OPAS TOIMINNAN KEHITTÄJÄLLE. Onnistunut vapaaehtoistoiminta

Transkriptio

1 OPAS TOIMINNAN KEHITTÄJÄLLE Onnistunut vapaaehtoistoiminta

2 OPAS TOIMINNAN KEHITTÄJÄLLE Onnistunut vapaaehtoistoiminta

3 Sisältö Lukijalle Ennen kuin vapaaehtoinen saapuu Koko yhteisö toimintaa kehittämässä Koko organisaation sitoutuminen on tärkeää Kirkasta perustelut: miksi meille vapaaehtoisia? Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt Käytännöt kuntoon vapaaehtoistoimintaa varten Hallinto- ja henkilöstökäytäntöjen arviointi vapaaehtoistoiminnan näkökulmasta Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen Vastuuhenkilöiden ohjeet Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset Kun vapaaehtoinen aloittaa Vapaaehtoisen alkuhaastattelu Vapaaehtoisen sopimus Vapaaehtoisen perehdytys Vapaaehtoisen opas Vapaaehtoisrekisteri...39 Erilaisia toiminta muotoja, uusia vapaaehtoistehtäviä Valitse sopivat tavat järjestää toimintaa Ideoi rohkeasti uusia vapaaehtoistehtäviä Tehtävänjako työntekijäyhteisössä Vapaaehtoistyö etänä Vapaaehtoiset asiantuntijoina Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö Helping Hands & Minds: yritysten vapaaehtoistyö Maahanmuuttajille suunnatun vapaaehtoistoiminnan kehittäminen...52 TOIMITUS: KATJA KAILA TAITTO: PETRI CLUSIUS PAINO: SÄHKÖINEN PAINOS, 2014 KOLMAS PAINOS VAPAAEHTOISTYÖ YLEISHYÖDYLLISESSÄ YHTEISÖSSÄ (VETY) -HANKE TOTEUTETTIIN

4 4 5 Arki vapaaehtoisen kanssa Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen Vapaaehtoisten tapaamiset Vapaaehtoisten ympäristökoulutukset Vapaaehtoisen tukeminen Motivointi ja sitouttaminen Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä Ongelmatilanteet Kun vapaa ehtoinen lopettaa Todistus vapaaehtoistyöstä Viestintä Ulkoinen viestintä Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin Verkkosivut Sisäinen viestintä Viestintä vapaaehtoisille Vapaaehtoistoiminta näkyviin intranetissä Usein kysytyt kysymykset viestinnän työvälineenä Arviointi ja kehittäminen Vinkkejä vapaaehtoistyön tilastointiin miten ja miksi? Palautteen keruu vapaaehtoistoiminnasta Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin Yhteistyö ja vaikuttaminen Yhteistyöverkostot Vaikuttamisen työkaluja Lait ja viranomaiskäytännöt Mitä vapaaehtoiset saavat tehdä? Vapaaehtoisen kulukorvaukset Työttömät vapaaehtoisina Työturvallisuus vapaaehtoistyössä Alaikäinen vapaaehtoisena Henkilötietolaki Lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittäminen Lopuksi

5

6 Lukijalle Tämä opas on sinulle, joka kehität vapaaehtoistoimintaa olitpa sitten vasta käynnistämässä toimintaa tai etsimässä tapoja tehdä siitä entistä sujuvampaa. Löydät oppaasta työkaluja muun muassa vapaaehtoisten rekrytointiin, käytäntöjen luomiseen, perehdyttämiseen ja sitouttamiseen, viestintään, koko yhteisön osallistamiseen sekä toiminnan arviointiin. Mukana on myös vinkkejä vaikuttamistyöhön, ja lopussa on esitelty tärkeimmät vapaaehtoistoimintaa säätelevät lait Suomessa. Erityisesti opas keskittyy vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen yhteisössä, jossa on myös työntekijöitä. Toiminnan kehittäminen tällaisessa organisaatiossa tuo mukanaan paljon asioita, jotka on hyvä ottaa huomioon matkan varrella. Ehkä voit myös oppaan avulla välttää joitakin kiertoteitä, joille me ajauduimme, ennen kuin löysimme toimivamman tavan. Toisaalta virheet ovat osa minkä tahansa toiminnan kehittämistä, eikä niitä kannata pelätä! Sisältö perustuu vapaaehtoistoiminnan kehittämishanke VETYssä (Vapaaehtoistyö yleishyödyllisessä yhteisössä) saatuihin kokemuksiin. VETY oli Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen toteuttama ja Euroopan aluekehitysrahaston rahoittama kehittämishanke. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus on yleishyödyllinen voittoa tavoittelematon yritys, jolla on useita toimipisteitä eri puolilla pääkaupunkiseutua. Vapaaehtoistoiminnan kehittäminen on antoisampaa yhdessä. Mukaan kehittämistyöhön tarvitaan koko yhteisön ajatukset ja osaaminen. Myös tämän oppaan sisältöön ovat vaikuttaneet paljon Kierrätyskeskuksen henkilökunta, vapaaehtoiset ja monet yhteistyökumppanimme. Lämmin kiitos kaikille. Innostavia hetkiä vapaaehtoistoiminnan kehittämisen parissa! Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hanke Veera Vehkasalo, Aino Kostiainen, Hanna Lilja, Katja Kaila, Sally Londesborough, Jenni Sademies, Joanna Nikodin, Noora Mantere ja Sanna Iranta 5

7 6

8 1. Ennen kuin vapaaehtoinen saapuu Ennen kuin ensimmäiset vapaaehtoiset rekrytoidaan, kulisseissa tapahtuu jo hyvin paljon. Toiminta tarvitsee sitoutumista läpi koko organisaation, ja ilmapiirin on tärkeä olla vastaanottavainen. Kaikkien on hyvä tiedostaa, miksi vapaaehtoisia on tulossa mukaan toimintaan. Arjen käytännöt on myös hyvä miettiä huolella kuntoon. Tavoite on, että kaikki toimii hyvin, ja toiminnasta pystytään myös viestimään selkeästi. Toimintaan on helpompi tulla mukaan, jos vapaaehtoiselle on tarjota toimiva ja valmis konsepti. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö vapaaehtoistoiminnan kehittäminen jatkuisi toiminnan aloittamisen jälkeen. Vapaaehtoisilta kannattaa pyytää paljon palautetta ja hyödyntää sitä toiminnan kehittämisessä. Kaikkeen tähän on hyvä varata reilusti aikaa. Hyvä suunnittelu on tärkeää. Tarvitaan ihminen, joka koordinoi toimintaa ja vastaa kokonaisuudesta. Koordinaattori ei voi kuitenkaan vastata kaikesta yksin, vaan tarvitaan myös muiden sitoutumista. On myös hyvä, jos hänellä on back up joku, jolta hän saa apua tarvittaessa. Lisäksi olisi hyvä, jos koordinaattorin lisäksi joku vastaisi viestinnästä. Toimintaa kehitettäessä on tärkeä muistaa huolehtia myös omasta jaksamisesta. Tässä luvussa nostetaan esille joitakin sellaisia perustavanlaatuisia asioita, joihin on hyvä kiinnittää huomiota, kun vapaaehtoistoimintaa käynnistetään tai kehitetään. 7

9 1.1. Koko yhteisö toimintaa kehittämässä Koko organisaation sitoutuminen on tärkeää Monelle saattaa olla tuttu tunne, että kehittämisprojekteja kaadetaan niskaan. Ei kovin motivoivaa. Kehittämisprojektilla on edessään kivinen tie, jos se on käynnistetty vain siksi, että yksi ihminen on halunnut sitä. Ennen kuin vapaaehtoistoiminnan kehittämistä organisaatiossa aloitetaan, asiasta kannattaakin siis käydä laaja keskustelu. Kehittämistyöhön vaaditaan jatkossa yllättävän monen ihmisen aikaa ja panosta, joten sitoutuminen asiaan on tarpeen. Keskusteluja on hyvä käydä kaikilla organisaation tasoilla, jotta jokainen saa vapaasti kertoa ajatuksensa ja huolensa. Erityisen tärkeää tämä on organisaatiossa, jonka toimintaan vapaaehtoistyö ei ennestään kuulu, tai jossa sillä on ollut hyvin marginaalinen rooli. Valitse sopivat välineet keskustelulle Keskusteluja voi käydä monella välineellä. Tärkeää on varmistaa, että ujommat, kriittisemmät ja nekin, joilla on huonompi kielitaito, uskaltavat tuoda näkemyksensä esiin. Hyvä tapa on esimerkiksi jalkautua työyhteisössä säännöllisesti järjestettäviin kokouksiin ja käydä keskustelua niissä. Voit esimerkiksi miettiä etukäteen muutaman kysymyksen, joiden pohjalta osallistujat saavat tilaisuuden päätteeksi kirjoittaa ajatuksiaan nimettömästi paperille. Näin saadaan usein paljon mielipiteitä ja ideoita jatkokehittämistä varten. Hyvä vaihtoehto on myös järjestää koulutustilaisuuksia. Toimiva tapa voi olla myös järjestää keskustelulle sähköinen foorumi. Silloin täytyy kuitenkin varmistaa, että teknisten taitojen puute tai arkuus käyttää tietokoneita eivät ole este kenenkään osallistumiselle. 8

10 Käytännön vinkkejä työpajojen järjestämiseen saat kohdasta 6.3. Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin. Osallistamisesta lue lisää kohdasta Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. Miten eteenpäin? Myöhemmin kannattaa tiedottaa siitä, miten ihmisten ajatukset on otettu huomioon ja ideat hyödynnetty. Muuten ihmisille voi tulla tunne näennäisosallistumisesta. Jos näyttää siltä, että vapaaehtoistoiminnan kehittäminen ei saa organisaatiossa laajaa kannatusta, on vaihtoehtoja kaksi: joko unohdat koko hankkeen tai sitten kerrot ihmisille selkeämmin, mitä hyötyä vapaaehtoistoiminnasta tai sen kehittämisestä voi olla, ja odotat, kunnes saat heidät ajatuksen taakse Kirkasta perustelut: miksi meille vapaaehtoisia? Kun organisaatiossa on saavutettu laaja yhteisymmärrys siitä, että vapaaehtoistoimintaa halutaan kehittää, kannattaa ainakin johdon ja vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöiden kesken käydä periaatteellinen keskustelu, jossa kirkastetaan toiminnan perustelut. Tässä vaiheessa kannattaa pohtia huolella, miksi yhteisöön aiotaan rekrytoida vapaaehtoisia. Entä miten vapaaehtoistoiminta sopii talon arvoihin, ja miten se tukee tavoitteitamme? Millaisia taloudellisia vaikutuksia vapaaehtoistoiminnalla on organisaatiolle? Minkälaista sitoutumista vapaaehtoistoiminta vaatii henkilökunnalta? Vapaaehtoisia on luonnollisesti helpompi rekrytoida houkuttelevasti, kun on selvillä, miksi heitä oikeasti tarvitaan. Omien arvojen kirkastaminen auttaa löytämään motivoituneita vapaaehtoisia. Kun tiedetään, miten vapaaehtoistoiminta sopii yhteisön arvoihin ja tavoitteisiin, toimintaa on helpompi perustella sekä yhteisön sisällä että myös ulospäin. Lisäksi vapaaehtoiset vastaanotetaan paremmin, kun heidän tarpeellisuudestaan ja mahdollisista haasteista on keskusteltu jo etukäteen. Selkeät perustelut vähentävät väärinkäsityksiä ja ennakkoluuloja. 9

11 Tärkeää on myös muodostaa käsitys siitä, mitä haluamme antaa vapaaehtoiselle, ja mitä vapaaehtoinen parhaimmillaan saa toimiessaan meillä vapaaehtoisena. Ihmiset tekevät vapaaehtoistyötä erilaisten motiivien vuoksi. Ennen toiminnan käynnistämistä on hyvä pohtia, millaisilla motiiveilla vapaaehtoiset saattaisivat tulla juuri meille. Entä millaisilla motiiveilla tuleville vapaaehtoistyötä halutaan tarjota? Toiminnan kehittyessä myös perustelut voivat täsmentyä tai jopa muuttua. Silloin on tärkeää, että kaikilla yhteisössä on ymmärrys muuttuneista perusteluista. Pidä siis kaikki yhteisössä ajan tasalla siitä, missä mennään! Resurssit Tärkeää on miettiä, minkälaiset resurssit toiminnan pyörittämiseen tarvitaan organisaation eri tasoilla. Toimintaan sitoutumista vähentää tehokkaasti, jos kiireisille ihmisille vain annetaan lisää tehtäviä, ilman että heille myös varataan aikaa hoitaa ne hyvin. Onnistumisen kannalta on myös keskeistä, että ainakin yksi ihminen on koordinoimassa toimintaa, ja että hän saa muiden tukea tarvittaessa. Ks. myös 5.3. Usein kysytyt kysymykset viestinnän työvälineenä Periaatekeskustelun toteutus Periaatteellista keskustelua voi käydä esimerkiksi johdon ja vastuuhenkilöiden säännöllisissä kokouksissa. Lisäksi voitte tarvittaessa järjestää vaikkapa parin tunnin ohjatun työpajan aiheesta. Pienessä organisaatiossa on toki mahdollista, että koko henkilökunta on mukana tässä keskustelussa. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa johto ja eri toimintalinjojen edustajat kävivät pilke silmäkulmassa Mikä voi mennä pieleen -keskustelun, ennen kuin vapaaehtoistoiminnan kehittäminen alkoi. Tämä auttoi ottamaan kehittämistyössä huomioon mahdolliset ennakkoluulot ja pelot jo alkuvaiheessa. Yksi huolenaiheista oli, että henkilökunta saattaisi kokea vapaaehtoiset työpaikkojensa uhaksi. Siksi perusteluita vapaaehtoistoiminnan kehittämiselle mietittiin laajasti keskustellen. Näiden keskustelujen pohjalta talon sisäiseen käyttöön koottiin lista perusteluista, miksi Kierrätyskeskuksessa on vapaaehtoisia. Perusteluissa mm. korostettiin, ettei vapaaehtoisilla korvata työntekijöitä. Kun toiminnan kehittäminen oli alkanut, siihen otettiin mukaan koko Kierrätyskeskuksen henkilökunta. Työntekijöitä heräteltiin miettimään: Mitä te ajattelette, miksi meillä on vapaaehtoisia? Silloin saimme paljon hyviä ideoita kehittämistyötä varten, ja toisaalta tilaisuuden korjata väärinkäsityksiä. Huolellisesti mietityt ja tiedotetut perustelut vähensivät ennakkoluuloja. Henkilökunnan suhtautuminen vapaaehtoistoimintaan oli kuitenkin kokonaisuudessaan positiivista. Ideoita työpajojen toteutukseen saat kohdasta 6.3. Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin. Ks. myös Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten ja Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. 10

12 Jos toiminnalle ei löydy riittäviä perusteluja Joskus toki saattaa käydä niinkin, että keskustelujen myötä käy ilmi, ettei vapaaehtoistoiminta istu talon visioon, tai ettei henkilökunnalla ole aikaa tai motivaatiota osallistua sen pyörittämiseen. Silloin on syytä myöntää asia rehellisesti ja luopua vapaaehtoistoiminnan kehittämisestä Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten Jos yhteisössä on työntekijöitä, on tärkeä varmistaa alusta alkaen mahdollisimman sujuva kommunikaatio ja yhteistyö henkilökunnan ja vapaaehtoisten välillä. Tässä auttaa, että toiminnan kehittämisen perustelut ovat selvillä. Kun käytännöistä keskustellaan yhdessä, työntekijät ja vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöt tietävät, miten toimia. Näin he tietävät, missä asioissa täytyy ottaa yhteyttä toiminnan koordinaattoriin, ja mitkä voi hoitaa itse. Työntekijät myös suhtautuvat vapaaehtoisiin positiivisemmin, kun heille on selvää, miten vapaaehtoisten kanssa toimitaan. Ks. kohta Kirkasta perustelut: miksi meille vapaaehtoisia? Perehdytyksestä jatkuvana toimintana organisaatiossa kerrotaan tarkemmin kohdassa 4.6. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä. Työpajoja ja koulutustilaisuuksia Voit esimerkiksi toteuttaa työpajoja ja koulutustilaisuuksia vapaaehtoisten kanssa toimiville työntekijöille ja vastuuhenkilöille. Tällaiset tilaisuudet ovat hyvä mahdollisuus vaikkapa eläytyä vapaaehtoisen rooliin ja käydä läpi käytännön asioita. Koulutusta ja keskustelua tarvitaan niin toimintaa suunniteltaessa ja aloitettaessa kuin myös jatkossa. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa henkilökunnalle järjestettiin vapaaehtoistoiminnan kehittämisen alkuvaiheessa monenlaisia koulutustilaisuuksia. Esimerkiksi vastuuhenkilöille järjestettiin Vapaaehtoinen osana työyhteisöä -koulutus. Muokkasimme siitä myös 11

13 yleisesti hyödynnettävissä olevan version. Koulutusmateriaali löytyy Kierrätyskeskuksen sivuilta: Tiedon yksipuolisen jakamisen sijasta kyse on kaksisuuntaisesta prosessista. Ruohonjuuritasolla on paras näkemys arjesta, mahdollisista ongelmakohdista sekä niiden ratkaisuista. Tämä on kullanarvoista, kun toimintaa kehitetään! Henkilökunnan koulutukset voivatkin toimia ajatustenvaihtotapaamisina, joissa jokainen voi myös esittää ideoita ja mielipiteitä. Kohdasta Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoisjärjestelmän kehittämiseen saat vinkkejä osallistamista varten. Varaa prosessille aikaa On hyvä varautua siihen, että uusien ajatusten ja käytäntöjen sisäistäminen vie aikaa. Jos esimerkiksi henkilökunnassa on suuri vaihtuvuus, uudetkin työntekijät tarvitsevat tietoa vapaaehtoistoiminnasta. Kiireisessä arjessa voi toisinaan olla vaikea löytää aikaa yhteisille koulutuksille tai toteuttaa käytäntöjä, vaikka ne olisivatkin selvillä. Saattaa myös viedä aikaa, ennen kuin vapaaehtoistoiminnan materiaalit saadaan konkreettisesti esille esimerkiksi työpisteissä tai intranetissä. Asian kertaamista ja koordinaattorin tai kehittämistiimin tukea tarvitaan jatkossakin. 12

14 Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen Jos kehität vapaaehtoistoimintaa työntekijäyhteisössä, kannattaa osallistaa henkilökunta laajasti järjestelmän kehittämiseen. Kun jokainen tuo mukaan suunnitteluun oman työnsä asiantuntijuuden, pystytään paremmin ottamaan huomioon kaikki olennaiset asiat. Samalla henkilökunta sitoutuu vapaaehtoistoimintaan. Älä siis pähkäile yksin tai pienessä porukassa, vaan luo puitteet yhteiselle ideoinnille johdosta ruohonjuuritasolle! Osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen on hyvä nähdä jatkuvana prosessina, joka jakautuu erilaisiin vaiheisiin. Osallistamisen tavoitteet kannattaa pitää realistisina ja pilkkoa osiin. Jos olet esimerkiksi laatimassa vapaaehtoisen opasta, mieti, mitkä ovat oppaan laatimisen työvaiheet, ja missä vaiheessa haluat pyytää kommentteja miltäkin ryhmältä. Ks. myös 4.5. Motivointi ja sitouttaminen 13

15 Osallistamisen menetelmät Millaisin menetelmin osallistaminen sitten toteutetaan käytännössä? Valitse sopiva tapa osallistaa sen mukaan, kenen ideoita haluat saada kerättyä. Voit esimerkiksi: järjestää tapaamisia eri henkilöstöryhmien kesken osallistua olemassa oleviin palavereihin haastatella avainhenkilöitä toteuttaa sähköpostikyselyitä ja kommentointikierroksia järjestää kyselyitä tapaamisissa ja palavereissa teettää ryhmätöitä. Lue lisää työpajojen toteutuksesta kohdasta 6.3. Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin. Taulukko suunnittelun tukena Suunnitelmien hahmottamisessa auttaa, että ne kootaan vaikkapa excel-taulukkoon. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa suunnittelu eteni seuraavasti: Aluksi taulukkoon merkittiin konkreettisia asioita, jotka piti tehdä, kuten esimerkiksi pelisääntöjen laatiminen. Osatavoitteiksi taulukkoon kirjattiin prosessin eri työvaiheita: pelisääntöehdotusten miettiminen, karsinta, luonnoksen työstö tiimeissä, kommenttien käsittely ja lopullisen dokumentin hyväksyminen. Tämän jälkeen taulukkoon kirjoitettiin konkreettisia kokouksia päivämäärineen: esimerkiksi tiimien kokoukset kesäkuussa ja ohjausryhmän kokous syyskuussa. Sen jälkeen taulukkoon merkittiin jokaisen työvaiheen osallistujat: ensin pelisääntöehdotuksia kommentoivat vapaaehtoistoiminnan kehittämistyöryhmä ja henkilöstöasiantuntijat, sitten eri tiimit. Taulukko auttoi aikatauluttamaan suunnittelua ja seuraamaan, miten prosessi eteni. Sen avulla pystyimme ottamaan huomioon kaikki ne, joiden mielipiteet olivat tärkeitä suunnittelussa. Ideoista konkretiaan Ihmisillä on yleensä paljon sanottavaa. Alun ideointivaiheen jälkeen, kun ihmiset ovat ensin saaneet heitellä kaikenlaisia ajatuksia toiveiden tynnyriin, on tärkeää pian kiinnittää toiveet konkreettisiin vastuisiin: jos tehdään näin, kuka on vastuussa minkäkin asian hoitamisesta? Panostus osallistamiseen kannattaa Osallistamisprosessin suunnitteluun, tiedonkeruuseen ja tulosten kokoamiseen tarvitaan aikaa. Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän aikaa prosessiin kannattaa varata. Joskus kuitenkin saatetaan törmätä siihen, että aikaa tai motivaatiota osallistumiseen ei löydy. Prosessin aikana saattaa myös tulla vastaan odottamattomia kompastuskiviä. Esimerkiksi ennen kuin vapaaehtoisille voidaan laatia ohjeita, henki- 14

16 lökunnan ohjeiden täytyy olla ajan tasalla. Jos näin ei ole, joudutaan ottamaan askel taaksepäin ja hoitamaan ensin perusasiat. Kaiken kaikkiaan ajan ja resurssien panostaminen osallistamiseen kannattaa, koska sen avulla saa koko organisaation mukaan kehittämiseen. Kun organisaation kaikkien tasojen ajatukset saadaan käyttöön, vapaaehtoistoiminta tukee ja täydentää parhaiten organisaation toimintaa. Lue lisää kohdasta Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt Jotta vapaaehtoistoiminta olisi mahdollisimman selkeää, ja jotta sekä vapaaehtoiset että työntekijät tietäisivät, minkälaiset periaatteet toimintaa ohjaavat, on hyvä kirjata ylös toiminnan pelisäännöt. Pelisäännöt toimivat hyvin myös vapaaehtoisen sopimuksen perustana. Tavoitteena on tuottaa lyhyt kooste niistä keskeisistä vapaaehtoistoimintaa koskevista periaatteista, joihin yhteisön jokainen vapaaehtoinen samoin kuin koko yhteisökin sitoutuu. Selkeä yhteinen perusta antaa samat lähtökohdat vapaaehtoisuuteen tehtävästä riippumatta sekä auttaa ehkäisemään ja ratkaisemaan ristiriitoja. Pelisääntöjen ei kannata olla liian pitkät; niiden on hyvä mahtua vaikkapa yhdelle A4:lle. Heti alkuun kannattaa miettiä, ketkä kaikki organisaatiossa osallistuvat pelisääntöjen laatimiseen. Koordinaattori voi organisoida osallistumisen ja koota tiedon. Lisäksi jonkun täytyy toimittaa teksti, jotta pelisäännöistä tulee sujuvat ja helposti ymmärrettävät. Pelisääntöjen sisältö Voit aloittaa pelisääntöjen hahmottelun esimerkiksi tutkimalla, minkälaisia asioita muut vapaaehtoistoimijat ovat kirjanneet vapaaehtoisen sopimukseen tai vapaaehtoistyön periaatteisiin. Pelisääntöihin on hyvä sisällyttää esimerkiksi tällaisia asioita: vapaaehtoistyön palkattomuus vakuutukset luottamuksellisuus miten pulmatilanteet ratkaistaan yhteisön yleiset periaatteet ja arvot toimintaohjeet (esim. ympäristö- ja turvallisuusohjeet). Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että pelisäännöt ovat totuudenmukaiset. Yritä myös välttää liikaa yksityiskohtaisuutta, ettei pelisääntöjä tarvitse heti päivittää. Jalkautus Kun pelisäännöt on saatu valmiiksi, niitä on hyvä käydä läpi myös henkilöstön kanssa. Erityisen tärkeää tämä on, jos henkilöstö kohtaa työssään vapaaehtoisia. Tämä voi tapahtua esimerkiksi talossa säännöllisesti pidettävissä kokouksissa. 15

17 Jotta pelisäännöistä olisi hyötyä, ne kannattaa käydä huolella läpi jokaisen uuden vapaaehtoisen kanssa ja palata niihin tarvittaessa uudestaan mahdollisten ristiriitatilanteiden yhteydessä. Hyvä käytäntö voi olla liittää pelisäännöt osaksi vapaaehtoisen sopimusta. Silloin jokainen vapaaehtoinen sitoutuu pelisääntöihin sopimuksen allekirjoittaessaan. Pelisäännöt voivat olla myös julkisesti esillä esimerkiksi yhteisön verkkosivuilla, vapaaehtoistoiminnan oppaassa ja muutenkin toimintaa esiteltäessä. Silloin ne antavat potentiaalisille vapaaehtoisille selkeän kuvan toiminnan periaatteista. Vapaaehtoisen sopimuksesta lisää kohdassa 2.2. Vapaaehtoisen sopimus Käytännöt kuntoon vapaaehtoistoimintaa varten Kun arjen käytännöt suunnitellaan huolellisesti, toiminnasta tulee mutkatonta ja lainmukaista. Hyvä suunnittelu auttaa myös varaamaan eri asioihin riittävästi resursseja. Kun prosessit mietitään huolella, on helpompi välttää vapaaehtoisten ja työntekijöiden väliset ristiriidat, ongelmat toiminnan ohjaamisessa sekä tehottomuus. Jos vapaaehtoistoiminta organisoidaan tehottomasti, se voi jopa aiheuttaa enemmän kustannuksia kuin hyötyä. 16

18 Hallinto- ja henkilöstökäytäntöjen arviointi vapaaehtoistoiminnan näkökulmasta Jos olet käynnistämässä vapaaehtoistoimintaa työntekijäorganisaatiossa, ensin on hyvä käydä läpi työntekijöihin liittyvät käytännöt. Millaisia ovat esimerkiksi toimenkuvat, työprosessit, henkilöstörekisteri, työajanseuranta, perehdytys, esimiesvastuut, työturvallisuus ja hyvinvointi? Kun olet selvillä siitä, miten asiat menevät työntekijöiden kohdalla, on helpompi miettiä, miten prosessi menee, kun kyseessä on vapaaehtoinen. Voidaanko vapaaehtoisten rekisteriä esimerkiksi pyörittää henkilöstörekisterin yhteydessä, vai onko vapaaehtoisilla oma rekisteri? Millaisia vapaaehtoisille sopivia tehtäviä prosesseihin sisältyy? Mieti myös, koskevatko vapaaehtoisia samat työturvallisuusohjeet ja -välineet kuin henkilöstöä, vai tarvitsevatko vapaaehtoiset omansa. Kannattaa varmistaa, mitkä lait koskevat vapaaehtoisia, ja suunnitella, miten vapaaehtoistoimintaa johdetaan. Ks. myös kohta Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen. Pohjatyö Ensin on hyvä sopia, kenen tai keiden tehtävä on miettiä asiaa. Nämä henkilöt voivat koota listan niistä järjestelmistä ja käytännöistä, jotka ovat olennaisia vapaaehtoistoiminnan järjestämisen kannalta. Kun olette listanneet olemassa olevat käytännöt, voitte esimerkiksi haastatella eri toimintojen vastuuhenkilöitä yksittäin tai pienissä ryhmissä. Kyselkää, millaisia nykykäytännöt ovat, sekä miten vapaaehtoistoimintaa voisi vastuuhenkilöiden mielestä järjestää ja hallinnoida. Yhdessä kannattaa miettiä myös, mitä mahdollisia haasteita tai riskejä tulisi ottaa huomioon. Keskustelussa esiin tulevat näkemykset, toimenpide-ehdotukset ja riskit on hyvä koota yhteenvedoksi. Selvitystyöhön kannattaa varata tarpeeksi aikaa sekä selvitystyötä tekeviltä että asianosaisilta vastuuhenkilöiltä. 17

