttaa töihinsä? Palaute ja seuranta: Vapaaehtoistyötä kannattaa kehittää jatkuvasti. Miten keräätte uusia ideoita ja palautetta onnistumisesta? Kalvo 17: Linkkejä ja lisätietoja (mm. edellisen kalvon vastuuhenkilöiden avuksi). Kalvo 18: Tietoa koulutuksen laatijasta ja lisälinkkejä. Kalvo 19: Kiitos! Tässä kohtaa on hyvä kertoa jatkotoimista yhteisössä ja kertoa kenelle kehittämisideat voi jatkossa osoittaa. Lähteet: Marianne Nylund ja Anne Birgitta Yeung (toim.): Vapaaehtoistoiminta - anti, arvot ja osallisuus. Vastapaino. Tampere, 2005. Aalto, S. & Marjakangas, S.: Ikääntymisen resurssikeskusopas. Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto, 2008. Yeung, A.B. (2005). Vapaaehtoistoiminnan timantti miten mallintaa motivaatiota? Teoksessa Vapaaehtoistoiminta. Anti, arvot ja osallisuus. Toim. M. Nylund & A.B. Yeung. Vastapaino. 104 125 Pessi Anne Birgitta, alustus helmikuu 2012: http://www.espoonvapaaehtoisverkosto.fi/ dokumentit/pessi_helmikuu_2012_verkostotapaamisen_alustus.pdf VETY - Vapaaehtoistyö yleishyödyllisessä yhteisössä Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy www.kierratyskeskus.fi/vety 11