19 Muuta käytäntöjä tarvittaessa Yhteenveto kannattaa viedä edelleen esimerkiksi johdon sekä hallinto- ja henkilöstöasioista vastaavien henkilöiden käsiteltäviksi. Johdon työaikaa on hyvä varata riittävästi tähän kehittämistyöhön. Kannattaa sopia, miten järjestelmiä voidaan tarvittaessa uudistaa ja ohjeita muuttaa tai täydentää. Isommat muutokset vaativat työaikaa ja muita resursseja, etenkin jos nykyisiä järjestelmiä täytyy muuttaa. Jos mahdollista, muutokset kannattaa toteuttaa samalla kun järjestelmiä tai käytäntöjä ollaan muutenkin uudistamassa. Joka tapauksessa resursseja kannattaa varata ainakin itse vapaaehtoistoiminnan järjestelmien ja käytäntöjen rakentamiseen. Ota käytäntöjen suunnittelussa huomioon myös niiden ylläpito jatkossa, sekä kenen työhön mikäkin asia kuuluu Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen Kun talon nykykäytännöt on saatu kartoitettua, on helpompi suunnitella vapaaehtoistoiminnan arkea. Kun vapaaehtoisen polku on mahdollisimman yksinkertainen ja hyvin mietitty prosessi ensikontaktista arkeen vapaaehtoisena, vapaaehtoisia ei katoa matkan varrelle ainakaan sen vuoksi, että käytännöt eivät toimi kunnolla. Kannattaa miettiä esimerkiksi, kehen vapaaehtoinen ottaa ensimmäiseksi yhteyttä, missä vaiheessa hänen kanssaan keskustellaan toiveista ja mahdollisuuksista sekä missä vaiheessa allekirjoitetaan vapaaehtoisen sopimus. Reitin varrelle sijoittuvat peruspalikat on hyvä miettiä sellaiseen muotoon, että niistä pystytään viestimään organisaation sisällä mahdollisimman selkeästi. Tämä auttaa myös havaitsemaan mahdollisia ongelmakohtia. 18

20 Ks. myös Vastuuhenkilöiden ohjeet. Ks Alaikäinen vapaaehtoisena ja 8.3. Työttömät vapaaehtoisina. Kun vapaaehtoisen polku, vapaaehtoistoiminnan tavoitteet sekä pelisäännöt ovat selvillä, voitte listata asioita, joita vapaaehtoinen tarvitsee hoitaakseen vapaaehtoistyön hyvin yhteisön näkökulmasta. Entä kuka mistäkin vastaa? Lisäksi kaikista tarvitaan jonkinlaiset ohjeet. Jos esimerkiksi useampi ihminen haastattelee vapaaehtoisia, kannattaa kirjoittaa ohjeet siitä, mitä haastattelussa täytyy muistaa kysyä vapaaehtoiselta ja kertoa hänelle. Uudet toimintatavat vaativat totuttelua ja jalkautusta. Käytäntöjen hiomiseen ja sisäiseen tiedottamiseen kannattaa ainakin suuressa yhteisössä varata riittävästi aikaa. Seuraavassa on listattu niitä käytännön asioita, joita yhteisössä esimerkiksi voi olla hyvä miettiä. REKRYTOINTI, HAASTATTELUT JA SOPIMUS Kuka rekrytoi ja haastattelee? Miten saadaan vapaaehtoisen osaaminen ja tehtävät kohtaamaan? Kuka tekee vapaaehtoisen kanssa sopimuksen? Miten tämä tapahtuu käytännössä? Kuka voi tehdä vapaaehtoistyötä organisaatiossa? Tarvitseeko vapaaehtoisena toimiva esimerkiksi tietyn tasoista kielitaitoa? Ohjataanko osa kiinnostuneista tarvittaessa jonnekin muualle? Voivatko alaikäiset tehdä meidän yhteisössämme vapaaehtoistyötä? Entä työttömät? Ota huomioon, mitä laissa tästä säädetään. Ks. myös Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin ja 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu. REKISTERI Pyydetäänkö vapaaehtoiselta suostumus tietojen käsittelyyn, ja missä vaiheessa? Miten vapaaehtoisten tietoja säilytetään? Kuka rekisteristä vastaa? Kuka huolehtii tietojen päivittämisestä? Lue lisää kohdasta 2.5. Vapaaehtoisrekisteri. VAPAAEHTOISTYÖSSÄ KÄYTETTÄVÄT VAATTEET JA VÄLINEET Tarvitseeko vapaaehtoinen erillisiä vaatteita tai välineitä vapaaehtoistyötä varten, ja mitä niistä tarvitaan missäkin tehtävässä? Kuka hankkii ne ja luovuttaa ne vapaaehtoiselle? Miten järjestetään vaatteiden säilytys ja pesu? Tarvitsevatko vapaaehtoiset esimerkiksi nimilappuja? Ks. myös 6.1. Vinkkejä vapaaehtoistyön tilastointiin miten ja miksi? VAPAAEHTOISTYÖN TEKOAJAT, NIISTÄ SOPIMINEN JA SEURANTA Millaisiin aikoihin vapaaehtoinen voi tehdä mitäkin tehtävää? Kenen kanssa tai miten vapaaehtoinen voi sopia, milloin tulee? Kenelle ja miten hän voi ilmoittaa, jos ei pääsekään tulemaan? Seurataanko vapaaehtoisten tekemän työn määrää jotenkin? Jos, niin miten? 19

21 Ks. myös 2.3. Vapaaehtoisen perehdytys. PEREHDYTYS Kuka perehdyttää vapaaehtoisen taloon ja esimerkiksi turvallisuusasioihin? Kuka perehdyttää hänet tehtävään? MATKAKORVAUKSET Maksetaanko vapaaehtoisille matkakorvauksia? Jos maksetaan, miten tämä tapahtuu? Kuka hoitaa maksuprosessin ja kirjanpidon? Ks. myös 8.2. Vapaaehtoisen kulukorvaukset. Ks. myös 8.2. Vapaaehtoisen kulukorvaukset. Ks Vapaaehtoisen kulukorvaukset. RUOKAILU JA KAHVIT Tarjotaanko vapaaehtoisille ruokaa, vai ostavatko he ruokansa itse? Jos heille tarjotaan ruoka, miten tämä tehdään? Kuka hoitaa miltäkin osin kulut ja seurannan? Saavatko vapaaehtoiset kahvia? MUISTAMINEN JA KIITTÄMINEN Muistetaanko vapaaehtoisia jotenkin erityisesti normaalin arkisen kiittämisen lisäksi? Jos muistetaan, miten tämä tapahtuu, ja kuka asian hoitaa? Ota huomioon, että erilaiset rahanarvoiset lahjat ja kiitokset voivat olla verottajan mielestä verotettavia etuja. Ks. myös 2.1. Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen. HENKILÖKUNNAN EDUT JA VAPAAEHTOISET Koskevatko henkilökunnan edut (esim. alennukset) vapaaehtoisia? Jos koskevat, miten asia toteutetaan käytännössä, ja kuka siitä vastaa? KOULUTUS JA MUUT TILAISUUDET Mitkä henkilökunnan tilaisuudet ja koulutukset koskevat myös vapaaehtoisia? Kutsutaanko vapaaehtoiset esimerkiksi henkilökunnan pikkujouluihin? Kuka heidät kutsuu ja miten? Järjestetäänkö vapaaehtoisille omia tilaisuuksia? Jos järjestetään, minkälaisia, ja kuka ne järjestää? Ks. myös kohdat 4.2. Vapaaehtoisten tapaamiset ja 4.3. Vapaaehtoisten ympäristökoulutukset. Ks. myös kohdat 4.4. Vapaaehtoisen tukeminen ja 4.7. Ongelmatilanteet. VAKUUTUKSET Millaisia vakuutuksia tarvitaan? Mitä vakuutuksia otetaan ja mistä? Kuka hoitaa asian? Kuka tekee vahinkoilmoitukset? Vakuutuksista ks. tarkemmin kohta Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset. KYSYMYKSET, TUKI JA MAHDOLLISET ONGELMATILANTEET Kuka vastaa vapaaehtoisten ja henkilökunnan kysymyksiin? Miten kysymyksiä ja ristiriitoja käsitellään yhteisön sisällä? Keneltä vapaaehtoiset saavat tukea ja ohjausta? 20

22 Millä resursseilla käytäntöjä pyöritetään? Kaikki käytännön asioiden järjestäminen vaatii vähintään jonkun aikaa. Usein se vaatii myös rahaa, kuten esimerkiksi ruokailu, matkakulujen korvaaminen tai vapaaehtoistyössä käytettävät vaatteet. Toiminta vaatii myös konkreettista fyysistä tilaa. On siis hyvä miettiä, missä tilassa vapaaehtoiset toimivat, sekä tarvitaanko vapaaehtoisille esimerkiksi pukukaapit tai jokin muu paikka, jossa he voivat säilyttää vaatteitaan tai muita henkilökohtaisia tavaroitaan. Esimerkki käytännön rakentamisesta: vapaaehtoisten ruokailu Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa yksi sovittavista käytännöistä oli vapaaehtoisten ruokailu. Mietimme aluksi erilaisia tapoja tarjota vapaaehtoisille ruokaa. Ruoan valmistaminen paikan päällä tuntui kuitenkin Kierrätyskeskuksen olosuhteissa liian monimutkaiselta. Siksi päädyimme siihen, että vapaaehtoiselle tarjotaan ruoka ravintolassa. Teimme sopimuksen toimipisteiden lähellä sijaitsevien tiettyjen ravintoloiden kanssa. Vapaaehtoinen saa ruoan ravintolasta ruokalipulla, jonka hänelle antaa sovittu vastuuhenkilö. Prosessiin kuuluvia työvaiheita ovat myös ruokalippujen tulostus, kirjanpito luovutetuista kupongeista, tietojen lähettäminen taloushallintoon, laskujen hoitaminen ja tarkistaminen sekä tilastointi. Oma työnsä on myös sopimusten tekemisessä ravintoloiden kanssa. Kaikki tämä vaatii henkilöstöresursseja, uusien käytäntöjen opettelua ja vastuuhenkilöiden nimeämistä. Prosessit yhteensopiviksi Jos organisaatiossa on myös palkattuja työntekijöitä, vapaaehtoistoiminnan käytännöt on hyvä mahdollisuuksien mukaan suunnitella sellaisiksi, että ne sopivat yhteen olemassa olevien käytäntöjen ja järjestelmien kanssa ja hoituvat niiden rinnalla. Voit esimerkiksi miettiä, kannattaisiko vapaaehtoisten työasut hankkia samojen prosessien kautta ja samoin periaattein kuin muutkin työasut, tai voisiko sekä työntekijöille että vapaaehtoisille mahdollisesti käyttää samaa intranettiä ja rekisteriohjelmaa. Näin päästään vähimmällä työllä ja kustannuksilla, ja käytäntöjen luominen ja ylläpito onnistuu helpoiten. Toki aina tämä ei ole mahdollista, ja joissakin asioissa voi olla kätevämpää luoda vapaaehtoisia varten oma järjestelmä. 21

23 Vastuuhenkilöiden ohjeet Pienissä organisaatioissa yksi ihminen saattaa vastata kaikesta vapaaehtoistoiminnasta. Jos organisaatio on suuri, arjessa vapaaehtoisten kanssa toimivat usein monet eri ihmiset. Tällöin organisaatiossa on hyvä olla ohjeet vapaaehtoistoiminnan käytännöistä. Kannattaa miettiä, mikä on olennaista tietoa, ja mitä lomakkeita toiminnan vastuuhenkilöt tarvitsevat käyttöönsä. Nämä on hyvä koota niin suurelta osin kuin mahdollista yhteen paikkaan. Näin tieto löytyy helposti, ja sitä on myös helppo päivittää, kun ohjeet muuttuvat. Käytäntöjen luomisesta ohjeiden mietintään Jos toimintaa ollaan käynnistämässä, käytännöt täytyy ensin luoda, ennen kuin niistä voi laatia ohjeita. Kohdassa Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen on listattu käytännön asioita, joita esimerkiksi voi olla hyvä miettiä. Voit halutessasi käyttää listaa apuna miettiessäsi, mistä kaikesta tarvitaan ohjeita vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöitä varten. On hyvä varautua siihen, että ohjeiden laatiminen on laaja prosessi, joka voi organisaation koosta riippuen viedä paljonkin aikaa. Oman aikansa vaativat taustaselvitykset, suunnittelu, käytännöistä ja ohjeista sopiminen sekä itse ohjeiden kirjoitustyö. Pitkällä ollaan jo siinä vaiheessa, kun saadaan selvitettyä, mistä asioista yhteisiä käytäntöjä ja ohjeita tarvitaan. 22

24 Mappiin vai intranettiin? Kun tiedetään, mitä ohjeistetaan, seuraava askel on miettiä, miten se tehdään. Ovatko käytössä jo valmiiksi sopivat viestintäkanavat ja tavat? Onko perinteinen paperimappi tarpeen, vai saako ohjeet suoraan intranettiin tai vastaavaan sähköiseen järjestelmään? Myös ohjeiden päivittäminen voi alkuun viedä aikaa, kun käytännöt hioutuvat arjessa. Tämä työ onneksi kuitenkin helpottuu pian. Sähköisissä järjestelmissä päivitysten tekeminen on usein helpompaa, etenkin silloin, jos käyttäjät ovat fyysisesti eri paikoissa. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa perinteinen tapa viestiä ohjeista ovat olleet erilaiset ohjetiedostot, joita on tulostettu mappeihin. Siksi myös vapaaehtoiskäytännöt ja niihin liittyvät ohjeet koottiin ensin jokaiseen toimipisteeseen mapiksi. Tämän ohjekokonaisuuden päivitys oli alun tiheän päivitystarpeen takia hyvin työlästä. Päivitykseen helpotusta toi intranet, jonne vapaaehtoisten ohjeet ja lomakkeet siirrettiin. Paperiset mapit poistettiin käytöstä, kun intranetin käyttöön oli totuttu. Lue lisää aiheesta kohdasta Vapaaehtoistoiminta näkyviin intranetissä. Vapaaehtoiset näkyviin myös talon muissa ohjeissa Jos yhteisössä on työntekijöitä ja heitä varten jo valmiina iso kasa erilaisia ohjeita, myös nämä muut ohjeet kannattaa käydä läpi sillä silmällä, tarvitseeko niissä viitata vapaaehtoisiin. Jos heihin viitataan, myös näitä tietoja täytyy muistaa jatkossa päivittää. Saattaa vaatia aikaa, ennen kuin vapaaehtoiset muistetaan ottaa huomioon automaattisesti, aina kun päivitetään mitä tahansa ohjeistusta. Tavoite on, että joka tilanteessa mietittäisiin, koskeeko asia mahdollisesti myös vapaaehtoisia ja millä tavoin. Henkilökunnan perehdytyksestä vapaaehtoistoimintaan lue lisää kohdasta 4.6. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä. Tiedotusta tarvitaan Kun ohjeet on laadittu, tarvitaan usein myös aktiivista panostusta, jotta ne sisäistettäisiin arjessa. Käytännöistä ja niiden muutoksista tarvitaan riittävästi tiedotusta. Voit hoitaa sen erikseen tiedotteilla tai tätä varten järjestetyissä tilaisuuksissa. Tehokasta on myös kiertää kertomassa niistä tapaamisissa, joita talossa muutenkin järjestetään. Joskus sähköpostitiedotuskin saattaa riittää. Myös muistuttelu arjessa kannattaa. 23

25 Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset Vapaaehtoistyötä on monenlaista käsityökerhosta kansainväliseen kriisityöhön ja kaikkea siltä väliltä. Vapaaehtoistoiminnan vakuutuksissa kannattaakin huomioida toiminnan luonne ja yhteisön omat tarpeet. Vakuutussopimuksiin ehtoineen on syytä perehtyä, jotta yllätyksiltä vältyttäisiin. Myös vapaaehtoistoimintaan liittyviä erityistilanteita kannattaa miettiä. Entä jos vapaaehtoinen työskentelee muualla kuin yhteisön toimitiloissa? Koskevatko vakuutuksemme myös vasta Suomeen muuttaneita? Mitä jos vapaaehtoinen käyttää vapaaehtoistyössä omaa autoaan? 1. Vapaaehtoinen tapaturmavakuutus / talkoovakuutus Lain mukaan vapaaehtoistyötä organisoivan tahon on huolehdittava siitä, että vapaaehtoisen turvallisuus tai terveys ei vaarannu vapaaehtoistyössä. Vapaaehtoiset eivät kuitenkaan kuulu työnantajille lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin, toisin kuin palkattu henkilökunta. Moni vapaaehtoistoiminnan järjestäjä haluaa silti vakuuttaa myös vapaaehtoisensa tapaturman varalta. Tapaturman aiheuttamia vahinkoja korvaa ryhmätapaturmavakuutus tai talkoovakuutus. Tarkoituksena on korvata tapaturmasta aiheutuneita taloudellisia menetyksiä. Sopimuksesta riippuen vakuutus korvaa tapaturmasta aiheutuneet sairaanhoitokustannukset kuntoutuksen pysyvän haitan ansionmenetykset perhe-eläkkeen ja hautausavustuksen. Vapaaehtoinen tapaturmavakuutus / talkoovakuutus Vastuuvakuutus Ajoneuvo- ja liikennevakuutukset Oikeusturvavakuutus Omaisuusvakuutus Matkavakuutus Yhdistelmävakuutukset, esim. järjestövakuutus 24

26 Ks. kohta 8.4. Työturvallisuus vapaaehtoistyössä. Jotkut vakuutusyhtiöt tarjoavat toiminnan laadun mukaan räätälöityjä tapaturmavakuutuksia esimerkiksi luottamushenkilöille, vapaapalokuntalaisille tai leiri- ja kerhotoimintaan. Samaten ryhmätapaturmavakuutuksia on eritelty ikäryhmittäin lapsille, nuorille ja aikuisille. Vakuutusta otettaessa kannattaa huomioida vakuutusten ikärajat. Vakuutusyhtiöstä riippuen tapaturmavakuutusten yläikäraja saattaa olla 70 tai 80 vuotta. Useimpien vakuutusyhtiöiden tarjoamat tapaturmavakuutukset korvaavat vahingot niille vapaaehtoisille, joiden vakituinen kotikunta on Suomessa, ja jotka kuuluvat Suomen sairausvakuutuksen piiriin. Usein käytetty kriteeri on, että vapaaehtoisella on suomalainen Kela-kortti. Täten vakuutuksen ulkopuolelle jäävät Suomessa matkustavat, täällä tilapäisesti oleskelevat tai oleskelulupaa hakevat ulkomaalaiset. Tämä koskee esimerkiksi turvapaikanhakijoita sekä monesti ulkomaalaisia opiskelijoita. Kannattaa kysyä vakuutusyhtiöistä, saisitko myös kelakortittomat talkoovakuutuksen piiriin, tai saisiko heille hankittua oman talkoovakuutuksen. Tapaturmavakuutusta haettaessa yhtiö saattaa pyytää vapaaehtoistoimintaa koskevia tietoja, esimerkiksi kuinka usein tapahtumia järjestetään, tai kuinka paljon vapaaehtoisia on toiminnassa mukana. 2. Vastuuvakuutus Vastuuvakuutus korvaa kolmannelle osapuolelle aiheutettuja henkilöja esinevahinkoja, joista toiminnan järjestäjä on vastuussa. Tällä tarkoitetaan siis organisaation toiminnan vuoksi ulkopuoliselle taholle sattuneita vahinkoja. 3. Matkavakuutus Sisältää vaihdellen matkustaja-, matkatavara-, matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutuksen järjestötehtävissä matkustaville. 4. Oikeusturvavakuutus Vahinkovakuutus, jonka tarkoituksena on korvata oikeudenkäynneistä aiheutuvia kuluja. 5. Omaisuusvakuutus Kohteena on organisaation toiminnassaan tarvitsema irtain omaisuus. 6. Ajoneuvo- ja liikennevakuutukset Ajoneuvo- ja liikennevakuutukset korvaavat vapaaehtoistyön yhteydessä sattuneet liikennevahingot. Ajoneuvo- ja liikennevakuutus on aina ajoneuvokohtainen. Jos vapaaehtoinen hoitaa vapaaehtoistehtäviä esimerkiksi omalla autollaan, vahingot korvataan hänen oman autonsa vakuutuksesta. Jos taas toiminnassa ajetaan organisaation autolla, tarvitaan vakuutus tätä autoa varten. 7. Yhdistelmävakuutukset, esim. järjestövakuutus Nimike, jonka alle sisältyy vakuutusyhtiöstä riippuen edellä mainittuja vakuutuksia, kuten esimerkiksi tapaturma- ja vastuuvakuutus. 25

27 2. Kun vapaaehtoinen aloittaa Kun ihminen aloittaa vapaaehtoistyön, hän tarvitsee tietoa toiminnasta ja helposti ymmärrettäviä ohjeita. On avuksi, jos hänelle on tarjota selkeä paketti: mistä toiminnassa on kysymys, ja miten polku vapaaehtoiseksi etenee. Kun perehdytys on riittävä ja aloitus turvallinen, aloittava vapaaehtoinen kokee olonsa tervetulleeksi ja saa vahvistusta motivaatiolleen. Vapaaehtoinen tarvitsee selkeän tiedon siitä, mihin tulla, sekä kuka mistäkin vastaa. On tärkeää, että joku on vapaaehtoista vastassa, osoittaa hänelle arvostusta ja on tukena tarvittaessa. Organisaatiosta ja tehtävistä riippuu, kuinka paljon materiaaleja ja prosesseja tarvitaan, kun vapaaehtoinen aloittaa. Mitä suurempi organisaatio on, ja mitä enemmän siellä on toimipisteitä, toimijoita ja tehtäviä, sitä tärkeämpää on luoda selkeä, yhteinen pohja. Ennen kuin vapaaehtoiset tulevat, onkin hyvä miettiä, tarvitaanko meidän organisaatiossamme vapaaehtoisen sopimus, yhteinen haastattelurunko tai vapaaehtoisen opas. Tässä luvussa kerrotaan, miten saat vapaaehtoistyön aloittamisen sujumaan hyvin. Ks. kohta Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen. 26

28 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu Vapaaehtoisen alkuhaastattelun tavoite on, että vapaaehtoisen odotukset ja tulevat tehtävät kohtaavat mahdollisimman hyvin. Vapaaehtoinen saa realistisen kuvan vapaaehtoistehtävästä sekä yhteisön tavoitteista ja odotuksista. Haastattelija selvittää, miten hyvin vapaaehtoinen soveltuu yhteisön vapaaehtoistyöhön, tunnistaa ihmisen taidot ja mielenkiinnon kohteet ja osaa ohjata hänet sopivaan tehtävään. Näin saadaan yhteisöön sitoutuneita vapaaehtoisia ja onnistutaan välttämään turhia ristiriitoja. Haastatteluprosessi ja vastuut Vapaaehtoisen vastaanottaminen on keskeistä toiminnan onnistumisen kannalta. On tärkeää päättää selkeästi, kuka vastaa yhteydenottoihin, ja kuka haastattelee toiminnasta kiinnostuneita. Avainhenkilöille täytyy myös varata työaikaa toiminnan hoitamiseen. Tärkeää on myös motivaatio ottaa vapaaehtoisia vastaan. Varsinkin suuremmassa organisaatiossa on hyvä, jos prosessin eri osia hoitavien ihmisten roolit ovat mahdollisimman selkeät, niin että jokainen tietää, mitä hänen kuuluu tehdä. Kun suunnittelet, miten haastatteluprosessi käytännössä etenee, voit miettiä esimerkiksi tällaisia asioita: Ottaako vapaaehtoistoiminnasta kiinnostunut ensimmäiseksi yhteyttä samaan ihmiseen, joka hänet haastattelee? Kysytäänkö toiminnasta kiinnostuneelta joitakin perusasioita heti kun hän ensimmäisen kerran ottaa yhteyttä? Onko yhteisössä tarjolla sellaisia tehtäviä, joihin ei tarvita varsinaista haastattelua? Ketkä toimivat haastattelijoina? Haastattelijalla täytyy olla hyvä näkemys itse tehtävästä. Mitkä asiat käydään läpi varsinaisessa haastattelussa? Tallennetaanko joitakin tietoja? Kuka tekee päätöksen siitä, että vapaaehtoinen voi osallistua organisaation vapaaehtoistoimintaan (jos osallistuminen on rajoitettua)? Kuka vie tiedot rekisteriin, jos sellainen on? Tehdäänkö sopimus haastattelun yhteydessä vai myöhemmin? Miten haastattelusta jatketaan eteenpäin? 27

29 Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoistyöstä kiinnostuneet ottavat yhteyttä vapaaehtoistoiminnan koordinaattoriin yleensä joko sähköpostitse tai täyttämällä ilmoittautumislomakkeen verkkosivuilla. Sähköpostin tai lomakkeen avulla saamme ihmisestä jo jonkin verran tietoa. Sen jälkeen koordinaattori soittaa vapaaehtoistyöstä kiinnostuneelle ja keskustelee tämän kanssa siitä, mitä tämä haluaisi tehdä, minkälaisina aikoina ja missä. Keskustelun perusteella koordinaattori ohjaa ihmisen haastatteluun tiettyyn toimipisteeseen. Käytännössä tärkeät perusasiat kerrataan vielä varsinaisessa haastattelussa. Mitä kaikkea haastattelussa pitäisi käsitellä? Haastattelussa on tärkeä käsitellä olennaiset asiat vapaaehtoistyön tekemisen kannalta. Mieti, mitkä ovat sellaisia ominaisuuksia tai taitoja, joita vapaaehtoinen tehtävässä tarvitsee, ja sisällytä haastatteluun näitä asioita kartoittavia kysymyksiä. Ne voivat liittyä esimerkiksi tehtävän hoitamisen edellytyksiin, vapaaehtoisen motivaatioon, käytettävissä olevaan aikaan ja odotuksiin. Apuna voi käyttää lomaketta, jolla vapaaehtoiselta kerätään tietyt tiedot. Ainakin seuraavien asioiden on hyvä selvitä haastattelussa: Mistä tehtävistä vapaaehtoinen on kiinnostunut? Missä paikassa hänen on mahdollista tehdä vapaaehtoistyötä? Millaisina kellonaikoina ja viikonpäivinä sekä kuinka usein hän on halukas tekemään vapaaehtoistyötä? Mitä hän odottaa vapaaehtoistoiminnalta? Onko jotain muita tehtävän suorittamisen kannalta olennaisia asioita, jotka organisaation on hyvä tietää (ja jotka vapaaehtoinen haluaa kertoa)? Mikä on sopiva tapa pitää yhteyttä jatkossa? Lue myös 8.3. Työttömät vapaa ehtoisina. Usein on myös hyödyllistä tietää, mistä vapaaehtoinen on saanut tiedon vapaaehtoistoiminnasta, ja miksi hän haluaisi tulla vapaaehtoiseksi juuri meille. Vapaaehtoisilta ei tule kysyä arkaluontoisia asioita, jotka eivät liity vapaaehtoistoimintaan osallistumiseen. Jos toimintaa järjestävä yhteisö on voittoa tavoitteleva yritys, tai jos organisaatiossa työntekijät ja vapaaehtoiset tekevät samoja tehtäviä, työttömät eivät voi työttömyysturvalain mukaan osallistua sen vapaaehtoistoimintaan. Ongelma on haastattelijalle vinkeä, koska vapaaehtoiselta ei saa kysyä, onko hän työtön; se on yksityisasia. Asia täytyy jättää vapaaehtoisen itse arvioitavaksi. Vapaaehtoiselle voi toki kertoa yleisesti työttömien vapaaehtoistoimintaan liittyvistä rajoituksista. Vapaaehtoiselle on hyvä kertoa, millaista panosta häneltä odotetaan, millaisia ihmisiä hän tulee kohtaamaan vapaaehtoistyössä, sekä millaiset ovat talon arvot ja vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt. Vapaaehtoiselle kannattaa antaa mahdollisimman realistinen kuva toiminnasta, jotta hänen on helpompi arvioida, sopiiko toiminta hänen odotuksiinsa. Jos vapaaehtoisen tietoja on tarkoitus viedä rekisteriin, kerro hänelle, että näin tehdään. 28

30 Haastattelu kannattaa säilyttää epämuodollisena ja rentona tilanteena. Vaikka tietyt asiat on tärkeä selvittää, leppoisa ja keskusteleva ilmapiiri antaa vapaaehtoiselle yhteisöstä vastaanottavaisen kuvan. Haastattelu on sopiva tilanne antaa myös materiaalia vapaaehtoiselle. Mahdollisia materiaaleja ovat esimerkiksi yhteisön esitteet, vapaaehtoisen opas, jos sellainen on tehty, sekä sopimus tutustumista varten, jos sitä ei allekirjoiteta heti. Ks. kohdat 2.4. Vapaaehtoisen opas ja 2.2. Vapaaehtoisen sopimus. Osallistavista työ tavoista kerrotaan lisää kohdassa Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. Ohjeet varmistavat, että olennaiset asiat tulevat kysytyiksi Etenkin jos organisaatiossa moni tekee haastatteluja, on hyvä olla yhteinen ohje tai runko haastattelua varten. Perustele kaikille haastattelijoille, miksi on tärkeää saada vastaukset tiettyihin kysymyksiin, ja miksi tietyt asiat on hyvä käydä läpi. Ota heidät myös mukaan laatimaan tai kommentoimaan ohjeita. Myös henkilöstöhallinnon ammattilaisilta kannattaa kysyä vinkkejä haastattelurungon ja ohjeiden koostamiseen, jos heitä on organisaatiossa. Kerro vapaaehtoiselle, miten edetään Vapaaehtoisen sitoutumisen kannalta on tärkeää, että haastattelussa sovitaan selkeästi, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tuleeko vapaaehtoinen kokeilemaan tehtävää ja milloin? Kenen kanssa hän sopii vapaaehtoistyön tekoajat? Miten hän toimii, jos hänen tulonsa peruuntuu? Jos tuntuu, ettei kyseinen tehtävä ole aivan sopiva vapaaehtoiselle, tämä on hyvä kertoa selkeästi ja miettiä, olisiko jotakin hänelle paremmin sopivaa tehtävää tarjolla. 29

31 Ks. kohta Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen Vapaaehtoisen sopimus Kun vapaaehtoistoiminnan raameista sovitaan vapaaehtoisen sopimuksessa, sekä vapaaehtoisella että toiminnan järjestäjällä on selkeä yhteinen näkemys siitä, mitä vapaaehtoistoiminta on, mihin vapaaehtoinen sitoutuu, ja mitä häneltä voi odottaa. Tärkeää on muistaa painottaa myös sitä, mihin organisaatio sitoutuu. Vapaaehtoinen ei ole ainoa antava osapuoli kyseessä on yhteistyö, ja hyöty on molemminpuolinen. Vaitioloon, vakuutuksiin ja muihin vastuuasioihin liittyvät asiat on tärkeää kirjata ylös ja käsitellä yhdessä. Sekä vapaaehtoiselle että organisaatiolle on hyvä, että sovituista asioista on olemassa allekirjoitettu sopimus. Organisaation keskeiset henkilöt kannattaa osallistaa sopimuksen laatimiseen. Vapaaehtoisen sopimus on eri asia kuin työsopimus. Vapaaehtoisen sopimukseen ei kirjata työaikoja tai muita työsuhteeseen liittyviä velvoitteita. Kyseessä onkin enemmän periaatesopimus, jossa sitoudutaan tiettyihin arvoihin ja toimintatapoihin. 30

32 Esimerkki: Kierrätyskeskuksen vapaaehtoisen sopimus (2014) Vapaaehtoisen nimi: Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy:n vapaaehtoistoiminnassa noudatetaan Kierrätyskeskuksen toimintatapoja ja ohjeita sekä seuraavia pelisääntöjä: Arvot Kaikessa toiminnassamme noudatetaan Kierrätyskeskuksen arvoja. Ne ovat ympäristövastuullisuus, aitous, yhteisöllisyys, järkevyys ja empaattisuus. Vapaaehtoisuus Jokainen on vapaaehtoistoiminnassa mukana omasta tahdostaan, ja palkkiona osallistumisesta on hyvä mieli. Vapaaehtoistyöstä ei makseta palkkaa. Sitoutuminen Luotettavuus on tärkeää myös vapaaehtoistoiminnassa, ja on tärkeä tehdä niin kuin on sovittu. Ilmoita ajoissa mahdollisista muutoksista tai esteistä yhteyshenkilöllesi. Sinulla on aina oikeus lopettaa vapaaehtoistyö, jos haluat. Tehtävät Vapaaehtoisilla on Kierrätyskeskuksessa omat sovitut tehtävänsä, ja eri rooli kuin työntekijöillä. Tehtävänjaolla varmistetaan, että vapaaehtoistoiminta ei korvaa palkkatyötä, vaan tukee Kierrätyskeskuksen tavoitteita. Vastuu toiminnasta on lopulta aina sillä esimiehellä, joka toiminnosta vastaa, ei vapaaehtoisella. Oppiminen Saat perehdytyksen tehtävääsi ja Kierrätyskeskuksen toimintaan. Voit myös osallistua sopiviin koulutuksiin, kuten Ekopassi-koulutuksiin. Todistus Saat tekemästäsi vapaaehtoistyöstä todistuksen. Voit pyytää sitä yhteyshenkilöltäsi. Vakuutus Kun teet Kierrätyskeskukselle vapaaehtoistyötä, sinut on vakuutettu vahinkojen varalta. Pulmatilanteet Mahdolliset ristiriidat ja hankaluudet pyritään ratkaisemaan aina keskustelemalla mahdollisimman pian. Pulmatilanteet asiakkaiden kanssa ratkaisee aina esimies. Tarvittaessa ota yhteyttä yhteyshenkilöösi tai vapaaehtoistoiminnan koordinaattoriin. Tapaamiset Vapaaehtoisilla on vuosittain yhteisiä tapaamisia, joissa kehitetään toimintaa ja virkistytään. Vapaaehtoiset kutsutaan mukaan myös Kierrätyskeskuksen virkistystapahtumiin, kuten muutkin kierkeläiset. Luottamuksellisuus Sitoudut siihen, että et kerro ilman lupaa sivullisille sellaisia salassa pidettäviä tietoja, jotka kuulet vapaaehtoistyön aikana ja jotka koskevat Kierrätyskeskusta, henkilöstöä, yhteistyökumppaneita tai asiakkaita. Annan suostumukseni siihen, että vapaaehtoistoiminnan järjestämisen kannalta olennaiset tietoni viedään vapaaehtoisrekisteriin, jota pääsevät katsomaan ainoastaan Kierrätyskeskuksen henkilöstöhallinnon ja vapaaehtoistyön vastuuhenkilöt. Hyväksyn yllä olevat periaatteet ja haluan tehdä vapaaehtoistöitä Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy:lle. Vapaaehtoistyön ajat sovitaan erikseen. Paikka ja päivämäärä: / /20 Vapaaehtoinen Kierrätyskeskuksen edustaja Allekirjoitus Allekirjoitus Nimi: Nimi: Vapaaehtoisen yhteystiedot (rastita ensisijainen yhteydenottotapa) Puhelinnumero: Sähköposti: Osoite: Yhteyshenkilöt Kierrätyskeskuksessa Yhteyshenkilö 1. Nimi: Puhelinnumero: Sähköposti: Yhteyshenkilö 2. Nimi: Puhelinnumero: Sähköposti: Sovittu aloittamispäivä, tehtävä ja toimipiste: Sovit jatkossa yhteyshenkilösi kanssa niistä ajoista ja päivistä, jolloin sinulle sopii tehdä vapaaehtoistyötä. Vapaaehtoisia voidaan tarvita nopeallakin aikataululla, ja silloin Kierrätyskeskus voi ottaa sinuun yhteyttä. Sinulla on aina oikeus sanoa ei, jos et halua tulla. Vapaaehtoistyö voidaan järjestää niin että olet työmarkkinoiden käytettävissä, eikä Kierrätyskeskus aseta mitään rajoituksia työllistymiselle. Sähköpostiosoitteeni voi lisätä Kierrätyskeskuksen vapaaehtoisten sähköpostilistalle. Kyllä Ei Hyvinvointi Pidä huolta itsestäsi! Me kaikki tarvitsemme vapaa-aikaa, eikä kenenkään tarvitse jaksaa kaikkea. Yhteistyö Pidä huolta myös muista: ole ystävällinen, auta toveria ja asiakkaita mahdollisuuksiesi mukaan. Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoiset ja työntekijät ovat tasa-arvoisia. Moninaisuus Meitä on Kierrätyskeskuksessa monenlaisia: eri ikäisiä ja näköisiä ihmisiä, jotka tulevat eri elämäntilanteista, taustoista, uskonnoista ja kulttuureista. Erilaisuus hyväksytään ja toisia kunnioitetaan. Tekemisen ilo Teet tärkeää työtä ympäristön hyväksi. Nauti siitä yhdessä toisten kanssa. 31

33 SOPIMUKSEN SISÄLTÖ Ks. kohta 2.5. Vapaaehtoisrekisteri. Mitä sopimukseen sitten kannattaa laittaa? Esimerkiksi ainakin seuraavat tiedot: Mitä vapaaehtoinen hyväksyy allekirjoittaessaan sopimuksen: vapaaehtoistyön pelisäännöt. Mistä asioista jokaisen vapaaehtoisen täytyy olla tietoinen? Mihin sekä vapaaehtoisen että yhteisön tulee sitoutua yhdessä, jotta vapaaehtoistoiminta on toimivaa ja laillista? Vapaaehtoisen yhteystiedot. Miten vapaaehtoiseen pidetään yhteyttä. Vapaaehtoisen yhteyshenkilön yhteystiedot. Tehtävä, jossa vapaaehtoinen aloittaa, sekä missä ja milloin. Jos vapaaehtoisista pidetään rekisteriä, vapaaehtoiselta kannattaa pyytää suostumus siihen, että hänen tietonsa lisätään rekisteriin. Voit lisätä tämän kohdaksi sopimukseen sekä mainita, ketkä rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi, ja mihin rekisteriä käytetään. Muut mahdolliset organisaatio- tai tehtäväkohtaisesti tärkeät asiat, joihin vapaaehtoisen pitää sitoutua. Saako vapaaehtoisen lisätä sähköpostilistalle / uutiskirjelistalle tms. Paikka ja aika. Vapaaehtoisen nimi ja allekirjoitus. Organisaation edustajan nimi ja allekirjoitus. Ks. kohta Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt. Kun sopimukseen kirjataan vapaaehtoisen vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, yksikään vapaaehtoinen ei jää ilmaan roikkumaan, vaan jokainen tietää, kehen ottaa yhteyttä, kun tulee tarve. Samasta syystä myös aloitustehtävä ja -päivämäärä voi olla hyvä kirjata sopimukseen: tulee heti sovittua, missä ja miten vapaaehtoistyö aloitetaan, eikä vapaaehtoinen jää vahingossa kaappiin pölyttymään. 32

34 Kieli ja tyyli Sopimus kannattaa kirjoittaa tiiviiseen muotoon sekä välttää turhan pelottavia sanamuotoja. Virallisuudella ei ole tarkoitus häätää kevyttä vapaaehtoistyötä etsiviä, vaan sopimus on myös vapaaehtoisten hyväksi tarkoitettu yhteinen asiakirja. Voit ottaa mukaan esimerkiksi vapaaehtoisen hyvinvointiin ja yhteistyön toimivuuteen liittyviä asioita. On tärkeää, että vieraskieliset ja kaikki muutkin ymmärtävät, mitä allekirjoittavat. Selkokielelle muokattaessa teksti yleensä kuitenkin pitenee. Tiivistyksen ja selkokielisyyden välisen tasapainon eteen voikin joutua tekemään jonkin verran työtä. Tarvittaessa sopimustekstin voi toki käännättää joillekin yleisimmille kielille tutustumista varten. Sopimus kannattaa kuitenkin aina allekirjoittaa myös suomeksi tai ruotsiksi. Joissakin tilanteissa vapaaehtoinen voi tarvita sopimusta esimerkiksi kertoakseen viranomaisille, mistä vapaaehtoistoiminnassa on kysymys. Sanamuodoista kannattaa senkin vuoksi olla tarkka. Käytä tarvittavissa kohdin virallisia termejä ja sano asiat yksiselitteisesti. Voit esimerkiksi laittaa sopimukseen kohdan siitä, että vapaaehtoinen on työmarkkinoiden käytettävissä siltä varalta, että vapaaehtoinen on työtön ja tarvitsee todisteen siitä, ettei vapaaehtoistoiminta estä työnhakua. Milloin sopimus allekirjoitetaan? Sopimus voidaan allekirjoittaa tietyn kokeilujakson jälkeen tai tarvittaessa jo haastattelussa. Esimerkiksi Kierrätyskeskuksessa käytäntönä on, että vapaaehtoistoiminnasta kiinnostunut voi kokeilla tehtävää käytännössä parin kerran ajan, ja sopimus allekirjoitetaan vasta sen jälkeen. Jos vapaaehtoinen tulee yhteisöön tekemään etätehtäviä tai muuta sellaista, missä haastattelu ei ole välttämätön, on tärkeä miettiä, missä prosessin vaiheessa hänen kanssaan tehdään sopimus. Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi vapaaehtoisten matojenkasvattajien kanssa sopimus allekirjoitetaan, kun heille luovutetaan madot. On kuitenkin tilanteita, joissa vapaaehtoista ei välttämättä tavata, jolloin sopimuksen allekirjoittamisen käytäntö täytyy erikseen miettiä Vapaaehtoisen perehdytys Uusi vapaaehtoinen tarvitsee aloittaessaan perustiedot siitä, mitä ja miksi hän tekee. Lisäksi hän tarvitsee tietoa yhteisöstä: siitä, mitä siellä tehdään ja miksi. Tavoite on, että vapaaehtoistyön aloittaminen olisi mutkatonta, ja että vapaaehtoinen saisi tukea motivaatiolleen. Ensin on hyvä yhteisössä keskustella, niin että löytyy yhteinen näkemys niistä perusasioista, jotka jokaisen vapaaehtoisen ainakin pitäisi tietää tai osata. Voitte myös miettiä, onko teillä sellaisia vapaaehtoistehtäviä, joissa täytyy tietää tai osata jotain enemmän. Näitä suunnitelmia ei tarvitse tehdä kerralla valmiiksi, eikä se aina ole mahdollis- 33

35 takaan. Perehdytyssuunnitelmia voi täydentää sitä mukaa kuin uusia tehtäviä tulee. Kannattaa myös suunnitella, missä muodossa sisällöt tuotetaan. Mitä sisältöjä on hyvä olla paperilla, mitä sähköisessä muodossa ja missä välineessä? Entä mitä asioita vapaaehtoisille kerrotaan suoraan? Kannattaa myös sopia, kuka vastaa mistäkin perehdytyksen osasta. Perehdytyksen suunnitteluun, materiaalien ja sisältöjen tuottamiseen ja käytäntöjen jalkautukseen on hyvä varata riittävästi aikaa. Ainakin suuressa organisaatiossa voi kulua useampi kuukausi, ennen kuin prosessi on viety läpi. Lisäksi jokaisen uuden vapaaehtoisen perehdytys vaatii henkilökunnan aikaa. Perehdytyksen sisällöt ja vastuut Kun uusi vapaaehtoinen tulee säännöllisiin tehtäviin, hän tarvitsee perehdytystä eri tasoisissa asioissa. Perehdytyksen voi jakaa esimerkiksi tällaisiin osa-alueisiin: perehdytys organisaatioon perehdytys vapaaehtoistyön periaatteisiin ja käytäntöihin perehdytys tehtävään. Sekä toimipisteeseen että tehtävään perehdytyksessä on tärkeä muistaa käydä läpi myös turvallisuuteen liittyvät asiat. On tärkeä sopia, kuka perehdyttää vapaaehtoisen eri asioihin. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen kaupoissa perehdy- 34

36 tyksestä toimipisteeseen vastaa myymäläpäällikkö tai hänen nimeämänsä henkilö. Tehtävään vapaaehtoisen perehdyttää sovittu yhteyshenkilö. Organisaatiosta vapaaehtoinen taas saa tietoa kaikille uusille työntekijöille ja vapaaehtoisille tarkoitetussa perehdytystilaisuudessa. Varteenotettava vaihtoehto voi myös olla, että kokeneet luottovapaaehtoiset hoitavat osan uusien vapaaehtoisten perehdytyksestä. Tämä voi olla pitkään mukana olleille vapaaehtoisille motivoiva tapa siirtää omaa osaamistaan eteenpäin. Kokonaisvastuun vapaaehtoisten perehdytyksestä kantavat kuitenkin työntekijät, jos heitä organisaatiossa on. Ks Vapaaehtoisen opas Perehdytyksen materiaalit Jos yhteisöllä on verkkosivut, ne ovat usein vapaaehtoisen ensimmäinen tietopaketti, jonka valtaosa uusista vapaaehtoisista lukee jo ennen yhteydenottoa. Voit tuottaa vapaaehtoisen perehdytystä varten myös esimerkiksi vapaaehtoisen oppaan, toimintaa ohjaavat pelisäännöt ja kevyen tietopaketin organisaatiosta vaikkapa visan muodossa. Joskus voi olla hyvä tehdä erillisiä julkaisuja tai sähköisiä materiaaleja myös yksittäisistä vapaaehtoistehtävistä. Materiaalia voi julkaista esimerkiksi verkkosivuilla, intranetissä tai painettuina esitteinä. Sen lisäksi, että vapaaehtoiset tarvitsevat omia perehdytysmateriaaleja, heidät kannattaa ottaa huomioon henkilökunnan perehdytysmateriaaleissa. Lue lisää kohdasta Verkkosivut. Ks Vapaa ehtoistoiminnan pelisäännöt Perehdytystilanteet Säännöllisiin vapaaehtoistehtäviin haluaville tehtävä haastattelu tai alkukeskustelu on samalla myös perehdytystilanne. Sen yhteydessä vapaaehtoisille voi kertoa lyhyesti yhteisöstä, kuvailla vapaaehtoisteh- 35

37 Lue lisää kohdasta 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu. täviä ja keskustella niiden edellytyksistä. Haastattelussa on hyvä myös käydä läpi vapaaehtoisen sopimus ja pelisäännöt, jos käytössä on sellaiset, sekä keskustella toimipisteen yleisistä käytännöistä ja vapaaehtoisen odotuksista vapaaehtoistyön suhteen. Keikkaluonteissa tehtävissä perehdytys onnistuu kätevästi esimerkiksi starttipäiviä järjestämällä. Tällä tavalla vapaaehtoinen saa kaiken tarvittavan perusperehdytyksen yhdessä tilaisuudessa. Samalla vapaaehtoiset pääsevät tutustumaan toisiinsa. Esimerkiksi Kierrätyskeskuksessa matokompostin hoitajat ja askarteluohjaajat perehdytettiin tehtäviinsä yhden illan aikana. Jos talossa on käytäntönä tarjota kaikille taloon tuleville yhteinen perehdytys, voit halutessasi muokata sen sellaiseksi, että se sopii myös vapaaehtoisille. Jos järjestät kaikille yhteisiä perehdytystilaisuuksia, saattaa kuitenkin olla haastavaa löytää aikaa, joka käy kaikille vapaaehtoisille; toisille sopivat paremmin päiväajat, toisille taas ilta-ajat. Vapaaehtoisten omissa tilaisuuksissa voi myös käydä läpi ajankohtaisia asioita yhteisössä ja sen vapaaehtoistoiminnassa. Lisäksi eri tehtävissä toimiville vapaaehtoisille voi olla omia tapaamisia. Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi suomen kielen kerhojen ohjaajat suunnittelivat kauden toimintaa yhdessä toiminnasta vastaavien työntekijöiden kanssa yhteisessä työpajassa. Ks. kohta 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö Vapaaehtoisen opas Vapaaehtoisen on tärkeä pystyä löytämään itseään koskevat tiedot ja ohjeet helposti. Selkeä tietopaketti auttaa myös vapaaehtoista hahmottamaan, mihin hän on lähdössä mukaan. Siksi on hyvä koota perustiedot organisaation vapaaehtoistoiminnasta sekä yhteiset ohjeet ja pelisäännöt vapaaehtoisen oppaaksi. Opas voi olla joko kevyempi toiminnan esittelypaketti toiminnasta kiinnostuneille ja vapaaehtoisina aloittaville tai perusteellisempi kooste tärkeistä käytännön asioista. Milloin opas kannattaa kirjoittaa? Oppaan tekeminen on yksi tapa hahmottaa vapaaehtoistoiminnan järjestelmää paremmin: kun tieto pitää koota yksiin kansiin, selkenevät säännöt itsellekin. Opasta tehdessään voi tietenkin myös muokata toiminnan käytäntöjä. Haasteena on kuitenkin, että opasta on vaikea kirjoittaa, ennen kuin vapaaehtoistoiminnan järjestelmä on kasassa. Kun talossa ollaan vasta käynnistämässä vapaaehtoistoimintaa ja pystyttämässä järjestelmää, kannattaakin siis varautua siihen, että päivitystarpeita varmasti tulee. Oppaan taitto ja viimeistely kannattaneekin jättää siihen, että itse asiat ovat oikeasti selvillä. 36

38 Ks. myös Henkilökunnan osallistaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen. Keiden näkemykset tarvitaan mukaan? Oppaan tekemistä aloittaessasi sinun on hyvä miettiä, keneltä kannattaa pyytää kommentteja tai osallistumista. Kun osallistaa oppaan tekemiseen kaikki tarvittavat henkilöt, mitään tärkeää ei unohdu, eikä oppaaseen tule vääriä tietoja. Oppaan tekemiseen tarvitaan mukaan sekä vastuuhenkilö (vapaaehtoistoiminnan koordinaattori tai tiedottaja) että kommentoijina esimerkiksi eri vapaaehtoistehtävistä vastaavat, henkilöstöasioista vastaavat sekä johtajat. Myös vapaaehtoiset kannattaa ottaa mukaan, jos mahdollista, ja kysyä heidän mielipidettään ja perehdytystarpeitaan. Kohderyhmä Kannattaa miettiä, onko opas suunnattu myös potentiaalisille vapaaehtoisille. Jos on, sinne ei tietenkään voi laittaa kovin tarkkoja sisäisiä ohjeita. Tällöin opas kannattaa säilyttää kevyenä tietopakettina, joka antaa kiinnostuneille kaivattua lisätietoa jo ennen toimintaan sitoutumista. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen Vapaaehtoisen oppaan kohderyhmänä ovat sekä vapaaehtoistyöstä kiinnostuneet että uudet vapaaehtoiset. Siksi opas on kaikkien saatavilla, kevyt ja lyhyehkö. 37

39 Mitä asioita oppaaseen kannattaa laittaa? Parhaimmillaan opas esittelee talon, tehtävät ja peruspelisäännöt ja sisältää samalla ainakin jossain määrin tietoa myös käytännön asioista. Jos opas on tarkoitettu myös uusien vapaaehtoisten houkuttelumateriaaliksi, siinä voi esitellä yleisesti organisaation vapaaehtoistoimintaa toiminnasta kiinnostuneille. Kun mietit, mitä kaikkea oppaaseen kannattaa sisällyttää, ota huomioon, mitä muita viestintä- ja perehdytyskanavia teillä on. Jos talossa on esimerkiksi intranet tai muu sähköinen tai fyysinen paikka, josta ohjeet voi käydä aina tarpeen tullen katsomassa, itse opas voi olla kevyempi julkaisu, jossa kerrotaan suhteellisen yleisluontoisesti harvoin muuttuvat perusohjeet. Esimerkiksi Kierrätyskeskuksen oppaassa esitellään Kierrätyskeskuksen toimintaa kokonaisuudessaan. Eri vapaaehtoistehtäviä esitellään vain hyvin yleisellä tasolla, jotta tekstejä ei tarvitsisi päivittää usein. Lisäksi oppaassa kuvataan vapaaehtoisen polku Kierrätyskeskukseen. Käytännön ohjeita on vain vähän, ja yksityiskohtaisemmat asiat löytyvät toimipisteiden infokansiosta sekä intrasta aiheen mukaan. Käytännössä haastavimmaksi osoittautui kuvata asiat niin, että tieto olisi suhteellisen pysyvää. Kokemuksemme mukaan kannattaa siis harkita sitä, että pitää oppaan todella tiiviinä ja juoksevat ohjeet sähköisinä! Kierrätyskeskuksen Vapaaehtoisen opas ja Miten teen vapaaehtoisen oppaan -julkaisu löytyvät Kierrätyskeskuksen verkkosivuilta: julkaisut. Ks. myös kohta Vapaaehtoistoiminta näkyviin intranetissä. Vapaaehtoisen opas Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Muoto ja ulkoasu Opas voi olla painettu vihkonen. Myös tulostettava sähköinen opas toimii tätä nykyä aika hyvin. Jos taitto pitää hankkia ulkopuolelta, siihen tarvitaan resursseja. Myös teksti verkkosivuilla tai intrassa voi toimia. Ajatus on tärkein: tieto löytyy sujuvasti. Ulkoasun keveyteen ja houkuttelevuuteen kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota, vaikka opasta ei suoranaisesti taitettaisikaan. Vapaaehtoistoiminnassa virkamiesmäisyys ja raskaat tekstit menevät helposti täysin ohi harva tekee vapaaehtoistyötä lukeakseen tylsiä ohjenivaskoja. Oppaan teksti ja tyyli Myös tekstiä kirjoitettaessa kannattaa miettiä, miten saada siitä houkutteleva ja riittävän kevyt, mutta samalla myös informatiivinen. Tämä onkin yksi suurimmista haasteista oppaan laatimisessa. Usein käytännön ohjeistukset ja selitykset eivät ole järin mielenkiintoisia, joten keventämisen eteen joutuu tekemään hieman töitä. Tätä helpottaa eri- 38

40 laisten keventävien elementtien keksiminen. Ne tasapainottavat painavampaa tekstiä. Esimerkiksi vapaaehtoisen askeleet voi esittää myös kuvallisessa muodossa. Tärkeitä asioita ei kuitenkaan kannata jättää pois keveyden takia! Jos vapaaehtoisina on monenlaisia ihmisiä monenlaisista eri taustoista, kielen ja tyylin suhteen saa tasapainotella jonkin verran. Selkokielisyys ja yleistyyli ovat siis valttia, mutta tylsyyttä välttääkseen kannattaa toisaalta säilyttää myös organisaation henkeä kielenkäytössä. Lisää tietoa on kohdassa 8.6. Henkilötietolaki Vapaaehtoisrekisteri Kun järjestetään säännöllistä vapaaehtoistoimintaa, tarvittavat tiedot vapaaehtoisista on hyvä kerätä vapaaehtoisrekisteriin. Toiminnan arkea helpottaa, kun tiedot on koottu samaan paikkaan. Vapaaehtoisten tietosuojasta on tärkeää huolehtia hyvin. Henkilörekisterin pitoa ja tietojen säilyttämistä säätelee henkilötietolaki ( /523). Rekisteriksi katsotaan lähes kaikki kootut tiedot, joissa henkilön nimeen on yhdistettävissä jotakin muuta informaatiota. Henkilötietolaissa on säädetty, että vain sellaisia tietoja saa käsitellä, jotka ovat tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Rekisteriin ei saa kerätä arkaluontoisia asioita muuten kuin tietyin ehdoin, esimerkiksi henkilön suostumuksella. Vapaaehtoiselta voidaan pyytää suostumusta esimerkiksi vapaaehtoisen sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Rekisteriä on myös päivitettävä, sillä laki kieltää käsittelemästä virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja. Tietyissä tapauksissa rekisterin ylläpitäjien on lähetettävä ilmoitus rekisteristä tietosuojavaltuutetulle. Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse lähettää, jos tiedot on esimerkiksi kerätty henkilön omalla suostumuksella. Rekisteriseloste on kuitenkin tehtävä kaikista henkilörekistereistä, ja rekisteriselosteen pitää olla pyydettäessä kaikkien saatavilla. Myös muilla laeilla on merkitystä rekisterin pidossa. Lisätietoja löydät muun muassa tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osoitteesta (Tietoa rekisterinpitäjälle). 39

41 Mitä tietoja rekisteriin kannattaa viedä? Kun perustat rekisterin, aluksi on hyvä miettiä, mitkä asiat siihen kannattaa ja lain mukaan saa koota. Mikä on vapaaehtoistoiminnan järjestämisen kannalta tarpeellista tietoa? Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa rekisteriin tallennetaan: nimi puhelinnumero sähköposti osoite millä paikkakunnilla vapaaehtoinen on valmis tekemään vapaaehtoistyötä mitä tehtäväksi on sovittu mistä muista tehtävistä henkilö on kiinnostunut mihin aikoihin ja kuinka usein ihminen on halukas toimimaan vapaaehtoisena mahdolliset muut huomioon otettavat asiat (esimerkiksi vapaehtoisen ilmoitus, ettei hän halua tehdä fyysisesti raskaita tehtäviä). Ks. kohta 8.6. Henkilötietolaki. Ota huomioon lain määräykset siitä, millaista tietoa rekisteriin ei saa kerätä. 40

42 Rekisterin muoto Kannattaa myös miettiä, missä muodossa rekisteriä pidetään, ja missä sitä säilytetään. Rekisteriä voidaan pitää osana muuta henkilötietojen hallintaohjelmaa. Onko kenties olemassa valmista järjestelmää, jonka osaksi vapaaehtoisrekisteri sopii, vai tarvitaanko uusi järjestelmä? Jos rekisteriä varten täytyy varta vasten hankkia ohjelma tai sovellutus, siihen tarvitaan rahaa. Teknisesti yksinkertaisellakin välineellä kuitenkin usein pärjää oikein hyvin. Rekisteri voi yksinkertaisimmillaan olla esim. excel-tiedosto, jota säilytetään suojatussa paikassa, ja johon tarvittavilla henkilöillä on pääsy. Rekisterin ylläpito Esimerkiksi pari kertaa vuodessa kannattaa poistaa rekisteristä niiden ihmisten tiedot, jotka ovat lopettaneet vapaaehtoistyön. Kierrätyskeskuksessa pidetään varsinaisen vapaaehtoisrekisterin lisäksi erillistä rekisteriä yhteyttä ottaneista, jotka ovat kiinnostuneita vapaaehtoistyöstä, mutta jotka eivät vielä ole aloittaneet vapaaehtoisina. Erilliseen rekisteriin päädyttiin, koska näillä kahdella rekisterillä on eri käyttötarkoitus. Käytännössä ne ovat saman excel-tiedoston välilehtiä, jolloin tietojen siirtäminen välilehdeltä toiselle on helppoa. Tietoja säilytetään määräaika, ja jos vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneet eivät aloita vapaaehtoisina tänä aikana, heidän tietonsa poistetaan. Säilytettävät tiedot on saatu vapaaehtoisilta joko ilmoittautumislomakkeen kautta tai jollakin muulla tavalla kysymällä. Jos henkilö aloittaa vapaaehtoisena, hänen tietonsa siirretään päivitettyinä vapaaehtoisrekisteriin. Molemmista rekistereistä tehtiin Kierrätyskeskuksessa erillinen rekisteriseloste. Rekisterin ylläpito ja päivitys vievät oman aikansa. Kannattaa varata aikaa vastuista sopimiseen, rekisterin luomiseen, tarvittavien tietojen keräämiseen rekisteriin, tiedonkulkuun niiden ihmisten välillä, joita asia koskee, sekä päivitykseen. Tietojen kerääminen on usein työläintä. Itse rekisterin luominen tai ylläpito ei yleensä ole kovin aikaavievää. Toki tämä riippuu muun muassa vapaaehtoisten vaihtuvuudesta sekä tiedonkulusta. Yleensä vapaaehtoiset tietysti ilmoittavat muutoksista luontevimmin tutulle yhteyshenkilölle. Jos rekisterin ylläpitäjä saa muuttuneet yhteystiedot suoraan vapaaehtoisilta, ylläpito vie luonnollisesti vähemmän aikaa kuin jos hänen täytyy kerätä ne monelta eri ihmiseltä. 41

43 3. Erilaisia toimintamuotoja, uusia vapaaehtoistehtäviä Lue lisää kohdasta 3.7. Helping Hands & Minds: yritysten vapaa ehtoistyö. Lue lisää kohdasta 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö Valitse sopivat tavat järjestää toimintaa Kun kehität vapaaehtoistoimintaa, on mahdollista keskittyä olemassa olevien toimintamuotojen kehittämiseen tai sitten kokeilla aivan uusia. Jos tavoitteena on ideoida jotain ihan uutta, kannattaa lähteä liikkeelle rohkeasti ja ennakkoluulottomasti eikä antaa vanhojen mallien rajoittaa mielikuvitusta. Voisiko vapaaehtoistoimintaa esimerkiksi tarjota yrityksille? Tai voisiko sitä järjestää kurssimuotoisena? Haluatko mukaan toimintaan entistä enemmän maahanmuuttajia? Entä jonkin alan asiantuntijoita? Voit miettiä myös, onko vapaaehtoistyötä mahdollista vaikkapa tehdä etänä. Kun Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa lähdettiin kehit tämään vapaaehtoistyötä, haluttiin kokeilla myös uusia vapaaehtoistyön muotoja. Näitä lähdettiin testaamaan erilaisten kokeilujen avulla. Uusien toimintamuotojen luomiseen ja hiomiseen meni kokemuksemme mukaan aluksi enemmän aikaa. Esimerkiksi yritysten vapaaehtoistoiminnan käynnistäminen vaati paljon yhteydenottoja eri yrityksiin ja käytäntöjen läpikäymistä uudesta näkökulmasta. Muun muassa vapaaehtoisen sopimus räätälöitiin yrityksille sopivaksi. Monet uudet tavat järjestää toimintaa osoittautuivat kuitenkin toimiviksi, ja näin pystyttiin saamaan mukaan enemmän ihmisiä. Erilaiset toimintamuodot toivat Kierrätyskeskukselle myös lisää näkyvyyttä, ja saimme samalla uusia yhteistyökumppaneita. Esimerkiksi kurssimuotoinen vapaaehtoistoiminta osoittautui hyväksi tavaksi rekrytoida vapaaehtoisia. Myös media kiinnostui järjestetyistä koulutuksista. 42

44 3.2. Ideoi rohkeasti uusia vapaaehtoistehtäviä Kun on päätetty, millaista toiminta on muodoltaan, seuraava askel on miettiä, minkälaisia konkreettiset vapaaehtoistehtävät voisivat olla. Usein järjestys voi toki olla myös päinvastainen: ensin on selvillä tehtävä, johon vapaaehtoisia toivotaan, ja sitten halutaan kehittää sitä eteenpäin esimerkiksi yritysvapaaehtoisille sopivaksi tai kurssimuotoiseksi toiminnaksi. Kun uusia tehtäviä ryhdytään ideoimaan, on hyvä pitää mieli avoinna ja panostaa siihen, että ideointi tapahtuu luovassa ilmapiirissä. Ehdotuksia voi kerätä esimerkiksi erilaisilla osallistavilla menetelmillä henkilökunnalta. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa haastateltiin aluksi avainhenkilöitä, ja sen jälkeen järjestettiin henkilöstölle työpajoja, joissa hyödynnettiin erilaisia menetelmiä. Alussa kannattaa kerätä talteen kaikenlaisia ideoita ja ehdotuksia. Myöhemmin voi sitten miettiä kunkin vaihtoehdon toteutettavuutta sekä sitä, miten toiminta sopii organisaation linjaan ja muihin rakenteisiin. Lue lisää kohdasta 6.3. Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin. 43

45 Näkyvyyttä kiinnostavilla tehtävillä Voi olla hyvä idea pitää suunnittelussa mukana myös rekrytoinnin ja medianäkyvyyden näkökulma jo siinä vaiheessa, kun tehtäviä kehitetään. Mikä olisi sellainen hauska tehtävä, jolla olisi helppo saada huomiota ja julkisuutta? Minkälaisiin tehtäviin olisi helppo löytää motivoituneita vapaaehtoisia? Varsinkin jos toimintaa ollaan vasta tekemässä tunnetuksi, on hyvä pitää tarjolla myös sellaisia tehtäviä, joilla todennäköisesti saa ihmiset helposti kiinnostumaan organisaation vapaaehtoistoiminnasta, vaikka ne eivät kenties itse toiminnan kannalta olisikaan kaikkein keskeisimpiä. Ks. myös kohdat Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin ja 5.1. Ulkoinen viestintä. Kokeile ja hio Vasta käytännön kokeiluilla usein nähdään, mikä toimii ja mikä ei. Joskus vapaaehtoisten mielestä innostava ja helposti medianäkyvyyttä saava tehtävä voikin osoittautua toimintaa pyörittävälle organisaatiolle pitemmän päälle liian työlääksi järjestää. Jos uudet kokeilut ovat kovin irrallisia muusta toiminnasta, ne saattavat jäädä kokeiluvaiheen ja alkuinnostuksen jälkeen pois toiminnasta. Tarpeellinen ja helposti järjestettävä tehtävä taas ei aina välttämättä motivoi vapaaehtoisia. Sopivien vapaaehtoistehtävien etsimisessä ja työstämisessä voi olla paljon työtä. Jonkin tehtävän lyhytaikainenkaan kokeilu ei kuitenkaan mene hukkaan, jos sillä onnistutaan saamaan näkyvyyttä ja innostamaan uusia ihmisiä mukaan! Ks. myös Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten Tehtävänjako työntekijäyhteisössä Jos järjestät vapaaehtoistoimintaa organisaatiossa, jossa on myös palkattua työvoimaa, on tärkeää huolehtia siitä, että vapaaehtoisilla on selkeät, omat tehtävät. Jos vapaaehtoisten ja työntekijöiden tehtävänjako on epäselvä, tämä voi aiheuttaa yhteisössä eripuraa työntekijöiden ja vapaaehtoisten välillä. Voi helposti tuntua epäoikeudenmukaiselta, jos toiset saavat samasta tehtävästä palkkaa, toiset eivät. Toisaalta kateutta saattaa herättää, että toisilla on vapaus päättää, milloin haluavat tulla paikalle, kun taas toiset ovat sidottuja säännölliseen työaikaan. Jos roolit eivät ole selkeät, työntekijät saattavat ehkä pelätä, että heidät on tarkoitus korvata vapaaehtoisilla. Kannattaa myös miettiä, miltä toiminta näyttää ulkopuolisin silmin katsottuna, jos vapaaehtoiset ja työntekijät tekevät samoja tehtäviä: voiko toiminnasta syntyä kuva, että palkkatyötä yritetään korvata vapaaehtoistyöllä? Kannattaa lisäksi huomioida, että työttömyysturvalain mukaan työttömät eivät saa osallistua vapaaehtoistoimintaan organisaatiossa, jossa palkatut työntekijät tekevät samoja tehtäviä kuin vapaaehtoiset. Lue lisää kohdasta 8.3. Työttömät vapaaehtoisina. 44

46 Tehtävänjako Kierrätyskeskuksen kaupoissa Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus on yhteisö, jossa toimii sekä työntekijöitä että vapaaehtoisia. Siksi vapaaehtoisten ja työntekijöiden tehtävänjako on suunniteltu huolella. Esimerkiksi kaupoissa on vapaaehtoistoiminnan kehittämishankkeen aikana kokeiltu sellaista tehtävänjakoa, että vapaaehtoisvoimin hoidetaan niitä osastoja, joilla tavarat ovat asiakkaille maksuttomia. Työntekijät vastaavat lajittelusta ja päättävät, mitkä tavarat päätyvät maksuttoman tavaran osastolle. Vapaaehtoisten tehtäviin kuuluu muun muassa tavaroiden vienti ilmaisosastolle, esillelaitto ja osaston järjestely. Myös tapahtumissa vapaaehtoiset esimerkiksi ohjaavat kierrätysaskartelua ja innostavat ihmisiä hyödyntämään kierrätysmateriaaleja uusilla tavoilla Vapaaehtoistyö etänä Vapaaehtoistoiminnan ei tarvitse aina olla sidottua tiettyyn paikkaan, vaan on olemassa myös vapaaehtoistehtäviä, joita voi tehdä kotona. Mahdollisuus osallistua vapaaehtoistoimintaan etänä voi sopia erilaisiin elämäntilanteisiin tai tehtäviin. Muista pitää yhteyttä Etävapaaehtoisten kanssa on erityisen tärkeää muistaa yhteydenpito vapaaehtoista ei saa unohtaa, vaikka häntä ei tavata yhtä usein kuin paikan päällä toimivia vapaaehtoisia. Myös etätehtäviä tekevä vapaaehtoinen tarvitsee tukea ja opastusta. Saattaakin olla hyvä idea järjestää tiettyä tehtävää hoitaville etävapaaehtoisille omia tapaamisia, joissa he voivat vaihtaa kokemuksia ja ideoita. Voit myös esimerkiksi tarjota 45

47 vapaaehtoisten käyttöön sähköisen alustan, jolla vapaaehtoiset voivat jakaa vinkkejä ja ohjeita keskenään. Oma lukunsa on, miten saada tietoa siitä, kuinka paljon etätehtäviä tehdään. Tiedon kerääminen voi olla joskus haastavaa, jos se riippuu vapaaehtoisen omasta ilmoituksesta. Tässä voikin miettiä vaihtoehtoisia tapoja kirjata muistiin tehtyä vapaaehtoistyötä pelkkien tuntimäärien sijaan. Lue lisää kohdasta 6.1. Vinkkejä vapaaehtoistyön tilastointiin miten ja miksi? Askartelua etänä Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa etänä on muun muassa laadittu askartelukaavoja sekä valmistettu pehmoeläimiä, käsinukkeja ja varjoteatterin hahmoja Kierrätyskeskuksen ympäristökasvatustyöhön. Vapaaehtoiset saavat materiaalit ja ohjeet Kierrätyskeskuksesta ja voivat valmistaa tuotteita joko kotona tai Kierrätyskeskuksen järjestämissä pajoissa. Lennu Liito-orava -pehmoleluja esimerkiksi käytetään lasten ympäristökerhoissa maskotteina. Lennun ompelua etänä on kehitetty pitkin matkaa sujuvammaksi prosessiksi. Aluksi etsittiin vapaaehtoinen piirtämään kaavat ja laatimaan ohjeet ompelemiseen. Sitten järjestettiin ompelutalkoot Kierrätyskeskuksen tiloissa ohjatusti. Kun Lennulle saatiin kaavat verkkosivuille, kuka tahansa saattoi valmistaa liito-oravia kotoa käsin joko omista materiaaleista tai Kierrätyskeskuksesta haetuista tarvikkeista. Myöhemmin syntyi ajatus, että vapaaehtoisten ryhmät voivat koota oravannahkoja eli valmiiksi kasattuja materiaalipakkauksia. Tällä tavalla pystyttiin myös tarjoamaan helposti ohjeistettavaa vapaaehtoistyötä kerralla suuremmille ryhmille, esimerkiksi yritysvapaaehtoisille. 46

48 3.5. Vapaaehtoiset asiantuntijoina Vapaaehtoistoiminta voi olla paitsi konkreettista käsillä tekemistä ja ajan antamista lähimmäiselle myös asiantuntemuksen lahjoittamista. Erityisesti pienistä organisaatioista ei välttämättä aina löydy tarvittavaa asiantuntemusta, eikä sitä toisaalta ole varaa hankkia myöskään ostopalveluna. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa asiantuntijavapaaehtoiset ovat esimerkiksi vetäneet kerhoja, joissa työntekijät ovat oppineet asiakaspalveluenglantia ja suomea, kuvittaneet ympäristökoulutuksen materiaaleja, selvittäneet taustatietoja lelujen elinkaaresta, antaneet henkilöstölle lisäopastusta uuden intranetin käyttöön sekä avustaneet hankintaohjeen ympäristökriteerien laatimisessa. Asiantuntijavapaaehtoisten kohdalla saattaa olla vaikea saada kysyntä ja tarjonta kohtaamaan. Jos tämä onnistuu, asiantuntijavapaaehtoisista voi kuitenkin olla paljon hyötyä. Ulkomailla tästä on monia hyviä kokemuksia. Virossa perustettiin vuonna 2003 Good Deed Foundation -säätiö, joka tukee järjestöjä ja sosiaalisia yrityksiä niiden oman toiminnan kehittämisessä. Säätiön toiminta perustuu vapaaehtoisten asiantuntijoiden antamaan osaamiseen. Asiantuntijoita on mukana esimerkiksi lakitoimistoista, viestinnän ja markkinoinnin alalta sekä pankeista. Yhdessä Good Deed Foundationin kanssa nämä vapaaehtoiset konsultoivat järjestöjä ja auttavat niitä toiminnan kehittämisessä. Kehittämistyö on pitkäjänteistä, ja yhdessä tekeminen jatkuu yleensä usean vuoden ajan. Good Deed Foundationin avulla on perustettu monia uusia järjestöjä ja sosiaalisia yrityksiä, joiden avulla on luotu paljon yhteistä hyvää. Lue lisää: 47

49 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö Kurssimuotoinen vapaaehtoistoiminta tarkoittaa, että ihmisille tarjotaan tietoa tai koulutusta samalla kun he tekevät vapaaehtoistyötä. Vapaaehtoistoiminnan muotona tämä on osallistujille monella tavalla houkutteleva mahdollisuus sekä tehdä jotain hyödyllistä että oppia itse. Voit järjestää esimerkiksi yhden kerran koulutustilaisuuden tai pitemmän kurssin. Koulutustilaisuudet toimivat usein myös hyvinä rekrytointikeinoina. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa kurssimuotoista vapaaehtoistoimintaa kokeiltiin muun muassa matokompostoinnissa. Matokompostointikurssit osoittautuivat toimivaksi tavaksi jakaa tietoa ympäristöasioista ja löytää uusia vapaaehtoisia. Kurssilla tarjottiin perustietoa matokompostin toiminnasta ja kompostoinnin yleisistä periaatteista. Kurssilaiset pääsivät tutustumaan toimintaan konkreettisesti kädet mullassa matokompostin äärellä. Lue lisää kohdasta Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin. TÄHÄN KUVA

50 Moni innostuikin matokompostoinnista ja ryhtyi kasvattamaan matoja kotioloissa pienissä matokompostoreissa. Vapaaehtoisten kasvattamat lierot päätyvät myöhemmin muun muassa päiväkotien ja koulujen matokompostoreihin. Näin lapset pääsevät seuraamaan, miten ruokajäte maatuu. Osa kompostimatojen kasvattajista on toiminut myös niin sanottuina matoekspertteinä erilaisissa tapahtumissa. Matoekspertit kertovat kiinnostuneille matokompostin toiminnasta ja omista kokemuksistaan lierofarmareina. Kierrätyskeskuksessa on myös järjestetty vapaaehtoisille askartelutuokioiden ohjaajille starttipäiviä. Niissä vapaaehtoiset saavat ohjeet ja materiaalit kouluilla pidettäviä kierrätysaskartelutuokiota varten. Osallistujat ovat kokeneet saaneensa paljon ideoita kierrätysmateriaalien hyödyntämiseen askartelussa ja käsitöissä ja innostuneet myös itse ideoimaan lisää Helping Hands & Minds: yritysten vapaaehtoistyö Joillakin yrityksillä on omia vapaaehtoistyöohjelmia, joiden kautta työntekijät voivat lahjoittaa osan työajastaan vapaaehtoistyöhön. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työntekijä voi tehdä vapaaehtoistyötä esimerkiksi yhtenä tai kahtena päivänä vuodessa työajallaan. Tällaista toimintaa kutsutaan usein nimellä Helping Hands. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeessa päätimme laajentaa käsitettä, koska yritykset lahjoittavat usein myös asiantuntemustaan. Niinpä päädyimme kuvaamaan yritysten vapaaehtoistoimintaa sanoilla Helping Hands & Minds. Kierrätyskeskuksessa halusimme lähteä kehittämään Helping Hands & Minds -toimintaa, koska kyseessä on Suomessa vielä suhteellisen vähän tunnettu vapaaehtoistoiminnan muoto, jota halusimme osaltamme edistää. Helping Hands & Minds -toimintaa suunniteltiin yhdessä Kierrätyskeskuksen muusta yritysyhteistyöstä vastaavien työntekijöiden kanssa. 49

51 Valmis konsepti, tiedotus hyvissä ajoin Kun käynnistät vapaaehtoistoimintaa yrityksille, voit esimerkiksi ottaa yhteyttä joihinkin yrityksiin ja kysyä, millaisia kokemuksia tai odotuksia niillä on. Tämä auttaa kehittämään toimintaa mahdollisimman houkuttelevaksi. Joillakin yrityksillä on omia vapaaehtoistyöohjelmia. Kierrätyskeskuksen kokemuksen mukaan monet yritykset ovat kiinnostuneita kehittämään tällaista toimintaa. Yleensä yritysten on helpompi lähteä mukaan yhteistyöhön, jos sinulla on esittää suhteellisen valmis paketti. Osallistumista helpottaa myös, että tehtäviä on tarjota sekä yksittäisille vapaaehtoisille että ryhmille. Joustava ajankohdan sopiminen on usein yrityksille tärkeää, koska vapaaehtoistoiminnan sovittaminen yrityksen kiireiseen arkeen voi olla haastavaa. Suunnittele käytännöt huolella Myös käytännön asiat kannattaa miettiä erikseen yritysvapaaehtoistyön näkökulmasta. Mieti esimerkiksi näitä asioita: Tarvitaanko erillinen sopimus yhteisön ja yrityksen välillä, vai sovitaanko asioista sähköpostitse muistilistan pohjalta? Mistä asioista yrityksen kanssa on välttämätöntä sopia? Kenen vakuutus kattaa ja mitä? Mitä ohjeita tarvitaan käytännöistä vastaavia henkilöitä varten? Kuka yritysvapaaehtoiset perehdyttää tehtävään? Perehdytyksen pitäisi olla tiivis, koska kyse on yleensä korkeintaan päivän mittaisesta rupeamasta. Kuka kertoo yrityksistä tuleville vapaaehtoisille organisaation toiminnasta paikan päällä? Myös heille on tärkeää tietää, millaista toimintaa ja millaisia arvoja he ovat mukana edistämässä. Tarvitaanko erillinen yritysvapaaehtoisille kohdennettu esite toiminnasta? Miten yritysvapaaehtoisia kiitetään? Millä tavalla ja miten kauan yritys saa viestiä tekemästään vapaaehtoistyöstä?? Kaikki vapaaehtoistoiminnan käytännöt eivät välttämättä sovellu sellaisenaan yritysten vapaaehtoistyöhön. Yritysvapaaehtoiset saavat palkkaa työnantajaltaan vapaaehtoistyön aikana. Siksi esimerkiksi Kierrätyskeskus ei tarjoa heille ruokaa vapaaehtoistyön aikana eikä myöskään korvaa matkakuluja. Yritysvapaaehtoisten perehdytykseen on kuitenkin panostettu, jotta he tietäisivät, mitä merkitystä heidän osallistumisellaan on ja kokisivat toiminnan mahdollisimman mielekkääksi. Yrityksille järjestetään joissakin organisaatioissa myös maksullista vapaaehtoistoimintaa. Tällöin yritys maksaa järjestetystä vapaaehtoistoiminnasta samaan tapaan kuin virkistystoiminnasta. 50

52 Esimerkki: Kierrätyskeskuksen sopimus yritysten vapaaehtoistyöstä (2014) Yrityksen nimi: Yhteistyösopimus yrityksen vapaaehtoistyöstä Tässä sopimuksessa sovitaan käytännön asioista ja vastuista koskien yrityksen työntekijöiden vapaaehtoistyötä Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa. Yritys on velvollinen tiedottamaan tässä sopimuksessa mainituista periaatteista vapaaehtoistoimintaan osallistuville työntekijöille. Vapaaehtoistoiminnassa noudatetaan Kierrätyskeskuksen arvoja ja periaatteita. Vapaaehtoiset auttavat edistämään Kierrätyskeskuksen yleishyödyllisiä päämääriä. Vapaaehtoisuus Toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen. Yrityksen työntekijät sopivat työnantajansa kanssa vapaaehtoistoimintaan osallistumisesta ja osallistuvat siihen työajallaan. Kierrätyskeskus ei maksa vapaaehtoistyöstä palkkaa. Luottamuksellisuus Osallistujat eivät saa kertoa eteenpäin sellaisia salassa pidettäviä asioita, joita he mahdollisesti saavat tietoonsa vapaaehtoistoiminnan aikana ja jotka koskevat Kierrätyskeskusta, sen henkilöstöä, yhteistyökumppaneita tai asiakkaita. Viestintä Vapaaehtoistoimintaan osallistuva yritys saa tiedottaa osallistumisesta Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoimintaan. Kierrätyskeskuksen logon ja kuvien käyttämisestä sovitaan erikseen Kierrätyskeskuksen kanssa. Laajemmasta tiedottamisesta vapaaehtoistyöhön liittyen sovitaan Kierrätyskeskuksen kanssa tapauskohtaisesti. Kierrätyskeskus saa omassa viestinnässään kertoa, että yritys on osallistunut Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoimintaan. Vakuutus Koska vapaaehtoistoiminta on yrityksen työntekijöille palkallista työaikaa, yritys vastaa työntekijöiden vakuuttamisesta tapaturmien varalta vapaaehtoistoiminnan aikana. Kierrätyskeskuksen vastuuvakuutus kattaa vapaaehtoistoiminnan aikana kolmannelle osapuolelle aiheutuvat vahingot. Yhteistyösopimus yrityksen vapaaehtoistyöstä 2/2 Yrityksen työntekijöistä osallistuu vapaaehtoistoimintaan noin henkeä, Jokainen osallistuja voi tehdä työajallaan vapaaehtoistöitä tuntia. Ajanjakso tai päivä(t), joina yrityksen työntekijät voivat osallistua vapaaehtoistoimintaan: Vapaaehtoistoiminnan paikka: Muuta sovittua: Mahdollisen tapaturman tai muun vahingon sattuessa toivomme Kierrätyskeskuksen ottavan yhteyttä seuraavaan henkilöön, puhelinnumero Mikäli yllä oleviin tietoihin tulee muutoksia, toivomme yrityksen ottavan yhteyttä seuraavaan henkilöön Tätä sopimusta koskevat mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa pullakahveilla ja viime kädessä Helsingin käräjäoikeudessa. Hyväksyn yllä olevat periaatteet, jotka koskevat yrityksemme työntekijöiden osallistumista Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus Oy:n vapaaehtoistoimintaan. Annan suostumukseni siihen, että vapaaehtoistoiminnan järjestämisen kannalta olennaiset tiedot yrityksestä ja yhteyshenkilöstä viedään yhteistyökumppanirekisteriin. Paikka ja päivämäärä: / /20 Yrityksen edustaja Kierrätyskeskuksen edustaja Allekirjoitus Allekirjoitus Nimi: Nimi: Vapaaehtoistoimintaan osallistuvan yrityksen ja yhteyshenkilön tiedot: Yritys: Y-tunnus: Osoite: Yhteyshenkilön nimi: Puhelinnumero: Sähköposti: Yhteyshenkilöt Kierrätyskeskuksessa Yhteyshenkilö 1. Nimi: Puhelinnumero: Sähköposti: Yhteyshenkilö 2. Nimi: Puhelinnumero: Sähköposti: Ruokailu ja matkat Kierrätyskeskus ei korvaa yritysvapaaehtoisten ruokailu- tai matkakuluja. Perehdytys Vapaaehtoiset saavat Kierrätyskeskukselta perehdytyksen tehtävään ja Kierrätyskeskuksen toimintaan. Työvälineet Kierrätyskeskus tarjoaa vapaaehtoistoiminnassa tarvittavat välineet ja tarvikkeet. 51

53 Lisää näkyvyyttä ja yhteistyötä Yhteyksien solmiminen yrityksiin ja konseptin hiominen saattaa aluksi viedä paljon aikaa, ja räätälöinti on tarpeen. Kun käytännöt vakiintuvat, ajan tarve voi vähentyä. Vapaaehtoistoiminnan tarjoaminen yrityksille voi kuitenkin olla oivallinen tapa saada uusia yhteistyökumppaneita ja näkyvyyttä Maahanmuuttajille suunnatun vapaaehtoistoiminnan kehittäminen Vapaaehtoistoiminta on hyvä keino kotoutua yhteiskuntaan, oppia suomea, saada kokemusta erilaisista tehtävistä ja tutustua uusiin ihmisiin mukavasta ajanvietosta puhumattakaan. Toki motivaatio osallistua vapaaehtoistoimintaan voi maahan muuttaneilla vaihdella laidasta laitaan, siinä missä kenellä tahansa muullakin. Monet myös ovat asuneet Suomessa kymmeniä vuosia ja puhuvat loistavasti suomea. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa haluttiin luoda mahdollisuuksia vapaaehtoistoimintaan erityisesti niille maahanmuuttajille, jotka ovat kotoutumisensa alkuvaiheessa. Koimme tämän tärkeäksi yhdenvertaisuuden kannalta. Seuraavassa kerrotaan maahanmuuttajien vapaaehtoistoiminnasta tästä näkökulmasta. 52

54 Raivaa esteitä Kun lähdet kehittämään vapaaehtoistoimintaa erityisesti maahanmuuttajille, on usein hyvä miettiä, onko yhteisössä itsessään sellaisia asioita, jotka vaikeuttavat osallistumista. Voit esimerkiksi miettiä, onko kynnys tulla mukaan riittävän matala. Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että ilmapiiri on syrjinnästä vapaa, ja että paikkaan on helppo päästä. Voit myös pohtia, tiedotetaanko vapaaehtoistoiminnasta siellä, missä ihmiset ovat, vai vain niille, jotka tietävät toiminnasta jo valmiiksi. Kuvat monen näköisistä vapaaehtoisista verkkosivuilla ja esitteissä viestivät siitä, että mukaan toimintaan ovat tervetulleita kaikki. Myös vakuutusten tarkistaminen on usein ajankohtaista. Pääsääntöisesti henkilövakuutukset, kuten esimerkiksi tapaturmavakuutukset, kattavat vain ne ihmiset, joilla on suomalainen Kela-kortti. Jos haluat edistää nimenomaan niiden maahanmuuttajien vapaaehtoistoimintamahdollisuuksia, jotka eivät puhu paljon suomea, voit myös miettiä, voisiko kielitaitoon liittyviä esteitä madaltaa. Auttaa jo paljon, jos tärkeimmät asiat kuten vapaaehtoisen sopimus ja turvallisuusohjeet käännätetään joillekin kielille. On tärkeää, että jokainen vapaaehtoinen ymmärtää tulevansa mukaan nimenomaan palkattomaan vapaaehtoistoimintaan. Käsitteenä palkaton vapaaehtoistoiminta ei välttämättä ole tuttu, jos entisessä kotimaassa ei ole samanlaista vapaaehtoistoimintakulttuuria kuin Suomessa. Voit myös muokata tärkeitä ohjeita helpommalle suomen kielelle tai selkokielelle. Katso VETY-hankkeen julkaisu Vinkkejä selkeään tekstiin: Yksi vaihtoehto on rekrytoida vapaaehtoisia samaa äidinkieltä puhuvina pareina tai ryhminä, niin että vähemmän suomea puhuva voi saada tukea enemmän puhuvalta. Toimintaan voi myös yhdistää vaikkapa vapaamuotoista suomen kielen opettelua käytännön tekemisen lomassa. Kierrätyskeskuksessa päädyimme mm. käännättämään vapaaehtoisen sopimuksen ruotsiksi, englanniksi, venäjäksi, arabiaksi ja ranskaksi. Julkaisimme myös verkkosivuilla englanninkielisen tekstin toiminnasta ja laadimme esitelehtisen englanniksi. Lisäksi otimme lisävakuutuksen Kela-kortittomia vapaaehtoisia varten. Kiinnitimme myös erityistä huomiota viestintään sekä kuvien että kielen kannalta, ja laadimme selkokielisen esitteen Vapaaehtoistyö Suomessa opas maahanmuuttajalle. Esite löytyy Kierrätyskeskuksen verkkosivuilta: www. kierratyskeskus.fi/vety/julkaisut. Lue lisää kohdasta Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset. Verkostoyhteistyötä Kun suunnittelet toimintaa, saat tietoa ja hyödyllisiä vinkkejä esimerkiksi maahanmuuttajajärjestöiltä. Suurilla paikkakunnilla tehdään myös paljon verkostoyhteistyötä monikulttuurisuusasioissa. Voit kysyä lisää vaikkapa paikkakuntasi monikulttuurisuusasioiden koordinaattorilta. Kierrätyskeskuksessa haastattelimme eri maahanmuuttajajärjestöjen edustajia ja maahanmuuttajien kanssa paljon työskenteleviä, itsekin maahan muuttaneita viranomaisia. 53

55 Vinkkejä maahanmuuttajavapaaehtoisten rekrytointiin Voit kartoittaa mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä jonkin paikallisen maahanmuuttajayhdistyksen tai oppilaitoksen kanssa, kun rekrytoit vapaaehtoisia. Kierrätyskeskuksessa yhteistyö suomen kielen kursseja järjestävän oppilaitoksen kanssa osoittautui toimivaksi. Opettajat kertoivat suomen kielen kurssilla, että seuraavan oppitunnin aikana opiskelijat voisivat halutessaan osallistua Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoimintaan tai vaihtoehtoisesti tulla tunnille tavalliseen tapaan. Kynnys ilmoittautua mukaan madaltui, kun omalta kielikurssilta lähti mukaan muitakin. Lisäksi luku- ja kirjoitustaidottomien ryhmän opettajan kanssa sovittiin talkoopäivästä, jonne koko ryhmä tuli yhdessä opettajan kanssa. Yhteistyökumppaneille kannattaa pohjustaa hyvin, mistä toiminnassa on kyse. Voit esimerkiksi tehdä tiedotteen tapahtumasta, jotta yhteistyökumppaneiden on helpompi välittää tietoa eteenpäin. Jos on asioita, jotka kaikkien vapaaehtoisten on välttämätöntä tietää ennen toimintaan osallistumista, kannattaa kertoa ne selkeästi yhteistyökumppaneille. On myös hyvä pyytää yhteistyökumppaneita kirjaamaan ylös osallistujien puhelinnumerot. Näin osallistujiin saadaan suoraan yhteys, jos esimerkiksi tilaisuus peruuntuu lyhyellä varoitusajalla. Kannattaa myös antaa oma numeronsa jaettavaksi osallistujille. Lue lisää rekrytoinnista kohdasta Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin. 54

56 Kaksikielisiä työpajoja Kierrätyskeskuksessa halusimme ottaa maahanmuuttajat mukaan kaikille suunnattuihin työpajoihin. Ensimmäisenä kokeiluna järjestettiin Kädentaitopalvelu Näprän talkoopäiviä. Mukaan tulemista helpottaaksemme kutsuimme maahanmuuttajia mukaan aluksi kaksikieliseen pajaan, jossa tehtäviä käytiin läpi sekä suomeksi että englanniksi. Samalla osallistujat pääsivät harjoittelemaan suomen puhumista. Myöhemmin samoja tehtäviä saattoi tulla tekemään tavallisiin talkoisiin ilman englanninkielistä opastusta. Kokemuksemme mukaan talkoiden ja työpajojen järjestämisessä kannattaa ottaa huomioon seuraavat asiat: On hyvä, että tarjolla on erilaisia tehtäviä, niin että vapaaehtoiset voivat valita, mikä heitä kiinnostaa. Kierrätyskeskuksen pajassa oli tarjolla helppoja ja vähän haastavampia tehtäviä. Osallistujat pääsivät myös vaihtamaan tehtäviä välillä, jolloin samaa tehtävää ei tarvinnut tehdä koko aikaa. Kannattaa miettiä jo etukäteen, mitä tehtäviä tilaisuuteen osallistuville voi tarjota jatkossa. Jos osallistujat haluavat heti mukaan toimintaan, on hyvä, että heille voi saman tien tarjota konkreettisia päivämääriä, jolloin voi tulla uudestaan. Tulevista tapahtumista tai talkoista voi antaa esimerkiksi pienen lentolehtisen osallistujille. Näin päivämäärät pysyvät muistissa. Suomen kielen harjoittelu on monelle maahanmuuttajalle tärkeä syy osallistua toimintaan. Osa osallistujista olisi ehkä halunnut puhua vain suomea, jotta kieltä olisi päässyt oppimaan mahdollisimman paljon. Toisaalta englantia täytyi välillä käyttää, jotta kaikki ymmärtäisivät, mistä on kyse. Jos ei tiedä etukäteen ihmisten kielitaidosta, joutuu pohtimaan, kuinka paljon voi jättää kääntämättä. Mukaan tilaisuuteen kannattaa ottaa myös yhteystietolista, johon osallistujat voivat jättää yhteystietonsa halutessaan. Kaikkiin yhteystietonsa jättäneisiin on hyvä olla henkilökohtaisesti yhteydessä talkoiden jälkeen ja keskustella vapaaehtoistyön jatkamisesta. 55

57 4. Arki vapaaehtoisen kanssa Vapaaehtoiselle on arjessa tärkeää, että hänellä on joku, joka on perillä kulloisestakin tilanteesta ja kyselee jaksamisesta. Vapaaehtoinen tarvitsee tiedon siitä, mistä hän saa tukea tarvittaessa. Tärkeää on myös mahdollisuus tehdä sitä, mikä ihmistä itseään kiinnostaa. Tässä luvussa on tietoa vapaaehtoisen muistamisesta, kiittämisestä ja tukemisesta sekä ongelmatilanteiden ratkaisusta. Saat myös vinkkejä vapaaehtoisten ja henkilökunnan sitouttamiseen, siihen miten toimia kun vapaaehtoinen haluaa lopettaa, sekä siihen, miten voit huomioida vapaaehtoistoiminnan henkilökunnan säännöllisessä perehdytyksessä. 56

58 Kohdassa 8.2. Vapaa ehtoisen kulukorvaukset on lisää tietoa muun muassa vapaaehtoisten ruokatarjoilusta sekä matkakorvauksista Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen Vapaaehtoiset tekevät vapaaehtoistyötä omasta hyvästä tahdostaan ja saadakseen hyvän mielen. Kiittäminen on siis erityisen tärkeää! Arvostuksen osoittaminen ja muistaminen sitouttaa vapaaehtoista ja muistuttaa häntä siitä, että hänen panoksensa on arvokas. Parhaimmillaan se on koko vapaaehtoistyön motivaatiota ja tarkoitusta ylläpitävä voima. Jokapäiväinen kiittäminen on myös tehokas keino auttaa vapaaehtoisia jaksamaan. Siksi on hyvä muistuttaa säännöllisesti henkilökuntaa ja vapaaehtoistoimintaa järjestäviä siitä, miten tärkeää arkinen kiittäminen on. Myös motivointiin kannattaa panostaa. Syntymäpäiväkortit tai joulumuistamiset ovat mukavia tapoja muistaa vapaaehtoisia. Muista kuitenkin, että erilaiset rahanarvoiset lahjat ja kiitokset voivat olla verottajan mielestä verotettavia etuja. Muistaminen ei siksi saa muuttua palkanomaiseksi eduksi. Yleensä vapaaehtoiset eivät toki odotakaan saavansa toiminnasta palkinnoksi mitään rahanarvoista. Tärkeintä on, että vapaaehtoisten tekemä työ huomataan ja sille osoitetaan arvostusta. 57

59 4.2. Vapaaehtoisten tapaamiset Erilaiset tapahtumat ja virkistyshetket luovat yhteisen tekemisen meininkiä. Koska ne tarjoavat sosiaalisia kontakteja ja vahvistavat porukkaan kuulumista, ne samalla sitouttavat vapaaehtoista organisaatioon. Vapaaehtoiset on siis usein hyvä kutsua mukaan henkilökunnan virkistystilaisuuksiin ja koulutuksiin. Yhteiset tapahtumat ovat aina mukavia! Tässä kannattaa miettiä käytännöt mahdollisimman yhtenäisiksi, jotta kukaan ei kokisi tulleensa ohitetuksi. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoinen kutsutaan mukaan henkilökunnan joulujuhliin ja virkistyspäiviin, jos hän on osallistunut vapaaehtoistoimintaan viimeisen puolen vuoden aikana. Vapaaehtoisten omat tapaamiset ovat tärkeitä ja sosiaalisesti palkitsevia ja luovat ryhmähenkeä. Voit järjestää vapaaehtoisten tapaamisen esimerkiksi 2 3 kertaa vuodessa ja kutsua kaikki mukaan. Tapaamisella voi olla jokin mielenkiintoinen aihe. Se voi olla vaikkapa keskustelutai koulutustilaisuus, jossa on pientä tarjoilua. Voit myös esimerkiksi kutsua vapaaehtoiset konserttiin tai syömään ravintolaan. Jos yhteisössä on selkeästi erilaisia vapaaehtoistehtäviä, voit järjestää tietyn tehtävän tekijöille omia tapaamisia, joissa he voivat vaihtaa kokemuksia ja ideoita tai suunnitella toimintaa yhdessä. Kun vapaaehtoiset pääsevät osallistumaan suunnitteluun, tämä sitouttaa vapaaehtoisia. Näin toiminnasta tulee merkityksellistä niin vapaaehtoisten kuin organisaationkin kannalta. 58

60 Ks. myös 4.4. Vapaaehtoisen tukeminen Vapaaehtoisten ympäristökoulutukset Monille vapaaehtoisille on tärkeää oppia vapaaehtoistoiminnassa uutta. Koulutustilaisuudet ja luennot voivat olla monelle vapaaehtoiselle virkistävä lisä arkeen, ja samalla ne tuovat lisää motivaatiota vapaaehtoistyöhön. Koulutus on myös tapa tukea vapaaehtoista tehtävissään. Se antaa vapaaehtoiselle välineitä hoitaa tehtävänsä hyvin ja palkitsevasti. Voit esimerkiksi mahdollisuuksien mukaan järjestää vapaaehtoisille koulutusta heidän tehtäviinsä liittyvistä aiheista 2 3 kertaa vuodessa. Toisissa tehtävissä tämä on välttämätöntä tehtävien hoitamisen kannalta. Hyvä vaihtoehto voi myös olla antaa vapaaehtoisille mahdollisuus osallistua muiden järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksia tarjottaessa täytyy kuitenkin muistaa, että koulutusten täytyy liittyä vapaaehtoistehtävään, eikä niitä saa käyttää rahanarvoisena palkankorvikkeena. Muuten ne lasketaan verotettavaksi eduksi. Jokaisella organisaatiolla ja sen toiminnalla on merkittäviä ympäristövaikutuksia. Kukin vapaaehtoistoimintaa järjestävä taho voi käydä vapaaehtoisten kanssa läpi omaan toimintaansa liittyviä ympäristöasioita. Näin yhteisö voi osaltaan edistää kestävää kehitystä. Nykyinen luonnonvarojen liikakulutus on lyhytnäköistä ja aiheuttaa ongelmia maailmanlaajuisesti. Jokaisella on vastuu yhteisestä tulevaisuudesta. Koulutuksissa voi hyödyntää myös vapaaehtoisten osaamista. Kokeneet vapaaehtoiset voivat jakaa kokemuksiaan muille. Organisaatio saa tästä paljon, ja vapaaehtoisille tämä on yksi tapa olla hyödyksi. Voit myös miettiä mahdollisuutta rekrytoida vapaaehtoisia kouluttajia. 59

61 Ekopasseja, matokompostointia ja kierrätysaskartelua Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoisille järjestetään muun muassa omia, tiettyyn tehtävään liittyviä koulutustilaisuuksia. Matokompostoinnin ABC -koulutuksessa vapaaehtoiset madonkasvattajat saavat tietoa kompostoinnin saloista. Kierrätysaskartelun ohjaajat taas saavat omissa koulutuksissaan vinkkejä kierrätysmateriaalien hyödyntämiseen. Lisäksi vapaaehtoiset ovat tervetulleita osallistumaan henkilökunnalle järjestettäviin ympäristökoulutuksiin (Ekopassi). Näissä koulutuksissa opitaan muun muassa, miten vapaaehtoistyössä voi tehdä ympäristön kannalta parempia valintoja. Koulutukset on koettu hyödyllisiksi ja mielenkiintoisiksi. Samalla ne edistävät Kierrätyskeskuksen päämäärää lisätä ympäristötietoisuutta. Ks. myös 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö. Ympäristöpeli: tietoa hauskalla tavalla Jotta myös muissa organisaatioissa olisi helppo järjestää koulutusta ympäristöasioista kevyellä ja hauskalla tavalla, Kierrätyskeskus on tuottanut ympäristöpelin. Peli sopii erinomaisesti esimerkiksi vapaaehtoisten tapaamisen ohjelmanumeroksi. Samaa materiaalia voidaan hyödyntää myös muun muassa Ekotuki-toiminnassa, järjestöissä, oppilaitoksissa, asukasyhteisöissä, vanhusten toiminnassa tai vaikkapa työporukalla. Pelaamalla voi myös saada ideoita koko vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen entistä ympäristövastuullisemmaksi. Peli on helposti lähestyttävä ja monipuolinen materiaali, jonka kuka tahansa voi tulostaa käyttöönsä verkkosivuilta. Se johdattelee ympäristöasioiden äärelle hauskojen ja käytännönläheisten kysymysten ja pohdintatehtävien avulla. Pelissä on kahdeksan teemaa, jotka käsittelevät ympäristöasioita eri näkökulmista: jätteet hankinnat luonnonvarat ruoka energia asuminen liikkuminen vapaaehtoistoiminta. Pelistä saa vinkkejä omaan arkeen ja tietoa valintojen tueksi, ja tärkeä osa pelihetkeä on yhteinen keskustelu ja ympäristöasioiden pohdinta. Pelissä on myös toiminnallisia tehtäviä, joissa pääsee käyttämään mielikuvitusta ja esimerkiksi piirtämään ja näyttelemään. Yhdessä tekeminen ja asioiden pohtiminen on pelissä tärkeämpää kun pisteiden keruu! Löydät pelin Kierrätyskeskuksen sivuilta: vety/julkaisut 60

62 Ks. myös kohdat 4.5. Motivointi ja sitouttaminen sekä 4.1. Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen Vapaaehtoisen tukeminen Kaikki tarvitsevat palautetta siitä, mitä tekevät, sekä kokemuksen, että heidän panostaan arvostetaan. Vapaaehtoistyössä arvostus näkyy mm. huomioimisena, ideoiden kuuntelemisena ja kiittämisenä. Monissa tehtävissä arvostus vaikuttaa myös vapaaehtoistyön konkreettisiin tuloksiin. Vapaaehtoistoiminnan luonne vaikuttaa siihen, millaista tukea vapaaehtoinen tarvitsee. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoiminnassa tuen tarve on osin erilainen kuin esimerkiksi ihmisten väliseen tukeen ja auttamiseen liittyvissä vapaaehtoistehtävissä, kuten vaikkapa ystäväpalvelussa. Tässä keskitytään siksi lähinnä vapaaehtoisen tukemiseen arjessa. Vastuuhenkilöt avainasemassa Vapaaehtoinen tarvitsee arjessa kokemuksen siitä, että hänen panoksensa nähdään tärkeäksi ja häntä arvostetaan. Tässä ovat keskeisessä roolissa ne, jotka vapaaehtoisen kanssa ovat tekemisissä: organisaatiosta riippuen vapaaehtoistoiminnan koordinaattori tai muut vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöt. Vapaaehtoisten tukemisen kannalta olennaista onkin, että vastuuhenkilöt on selkeästi määritelty, ja heille on osoitettu riittävät resurssit. Tarvitaan aikaa yhteydenpitoon, kiireettömään kohtaamiseen, ajatustenvaihtoon ja kokemusten jakamiseen. Tarvitaan myös aikaa tehdä vapaaehtoistoiminasta sellaista, että se tukee organisaation tavoitteita mahdollisimman hyvin. Näin toiminta on myös mielekästä vapaaehtoisille. Myös sillä on merkitystä, miten vapaaehtoiseen asennoituvat kaikki ne, jotka hänen kanssaan työskentelevät. Parhaimmillaan myös muut vapaaehtoiset ovat osa tukiverkostoa ja auttavat kokemaan vapaaehtoistyön merkitykselliseksi. Ks. kohdat 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu, Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt ja 2.3. Vapaaehtoisen perehdytys. Selkeät käytännöt tukevat vapaaehtoista Vapaaehtoistoiminta saa hyvän alun, kun jokaiselle vapaaehtoiselle löytyy hänelle sopiva tehtävä, pelisäännöt ovat selvillä, ja perehdytys on riittävää. Arkinen tuki voi yksinkertaisimmillaan olla sitä, että tehtävät ovat selvillä jokaisena vapaaehtoispäivänä, ja tarjolla on apua silloin, kun vapaaehtoinen sitä tarvitsee. On tärkeää, että jokainen vapaaehtoinen tietää, kehen ottaa yhteyttä, jos hänelle tulee ongelmia, huolia tai kysyttävää. Silloin hän voi kokea, ettei ole yksin haastavammissakaan tilanteissa. 61

63 Pidä yhteyttä ja järjestä tapaamisia Kysele vapaaehtoisten kuulumisia ja pidä esillä erilaisia palautekanavia. Säännöllinen yhteydenpito myös etävapaaehtoisiin, esimerkiksi sähköposti tai puhelinsoitto kerran kuussa, luo tunnetta arvostuksesta ja yhteisöön kuulumisesta. Ota vapaaehtoiset mukaan yhteisiin palavereihin, koulutuksiin ja virkistystapahtumiin. Järjestä lisäksi vapaaehtoisten omia tapaamisia ja koulutuksia, joissa voidaan virkistyä, keskustella, jakaa kokemuksia ja suunnitella tulevaa. Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi eri toimipisteissä toimivien suomen kielen kerhojen ohjaajille järjestettiin yhteinen tapaaminen. Tässä tilaisuudessa he saivat jakaa kokemuksia kerhotoiminnasta. Tapaamisessa myös suunniteltiin yhdessä tulevaa ohjelmaa ja vaihdettiin ideoita kerhotoimintaan. Vertaistapaaminen sai vapaaehtoisilta hyvää palautetta, ja myös toiminnan kehittämisen näkökulmasta siitä oli paljon hyötyä. Tapaamiset voivat sisältää myös työohjauksellisia keinoja. Toisissa vapaaehtoistehtävissä myös varsinainen työnohjaus, esimerkiksi ryhmissä, on tarpeen. Näin on erityisesti, jos vapaaehtoistehtävässä tulee eteen vaikeita asioita, joita on hyvä päästä käsittelemään ammattiihmisen kanssa. Työnohjauksessa voi jakaa omia kokemuksia ja saada vertaistukea. Siellä on myös mahdollista puhua vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvista asioista 1. Ks. myös 4.2. Vapaaehtoisten tapaamiset sekä 4.5. Motivointi ja sitouttaminen. Ks Palautteen keruu vapaaehtoistoiminnasta. Kerää palautetta ja huolehdi ilmapiiristä Vapaaehtoisten jaksamista voidaan tukea myös monilla muilla tavoin, kun toimintakäytäntöjä luodaan. On hyvä toteuttaa muun muassa palautekyselyitä, kehittää toimintaa niiden pohjalta ja tiedottaa kyselyn tuloksista. Tämä kertoo samalla kyselyyn vastaaville, että heidän mielipiteillään on väliä. Joskus vapaaehtoinen saattaa myös tarvita lomaa. Vapaaehtoisen tukemiseen kuuluu, että tämä tarve huomataan. Tällöin on ennen kaikkea vastuuhenkilön tehtävä ottaa asia vapaaehtoisen kanssa puheeksi ja suositella taukoa. Jos vapaaehtoinen jää tauolle, hänen kanssaan on tärkeä sopia, milloin häneen voidaan ottaa uudelleen yhteyttä. Vapaaehtoinen saattaa myös haluta lopettaa. Tarvittaessa vastuuhenkilön on tärkeä tukea lopettamispäätöstä. 1 Lähde: Suomen Evankelisluterilaisen kirkon verkkopalvelu Sakasti.evl.fi 62

64 4.5. Motivointi ja sitouttaminen Miten motivoida vapaaehtoisia? Miten edistää vapaaehtoisten sitoutumista tehtäviin? Miten vahvistaa henkilökunnan motivaatiota vapaaehtoistoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen? Ks. kohta 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu. Vapaaehtoisten sitouttaminen Toiminta tuottaa enemmän hyvää, kun vapaaehtoiset viihtyvät, hoitavat sovitut tehtävät ja ovat mukana kehittämässä toimintaa. Sitoutuneet vapaaehtoiset voivat olla ylpeitä vapaaehtoistyöstään ja kokea olevansa osa yhteisöä, juuri meidän vapaaehtoisia. Sitoutumisen ei välttämättä tarvitse olla pitkäaikaista; vapaaehtoinen voi joissakin tehtävissä sitoutua vain esimerkiksi yhteen tapahtumaan kerrallaan. Yksi tärkeimpiä asioita vapaaehtoisten sitouttamisessa on organisaation arvojen ja perustehtävän esiin tuominen. Miksi teemme tätä työtä? Miten vapaaehtoisten panos edistää sitä? Postimerkkien liimailu kirjekuoriin voi olla joko innostava tai turhauttava tehtävä riippuen siitä, ymmärtääkö vapaaehtoinen mikä merkitys hänen panoksellaan on. Maalaa vapaaehtoiselle kokonaiskuva kertomalla toiminnan tarkoituksesta, ja kerro kuinka tärkeä hänen osuutensa tässä kokonaisuudessa on. Pienet teot ovat suuria tekoja! Vapaaehtoiset tulevat kuitenkin toimintaan mukaan monenlaisilla motiiveilla. Yksi haluaa parantaa maailmaa, toinen oppia uutta ja kolmas tutustua uusiin ihmisiin. Neljäs taas tulee mukaan, koska kaverikin tuli. Vapaaehtoisen motiivien selvittäminen on tärkeää, jotta hänelle löytyy tehtävä, jossa hän viihtyy ja johon hän haluaa panostaa. Vapaaehtoisten sitouttaminen tarkoittaa myös kaikkia niitä tapoja toimia arjessa, joilla henkilöstö tukee vapaaehtoisia. Samalla kun huolehditaan, että arjen käytännöt toimivat, edistetään myös vapaaehtoisten sitoutumista. Tämä vaatii henkilökunnan työaikaa ja panostusta säännöllisesti. Sitouttaminen on etenkin positiivista ja tavoitteellista otetta vapaaehtoisten kohtaamisessa. Vapaaehtoisia opastetaan mielekkään 63

65 vapaaehtoistyön tekemisessä, ja heidät otetaan osaksi arkea ja toiminnan kehittämistä. On tärkeää, että yhteisössä on yhteinen käsitys siitä, mitkä asiat vapaaehtoisia sitouttavat, ja miksi näitä asioita on tärkeä tehdä. Haasteena on, että niin tärkeää kuin positiivisen ilmapiirin luominen onkin, se voi arjessa unohtua helposti, kun keskitytään itse työhön. Positiivisuuden tulisi olla aitoa eikä väkinäistä. Ristiriitoja voi aina tulla; tärkeintä on valmius ratkoa niitä. Toisaalta on hyvä myös tiedostaa, että toimintaan tulee mukaan varmasti myös sellaisia vapaaehtoisia, joille juuri tämä vapaaehtoistyö ei ehkä olekaan ominta. Ks. myös kohdat 4.7. Ongelmatilanteet ja 4.8. Kun vapaaehtoinen lopettaa. VINKKEJÄ VAPAAEHTOISEN SITOUTTAMISEEN: Ks. kohdat Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt ja 2.2. Vapaaehtoisen sopimus. Ks. Kohta 4.4. Vapaaehtoisen tukeminen. Ks. kohta 6.2. Palautteen keruu vapaaehtoistoiminnasta. Kerro, mikä on organisaation tehtävä, ja mikä merkitys vapaaehtoisten panoksella on. Pidä tarjolla mielekkäitä ja selkeitä tehtäviä. Anna toiminnasta mahdollisimman realistinen kuva vapaaehtoiselle jo rekrytointivaiheessa. Suunnittele huolella haastattelukysymykset, jotta vapaaehtoisen odotukset ja motiivit selviävät. Varmista, että vapaaehtoinen tietää, mihin sitoutuu. Tässä auttavat muun muassa pelisäännöt ja vapaaehtoisen sopimus. Varmista riittävä perehdytys. Perehdytyksessä auttaa esimerkiksi se, että tärkeät asiat kootaan muistilistaperiaatteella paperille, josta perehdyttäjä rastittaa ne asiat, jotka on käyty läpi. Huolehdi siitä, että ilmapiiri on vastaanottava. Kysy vapaaehtoisen kuulumisia säännöllisesti. Kiitä ja arvosta vapaaehtoisia arjessa. Järjestä heille virkistystapahtumia. Voit myös muistaa heitä syntymäpäivänä tai lisätä kiitosmaininnan vapaaehtoisten panoksesta kuukausi- tai vuositiedotteeseen tai verkkosivuille. Ota vapaaehtoiset osaksi yhteisöä. Pyydä heidät mukaan yhteisiin koulutuksiin ja kahvihetkiin. Huolehdi siitä, että vapaaehtoinen saa riittävästi tukea. Ota vapaaehtoiset mukaan toiminnan kehittämiseen. Tee esimerkiksi palautekyselyjä vapaaehtoisille säännöllisin väliajoin. Jos kokoat tilastoja siitä, miten paljon vaikutusta vapaaehtoisten panoksella on, tämä on tärkeää tietoa myös vapaaehtoisille itselleen ja kertoo konkreettisesti, kuinka paljon he ovat saaneet aikaan. Huolehdi siitä, että talossa on selkeät käytännöt ja tarvittavat ohjeet mm. kulukorvauksista ja koulutuksiin osallistumisesta. Varmista, että tehtävänkuvat ja vastuut ovat selvillä. Pidä huolta siitä, että vapaaehtoisilla on mahdollisuus vaihtaa tehtävää halutessaan, kehittyä sekä jakaa osaamistaan. Ks. kohta 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu. Ks. kohta 2.3. Vapaaehtoisen perehdytys. Ks. kohdat 4.1. Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen, 4.2. Vapaaehtoisten tapaamiset sekä Viestintä vapaaehtoisille. 64

66 Ks. myös kohdat Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten ja 4.6. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä. Henkilökunnan sitouttaminen Jos organisaatiossa on palkattua henkilökuntaa, työntekijöiden sitouttaminen on tärkeää, jotta toiminta onnistuisi. Tavoite on, että työntekijät näkevät vapaaehtoisten roolin osana yhteisön toimintaa ja tietävät, miksi yhteisössä on vapaaehtoisia. Tärkeää on myös, että työntekijät ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan vapaaehtoistoiminnan suhteen, ja toimivat sen mukaisesti. Parhaimmillaan prosessi, jossa henkilökunnan sitoutumista vapaaehtoistoimintaan tuetaan, kohentaa samalla koko yleisilmapiiriä. Jos vapaaehtoisen kanssa ovat arjessa tekemisissä muutkin kuin vapaaehtoistoiminnan koordinaattori, kannattaa varata aikaa siihen, että henkilökuntaa muistutetaan ja koulutetaan vapaaehtoistoiminnan periaatteista ja käytännöistä. Henkilökunnan sitoutumista vahvistaa, että vapaaehtoistoiminnan tavoitteet mietitään yhdessä. VINKKEJÄ HENKILÖKUNNAN SITOUTTAMISEEN: Huolehdi siitä, että henkilökunnalla on aikaa vapaaehtoisille. Tässä auttaa, että vapaaehtoistoiminta on otettu huomioon ihmisten työnkuvissa eikä vain ahdettu kaiken muun päälle. Muistuta säännöllisesti henkilökuntaa siitä, mitä hyötyä vapaaehtoisista on. Voit käyttää apuna esimerkiksi tilastoituja tuntimääriä tai muita mittareita. Kiitä työntekijöitä yhteistyöstä. Mieti keinoja palkita, kun tavoitteisiin päästään. Tee vapaaehtoiset näkyviksi organisaatiokaaviossa. Ratko tarvittaessa ristiriitoja. Kysy kehittämisideoita esimerkiksi osana työhyvinvointikyselyä. Anna positiivista palautetta kehittämisideoista. Kerro, kun käytät niitä apuna kehittämisessä. 65

67 4.6. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä Jos järjestät vapaaehtoistoimintaa työntekijäyhteisössä, vapaaehtoistoiminnan perusasiat on hyvä ottaa osaksi uusien työntekijöiden perehdytystä. Lisäksi kannattaa järjestää kaikille työntekijöille ja vastuuhenkilöille säännöllinen kertaus- ja kehittämistilaisuus esimerkiksi 1 2 kertaa vuodessa. Samalla voidaan tarkistaa, mikä on jo hyvin, ja missä on vielä kehitettävää. Ks. myös kohta Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten. Toteutustapa Perehdytysten toteutustapa kannattaa valita sen mukaan, mikä parhaiten toimii organisaatiossasi. Usein hyvä tapa on järjestää koulutustilaisuus. Voit valmistaa kouluttajan avuksi esimerkiksi Power Point -kalvosarjan, tehtäviä ja kouluttajan ohjeet. Mieti, millä keinoilla koulutustilaisuuden sanoman saisi näkymään myös arjessa, jotta se ei jäisi vain juhlapuheen tasolle. Toimiva idea voi olla vaikkapa liittää mukaan rooliharjoituksia, joissa osallistujat pääsevät pohtimaan, miten he toimisivat vapaaehtoisen kanssa konkreettisissa tilanteissa. Näitä voidaan pohtia pareittain tai pienissä ryhmissä. Lopuksi on hyvä käydä yhdessä keskustelua aiheesta. Asiat jäävät paremmin mieleen, kun niitä pääsee miettimään rooliharjoitusten kautta. Saattaa ehkä olla haastavaa löytää aikaa tai muita resursseja koulutustilaisuuksien järjestämiseen. Siksi tilaisuus kannattaa pitää tiiviinä ja valita mahdollisimman kiinnostavia aiheita ja työskentelytapoja. Kouluttajan motivaatio on tärkeä osa onnistumista. Vaihtoehtoisesti perehdytyksen tueksi voi koota esimerkiksi perehdytysmapin tai vaikkapa tuottaa videon. Erilaisia keventäviä elementtejä (kuten kuvia tai visailuja) kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa työntekijöiden vaihtuvuus on suurta, joten perehdytystä tarvitaan siksikin jatkuvasti. Kierrätyskeskuksessa päädyttiin siihen, että perehdytysmateriaali koottiin liikkuvaa kuvaa sisältäväksi Power Pointin kaltaiseksi visuaaliseksi esitykseksi, Preziksi. Viiden minuutin pituisen esityksen tavoitteena on esitellä vapaaehtoistoimintaa ja sen käytäntöjä hauskassa ja helposti mieleen jäävässä muodossa. Tilasimme ammattipiirtäjältä hauskat sarjakuvamaiset kuvituskuvat, jotta painavatkin asiat voitiin esittää kevyemmällä tavalla. Preziin liitettiin myös ääniraita, joten Prezi toimii videon tapaan itsenäisenä esityksenä. Tämän lisäksi Kierrätyskeskuksessa pidetään henkilökunnan palavereissa säännöllisesti vapaaehtoistoimintaan liittyviä työpajoja ja koulutuksia. Kehittämistilaisuuksiin saat ideoita kohdasta 6.3. Työ kaluja toiminnan kehittämis työpajoihin. 66

68 Sisältö Perehdytys voi sisältää tietoa esimerkiksi seuraavista asioista: talon vapaaehtoistoiminta erilaiset motiivit tehdä vapaaehtoistyötä mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät meillä mitä hyvää vapaaehtoistyön avulla saadaan aikaan miten vapaaehtoisten kanssa toimitaan; kaikille ei ehkä esimerkiksi ole selvää, kuinka tärkeää on pyytää paikan päällä toimivat vapaaehtoiset mukaan yhteisiin palavereihin ja kahvihetkiin. On tärkeää, että kaikki työntekijät varmasti tietävät, mistä vapaaehtoistyössä on kysymys. Tämä auttaa ymmärtämään, miksi vapaaehtoisten käytännöt eroavat työntekijöiden käytännöistä, ja näin ennaltaehkäisee ristiriitoja. On olennaista, että työntekijät ymmärtävät, mikä voi ja mikä ei voi olla vapaaehtoisten vastuulla. Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi halusimme kertoa osana perehdytystä myös, mitä vapaaehtoistyö ylipäätään on: siitä ei makseta palkkaa, vaan ihminen lähtee mukaan toimintaan saadakseen hyvän mielen. Siksi vapaaehtoisten kiittäminen arjessa on erityisen tärkeää. Vapaaehtoistyön ajoista sovitaan eri tavalla kuin työsuhteessa, ja vapaaehtoinen voi lopettaa vapaaehtoistyön milloin haluaa. Kertaus- ja kehittämistilaisuuksissa voi palata aiempien perehdytysten sisältöihin. Lisäksi niissä voi ottaa esille ajankohtaisia aiheita ja tehdä yhdessä kehittämistyötä. Säännöllisistä perehdytyksistä ja kertaustilaisuuksista huolimatta arjessa ilmenee aina kysyttävää. Siksi on hyvä kertoa, keneltä saa tarvittaessa lisätietoa Ongelmatilanteet Missä ihmiset kohtaavat, ilmenee väistämättä ristiriitoja. Niitä ei pidä pelätä, eivätkä ne ole merkki epäonnistumisesta. Erilaisista näkemyksistä tulee ongelma vasta silloin, jos niitä ei avoimesti käsitellä, ja jos niiden kohtaamiseen ei ole toimintatapoja tai osaamista. Usein keskustelu on tärkein työväline. Voi olla avuksi työstää vastuuhenkilöiden käyttöön yhteisön tarpeisiin räätälöity konkreettinen ohje siihen, miten erilaisissa tilanteissa täytyy toimia. Varmista myös, että vapaaehtoinen tietää, kenen puoleen kääntyä ongelmatilanteessa. Hyvät käytännöt ehkäisevät ongelmia Ongelmien ennaltaehkäisyyn on aina hyvä panostaa. Vapaaehtoistoiminnassa tässä on avainasemassa onnistunut rekrytointi, oikean ihmisen löytäminen oikeaan tehtävään. Tämä on hyvä muistaa jo siinä vaiheessa, kun vapaaehtoistehtäviä mietitään. On tärkeää, että tehtävät olisivat selkeästi määriteltyjä, inhimillisen kokoisia ja mielekkäitä. 67

69 Ks. myös 4.1. Vapaaehtoisen muistaminen ja kiittäminen sekä 4.4. Vapaaehtoisen tukeminen. Ks. myös 4.5. Motivointi ja sitouttaminen. Vapaaehtoiselle kannattaa alusta asti antaa realistinen kuva toiminnasta. Liian suuret odotukset syövät tehokkaasti sekä vapaaehtoisen että hänen kanssaan toimivien työntekijöiden motivaatiota. Totuudenmukaisuuteen kannattaa kiinnittää huomiota myös rekrytointimateriaaleissa, alkuhaastattelussa ja perehdytyksessä. On myös tärkeää, että vapaaehtoisilla ja työntekijöillä on omat selkeät roolit, ja että molemmat tietävät, miten nämä roolit eroavat toisistaan. Vapaaehtoinen tarvitsee kiitosta ja tukea. Hänen on myös tärkeä tuntea kuuluvansa yhteisöön. Yhteisössä, jossa on sekä vapaaehtoisia että palkattua työvoimaa, henkilökuntaa on hyvä kouluttaa säännöllisesti vapaaehtoistoimintaan. Varmista, että vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöiden tehtävät ovat selvillä, ja että vastuuhenkilöt saavat säännöllisesti kiitosta siitä, että hoitavat vapaaehtoistoiminnan onnistuneesti. Jos huomaat, että arvostus ei välity riittävästi vapaaehtoisille, mieti, miten voisit edesauttaa henkilökunnan sitoutumista vapaaehtoistoimintaan. Onko henkilökunnalla esimerkiksi riittävästi aikaa vapaaehtoisten huomioimiseen? Onko toiminnan perustelut sisäistetty riittävän selkeästi? Ovatko vapaaehtoistoiminnan tavoitteet omalla vastuualueella selkeät? Ks. myös kohdat Henkilökunnan koulutus vapaaehtoistoimintaa varten sekä 4.6. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä. Miten toimia erilaisissa ongelmatilanteissa Jos vapaaehtoinen ei viihdy talossa siksi, että työntekijä tai toinen vapaaehtoinen käyttäytyy sopimattomasti häntä kohtaan, asia täytyy selvittää silloin kyseisen henkilön kanssa. Jos vapaaehtoinen ei noudata vapaaehtoistoiminnan pelisääntöjä, on hyvä varmistaa, että hän on ymmärtänyt pelisäännöt ja sen, että hän on sitoutunut niihin tehdessään vapaaehtoisen sopimuksen. Kannattaa myös huolehtia siitä, että toiminnan käytännöt ovat vapaaehtoisen kannalta kunnossa. Jos vapaaehtoinen ei tee tehtäviä, joita hän on tullut tekemään, häneltä voi kysyä, mistä tämä johtuu. Onko tekemistä ehkä liikaa tai liian vähän? Jos tämänhetkisessä tehtävässä on liikaa tekemistä tai sitä ei ole riittävästi, voitte miettiä, olisiko jokin toinen tehtävä sopivampi. Vapaaehtoinen saattaa myös tarvita enemmän perehdytystä tai tukea. Jos vapaaehtoisen käytös on sopimatonta työyhteisössä tai asiakkaita kohtaan, voit varmistaa, että vapaaehtoinen on ymmärtänyt, millaista käytöstä häneltä odotetaan. Vapaaehtoiselle voi sanoa, että tapa, jolla hän on käyttäytynyt, ei ole yhteisössä sopiva, ja kertoa, miten hänen toivotaan käyttäytyvän. Jos ratkaisua ei löydy, tai jos ongelma jatkuu keskustelun jälkeenkin, voi vapaaehtoiselle kohteliaasti kertoa, ettei hän voi enää tehdä vapaaehtoistyötä tässä organisaatiossa. On hyvä arvioida ihmisen ja tilanteen mukaan, miten asian ilmaisee, mutta yleensä kannattaa kertoa syy rehellisesti. 68

70 4.8. Kun vapaaehtoinen lopettaa Vapaaehtoistyön voi haluta lopettaa monista eri syistä. Kyse voi olla elämäntilanteesta tai uupumisesta. Odotukset ja arki eivät ehkä vastaakaan toisiaan. Tai sitten kyseessä voivat olla ongelmat itse vapaaehtoistoiminnassa. Aina ei tietenkään tarvitse olla kyse siitä, että toiminnassa olisi ongelmia. Vapaaehtoinen saattaa vain haluta välillä tehdä jotain muuta. Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla myös sitoutuminen vapaaehtoistyöhön on erilaista kuin ennen: pitkäjänteisyys on vähentynyt, ja tehtäviin sitoudutaan usein keikkaluonteisesti tai lyhyeksi ajaksi kerrallaan. Yleensä organisaatiossa tietysti toivotaan, että rekrytointiin ja perehdytykseen panostettu aika ei menisi hukkaan, vaan vapaaehtoiset viihtyisivät talossa pitkään. Vapaaehtoisella on kuitenkin luonnollisesti oikeus lopettaa vapaaehtoistyö silloin kun hän itse sitä haluaa. Keskustele vapaaehtoisen kanssa Kun vapaaehtoinen kertoo, ettei enää oikein jaksaisi tehdä vapaaehtoistyötä, hänen kanssaan voi keskustella tahdikkaasti tilanteen taustalla vaikuttavista asioista. Joskus ongelma voi olla henkilökemioissa, jolloin vapaaehtoisen siirtyminen toisiin tehtäviin voi auttaa. Joskus sitoutumista heikentävät epäselvyydet tehtävissä tai tehtävänjaossa, pettymys tiettyyn vapaaehtoistehtävään tai siihen, ettei vapaaehtoinen taitojen karttumisesta huolimatta ole saanut uusia haasteita. Tämä on tärkeää tiedostaa organisaatiossa, kun toimintaa kehitetään. Kannattaa huolehtia siitä, että keskustelu on sävyltään kannustava, ei syyllistävä: vapaaehtoinen voi lopettaa hyvillä mielin, oli lopettamisen syy mikä tahansa. Asian voi ottaa esille esimerkiksi siitä näkökulmasta, että toiminnan kehittämiseksi on tärkeä kuulla lopettavan vapaaehtoisen mielipiteitä ja mahdollisia kehittämisehdotuksia. Ks. myös kohta 4.7. Ongelmatilanteet. Tue ja kiitä Jos näyttää siltä, että vapaaehtoinen haluaa keskustelun jälkeen edelleen lopettaa vapaaehtoistyön, tue häntä lopettamispäätöksessä. Hyvä käytäntö on tarjota lopettavalle vapaaehtoiselle todistus vapaaehtoistyöstä. Riippumatta lopettamisen syystä on tärkeää kiittää vapaaehtoista hänen tekemästään vapaaehtoistyöstä. Vapaaehtoiselle tulisi jäädä vapaaehtoistyöstä päällimmäiseksi ilo annetusta ajasta. Vapaaehtoisen panos on arvokas, oli hän sitten tehnyt vapaaehtoistyötä kertaluontoisesti tai pitemmän aikaa. Ks Todistus vapaaehtoistyöstä. 69

71 4.9. Todistus vapaaehtoistyöstä Vapaaehtoistyö on arvokasta, ja sen tekemisestä annettava todistus on hyvä tapa tehdä tätä arvoa näkyväksi. Todistuksesta voi olla hyötyä muun muassa työnhaussa. Käytössä voi olla esimerkiksi valmis todistuspohja, jota voi muokata jokaiselle vapaaehtoiselle sopivaksi. Jos todistusten sisältö vaihtelee paljon tehtävästä toiseen, erilaiset todistusmallit voivat olla hyvä vaihtoehto. Pohjien ja mallien tekeminen ei ole työlästä, ja se säästää vastuuhenkilöiden aikaa jatkossa. Kun talossa on yhtenäinen käytäntö laatia todistuksia, on todennäköisempää, että kaikki vapaaehtoiset saavat laadukkaan todistuksen. Yksilöllisestä todistuksesta on enemmän iloa On kuitenkin tärkeä muistaa, että vaikka pohjat ovat valmiita, niitä täytyy aina muokata jokaiselle vapaaehtoiselle sopiviksi, jotta niistä olisi myös oikeasti hyötyä vapaaehtoisille. Niitä kirjoitettaessa täytyy kertoa erikseen kunkin vapaaehtoisen osaamisesta ja vahvuuksista. Pohja tai malli vain määrittelee, mitä asioita todistuksessa kerrotaan, ja miltä dokumentin tulee muodollisesti näyttää. Esimerkiksi Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa oli aikaisemmin käytössä todistuspohja, jota useat eri ihmiset käyttivät. Kiireessä todistuspohjaa ei kuitenkaan täytetty huolellisesti, ja todistuksista tuli hyvin yleisluontoisia. Siksi halusimme tarjota yksilöllisempiä todistuksia, sillä todistus on myös yksi keino kiittää vapaaehtoisia. Niinpä laadimme dokumentin, johon oli selkeästi merkitty, mitkä kohdat täytyy täyttää kunkin vapaaehtoisen kohdalla erikseen. Mukaan laitettiin esimerkkikuvaus tulkkivapaaehtoisen tehtävistä, jotta todistuksen kirjoittaja saisi paremman kuvan siitä, millä tarkkuudella todistus on hyvä laatia. 70

72 5. Viestintä Vapaaehtoistoiminnasta viestittäessä on keskeistä, että pystytään antamaan selkeä kuva siitä, mistä toiminnassa on kysymys. Tavoite on, että rekrytointi vastaa toimintaa, ja että vapaaehtoinen tietää, mihin on tulossa, ja miten toiminta pyörii. Toiminnalla on hyvä olla selkeä nimi ja ulkoasu. On tärkeää viestiä toiminnan vaikuttavuudesta niin vapaaehtoisille itselleen kuin myös työntekijöille. Tämä vahvistaa motivaatiota, sitouttaa ja luo ryhmähenkeä. Viestintään voi käyttää loputtomasti henkilötyötunteja ja rahaa tahtoessaan. Avuksi on, jos yhteisössä on ihminen, joka vastaa viestinnästä. Tässä luvussa on vinkkejä toimivaan rekrytointiin, imagon rakentamiseen, julkisuuden hakemiseen sekä sisäiseen viestintään niin vapaaehtoisille kuin työntekijöillekin. 71

73 Ks. myös 7.2. Vaikuttamisen työkaluja Ulkoinen viestintä Jos vapaaehtoistoiminta tunnetaan, ja jos vapaaehtoistoimijan maine on hyvä, vapaaehtoisia on helpompi rekrytoida. Toiminta on silloin todennäköisesti myös vaikuttavampaa. Positiivisella julkisuudella voidaan saada aikaan myös muutoksia asenteissa ja käytännöissä. Siksi ulkoinen viestintä ja mediajulkisuus on tärkeää, ja siihen kannattaa panostaa. Miten rakentaa vapaaehtoistoiminnan imagoa? Millaisilla keinoilla voi hakea myönteistä julkisuutta? Suunnittele pitkäjänteisesti Strategia ja suunnitelma koskevat toki kaikkea viestintää, mutta niiden rooli on ehkä tärkein ulkoisessa viestinnässä. Kannattaa siis laatia viestintästrategia esimerkiksi 1 3 vuoden ajalle. Voit strategiassa pohtia viestintää esimerkiksi tällaisista näkökulmista: Missä tilassa vapaaehtoistoiminnan viestintä on nyt? Millä resursseilla sitä pyöritetään? Mihin tahdotaan päästä (tavoitteet)? Tämän jälkeen on hyvä tarkentaa, millä toimenpiteillä, aikataululla ja keinoilla tavoitteisiin aiotaan päästä. Kannattaa myös miettiä kohderyhmiä ja kerätä kunnon tiedotuslistat. Kun strategia on selvillä, sen lisäksi voi olla hyvä tehdä vuosittain viestintäsuunnitelma vapaaehtoistoiminnan näkökulmasta. Vaihtoehtoisesti voit myös laatia aiheesta osasuunnitelman talon yleiseen viestintäsuunnitelmaan. 72

74 Suunnitelmaa tehdessäsi sinun kannattaa pohtia tarkemmin, mitä vuoden aikana pitäisi saavuttaa, missä asioissa toivottaisiin näkyvyyttä, mihin tahdottaisiin vaikuttaa ja miten toimintaa voidaan tehdä tunnetuksi. Kannattaa miettiä koukkua: mikä tässä on uutta ja kiinnostavaa? Keinot, joilla tavoitteisiin pyritään Kun tiedät, mihin viestinnällä halutaan päästä, voit kehittää täsmäkeinoja tavoitteiden saavuttamiseksi ja merkitä ne suunnitelman aikatauluun. Keinoja ovat muun muassa: tempaukset kampanjat tapahtumat, joista media voisi kiinnostua jutut ja juttuehdotukset tiedotteet mikä tahansa muu, millä voisi saada positiivista huomiota itse asialle. Usein kannattaa keskittyä tavalla tai toisella organisaation osaamisen ja aihealueen kannalta tärkeisiin kysymyksiin. Vapaaehtoistoiminnan voi tuoda esiin tämän osaamisen ja kysymysten kautta, ikään kuin siinä sivussa. Tämä siksi, että aihe saan iloa vapaaehtoistyöstä on kulunut, eikä sillä ole enää helppo saada huomiota. 73

75 Ota valokuvia Valokuvien ottaminen tiedotustarpeita varten on hyvä pitää mielessä kaikessa toiminnassa. Jälkeenpäin usein huomaa, miten mukavaa erilaisista tilanteista olisi olla enemmän kuvia käytössä. Yleensä käyttöä on sekä pysty- että vaakakuville. Jos saat kuviin mukaan myös eri ikäisiä ja eri näköisiä ihmisiä, sekä miehiä että naisia, mielellään vielä hymyileviä ja yhdessä jotain mukavaa puuhaavia, aina parempi! Tapahtumat tuovat mediahuomiota Jos vapaaehtoisten avulla järjestetään jotain ihmisiä kiinnostavaa, se nostaa automaattisesti organisaation vapaaehtoistoiminnan profiilia. Kierrätyskeskuksessa vapaaehtoistoiminnalle saatiin näkyvyyttä esimerkiksi Helsingin keskustassa Narinkkatorilla järjestetyllä Pyöräkirppis-tapahtumalla, joka järjestämisessä vapaaehtoiset olivat apuna. Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä Helsingin Polkupyöräilijät ry:n kanssa. Yhteistyö onkin usein varteenotettava vaihtoehto järjestää tapahtumia ja samalla hyödyntää synergiaedut. Pyöräkirppiksen mainonta tapahtui pääasiassa Facebookissa. Aihe kiinnosti ihmisiä, ja ajoitus oli hyvä: kevät ja pyöräilykauden alku. Niinpä tapahtuma sai nopeasti jopa tuhat tykkääjää Facebookissa. Sitä kautta saatiin myös mediahuomiota. Tapahtumien järjestäminen on usein aikaa vievää, mutta ne ovat kuitenkin tärkeä tapa tavoittaa ennen tavoittamattomia yleisöjä. Jos niitä järjestetään, vapaaehtoisten läsnäoloa kannattaa tuoda esiin tiedotuksessa. Tapahtumaan voi myös keksiä tempauksenomaisia kiinnostavia vapaaehtoistehtäviä, joiden avulla toimintaa saa nostettua esiin. 74

76 Herätä keskustelua Jos haluat herättää keskustelua yhteiskunnallisesta aiheesta, pohjatyö kannattaa tehdä hyvin. Huolellisen pohjustuksen jälkeen yhteiskunnallisesti tärkeitä aiheita ei välttämättä ole vaikea saada läpi mediassa. Usein tärkeä asia myy itse itsensä. Ota yhteyttä toimittajiin, etsi sopivat foorumit ja lähetä tiedotteita. Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeessa onnistuttiin yhteistyössä muiden vapaaehtoistoiminnan järjestäjien kanssa synnyttämään maan päämedioissakin keskustelua työttömien oikeudesta tehdä vapaaehtoistyötä. Tähän päästiin nopeasti ja kohtuullisen pienellä panoksella. Ensin otettiin selvää lakiasioista. Ristiriitaisuudet nostettiin rohkeasti esiin. Aihe herätti niin paljon keskustelua, että selvästi suurellekin yleisölle epäkohta oli selvä. Tämä auttoi huomion saamisessa. Tärkeää oli kuitenkin muotoilla ongelma selkeästi ja tuoda esiin myös ratkaisu. Ks. myös 7.2. Vaikuttamisen työkaluja. Lue lisää kohdasta 5.3. Usein kysytyt kysymykset viestinnän työvälineenä. Ennakointi Kielteistä huomiota tai negatiivisia reaktioita ei kannata pelätä, koska niiden avulla voidaan saada aikaan hyvä keskustelu. Voit varautua niihin tekemällä kriisiviestintäsuunnitelman. Mieti etukäteen tapoja reagoida vaikeissa tilanteissa. Yksi työväline tähän on miettiä valmiiksi hankalia kysymyksiä ja hyvin muotoiltuja vastauksia niihin. Onko organisaatiossa tai vapaaehtoistoiminnassa jotain sellaista, mikä saattaa aiheuttaa kritiikkiä? Onko joitain arkoja aiheita tai vaikeita kysymyksiä? Miten kritiikkiin vastataan tyhjentävästi? Tuodaanko päivittäisessä viestinnässä esiin tarpeeksi tietoa, joka auttaa ennaltaehkäisemään väärinkäsityksiä? Jos järjestät vapaaehtoistoimintaa yrityksessä, toiminnasta viestittäessä kannattaa lisäksi huomioida, että asenneilmasto yritysten vapaaehtoistoimintaa kohtaan on erilainen kuin omaehtoisesti syntynyttä vapaaehtoistyötä kohtaan. Toiminnan perusteluja ja tavoitteita kannattaa silloin tuoda esiin tavallista enemmän. Ulkoinen viestintä pähkinänkuoressa Julkisuuden saamisessa ja ulkoisessa viestinnässä pitkälle auttavat jo seuraavat asiat: Huolehdi siitä, että verkkosivut ovat visuaalisesti ja sisällöllisesti hyvät. Päivitä niitä tarpeeksi usein. Ole läsnä sosiaalisessa mediassa. Tällä hetkellä tämä tarkoittaa vähintään Facebookia. Ei kannata jakautua liian useaan paikkaan, mutta muistakin voi olla hyötyä (esimerkiksi Flickr, Youtube tai Twitter). Lähetä aktiivisesti tiedotteita ja juttuehdotuksia tiedotusvälineisiin. Tarjoa kiinnostavaa substanssia: tapahtumia, tempauksia, kampanjoita ja julkaisuja. Pelkät kanavat eivät siis riitä. Ennen kaikkea: keksi jotain kiinnostavaa ja hauskaakin ja tartu tärkeisiin aiheisiin! 75

77 Ks. myös 5.1. Ulkoinen viestintä Vinkkejä vapaaehtoisten rekrytointiin Miten löytää yhteisölle sopivia ja sitoutuneita vapaaehtoisia? Mikä rekrytoinnissa toimii, mikä ei? Mitä rekrytoinnissa ainakin kannattaa muistaa? Ensiksikin rekrytointi kannattaa suunnitella ja mitoittaa käytettävissä olevien resurssien, kohderyhmän ja kiireellisyyden mukaan. Hyödynnä olemassa olevat tiedotuskanavat ja tiedota vapaaehtoistehtävistä esimerkiksi verkkosivuilla, Facebookissa sekä erilaisten sähköpostilistojen kautta. Mediajulkisuutta voi hakea erilaisilla keinoilla, esimerkiksi keksimällä repäiseviä vapaaehtoistehtäviä tai järjestämällä hauskoja tempauksia. Tehtävät, joissa vapaaehtoinen pääsee tuottamaan iloa toisille, mielletään usein perinteiseksi vapaaehtoistyöksi. Monella on motivaatio nimenomaan tämäntyyppiseen toimintaan, ja siksi sitä on helppo myös mainostaa innostavasti. Jos tarjolla oleva tehtävä poikkeaa paljon tästä mielikuvasta eikä toisaalta ole myöskään riittävän repäisevä ja poikkeuksellinen, sen mainostaminen voi vaatia enemmän suunnittelua. On hyvä tiedostaa, että aina ei voi onnistua. Kohderyhmiä voi olla vaikea löytää, yhteisön seuraajissa ja uutiskirjeiden saajissa ei ehkä ole tehtävään sopivaa porukkaa, tai harrastajajoukkoja ei ole helppo tavoittaa. Kannattaa miettiä, missä vaiheessa mihinkin tehtävään rekrytoidaan, niin että löydetyille vapaaehtoisille varmasti riittää mielekästä tekemistä, ja käytännöt ovat riittävän valmiita. Vapaaehtoisia ei kannata rekrytoida tehtäviin, joissa heitä ei välttämättä tarvita. Mikään ei ole vapaaehtoiselle turhauttavampaa kuin olla tarpeettomana paikalla. Jos tehtävään tarvitaan kymmenen vapaaehtoista, ei siis kannata rekrytoida kahtakymmentä. Myöskään yhteiskunnan palkkatyönä tuottamiin, lakisääteisesti tarjottaviin palveluihin ei ole mieltä rekrytoida vapaaehtoisia. 76

78 Kootut rekrytointivinkit Seuraavassa muutamia Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeen kokoamia vinkkejä onnistuneeseen rekrytointiin. Vinkki 1 PUSKARADIO ON YSTÄVÄ Iso osa vapaaehtoisista löytyy kuuluisan puskaradion kautta. Välillä eri rekrytointitapojen tehokkuutta onkin siksi vaikea seurata: ihmiset eivät edes muista, mitä kautta ovat kuulleet tietystä tehtävästä. Mitä tästä voi oppia? Tuuttaa tietoa joka paikassa, kyllä jotain kautta nappaa kuitenkin. Merkitystä on myös sillä, miten vapaaehtoiset viihtyvät. Usein parasta mainosta vapaaehtoistoiminnalle on innokas vapaaehtoinen, joka mainostaa toimintaa ystävilleen. Vinkki 2 OLE KÄRSIVÄLLINEN, ÄLÄ KIIREHDI ÄLÄKÄ YRITÄ LIIKAA Liian nopeasti ei kannata laskea löytävänsä vapaaehtoisia. Aloita siis rekrytointi hyvissä ajoin. Älä esimerkiksi julkaise ilmoitusta vasta viikkoa ennen tapahtumaa. Tehtävä saattaa löytää tekijänsä vasta pitkän ajan kuluttua, mutta sitä kannattaa silti pitää auki. Vinkki 3 HANKI JULKISUUTTA Kannattaa keksiä houkuttimeksi jotain hauskaa ja repäisevää, minkä avulla saadaan vapaaehtoistoiminnalle julkisuutta. Se voi olla vaikkapa tempaus tai hauska vapaaehtoistehtävä. Usein keveys voi myydä maailmanparannuspaatosta paremmin! Mieti, mikä voisi olla yhteisössäsi sellaista, millä voisi helposti saada medianäkyvyyttä. Esimerkiksi Kierrätyskeskuksessa julkisuutta haettiin tietoisesti matokompostointitehtävillä. Matojen hoitajia ja mato eks perttejä toki myös oikeasti tarvittiin, mutta sen lisäksi haluttiin hyödyntää matojen viihdearvo. Sellainen ristiriitainen hahmo kuin mato, joka ällöttää toisia ja kiinnostaa toisia, oli hyvä tapa tuoda esiin sekä ympäristöasioita että Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistehtäviä. Hauskat rekrytointiilmoitukset olivat nekin tärkeitä, mutta eniten tunnettuutta toi matokompostointikoulutuksen järjestäminen. Ennen koulutusta lähetettiin tilaisuudesta tiedote, joka käsitteli myös yleisemmin matokompostoinnin hyötyjä hieman pilke silmäkulmassa. Madot saivat paljon mediatilaa: tiedotteen jälkeen sekä radio että lehdet kiinnostuivat matojen elämästä. Saimme mainosta niin ympäristöasioille, Kierrätyskeskukselle kuin talon vapaaehtoistoiminnallekin. Juttujen ja radiohaastattelujen jälkeen kurssille ilmoittautui matokompostoijia niin paljon, että kursseja tarvittiin heti toinenkin. Kannattaa myös rohkeasti tarjota juttuja paikallislehtiin. Niissä voi myös ilmoitella avoimista tehtävistä. Kun vantaalainen sanomalehti julkaisi jutun siitä, että Kierrätyskeskus etsii ohjaajia suomen kielen kerhoille Vantaalla, ohjaajia tuli parissa päivässä jopa paljon tarvittua enemmän. Sosiaalinen, selvästi palkitseva ja suoraan toisia ihmisiä hyödyttävä tehtävä vastasi perinteistä mielikuvaa mukavasta ja tärkeästä vapaaehtoistoiminnasta. Ihmisiltä tuntui löytyvän halua auttaa maahanmuuttajia kielen oppimisessa ja kotoutumisessa. Kompostointikoulutuksesta kerrotaan lisää kohdassa 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö. 77

79 Vinkki 4 JÄRJESTÄ KURSSEJA TAI TUTUSTUMIS- TAI STARTTIPÄIVIÄ Lue lisää kohdasta 3.6. Kurssimuotoinen vapaaehtoistyö. Kiinnostuneille avoimet starttipäivät ja koulutukset ovat erinomainen tapa houkutella vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Tietty päivä, jolloin muitakin aloittajia tulee paikalle, saa epäröivätkin helpommin ottamaan yhteyttä. Kierrätyskeskuksessa toimiviksi ovat osoittautuneet etenkin sellaiset starttipäivät tai kurssit, joilla on jokin yhteys tiettyyn tehtävään, ja joissa pääsee jo vähän tekemään jotain konkreettista ja oppii uutta. Ne toimivat helppona matalan kynnyksen tapana astua mukaan vapaaehtoistoimintaan ja kokeilla, tuntuuko se kiinnostavalta. Samalla aloittajien perehdytys helpottuu, koska saa monta ihmistä paikalle yhtä aikaa. Tietyn päivän mainostaminen on myös helpompaa kuin yksittäisen tehtävän markkinointi tyyliin soita tänne joskus, aina tarvitaan väkeä. Haasteena tietenkin on, että lukkoon lyöty aika ei sovi kaikille. Vinkki 5 KÄYTÄ PORTTITEHTÄVIÄ Erilaiset hauskat tapahtumat ja kurssit tai helposti julkisuutta saavat tehtävät voivat houkutella ihmisiä mukaan. Jos tiettyyn tehtävään on enemmän tarjokkaita kuin siihen voidaan ottaa, ilman tekemistä jääviä ihmisiä kannattaa houkutella muihin tehtäviin. Innostuttuaan organisaation toiminnasta tietyn tehtävän myötä ihmiset voivat todennäköisemmin kiinnostua muistakin tehtävistä. Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi Lennu Liito-oravien valmistus oli kevyt ja hauska aloitustehtävä. Lennuille löytyi sekä kaavojen laatija että monta ompelijaa. Hellyttävien liito-oravien ompeleminen oli tärkeää ympäristökasvatusta tukevaa toimintaa. Samalla se toimi hauskana vapaaehtoistoiminnan houkuttimena ja sai monet ihmiset myös muiden kädentaitotehtävien pariin. Erilainen panostus eri tyyppisiin tehtäviin Rekrytointiin käytettävä aika ja resurssit vaihtelevat paljon sen mukaan, mitä halutaan saavuttaa, ja miten paljon resursseja on käytettävissä. Mieti, millainen tarve ja aikataulu on, ja mitoita rekrytointi sen mukaan. Jos vapaaehtoisia tarvitaan paljon ja / tai nopeasti, kannattaa harkita rahan käyttämistä rekrytointiin, jotta tavoitteisiin todella päästään. Mutta kiireettömässä tilanteessa, varsinkin jos käytössä on jo hyviä valmiita kanavia (esimerkiksi Facebook, sähköpostilistat ja yhteistyöverkostot), rekrytointi voi sujua henkilötyötunteja lukuun ottamatta liki ilmaiseksikin. Onnistumisessa auttavat sattuma, organisaation tunnettuus, kekseliäisyys ja hyvä suunnittelu. Kun kohdistaa rekrytoinnin oikeanlaiselle yleisölle, se on tehokasta. Alla on joitakin suuntaa antavia vinkkejä siihen, miten paljon rekrytointiin voi erilaisissa tilanteissa panostaa. 78

80 Askel 1 KIIREETÖN REKRYTOINTI Voidaanko tehtävään ottaa vapaaehtoinen, mutta ei ole akuuttia tarvetta tai tiettyä päivää, esimerkiksi tapahtumaa, jolloin vapaaehtoista tarvitaan? Silloin vähempikin panostus usein riittää. Voit aloittaa esimerkiksi kokeilemalla näitä: Julkaise ilmoitus verkkosivujen ajankohtaispalstalla. Julkaise ilmoitus Facebookissa ja Twitterissä. Lähetä ilmoitus vapaaehtoisten sähköpostilistalle tai mahdollisiin uutiskirjeisiin, jos kohderyhmä on sopiva. Usein näilläkin keinoilla voi löytää vapaaehtoisia. Facebook ja verkkosivut saattavat olla aivan riittäviä rekrytointikanavia, jos seuraajia ja sivuilla kävijöitä on paljon. Tätä kautta tavoitetut ihmiset ovat jo valmiiksi kiinnostuneita organisaatiosta, joten he ovat myös hyviä potentiaalisia vapaaehtoisia. Eli: käytä hyväksi jo valmiit resurssisi, jo kiinnostuneet ja organisaatiosi ympärillä pyörivät ihmiset. Askel 2 EI KOVIN KIIREELLINEN REKRYTOINTI Tarvitaanko tehtävään joku, mutta tarve ei ole suoranaisesti akuutti? Silloin voit harkita esimerkiksi näitä: Ota ensin askel 1. Ilmoita tehtävästä organisaation henkilökunnalle ja laita ilmoitus toimistosi / toimipisteesi seinälle paikkaan, jossa kävijät näkevät sen. Hyödynnä myös sähköiset ilmoituskanavat toimipisteessäsi. Käytä paikallisia vapaaehtoistoiminnan verkostoja ja verkkosivuja ilmoittamiseen (mm. Espoon Järjestöjen Yhteisön EJY ry:n ja Toiminta Suomen sivut). Mainosta tehtävää tapahtumissa ja tilaisuuksissa suullisesti ja paperilla. Yleinen lentolehtinen voi hyvin toimia ainoana jaettavana esitteenä, mutta tilaisuuksissa on hyvä olla mukana tieto siitä, mihin tehtäviin juuri nyt haetaan ihmisiä. On tärkeää, että vapaaehtoistoiminta näkyy (julisteina, esitteinä, sähköisillä tauluilla) myös paikassa, jossa yhteisösi toimii. Näin satunnainenkin kävijä saa tiedon vapaaehtoistyön mahdollisuudesta. Vaikka hän ei itse olisi kiinnostunut, hän saattaa viedä viestiä eteenpäin. Melkein kaikki edellisten askelten keinot rajoittuvat niihin, jotka ovat jo valmiiksi organisaatiosta kiinnostuneita. Jos heitä ei vielä ole kovin paljon, ja jos näkyvyyttä yritetään saada laajemmalti, on yleensä hyvä turvautua muihin keinoihin eli ottaa myös askel 3. 79

81 Askel 3 TEHOSTETTU REKRYTOINTI Onko vapaaehtoiselle akuutti tarve, tai onko jokin tietty päivä tai tapahtuma, jolloin vapaaehtoista tarvittaisiin? Silloin rekrytointiin kannattaa panostaa! Mieti, olisiko apua esimerkiksi tällaisista keinoista: Ota askeleet 1 ja 2. Etsi kohdennettuja tahoja, joiden jäseniä, lukijoita tms. ilmoitus voisi kiinnostaa. Tätä varten kannattaa tehdä ajatustyötä ja selvittää, mitkä ovat ne kanavat, joita tehtävästä potentiaalisesti kiinnostuneet seuraavat. Mieti, ketkä ovat kohderyhmää: ovatko he esimerkiksi nuoria, vanhoja, keski-ikäisiä, naisia, miehiä, molempia, harrastavatko he jotain tiettyä asiaa, missä he asuvat, missä he käyvät, mitä he lukevat tai kuuntelevat? Kohdennetusta rekrytoinnista Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoiminnassa on monessa tapauksessa hyviä kokemuksia. Jos oikea sähköpostilista tai harrastusporukka löytyy, voi rekrytointi olla erittäin helppoa. Joskus oikean porukan löytäminen kuitenkin vaatii työtä. 80

82 Muita keinoja, joita kannattaa harkita tapauskohtaisesti: Laadi ilmoituksia ja juttuehdotuksia medialle tai muiden organisaatioiden tiedotteisiin ja uutiskirjeisiin. Julkisuus toimii hyvänä rekrytointikeinona. Tee tehtävästä lentolehtinen, tulostettava ilmoitus, juliste tms. ja jaa sitä harkintasi mukaan siellä missä potentiaaliset vapaaehtoiset voisivat liikkua. Mainitse tehtävistä muissa organisaation uutiskirjeissä, esitteissä, tapahtumissa ym. Kokemuksia eri keinojen tuloksellisuudesta Kierrätyskeskuksessa eniten on panostettu sähköiseen rekrytointiin verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Ei siis ole ihme, että se on ollut tuloksellisinta. Se on myös hyvin helppoa ja halpaa; jos kanavat ovat muutenkin olemassa, se on lähes ilmaista. Jotta tavoitetaan monipuolisesti erilaisia ihmisiä, kannattaa kuitenkin panostaa muuhunkin. Maksettua mainontaa olemme tehneet hyvin vähän, eikä se ole tuloksellisuudessaan ollut läheskään yhtä tehokasta. Se kuitenkin auttaa tavoittamaan yleisöjä, joihin ei muuten saisi yhteyttä. Esimerkiksi painettu media voi joskus olla hyvä tapa löytää tietty kohderyhmä. Ilmoituksen voi esimerkiksi julkaista harrastelehdessä, jonka aihe on lähellä yhteisön vapaaehtoistoimintaa. Seuraavassa kerrotaan tarkemmin eri rekrytointikeinojen tuloksellisuudesta Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoiminnassa: Kierrätyskeskuksen verkkosivujen kautta tuli noin neljäsosa vapaaehtoisista. Etuna on, että Kierrätyskeskuksen sivuilla on paljon muitakin kävijöitä kuin ne, jotka etsivät vapaaehtoistyötä. Arviolta jopa kymmenesosa vapaaehtoisista päätyi Kierrätyskeskukseen jonkinlaisen mediahuomion myötä. Sosiaalisen median kautta tuli myös noin kymmenesosa vapaaehtoisista. Siellä kannattaa olla rohkea rekrytoinnissa ja tempauksissa! Lisäksi hyödyllisiä rekrytointikeinoja olivat maksetut mainokset, tiedotteet sähköpostilistoilla, tiedotus verkostojen kautta (esimerkiksi Espoon Vapaaehtoisverkosto) ja mainostus erilaisissa tapahtumissa. Noin kolmasosa Kierrätyskeskuksen vapaaehtoisista löytyi näiden keinojen avulla. 81

83 Verkkosivut Verkkoa kannattaa ehdottomasti hyödyntää vapaaehtoistoiminnan imagon rakentamisessa ja toiminnasta tiedottamisessa. Edustavat verkkosivut ovat kevyet ja visuaalisesti houkuttelevat, mutta samalla informatiiviset. Niiltä löytyy kiinnostavaa luettavaa ja katseltavaa, ja niitä päivitetään riittävän usein. Hyvin suunnitellut sivut säästävät aikaa, kun samoja asioita ei tarvitse selittää jokaiselle. Toiminta ja tavoiteltu kohderyhmä tietysti vaikuttavat siihen, millaisiksi verkkosivut ja niiden tyyli kannattaa rakentaa. Mieti ensin tavoitteet ja yleisvaikutelma Aluksi kannattaa miettiä, millaiset ovat verkkosivujen tavoitteet ja käytettävissä olevat resurssit. Ovatko käytössä organisaation verkkosivut, vai onko tavoitteena vapaaehtoistoiminnan oma erillinen sivusto? Jos alustana on organisaation sivusto, miten vapaaehtoistoiminta saadaan siellä näkyvälle paikalle? Kuka sivustosta vastaa, ja mikä on työnjako? Voit suunnitella alustavasti sivurakenteen sekä miettiä, haluatko sivuista yksityiskohtaisemmat vai yleisemmät. Voit myös pohtia, mikä on se juju, joka tekee sivut kiinnostaviksi. Ihmisläheisyys on valttia vapaaehtoisviestinnässä. Entä millaiset kuvat ja värit houkuttelevat uusia ihmisiä mukaan? Sivuilla käytetty kieli voi olla sopivan kevyttä, ja jos yhteisön tyyliin sopii huumorin käyttö, sitä kannattaa hyödyntää sopivasti. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon kohderyhmä: jos esimerkiksi toivot, että tekstit avautuvat myös vähemmän suomea osaaville, sovella sen mukaan. 82

84 Tärkeät asiat esille Kun olet miettinyt, mitä sivuilta haluat, kannattaa varmistaa, että tärkeimmät asiat löytyvät ensimmäisinä. Houkutteleva aloitussivu saa kävijät tutkimaan sivuja muutenkin. Heti aluksi on hyvä kertoa pähkinänkuoressa, mistä on kysymys. Valikot on hyvä pitää kohtuullisen suppeina. Keskeisiä asioita ei silti kannata piilottaa liian pitkien sivupolkujen taakse. Kannattaa myös käyttää riittävästi linkkejä, jotta asiat löytyisivät mahdollisimman monen reitin kautta. Mieti myös, minkälaisia hakusanoja meidän tehtävistämme kiinnostuneet voisivat käyttää. Se ohjaa ihmisiä hakukoneista sivuille. Jos sivujen tarkoitus on rekrytoida uusia vapaaehtoisia, ohjeet ilmoittautumista varten (ilmoittautumislomake tai yhteystiedot) kannattaa laittaa näkyvään paikkaan. Päivitettävyys Ajan kanssa yleensä selviää, miten yksityiskohtaista tietoa sivuille kannattaa laittaa. Verkkosivut vaativat jatkuvaa päivitystä. Käytännössä esimerkiksi jokaisesta vapaaehtoistehtävästä tiedottaminen erikseen on suuritöistä, vaikka se toki innostaakin usein ihmisiä mukaan tehokkaammin kuin yleisempi kuvaus. Organisaatiossa, jossa vapaaehtoistoimintaa pyöritetään pienin resurssein, verkkosivujen tekstit kannattaakin varmasti laatia sen verran yleisluontoisiksi, ettei niitä tarvitse joka välissä olla muuttamassa. Laita sivuille jotain kevyttä ja mielenkiintoista Kuvat, tarinat, blogikirjoitukset ym. toimivat hyvin keventävinä elementteinä. Tekstiä saat elävöitettyä mukavasti myös esimerkiksi visuaalisilla nostoilla, joihin laitat lainauksia vapaaehtoisilta ja muilta, joita toiminta on ilahduttanut. Tekstiä voi keventää myös näillä: luettelot väliotsikot lyhyet kappaleet kysymykset konkreettiset esimerkit organisaation ilmeeseen sopiva kieli lyhyet lauseet. Kielen selkeydestä tarkemmin ks. julkaisu Vinkkejä selkeään tekstiin Kierrätyskeskuksen sivuilla: Verkkosivut osana viestinnän kokonaisuutta Parhaimmillaan verkkosivut täydentävät muita viestintäkanavia. Niille voi viitata Facebook-sivulta, ja niille voi ohjata esim. uutiskirjeestä tai sähköpostista, jotta nämä eivät veny liikaa. Usein sivujen kävijämääriä voi myös seurata, mikä voi antaa arvokasta tietoa viestinnän ja koko vapaaehtoistoiminnan kehittämistä varten. 83

85 5.2. Sisäinen viestintä Kun yhteisön kaikille ihmisille onnistutaan viestimään vapaaehtoistoiminnasta kattavasti, vapaaehtoiset otetaan paremmin mukaan yhteisöön. Myös henkilöstö tuntee talon vapaaehtoistoiminnan ja kokee sen osaksi kokonaisuutta. Muutokset ja tapahtumat tulevat kaikkien tietoon, kehitysideat saadaan talteen, ja kaikki sujuu jouhevammin. Periaate on yksinkertainen: tuuttaa mahdollisimman monia kanavia pitkin riittävän usein ja siellä, missä ihmiset ovat. Entä miten tämä käytännössä sitten tapahtuu? Ks. myös kohta 6.3. Työkaluja toiminnan kehittämistyöpajoihin. Vapaaehtoistoiminta osana talon viestintäkulttuuria Palavereissa ja tapaamisissa kannattaa käsitellä ajankohtaisia vapaaehtoisasioita säännöllisesti. Myös työntekijöiltä on hyvä kerätä palautetta vapaaehtoistoiminnasta. Voit myös järjestää heille esimerkiksi infotilaisuuksia ja ideointitapaamisia. Vapaaehtoistoiminnan tapahtumista ja muutoksista kannattaa tiedottaa samalla tavalla kuin henkilökuntaakin koskevista asioista. Voit esimerkiksi hyödyntää henkilökunnan yhteistä sähköpostilistaa, infotaulua, intranettiä ja yhteisiä palavereita. Vapaaehtoistoiminnan näkökulma on myös hyvä ottaa huomioon, kun kehitetään yhteisiä tiedotuskanavia, esimerkiksi intranettiä tai infomateriaaleja. On tärkeä muistaa, että vapaaehtoistoiminnasta tietoa tarvitsevat sekä vapaaehtoiset itse että henkilökuntakin. Tavoitteeksi voi ottaa, että vapaaehtoistoiminta tulisi osaksi talon koko viestintäkulttuuria: kun kaikkia koskevista asioista viestitään, ei esimerkiksi puhuttaisi vain työntekijöistä, vaan muistettaisiin mainita myös vapaaehtoiset tai sitten käytettäisiin neutraalia sanaa, joka kattaa kaikki. Ks. myös Viestintä vapaaehtoisille. Positiivinen viestintä sitouttajana Ks. myös 4.5. Motivointi ja sitouttaminen. Työyhteisölle kannattaa viestiä toiminnan vaikuttavuudesta esimerkiksi kerran kuussa. Kun työntekijät ovat tietoisia vapaaehtoistoiminnan merkityksestä ja lisäarvosta, he osaavat suhtautua vapaaehtoisiin arvostavasti. Voit myös nostaa esiin positiivisia asioita vapaaehtoistoiminnasta: mukavia palautteita, hauskoja tarinoita sekä muuta persoonallisempaa ja vähemmän virallista. Ks Myös henkilökunnan perehdyttäminen vapaaehtoistoimintaan ja sen käytäntöihin on osa henkilökuntaviestintää. Vapaaehtoistoiminta osaksi henkilökunnan perehdytystä. Monta kanavaa käyttöön Sisäiseen viestintään tarvitaan sopivat kanavat. Useimmissa organisaatioissa ne ovat jo olemassa vapaaehtoistoiminnasta riippumatta. Kun suunnittelet sisäistä viestintää, voit miettiä, tarvitaanko esimerkiksi intranetissä lisää palvelintilaa, tai täytyykö rahaa varata oman kuukausitiedotteen tai henkilökuntalehden tekemiseen tai erillisen perehdytysmateriaalin tuottamiseen. 84

86 Henkilökuntalehdet ja erilaiset kausittaiset tiedotteet eivät välttämättä tavoita kaikkia. Sähköpostitiedotteetkaan eivät kenties tässä onnistu, tai ne luetaan huolimattomasti. Kuten muussakin viestinnässä perussääntö onkin, että tärkeissä asioissa toisto kannattaa: laita tärkeät asiat aina sekä erilliseen tiedotteeseen että kausitiedotteeseen ja toista ne mahdollisesti vielä palavereissa kaikille. Myös mahdolliset kielirajoitteet on hyvä huomioida: usein viesti ei mene perille, koska sitä ei ymmärretä. Sano tarvittaessa asiat selkokielellä. Ks. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeen julkaisu Vinkkejä selkeään tekstiin: Viesti menee usein myös paremmin perille puhuttuna kuin kirjoitetussa muodossa. Kannattaa mennä mukaan palavereihin tai pyytää asioista perillä olevaa henkilöä jakamaan tietoa kokouksissa. Myöskään kahvipöytä- ja käytäväkeskustelujen merkitystä ei kannata aliarvioida. Vapaaehtoistoiminnasta keskusteleminen kasvokkain ei ole koskaan hukkaan heitettyä aikaa, vaan olennainen osa sisäistä viestintää. Kissa pöydälle Mahdollista kielteistä suhtautumista ei voi täysin muuttaa pelkällä viestinnällä. Paljon voi kuitenkin tehdä varsinkin ennakkoluulojen hälventämiseksi. Positiivisia faktoja on hyvä erityisesti korostaa ja tuoda esiin kaikessa sisäisessä viestinnässä. Kielteisiäkään asioita ei silti kannata lakaista maton alle. Erityisesti muutostilanteissa on tärkeää, että ihmisillä on tilaisuus myös kriittisten mielipiteiden esiintuomiseen. Kriittiset mielipiteet eivät katoa minnekään sillä, että niitä ei kuunnella. Avoin ja nopea viestintä on myös vapaaehtoistoiminnassa kaiken a ja o. 85

87 Viestintä vapaaehtoisille Toimiva viestintä on osa vapaaehtoisten sitouttamista. Kun viestintä vapaaehtoisille toimii, vapaaehtoiset pysyvät toiminnassa mukana, tuntevat olevansa arvostettu osa organisaatiota ja kokevat osaltaan edistävänsä tavoitteiden saavuttamista. He saavat monipuolista tietoa toiminnasta ja voivat halutessaan osallistua siihen monin eri tavoin. He ovat myös tietoisia muutoksista ja osaavat varautua tulevaan. Hyvä viestintä vapaaehtoisille on siis erittäin oleellista! Miten organisaation vapaaehtoisille sitten on hyvä viestiä? Miten heidät pidetään ajan tasalla? Miten heidät saadaan tulemaan talkoisiin, tapaamisiin ja tapahtumiin? Hyvä suunnittelu on valttia myös viestittäessä vapaaehtoisille. Kannattaa valita toimivat viestintäkanavat, varmistaa, että yhteyttä pidetään riittävän usein mutta ei liikaa, ja koordinoida, kuka mistäkin vastaa. Tässä joitakin vinkkejä. Monikanavaisuus Jos vapaaehtoiset ovat eri ikäisiä ja tulevat monenlaisista taustoista, he mitä luultavimmin käyttävät hyvinkin erilaisia viestintäkanavia. Saattaa olla, että yksi käyttää pelkkää sähköpostia, toinen kännykkää, kolmas lankapuhelinta, neljäs perinteistä postia, ja viides lukee kaiken sosiaalisesta mediasta tai intranetistä. Kaikki hoitavat erilaisia tehtäviä ja tahtovat olla eriasteisesti mukana. Miten ihmeessä tällaiseen ryhmään pidetään helposti yhteyttä? 86

88 Ks. myös 6.2. Palautteen keruu vapaa ehtoistoiminnasta. Ks. myös kohta Verkkosivut. Ei pidetäkään. Koordinaattori, yhteyshenkilö tai viestintäihminen saa todennäköisesti paljon aikaa kulumaan siihen, että viestii asioista eri kanavilla, tai sitten mikä on ehkä järkevämpää keskittyy muutamaan kanavaan. Tässä kannattaa kuitenkin muistaa, että osa ihmisistä putoaa pois toiminnasta, jos kutsut vaikkapa tapahtumiin, työpajoihin tai talkoisiin eivät tavoita kaikkia. Aina on esimerkiksi niitä, joilla ei ole halua tai mahdollisuutta käyttää sähköpostia. Vapaaehtoistoiminnan sosiaalisten vaikutusten vuoksi olisi siksi tärkeää viestiä sähköpostin lisäksi vapaaehtoisille myös jollakin muulla tavalla, esimerkiksi puhelimitse. Kannattaa miettiä, mitä kanavia yhteisön omat vapaaehtoiset käyttävät eniten. Yhteystietolistasta näkee, onko ihmisillä esimerkiksi ylipäätään sähköpostia. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa olemme keskittyneet selvästi eniten sähköpostiin. Kuukausittainen viestintä kaikille vapaaehtoisille tai toiminnasta kiinnostuneille tapahtuu sähköpostitse lähetettävällä uutiskirjeellä. Kutsut tietyn tyyppisistä tehtävistä kiinnostuneille ryhmille lähtevät useimmiten ensin sähköpostilla. Sähköpostit päätyvät kuitenkin monella suoraan roskakoriin, joten tärkeissä tapauksissa on hyvä ottaa käyttöön useampi kanava. Kierrätyskeskuksessa lähetetään yleensä ensin sähköpostia ja sen jälkeen tarvittaessa soitellaan perään. Puhelimella tavoittaa ihmiset useimmiten paremmin. Suora yhteydenpito myös muistuttaa vapaaehtoista siitä, että hänen panoksensa on oikeasti tärkeä, eikä häntä ole unohdettu. Joskus hyvä ajatus voi myös olla soittelukierros vanhoille vapaaehtoisille, jotka eivät enää ole aktiivisia. Sitä kautta saattaa saada myös palautetta siitä, miksi toiminnasta jäädään pois: menikö joku esimerkiksi pieleen viestinnässä, vai olivatko tehtävät vääränlaisia. Verkkosivuilla tai intranetissä voi olla esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan ajankohtaispalsta, jossa voit kertoa vapaaehtoisille yleisistä vapaaehtoisasioista. Jos intranetissä on toimipisteillä tai toiminnoilla omia tiedotuskanavia, esimerkiksi ilmoitustauluja, vapaaehtoisia voi kannustaa seuraamaan myös näitä. Intraa seuraavat kuitenkin tavallisesti vain vakituisimmat vapaaehtoiset, eikä kaikilla ole tietokonetta käytössä. Verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa voi ilmoittaa sellaisista asioista, jotka ovat luonteeltaan julkisia. Esimerkiksi kaikille avoimet kutsut ja avoimet tehtävät sopivat hyvin julkisille sivustoille. Myös monille jo toiminnassa mukana oleville vapaaehtoisille ilmoitus Facebookissa saattaa olla kimmoke vaikkapa tulla mukaan tapahtumaan. Posti voi joissakin tilanteissa toimia kampanjanomaisesti. Esimerkiksi muistaminen juhlien aikaan tai kutsun lähettäminen vapaaehtoisten tapaamisiin tai muihin tärkeisiin tilaisuuksiin voi olla mukava ele. Ks. myös Vapaaehtoistoiminta näkyviin intranetissä. Kun vapaaehtoiseen pitää yhteyttä monta eri ihmistä Kun vapaaehtoiseen pitää yhteyttä säännöllisesti useampi henkilö (esimerkiksi koordinaattori, viestintäihminen ja yhteyshenkilö), näiden ihmisten väliset vastuut kannattaa jakaa selkeästi ja pitää huolta, että tieto heidän välillään kulkee! Muuten voi käydä niin, että vapaaehtoinen saa samoja viestejä monelta eri taholta tai joskus jopa ristiriitaisia 87

89 tietoja. Toinen saattaa vaikka kutsua vapaaehtoisia talkoisiin samana päivänä kuin vapaaehtoinen on jo toisen kanssa sopinut menevänsä hoitamaan jotakin toista tehtävää. Henkilöllä, joka on vapaaehtoisen kanssa arjessa tekemisissä, on tärkeä rooli viestinnässä. Tärkeät asiat kannattaa tiedottaa hyvin yhteyshenkilöille, jotta nämä voivat vapaaehtoisen tavatessaan varmistaa, että asiat ovat menneet jonkin tiedotuskanavan kautta perille. Vaikka jostakin asiasta olisikin jo kerrottu sähköpostilistoilla ja muita kanavia pitkin, voi yhteyshenkilölle tärkeissä tapauksissa antaa tehtäväksi toimittaa esimerkiksi tapahtuman kutsun tai tiedotteen paperisena vapaaehtoiselle tämän tullessa paikalle. Haasteellista varsinkin isommassa organisaatiossa voi olla pysyä kärryillä siitä, mitä kaikkea yhteyshenkilö tiedottaa vapaaehtoisille ja miten. Ristiintuuttaus hämmentää vastaanottajaa. Säännöllisyys on tärkeää On hyvä varmistaa, että vapaaehtoisiin muistetaan ottaa säännöllisesti yhteyttä, vaikka akuutteja asioita ei olisikaan. Esimerkiksi uutiskirje on yksi tapa varmistaa, että vapaaehtoisiin tulee pidettyä yhteyttä säännöllisesti. Jos uutiskirjeitä ei lähetetä, ajoittainen muu yhteinen sähköposti, tekstiviesti tai kirje esimerkiksi kerran kuussa muistuttaa organisaation olemassaolosta ja pitää vapaaehtoisen yhteydessä siihen. Jos yhteisössä tuotetaan säännöllistä paperista lehteä tai muuta julkaisua, vapaaehtoiset kannattaa tietenkin liittää postituslistalle. 88

90 Ks. myös 4.2. Vapaaehtoisten tapaamiset. Kannattaa myös järjestää vähintään vuosittain tapahtumia, joissa on jotain kivaa, esimerkiksi ruokaa, mukava paikka ja ohjelmaa. Niissä on hyvä tutustua, luoda ryhmähenkeä ja tiedottaa tärkeistä asioista! Tällaisia tapaamisia voi järjestää muuten vain säännöllisesti, tai jonkin isomman muutoksen tai asian tullessa esiin. Aihehan voi olla vaikka pikkujoulut, mutta tilaisuuden motiivi voi olla lisäksi myös jokin muu kuin juhliminen. Eli ensin asiaa, sitten pipareita. Jaa viestintä osiin Voit miettiä, miten jaat viestinnän vastuut, sekä miten viestiminen jakautuu vuoden varrelle ja eri viestintäkanavien kesken. Voit pohtia esimerkiksi näitä asioita: Kuka mitäkin hoitaa? Kenellä on viestintävastuu mistäkin asiasta tai milläkin tasolla? Esimerkiksi kuka hoitaa arkiviestinnän ja tehtävistä sopimisen, kuka lähettää kutsut tapaamisiin ja muihin tapahtumiin, ja kuka hoitaa rekrytoinnin ja yleisen tiedottamisen? Kuinka usein mitäkin edellä mainituista asioista tehdään? Viestiähky voi olla yhtä paha asia kuin viestintävajekin. Miten muut saavat tietää siitä, mitä kukakin tekee? Mitä kautta viestitään? Tarvitaanko etanapostia? Miten sähköpostilistoja hallitaan (sähköiset työkalut vs. perinteiset listat)? Tarvitaanko ryhmätekstiviestipalveluita? Miten halutaan pyytää palautetta? Myös vapaaehtoisille itselleen näiden asioiden pitäisi näkyä selvästi. Viestissä on hyvä ilmaista, onko kyse henkilökohtaisesta viestistä, yhteisestä uutiskirjeestä tai kutsusta, ja keneltä viesti tulee. Jos viestijöitä on monta, muista kertoa myös vapaaehtoisille, keitä nämä ihmiset ovat, ja minkälaisissa asioissa kukin heistä viestii. Muista kiittää ja kertoa myös yhteisistä asioista Viestittäessä vapaaehtoisille on tärkeää myös tiedottaa jatkuvasti siitä, mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät organisaatiolle. Vapaaehtoisia kiinnostaa oman toimintansa vaikuttavuus ja kokonaiskuva, josta heidän voi olla vaikea itse saada tietoa yksittäisessä tehtävässä pakertaessaan. Tilastotieto, kertomukset ja kiitos ovat tärkeitä asioita! Kannattaa pitää huolta siitä, että niitä on säännöllisesti viesteissä mukana. Myös koko organisaatiota koskevista yleisistä asioista kannattaa aika ajoin kertoa, vaikka ne eivät suoranaisesti liittyisikään vapaaehtoistoimintaan. Vapaaehtoinenhan on mukana toiminnassa, koska hän tahtoo edistää organisaation päämääriä. Näkökulmaa kannattaa siis laajentaa vapaaehtoistoiminnasta muuhunkin organisaatiolle tärkeään. Voit lähettää vapaaehtoisille esimerkiksi vuosikertomukset, lehdet, jouluterveiset, yleiset tiedotteet kaiken sen, mikä nyt ikinä juuri tässä organisaatiossa onkaan keskeistä. 89

91 Vapaaehtoistoiminta näkyviin intranetissä Jos organisaatiossa on intranet, sitä kannattaa hyödyntää myös viestittäessä vapaaehtoistoiminnasta talon sisällä. Kenelle sisältöä tarvitaan? Voit aloittaa miettimällä, kenelle tietoa tarvitaan. Kuka voi luontevasti saada tietoa intranetin kautta? Haluatko hyödyntää intraa tiedottaessasi vapaaehtoisille itselleen vapaaehtoistoiminnan käytännöistä ja ajankohtaisista asioista? Onko sitä kautta kätevä kerätä palautetta tai hoitaa tapahtumiin ilmoittautuminen? Onko intra luonteva kanava kertoa henkilökunnalle vapaaehtoistoiminnasta? Käyttävätkö vapaaehtoisten kanssa toimivat vastuuhenkilöt intraa, tai voisiko heidät saada käyttämään sitä? Jos vapaaehtoistyötä tehdään etänä ja intraa käytetään esimerkiksi kotikoneelta, kirjautumiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. On hyvä miettiä, voiko kaikille vapaaehtoisille antaa samat käyttäjätunnukset, vai tarvitseeko jokainen omat. Yhteiset tunnukset helpottavat ylläpitäjän työtä, varsinkin jos vaihtuvuus on suurta. Vastuuhenkilöille suunnatut sivut voivat tarvittaessa näkyä vain rajatulle joukolle. Kun haluat, että ihmiset kokeilevat uutta intraa tai muuta järjestelmää tai vaikka lukevat uudistettuja sivuja, voit keksiä porkkanaksi vaikkapa tietokilpailun, jonka kysymysten vastaukset löytyvät sivuilta. Laadi pari helppoa kysymystä ja ideoi jokin mukava palkinto! Selkeä rakenne ja ulkoasu Selkeys on valttia. Jos pääset vaikuttamaan intranetin rakenteeseen ja ulkoasuun, voit esimerkiksi käyttää kuvallisia symboleja käyttöliittymässä. Tällaiset elementit helpottavat tiedon etsimistä sekä keventävät ulkoasua ja tekevät siitä mielenkiintoisen. Erityisesti vapaaehtoisten omilla sivuilla kuvat ja kevyempi tyyli toimivat usein hyvin. Jos yhteisössä on ennestään intranet, kannattaa miettiä, mihin valmiissa rakenteessa vapaaehtoistoiminnan sisällöt luontevimmin sopisivat, ja mistä ne löytyisivät helpoimmin. Voisiko esimerkiksi heti etusivulla olla otsikko tai symboli Vapaaehtoisille? Keskustele ja tee yhteistyötä viestinnästä vastaavien henkilöiden kanssa. Ks. myös kohta Verkkosivut. Sisältö Intranetissä päivitys on suhteellisen helppoa, joten se on usein luonteva paikka viestiä käytännöistä. Jos asiaa on paljon, on erityisen tärkeää miettiä, miten tieto parhaiten löytyy. Suunnittele siis valikot huolella ja laita sivuille paljon väliotsikoita! 90

92 Ks. myös kohta 5.2. Sisäinen viestintä. Voit suunnitella intranetin sisältöä rinnakkain painettujen esitteiden ja oppaiden kanssa tai hyödyntää valmiita julkaisuja. Julkaisut voivat toimia intranetin liitetiedostoina, mutta tärkeimmät asiat on yleensä hyvä sijoittaa lisäksi myös suoraan sivuille, jotta kiireisemmätkin käyttäjät ehtivät lukea ne. Jos erilaisia tulostettavia tiedostoja on paljon, voi olla hyvä idea koota nämä kaikki myös erilliselle koostesivulle niitä varten, joiden ei enää tarvitse kerrata ohjeita. Erityisesti vapaaehtoisten omat sivut kannattaa rakentaa kevyehköiksi, jos haluat jonkun lukevan niitä. Vastuuhenkilöiden voi olettaa jaksavan lukea hieman yksityiskohtaisempiakin ohjeita. Kannattaa kuitenkin välttää liian raskaita kappaleita ja ylipitkiä sivuja. Vastuuhenkilöille tuotettavien sisältöjen aihepiirejä voit halutessasi miettiä esimerkiksi listan avulla, jonka löydät kohdasta Vapaaehtoistoiminnan käytäntöjen luominen. Intraan voi myös laatia henkilökuntaa varten lyhyen esittelyn vapaaehtoistoiminnasta: millaista vapaaehtoistyötä organisaatiossa tehdään, ja miten se hyödyttää organisaatiota sekä vapaaehtoista itseään. Tämä on yksi tapa ennaltaehkäistä vapaaehtoistoimintaan liittyviä väärinkäsityksiä, hälventää ennakkoluuloja ja edesauttaa henkilöstön ja vapaaehtoisten mahdollisimman sujuvaa vuorovaikutusta. 91

93 5.3. Usein kysytyt kysymykset viestinnän työvälineenä Vapaaehtoistoiminnasta viestittäessä on usein avuksi miettiä eri kohderyhmien kannalta olennaisia kysymyksiä toimintaan liittyen. Ulkoisessa ja sisäisessä viestinnässä käytettyinä valmiiksi mietityt kysymykset ja vastaukset näihin kysymyksiin myös sujuvoittavat tiedotusta. Kysymyslistat ovat myös hyvä tapa hahmottaa, mitkä ovat niitä asioita, joihin kannattaa miettiä yhteinen vastaus. Näin voit varautua ennakolta erilaisiin viestintätilanteisiin. Ulkoisessa viestinnässä valmiit kysymykset ja vastaukset voivat olla hyvä tapa palvella toiminnasta kiinnostuneita vähällä vaivalla: niiden avulla tarve selittää samoja asioita jokaiselle vähenee. Sisäisessä viestinnässä usein kysyttyjen kysymysten (UKK:n) laatiminen auttaa miettimään, mistä asioista organisaatiossa voi olla epäselvyyttä. Prosessin myötä on helpompi löytää hyviä tapoja tiedottaa vaikeista asioista. Kun vastuuhenkilöt sisäistävät UKK:n vastaukset, UKK voi toimia myös asenneilmastoa parantavana keinona. 92

94 UKK:n sisältö Pohtikaa yhdessä, mitkä ovat kysymyksiä jotka tulevat usein esiin ja siten kaipaisivat vastausta joihin tahtoisitte antaa oman vastauksenne, eli vaikuttaa siihen, miten asiasta puhutaan jotka voivat osoittautua hankaliksi, ja joihin on siksi hyvä varautua etukäteen. Kysymysten määrä voi joskus karata lapasesta. Kukaan ei jaksa lukea liian pitkää tekstiä, joten muista ytimekkyys! Usein UKK maksaa vaivan On hyvä pohtia, onko UKK:n laatimisesta tietylle kohderyhmälle hyötyä panostukseen nähden. Tarvitsetteko erillisen UKK:n esimerkiksi vapaaehtoisia, henkilökuntaa tai suurta yleisöä varten? Kaikki eivät välttämättä tällaisia kysymyslistoja lue. Pohdi siis, kenen käyttöön tällainen kannattaa julkaista. UKK:n laatiminen ja päivitys ei kuitenkaan välttämättä vie kovin paljon työaikaa. Tarvittava aika riippuu siitä, missä laajuudessa kysymyksiä ja vastauksia haluaa miettiä. Kokonaisuudessaan valmiit vastaukset voivat säästää työaikaa, jos kysymykset ovat sellaisia, jotka joka tapauksessa askarruttavat ihmisiä. 93

95 6. Arviointi ja kehittäminen 6.1. Vinkkejä vapaaehtoistyön tilastointiin miten ja miksi? Miksi vapaaehtoistyötä kannattaa tilastoida? Vapaaehtoistyöllä tuotetaan monenlaista hyvää yhteiskuntaan, ja sillä on myös merkittävää kansantaloudellista arvoa. Esittämällä tarkkaa tietoa vapaaehtoistyön määrästä ja arvosta tuodaan tunnetuksi sen yhteiskunnallista merkitystä ja lisätään vapaaehtoistyön arvostusta. Myös organisaatiot itse tarvitsevat tilastoitua tietoa vapaaehtoistyön määrästä ja laadusta voidakseen paremmin suunnitella toimintaansa. Tieto auttaa toiminnan kehittämisessä, resurssien kohdentamisessa sekä rahoituksen hakemisessa. Tilastotiedon avulla on mahdollista vertailla esimerkiksi samankaltaisia toimijoita tai eri toimintavuosia. Vapaaehtoistyön arvon noteeraaminen on myös kiitos vapaaehtoiselle itselleen. Miten kerätä tietoa? Vapaaehtoistyötä koskevan tiedon keruu käy sujuvimmin, kun heti vuoden alussa on tiedossa, mitä tietoa kerätään, ja seurattavat muuttujat pysyvät lähes muuttumattomina vuodesta toiseen. On myös hyvä muistaa, että tehdyn vapaaehtoistyön ylöskirjaaminen on osa vapaaehtoistehtävää ja vapaaehtoistyön ohjaajan toimenkuvaa. Yksi tapa kerätä tietoa vapaaehtoistyöstä on kohdentaa säännölliset kyselyt vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöille tai ohjaajille. Näin on etenkin silloin, kun vapaaehtoistyö on ohjattua ja tapahtuu ryhmissä tiettyinä ajankohtina. Ohjaaja kirjaa tietoja ylös pitkin vuotta etukäteen sovitulla tavalla. Toimintatilastoja voi pyytää ohjaajilta yksinkertaisen verkkolomakkeen avulla (esim. Webropol). 94

96 Jos vapaaehtoiset työskentelevät itsenäisesti valitseminaan ajankohtina, kannattaa kysely tehdystä vapaaehtoistyöstä ohjata suoraan heille. Tiedonkeruuta voi helpottaa esimerkiksi vapaaehtoisille jaettavilla tuntikorteilla. Kortteihin kirjatut tunnit voi ilmoittaa suoraan ohjaajalle tai verkkolomakkeen avulla. Kun tuot yhteisön viestinnässä esille vapaaehtoistoimintaa koskevaa tilastotietoa sekä toiminnan tuloksia, tämä kannustaa vapaaehtoisia tiedonkeruuseen. Mitä tietoa tarvitaan? Se, mitä tietoa vapaaehtoistyöstä kerätään, riippuu toiminnan tavoitteista ja on siksi organisaatiokohtaista. Siksi kannattaakin ensin miettiä, mihin vapaaehtoistoiminnalla pyritään, ja miten tämän tavoitteen toteutumista voitaisiin seurata. Myös mahdolliset rahoittajat ja yhteistyökumppanit vaikuttavat mittareihin. Käytännössä vapaaehtoistyön määrän tarkka seuranta voi olla työlästä ja jopa mahdotonta, joten kannattaa valita seurantaan muuttujia, joita on helppo seurata, ja tyytyä hyvään arvioon tehdyn vapaaehtoistyön määrästä. Yksinkertaisuudessaan tilastoitavat muuttujat voivat olla vaikka seuraavan esimerkin kaltaiset: vapaaehtoisten määrä (säännölliset / satunnaiset) vapaaehtoistehtävät vapaaehtoisten tekemä työmäärä (h / kk) vapaaehtoistyön organisointiin osallistuneet henkilöt (lukumäärä) vapaaehtoistyön organisointiin käytetyt työtunnit vapaaehtoiselle maksetut kulukorvaukset (esimerkiksi matkakulut). Vapaaehtoistoiminnan vaikutus hyvinvointiin Vapaaehtoistoiminnalla katsotaan olevan monenlaisia positiivisia vaikutuksia niin vapaaehtoiseen itseensä, vapaaehtoistoiminnan kohteeseen kuin taustaorganisaatioonkin. Näiden mittaaminen ei aina ole yksinkertaista, mutta vaikutusten selvittäminen on vaivansa arvoista. Vapaaehtoistoiminnan vaikutuksia vapaaehtoisen omaan elämänlaatuun voi tiedustella suoraan vapaaehtoiselta itseltään. Voit esimerkiksi kysyä yksinkertaisesti yhdellä avoimella kysymyksellä, miten toimintaan osallistuminen on vaikuttanut vapaaehtoisen hyvinvointiin. Vapaaehtoistoimintaa organisoivalle riittää usein tieto siitä, että vapaaehtoiselle on ollut osallistumisesta iloa. Maailmalla on kuitenkin selvitelty kaikenlaista. Eräässä amerikkalaistutkimuksessa esimerkiksi saatiin selville, että vapaaehtoistoiminta oli vaikuttanut myönteisesti vapaaehtoisten painonhallintaan ja seksielämään 1. Kyselyillä ja haastatteluilla voidaan seurata lisäksi esimerkiksi palkattujen työntekijöiden asenteita vapaaehtoistyötä kohtaan sekä vapaaehtoisen oppimiskokemuksia ja käsityksiä omista vaikutusmahdollisuuksista. Ks. myös 6.2. Palautteen keruu vapaaehtoistoiminnasta. 1 McCurley, S. & Lynch, R.: Volunteer Management Mobilizing all the Resources of the Community,

97 Vapaaehtoistyön taloudellinen arvo Vapaaehtoistoiminnan kaikkia myönteisiä vaikutuksia voi olla vaikea mitata. Sen sijaan vapaaehtoistoiminnan taloudellinen arvo voidaan arvioida, jos tiedossa on organisaation vapaaehtoisten lukumäärä sekä arvio tehdyn vapaaehtoistyön määrästä. Kun käytössä on tietoa vapaaehtoistyön arvosta, pystytään perustelemaan panostuksia vapaaehtoistoimintaan. Yhteisön vapaaehtoistoiminnan tunnusluvut voidaan määritellä esimerkiksi seuraavasti: Esimerkkinä organisaatiossa x on sata vapaaehtoista, joista kukin tekee kymmenen tuntia vapaaehtoistyötä kuukaudessa. Vuodessa vapaaehtoistyötä tehdään siis tuntia, eli yhteensä 6,4 henkilötyövuotta ( ,5). Mikäli vapaaehtoistyötunnin hinnaksi määritellään vaikkapa 10 /h, saadaan vapaaehtoistyön arvoksi yhteensä ( ). Vapaaehtoistyön kustannukset Vapaaehtoistyön organisoinnista aiheutuu yhteisölle aina myös kustannuksia. Useimmiten nämä kustannukset kuitenkin tuottavat itsensä takaisin, kun toiminnan kehittämiseksi tehdään työtä. Kustannukset voidaan lajitella karkeasti kolmeen: suorat kustannukset, kuten matkakorvaukset ja muut kulukorvaukset kiinteät suorat kustannukset, kuten panostukset atk-järjestelmään sekä muut hankinnat epäsuorat kustannukset, kuten vapaaehtoistoiminnan organisointiin ja viestintään tarvitut henkilöstökulut. Ks. myös kohta 4.5. Motivointi ja sitouttaminen. On hyvä muistaa, että se, miten hyvin vapaaehtoinen viihtyy ja kuinka kauan hän jatkaa samassa organisaatiossa, vaikuttaa sekä vapaaehtoistoiminnan kustannuksiin että toiminnasta koituviin positiivisiin vaikutuksiin. Vapaaehtoinen tarvitsee usein saman perehdytyksen ja ohjauksen riippumatta siitä, viihtyykö hän tehtävissään viikon vai useampia vuosia. Seuraavassa esimerkissä on arvioitu vapaaehtoistoiminnan organisointiin tarvittavia henkilöstökuluja. Vapaaehtoistoiminnan ohjaukseen osallistui vuoden aikana 13 työntekijää esimerkkiorganisaatiostamme. Vapaaehtoistoiminnan organisointiin käytettiin yhteensä 1170 työtuntia eli 0,6 henkilötyövuotta. Oletetaan, että kyseisellä alalla keskimääräinen kuukausipalkka sivukuluineen on Vuodessa vapaaehtoistoiminnan ohjaamisen kustannukset ovat siis (0, ). Yhden vapaaehtoistyötunnin kustannuksiksi organisaatiolle tulee 1,55 ( h). Ks. myös kohta 6.2. Palautteen keruu vapaaehtoistoiminnasta. 96

98 Saatat myös joutua kokeilemaan useampia tapoja kerätä tietoa. Jos jokin tapa ei toimi, kannattaa kenties kokeilla jotain muuta. Vapaaehtoistoiminta on monille hauska harrastus, johon ei ajatella kuuluvan ns. tylsiä velvollisuuksia, kuten raportointia. Tietoa tehdystä vapaaehtoistyöstä saattaakin olla järkevää kerätä sellaisella tavalla, joka kuormittaa itse vapaaehtoisia mahdollisimman vähän, jos tietoa tuntuu olevan muuten vaikea saada. Voit miettiä, mikä olisi sinun yhteisöösi sopivin tapa kerätä tietoa. Onko toimivampaa, että tunnit merkitsee ylös vapaaehtoinen itse vai työntekijä? On myös hyvä pohtia, millä tarkkuudella haluat kerätä tietoa. Sen jälkeen voit miettiä sopivat kysymykset. Usein joudutaan tasapainottelemaan yksityiskohtaisuuden kanssa: tietysti olisi mukava saada muutakin tietoa kuin pelkät tuntimäärät, mutta mitä enemmän raportointia vapaaehtoisilta pyydetään, sitä todennäköisempää on, ettei osa jaksa raportoida mitään. Ommeltujen oravien tilastointia Voi myös olla, että on helpompi kerätä tietoa tuntimäärien sijaan jostakin muusta, esimerkiksi vapaaehtoisten tuotoksista. Kun Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa lähdettiin kehittämään tilastointia, pohdittiin ensiksi, mitä halutaan tilastoida, ja mihin tietoa käytetään. Monia asioita olisi kiinnostava seurata, mutta tiedon keräämiseen menee aina aikaa. Siksi oli tärkeä pohtia, minkälaisen tiedon kerääminen on järkevää. 98